MAKALAH KESEKRETARIATAN

Agenda Kerja Pimpinan, Mengatur dan Menyusun Jadwal Kerja Pimpinan, Penerapan
Fungsi Manajemen, Pengelolaan Rapat Pimpinan, Pengaturan Ruang Rapat, Pembuatan
Notula

Mata kuliah : KESEKRETARIATAN

Disusun Oleh:

Sindia Anggun Mayla

Npm: 2110078411029

Dosen Pengampu : Kristika Dewi, S.AP,M.AP

SEKOLAH TINGGI ILMU ADMINISTRASI NUSANTARA SAKTI

(STIA-NUSA) SUNGAI PPENUH

PROGRAM STUDI D3 PERKANTORAN

T.A 2022
 KATA PENGANTAR

Puji syukur saya panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas anugerah-Nya sehingga
saya dapat menyelesaikan penulisan makalah KESEKRETARIATAN.

Adapun maksud dan tujuan dari penyusunan Tugas selain untuk menyelesaikan tugas yang
diberikan oleh Dosen pengampu, juga untuk lebih memperluas pengetahuan para mahasiswa
khususnya bagi penulis.

Penulis telah berusaha untuk dapat menyusun Tugas ini dengan baik, namun penulis pun
menyadari bahwa saya memiliki akan adanya keterbatasan saya sebagai manusia biasa. Oleh
karena itu jika didapati adanya kesalahan-kesalahan baik dari segi teknik penulisan, maupun dari
isi, maka saya memohon maaf dan kriktik serta saran dari dosen pengampu bahkan semua pembaca
sangat diharapkan oleh kami untuk dapat menyempurnakan tugas ini terlebih juga dalam
pengetahuan kita bersama.

Penulis

Sindia Anggun Mayla

1
 DAFTAR ISI

Kata Pengantar .................................................................................................................... 1

Daftar Isi ............................................................................................................................. 2

BAB I

PENDAHULUAN .............................................................................................................. 3

A. Latar Belakang Masalah ......................................................................................... 3

B. Rumsan masalah ..................................................................................................... 4

C. Tujuan penulisaan ................................................................................................... 4

BAB II

PEMBAHASAN ................................................................................................................. 5
a. Agenda Kerja Pimpinan .................................................................................... 5
b. Membuat Perencanaan Kerja ............................................................................ 7
c. Mengatur dan Menyusun Jadwal Kerja Pimpinan ............................................ 7
d. Penerapan Fungsi Mananjemen ........................................................................ 10
e. Pengelolaan Rapat Pimpinan ............................................................................ 16
f. Pengaturan Ruang Rapat ................................................................................... 17
g. Pembuatan Notula ............................................................................................. 18
BAB III

PENUTUP........................................................................................................................... 20

a. Kesimpulan ....................................................................................................... 20
b. Saran ................................................................................................................. 20
DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................................... 21

2
 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang

Seorang pimpinan memiliki berbagai macam tugas dan tanggung jawab untuk perusahaan,
salah satunya adalah melakukan perjalanan dinas. Perjalanan dinas sering dilakukan pimpinan di
dalam perusahaan untuk berbagai kepentingan, antara lain pelaksanaan pengawasan di
kantor/perusahaan cabang, seminar, diklat, janji pertemuan, penjajakan kerja sama, menghadiri
acara seremonial, kegiatan sosial dan berbagai kegiatan lainnya.

Dalam pengurusan perjalanan dinas, biasanya pimpinan dibantu oleh sekretaris, baik sebelum
maupun sesudah melakukan perjalanan dinas. Sebelum melakukan perjalanan dinas, pimpinan
harus mengetahui semua yang sudah dijadwalkan dan yang sudah disiapkan oleh sekretarisnya.
Karena segala sesuatu yang berkaitan dengan perjalanan dinas telah dipersiapkan oleh sekretaris,
maka pimpinan dapat mempersiapkan hal yang berkaitan dengan tujuan perjalanan dinas dengan
baik.

Prosedur perjalanan dinas dari perusahaan sangat mempengaruhi keberhasilan perjalanan

dinas pimpinan. Dengan prosedur perjalanan dinas yang baik, maka tahapan-tahapan dalam
persiapan untuk melaksanakan perjalanan dinas akan cepat selesai dengan mudah sehingga tidak
ditemukan kendala saat pimpinan melakukan perjalanan dinas.

Rapat merupakan salah satu bentuk komunikasi kelompok. Mempelajari rapat dalam konteks,
komunikasi kelompok, sebagai salah satu bentuk komunikasi, tentu saja, rapat dilakukan dengan
tujuan dan melahirkan efek tertentu khususnya yang berkenan dengan kinerja organisasi dan arus
informasi yang berjalan pada suatu organisasi. Banyak istilah mengatakan bahwa rapat memiliki
wewenang tertinggi dalam organisasi, karena rapat merupakan penentu arah jalannya organisasi
sebab pada rapatlah keputusan-keputusan dikeluarkan dan disampaikan untuk diterapkan pada
kebijakan atau kegiatan yang dilaksanakan oleh organisasi.

Tiada hari dalam setiap waktu organisasi atau instansi menerima informasi dari berbagai
organisasi lain. Kecepatan arus informasi memerlukan keputusan yang tepat. Keputusan yang
diambil berdasarkan informasi akan berpengaruh pada aspek kinerja dalam sebuah

3
organisasi/instansi. Untuk itu, semua keputusan baik bersiafat umum maupun strategik perlu
ditetapkan melalui ajang yng kita sebut rapat.

Sebelum rapat diselenggarakan, pimpinan rapat harus mencermati tahapan-tahapan yang

dilakukan agar sasaran rapatnya berhasil. Untuk itu, ia harus menetapkan perlu tidaknya
penyelenggaraan rapat, menentukan tujuan, memilih siapa peserta, menyusun agenda, dan
menyiapkan lokasi rapat.

B. Rumusan Masalah
a. Apa yang dimaksud agenda kegiatan pimpinan?
b. Bagaimana proses membuat perencanaan kerja?
c. Apa hal-hal yang harus diperhatikan dalam menyusun jadwal kegiatan pimpinan?
d. Bagaimana cara mengatur dan menyusun jadwal kerja pimpinan?
e. Bagaimana cara menerapkan fungsi manajemen?
f. Bagaimana cara pengelolaan rapat pimpinan
g. Bagaimana cara mengelola ruang rapat
h. Apa saja yang perlu disiapkan dalam pembuatan notula

C. Tujuan Penulisan
a. Untuk mengetahui apa yang dimaksud dengan agenda kegiatan pimpinan.
b. Memahami proses pembuatan perencanaan kerja.
c. Mengetahui hal-hal yang herus diperhatikan dalam menyusun jadwal kegiatan pimpinan.
d. Mengetahui cara mengatur dan menyusun jadwal kerja pimpinan
e. Mengetahui cara penerapan fungsi manajemen
f. Mengetahui cara pengelolaan rapat pimpinan
g. Mengetahui cara mengelola ruang rapat
i. Mengetahui hal-hal Apa saja yang perlu disiapkan dalam pembuatan notula

4
 BAB II
PEMBAHASAN
A. Agenda kerja pimpinan

Agenda kerja pimpinan merupakan bagian dari kegiatan keprotokolan yang mengatur
kegiatan-kegiatan kerja pimpinan dalam rangka menciptakan efisien dan efektif. Mengingat
seorang pimpinan yang punya pekerjaan utama membuat keputusan yang terkait dengan
manajemen penyelesaian pekerjaan manajemen

Seorang pimpinan biasanya memiliki kegiatan yang sangat banyak dan padat. Pengaturan
semua kegiatan ini tidak mungkin dikelola dan dikoordinasikan sendiri, sehingga pimpinan
memerlukan bantuan sekretaris. Untuk itu, seorang sekretaris dituntut untuk selalu berkoordinasi
dengan pimpinan dan melakukan konfirmasi dengan pihak-pihak yang berhubungan dengan
aktivitas pimpinan. Dalam hal ini, soal waktu sangat memegang peranan penting dalam hal
kelancaran kerja pimpinan, terutama pada kegiatan diluar kantor yang melibatkan pihak lain.

Fungsi agenda kerja pimpinan mengelola kegiatan kerja pimpinan agar membuat pimpinan
dapat melaksanakan kegiatan - kegiatan rutin tanpa menghambat tugas penting seperti membuat
kebijaksanaan yang mengefektivitas manajemen organisasi kerja.

Agenda kerja pimpinan disusun oleh sekretaris pimpinan dengan cemat sehingga tidak
menghambat aktivitas pimpinan yang harus dilaksanakan sesuai manajemen waktu secara optimal.
Bentuk agenda adalah susunan kegiatan yang diurutkan menurut waktu pelaksanaan dan skala
prioritas pekerjaan yang akan dilakukan pimpinan.
Untuk itu seorang sekretaris pimpinan harus memiliki kemampuan dalam mengelola kegiatan-
kegiatan yang akan dilaksanakan pimpinan dalam sehari - hari dalam mengendalikan manajemen
organisasi kerja agar sesuai dengan tujuan manajemen yang telah ditetapkan.

Sekretaris harus mampu membuat agenda kegiatan atau jadwal acara pimpinan agar jadwal
acara benar-benar mendukung kegiatan pimpinan. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan,
yaitu:

a. Menerima dan menghimpun surat atau informasi berkaitan dengan acara pimpinan,
b. Menyusun jadwal acara kegiatan pimpinan yang bersifat harian, mingguan, bulanan,

5
c. Memberikan jawaban secara tepat terhadap pertanyaan yang berkaitan dengan jadwal kegiatan
pimpinan,
d. Mengingatkan pimpinan tentang setiap kegiatan pimpinan,
e. Selalu mengikuti kemungkinan adanya perubahan acara atau kegiatan.

Jadwal pimpinan harus diatur dan diperhitungkan secermat mungkin, mengingat pimpinan
yang sarat dengan kegiatan tidak mungkin menghadiri dan melaksanakan semua kegiatan. Untuk
itu sekretaris pimpinan harus dapat mengatur kegiatan berdasarkan skala prioritas. Hal yang
dipriotitaskan untuk dilaksanakan oleh pimpinan didasarkan pada dua hal yaitu:

a. Berdasarkan urutan waktu pelaksanaannya

Jadwal dibuat berdasarkan urutan waktu pelaksanaan serta jenis kegiatan yang herus
dikerjakan atau dihadiri. Jika pada tanggal tertentu telah diisi dengan kegiatan lain, kegiatan yang
baru datang akan diabaikan atau menunjuk pejabat lain yang dapat mewakili pimpinan.

Contoh :

Pada papan kegiatan telah tercantum jadwal kegiatan pimpinan untuk pembukaan penataran,
kemudian surat masuk lain yang isinya tentang suatau kegiatan rapat dinas dengan Pemda, maka
alternatif yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut:

a) Dapat membatalkan acara pembukaan penataran dengan menunjuk pejabat lain sebagai
wakilnya.
b) Pimpinan dapat tetap hadir pada pembukaan penataran, sementara kegiatan rapat
dengan Pemda dapat diwakilkan kepada pejabat lain.

Cara tersebut berlaku untuk semua kasus yang bersamaan waktu pelaksanaan kegiatannya.

b. Berdasarkan tingkat kepentingan kegiatan yang harus dihadiri (tingkat urgensi)

Jadwal disususn berdasarkan waktu pelaksanaan terlebih dahulu. Dalam pelaksanaan kegiatan,
pimpinan akan melakukan seleksi kembali. Seleksi dilakukan dengan cara hanya memenuhi
permintaa yang menurutnya penting, sedangkan kegiatan yang tidak begitu penting kan
didelegasikan kepada pejabat lain.

6
B. Membuat Perencanaan Kerja

Untuk mencapai tugas-tugas yang efektif, produktif, dan efisien, sekretaris harus membuat
perencanaan kerja yang berkualitas, perencanaan kerja sekretaris adalah kegiatan sekretaris untuk
menggambarkan secara umum beberapa hal yang akan dilakukan dalam pekerjaannya.

Penyusunan rencana kerja sekretaris dilaksanakan melalui proses sebagai berikut :

a. Menentukan maksud dan tujuan yang jelas,

b. Menentukan berbagai alternative,
c. Mengatur sumber daya yang diperlukan,
d. Menentukan pelaksanaan kerja.

C. Mengatur Dan Menyusun Jadwal Kerja Pimpinan

Pimpinan tidak mungkin mengingat-ingat jadwal kegiatanya dari hari ke hari, sehingga
sekretarislah yang mempunyai dan mengatur jadwal kegiatan pimpinannya.

Untuk membantu pimpinan dalam hal mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan, sebaiknya
sekretaris membuat jadwal dalam suatu daftar atau buku khusus dan mencantumkannya pada white
board/ lembar khusus yang diletakkan di ruang pimpinan.

Pimpinan akan memilih jenis agenda/jadwal baginya dan diharapkan sekeretaris juga
mempunyai agenda yang serupa. Hal yang perlu diperhatikan dalam rangka mengatur jadwal acara
kegiatan pimpinan adalah sebagai berikut:

a. Menerima dan menghimpun surat.

b. Menyusun jadwal acara kegiatan pimpinan.
c. Mengingatkan acara kegiatan pimpinan.
d. Selalu mengikuti kemungkinan terhadap perubahan acara kegiatan pimpinan

Perencanaan pengaturan jadwal kegiatan pimpinan dilakukan dengan menitik beratkan pada
apa yang menjadi kebutuhan pimpinan dan apa saja yang menjadi prioritas kerja bagi kegiatan
pimpinan. Dengan demikian, dalam mengatur jadwal tersebut, sekretaris menyusun jadwal
berdasarkan skala prioritas.

a. Perencanaan meliputi tiga kategori

7
 a) Perencanaan jangka panjang (long term plan)
b) Perencanaan jangka menengah (medium term plan)
c) Perencanaan jangka pendek (short term plan)
b. Proses perencanaan
• Menentukan atau menetapkan maksud dan tujuan secara jelas.
• Menentukan alternatif
• Mengatur sumber-sumber yang diperlukan
• Menentukan organisasi, metode, dan prosedur
• Menentukan atau menetapkan rencana itu sendiri

Dengan memahami pengertian perencanaan kerja tersebut, maka perlu dilaksanakan dalam
membuat perencanaan kerja diantaranya adalah sebagai berikut :

a. Meminta penjelasan atau saran-saran seperlunya mengenai masalah yang belum

dimengerti.
b. Memeriksa terlebih dahulu setiap pekerjaan dan rencana demi kesempurnaan
c. Membuat catatan khusus yang memuat hal-hal penting, sehingga pekerjaan sehari-hari
dapat direncanakan secara teratur.
d. Menentukan urutan pentingnya masing-masing pekerjaan sehingga tugas yang paling
penting mendapat prioritas pertama.
e. Merencanakan batas waktu dan berusaha mencegah penundaan-penundaan pekerjaan.
f. Meneliti agenda pimpinan setiap waktu, agar dapat membantu mengingatkan acara atau
kegiatan pimpinan yang telah mendesak.

1. Ciri-ciri perencanaan pengaturan jadwal kegiatan yang baik mencakup, hal-hal berikut ini:
a. Jelas dalam mengidentifikasi pekerjaan yang dilakukan
b. Jelas dalam arti pekerjaan tersebut memang dapat dilakukan dan sesuai dengan job
deskripsi untuk pimpinan
c. Sekretaris tidak boleh mencampur adukkan antara tugas sekretaris dengan tugas
pimpinan, walaupun pada akhirnya tugas sekretaris merupakan tugas untuk melancarkan
tugas pimpinan, jadi jadwal kegiatan sekretaris harus setiap hari membaca laporan yang
penting untuk pengambilan keputusan

8
 d. Sekretaris harus jeli dalam merencanakan jadwal kegiatan pimpinan.
e. Berkesinambungan dalam arti perencanaan jadwal kegiatan pimpinan tidak dapat
berhenti pada satu periode tertentu atau bersifat stagnam namun merupakan proses yang
berkesinambungan atau berjalan terus menerus.

2. Cara menyusun jadwal kerja atau kegiatan pimpinan

Untuk menyusun jadwal kerja atau kegiatan pimpinan perlu melakukan langkah-langkah
sebagai berikut :
a. Mencatat segala sesuatu yang perlu dikerjakan
b. Mencatat pekerjaan yang berkaitan dengan urusan pimpinan
c. Mencatat pekerjaan mendesak, jangka pendek, menengah, dan jangka panjang
d. Menetapkan prioritas berdasarkan pentingnya pekerjaan
e. Menyelesaikan pekerjaan berdasarkan prioritas pentingnya pekerjaan

Hal yang perlu diperhatikan dalam rangka mengatur jadwal atau agenda kerja pimpinan adalah
sebagai berikut :

a. Menerima, mencatat dan memeriksa semua appointments atau janji-janji yang dibuat
pimpinan terkait dengan pelaksanaan yang akan dilaksanakan maupun relasi perusahaan
atau pimpinan
b. Melakukan konfirmasi dengan pimpinan terkait dengan janji yang masuk agenda kerja
pimpinan untuk hindarkan kepastian yang akan dilakukan, sehingga tercipta efektivitas
agenda kerja pimpinan
c. Mengingatkan acara kegiatan pimpinan
d. Perhatikan dan bedakan dengan jelas kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan pimpinan,
kemudian tempatkn dengan tepat pada agenda kerja pimpinan
e. Menetapkan prioritas dari kegiatan terpenting dan mendesak yang dikategorikan
• Kegiatan mendesak
• Kegiatan setengah mendesak
• Dan kegiatan yang tidak mendesak atau dapat ditunda sementara
f. Membuat suatu daftar kerja apa yang harus dilakukan pimpinan
g. Menetapkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan

9
 h. Mengatur jumlah orang yang terlibat dalam tugas pimpinan sesuai dengan kehendak
pimpinan, sehingga dapat diprediksi berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk
mengerjakan tugas trsebut
i. Selalu mengikuti kemungkinan terhadap perubahan acara kegiatan pimpinan.

3. Sistematika penyusunan agenda kerja pimpinan

Urutan penyelenggaraan agenda kerja pimpinan terdiri dari :

a. Membuat date line and reminder, yaitu catatan pesan secara umum yang dibuat menurut
bulan, tanggal dan jam, serta kegiatan yang menjadi sumber informasi untuk menyusun
jadwal kerja pimpinan dan jadwal perjalanan dinas atau bisnis pimpinan. Date line and
reminder diisi berdasarkan data dari buku tamu, buku janji temu, surat janji temu, dan
pesan telepon yang terkait dengan kegiatan kerja pimpinan.
b. Membuat jadwal kerja pimpinan, yaitu menyusun rincian kerja yang gterjadwal terkait
kegiatan kerja yang berlangsung di kantor dan didalam kota sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan kerja pimpinan agar tercipta efektifitas penyelesaian pekerjaan
manajemen. Daftar ini dibuat berdasarkan date line and reminder.
c. Membuat jadwal perjalanan dinas atau bisnis, menyusun daftar kegiatam yang akan
dilakukan pimpinan di luar kota, dan luar negeri. Daftar ini dibuat merupakan jabaran
yang tertulis di date line and reminder yang telah disusun sebelumnya untuk digunakan
bahan dasar untuk susun jadwal perjalanan dinas atau bisnis.

D. Penerapan Fungsi Manajemen

Kata manajemen berasal dari bahasa perancis kuno menagement, yang memiliki arti seni
melaksanakan atau mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima
secara universal. Manajemen adalah suatu proses sosial yang berkenaan dengan seluruh usaha
manusia dengan bantuan manusia lainnya serta sumber-sumber lainnya dengan metode yang
efisien dan efektif untuk mencapai tujuan yang telah dirumuskan sebelumnya.

Manajemen dapat diartikan sebagai suatu proses yang terdiri dari rangkaian kegiatan, seperti
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan evaluasi yang dilakukan untuk menentukan dan

10
mencapai tujuan yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber
daya lainnya.

Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasaryang akan selalu ada dan melekat di dalam
proses manajemen yang kan dijadikan acuan oleh manejer dalam melaksanakan kegiatan untuk
mencapai tujuan. Manajemen berlangsung dalam suatu proses berkesinambungan secara
sistematik, yang meliputi fungsi-fungsi manajemen, yaitu: perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan, dan evaluasi.

Adapun penjelasan mengenai fungsi-fungsi manajemen menurut Henry Fayol adalah sebagai
berikut :

a. Perencanaan (planning)
Perencanaan (planning) adalah fungsi dasar (fundamental) manajemen, karena
pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian, dan pengendalian pun harus terlebih
dahulu direncanakan. Perencanaan ini dinamis artinya dapat dirubah sewaktu-wajtu sesuai
dengan kondisi pada saat itu. Perencanaan ini ditujukan pada masa depan yang penuh
dengan ketidakpastian, karena adanya perubahaan kondisi dan situasi, sedangkan hal dari
perencanaan akan diketahui pada masa depan.
Pada dasarnya merencanakan adalah kegiatan yang hendak dilakukan dimasa
depan. Kegiatan ini dimaksudkan untuk mengatur berbagai sumber daya agar hasil yang
dicapai sesuai yang diharapkan. Ada tiga kegiatan dalam setiap perencanaan, diantaranya:
1) Perumusan tujuan yang ingin dicapai
2) Pemilihan program untuk mencapai tujuan
3) Identifikasi dan pengerahan sumber yang jumlahnya terbatas.

Untuk mengembangkan suatu rencana, seseorang harus mengacu pada masa depan
(forecast) atau menentukan pengaruh pengeluaran biaya dan keuntungan, menetapkan
perangkat tujuan atau hasil akhir, mengembangkan strategi untuk mencapai tujuan akhir,
menyusun program yakni menetapkan prioritas dan urutan strategi, anggaran biaya atau
lokasi sumber-sumber, menetapkan prosedur kerja dengan metode yang baru, dan
mengembangkan kebijakan-kebijakan berupa aturan dan ketentuan.

11
b. Pengorganisasian (organizing)
Fungsi pengorganisasian yang dalam bahasa inggrisnya organizing berasal dari
kata organize yang berarti menciptakan struktur dengan bagian-bagian yang diintegrasikan
sedemikian rupa, sehingga hubungannya satu sama lain terikat oleh hubungan terhadap
keseluruhannya. Pengorganisasian tentu berbeda dengan organisasi. Pengorganisasian
merupakan fungsi manajemen dan suatu proses yang dinamis, sedangkan organisasi
merupakan alat atau wadah yang statis.
Pengorganisasian dapat diartikan penentuan pekerjaan-pekerjaan yang harus
dilakukan, pengelompolan tugas-tugas dan pembagian pekerjaan kepada setiap karyawan,
penetapan departemen-departemen (subsistem) dan penentuan hubungan-hubungan.
Ciri-ciri yang dimiliki oleh organisasi yang melakukan fungsi pengorganisasian
(Hasibuan, Fungsi-Fungsi Manajemen, 2009 : 122), yaitu :
1) Manusia, artinya organisasi baru ada jika ada unsur manusia yang bekerja sama, ada
pemimpin dan ada yang dipimpin.
2) Tempat kedudukan, artinya organisasi baru ada jika ada tempat kedudukannya
3) Tujuan, artinya organisasi baru ada apabila ada tujian yang henda dicapai
4) Pekerjaaan, artinya organisasi itu baru ada jika pekerjaan yang akan dikerjakan serta
ada pembagian pekerjaan
5) Struktur, artinya organisasi itu baru ada jika ada hubungannya dan kerjasama antara
manusia yang satu dengan yang lainnya
6) Teknologi, artinya organisasi itu baru ada jika ada lingkungan yang saling
mempengaruhi misalnya ada sistem kerjasama sosial.

c. Pengarahan (actuating)
Fungsi pengarahan (actuating) merupakan fungsi terpenting dan paling dominan
dalam proses manajemen. Fungsi ini baru dapat diterapkan setelah rencana, organisasi, dan
karyawan ada. Jika fungsi ini diterapkan maka proses manajemen dalam merealisasikan
tujuan dimulai. Namun, penerapan fungsi ini sangat sulit, rumit dan kompleks karena
keinginan karyawan tidak dapat dipenuhi sepenuhnya. Hal ini disebabkan karena karyawan
adalah makhluk hidup yang punya pikiran, perasaan, harga diri, cita-cita, dan lain-lain.

12
 Definisi fungsi pengarahan secara sederhana adalah untuk membuat atau
mendapatkan para karyawan melakukan apa yang diinginkan, dan harus mereka lakukan.
Menurut Hanry Fayol mengemukakan bahwa pengarahan dilakukan untuk memberikan
arahan kepada Sumber Daya Manusia sebagai pegawai di dalam satu organisasi atau
perusahaan agar pegawai tersebut mampu menyelesaikan tugas dengan baik.
Menurut George R. Terry, pengarahan adalah membuat semua anggota kelompok
agar mau bekerja sama dan bekerja dengan ikhlas serta bergairah untuk mencapai tujuan
sesuai dengan perencanaan dan usaha-usaha pengorganisasian.
Peneliti menyimpulkan bahwa fungsi pengarahan adalah kegiatan yang dilakukan
oleh pimpinan di dalam suatu organisasi untuk membimbing, menggerakkan, mengatur
segala kegiatan yang telah diberi tugas dalam melaksanakan suatu kegiatan usaha.

d. Pengoordinasian (cordinating)
Setelah dilakukan pendelegasian wewenang dan pembagian pekerja kepada para
karyawan oleh manajer, langkah selanjutnya adalah pengoordinasian. Setiap bawahan
mengerjakan hanya sebagian dari pekerjaan perusahaan, karena itu masing-masing pekerja
bawahan harus disatukan, diintegrasikan, dan diarahkan untuk mencapai tujuan. Tanpa
koordinasi tugas dan pekerja dari setiap individu karyawan maka tujuan perusahaan tidak
akan tercapai. Koordinasi itu sangat penting di dalam suatu organisasi. Menurut Hanry
Fayol ada beberapa tipe koordinasi, antara lain :
1) Koordinasi Vertikal
Koordinasi vertikal adalah kegiatan-kegiatan penyatuan, pengarahan yang
dilakukan oleh atasan terhadap kegiatan unit-unit, kesatuan-kesatuan kerja yang ada
dibawah dan tanggungjawabnya.
2) Koordinasi Horizontal
Koordinasi horizontal adalah mengoordinasikan tindakan-tindakan atau kegiatan-
kegiatan penyatuan, pengarahan yang dilakukan terhadap kegiatan-kegiatan dalam
tingkat organisasi (aparat) yang setingkat.koordinasi horizontal dibagi atas
interdisciplinary dan interralated. Interdisciplinary adalah suatu koordinasi dalam
rangka mengarahkan, menyatukan tindakan-tindakan, mewujudkan, dan menciptakan
disiplin antar unit yang satu dengan antar unit yang lain secara intrn maupun ekstern

13
 pada unit-unit yang sama tugasnya. Interralated adalah koordinasi antar badan
(instansi) atau unit-unit yang fungsinya berbeda, tetapi instansi yang satu dengan yang
lain saling bergantungan atau mempunyai kaitan baik secara intern maupun ekstern
yang levelnya setara.
Cara-cara mengadakan koordinasi yang baik dapat dilakukan yaitu dengan cara
sebagai berikut :
1) Memberikan keterangan langsung dan secara bersahabat. Keterangan mengenai
pekerjaan saja tidak cukup, karena tindakan-tindakan yang tepat harus diambil
untuk menciptakan dan menghasilakan koordinasi yang baik.
2) Mengusahakan agar pengetahuan dan penerimaan tujuan yang akan dicapai oleh
anggota, tidak menurut masing-masing individu anggota dengan tujuannya sendiri-
sendiri. Tujuan itu tujuan bersama.
3) Mendorong anggota untuk bertukar pikiran, mengemukakan ide dan saran-saran
dan sebagainya.
4) Mendorong para anggota untuk berpartisipasi dalam tingkat perumusan penciptaan
sasaran.
5) Membina human relation yang baik antara sesama pegawai
6) Manajer sering melakukan komunikasi informal dengan para bawahan.
Ringkasnya suatu koordinasi yang baik jika memperoleh partisipasi dari bawahan,
dan pihak-pihak yang terkait yang akan melakukan pekerjaan diikutsertakan dalam
proses pengambilan keputusan supaya mereka antusias dalam melaksanakannya.

e. Pengendalian (controlling)
Fungsi pengendalian (controlling) adalah fungsi terakhir dari proses manajemen.
Fungsi ini sangat penting dan sangat menentukan pelaksanaan proses manajemen, karena
itu harus dilakukan dengan sebaik-baiknya. Pengendalian ini berkaitan erat dengan fungsi
perencanaan dan kedua fungsi ini merupakan hal yang saling mengisi, karena :
1) Pengendalian harus terlebih dahulu direncanakan
2) Pengendalian baru dapat dilakukan jika ada rencana
3) Pelaksanaan rencana akan baik, jika pengendalian dilakukan dengan baik

14
 4) Tujuan baru dapat diketahui tercapai dengan baik atau tidak setelah pengendalian atau
penilaian dilakukan.
Pemahaman mengenai fungsi pengendalian dikemukakan oleh beberapa ahli.
Seperti menurut George R. Terry dalam buku principles of management mengemukakan
pengendalian dapat dirumuskan sebagai proses penentuan apa yang harus dicapai yaitu
standar, apa yang sedang dilaksanakan yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan sesuai
dengan rencana yaitu selaras dengan standar.
Menurut Harold Koontz, pengendalian artinya pengukuran dan perbaikan terhadap
pelaksanaan kerja bawahan, agar rencana-rencana yang telah dibuat untuk mencapai
tujuan-tujuan perusahaan dapat terselenggarakan. Sedangkan Earl P. Strong, mengatakan
bahwa pengendalian adalah proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu perusahaan,
agar pelaksanaan sesuai dengan ketetapan-ketetapan dan rencana.
Pemakalah menyimpulkan bahwa pengendalian adalah salah satu fungsi
manajemen yang berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga
apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan kejalan yang benar dengan maksud dan
tujuan yang telah digariskan semula agar rencana dapat terselenggarakan dengan baik.

E. Pengertian, Pengelolaan Rapat, Pengaturan Ruang Rapat Dan Pembuatan Notula

1. Pengertian Rapat

Rapat adalah berkumpulnya sekurang-kurangnya dua atau lebih orang untuk memutuskan
suatu tujuan. Rapat dapat diartikan sebagai kumpulan sekelompok orang untuk menyatukan
pemikiran guna melaksanakan urusan, dalam hal rapat bersifat formal yang melibatkan empat
orang atau lebih, rapat organisasi dimaksudkan untuk berkomunikasi, perencanaan, penetapan
kebijakan, pengambilan keputusan, atau pemberian motivasi kepada pegawai agar berlangsung
efektif.

Rapat merupakan sarana komunikasi dalam organisasi, meskipun demikian, rapat tidak selalu
menghasilkan keputusan yang efektif. Oleh karena itu, rapat perlu diselenggarakan dengan efisien
mengingat pentingnya arti waktu bagi tiap-tiap orang yang bekerja.

15
2. Pengelolaan Rapat Pimpinan

Untuk mengelola rapat ada hal-hal yang perlu diperhatikan dan dipersiapkan agar rapat
berjalan dengan lancar:

1. Menentukan topik yang akan dibicarakan

Membuat agenda dan susunan acara saat rapat merupakan hal penting.dalam pembuatan
agenda dapat menentukan permasalahan dan topik yang akan dibicarakan ini mebuat
jalannya rapat lebih tersistem dengan baik. Apa yang ingin disampaikan juga cukup jelas
sehingga ketika rapat dimulai bisa langsung masuk ke intinya.
2. Mempersiapkan tempat rapat
Sebelum membuat undangan maka bisa dipastikan terlebih dahulu tempat yang akan
digunakan sebagai pertemuan agar informasi yang disampaikan dalam undangan nanti
sudah tepat. Untuk menentukan tempat rapat bisa dilihat dari ventilasi udara, kapasitas
ruangan, cahaya dan tidak terlalu panas agar peserta juga bisa nyaman.
Pastikan juga fasilitas tempat rapatnya memadai seperti stop kontak, LCD, proyektor,
lampu dan jumlah kursi juga meja sesuai dengan peserta rapat.
3. Membuat undangan dan menentukan peserta
Dari topik yang dibicarakan maka sudah dapat menentukan siapa saja peserta atau pihak
berkepentingan yang akan diundang saat pertemuan atau rapat. Setelah itu bisa membuat
surat undangan sebagai pemberitahuan dan informasi pertemuan yang berisi tempat rapat,
waktu rapat dan topik yang akan dibahas.
4. Membuat daftar hadir
Daftar hadir diperlukan untuk melihat jumlah peserta yang hadir dan tidak hadir, serta
mengetahui berapa banyak jumlah kursi dan konsumsi yang perlu dipersiapkan. Namun
sebenarnya untuk kegiatan rapat kecil hanya beberapa karyawan saja tidak perlu
menggunakan daftar hadir karena sudah bisa diamati siapa saja yang datang.
5. Menyiapkan bahan dan perlengkapan rapat
Sebelum rapat maka bahan seperti notulen atau hasil rapat sebelumnya perlu dipersiapkan.
Selain itu perlu juga mempersiapkan perlengkapan seperti layar proyektor, whiteboard,
penghapus, spidol, sound system, blocknote, ballpoint dan laptop.

16
3. Pengaturan Ruang Rapat

Ruang rapat (meeting room) adalah ruangan yang difungsikan sebagai tempat berkumpul,
berdiskusi, rapat, untuk menentukan prioritas atau mebuat tujuan. Terkadang, ruangan ini juga
digunakan untuk keperluan khusus, seperti menggelar tes masuk perusahaan, onbording, interview
calon pekerja, dan lain sebagainya.

Perusahaan-perusahaan besar akan memiliki banyak sekali meeting room. Sementara itu, tim-
tim dalam perusahaan yang hendak menggunakannya ruangan rapat tersebut perlu untuk memesan
terlebih dahulu sebelum memakai.

Ditahun 2010 kebelakang, hanya hotel, rumah makan mewah, dan tempat-tempat sejenis saja
yang menyediakan ruang rapat di luar perusahaan. Namun, kemunculan perusahaan-perusahaan
star up serta budaya kerja remote sejak beberapa tahun terakhir meningkatkan ketersediaan ruang
rapat bagi publik. Beberapa badan usaha seperti co-working space, cafe, atau sejenisnya melihat
peluang untuk menyediakan meeting room yang lebih ramah kantong bagi siapapun yang Ingin
menyewanya.

Sebuah meeting room sudah sewajarnya dilengkapi dengan furnitur dan barang pendukung
agar maksimal fungsinya. Furnitur dan barang wajib yang dimaksud adalah meja rapat, kursi,
papan tulis, televisi digunakan sebagai medium presentasi, proyektor digunakan sebagai medium
presentasi, dekorasi sesuai dengan konsep ruangan.

Secara garis besar, jenis ruang rapat terbagi menjadi dua jika kita mendasarkan penilaian dari
konsepnya yaitu:

1. Konvensional
Ruang rapat konvensional merupakan ruang rapat yang didesain untuk pertemuan-
pertemuan formal. Suasana ruangan ini cenderung kaku dengan dekorasi-dekorasi dan
ornamen yang tegas dan elegan. Biasanya, ruangan rapat seperti ini umum ditemui di
perusahaan-perusahaan yang sudah berjalan selama puluhan tahun.
2. Modern
Ruang rapat medern punya suasana yang lebih fleksibel daripda ruang rapat konvensional.
Hal ini didukung dengan keberadaan furnitur-furnitur dan ornamen-ornamen yang tidak
umum ditempatkan di ruang rapat konvensional. Misalnya, ruangannya punya dinding

17
 yang berwarna-warni. Konsep seperti ini dapat kamu temukan di perusahaan-perusahaan
yang usianya cenderung muda.

4. Pembuatan Notula

Notula adalah catatan atau laporan tertulis yang berisikan hal, pembahasan dan keputusan
dalam proses kegiatan rapat berlangsung. Ada dua bentuk notula yaitu notula harfiah dan notula
rangkuman. Notula harfiah merupakan catatan semua pembicaraan yang lengkap selama proses
rapat tanpa menambah kata dan mengurai kata. Sedangkan notula rangkuman hanya berisi catatan
ringkas atau pokok-pokok yang dibahas saat rapat.

Dalam pembuatan notula biasanya ada seseorang yang bertugas untuk menulis dan mencatat
yang disebut notulis. Untuk mebuat notula, notulis perlu memperhatikan hal berikut:

1. Susunan Notula
Dalam pembuatan notula, susunannya perlu diperhatikan agar hasilnya dapat tersusun
dengan sistematis dan rapi. Hal yang perlu diperhatikan saat menyusun notula yaitu:
• Topik yang dibahas saat rapat
• Hari, tanggal dan waktu acara dilaksanakan
• Tempat acara berlangsung
• Daftar hadir yang sudah ditandatangani perlu dilampirkan
• Penulisan notula perlu ditulis pembicaranya

a) Isi Notula
Isi dari notula adalah hal-hal pokok yang dibicarakan dan dianggap penting, apabila
pembicaraan keluar dari topik rapat maka notulis tidak perlu menulisnya. Isi dalam
notulen yaitu, waktu dibukanya rapat, pihak yang berkaitan pada saat acara, tujuan
diadakannya rapat atau pertemuan, masukan-masukan untuk keputusan, kata pembuka,
waktu penutupan acara.
b) Bagian akhir notulen
Walaupun ada bagian akhir, kedudukan dan pengertiannya sangat penting. Susunan
pada bagian akhir notula yaitu, tanda tangan, nama jabatan, nama pejabat, pangkat serta
NIP. Untuk penandatanganan diisi oleh tanda tangan dari pihak yang bertanggung

18
 jawab untuk berjalannya kegiatan tersebut, biasanya notula ditandatangani oleh
sekretaris, ketua rapat, wakil ketua maupun notulis.

2. Fungsi Notula
Notula merupakan bagian yang penting dan harus ada saat rapat untuk itulah kenapa dalam
setiap rapat diperlukan seseorang yang bertugas sebagai notula. Berikut adalah fungsi
notula:
• Sebagai alat dokumentasi
• Sebagai sumber informasi
• Sebagai pedoman untuk pertemuan berikutnya
• Sebagai peninjau dari keputusan rapat
Untuk selanjutnya hasil pencatatan rapat sebarkan kepada seluruh peserta rapat agar bisa
dipahami dengan baik jadi tidak berhenti pada satu rapat dan pada satu orang saja.

19
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan

Seorang pimpinan memiliki berbagai macam tugas dan tanggung jawab untuk perusahaan,
salah satunya adalah melakukan perjalanan dinas.
Prosedur perjalanan dinas dari perusahaan sangat mempengaruhi keberhasilan perjalanan
dinas pimpinan. Dengan prosedur perjalanan dinas yang baik, maka tahapan-tahapan dalam
persiapan untuk melaksanakan perjalanan dinas akan cepat selesai dengan mudah sehingga tidak
ditemukan kendala saat pimpinan melakukan perjalanan dinas.
Agenda kerja pimpinan merupakan bagian dari kegiatan keprotokolan yang mengatur
kegiatan-kegiatan kerja pimpinan dalam rangka menciptakan efisien dan efektif. Mengingat
seorang pimpinan yang punya pekerjaan utama membuat keputusan yang terkait dengan
manajemen penyelesaian pekerjaan manajemen.
Rapat merupakan salah satu bentuk komunikasi kelompok. Mempelajari rapat dalam konteks
komunikasi kelompok. Sebagai salah satu bentuk komunikasi, tentu saja, rapat dilakukan dengan
tujuan dan melahirkan efek tertentu khususnya yang berkenan dengan kinerja organisasi dan arus
informasi yang berjalan pada satu organisasi.
B. Saran
Seorang pimpinan biasanya memiliki kegiatan yang sangat banyak dan padat. Pengaturan
semua kegiatan ini tidak mungkin dikelola dan dikoordinasikan sendiri, sehingga pimpinan
memerlukan bantuan sekretaris. Untuk itu, seorang sekretaris dituntut untuk selalu berkoordinasi
dengan pimpinan dan melakukan konfirmasi dengan pihak-pihak yang berhubungan dengan
aktivitas pimpinan. Dalam hal ini, soal waktu sangat memegang peranan penting dalam hal
kelancaran kerja pimpinan, terutama pada kegiatan diluar kantor yang melibatkan pihak lain.
Sebelum rapat diselenggarakan, pimpinan rapat harus mencermati tahapan-tahapan yang
dilakukan agar sasaran rapatnya berhasil. Untuk itu, ia harus menetapkan perlu tidaknya
penyelenggaraan rapat, menentukan tujuan, memilih siapa peserta, menyusun agenda, dan
menyiapkan lokasi rapat.

20
 DAFTAR PUSTAKA

Wursanto. (2009) agenda-kegiatan-pimpinan-fomat-dan-cara.

Anjarwati, E (2009) Membantu Pimpinanan Pada Badan Kepegawaian

Mandolang, A.,Rindengan, Y . D . Y., & Sentinuwo, S. R. (2017). Rancang Bangun

Aplikasi Agenda Kegiatan Pimpinan (Studi Kasus : Rektorat Unsrat)

Hasibuan, Fungsi-Fungsi Manajemen, (2009 : 122) Kamus Besar Bahasa Indonesia

(KBBI) Kamus versi online/daring (dalam jaringan) diambil dari
http://kbbi.web.id/sekretaris.

21