1) Dari berbagai pendapat yang mengusulkan tentang pengertian sekretaris dan secretariat,

Jelaskan menurut pendapatmu pengertian sekretaris dan secretariat ?

Jawab : a) sekretaris adalah pembantu pimpinan untuk menerima dikte, mengkonsep surat atau
korespondensi, menerima tamu, memeriksa dan mengingatkan pimpinannya tentang kewajiban
resmi.
b) Sekretariat adalah organisasi tempat/kantor sekretaris beserta pembantunya melakukan
rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan administrasi.

2) Mengapa profesi sekretaris mempunyai prospek cerah dan menjadi tren berkarir masyarakat
Indonesia ???

Jawab: **** Karena meski perkembangan teknologi tak bisa dibendung, alat-alat perkantoran canggih
terus diperkenalkan, “sentuhan” tangan trampil dan buah pikiran seorang sekretaris tetap diperlukan.
bahwa menjadi sekretaris bukanlah hal yang mudah. Peran sekretaris sangat menentukan keberhasilan
suatu perusahaan dalam mengembangkan usahanya.

****Karena di Indonesia banyak berkembang/berdiri perusahaan2 asing dari pada local,

otomatis suatu hal luar biasa dari segi gaji maupun kesejahteraannya.

3) Sebutkan perbedaan mendasar syarat syarat yang harus di miliki sekretaris ekssekutif dan
sekretaris pribadi ???

****Sekretaris eksekutif: Sekretaris yang juga berfungsi sebagai manajer karena secara
langsung atau nyata menjalankan fungsi manajer eksekutif yang memiliki bawahan. Sekretaris
eksekutif ini pada umumnya merupakan sekretaris untuk satu unit organisasi, misalnya sekretaris
dewan, sekretaris jenderal, sekretaris wilayah, sekretaris inspektorat jenderal, sekretaris yayasan,
dan lain-lain.

Sekretaris pribadi: Seorang yang mengerjakan kegiatan perkantoran untuk membantu orang
tertentu dan bersifat pribadi. Sekretaris dalam pengertian ini bukan pegawai atau staf dari suatu
organisasi atau perusahaan, melainkan orang yang diangkat dan digaji oleh perorangan. Seorang
sekretaris pribadi harus selalu berusaha untuk mengenal sifat-sifat dan pribadi pimpinannya
sendiri, baik itu adat kebiasaan, kegemaran atau hobi, mapun kelebihan dan kekurangan
pimpinan. Sebagai sekretaris pribadi, tidak berarti bahwa ia tidak bertanggung jawab kepada unit
kerjanya, tetapi ia tetap terikat kepada status kepegawaiannya.

4) Sebutkan tugas tugas yang membedakan sekretaris eksekutif dan pribadi ???

menjalankan fungsi manajer yang ruang lingkupnya meliputi semua aspek kegiatan. Mempunyai
anak buah

****bukanlah manager, dan tidak mempunyai anak buah. Sekretaris pribadi berpusat harus bisa
bereusaha mengenal sifat pribadi pimpinannya.
 5) Apa saja peran pokok sekretaris ?

**** Menjalankan Perintah Pimpinan

Sebagai bawahan pemimpin seorang sekretaris mempunyai kewajiban untuk menjalankan
perintah pemimpin dalam rangka menjalankan organisasi. Seperti :

 mencari informasi
 mengumpulkan data
 membuatkan naskah pidato, dll.

 Membantu Pekerjaan Pimpinan

Sekretaris juga memiliki kewajiban membantu pekerjaan pemimpin seperti menggantikan
pemimpin apabila pemimpin berhalangan hadir, memantau dan  memastikan program kerja
organisasi berjalan sesuai dengan rencana.
 Penghubung Antara Pemimpin dan Anggota
Seorang sekretaris berkewajiban menyampaikan kebijakan (yang perlu diketahui) kepada
anggota baik melalui selebaran ataupun broadcast message. Ataupun sebaliknya, menyampaikan
kritik, saran atau aspirasi dari anggota kepada pemimpin.
 Penghubung Pemimpin dengan Orang di luar OrganisasiSeorang sekretaris memiliki
sebagai pintu gerbang ketika ada orang atau organisasi lain hendak menghubungi atau bertemu
pemimpin.
 Melakukan korespondensi 
Melakukan Korespondensi artinya seorang sekretaris bertugas mencatat dan menerima surat
yang datang ke organisasi sebelum sampai atau didisposisikan kepada pemimpin/kebagian/divisi
lain dalam organisasi untuk ditindaklanjuti, selain menerima surat, sekretaris juga harus bisa
membuat surat ketika dibutuhkan.
 Pengarsipan
Sekretaris bertugas mengarsipkan dokumen-dokumen penting seperti proposal, surat masuk,
surat keluar dan dokumen lain yang dianggap bernilai.
 Mengatur Jadwal
Seorang sekretaris bertugas menyusun jadwal pertemuan atau rapat pengurus secara periodik
untuk membahas perkembangan program kerja pengurus. Sekretaris juga mengatur jadwal
pertemuan pemimpin dengan organisasi lain.
 Kreatif
Tugas kreatif sekretaris ini berhubungan dengan aspek penunjang yang diminta pemimpin atau
tuntutan keadaan dan biasanya unik. Seperti :

 Menyiapkan rencana kerja

 Menyusun poin-poin yang akan dibahas dalam rapat
 Hingga kebijakan-kebijakan yang bersifat darurat
 ATA PENGANTAR



Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat serta
 karunia-Nya kepada saya sehingga berhasil menyelesaikan makalah ini yang
alhamdulillah tepat pada waktunya.

Diharapkan makalah ini dapat memberikan informasi kepada kita semua. Kami
menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu kritik dan saran
dari semua pihak yang bersifat membangun selalu kami harapkan demi
kesempurnaan makalah ini.

Akhir kata, kami sampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah berperan serta
dalam penyusunan makalah ini dari awal sampai akhir. Semoga Allah SWT senantiasa
meridhai segala usaha kita. Amin.


 Jakarta,   Maret 2012

                               

       
                        
          Penyusun








 Daftar Isi

 KATA PENGANTAR  ......................................................................................            1
 DAFTAR ISI ......................................................................................................            2

 BAB I          PENDAHULUAN.........................................................................            3
 A.    Latar Belakang..........................................................................            3
 B.     Tujuan Penulisan.......................................................................            3
 C.     Rumusan Masalah.....................................................................            4

 BAB II   ..... PEMBAHASAN ...........................................................................            5
 A.    Hakikat Sekretaris.....................................................................            5
 1.      Definisi Sekretaris...............................................................            5
 2.      Jenis – jenis Sekretaris........................................................            5
 3.      Tugas Sekretaris..................................................................            6
 4.      Syarat – Syarat Sekretaris ..................................................            7
 5.      Sikap Seorang Sekretaris Dalam Bekerja............................            8
 6.      Penampilan Sekretaris.........................................................            9
 7.      Pakaian Sekretaris...............................................................           11
 B.     Hasil Obsesvasi.........................................................................           13
 1.      Biodata...............................................................................           13
 2.      Pertanyaan dan Jawaban.....................................................           13

 BAB III       PENUTUP .....................................................................................           18
 A.      Kesimpulan ..............................................................................           18
 B.      Saran.........................................................................................           18

 DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................           19

 BAB I
 PENDAHULUAN


 A.   Latar Belakang
 Sekretaris adalah seorang yang membantu seorang pimpinan atau badan pemimpinan atau
perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratife yang akan
menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatan operasional perusahaan.
 Ada beberapa jenis-jenis sekretaris misalnya, sekretaris organisasi, sekretaris pimpinan,
dan sekretaris pribadi. Sekretaris pun mempunyai tuga masing-masing misalnya, tugas
rutin, tugas khusus, tugas istimiwa, tugas resepsionis, tugas sosial, tugas keuangan, tugas
administrative dan tugas Business Meeting.
 Sekretaris juga harus memperhatikan penampilanya dengan baik, agar terlihat sopan dan
rapih. Dalam berpenampilan sekretaris harus berpenampilan yang rapih, baik, dan sopan
seperti : cara berpakaian, cara berdanda, cara bersikap, dan lain-lain. Bukan hanya
berpenampilan saja yang diutamakan tapi  sekretaris juga harus berpendidikan dan
terampil.


 B.   Tujuan Penulisan
 Adapun tujuan penulisan ini adalah :
 1.      Untuk mengetahui tentang sorang sekretaris.
 2.      Untuk mengetahui tentang berpakaian yang baik.
 3.      Untuk memahami apa saja tugas seorang sekretaris.







 C.   Rumusan Masalah
 Dengan segala bentuk keterbatasan kita, maka dalam makalah ini kami tidak begitu
terperinci dalam menjelaskan tentang kesekretarisan. Adapun yang kami jelaskan di sini
rumusan masalahnya sebagai berikut:
 1.      Apa definisi sekretaris ?
 2.      Apa jenis – jenis sekretaris ?
 3.      Apa tugas – tugas seorang sekretaris ?
 4.      Apa syarat – syarat seorang sekretaris ?
 5.      Apa saja sikap seorang sekretaris dalam bekerja ?
 6.      Seperti apa penampilan seorang sekretaris ?





















 BAB II
 PEMBAHASAN

 A.   Hakikat Sekretaris
 1.      Definisi Sekretaris
 Sekretaris adalah seorang yang membantu seorang pimpinan atau badan pemimpinan atau
perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratife yang akan
menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatan operasional perusahaan.
 Sektretaris = *  Secretum ( Rahasia )
                          Dapat menyimpan rahasia perusahaan atau atasan.
                                  *  Tangan Kanan Pimpinan.
 * Membantu pimpinan mencapai tujuan perusahaan dalam hal bertanggaung jawab atas
kelancaran administarsi perusahaan, khususnya yang menyangkut atasan.
 *  Mitra kerja.
 2.      Jenis-jenis Sekretaris
   Sekretaris Organisasi adalah seorang office manager yang memimpin suatu sekretariat
dari suatu perusahaan atau instansi pemerintah tertentu. ( Contoh : Business Secretary,
Company Secretary, sekretaris  Jenderal di Departemen, Sekretaris Wilayah Daerah )
   Sekretaris Pimpinan adalah tangan kanan pimpinan yang bertugas melaksanakan
pekerjaan kantor untuk pimpinannya, pegawai dari suatu organisasi.
   Sekretaris Pribadi adalah seseorang yang menyelaksanakan aktivitas kantor untuk
membantu kepentingan seseorang tertentu dan bersifat pribadi. ( contoh : Sekretaris
Pribadi seorang Artis )



 3.      Tugas Sekretaris
 Ada beberapa tugas seorang sekretasis, antara lain :
   Tugas Rutin           =  Tugas yang harus dikerjakan setiap hari tanpa
 memerlukan perintah khusus atau pengawasan khusus. ( Contohnya : Membuka surat,
menerima tamu, menerima telephone, menyusun dan membuat jadwal )
   Tugas Khusus        =  Tugas yang diperintahkan oleh pimpinan dengan
 Penyelesaian secara khusus yang dimintai pendapatnya. ( Contoh : Mengonsep surat
perjanjian, menyusun surat rahasia, membeli kado )
   Tugas Istimewa     =  Tugas menyangkut keperluan pimpinan, seperti :
 bertindak sebagai penghubung penerus informasi, mengingatkan pimpinan membayar
iuran, mendampingi rapat dinas, memeriksa peralatan kantor.
   Tugas Resepsionis =  Tugas sebagai penerima tamu, seperti : menerima
 atau menjawab telephone serta mencatat pesan lewat telephone, menerima tamu,
mencatat janji untuk pimpinan.
   Tugas Keuangan   =  Tugas mengelola keuangan, seperti : menangani
 urusan keuangan pimpinan dengan bank, membayar rekening, mengurus kas kecil
mencatat dan menyediakan dana untuk keperluan rutin.
   Tugas sosial         =  Tugas amal dan kemasyakatan, mengurus kantor
 Pimpinan, mengatur penyelenggaraan kegiatan beserta undangan, menyumbang untuk
amal atau bakti sosial.

   Tugas Insidental    =  Tugas yang dilaksanakan pada waktu dan
 keadaan tertentu, seperti : menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan atau penyataan
pimpinan, mewakili pimpinan, membantu iktisar dari berita.
   Tugas Administrasi           =  Menyelenggarakan korespondesi,
 mengerjakan kearsipan, menyampiakan informasi, hubungan melalui telephone,
mengatur jadwal, mengoprasikan berbagai alat, mengurus perjalanan dan akomodasi.
   Tugas Business Meeting    =  Waktu dan tempat harus diperhatikan,
 Makanan dan minuman disediakan, kertas kerja dan alat tulis disediakan, memastikan
undangan.
 4.      Syarat Sekretaris
   Syarat Pendidikan             = a.  pendidikan minimal SMA
 b.  mempunyai pengetahuan yang luas seperti tentang organisasi atau perusahaan.
   Syarat Keterampilan         = a.  mampu menguasai dan menggunkan
 Bahasa Indonesia yang baik dan benar
 b. mampu menguasai minimal satu bahasa Asing.
 c.  mampu melaksanakan tugas-tugas administrative.
 d. mampu menggunakan mesin kantor
 e.  menguasai IPTEK.
 5.      Sikap Seorang Sekretaris Dalam Bekerja
 Ada 5 sikap bekerja yang harus dimiliki setiapsekretaris professional :
 a.       Ketelitian
 Sekretaris harus membiasakan diri untuk bersikap teliti dan hati-hati dalam bekerja. Bila
seorang sekretaris tidak dalam bekerja akan mengakibatkan dua kemungkinan :
   Pimpinan yang teliti akan menemukan banyak kesalahan dan terpaksa harus meneliti
kembali hasil pekerjaan sekretarisnya. Hal ini membebani pimpinan.
   Pimpinan yang tidak teliti, akan terjerumus salah dan sekretaris membuat gagal
pimpinannya.
 Untuk memiliki sikap teliti, sekretaris harus latihan dan membiasakan diri berkonsentrasi
pada pekerjaan yang dihadapinya.    
 b.      Melaksanakan pekerjaan secara sempurna
 Sekretaris mampu bekerja secara sempurna dan tuntas dari awal sampai akhir, tanpa
banyak instruksi, pimpinan hanya cukup member inti atau pokok permasalahannya saja,
maka sekretaris mampu mengerjakan keseluruhan bagian dari tugas ini.
 c.       Mempertimbangkan sebelum melaksanakan tindakan
 Pikirkan dengan matang sebelum melakukan suatu tindakan akan memperkecil resiko
yang dihadapi sekretaris sehingga tidak merugikan pimpinan atau organisasinya. Untuk
itu sekretaris perlu memperhatikan langkah-langkah berikut ini :
   Mendalami masalah yang dihadapi
   Mempelajari dan menganalisis keterkaitan masalah yang dihadapi dengan factor-faktor
lain.
   Membuat beberapa alternatif dengan membuat solusi masing-masing, lalu pilihlah
solusi dengan resiko yang minimal.
   Bertindak sesuai dengan pertimbangan yang sudah dilakukan.


 d.      Panjang Akal
 Sikap tidak gampang menyerah apabila menemui kesulitan dalam pekerjaan. Ia harus
mencoba berbagai cara untuk mengatasi kesulitan yang dihadapinya, dengan memakai
akal sehatnya sebagai alat penuntun.
 e.       Inisiatif
 Kemampuan mencari jalan keluar secara mandiri dari setiap permasalahan yang
dihadapinya. Sikap ini dibutuhkan sekretaris untuk menjalankan tugas kreatif. Untuk
memberikan inisiatif, sekretaris perlu memperhatikan :
   Dalam batas wewenang sekretaris
 Ia boleh langsung mengerjakannya, misalnya memperindah hiasan ruangan, merapikan
dan menyusun nomor-nomor telepon.
   Di luar wewenang sekretaris
 Ia sebaiknya berkonsultasi dengan pimpinan sebelum melakukan tindakan itu. Contohnya
mengubah tata letak ruangan kantor, membeli peralatan kantor yang baru dan lain-lain.
 6.      Penampilan Sekretaris
 Sekretaris harus berpenampilan baik, rapi, dan bersih, karena penampilan merupakan
keadaan lahiriah yang tampak oleh orang lain. Orang lain dapat melihat sifat, kebiasaan,
status sosial, selera dan gaya hidup seseorang dari penampilannya. Adapun faktor-faktor
yang mempengaruhi penampilan :
 1.      Pembawaan Sejak Lahir.
 Ada orang yang sejak dilahirkan berpenampilan cantik, manis, ataupun ganteng, namun
ada pula orang yang kurang beruntung dalam penampilan fisiknya. Bila anda termasuk
kedalam kelompok yang kurang beruntung, jangan putus asa. Setiap manusia diciptakan
Tuhan sevara unik, setiap orang memiliki kelebihan masing-masing. Yang penting anda
harus menerima diri apa adanya.

 2.      Kesehatan Lahir Batin
 Seseorang akan sehat apabila mengkonsumsi gizi yang cukup dan berimbang, disertai
sengan olahraga yang cukup. Sekretaris yang sehat tentu akan lebih mudah
berkonsentrasi pada pekerjaannya dibandingkan dengan yang orang yang sering saki.
 3.      Kebersihan Diri
 Sekretaris harus memberikan perhatian dalam urusan kebersihan dirinya, misalnya :
   Rambut dirawat bersih tidak berketombe, ditata rapi dengan panjang sebatas bahu.
Jangan pernah menyisir rambut dihadapan tamu karena tidak sopan. Bagi pria : rambut
ditata rapih, tidak melebihi telinga dan karah baju.
   Kulit wajah dirawat secara teratur, untuk wanita memakai tat arias minimal pelembab
kulit, bedak, dan lipstick. Jangan berlebihan dalam merias diri, lebih baik bergaya
sederhana karena ia bekerja dikantor, bukan kepesta.
   Kulit tubuh dibersihkan khusus pada siku, lutut bagian belakang karena mudah terkena
kotoran atau daki.
   Kuku tangan terawatt baik dan bersih, jangan memelihara kuku panjang, tidak
diperkenankan memakai cat kuku berwana yang mencolok.
   Mulut dan gigi harus selalu bersih, jangan mengkonsumsi makan yang berbau tajam
seperti, jengkol, petai, durian, dan lain-lain.
   Bau badan yang menyengat akan sangat mengganggu dalam berhubungan dengan
orang lain, karena itu pakailah minyak wangi yang terpercaya.
 4.      Latar Belakang Sosial Ekonomi dan Budaya.
 Perbedaan latar belakang sosial – ekonomi dan budaya akan menimbulkan pula
perbedaan dalam gaya dan selera. Pakailah pedoman dimana bumi diinjak disitu langit
dijunjung, artinya senantiasa menyesuaikan diri dengan situasi dan kondisi anda berada.
 7.      Pakaian Sekretaris
 Pakaian yang baik, bersih, pantas dan tepat akan menambah rasa percaya diri seseorang
sekaligus kepercayaan orang kepadanya. Walaupun tidak ada peraturan tertulis yang
mengatur tentang pakaian. Namun ada beberapa pedoman yang dapat diikuti dalam
berpakaian bila anda bekerja, yaitu :
 a.       Kantor Hukum, Asuransi dan Bank
 Sebaiknya memakai busana dengan gaya konservatif. Pakaian warna konservatif adalah
biru, beige atau coklat. Anda dapat memakai setelan blazer dengan rok sopan sepanjang
lutut atau bawah lutut. Sentuhan warna ataupun corak dapat diterapkan pada blus. Tata
rias rambut dan wajah harus wajar.
 b.      Public Relations
 Anda dapat tampil lebih ceria. Akan tetapi bila berhadapan dengan orang-orang yang
berkecimpung dalam bidang hukum ataupun banker, sebaiknya berdandan konservatif
untuk mengimbanginya.
 c.       Arsitek, Biro Iklan dan Artistik
 Bila anda bekerja di bagian kreatif memungkinkan anda tampil lebih ceria atau modis.
Akan tetapi bila anda dibagian font office sebaiknya tampil konservatifjanagn tampil
lusuh ataupun kusam.
 d.      Marketing
 Penampilan anda dapat lebih kasual dan trendy, namun jangan berlebihan.

 Memilih Pakaian
 a.       Setelan
 Buatlah setelan pakaian dari bahan yang baik, dijahit oleh penjahit yang bermutu baik.
Pilih model yang konservatif karena tidak akan ketinggal mode. Usahakan bagian dada
tertutup.

 b.      Rok
 Pilihlah rok dengan warna warna-warna netral agar mudah dipadupadankan. Panjang rok
pada saat berdiri paling pendek adalah 3cm di atas lutut. Jangan memakai rok yang
terlalu lebar.
 c.       Blouse
 Dapat dipadankan dengan setelan atau dengan rok bawah. Pilihlah bahan yang sejuk dan
nyaman seperti : katun, sutra, rayon ataupun nylon.
 d.      Gaun
 Bagi anda yang memiliki tubuh yang langsing, dapat saja memakai gaun yang dibuat
dengan bagus. Anda bisa menambahkan aksesoris seperti bross, ikat pinggang atau syal.
 e.       Sepatu
 Perhatikan kebersihan sepatu, sebaliknya diperiksa sebelum dipakai. Tinggi tumit
minimal 5 cm, dari bahan kulit, bermodel tertutup, warna sepatu yang paling fleksibel
adalah warna hitam dan coklat. Sepatu putih hanya cocok bagi anda yang memiliki betis
yang kecil dan indah.
 f.       Aksesoris
 Pemakaian aksesoris yang tepat akan memperindah penampilan sekretaris. Jangan sampai
aksesoris mengganggu gerak kerja anda. Juga jangan berlebihan. Sebaiknya jangan
memakai cincin, gelang, kalung, giwang dan bross sekaligus. Aksesoris yang lazim
digunakan adalah giwang dan arloj.









 B.   Hasil Observasi
 a.      Biodata.
 Nama                          :          Dina Novina
 Pendidikan                :           S1 Sastra Jepang
 Perusahaan                :           PT ASNO HORIE INDONESIA
 Alamat Perusahaan   :          Kawasan East Jakarta Industri Park, Plot 8k-2
Cikarang Barat.
 Jabatan                       :           Sekretaris


 b.      Pertanyaan dan jawaban.

 1.      Sudah berapa lama anda kerja di perusahaan ini dan menjadi sekretaris?
 Jawaban   =   3 tahun

 2.      Apa yang memotivasi anda menjadi seorang sekretaris ?
 Jawaban   =   Agar dapat belajar menjadi seorang pimpinan yang baik

 3.      Apa saja Job Description anda menjadi seorang sekretaris ?
 Jawaban   =   Menyusun schedule meeting baik internal maupun eksternal, mengatur
jadwal kegiatan, reservasi (hotel, rest, penerbangan, dsb)

 4.      Apa saja ruang lingkup tugas sekretaris ?
 Jawaban   =   Ruang lingkup seoran sekretaris sangat luas tugas utamanya sebagai wakil/
assisten pimpinan dalam melakukan tugasnya. (pelaksana tugas harian)
 5.      Menurut anda bagaimana cara menjadi sekretaris yang professional ?
 Jawaban   =    Untuk menjadi sekretaris yang propesional tentunya harus mempunyai
pribadi yang baik, supel, berwibawa,tegas, jujur dan dapat memegang kepercayaan.

 6.      Menurut anda bagaimana seorang sekretaris dalam menghadapi era globalisasi seperti
sekarang ini ?
 Jawaban = Harus senantiasa mengikuti perkembangan/kemajuan teknologi, informasi dan
mengikuti pelatihan-pelatihan agar dapat terus berkembang

 7.      Apa suka dan dukanya menjadi seorang sekretaris ?
 Jawaban   =   Sukanya pada saat sukses dalan prestasi. Dukanya pada saat miss
komunikasi yang menjadi problem walaupun tidak sepenuhnya kesalahan kita .

 8.      Pengalaman apa yang paling menarik selama menjadi sekretaris ?
 Jawaban   =   pada saat ditugaskan khusus untuk menyambut tamu penting VIP karena
dapat berinteraksi langsung dengan orang penting.

 9.      Bagaimana sikap dan langkah yang perlu diambil oleh seorang sekretaris bila
pimpinan mengalami emosi yang tidak stabil sehingga sekretaris yang dimarahi ?
 Jawaban   = Sikap kita harus tetap tenang dan jangan terpengaruh. Kita harus menghargai
pimpinan karena beliau juga tak sempurna.

 10.  Pernah terbayang tidak sebelumnya mempunyai cita-cita dan menduduki jabatan
menjadi sekretaris ?
 Jawaban   =   Tidak

 11.  Kekuatan dan kekuasaaan yang seperti apa yang yang harus dimiliki oleh seorang
sekretaris ?
 Jawaban   =  Seorang sekretaris harus mempunyai sikap yang tegar, luwes, supel,
kekuatan yang dimiliki oleh seorang sekretaris pada saat pendapatannya/usulannya
didengar/diterima oleh pimpinan.

 12.  Dapat dilihat dari apanya seorang sekretaris yang mempunyai kekuatan dan
kekuasaan di perusahaan ?
 Jawaban = Keberaniannya dalam membuat keputusan dan mengtur stabilitas kerja
dilapangan.

 13.  Kualitas sekretaris yang seperti apa yang cocok oleh perusahaan yang dapat
menciptakan kekuatan dan kekuasaan ?
 Jawaban   =   Sekretaris yang tegas, bertanggung jawab namun bijaksana.

 14.  Apakah menurut anda kekuatan dan kekuasaan tersebut dapat membantu
mempermudah pekerjaan anda diperusahaan ini ? contoh (manfaat) ?
 Jawaban   =   Tidak selalu demikian.

 15.  Menurut anda apakah yang harus dilakukan untuk bisa mempunyai kekuasaan seperti
yang anda miliki saat ini ?
 Jawaban   =   Usaha, pengalaman dan kerja keras


 16.  Apakah ada saran bagi sekretaris yang ingin memiliki kekuatan dan kekuasaan yang
dapat diperoleh dari kualitas kerjanya ?
 Jawaban   =           1. Harus mempunyai pribadi yang baik
 2. Jujur
 3. Dapat dipercaya
 4. Tidak mudah puas
 5. Bertanggung jawab

 17.  Mengapa anda memutuskan untuk melamar pekerjaan di perusahaan ini ?
 Jawaban   =  Mencari tantangan baru dan menambah wawasan dunia kerja.

 18.  Apa yang membuat anda menjadi tertarik dengan perusahaan ini ?
 Jawaban   =           1. Ruang linkup kerja yang luas
 2.   Sebagai salah satu vendor untuk perusahaan otomotif terbesar di jepang

 19.  Tanggung jawab apa yang penting dalam pekerjaan ?
 Jawaban   =     1. Menjaga informasi yang sifatnya konvidencial (rahasia perusahaan)
 2. Mengatur stabilitaskerja dan berani membuat keputusan

 20.  Sebutkan dua hal yang memotivasi anda dalam pekerjaan ?
 Jawaban   =           1. Agar bias menjadi pimpinan yang baik
 2. Senantiasa mengikuti pelatihan-pelatihan agar dapat terus berkembang (wawasan yang
luas)

 21.  Apa dan bagaimana untuk memotivasi anda dalam menyelesaikan tugas yang
dianggap sulit ?
 Jawaban  =   Berkonsultasi dengan atasan atau mengerti dibidang pekerjaan tersebut.

 22.   Apa dan bagaimana untuk memotivasi anda agar menjadi sukses dalam pekerjaan ?
 Jawaban   =           1. Mau mempelajari hal-hal baru dalam pekerjaan
 2.      Membuka diri dalam memperoleh wawasan
 CONTOH SOAL DAN JAWABAN DOKUMEN
KANTOR (ADMINISTRASI PERKANTORAN)
 1.    Surat yang isinya mengenai perdagangan atau perniagaan yang dibuat oleh perusahaan
untuk dikirim kepada para langganannya adalah surat….
A.    Niaga
B.    Dinas Pemerintah
C.    Dinas Swasta
D.    Dinas Pribadi
E.    Pribadi

2.    Surat sangat rahasia terdiri dari … amplop

A.    5
B.    4
C.    3
D.    2
E.    1

3.    Surat penawaran, Surat pesanan merupakan contoh dari surat….

A.    Sangat Segera
B.    Surat Biasa
C.    Surat Kilat
D.    Surat Segera
E.    Konfidensial

4.    Kumpulan-kumpulan dokumen yang memberikan keterangan atau bukti dan aktivitas yang
berkaitan dengan proses pengumpulan secara sistemtis adalah….
A.    Dokumen
B.    Dokumentasi
C.    Edaran
D.    Brosur
E.    Lampiran

5.    Dokumen berwujud benda sejarah dan terletak di museum adalah pengertian dari…
A.    Literal
B.    Korporal
C.    Privat
D.    Cliping
E.    Surat

6.    Yang bukan merupakan kegunaan kliping adalah….

A.    Sebagai sumber informasi
B.    Bahan penelitian untuk makalah
C.    Dapat dijadikan sebagai bukti oktentik
D.    Memperkaya ilmu pengetahuan
E.    Memperbanyak koleksi buku

7.    Dibawah ini yang  merupakan ciri-ciri dokumen adalah….

A.    Difokuskan pada kegiatannya
B.    Bersifat aktif
C.    Merupakan unit kerja
D.    Digunakan sebagai alat bukti
E.    Menyiapkan keterangan untuk penelitian

8.    Jenis-jenis surat berdasarkan sifat surat ada….

A.    1
B.    2
C.    3
D.    4
E.    5

9.    Contoh surat yang harus ditangani secepat mungkin karena penerima harus cepat
menanggapi dan menyelesaikannya adalah….
A.    Surat Panggilan
B.    Surat Penawaran
C.    Surat Pesanan
D.    Surat Ucapan Hari Lebaran
E.    Surat Ucapan Ulang Tahun

10.    Alat komunikasi yang berupa surat di lingkungan dinas yang penyampaiannya tidak resmi
dan digunakan secara internal adalah….
A.    Nota
B.    Edaran
C.    Undangan
D.    Memorandum
E.    Handphone
11.    Surat yang diterima oleh lembaga/instansi /organisasi yang berasal dari pihak lain
disebut ....
A.    Surat Masuk
B.    Surat Keluar
C.    Surat Pribadi
D.    Surat Niaga
E.    Surat Dinas

12.    Buku verbal berfungsi untuk....

A.    Mencatat surat masuk
B.    Mencatat surat keluar selama satu tahun
C.    Mencatat surat yang akan disimpan
D.    Tanda terima surat
E.    Mencatat semua surat masuk dan keluar

13.    Buku klaper berfungsi  untuk....

A.    Mencatat surat masuk
B.    Mencatat surat keluar selama satu tahun
C.    Mencatat surat yang akan disimpan
D.    Tanda terima surat
E.    Mencatat semua surat masuk dan keluar

14.    Yang berhak untuk memberikan persetujuan terhadap konsep surat adalah....
A.    Konseptor
B.    Juru Ketik
C.    Sekretaris
D.    Pimpinan
E.    Agendaris
15.    Di bawah ini yang bukan merupakan jenis pengiriman surat...
A.    Kurir instansi perusahaan
B.    Kurir kantor pos
C.    email (surel) perusahaan
D.    Kurir jasa pengiriman swasta (DHL, TIKI, FedeX )
E.    Diantar direktur perusahaan langsung

16.    Kertas yang biasa dipergunakan untuk pengetikan tindasan dalam sebuah surat adalah....
A.    HVS
B.    Buram
C.    Duplicator
D.    Stensil sheet
E.    Dorslag

17.    Perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan penyelesaian isi surat masuk
yang bersangkutan disebut....
A.    Taklik
B.    Disposisi
C.    Verbal
D.    Ekspedisi
E.    Memo

18.    Lembar kartu kendali terdiri dari tiga warna, lembar pertama berwarna kuning lembar kedua
berwarna hijau dan lembar ketiga berwarna....
A.    Putih
B.    Hijau muda
C.    Merah
D.    Biru
E.    Merah muda

19.    Buku agenda untuk mencatat surat masuk dan keluar secara terpisah tau sendiri-sendiri
adalah buku....
A.    Buku agenda tunggal
B.    Buku agenda berpasangan
C.    Buku klaper
D.    Buku agenda kembar
E.    Buku ekspedisi

20.    Petugas yang mengagendakan surat disebut....

A.    Arsiparis
B.    Agendaris
C.    Konseptor
D.    Ekspeditor
E.    Sekretaris

21.    Orang yang mengantar atau mengelola surat dengan buku ekspedisi disebut….
A.    Agendaris
B.    Verbalis
C.    Arsiparis
D.    Ekspeditur
E.    Taklik

22.    Suatu bagian atau unit yang melaksanakan tugas pengiriman surat-surat keluar adalah ….
A.    Verbal
B.    Ekspedisi
C.    Agenda
D.    Kartu Kendali
E.    Lembar Pengantar

23.    Bagian-bagian yang tidak tercantum dalam kolom buku ekspedisi intern adalah ….
A.    Cap pos setempat
B.    Tanggal surat
C.    Nomor surat
D.    Nama penerima
E.    Paraf dan tanggal taklik

24.    Pengiriman surat-surat keluar yang disampaikan keluar lingkungan kantor adalah
pengertian dari ….
A.    Ekspedisi Intern
B.    Ekspedisi
C.    Ekspedisi Ekstern
D.    Verbal
E.    Agenda

25.    Salah satu tugas bagian ekspedisi adalah mengantar surat ke kantor pos dan dapat
sekaligus …
A.    Menyelenggarakan kelancaran pengiriman
B.    Membubuhkan stempel
C.    Menempelkan perangko
D.    Meneliti kelengkapan surat
E.    Mengambil surat-surat yang ada di kotak pos

26.    Pengiriman surat melalui pos harus memakai buku pos tercatat. Bagian-bagian buku pos
tercatat adalah ….
A.    Tujuan surat dinas
B.    Dikirim kepada
C.    Tanggal surat
D.    Nama penerima
E.    Paraf

27.    Mencatat surat-surat dalam buku ekspedisi intern dan ekstern adalah tugas dari ….
A.    Ekspedisi
B.    Agendaris
C.    Verbalis
D.    Arsiparis
E.    Taklik

28.    Tabel di bawah ini adalah table buku….

No. Urut    No. Surat    Tujuan Surat Dinas    Dikirim dengan kilat/khusus/biasa    Cap pos
setempat
               
               
               
A.    Ekspedisi Intern
A.    Ekspedisi Ekstern
B.    Agenda
C.    Pos Tercatat
D.    Verbal

29.    Tabel di bawah ini merupakan format tabel….

No. Urut    Tanggal Surat    Nomor Surat    Dikirim kepada    Nama Penerima    Paraf dan
Tanggal terima
                   
                   
                   

A.    Verbal
B.    Agenda
C.    Ekspedisi Intern
D.    Ekspedisi Ekstern
E.    Lembar Pengantar

30.    Ekspedisi Intern adalah …

A.    Surat keluar yang dikirim ke luar lingkungan kantor
B.    Surat keluar yang disampaikan ke dalam lingkungan kantor sendiri
C.    Suatu bagiana unit yang melakukan tugas pengiriman surat keluar
D.    Buku yang dipergunakan untuk mengantar surat
E.    Cap segiempat

31.    E-mail adalah singkatan dari ....

A.    Elektric Mail
B.    Extra Mail
C.    Elektronic Mail
D.    Elect Mail
E.    Efective Mail
32.    Mengirimkan email langsung ke sebuah alamat tertentu biasa disebut ….
A.    Carbon Copy
B.    Blind Carbon Copy
C.    Point to Point
D.    Distribution List
E.    Discussion List

33.    E-mail dapat dibedakan menjadi dua, yaitu E-mail berbasis SMTP dan ….
A.    E -mail berbasis POP
B.    E-Mail Berbasis WEB
C.    Ms Outlook Express
D.    Pegasus
E.    Netscape Communicator

34.    Yahoo (mail.yahoo.com), Google (Gmail.google.com), Hotmail (www.hotmail.com)

merupakan jenis dari ….
A.    E -mail berbasis POP
B.    E-Mail Berbasis WEB
C.    Ms Outlook Express
D.    Pegasus
E.    Netscape Communicator

35.    Menggunakan peramban web dan menggunakan program pengakses surat elektronik (e-
mail client) merupakan ….
A.    Jenis e-mail
B.    Cara mengakses e-mail
C.    Langkah-langkah membuat e-mail
D.    Macam-macam e-mail
E.    Langkah-langkah pengiriman e-mail

36.    Pengertian spam dalam sebuah e-mail adalah ….

A.    Tempat file (pesan masuk)
B.    Draft pesan yang anda simpan
C.    Berisi file (email yang telah anda kirim)
D.    Berisi email sampah
E.    Message

37.    Untuk mengakhiri sesi e-mail maka kita klik tombol ….

A.    Close
B.    Sign out
C.    Sign in
D.    Back
E.    Open

38.    Lampiran dalam sebuah e-mail biasa disebut ….

A.    Attachment
B.    Bcc
C.    Cc
D.    Milserver
E.    Enkrip

39.    Perangkat keamanan email yang digunakan untuk mengidentifikasi spam yang masuk dan
virus email. Dibangun menggunakan platfor .net 2.0 dan di desain untuk bekerja sama dengan
software spamassasin dan clamav merupakan pengertian dari ….
A.    ClamAV/ClamD
B.    SpamAssassin
C.    Message Sniffer
D.    MXScan
E.    MSSca

40.    Tombol Reply yang ada saat membuka e-mail, digunakan untuk ... e-mail.
A.    Menghapus 
B.    Men-download
C.    Menutup 
D.    Mengembalikan
E.    Membalas

Kunci Jawaban

1)    A
2)    C
3)    D
4)    B
5)    B
6)    E
7)    D
8)    E
9)    A
10)    D
11)    A
12)    B
13)    C
14)    D
15)    E
16)    E
17)    B
18)    C
19)    D
20)    B
21)    C
22)    B
23)    A
24)    C
25)    E
26)    A
27)    A
28)    D
29)    C
30)    B
31)    C
32)    C
33)    B
34)    B
35)    B
36)    D
37)    B
38)    A
39)    E
40)    E