Page | 1

Nomor SOP In.18/B.II/OT.01.3/1159C /2014

Tanggal
21 Mei 2014
KEMENTERIAN AGAMA RI Pembuatan
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI Tanggal Revisi
IAIN PALU Tanggal Efektif 1 Juni 2014
Disusun Oleh Subbag Orpeg
Disahkan Oleh Rektor IAIN Palu
SOP PENGUSULAN TUGAS BELAJAR DAN IZIN BELAJAR S2 DAN S3

Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana:

1. UU Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Mempunyai kemampuan dan pengetahuan
Negara; tentang Tugas Belajar dan Izin Belajar bagi
2. KMA 175 Tahun 2010 tentang Pemberian tugas dan PNS yang studi S2 dan S3
izin belajar di lingkungan Kemenag;
3. SE Menpan nomor SE/18/M.PAN/5/2004, tentang
Pemberian tugas belajar dan izin belajar bagi PNS;
4. SE Sekjen Kemenag nomor
SJ/B.II/4/Kp.02.3/2850/2013, tentang tugas belajar
dan izin belajar PNS di lingkungan Kemenag

Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan:
1. SOP Pembuatan Surat Dinas Kepegawaian; 1. Persyaratan pengajuan*
2. SOP Penomoran Surat; 2. Komputer/laptop
3. SOP Disposisi Surat; 3. Printer
4. SOP Ekspedisi Berkas/Surat. 4. ATK
5. SOP Pembuatan Surat Tugas/Izin Belajar pada Biro 5.
Kepegawaian

Peringatan : Pencatatan dan Pendataan:

Pegawai yang tidak memiliki surat keputusan tugas/izin 1. Berkas Persyaratan Usul;
belajar yang sah maka Ijazah tidak diakui secara 2. Surat Pengantar Usul.
kedinasan

Page | 2
Pelaksana Prosedur

Pelaksana

No Biro Fakultas/ Subbag Kepala Pelaksana

Rektor / Kabag Kasubbag
Kepegawai- Lembaga/ Tata Biro Teknis
Warek II Umum Orpeg
an Pusat BAUAK Usaha AUAK Orpeg

Lembar Periksa
Disposisi Disposisi Disposisi Berkas
1 Mulai Disposisi

Buat
2 Surat
Pengantar
r

TTD/ TTD/ Paraf Paraf

3 Paraf Paraf

4 Penomor-
an Surat

Arsip
5 Berkas
Usulan

Proses Ekspedisi
6 Buat SK Berkas
di Ropeg

SK Tugas
belajar/ izin
7
Belajar

Lembar Disposisi Proses

Disposisi Disposisi
8 Disposisi Arsip

Distribusi Arsip
9 Selesai SK SK

Page | 3
Aktivitas Prosedur

Mutu Baku
No Aktivitas
Persyaratan/ Ket.
Waktu Output
Perlengkapan
1 1. Pengajuan Permohonan dan 1. Permohonan Studi; 15 Menit Kasubbag Gratis
Berkas Usulan Permohonan 2. Surat Pernyataan; Orpeg
Studi Kepada Rektor Cq. 3. Surat Rekomendasi; menerima
Dekan/ Ketua Lembaga/ 4. Surat Keterangan Aktif Disposisi
Kepala Biro AUAK*) sebanyak Kuliah dari Tempat pimpinan dan
2 (dua) rangkap; Studi; memeriksa
- Arsip Subbag Orpeg 5. Surat Keterangan kelengkapan
- Biro Kepegawaian Pusat Sponsor, bagi yang berkas
Tugas Belajar;
2. Melampirkan lembar disposisi 6. Jadwal Kuliah, bagi 10 Menit
di subbag TU; yang Izin Belajar;
7. SK KP Terakhir.
3. Proses Disposisi Pimpinan; 8. DP3/SKP tahun terakhir 30 Menit
setiap unsur bernilai
4. Kasubbag Orpeg Menerima baik; 15 Menit
Berkas Persyaratan Usul 9. SK Jabatan Fungsional
Tugas Belajar / Izin Belajar :
a. Meneliti kembali
kelengkapan berkas
usulan;
b. Membuat Surat Pengantar
usul kepada Sekjen

2 Pelaksana Orpeg membuat surat Disposisi pimpinan dan 15 Menit Draf Surat
pengantar usul Tugas Belajar/Izin Berkas Persyaratan Pengantar
Belajar sesuai Disposisi Pimpinan Usul dan
Berkas
Lengkap

3 Proses penandatanganan Surat Draf Surat Pengantar Usul 30 Menit Surat

Pengantar Usul Pengantar
Usul telah
ditanda-
tangani

4 Proses Penomoran surat Surat Pengantar Usul 10 Menit Surat

pengantar usul pada Sub Bagian Pengantar
Tata usaha Usul Telah di
nomor

5 Pelaksana Orpeg : Berkas usulan tugas belajar 15 menit Berkas Siap

1. Mengarsipkan Berkas Usul; / izin belajar PNS
2. Mendistribusikan Berkas Usul
kepada Subbag Tata Usaha;

6 1. Subbag Tata Usaha Berkas 60 Menit Berkas

Mengekspedisikan Berkas Terkirim
sesuai tujuan surat; Proses di
Biro
2. Proses Pembuatan SK Tugas SOP Kepegawai-
Belajar dan Izin Belajar di Biro Ropeg an Pusat**)
Kepegawaian Pusat

Page | 4
 Mutu Baku
No Aktivitas
Ket.
Persyaratan/
Waktu Output
Perlengkapan
7 SK Tugas belajar/Izin belajar di Berkas SOP SK Tubel/Ibel
terbitkan oleh Sekretaris Jenderal Ropeg
melalui Biro Kepegawaian Pusat;

8 1. Lembaga menerima SK Tugas SK Tugas Belajar/Izin - SK Tubel/Ibel

Belajar/Izin Belajar; Belajar

2. Melampirkan lembar disposisi 10 Menit

di Subag TU;

3. Proses Disposisi Pimpinan; 30 Menit

4. Kasubbag Orpeg Menerima 10 Menit

Disposisi Pimpinan beserta
SK;

9 1. Pelaksana Orpeg : SK Tugas Belajar/Izin 15 Menit 1. Arsip SK;

1) Mengarsipkan SK; Belajar 2. Distribusi
2) Mendistribusikan SK SK
kepada Bagian Keuangan; 3. SK Proses
3) Mendistribusikan SK di Bag.
kepada Subbag Tata Keuangan
Usaha; 4. SK
diterima
2. Subbag Tata Usaha SOP PNS ybs
Mendistribusikan SK kepada Subbag
PNS yang bersangkutan TU

Keterangan :

*) 1. Usul SK Tugas/Izin belajar untuk tenaga dosen diusulkan dari Fakultas;

2. Usul SK Tugas/Izin belajar untuk tenaga administrasi di lingkungan lembaga diusulkan dari
Lembaga;
3. Usul SK Tugas/Izin belajar untuk tenaga administrasi di lingkungan BAUAK, UPT dan Pasca
diusulkan dari BAUAK.
**) Pembuatan SK di Biro Kepegawaian Pusat mengikuti SOP Biro Kepegawaian.

Page | 5
Lampiran :

Palu, .................................

Kepada,
Perihal : Permohonan Izin Belajar Yth. Rektor IAIN Palu
Cq. Dekan Fakultas/Ketua Lembaga/
Kepala Biro AUAK*)
di-
PALU

Dengan hormat,
Yang bertandatangan di bawah ini :

Nama :
NIP :
Pangkat/Gol. Ruang :
Jabatan :
Unit Kerja :
Pendidikan Terakhir :
Jurusan/Tahun Lulus :

dengan ini mengajukan permohonan Izin Belajar melanjutkan pendidikan pada (nama
Perguruan Tinggi), fakultas/jurusan ...... Tahun Akademik ............

Selanjutnya sebagai bahan pertimbangan, bersama ini saya lampirkan

persyaratan sebagai berikut :

1. Rekomendasi Izin Belajar;

2. Surat Pernyataan Izin Belajar;
3. Surat Keterangan Aktiv Kuliah;
4. Jadwal Perkuliahan;
5. SK Kenaikan Pangkat Terakhir;
6. DP3 2 Tahun Terakhir;
7. SK Jabatan Fungsional

Demikian surat permohonan ini saya sampaikan sebagai bahan pertimbangan

selanjutnya. Atas perkenannya disampaikan terima kasih.

Pemohon,

NAMA LENGKAP
NIP. ...................

Page | 6
 Palu, .................................

Kepada,
Perihal : Permohonan Tugas Belajar Yth. Rektor IAIN Palu
Cq. Dekan Fakultas/Ketua Lembaga/
Kepala Biro AUAK*)
di-
PALU

Dengan hormat,
Yang bertandatangan di bawah ini :

Nama :
NIP :
Pangkat/Gol. Ruang :
Jabatan :
Unit Kerja :
Pendidikan Terakhir :
Jurusan/Tahun Lulus :

dengan ini mengajukan permohonan Tugas Belajar melanjutkan pendidikan pada

(nama Perguruan Tinggi), fakultas/jurusan ...... Tahun Akademik ............

Selanjutnya sebagai bahan pertimbangan, bersama ini saya lampirkan

persyaratan sebagai berikut :

1. Rekomendasi Tugas Belajar;

2. Surat Pernyataan Tugas Belajar;
3. Surat Keterangan Aktiv Kuliah;
4. Surat Keterangan Sponsor (pemberi bantuan studi);
5. SK Kenaikan Pangkat Terakhir;
6. DP3 2 Tahun Terakhir;
7. SK Jabatan Fungsional

Demikian surat permohonan ini saya sampaikan sebagai bahan pertimbangan

selanjutnya. Atas perkenannya disampaikan terima kasih.

Pemohon,

NAMA LENGKAP
NIP. ...................

Page | 7
 SURAT PERNYATAAN
IZIN BELAJAR

Yang bertandatangan di bawah ini :

Nama :
NIP :
Pangkat/Gol. Ruang :
Jabatan :
Unit Kerja :
Pendidikan Terakhir :
Jurusan/Tahun Lulus :

Dengan ini menyatakan bahwa saya :

1. Bersedia mentaati aturan Izin Belajar;
2. Bersedia menanggung seluruh biaya pendidikan;
3. Tidak menerima bantuan biaya pendidikan tugas belajar secara penuh;
4. Mengikuti kegiatan pendidikan di luar jam kerja, serta tidak mengganggu tugas pokok;
5. Sebelumnya akan melapor kepada pimpinan apabila ada kegiatan pendidikan yang dilaksanakan
pada jam kerja.

Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya dan apabila dikemudian hari ternyata
saya terbukti melanggar pernyataan di atas, maka saya bersedia menerima sanksi sesuai dengan
ketentuan yang berlaku.

.......................,..................................
Yang membuat pernyataan,

Materai Rp. 6000,-

NAMA LENGKAP
NIP. ......................

Page | 8
 SURAT PERNYATAAN
TUGAS BELAJAR

Yang bertandatangan di bawah ini :

Nama :
NIP :
Pangkat/Gol. Ruang :
Jabatan :
Unit Kerja :
Pendidikan Terakhir :
Jurusan/Tahun Lulus :

Dengan ini menyatakan bahwa saya :

1. Bersedia mentaati aturan tugas belajar dan mengganti biaya apabila melakukan pelanggaran
terhadap ketentuan tugas belajar;
2. Sanggup untuk tidak menuntut biaya tambahan di luar anggaran pendidikan tugas belajar yang
telah disediakan;
3. Tidak melakukan perpindahan perguruan tinggi/program/jurusan sebagaimana yang telah
ditetapkan sebelumnya;
4. Akan membuat laporan perkembangan studi secara berkala;
5. Berjanji akan tetap bertugas di Institut Agama Islam Negeri Palu setelah selesai melaksanakan
studi.

Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya dan apabila dikemudian hari ternyata
saya terbukti melanggar pernyataan di atas, maka saya bersedia menerima sanksi sesuai dengan
ketentuan yang berlaku.

.......................,..................................

Yang membuat pernyataan,

Materai Rp. 6000,-

NAMA LENGKAP
NIP. ......................

Page | 9
 (KOP FAKULTAS / INSTANSI)

REKOMENDASI IZIN BELAJAR

Nomor : .............................

Yang bertandatangan di bawah ini

Nama :
NIP :
Pangkat/Gol. Ruang :
Jabatan :

Dengan ini menyatakan bahwa saudara :

Nama :
NIP :
Pangkat/Gol. Ruang :
Jabatan :
Unit Kerja :
Pendidikan Terakhir :
Tempat Studi :
Fakultas & program studi :
Jenjang pendidikan :

Berdasarkan surat permohonan yang bersangkutan tanggal ..... (srt permohonan ybs pada pimpinan),
pada prinsipnya kami tidak keberatan apabila yang bersangkutan melanjutkan pendidikan melalui Izin
Belajar dalam rangka peningkatan kualitas Sumberdaya Manusia, mengingat :
1. Program studi pilihan telah sesuai dan mendukung dengan Tugas Pokok dan Fungsi yang
bersangkutan saat ini;
2. Pendidikan dilaksanakan di luar jam kerja dan tidak mengganggu tugas sehari-hari sesuai
ketentuan jam kerja yang berlaku.

Demikian rekomendasi ini dibuat sebagai bahan pertimbangan lebih lanjut.

....................., ............................

Mengetahui,
Dekan/Ketua Lembaga/Kepala Biro AUAK*) Pejabat Atasan Langsung,

NAMA LENGKAP NAMA LENGKAP

PANGKAT PANGKAT
NIP........................ NIP........................

Page | 10
 (KOP FAKULTAS / INSTANSI)

REKOMENDASI TUGAS BELAJAR

Nomor : .............................

Yang bertandatangan di bawah ini

Nama :
NIP :
Pangkat/Gol. Ruang :
Jabatan :

Dengan ini menyatakan bahwa saudara :

Nama :
NIP :
Pangkat/Gol. Ruang :
Jabatan :
Unit Kerja :
Pendidikan Terakhir :
Tempat Studi :
Fakultas & program studi :
Jenjang pendidikan :
Lama pendidikan :

Berdasarkan surat permohonan yang bersangkutan tanggal ..... (srt permohonan ybs pada pimpinan),
pada prinsipnya kami tidak keberatan apabila yang bersangkutan melanjutkan pendidikan melalui
Tugas Belajar dalam rangka peningkatan kualitas Sumberdaya Manusia, mengingat :
1. Program studi pilihan telah sesuai dan mendukung dengan Tugas Pokok dan Fungsi yang
bersangkutan saat ini;
2. Yang bersangkutan selama ini telah menunjukkan Kemampuan intelektualitas (kecerdasannya),
loyalitas, kinerja, dedikasi dan tanggung jawabnya sebagai PNS.

Demikian rekomendasi ini dibuat sebagai bahan pertimbangan lebih lanjut.

....................., ............................

Mengetahui,
Dekan/Ketua Lembaga/Kepala Biro AUAK*) Pejabat Atasan Langsung,

NAMA LENGKAP NAMA LENGKAP

PANGKAT PANGKAT
NIP........................ NIP........................

Page | 11
 I. Persyaratan Pengajuan Tugas/Izin Belajar

Izin Belajar :

1. Permohonan studi ybs;

2. Surat Pernyataan Izin Belajar;
3. Surat Rekomendasi atasan langsung;
4. Surat Keterangan aktiv kuliah dari perguruan tinggi tempat studi;
5. Jadwal kuliah diatas jam 16:00, diluar hari sabtu-minggu (jadwal kuliah tidak bertepatan
dengan jam kerja nasional, dan hari libur nasional);
6. SK Kenaikan Pangkat terakhir;
7. DP3 Tahun terakhir;
8. Jarak tempuh maksimum 68 km.

TUGAS BELAJAR :

1. Permohonan studi ybs;

2. Surat Pernyataan Tugas Belajar;
3. Surat Rekomendasi atasan langsung;
4. Surat Keterangan aktiv kuliah dari perguruan tinggi tempat studi;
5. Surat keterangan/keputusan sponsor / ada yang mendanai (pemda/yayasan berbadan hukum);
6. SK Kenaikan Pangkat terakhir;
7. DP3 Tahun terakhir;

Petunjuk Pengisian Formulir :

1. Permohonan Izin Belajar dibuat dan diisi oleh PNS ybs.
2. Surat Pernyataan dibuat dan diisi oleh PNS ybs, bermaterai Rp.6000,-;
3. Surat Rekomendasi dibuat oleh :
a. Subbag Administrasi Umum untuk pengusulan di lingkungan Fakultas;
b. Subbag Tata Usaha untuk pengusulan di lingkungan Lembaga;
c. Subbag Orpeg BAUAK untuk pengusulan di lingkungan Biro AUAK, UPT dan Pasca
4. Petunjuk pengusulan sampai kepada Sekjen terdapat dalam SOP

Page | 12