Lampiran

KEGIATAN BELAJAR 1
3.13 Menerapkan Kegiatan Keprotokolan

A. MEMAHAMI DAN MENERAPKAN KEGIATAN KEPROTOKOLAN

Tugas rutin seorang sekretaris adalah menyusun agenda kegiatan keprotokolan
pimpinan. Hal penyusunan kegiatan atau agenda kerja tersebut tergantung dari
jabatan yang dipegang oleh seorang atasan.
1. Pengertian kegiatan atau agenda kerja keprotokolan
Kegiatan atau agenda kerja berfungsi untuk mengelola kegiatan kerja pimpinan
agar membuat pimpinan dapat melaksanakan kegiatan-kegiatan rutin tanpa
menghambat tugas penting. Agenda kerja pimpinan disusun oleh sekretaris
pimpinan dengan cermat sehingga tidak menghambat aktivitas pimpinan yang
harus dilaksanakan sesuai manajemen waktu secara optimal. Bentuk agenda
adalah susunan kegiatan yang diurutkan menurut waktu pelaksanaan dan skala
prioritas pekerjaan yang akan dilakukan pimpinan.

2. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam menyusun kegiatan atau agenda kerja
keprotokolan pimpinan.
Berikut hal-hal yang harus dilaksanakan oleh seorang sekretaris, yaitu:
a. Pengaturan penerimaan tamu
b. Pengaturan pertemuan dan menyusun notulen rapat
c. Pengaturan jadwal kegiatan atau acara pimpinan
d. Pengaturan perjalanan pimpinan beserta akomodasi ke semua tujuan
e. Pengaturan perjanjian-perjanjian pimpinan beserta akomodasi ke semua
tujuan.
3. Jenis kegiatan atau agenda kerja keprotokolan pimpinan
Ada dua macam kegiatan atau agenda kerja keprotokolan pimpinan adalah
seperti berikut:
a. Jadwal kerja pimpinan yaitu penyusunan kegiatan yang disusun memuat
kegiatan secara kesuluruhan dan umum, dan khusus yang memiliki
kepentingan penyelesaian pekerjaan manajemen untuk pimpinan. Sumber
kegiatan tersebut dari penerimaan tamu yang terekam pada buku tamu dan
buku janji temu, pesan penerimaan telepon, surat permohonan
kunjungan/janji temu, dan program kerja pimpinan.
b. Jadwal perjalan dinas/bisnis pimpinan yaitu suatu jadwal kegiatan kerja yang
memuat rincian kegiatan yang dilaksanakan di luar kota dan luar negeri .
jadwal kerja ini dibuat secara khusus untuk memberi pengaturan waktu
sebagai pedoman pelaksanaan perjalanan dinas/bisnis pimpinan.
4. Sistematika penyusunan kegiatan atau agenda kerja keprotokolan pimpinan
a) Pembuat date line and reminder
Arti pembuatan date line and reminder adalah catatan pesan secara umum
yang dibuat menurut bulan, tanggal dan jam, serta kegiatan yang menjadi
sumber informasi untuk menyusun jadwal kerja pimpinan dan jadwal
perjalanan dinas/bisnis pimpinan.
b) Pembuatan jadwal kerja pimpinan
Arti pembuatan jadwal kerja pimpinan adalah penyusunan rincian kerja
yang terjadwal terkait pimpinan kerja yang berlangsung dikantor dan
didalam kota sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan kerja pimpinan.
c) Pembuatan jadwal perjalanan dinas/bisnis
Arti pembuatan jadwal perjalanan dinas/bisnis adalah penyusunan daftar
kegiatan yang akan dilakukan pimpinan di luar kota dan luar negeri.
B. MENGATUR DAN MELAKSANAKAN KEGIATAN KERJA
KEPROTOKOLAN
1. Teknik pemanfaatan dan penggunaan waktu
Pimpinan perusahaan memiliki kegiatan yang sangat padat sehingga
pengaturan kegiatan ini memerlukan tenaga administrasi yang mengurusi
kegiatan perusahaan. Tenaga administrasi ini disebut sekretaris. Seorang
sekretaris harus melakukan pekerjaan secara teratur apabila dalam
melaksanakan pekerjaan menerapkan fungsi-fungsi sebagai berikut:
a. Perencanaan
Adalah kegiatan cara pandang ke depan mengenai hal-hal yang harus
dikerjakan untuk mencapai tujuan yang biasanya berhubungan dengan
waktu. Perencanaan meliputi 3 kategori yaitu
1) Perencanaan jangka panjang
2) Perencanaan jangka menengah
3) Perencanaan jangka pendek
Proses perencanaan meliputi beberapa hal sebagai berikut:
1) Menentukan/menetapkan maksud dan tujuan secara jelas
2) Menentukan alternatif
3) Mengatur sumber-sumber yang diperlukan
4) Menentukan/menetapkan renacana itu sendiri
Ciri-ciri perencanaan kerja pimpinan yang baik meliputi hal-hal
sebagai berikut:
a) Jelas/Masuk Akal
Jelas ini dimaksudkan yaitu sekretaris tidak boleh mencampur
adukkan antara tugas sekretaris dengan tugas pimpinan walaupun
pada akhirnya tugas sekretaris merupakan tugas untuk melancarkan
tugas pimpinan.
b) Sederhana
Artinya mengatur jadwal kegiatan pimpinan, sekretaris tidak
membuat jadwal yang berlebihan tetapi disesuaikan dengan
kemampuan dan kesibukan pimpinan.
c) Luwes
 Kegiatan yang disusun sekretaris harus fleksibel, dalam arti
kegiatan tersebut dapat diubah sesuai dengan situasi dan kondisi
yang terjadi dalam perusahaan.
d) Mencakup kegiatan yang menyeluruh
Dalam membuat perencanaan kerja pimpinan, sekretaris harus
membuat jadwal kegiatan secara keseluruhan yang menjadi
aktivvitas pimpinan sehari-hari sesuai dengan job description.
e) Berkesinambungan/Terus-Menerus
Dalam membuat perencanaan kerja pimpinan harus
berkesinambungan, maksudnya perencanaan kerja pimpinan tidak
berhenti pada satu periode tertentu atau bersifat stagnan namun
merupakan proses yang berkesinambungan atau berjalan terus
menerus.
b. Pengorganisasian
Adalah sebagai kegiatan mengidentifikasi, menganalisa,
mengelompokkan pekerjaan, menentukan pekerjaan bagi setiap
pegawai. Pengorganisasian jadwal kegiatan pimpinan berarti kegiatan
mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelompokkan pekerjaan
pimpinan termasuk mengelola waktu yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan pekerjaan. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam
pengorganisasian jadwal pimpinan yaitu:
a. Membuat suatu daftar kerja mengenai apa yang harus dilakukan
pimpinan
b. Menetapkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan suatu pekerjaan
c. Menetapkan prioritas dari kegiatan terpenting dan mendesak yang
dikategorikan, kegiatan terpenting dan mendesak yang
dikategorikan, kegiatan setengah mendesak, dan kegiatan yang
tidak mendesak atau dapat ditunda sementara
 d. Mengatur jumlah orang yang terlibat dalam tugas pimpinan sesuai
dengan kehendak pimpinan.
c. Pengkoordinasian
Yaitu menghormanisasikan antara tugas pimpinan dengan tugas
sekretaris dengan pegawai lainnya, sehingga akan tercapai
pelaksanaan tugas yang efisien dan efektif.
d. Pengawasan
Yaitu melihat apakah jadwal kegiatan pimpinan yang direncanakan
sudah sesuai dengan kegiatan yang dilaksanakan.
2. Prosedur pengajuan surat permohonan
Surat yang telah diterima oleh sekretaris dipelajari kemudian disesuaikan
dengan jadwal pimpinan yang telah tercatat. Apabila terdapat perubahan,
baik pembatalan atau penggantian pejabat yang menghadiri harus
secepatnya menulis pemberitahuan kepada pihak pemohon tentang berita
tersebut. Dengan demikian nantinya undangan dari pemohon tetap dapat
dihadiri oleh pimpinan maupun yang mewakilinya sehingga tidak
mengecewakan pihak yang telah mengundang
3. Indentifikasi serta pembuatan jadwal kegiatan atau agenda kerja
keprotokolan pimpinan
Hal yang diprioritaskan untuk dilaksanakan oleh pimpinan sebagai
berikut:
a) Pengaturan jadwal kegiatan berdasarkan urutan surat masuk
Kegiatan pimpinan dibuat surat permohonan yang masuk dengan
memperhatikan isi surat terutama mengenai waktu dan tempat
pelaksanaan serta jenis kegiatan yang harus dihadiri.
b) Pembuatan jadwal kegiatan berdasarkan tingkat kepentingan
Dibuat berdasarkan urutan waktu kedatangan surat permohonan.
Dalam pelaksanaan kegiatan, pimpinan atau kepala akan
melakukan seleksi kembali. Seleksi dilakukan dengan cara hanya
 memenuhi permintaan yang menurutny penting, kegiatan yang
tidak penting akan ditinggalkan atau didelegasikan kepada pejabat
lain.
4. Menyusun jadwal kegiatan pimpinan
Hal yang perlu diperhatikan dalam rangka mengatur jadwal acara kegiatan
pimpinan yaitu:
a. Menerima dan menghimpun surat
b. Menyusun jadwal acara kegiatan pimpinan
c. Menjadwalkan setiap pertanyaan menyangkut acara kegiatan pimpinan
d. Mengingatkan acara kegiatan pimpinan
e. Selalu mengikuti kemungkinan terhadap perubahan acara kegiatan
pimpinan.