MAKALAH

PERANAN STAF DALAM ORGANISASI

KELOMPOK 1 :

1. DELVIN YORI NOVEALDI (05011281924043)

2. DEVA YOLANDA SIBURIAN (05011181924021)
3. DIKI FIRMANSYAH (05011181924003)
4. DYAH AYU MUZALIFAH (05011281924071)
5. GUSTI RAHMA DIANTI (05011281924053)
6. SEKAR ANINDIA MIRANTI (05011281924067)
7. ZUMRATUL AINI (05011181924205)
8. WILFRIDUS P B SINAGA (05011281924193)

PROGRAM STUDI AGRIBISNIS

JURUSAN SOSIAL EKONOMI

FAKULTAS PERTANIAN

UNIVERSITAS SRIWIJAYA

INDRALAYA

2021
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Kuasa atas segala limpahan
Rahmat, Inayah, Taufik dan Hidayahnya sehingga saya dapat menyelesaikan
penyusunan makalah ini dalam bentuk maupun isinya yang sangat sederhana.
Semoga makalah ini dapat dipergunakan sebagai salah satu acuan, petunjuk
maupun pedoman bagi pembaca.

Harapan saya semoga makalah ini membantu menambah pengetahuan dan

pengalaman bagi para pembaca, sehingga saya dapat memperbaiki bentuk maupun
isi makalah ini sehingga kedepannya dapat lebih baik.

Makalah ini kami akui masih banyak kekurangan karena pengalaman yang
saya miliki sangat kurang. Oleh kerena itu saya harapkan kepada para pembaca
untuk memberikan masukan-masukan yang bersifat membangun untuk
kesempurnaan makalah ini.

Kayuagung, 28 maret 2021.

Penulis

ii
UNIVERSITAS SRIWIJAYA
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL........................................................................................i
KATA PENGANTAR......................................................................................ii
DAFTAR ISI....................................................................................................iii
BAB I PENDAHULUAN.................................................................................1
1.1 Latar Belakang..........................................................................1
1.2 Rumusan Masalah.....................................................................1
1.3 Tujuan.......................................................................................1
BAB II PEMBAHASAN..................................................................................2
2.1 Pengertian Staf..........................................................................2
2.2 Pentingnya Staf.........................................................................2
2.3 Persyaratan Staf Orgnisasi yang Baik.......................................3
2.4 Fungsi Staf................................................................................3
2.5 Wewenang Staf.........................................................................4
2.6 Tugas Staf..................................................................................4
2.7 Tanggung Jawab Staf................................................................4
2.8 Jenis Staf Dalam Organisasi......................................................5
2.9 Kepuasan Staf............................................................................6
2.10 Motivasi Staf............................................................................7
2.11 Macam-Macam Staf.................................................................10
2.12 Tipe-Tipe Staf Dalam Organisasi.............................................11
2.13 Pola Komunikasi Pimpinan dan Staf .......................................13
2.14 Arus Komunikasi Pimpinan dan Staf.......................................15
2.15 Hambatan Komunikasi Antara Staf dan Atasan.......................16
DAFTAR PUSTAKA.......................................................................................20
LAMPIRAN FOTO ANGGOTA KELOMPOK..............................................21

iii
UNIVERSITAS SRIWIJAYA
iv
UNIVERSITAS SRIWIJAYA
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Peran karyawan sebagai sumber daya manusia yang sangat dibutuhkan
untuk menentukan kesuksesan berdirinya suatu perusahaan. Karyawan atau
human capital menjadi sangat penting karena dapat menghasilkan nilai tambahan
untuk perusahaan. Maka peran dan fungsi seorang karyawan bertujuan untuk
membantu memperlancar produktivitas dan memaksimalkan kinerja serta
memanfatkan waktu secara efektif (Lukman, 2012). Pembagian kerja yang sesuai
agar fungsi, wewenang, dan tanggung jawab staf menjadi jelas, baik pada staf
Umum maupun staf khusus.
Di samping itu perlu pula adanya perekrutan staf yang memenuhi
persyaratan sebagai staf yang baik, seperti: memahami visi dan misi organisasi,
memiliki wawasan yang luas, berpikir sistemik, menguasai berbagai teknik
pemecahan masalah, memiliki human skill yang baik, memiliki kemampuan
teknis di bidangnya serta memiliki integritas dan etika kerja dalam upaya
meningkatkan pelaksanaan tugas pimpinan dalam sebuah organisasi baik lini
(jalur) dan staf (Line and Staf Organization) (Sobirin, 2014).
1.2. Rumusan Masalah
1. Apa tugas-tugas seorang staf?
2. Bagaimana kualifikasi seorang staf?
3. Apa jenis-jenis staf?
4. Bagaimana kepuasan dan motivasi staf dalam organisasi?
1.3. Tujuan
Adapun Tujuan dari penulisan makalah ini sebagai berikut :
1. Untuk Mengetahui tuga-tugas seorang staf.
2. Untuk Mengetahui kualifikasi seorang staf.
3. Untuk mengetahui jenis-jenis staf.
4. Untuk mengetahui kepuasan dan motivasi staf dalam organisasi.

1
UNIVERSITAS SRIWIJAYA
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1. Pengertian Staf

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, staf mempunyai beberapa arti,
sekelompok orang yang bekerja sama membantu seorang ketua dalam mengelola
sesuatu. Bagian organisasi yang tidak mempunyai hak memberikan perintah,
tetapi mempunyai hak membantu pimpinan, memberikan nasihat dan sebagainya.
2.2. Pentingnya Staf
Pekerjaan seorang pimpinan organisasi merupakan pekerjaan yang berat,
menyita banyak waktu dan pikiran serta hampir dapat dikatakan bahwa
pekerjaannya tak mengenal istilah selesai. Pada dasarnya tugas pokok setiap
pimpinan pada organisasi apapun adalah terwujudnya pencapaian tujuan
organisasi yang dipimpinnya. Tujuan tersebut dapat dikelompokkan menurut
tingkatannya, yaitu: Tujuan Stratejik (Strategic Goal), Tujuan Operatif (Operative
Goal) dan tujuan/sasaran operasional (Operational Objective). Pencapaian tujuan-
tujuan tersebut menjadi tugas dari setiap pimpinan sesuai dengan jenjangnya.
Pimpinan Tingkat Atas (Top Manager) atau Eksekutif mempuyai tanggung jawab
dalam pencapaian tujuan strategic, Pimpinan Madya (Midle manager) atau
manajer untuk pencapaian tujuan operatif dan pimpinan pelaksana (Lower
manager) atau Supervisor untuk pencapaian sasaran operasional. Dalam
perkembangan dunia yang dinamis, penuh perubahan dan perubahan tugas
pimpinan tersebut semakin tinggi dengan berkembangnya organisasi modern yang
ciri-cirinya menurut Siagian (1996:34) antara lain adalah:
a. Bentuk dan strukturnya semakin kompleks
b. Semakin besarnya organisasi ditinjau dari jumlah tenaga yang dipekerjakan
dan biaya yang dipergunakan;
c. Semakin rumitnya dan beraneka ragamnya alat-alat serta sarana yang
dipergunakan di dalam dan oleh organisasi yang bersangkutan;

2
UNIVERSITAS SRIWIJAYA
 d. Semakin cepatnya cara bekerja sebagai pengaruh langsung dari pada
kemajuan yang diperoleh dalam bidang ilmu pengetahuan dan teknologi seperti
terbukti dengan semakin cepatnya pengolahan
data mempergunakan komputer; dengan
e. Semakin terbatasnya sumber-sumber yang dapat digali dan dimanfaatkan;
f. Semakin perlunya orientasi kepada efisiensi;
g.Semakin meningkatnya kesadaran bahwa pada analisa terakhir, faktor
manusialah yang akan menentukan berhasil tidaknya organisasi mencapai
tujuan.
Fungsi utama telaahan staf adalah meringankan beban pekerjaan pimpinan
terutama
2.3. Persyaratan Staf Organisasi yang Baik
Menurut Sobirin, et al (2014) seorang staf organisasi untuk dapat melakukan
peranan, fungsi, wewenang dan tugas dengan sebaik-baiknya, staf tersebut
dituntut untuk memiliki beberapa persyaratan, yang diantaranya adalah:
a. Memahami visi dan misi organisasi;
b. Memiliki wawasan yang luas;
c. Berpikir sistemik;
d. Menguasai berbagai teknik pemecahan masalah;
e. Memiliki human skill yang baik;
f. Memiliki kemampuan teknis di bidangnya;
g. Memiliki etika kerja yang baik;
h. Memiliki integritas.
2.4. Fungsi Staf
Fungsi utama dari staf adalah meringankan beban pekerjaan pimpinan
terutama dalam pemecahan masalah dan pengambilan keputusan dalam
organisasi. Seorang staf perlu untuk membantu pimpinan dalam mencari jalan
tengah dan menemukan penyelesaian dari suatu masalah. Staf juga dapat
memberikan pengaruh ketika pengambilan keputusan, konsep kerja dan evaluasi.
Serta staf dapat membantu untuk melancarkan alur kegiatan organisasi.

3
UNIVERSITAS SRIWIJAYA
2.5. Wewenang Staf
a. Membantu pimpinan dalam pelaksanaan tugas/fungsi yang melekat:
1. Forecasting: memberikan perkiraan keadaan di masa depan.
2. Planning: hasil dan alternatif tindakan yang dipilih.
3. Organizing: pengaturan tugas dan pemberian kemudahan tenaga dan
material), koordinasi untuk mewujudkan hubungan kerja yang efektif.
4. Controlling: agar semua tindakan sesuai kebijaksanaan. Dalam bentuk
saran, pertimbangan, pemikiran yang dituangkan dalam berbagai bentuk.
b. Telaahan staf (dalam bidang FPOC);
c. Rencana kerja, juklak, evaluasi staf tentang penyelesaian proyek dan proyeksi-
proyeksi tentang keadaan masa depan
d. Membantu pimpinan dalam bentuk pemberian fasilitas (tenaga, material,
pembiayaan dan ketata usahaan).
2.6. Tugas Staf
a. Mengikuti perkembangan keadaan secara terus-menerus dan
memperhatikan akibat-akibat atau pengaruh-pengaruh dari keadaan itu
terhadap pelaksanaan tugas pokok.
b. Mengumpulkan, mengestimasikan dan mengolah bahan-bahan mengenai
atau yang berhubungan dengan tugas pokok.
c. Diminta atau tidak diminta membuat perkiraan keadaan (kirka) dan
memberikan saran-saran atau pertimbangan-pertimbangan tepat pada
waktunya kepada pimpinan sebagai bahan untuk menentukan
kebijaksanaan atau mengambil keputusan.
d. Menempa kebijaksanaan atau keputusan pimpinan dalam bentuk-bentuk
tertentu dan menyampaikannya kepada yang berkepentingan untuk
dilaksanakan seperti peraturan, keputusan, intruksi, dll. Melakukan
koordinasi dan pengawasan.
2.7. Tanggung Jawab Staf
Tanggung jawab staf yaitu untuk melakukan kewajiban-kewajibannya serta
yang dibebankan kepadanya sebagai akibat dari wewenang yang diterima atau
dimilikinya. Tanggung jawab tersebut tercipta oleh adanya penerimaan
wewenang.

4
UNIVERSITAS SRIWIJAYA
 Staf tugasnya memberi layanan dan nasehat kepada manajer dalam
pelaksanaan suatu kegiatan. Staf di dalam melaksanakan fungsinya tidak secara
langsung terlibat dalam kegiatan utama perusahaan atau organisasi. Tugas yang
dilakukan oleh ini merupakan tugas-tugas pokok dari suatu organisasi atau
perusahaan.
2.8. Jenis Staf dalam Organisasi
Jenis Staf diantaranya yaitu:
1. Staf khusus,
staf ini memiliki tugas untuk memberikan saran, konsultasi, bantuan
serta melayani seluruh lini dan unsur organisasi. sifat khusus staf spesialis
yaitu: terbatas dalam pemberian masihat dan bantuan serta tidak
mempunyai kekuasaan terhadap elemen-elemen dalam organisasi., nasihat
dan bantuannya diberikan kepada seluruh bagian dan seksi. nasihat dan
bantuannya hanya untuk lapangan tertentu.
2. Staf pribadi
memiliki tugas memberikan saran, bantuan, dan jasa kepada manajer.
staf ini sering di sebut asisten yang mempunyai tugas bermaca-macam
untuk satu atasan dan biasanya bersifat generalis. umumnya ini
diperbantukan manajer tingkat tinggi (top manajer). staf pribadi ini dibagi
menjadi dua, yaitu : a) staf asistens, disebut juga asisten manajer atau
asisten director yang berposisi sebagai lini atau hubungan lini, yaitu
hubungan orang-orang dan komponen-komponen yang bertanggung jawab
atas tercapainya tujuan perusahaan serta mempunyai wewenang
mengambil keputusan akhir atau terakhir mengenai hal yang berhubungan
dengan tujuan. staf asisten ini meliputi: Asisten to dan Executive
assintants memberi bantuan kepada pucuk pimpinan dalam suatu tugas
pimpinan tertentu dan memberikan segala hal yang di perlukan.
Administrative assistants memberikan layanan kepada seorang pimpinan
dalam soal kecil administrasi. Special assistants memberikan layanan
dalam bidang keahliannya kepada pimpinan. b) line assistant yaitu
assistant yang berada pada masing-masing fungsional yang ada dalam

5
UNIVERSITAS SRIWIJAYA
 perusahaan, dan dia memberikan nasehat dan bantuannya pada bidang
menurut fungsinya.
2.9. Kepuasan Staf
Sebuah perkembangan organisasi atau perusahaan sangat bergantung pada
staf didalamnya.Kepuasan kerja staf organisasi berpacu kepada hal positif yang
dimiliki staf perusahaan itusendiri ketika menjalankan pekerjaannya. Para Staf
diharapkan dapat mencapai tujuan-tujuanyang telah ditetapkan oleh suatu
organisasi atau perusahaan melalui pemuasan kerja.Pendapat dari Martoyo
(2000:132) “Kepuasan kerja merupakan sebuah keadaan emosionalkaryawan
yang terjadi ataupun tidak terjadi titik temu antara nilai balas yang memang
diinginkan oleh karyawan yang berkaitan. Balas jasa karyawan ini, berupa
finansial maupun nonfinansial.”
Sinergi dari aspek psikologis, aspek fisiologis danlingkungan sehingga
membuat individumenyukai pekerjaan yang dilakukannya dapat dibilang
kepuasan kerja. Sikap positif padasebuah pekerjaan akan tercipta saat seorang
individu mempunyai tingkat kepuasan dalampekerjaan yang tinggi. Sebaliknya
jika tidak memilikinya kepuasan kerja dapat berdampakdengan adanya sikap
negatif pada pekerjaannya. Lingkungan kerja yang kondusif bisa terciptaketika
adanya kepuasan kerja.
Menurut Hasibuan, Melayu S.P (2001:203), ada beberapa faktor yang
dapat menciptakan efekpada kepuasan kerja yaitu antara lain:
1. Feedback yang layak dan adil
Sebuah feedback dampaknya bagi karyawan dapat berupa kompensasi,
berupapendapatan uang, baik secara langsung ataupun tidak langsung yang
diterima olehkaryawan sebagai imbalan atas jasa yang telah diberikan
kepada perusahaan atauorganisasi.
2. Berat ringannya pekerjaan
Berat dan ringan suatu pekerjaan yang diberikan kepada karyawan
tergantung padapandangan karyawan terhadap pekerjaan yang ia terima.
Perusahaan atau organisasisudah selayaknya memandang bahwa karyawan
merupakan aset berharga dan tidakboleh diperlakukan sebagai mesin.
3. Suasana kerja

6
UNIVERSITAS SRIWIJAYA
 Lingkungan dan suasana pekerjaan yang sesuai dan nyaman dapat
meningkatkanproduktifitas karyawan dalam bekerja. Perusahaan yang baik
biasanya membentuksuasana kekeluargaan dalam lingkungan kerjanya
sehingga membuat karyawannyauntuk lebih mudah dalam bekerjasama.
5. Peralatan yang menunjang
Fasilitas yang dapat membantu serta memudahkan karyawan untuk
menyelesaikanpekerjaannya harus diperhatikan dengan semaksimal
mungkin oleh perusahaan mulaidari kemudahan dalam mengoperasikan
peralatannya, ergonomis, efisiensi, dan efektivitas bagi alur pekerjaan.
6. Sikap pimpinan
Setiap anggota tentunya memiliki seorang leader atau sosok pemimpin
yang tugasnya mengkoordinasi dan bertanggung jawab dengan peran vital
dalam menuntun agar dapatmencapai tujuan. Walaupun pimpinan bertugas
untuk memimpin bawahannya,pimpinan juga harus meluangkan untuk
memberikan karyawannya kesempatan untukmengambil keputusan
sehingga karyawan terlatih untuk menyampaikan pendapat,gagasan serta
ide pokok demi keberhasilan perusahaan
7. Penempatan sesuai keahlian
Bagi setiap seorang karyawan sudah seharusnya sesuai bekerja sesuai
dengankemampuan dan minat bakatnya. Penempatan pekerjaan yang tepat
dapat menciptakanstaf yang mampu bekerja lebih efektif hingga mampu
mengimplementasikan teori sertakonsep yang dimilikinya sehingga tidak
merasa terbebani oleh pekerjaannya.
2.10. Motivasi Staf
Pendapat dari Koontz (1990:115), "Motivasi orang bergantung pada kuat
lemahnya motifdirinya. Motif yang berarti sebuah keadaan pada diri seseorang
yang mendorong dan
mengaktifkan, menggerakkan dan menyalurkan perilaku kearah sebuah tujuan.”
Sedangkan menurut As’ad (1995:45) “Motivasi diartikan sebagai
istilah dorongan. Dorongan atau tenagatersebut adalah jiwa dan jasmani untuk
melakukan sesuatu demi mencapai tujuan, sehinggamotivasi merupakan sebuah

7
UNIVERSITAS SRIWIJAYA
driving force yang menggerakkan hidup manusia untuk dapat bertingkah laku
yang didalam pebuatannya itu mempunyai tujuan tertentu.”
Dapat disimpulkan dari opini diatas jika nilai dan sikap yang
mempengaruhi sebuah individuuntuk mencapai suatu hal yang sesuai dengan
keinginan dan tujuannya dikatakan sebagai motivasi. Nilai tersebut dapat menjadi
faktor pendorong dan menjadi kekuatan tersendiri bagiindividu agar berperilaku
mencapai suatu target. Sumber motivasi dibagi menjadi 2 yaitu internal dan
eksternal:
1. Sumber motivasi Internal
Motivasi yang berasal dari dalam individu seseorang disebut motivasi
internal. Motivasi akanmemiliki dampak kepada hasil kerja karyawan
jika karyawan tersebut memiliki motivasi dalamdirinya. Maka dari itu,
peran motivasi internal sangat vital dalam alur melahirkan sebuahprestasi
yang baik. Sumber-sumber motivasi internal bisa berupa:
a. Tugas sesuai minat
Tugas dan pekerjaan yang sesuai minat dari sang staf dapat terlihat
saat pekerjaanseorang karyawan dianggap menyenangkan, terlepas
dari tekanan yang berlebihan,menjadikannya rendah kerumitan dalam
melaksanakan tugas pokoknya. Dan pekerjaan kompleks dan beratpun
akan tetap membuat karyawan senang jika dikerjakan dalamsuasana
kerja yang mendukung serta dengan sinergi kerjasama yang bagus.
b. Tugas yang menarik
Karyawan akan merasa tidak terbebani jika pekerjaan yang diberikan
atasannya sesuaidengan latar belakang, pendidikan, potensi,
kemampuan, maupun minat yangdimilikinya. Hal itu dapat membuat
pekerjaan yang dijalani lebih menarik sebab telahdipahami dan
dikenal dengan baik sebelumnya.
c. Tugas yang menantang
Selain tugas yang menyenangkan penyebab timbulnya motivasi kerja
ada yang bernamapekerjaan menantang untuk mencapai prestasi dan
bisa menjadi sebuah motivasi.Tantangan didalam sebuah pekerjaan

8
UNIVERSITAS SRIWIJAYA
 bisa melahirkan sebuah motivasi agar lebihberprestasi secara jujur dan
sehat melalui sebuah kompetensi.

2. Sumber motivasi eksternal

Nama lain dari motivasi eksternal adalah kekuatan yang muncul dari
dalam diri seorangindividu yang terpancing oleh faktor-faktor eksternal
seperti hal-hal dalam pekerjaan yaitu gajipekerjaan, suasana kerja dan
kebijaksanaan dalam sebuah organisasi atau perusahaan jugapekerjaan-
pekerjaan yang memiliki hal-hal yang bersangkutan dengan kesempatan
untukmengembangkan dirinya, mendapatkan sebuah penghargaan dan
kepercayaan untuk tanggung jawab yang lebih. Sumber- sumber motivasi
eksternal bisa berupa dari:
1. Gaji dan Upah
Pemberian upah atau gaji merupakan hal yang mendasar sebagai cara
memenuhikebutuhan hidup pegawai. Jika tanpa upah atau gaji yang
sepadan, maka staf akansulit dan tertahan untuk berkontribusi secara
maksimal dalam menjalankan alurkehidupan organisasi
atau perusahaannya
2. Lingkungan dan Kondisi Kerja
Perasaan senang dan ikhlas saat bekerja dalam lingkungan perusahaan
difaktorkanoleh kondisi kerja, yang bersifat fisik atau materi ataupun
yang bersifat psikis ataunon materi. Kondisi kerja fisik mencakup
sarana prasarana seperti luas suaturuangan, tata letak
kantor, perlengkapan dan peralatan kantor dan sebagainya. Danfaktor
psikis adalah hubungan antar anggota organisasi seperti dengan
atasan,bawahan serta dengan sesama.
3. Bonus
Diluar pemberian upah dan gaji, Bonus dapat dijadikan sebagai cara
meningkatkanmotivasi para staf. Bonus diterima menjadikan tanda
terima kasih atas kerjakerasnya dan dorongan untuk konsisten untuk
bekerja produktif. Bonus bisa berupauang atau juga bisa berbentuk
saham perusahaan.

9
UNIVERSITAS SRIWIJAYA
 4. Manfaat
Manfaat adalah salah satu sumber motivasi eksternal. Manfaat
merupakan bentukdari non finansial seperti rencana pensiun, jaminan
kesehatan, jaminan kecacatan,asuransi jiwa dan cuti. Ini bisa menjadi
faktor pendorong motivasi dari seorang stafsebagai pertimbangan
untuk dirinya agar dapat bekerja dengan produktif.
5. Supervisi yang baik
Kegiatan menilai dan mengamati serta membantu karyawan untuk
bekerja lebihproduktif sehingga dapat secara konsisten melakukan
evolusi, perbaikan,penyempurnaan dalam keterampilan bekerjanya
yang disebut sebagai supervisiyang baik.

2.11. Macam-macam Staf

Pada dasarnya staf dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu:
A. Staf Penasihat
Dalam hal ini staf penasihat bisa juga disebut sebagai staf
pertimbangan. Fungsi utama staf penasihat ialah, sebagai pemikir bagi
pimpinan, melakukan kegiatan-kegiatan berdasarkan keahlian yang
dimilikinya. Dan juga staf penasihat berhak memberikan saran–saran
kepada pimpinan terhadap yang menjadi tugas dan tanggung jawab
pimpinan. Dalam hal ini dari staf penasihat dapat dikembangkan menjadi
beberapa staf lain, antara lain ialah:
a) Staf perencanaan (planning staff ) yang bertugas memberikan saran-saran
dalam penyusunan sebuah rencana, baik rencana pengembangan
organisasi, maupun rencana penetapan suatu kebijaksanaan.
b) Staf peengorganisasian (organization staff ) yang bertugas memberikan
saran dalam bidang organisasi dan pengorganisasian.
c) Staf pembinaan (motivating staff ) yang bertugas memberikan saran
mengenai metode dan system pembinaan dan pengembangan pegawai.
d) Staf pengawasan (controlling staff ) bertugas memberikan saran kepada
manajer tentang pelaksanaan dan mekanisme system pengawasan yang
efektif.

10
UNIVERSITAS SRIWIJAYA
 e) Staf pengambilan keputusan (decision making staff ) yang bertugas
memberikan saran-saran, dan mempersiapkan data-data yang diperlukan
untuk pembuatan keputusan.

B. Staf Pelayanan
Staf pelayanan mempunyai beberapa istilah, seperti service staff, auxiliary
staff, housekeeping staff, dan ada pula yang menyebutnya dengan special
staff. Fungsi utama staf pelayanan adalah membantu pimpinan dalam
melancarkan tugas-tugas organisasi, dengan memberikan pelayanan yang
sebaik-baiknya, tetapi staf pelayanan tidak mempunyai kapasitas dalam
memberikan saran atau pertimbangan.
Organisasi bentuk lini dan staf dikelompokkan menjadi dua tenaga kerja,
kelompok pertama tugas utamanya bersifat menerjemahkan tugas pokok
menjadi aktivitas, sedangkan kelompok yang lainnya bertugas melakukan
kegiatan-kegiatan penunjang demi lancarnya roda organisasi dan mekanisme
kerjasama yang harmonis, baik secara kuantitatif, amupun kualitatif. Kedua
kelompok ini mempunyai peranan penting dalam merelaisasi tujuan
organisasi secara efektif dan efesien.
Semakin tinggi kedudukan seseorang dalam organisasi maka semakin
besar keputusan yang diambilnya meskipun sering bobot dari keputusan
tersebut bersifat umum dan kualitatif. Top management dalam organisasi
mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk mengambil keputusan yang
bersifat menyeluruh dalam arti bahwa keputusannya akan mempunyai
implikasi yang luas terhadap seluruh organisasi. Lower management biasanya
membuat keputusan-keputusan yang terbatas kepada unit organisasi yang
dipimpinnya.
2.12. Tipe-tipe Staf dalam Organisasi
1) Organisasi Garis (Line Organization)
Organisasi Garis adalah tipe organisasi yang tertua dan paling sederhana.
Dalam organisasi garis, tugas-tugas perencanaan, pengendalian dan
pengawasan berada satu tangan garis kewenangan (line authority) langsung
dari pimpinan kepada bawahan. Ciri-ciri organisasi garis adalah:

11
UNIVERSITAS SRIWIJAYA
  Tujuan organisasi masih sederhana
 Organisasinya kecil
 Jumlah karyawannya sedikit
 Pemimpin dan semua karyawan saling mengenal dan dapat
berhubungan setiap hari kerja
 Hubungan antara pimpinan dan karyawan bersifat langsung
 Tingkat spesialisasi begitu juga alat-alat yang diperlukan tidak begitu
tinggi dan tidak beraneka ragam
2) Organisasi Garis dan Staf (Line and Staff Organization)
Tipe organisasi garis dan staf pada umumnya digunakan untuk
organsasi yang besar. Daerah kerjanya luas dan mempunyai bidang-bidang
tugas yang beraneka ragam serta rumit. Bentuk ini diciptakan oleh Harrington
Emerson.
Ciri-ciri organisasi garis dan staf adalah :.
a) Organisasinya besar dan bersifat kompleks
b) Jumlah karyawan banyak
c) Daerah kerjanya luas
d) Hubungan kerja yang bersifat langsung tidak mungkin lagi
e) Pimpinan begitu pula sesama karyawan tidak lagi semuanya saling
mengenal
f) Spesialisasi yang beraneka ragam diperlukan dan digunakan secara
maksimal.
3) Organisasi Fungsional (Functional Organization)
Pada umumnya yang dimaksud dengan organisasi fungsional adalah yang
disusun berdasarkan sifat dan macam-macam fungsi yang harus dilaksanakan.
Ciri-ciri organisasi fungsional antara lain adalah:
 Pembidangan tugas secara tegas dan jelas dapat dibedakan.
Dalam melaksanakan tugas tidak banyak memerlukan
koordinasi terutama pada tingkat pelaksanaan bawahan karena bidang
tugasnya sudah tegas dan jelas digariskan. Dalam organisasi
fungsional, koordinasi dititikberatkan pada eselon atasan
 Pembagian unit-unit organisasi didasarkan pada spesialisasi tugas

12
UNIVERSITAS SRIWIJAYA
 Para direktur mempunyai wewenang komando terhadap unit-
unit yang berada dibawahnya atas namanya sendiri, tidak perlu atas
nama direktur utama. Organisasi fungsional pada umumnya digunakan
dalam perusahaan-perusahaan yang pembidang tugasnya dapat
digriskan secara tegas, umpamanya unit produksi, unit pemasaran,
unit keuangan, dan lain-lain yang walaupun saling bersangkut-paut
namun bidang kegiatannya jelas berbeda. Bentuk ini dikembangkan
oleh FW Taylor.
4) Organisasi Panitia (Commit Organization).
Tipe organisasi panitia pada umumnya dibentuk dalam waktu
yang terbatas untuk melaksanakan tugas-tugas tertentu,
Ciri-ciri organisasi panitia antara lain adalah:
 Tugasnya tertentu dan jangka waktu berlakunya terbatas
 Seluruh unsur pimpinan duduk dalam panitia baik sebagai ketua
maupun sebagai anggota
 Tugas kepemimpinan dilaksanakan secara kolektif, oleh sebab itu
tanggung jawabpun secara kolektif pula
 Semua anggota pimpinan mempunyai hak, wewenang dan
tanggung jawab yang pada umumnya sama
 Para pelaksana dikelompokkan menurut bidang dan tugas tertentun
yang harus dilaksanakan dalam bentuk tugas (task force)
2.13 Pola Komunikasi Pimpinan dan Staf
Secara leksikal, kata pola diartikan sebagai gambar yang dipakai untuk
contoh, model, sistem, cara kerja. Dan dalam konteks ini, pola komunikasi
pemimpin dipahami sebagai model komunikasi pemimpin.Hal ini tentu
berkaitan juga dengan pola komunikasi formal dalam organisasi yaitu down-
wards, upwards, Horizontal, cross communicaion.Salah satu model
komunikasi yaitu: Model Scraumm. Pada model ini komunikator melakukan
fungsi encoder, interpreter, dan decoder; demikian Pula halnya dengan
komunikan. Pesan-pesan yang disampaikan berupa lambang verbal dan non
verbal.

13
UNIVERSITAS SRIWIJAYA
 Komunikasi antara pemimpin dan staf berlangsung dalam sebuag
bundaran komunikasi.Bundaran komunikasi ini terdiri beberapa bagian yaitu :
Source : penyampai pesan, dalam hal ini adalah pemimpin
Receiver : penerima pesan, dalam hal ini adalah karyawan
Encoder : proses penyandian pesan
Decoder : Proses pemaknaan terhadap pesan.
Message : pesan yang disampaikan/diterima, berupa lambang verbal dan non
verbal.
Hubungan antar karyawan dicirikan melalui 7 kondisi:
1. Keyakinan dan kepercayaan antara karyawan dan atasan
2. Informasi yang jujur dan transparan bebas mengalir ke atas seperti informasi
yang menyatakan bagaimana perasaan dan pikiran bawahan
mengenai pekerjaan, teman sekerja dan organisasi atau perusahaan; bebas
mengalir ke bawah seperti informasi dari pemimpin atau atasan tentang
suatu kebijakan suatu perusahaan; bebas mengalir kesamping seperti
keterbukaan di antara karyawan dalam mengkoordinasi tugas-tugas, membagi
informasi untuk perencanaan dan aktivitas organisasi..
3. Status dan partisipasi yang memuaskan untuk setiap orang melalui peng-
hargaan yang diberikan karena tingkat prestasi yang dimiliki dan keterlibatan
para karyawan dalam membuat suatu kebijakan.
4. Kontuinitas kerja tanpa perselisihan, karena dalam melakukan pekerjaan para
karyawan menginginkan bekerja dengan tenang sehingga kerjasama yang
baik diperlukan di dalam melakukan segala kegiatan.
5. Keberhasilan usaha yakni tujuan yang diinginkan dapat tercapai
6. Optimisme tentang masa depan; adanya keyakinan akan masa depan yang
diperoleh di dalam suatu organisasi atau perusahaan.
7. Lingkungan kerja tanpa perselisihan.Kohesivitas di dalam organisasi penting
dilakukan agar dapat tercapai tujuan yang diinginkan dalam suatu perusahaan.
Peningkatan kohesivitas karyawan dapat terlihat dari kinerja yang baik dari
karyawan, produktif, adanya kepuasan, solidaritas yang tinggi, dan
keberhasilan

14
UNIVERSITAS SRIWIJAYA
2.14 Arus komunikasi Pimpinan dan Staf
1. Keterbukaan
Kurangnya sifat terbuka di antara pimpinan dan karyawan akan
menyebabkan pemblokan atau tidak mau menyampaikan pesan dan gangguan
dalam pesan. Umumnya para pimpinan tidak begitu memperhatikan arus
komunikasi ke bawah. Pimpinan mau memberikan informasi ke bawah bila
mereka merasa bahwa pesan itu penting bagi penyelesaian tugas. Tetapi apabila
suatu pesan tidak relevan dengan tugas pesan tersebut tetap dipegangnya.
Misalnya seorang pimpinan akan mengirimkan pesan memotivasi karyawan guna
penyempurnaan produksi, tetapi tidak mau mendiskusikan kebijakan baru dalam
mengatasi masalah-masalah organisasi.
2. Kepercayaan pada pesan tulisan
Kebanyakan para pimpinan lebih percaya pada pesan tulisan dan metode
difusi yang menggunakan alat-alat elektronik daripada pesan yang disampaikan
secara lisan dengan tatap muka. Hal ini menjadikan pimpinan lebih banyak
menyampaikan pesan secara tertulis berupa buletin,manual yang mahal-mahal,dan
film sebagai pengganti kontak personal secara tatap muka antaraatasan dan
bawahan.
3. Pesan yang berlebihan
Karena banyaknya pesan-pesan dikirimkan secara tertulis maka karyawan
dibebani dengan memo-memo, buletin, surat-surat pengumuman, majalah dan
pernyataan kebijaksanaan, sehingga banyak sekali pesan-pesan yang harus dibaca
oleh karyawan. Reaksi karyawan terhadap pesan tersebut biasanya cenderung
untuk tidak membacanya. Banyak karyawan hanya membaca pesan-pesan tertentu
yang di anggap penting bagi dirinya dan yang lain dibiarkan saja tidak dibaca.
4. Timing
Timing atau ketepatan waktu pengiriman pesan mempengaruhi komunikasi ke
bawah. Pimpinan hendaklah mempertimbangkan saat yang tepat bagi pengiriman
pesan dan dampak yang potensial kepada tingkah laku karyawan. Pesan
seharusnya dikirimkan kebawah pada saat saling menguntungkan kepada kedua
belah pihak yaitu pimpinan dan karyawan.Tetapi bila pesan yang dikirimkan

15
UNIVERSITAS SRIWIJAYA
tesebut tidak pada saat dibutuhkan maka mungkin akan mempengaruhi kepada
efektifitasnya.
5. Penyaringan
Pesan-pesan yang dikirimkan kepada bawahan tidaklah semuanya diterima
mereka. Tetapi mereka saring mana yang mereka perlukan. Penyaringan pesan ini
dapat disebabkan oleh bermacam-macam faktor di antarnya perbedaan persepsi di
antara karyawan, jumlah mata rantai dalam jaringan komunikasi dan perasaan
kurang percaya kepada supervisor.

2.15 Hambatan Komunikasi Antara Staff Dan Atasan

 Keterbatasan Informasi
Keterbatasan informasi ini merupakan suatu hambatan yang terjadi
ketika pimpinan tidak mengerti seberapa banyak karyawan paham akan
informasi yang disampaikan. Hal ini ditandai dengan karyawan menyatakan
telah mengerti maksud pesan yang disampaikan oleh H, namun tindakannya
tidak menunjukkan bahwa dirinya benar-benar mengerti instruksi atau pesan
yang disampaikan oleh H. Keterbatasan informasi ini terjadi akibat
pimpinan memberikan pesan atau perintah kepada karyawan secara singkat
dan tanpa disertai penjelasan secara rinci. Padahal cara berpikir dan
pengetahuan yang dimiliki pimpinan dan karyawan belum tentu sama.
Akibatnya, karyawan menjadi tidak paham akan informasi yang
disampaikan.
 Karyawan Tidak Memiliki Kesadaran untuk Mengakses Informasi
Dalam hal ini, karyawan tidak memiliki kesadaran untuk bertanya
dan berusaha mencari tahu maksud pesan yang disampaikan oleh pimpinan
ketika ada pesan yang tidak dimengerti. Karyawan tidak memiliki inisiatif
untuk bertanya kepada pimpinan yang merupakan sumber pesan. Karyawan
cenderung diam lalu menafsirkan pesan dengan persepsinya sendiri ketika
ada hal-hal yang tidak dimengerti sehingga karyawan melakukan kesalahan
akibat tidak benar-benar mengerti pesan yang disampaikan. Tipe pesan yang
disampaikan oleh pimpinan adalah pesan mengenai instruksi dalam
melakukan pekerjaan. Bertanya adalah sesuatu hal yang penting untuk

16
UNIVERSITAS SRIWIJAYA
 meminimalisasi hambatan komunikasi ke bawah antara pimpinan dan
karyawan.
 Respon Pasif Manajemen
Respon pasif manajemen ini dapat dilihat dari ciri khas komunikasi
nonverbal pimpinan melalui kepribadian pimpinan yang pendiam, tidak
banyak bicara, dan jarang tersenyum. Respon pasif ini menyebabkan
sebagian besar karyawan enggan bertanya atau berinteraksi dengan
pimpinannya karena karyawan tidak bisa membedakan apakah suasana hati
pimpinan sedang baik atau tidak. Respon pasif yang rendah menandakan
bahwa iklim organisasi tidak kondusif. Respon pasif yang rendah dari
pimpinan ini akan menutup peluang terjadinya diferensiasi pesan dari
karyawan.
 Tidak Adanya Umpan Balik dari Karyawan
Karyawan tidak memberikan umpan balik kepada H ketika ada
pesan yang tidak dipahaminya. Karyawan cenderung diam dan
menginterpretasikan instruksi yang diberikan sesuai dengan persepsinya
sendiri. Oleh karena tidak ada respon dari karyawan, maka komunikasi yang
berlangsung selama ini adalah komunikasi satu arah yakni dari H ke
karyawan.
 Kesalahpahaman Pesan
Kesalahpahaman pesan ini terjadi karena pesan yang disampaikan
oleh pimpinan diinterpretasi berbeda oleh karyawan. Kesalahpahaman pesan
ini menyebabkan hasil kerja karyawan kurang maksimal dan tidak sesuai
dengan harapan pimpinan. Dalam berkomunikasi secara lisan, seringkali
terjadi kesalahpahaman dalam penerimaan pesan oleh karyawan.
Kesalahpahaman pesan yang terjadi dapat disebabkan oleh banyak hal
seperti pesan yang disampaikan terlalu singkat, keterbatasan pengetahuan
dari penerima pesan, aksen bahasa yang digunakan antara pemberi dan
penerima pesan berbeda, gangguan dari luar (suara mesin yang sedang
beroperasi), dan lain-lain.
 Kurangnya Kontak dengan Atasan

17
UNIVERSITAS SRIWIJAYA
 Karyawan jarang berkomunikasi dengan pimpinan sehingga
hubungan antara pimpinan dan karyawan menjadi kaku. Kurangnya kontak
dengan atasan ini menyebabkan karyawan tidak dapat mengenali
kepribadian pimpinan sesungguhnya dan tidak dapat memaknai dengan
tepat pesan verbal dan nonverbal pimpinan.
 Frekuensi Informasi
Frekuensi informasi juga mempengaruhi komunikasi pimpinan
dengan karyawan. Semakin pimpinan memberikan informasi yang lengkap
dan detail, maka meminimalisasi kesalahpahaman pesan.
 Ketidakpercayaan dari Atasan
Adanya masalah komunikasi yang terjadi selama ini antara pimpinan
dan karyawan, membuat pimpinan tidak bisa mempercayai karyawannya.
Pimpinan tidak bisa mempercayakan pekerjaan yang diberikan begitu saja
kepada karyawan tanpa adanya pengawasan dari pimpinan secara langsung.
 Hambatan Intelektual
Hambatan intelektual ini disebabkan karena adanya perbedaan latar
belakang pendidikan antara pimpinan dan karyawan yang mana dalam hal
penyampaian pesan, ada penggunaan istilah-istilah atau bahasa tertentu yang
tidak dipahami oleh karyawan. Selain itu, cara penyampaian pesan
seseorang yang menempuh jenjang pendidikan lebih tinggi tentu berbeda
dan kurang dapat dipahami oleh seseorang yang tidak menempuh
pendidikan yang tinggi.
 Perbedaan Aksen Bahasa yang Dipergunakan

Perbedaan aksen bahasa yang dipergunakan antara atasan dan

bawahan juga dapat menjadi hambatan dalam komunikasi ke bawah. Yang
mana pimpinan memiliki aksen bahasa Mandarin yang lebih menonjol,
sehingga ketika pimpinan berkomunikasi dengan karyawan, perkataannya
terdengar kurang jelas sehingga terjadi miskomunikasi atau karyawan tidak
mengerti isi pesan yang disampaikan oleh pimpinan.

 Pemaknaan Pesan Nonverbal yang Tidak Tepat

18
UNIVERSITAS SRIWIJAYA
 Pemaknaan pesan nonverbal yang tidak tepat juga mempengaruhi
komunikasi antara atasan dan bawahan. Apabila karyawan tidak tepat dalam
memaknai pesan nonverbal pimpinan, maka komunikasi antara atasan dan
bawahan menjadi tidak lancar dan dapat menimbulkan kesalahpahaman.
(Johanna, 2013)

19
UNIVERSITAS SRIWIJAYA
 DAFTAR PUSTAKA

Lukman. (2012, Maret 27). Peranan staf dalam organisasi. Dipetik Maret 28,
2021, dari LukmanBuluk's Blog.

Sobirin, Z. L. (2014). Peranan Staff dalam mendukung Tugas Pimpinan. Jurnal

Ilmiah Saintikom.

Johanna, P. (2013). Hambatan Downward Communication Antara Pimpinan Dan

Karyawan PT. Hambatan Downward Communication Antara Pimpinan Dan
Karyawan, 26–26.

20
UNIVERSITAS SRIWIJAYA
 LAMPIRAN FOTO KELOMPOK

1. DIKI FIRMANSYAH & DEVA YOLANDA SIBURIAN

2. WILFRIDUS P B SINAGA & DYAH AYUMUZALIFAH

3 DELVI YORI NOVEALDI . & ZUMRATUL AINI

21
UNIVERSITAS SRIWIJAYA
4. GUSTI RAHMA DIANTI & SEKAR ANINDIA MIRANTI

22
UNIVERSITAS SRIWIJAYA