1

Kedudukan Sekretaris Dalam

2
Organisasi, Etika Menelepon
dan Menerima Telepon

3
 D3 Administrasi Perkantoran
DISUSUN OLEH : KELOMPOK 3
1

SINDIA ANGGUN MAYLA

2 RELAN SALNIKA ALKURIZA
KURNIA WALIP PRATAMA
MIA DEVIRA
M.HAIKAL
3
 Daftar Isi
BAB 1 PENDAHULUAN BAB 2 PEMBAHASAN
1

2  Latar Belakang Masalah  Pengertian Sekretaris

 Identifikasi Masalah  Ruang Lingkup Sekretaris
 Rumusan Masalah  Peran dan Kedudukan Sekretaris
 Tujuan  Etika Bertelepon
3
 BAB 1 PENDAHULUAN
LATAR BELAKANG MASALAH
1

Organisasi merupakan sistem kerja sama yang dilakukan oleh sekelompok orang
untuk mencapai tujuan tertentu. Dalam rangka mencapai tujuan tersebut, agar dapat
tercipta kerjasama yang solid dan harmonis maka diperlukan komunikasi. Komunikasi
2 baik dalam lingkup intern maupun ekstern. Adapun pelaksanaan komunikasi dapat
ditempuh melalui alat bantu yang disebut telepon. Bagi seorang sekretaris telepon
merupakan alat pokok dalam menerima dan menyampaikan informasi dilingkup
intern maupun ekstern organisasi. Dengan telepon, seorang sekretaris dapat
menyampaikan dan menerima informasi dengan cepat. Dengan diterimanya
3
informasi yang cepat tersebut, organisasi cepat pula dalam menindaklanjuti informasi
yang disampaikan oleh sekretaris.
 IDENTIFIKASI MASALAH
o Dalam bertelepon sering timbul
gangguan teknis
o Sekretaris ketika sedang menerima atau
menelepon tidak memperhatikan etika
bertelepon
o Sekretaris menyalahgunakan telepon
untuk kepentingan pribadi.
o Sekretaris enggan menanyakan kembali
sesuatu yang kurang jelas kepada
penelepon.
TUJUAN
o Menambah kajian ilmu sekretaris
mengenai ruang lingkup tugas sekretaris
khususnya tentang etiket sekretaris dalam
melaksanakan tugas bertelepon.
o Sebagai proses pembelajaran untuk
mengetahui ruang lingkup tugas
sekretaris khususnya tentang etiket
sekretaris dalam melaksanakan tugas
bertelepon.
o Sebuah karya kecil yang diharapkan
mampu menambah pengetahuan bagi
pembaca.
 BAB 2
PEMBAHASAN
 PENGERTIAN SEKRETARIS RUANG LINGKUP SEKRETARIS

Kata sekretaris berasal dari Bahasa Latin

yaitu sectrum yang berarti rahasia. Kata
Tugas seorang sekretaris sangat kompleks
sekretaris juga ada dalam bahasa inggris,
sehingga sekretaris dituntut untuk gesit,
secretary yang berarti rahasia. Berdasarkan
cekatan dalam bekerja. Sekretaris
arti katanya,seorang sekretaris dihubungkan
dikelompokkan menjadi beberapa bagian :
dengan rahasia yaitu seorang yang dapat o Tugas Rutin
menjaga rahasia. Sekretaris adalah orang o Tugas Intruksi
yang mampu menyimpan rahasia. Sekretaris o Tugas Kreatif
juga harus dapat membantu pimpinan o Tugas untuk melakukan hubungan kerja
dalam pekerjaan kesekretarisan agar
sama
pimpinan dapat melaksanakan tugasnya
secara efektif.
 RUANG LINGKUP SEKRETARIS RUANG LINGKUP SEKRETARIS

Berdasarkan pendapat yang telah

Tugas sekretaris berdasarkan jenis pekerjaan:
o Tugas perkantoran dikemukakan di atas maka dapat disimpulkan
o Tugas resepsionis bahwa ruang lingkup tugas sekretaris sangat
o Tugas keuangan kompleks. Tugas - tugas sekretaris dapat
o Tugas social dilihat dari berbagai macam jenis tugas dan
o Tugas incidental bidangnya. Sehingga sekretaris tidak fokus
pada satu jenis tugas.
Dengan adanya tugas- tugas yang kompleks
Ruang lingkup sekretaris terbagi menjadi 3
tersebut, seorang sekretaris dituntut untuk
macam:
o Kelompok dalam bekerja secara cekatan, teliti, cermat dan
o Kelompok luar kerja keras. Disamping itu, seorang sekretaris
o Kelompok pribadi dalam mengerjakan tugas- tugas tersebut
harus dibarengi dengan etiket - etiket yang
melekat pada tugas yang digeluti.
 PERANAN ATAU KEDUDUKAN
SEKRETARIS
Peranan sekretaris adalah membantu kelancaran
kegiatan pimpinan terutama pada kegiatan
administrasi, hal ini harus dapat dipraktekkan
dalam melaksanakan setiap pekerjaannya. Sebagai
seorang sekretaris, cukup berat karena apapun
pekerjaan atasan yang berhubungan dengan
kegiatan mencapai tujuan perusahaan seorang
sekretaris harus membantunya.
PERANAN ATAU KEDUDUKAN
SEKRETARIS
beberapa peran dari seorang sekretaris,
yaitu:
o Sekretaris sebagai pelaksana
kesekretariatan.
o Sekretaris Sebagai pemegang rahasia.
o Sekretaris Sebagai pengelolah orang lain.
 ETIKA BERTELEPON
Etika adalah cara-cara sopan dan pantas dalam pergaulan hidup. Pengertian etika tersebut dapat dipahami, cara
bersikap seseorang yang sopan dan pantas dalam berinteraksi dengan orang lain. Etika dapat diterapkan pada kehidupan
sehari-hari seperti halnya etika bertelepon seorang sekretaris dalam organisasi. hal penting yang harus diperhatikan
sekretaris ialah menciptakan suasana menyenagkan. Suasana tersebut dapat tercipta apabila seorang sekretaris
menerapkan etika bertelepon.
1. Etika menerima telepon
Adapun etika menelepon ialah :
o Segera mengangkat telepon ketika berdering
o Memulai pembicaraan tidak dengan kata “halo” tetapi langsung mengucapkan salam baik “selamat
pagi atau selamat siang atau selamat sore” diikuti menyebutkan nama perusahaan.
o Menyapa penelepon dengan sebutan Bapak atau Ibu diikuti nama penelepon
o Menggunakan bahasa baku dengan kalimat yang sistematis dan lafal yang jelas serta tidak
menyinggung perasaan
o Berbicara dengan gaya bicara yang wajar dan dengan tempo yang sedang
o Tidak sambil makan, mengunyah permen karet, menggigit-gigit bolpoin, merokok dan berbicara
dengan orang ketiga
o Mendengarkan dan menanggapi pembicaraan dengan penuh perhatian
o Mencatat pesan dan mencatan nomor telepon apabila penelepon meninggalkan pesan
o Menyampaikan pesan atau menyambungkan telepon kepada orang yang tepat
o Meminta maaf jika melakukan kesalahan
o Mengakhiri pembicaraan dengan mengucapkan terima kasih dan mengucap salam, “selamat pagi
atau selamat siang atau selamat sore”.
o Meletakkan gagang telepon dengan pelan-pelan.
2. Etika menelepon
o Menyiapkan nomor telepon, informasi yang disampaikan dan catatan serta alat tulis yang diperlukan.
o Seorang sekretaris dalam menelepon dapat melalui dua cara:
• Pertama, dengan sambungan langsung yaitu sekretaris langsung memutar nomor telepon setelah
tersambung mengucapkan salam dan memperkenalkan diri serta menyebutkan nama perusahaan.
• Kedua, melalui operator telepon, sekretaris meminta operator untuk menyambungkan nomor
telepon yang dituju.
o Mengemukakan maksud menelepon.
o Apabila sekretaris menelepon berupa menyampaikan pesan pimpinan, langkah-langkah yang dapat
dilakukan sekretaris ialah: Mengucapkan salam, Memberikan identitas diri.
o Mengatakan bahwa sekretaris diminta oleh pimpinan untuk menyampaikan pesan kepada orang yang
dimaksud pimpinan.
o Mengakhiri pembicaraan dengan mengucapkan terima kasih dan mengucapkan salam
o Meletakkan gagang telepon dengan pelan-pelan.
THANK YOU