Pengertian Office Work

• OFFICE WORK (Pekerjaan perkantoran) = CLERICAL

WORK (pekerjaan tulis) = PAPER WORK.
• “Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian
keterangan secara lisan, dan pembuatan warkat-
warkat tertulis dan laporan-laporan, sebagai cara
untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat guna
menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan
kontrol dari pimpinan”.
 Lingkup Office Work

Rinci dari kegiatan pekerjaan perkantoran :

 Menerima pesanan, mengantarkan dan pengiriman.
 Membuat rekening, surat-menyurat, mendikte, mengetik.
 Menyimpan warkat.
 Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan-
perhitungan yang belum diselesaikan.
 Mengurus, membagi-bagi, dan mengirim surat-surat pos.
 Pekerjaan memperbanyak warkat & membubuhkan alamat.
 Menelepon, menerima tamu, pekerjaan layanan.
 Tugas-tugas khusus untuk menyederhanakan sistem,
menghapuskan pekerjaan yang tidak perlu.
 Membuat warkat-warkat & mencatat data yang diinginkan.
 Fungsi Kantor
Fungsi setiap kantor ialah penyediaan suatu pelayanan mengenai
komunikasi dan warkat, yang dibagi menjadi 5 kegiatan sbb :
. Menerima keterangan (Receiving information)
. Mencatat keterangan (Recording information)
. Mengolah keterangan (Arranging information)
. Memberikan keterangan (Giving information)
. Melindungi harta kekayaan (Safeguarding assets)

Setiap kantor memikul kewajiban

untuk mengamati secara cermat
urusan-urusan perusahaan
sebagaimana terlihat pada warkat-
warkat dan memperingatkan
pejabat pimpinan akan segala
sesuatu yang dapat terjadi.
 Konsep Tatausaha
Pengertian pekerjaan kantor & fungsi kantor  "tatausaha” :
Tatausaha dalam setiap organisasi adalah rangkaian tugas pelayanan di sekitar
keterangan-keterangan yang berwujud 6 pola perbuatan:
– Menghimpun : mengusahakan tersedianya segala keterangan, sehingga
siap dipergunakan bilamana diperiukan.
– Mencatat : membubuhkan keterangan yang diperlukan, sehingga
berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan.
– Mengolah : mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud
menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.
– Mengganda : memperbanyak dengan berbagai cara dan alat.
– Mengirim : menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu
pihak kepada pihak lain.
– Menyimpan : menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu
yang aman.
 Konsep Tatausaha
Perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda,
mengirim, dan menyimpan  informasi (Information).
Informasi dapat bercorak :
– Visual (penglihatan), berbentuk tulisan atau gambaran dan
wujudnya adalah warkat (record).
– Audial (pendengaran), berbentuk rekaman tape / disk bersuara
mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk
keperluan pengawetan keterangan yang diperlukan.
Warkat : setiap catatan tertulis atau catatan bergambar mengenai
sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk keperluan
membantu ingatannya.
"People forget, records remember"
“orang-orang mudah lupa, sedangkan warkat pasti ingat”
 Peranan dan Ciri Tatausaha

Tatausaha mempunyai 3 peranan pokok :

– Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk
mencapai tujuan suatu organisasi.
– Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan
organisasi guna membuat keputusan atau melakukan tindakan
yang tepat.
– Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu
keseluruhan.

Tatausaha mempunyai 3 ciri utama :

– Bersifat pelayanan
– Bersifat merembes ke segenap bagian dalam organisasi
– Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi.
 Pengertian Sistem Perkantoran

Pimpinan perkantoran berkewajiban melakukan aktivitas

perencanaan seluruh tatatusaha dalam organisasinya sebagai
sistim perkantoran.
Sistem perkantoran ialah :
– Segenap rangkaian prosedur yang telah menjadi pola, tata
kerja dan tata tertib dalam penyelesaian sesuatu bidang
kerja atau fungsi pokok dalam suatu organisasi.
– Urutan baku operasi dalam suatu kegiatan perusahaan yang
khusus (pembayaran upah, pembikinam faktur penjualan,
dsb) dan berkenaan dengan bagaimana operasi-operasi itu
dilaksanakan (metode) maupun dengan dimana dan
bilamana dilaksanakan.
 Perencanaan Sistem Perkantoran
Perencanaan Sistem Perkantoran menyangkut penetapan tujuan, haluan,
sistem, prosedur, dan metode yang perlu dilaksanakan dalam kaitannya
dengan:
Pekerjaan rutin dan arus lalu lintas pekerjaan perkantoran.
Rancangan dan pemakaian formulir perkantoran
Pengunaan peralatan dan perlengkapan perkantoran.

Manfaat perencanaan sistem perkantoran yang baik :

 Kelancaran, dan mencegah kesalahan pekerjaan
 Pengurangan keterlambatan, hambatan
 Kontrol yang lebih baik terhadap pekerjaan
 Penghematan tenaga kerja dan biaya tatausaha
 Kordinasi berbagai seksi dalam organisasi
 Kemudahan dalam melatih para pegawai tatausaha.
 Perencanaan Sistem Perkantoran

Asas Sistem perkantoran yang baik sbb:

– Arus kerja lancar.
– Menghindari kekembaran kerja dan warkat.
– Mondar-mandirnya para petugas berlangsung minimum.
– Menghindari tulis-menulis yang tidak pertu.
– Memanfaatkan kelebihan spesialisasi dalam pelaksanaan kerja.
– Menjaga jumlah pekerjaan dengan perbekalan kertas minimum.
– Mencegah banyaknya pencatatan dan pengecekan yang tak perlu,
dengan menerapkan prinsip manajemen berdasarkan pengecualian
(bilamana prosedur rutin telah ditetapkan dan dijadwalkan, maka tidak
perlu semua urusan dilakukan pencatatan, kecuali ada hal-hal khusus,
itupun seminimal mungkin.
– Memanfaatkan mesin-mesin, tetapi tidak berlebihan.
– Tidak rumit tapi efektif.
 Sistem Informasi Manajemen

• Sistem Informasi Manajemen :

Jalinan hubungan dan jaring lalu-lintas informasi dalam sesuatu organisasi
mulai dari sumber yang melahirkan bahan keterangan (melalui proses
pengumpulan, pengolahan, penyimpananan), sampai penyebarannya kepada
yang berkepentingan, agar dapat melaksanakan semua tugas dengan sebaik-
baiknya, dan terakhir tiba pada pucuk pimpinan organisasi untuk keperluan
membuat berbagai keputusan yang tepat.
• Information (Informasi / keterangan) :
Segala sesuatu yang dikomunikasikan di antara orang dengan orang, orang
dengan mesin dan mesin dengan mesin.
• Melakukan komunikasi berarti memberitahukan pengertian kepada pihak lain.
• Perkataan "information" berakar kata “inform” yang berarti menyampaikan
pengetahuan. Kata asalnya dari bahasa Latin "informare" berarti
mengusahakan agar berbentuk.
 Sistem Informasi Manajemen

Manfaat Sistem informasi yang baik :

– Mencegah pencarian keterangan yang lama atau bahkan
kehilangan keterangan yang merugikan organisasi.
Terhindarkan penimbunan keterangan yang tak berguna
atau merupakan kembaran yang memboroskan biaya.
– Terhindarnya lalulintas informasi yang simpangsiur atau terputus-putus
sehingga mempersulit kordinasi dalam seluruh organisasi.
– Tersedianya informasi yang cepat kepada para petugas dan pimpinan
organisasi sehingga mampu rnelaksanakan tugasnya baik dan cepat.
Suatu Sistem Informasi mencakup sarana-sarana untuk menghimpun,
menyimpan, memperbaharui, dan mengambil data, maupun berbagai sarana
untuk mengubah data itu menjadi informasi untuk dipergunakan manusia.
 Sistem Informasi Manajemen
Setiap sistem informasi manajemen meliputi 4 unsur :
– Sumber daya : berupa data yang kemudian menjadi informasi.
– Pendekatan : kerangka sistem.
– Aktivitas : pengolahan (processing).
– Perlengkapan : peralatan elektronik yg mewujudkan otomasi.

(1) SUMBER DAYA

PENDEKATAN (2) (3) PERLENGKAPAN

(3) AKTIVITAS
 Sistem Informasi Manajemen
Keempat unsur itu masing-masing saling bertautan menimbulkan :
(1) Data/informasi + (2) Kerangka sistem melahirkan:
(a) Sistem informasi (information system)
(1) Data/informasi + (3) Aktivitas pengolahan melahirkan:
(b) Pengolahan data (data processing)
(1) Data/informasi + (4) Peralatan otomasi melahirkan:
(c) Otomasi perkantoran (office automation)
(2) Kerangka sistem + (3) Aktivitas pengolahan melahirkan:
(d) Sistem pengolahan data (data processing system)
(2) Kerangka sistem + (4) Peralatan otomasi melahirkan;
(e) Sistem komputer (computer system)
(3) Aktivitas pengolahan + (4) Peralatan otomasi melahirkan:
(f) Electronic Data Processing (EDP).
Secara keseluruhan membentuk sebuah sistem informasi manajemen yang
dapat dijalankan dalam sesualu organisasi untuk mendukung tercapainya
tujuan yang ditentukan.
 Sistem Informasi Manajemen

Pengertian management information mencakup:

– Strategic planning information (informasi untuk perencanaan yang
strategis).
– Management control information (informasi untuk kontrol oleh pimpinan).
– Operational information (informasi pengerjaan).
Dalam perusahaan besar, pengolahan bahan informasi biasanya memakai
peralatan komputer, dimana ada input information dan output information.
Pengolahan bahan informasi ini ada yang menyebutnya “information
processing”, tapi sesungguhnya lebih tepat “data processing”.
Data processing (pengolahan data) : kegiatan pikiran dengan
bantuan tenaga atau sesuatu alat dan mengikuti serangkaian
langkah, rumus, atau pola tertentu untuk mengubah data
sehingga menjadi lebih berguna bentuk, susunan, sifat, atau isinya.
 Sistem Informasi Manajemen
Data Processing adalah proses pengerjaan yang terencana terhadap informasi
agar mencapai suatu tujuan atau hasil yang diinginkan, sbb :
1. Reading (Pembacaan) : Menafsirkan data dengan memeriksa tanda-tanda /
simbol / huruf / kata.
2. Writing (Penulisan) : Penulisan, pengetikan. Memudahkan pengolahan
dengan cara menempatkan data abjad / angka / simbol dengan
menggunakan media perantara perekaman didaerah magnetis pada pita
atau menggunakan tinta magnetis.
3. Recording / Printing (Pencatatan / Pencetakan) : Untuk mendapatkan hasil
dari pengolahan, data dalam media perantara dikembalikan menjadi bentuk
yang dapat dibaca orang.
4. Sorting (Pemilahan) : Menggolong-golongkan data.
5. Transmitting (Pengiriman) : Menyebarkan Data.
6. Calculating (Penghitungan) : Mengerjakan data secara matematis.
7. Comparing (Pembandingan) : Memeriksa ketepatan / kelengkapan data.
8. Storing (Penyimpanan) : Menyimpan dan memelihara data.
 Pengertian & Unsur Organisasi

• Organisasi :
– Setiap sistem kerjasama yang dijalankan oleh sekelompok orang untuk
mencapai tujuan tertentu.
– Suatu sistem yang terdiri dari 3 unsur yang saling berhubungan, yaitu
adanya Sekelompok orang, Kerjasama dan Tujuan tertentu.
• Asas yang melandasi semua organisasi, ialah “Principle of Coordination” (asas
koordinasi).
• Sekelompok orang-orang :
– Kegiatan-kegiatan & hubungan kerjanya  mengikuti adanya bidang kerja.
– Macam dan luasnya  mengikuti tujuan yang ingin dicapai.
• Unsur Kerjasama dalam Organisasi :
– Komunikasi,
– Koordinasi,
– Wewenang dan
– Kepemimpinan
 Struktur Organisasi
• Struktur Organisasi : kerangka yang menunjukkan pola
tetap hubungan antara bidang-bidang kerja, fungsi-
fungsi dan orang-orang, yang menunjukkan kedudukan, wewenang, dan
tanggung jawab masing-masing dalam suatu sistem kerjasama untuk
pencapaian tujuan, dan dirancang sesuai dengan perkembangan organisasl
serta sumber-sumber kemampuannya.
• "Organizing” (pengorganisasian) : Segenap rangkaian aktivitas merancang
dan membangun struktur, yang berupa membagi-bagi dan mengelompokan
bidang-bidang kerja serta menetapkan dan menyusun jalinan hubungan
kerja diantara orang-orang maupun bidang kerja
• Struktur organisasi yang baik :
– Susunan polanya logis dan bebas dari pergesekan, dimana segenap
satuan didalamnya mendapat perbandingan yang terbaik antara usaha
dengan hasil kerjanya, baik secara kualiti maupun kuantiti.
– Bentuknya teratur dimana masing-masing bidang kerja beserta pejabat,
tugas dan wewenangnya dalam lingkup keseluruhan organisasi dapat
berperan dengan tanpa kesimpangsiuran.
 Koordinasi Unit Administrasi

Direktur

Manajer Manajer Manajer Manajer

Produksi Pemasaran Keuangan Administrasi

Kantor Kantor Kantor Kantor

Produksi Pemasaran Keuangan Administrasi
 Pengertian Kantor

• Setiap kantor pada dasarnya merupakan suatu bentuk

organisasi.
Pada setiap kantor tentunya terdapat pimpinan yang
memegang wewenang yang terkait dengan pelayanan
perkantoran.
• Kantor sebagai pusat aktivitas administrasi dapat berfugsi
sebagai:
– Ruang Studi dan kerja (a work and study room).
– Ruang konferensi (a negotiation room).
– Pusat informasi (an information center).
– Pusat pelayanan (a service center).
– Ruang warkat (a room of records).
– Ruang penerimaan tamu (a reception room).
– Lambang Status.
 Tujuan Dalam Organisasi
• TUJUAN

• PEKERJAAN

• FUNGSI

• TUGAS

• PEMBERIAN WEWENANG

• PERMINTAAN TANGGUNG JAWAB

• KEWAJIBAN BERTANGGUNG JAWAB

• Segenap proses dan hubungan diantara tahap-tahap dan faktor yang

saling bergantung sebagai kesatuan yang bulat tersebut diatas,
merupakan suatu sistem kerjasama.
 Asas Pengorganisasian Perkantoran

Pengorganisasian perkantoran perlu mengikuti asas-asas sbb:

a. Struktur organisasi suatu kantor bergantung pada besarnya lembaga.
Bila organisasi masih kecil, maka susunan strukturnya tidak perlu rumit.
b. Sesuai dengan kecenderungan organisasi, maka harus ada rencana-
rencana untuk menghadapi terjadinya perubahan / perkembangan.
c. Pengorganisasian kantor harus direncanakan dari bawah (dari para juru
tata usaha menuju keatas). Penentuan penggolongan tugas dan struktur
organisasi, tergantung dari macam dan banyaknya pelaksanaan kerja
yang senyatanya berlangsung, bukan hanya berdasar pada keinginan
dari seorang manajer saja.
d. Bila suatu kantor telah berkembang cukup besar, perlu ada pemimpin
kelompok kerja (group leader) yang bertindak sebagai pembantu
pelaksana maupun sebagai pengawas (supervisor).
e. Rentang kontrol seorang Pengawas terhadap bawahannya sebaiknya
maksimum 6 orang (tergantung rumitnya pekerjaan)
 BENTUK-BENTUK ORGANISASI

• Bentuk organisasi harus diusahakan sesederhana mungkin,

untuk menjamin fleksibilitas dalam rangka pengembangan
organisasi.
• Ada 6 macam bentuk organisasl :
1. Organisasi Lini (Line Organization)
2. Organisasi Lini dan Staf (Line and Staff Organization)
3. Organisasi Fungsional (Functional Organization) .
4. Organisasi Lini dan Fungsional (Line and Funactional
Organization).
5. Organisasi Lini, Fungsional dan Staf (Line, Functional and
Staff)
6. Organisasi Komite (Commitee Type Organization).
 BENTUK ORGANISASI LINI

• Organisasi Lini (Line Organization)

Bentuk organisasi dengan garis wewenang yang menghubungkan langsung
secara vertikal antara atasan dengan bawahan, dari pimpinan tertinggi
sampai pada jabatan terendah. Setiap kepala unit mempunyai tanggung
jawab untuk melapor kepada kepala unit satu tingkat diatasnya.
Organisasi lini hanya tepat diterapkan untuk organisasl kecil.
• Kebaikan Organisasi Lini
a. Rasa solidaritas dan spontanitas seluruh anggota organisasi pada
umumnya besar, sebab mereka saling mengenal satu sama lain.
b. Disiplin kerja para anggota umumnya tinggi.
c. Antara para anggota dapat terbina saling pengertian yang baik
d. Proses pengambilan keputusan dan instruksi berjalan dengan cepat
 BENTUK ORGANISASI LINI

• Keburukan organisasi lini adalah :

– Tujuan pribadi pimpinan tertinggi sering tidak dapat dibedakan dengan
organisasi.
– Ada tendensi dari pimpinan tertinggi bertindak otoriter dan diktatorial.
– Organisasi secara keseluruhan terlalu tegantung kepada pimpinan
seorang, ketidak hadirannya berpengaruh dominan.
– Pengembangan bakat karyawan kurang mendapat perhatian dan
penyaluran yang tepat.

DIREKTUR

KEPALA BIDANG

KEPALA SEKSI
 BENTUK ORGANISASI LINI & STAF
• Bentuk organisasi dimana pelimpahan wewenang berlangsung secara
vertikal dari pimpinan tertinggi kepada para kepala unit dibawahnya, dan
untuk membantu kelancaran kerja pelaksanaan tugas pokok, maka langsung
dibawah pimpinan tertinggi atau dibawah masing-masing kepala unit
ditempatkan seorang pejabat atau lebih, yang tidak mempunyai wewenang
komando. Pejabat ini bertugas semata-mata memberikan bantuan, nasihat,
saran-saran dan pelayanan yang sebaik-baiknya kepada pimpinannya.
• Kebaikkan Organisasi Lini dan Staf.
a. Ada pembagian tugas yang jelas antara pemegang tugas Pokok dan
tugas Membantu.
b. Kerjasama, koordinasi dan pengendalian dapat lebih baik.
c. Pengembangan bakat segenap anggota organisasi tejamin.
d. Disiplin dan gairah kerja karyawan pada umumnya tinggi.
e. Prinsip the right man in the right place dapat dengan mudah terlaksana.
f. Dapat diterapkan untuk segala organisasi besar maupun kecil.
 BENTUK ORGANISASI LINI & STAF

• Keburukan Organisasi lini & staf:

a. Antar kelompok kerja sering terjadi persaingan DIREKTUR
yang tidak sehat (karena merasa lebih penting)
STAFF
b. Karena pada kelompok staf banyak pekerjaan
yang berhubungan dengan masalah uang, KEPALA BIDANG
kendaraan, kesejahteraan, perumahan,
kenaikan pangkat dan sebagainya maka orang STAFF
lalu saling berebut untuk menduduki jabatan
KEPALA SEKSI
tanpa menghiraukan ada tidaknya keahlian
baginya.
c. Tugas pokok organisasi sering dinomor duakan.
d. Arus kerja dan proses pengarnbilan keputusan sering berbelit.
e. Apabila pertumbuhan tidak terawasi dengan tepat, bisa
menyuburkan adanya praktek sistem famili atau teman, sehingga
Struktur organisasi tidak lagi sesuai dengan volume kerja yang ada.
 BENTUK ORGANISASI FUNGSIONAL

• Organisasi fungsional adalah organisasi dimana wewenang dari pimpinan

tertinggi dilimpahkan kepada para Kepala Unit sebapi Pejabat Struktural
yang memimpin kelompok kerja tertentu sebagai para pelaksana dalam
suatu bidang pekerjaan dengan keahlian tertentu pula. Kelompok Kerja
seperti itu dikenal sebagai kelompok yang menduduki Jabatan Fungsional.
• Kelompok ini dapat dilengkapi dengan pimpinannya yang diangkat secara
khusus. Tiap Kepala Unit mempunyai wewenang untuk memerintah para
Pejabat Fungsional sepanjang menyangkut bidang pekerjaan tertentu tadi.
– Kebaikan Organisasi Fungsional.
• Proses kerja cepat, terarah, dan lebih terprogram
• Pemanfaatan anggaran, personel dan peralatan tepat.
• Kenaikan pangkat para pejabat fungsional dapat lebih cepat sesuai
dengan prestasinya.
 BENTUK ORGANISASI FUNGSIONAL

– Keburukan organisasi fungsional

• Para pejabat fungsional kadang-kadang bingung dalam mengikuti
prosedur administratif
• Suasana kerja kepala-kepala unit sangat berbeda dengan suasana
kerja para pejabat fungsional,
• Pangkat pejabat fungsional dapat lebih tinggi dari Kepala unitnya.

Direktur

Kepala Unit

Kelompok Pejabat
Fungsional
 BENTUK ORGANISASI LINI & FUNGSIONAL

• Bentuk organisasi dimana wewenang pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada

para Kepala Unit dibawahnya, khusus dalam suatu bidang pekerjaan
tertentu, dan selanjutnya pimpinan tersebut juga melimpahkan
wewenangnya kepada Pejabat fungsional untuk melaksanakan bidang
pekerjaan operasional, akan tetapi karena tugas-tugasnya maka secara
fungsional koordinasinva diserahkan kepada Kepala-kepala unit tersebut
terdahulu tanpa memandang tingkat atau jenjangnya.
• Kebaikan organisasi lini dan fungsional
a. Partisipasi para karyawan tinggi.
b. Disiplin para karyawan tinggi.
c. Produktivitas tinggi, sebab spesialisasi dimanfaatkan secara maksimal.
d. Top manajer tidak disibukkan dengan pekerjaan rutin yang kurang
strategis
 BENTUK ORGANISASI LINI & FUNGSIONAL

• Keburukan organisasi lini dan fungsional.

a. Organisasi kurang fleksibel dan tour of duty atau perpindahan
pekerjaan sukar dijalankan, sebab spesialisasi sangat rinci.
b. Karena selalu dispesialisasikan maka sering masing-masing
Pejabat fungsional tidak menghiraukan perlunya keterpaduan
antar bidang pekerjaan, sehingga "konsep sistem" kurang
berkembang
c. Para pejabat fungsional sering bingung karena dikoordinasi oleh
lebih dari satu orang.
d. Pekerjaan spesialisasi dapat menimbulkan kejenuhan.
BENTUK ORGANISASI LINI & FUNGSIONAL

Direktur

Kepala Unit Kepala Unit

Kelompok
Fungsional
BENTUK ORGANISASI LINI, FUNGSIONAL & STAF

Bentuk organisasi yang menyatukan bentuk Lini, Staff &

Fungsional. Wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan
kepada Kepala-kepala Unit, Pejabat Fungsional (dikoordinasi
oleh Kepala Unit) dan staf ahli (tidak mempunyai wewenang
lini dan komando).
Kebaikan organisasi lini, fungsional dan staff.
a. Disiplin kerja para pegawai tinggi
b. Pembagian kerja dan koordinasi baik
c. Lapangan kerja dan formasi terbuka luas.
d. Produktivitas tinggi, karena spesialisasi yang maksimal
 BENTUK ORGANISASI LINI, FUNGSIONAL & STAF
• Keburukan organisasi lini, fungsional dan staf:
– Partisipasi kurang, karena diantara tiga kelompok pegawai sering
terdapat persaingan yang tidak sehat, antara lain bahwa unit staf ahli
sering dianggap sebagai tempat “menunggu” atau para staf ahli sering
berfungsl hanya sebagai alat bagi pejabat lain.
– Arus keria dan prosedur pengambilan keputusan tidak lancar.
– Walaupun formasi terbuka luas tetapi fleksibilitas tidak mudah terlaksana
karena spesialisasi begitu rinci,
– Jika terjadl kemacetan, biasanya saling menyalahkan.
Direktur Utama

Staff Ahli

Manejer Manejer

Kelompok Fungsional
 BENTUK ORGANISASI KOMITE

Suatu organisasi dimana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu dilaksanakan

secara kolektif oleh sekelompok pejabat, dalam bentuk suatu komite atau
dewan, yang biasanya terdiri dari presiden, wakil presiden dan para direktur.
Pada waktu tertentu, diadakan pemilihan anggota komite/dewan yang baru.
Terkadang komite didirikan hanya bersifat sementara. Komite diberi tugas
merumuskan kebijaksanaan (policy) dan mengkoordinasi kegiatan-kegiatan
tertentu.
Kebaikan organisasi komite :
a. Hasil keputusan biasanya baik, karena didasarkan musyawarah.
b. Kemungkinan tindakan otoriter dan diktatoris sangat kecil.
c. Keanggotaanya bergilir, maka pengembangan karier lebih baik.
Keburukan organisasi komite :
a. Proses pengambilan keputusan-keputusan biasanya lambat.
b. Bila terjadi kemacetan, para pejabat dapat saling melemparkan kesalahan.
c. Biaya rutin untuk kegiatan organisasi tinggi.
BENTUK ORGANISASI KOMITE

Pemegang Saham

Dewan Pimpinan

Komite

Presiden
Wakil Presiden

Direktur
 Sentralisasi & Desentralisasi Tata Usaha

Dalam hubungannya dengan organisasi keseluruhannya maka

pengorganisasian tata usaha dapat memakai asas pemusatan (sentralisasi)
atau asas pemencaran (desentralisasi).
a. Asas Pemusatan
• Semua keja perkantoran dalam organisasi yang bersangkutan
dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yang
berdiri sendiri. Semua pekejaan dalam bidang tata-usaha itu dilakukan
oleh sebuah satuan pelayanan seperti misalnya “Bagian Tatausaha”.
b. Asas Pemencaran
• Masing-masing satuan organisasi dalam seluruh organisasi, disamping
melaksanakan tugas-tugas utamanya juga melaksanakan semua kerja
ketatausahaan yang terdapat dalam lingkungannya sendirl. Misalnya
bagian produksi dalam suatu perusahaan melaksanakan pula tugas-
tugas korespondensi, memperbanyak sendiri warkat-warkat, dan
mengurus kamar arsip untuk menyimpan surat-suratnya.
 Sentralisasi & Desentralisasi Tata Usaha

• Kebaikan Asas Sentralisasi

– Bidang tatausaha dapat senantiasa disempurnakan (cara kerja yang
efisien, formulir yang seragam, pemakaian alat yang tepat dan
pengawasan yang cermat)
– Dikelola oleh pegawai yang memang ahlinya.
– Perhatian yang dicurahkan lebih fokus.
– Kelancaran kerja lebih terjamin.
• Kebaikan Asas Desentralisasi :
– Untuk organisasi yang tersebar dibeberapa lokasi, sentralisasi akan
memperlambat jalannya pekerjaan, maka lebih tepat dipakai
desentralisasi.
– Segi-segi tertentu dari tatausaha yang harus dikerjakan sendiri oleh
satuan organisasi, misalnya penyusunan laporan yang bersifat teknis.
• Prakteknya, sebuah organisasi selalu bersifat menggabungkan kedua asas
tersebut. Seberapa jauh salah satu asas akan dijadikan landasan utama,
tergantung kepada tujuan organisasi, luas kegiatan, taraf perkembangan,
kebutuhan, dan kemampuannya pada saat itu.
 Jabatan Sekretaris dan Unit Sekretariat
Perkembangan Jabatan Sekretaris hingga menjadi Unit Sekretariat.
Juru Tulis (tulisannya bagus mencatat perintah Raja)  Sekretaris
(Pegawai yang bertugas dalam surat menyurat, penyimpanan
dokumen, pelayanan tamu, maupun urusan-urusan rapat) 
Sekretaris pribadi (Private secretary) bila ia menyelenggarakan
surat-menyurat yang bersifat pribadi atau rahasia dari pimpinannya
- masih dalam lingkup kedinasan.

Tugas Sekretaris diperluas dengan segi tatausaha lainnya

(memelihara dokumen-dokumen, menerima telepon, mencatat
perjanjian, menyusun risalah rapat, kegiatan membantu
pimpinannya agar dapat bertindak efektif dalam tugas-tugasnya).

Tugas-tugas sekretaris selanjutnya tidak lagi dibatasi dalam bidang

tatausaha saja, tetapi cenderung terus meluas (mengatur ruang kerja,
menyiapkan naskah pidato, menyusun perpustakaan, klipping berita,
mengurus perjalanan & penginapan pimpinan) .
 Jabatan Sekretaris dan Unit Sekretariat

Sekretaris kini melakukan juga aktivitas manajemen (perencanaan,

pembuatan keputusan, pengarahan, pengkoordinasian, pengontrolan
sampai penyempurnaan).

Dengan demikian selain sekretaris yang berperan semata-mata sebagai

seorang pembantu terdapat pula kelornpok sekretaris yang mempunyai
fungsi sebagai manajer. Karena kedudukan sebagai manajer maka
sekretaris yang demikian itu lalu mempunyai pegawai bawahan.

Akhirnya para pegawai tersebut dengan segenap bidang kerjanya lalu

dilembagakan menjadi sebuah satuan organisasi. Satuan organisasi ini
sekarang lazim disebut sekretariat dan dikepalai oleh sekretaris yag
berfungsl sebagai manajer.
 Keterampilan Sekretaris

Berbagai ketrampilan yang penting bagi sekretaris :

– Tatausaha umum : pengetahuan kearsipan, penggandaan
warkat dan perlengkapan kantor lainnya.
– Bahasa : berbicara dan menulis, tatabahasa dan
aturan ejaan.
– Mesin : berbagal mesin perkantoran yang lazlin.
– Angka : kemampuan berhitung.
– Hub. Masyarakat : Teknik-teknik berhubungan dengan publik
yang menimbulkan kesan baik.
– Steno : menulis dengan huruf steno untuk
mencatat dikte atau pernbicaraan telepon.
– Telepon : pemakaian telepon yang tepat.
– Pengetikan : pemakalan mesin tik yang tangkas.