MENGATUR AGENDA

KERJA PIMPINAN &

JADWAL PERJALANAN
DINAS PIMPINAN

GANTRIVITA NUR RAMIDA, S.PD

 MATERI

JADWAL KERJA PIMPINAN

JADWAL AGENDA PERJALANAN

DINAS/BISNIS PIMPINAN
Agenda kerja pimpinan merupakan suatu bagian dari
banyaknya kegiatan keprotokolan yang mempunyai dan
mengatur kegiatan-kegiatan kerja seorang pimpinan dalam
rangka menciptakan keefektivitas dan keefisiensi perusahaan.

Agenda kerja pimpinan berbeda dengan agenda perjalanan

dinas pimpinan. Walaupun agenda perjalanan dinas adalah
sebuah bagian dari agenda kerja pimpinan
 PENGERTIAN AGENDA KERJA
PIMPINAN

AGENDA KERJA PIMPINAN ADALAH sebuah system yang

tersusun dari seluruh kegiatan pimpinan yang memerlukan
kedatangannya, agenda kerja pimpinan ini diluar kegiatan
sehari-hari yang dilakukan di balik meja kerjanya.
 FUNGSI AGENDA KERJA
PIMPINAN

 Untuk mengelola dari sebuah aktivitas atau

kegiatan kerja pimpinan yang bertujuan untuk
membuat seorang pimpinan dapat melakukan
aktivitas-aktivitas atau kegiatan rutin tanpa
menghambat tugas penting.
JENIS-JENIS AGENDA KERJA
PIMPINAN

JADWAL KERJA PIMPINAN

JADWAL AGENDA PERJALANAN

DINAS/BISNIS PIMPINAN
 JADWAL KERJA
PIMPINAN
 Merupakan suatu peralatan yang disusun
memuat kegiatan secara keseluruhan, umum
dan khusus yang memiliki suatu kepentingan
penyelesaian pekerjaan manajemen untuk
pimpinan.

 Kegiatan ini bersumber dari penerimaan

tamu yang terekam pada buku tamu dan
buku janji temu.
 JADWAL PERJALANAN
DINAS/BISNIS PIMPINAN

 Suatu jadwal kegiatan kerja yang memuat

rincian dari kegiatan yang dilaksanakan
pimpinan baik di luar kota maupun di luar
negeri.
 Hal yang harus
diperhatikan/diprioritaskan dalam
menyusun agenda kerja pimpinan
 Berdasarkan urutan surat masuk

Maksudnya penyusunan agenda kerja pimpinan diurutkan

sesuai urutan surat masuk.
 Berdasarkan tingkat kepentingannya

Sekretaris/pegawai lainnya menyeleksi surat masuk yang

ada dan memprioritaskan urusan yang sangat penting terlebih
dahulu. Sedangkan yang kurang/tidak penting didelegasikan
kepada wakil pimpinan/pejabat tinggi lainnya.
 ADA 3 CARA PELAKASANAAN
PERJALANAN DINAS

 IN HOUSE TRAVELLING (DIVISI

PERJALANAN)
 TRAVEL BUREAU (BIRO PERJALANAN)

 ADMINISTRASI KANTOR/SEKRETARIS
Informasi yang perlu diperhatikan dalam
merencanakan Perjalanan Dinas Pimpinan
• Tujuan Perjalanan
• Waktu Keberangkatan (Tanggal, waktu, hari
keberangkatan dan kembali)
• Transportasi
• Akomodasi
• Jenis layanan/fasilitas yang digunakan (untuk
transportasi dan akomodasi)
• Rencana janji temu dan keperluan/masalahnya
 Mempersiapkan Daftar Perjalanan
(Itenarary)

1. Daftar perjalanan merupakan kombinasi antara daftar

kunjungan perjalanan dan daftar janji temu.

2. Daftar perjalanan berisi catatan tentang hari/tanggal,

waktu, tempat tujuan, akomodasi, janji, masalah yang akan
dibicarakan dan catatan/keterangan
 CARA MENYUSUN DAFTAR
PERJALANAN DINAS
• Mengklasifikasi dan melakukan pencatatan
segala sesuatu yang perlu dikerjakan.
• Melakukan pencatatan hal-hal penting yang
berkaitan dengan urusan perjalanan dinas
pimpinan.
• Mencatat pekerjaan mendesak, jangka pendek,
menengah dan jangka panjang.
• Menetapkan prioritas berdasarkan pentingnya
pekerjaan.
• Menyelesaikan pekerjaan berdasarkan prioritas
pentingnya pekerjaan.
 FUNGSI
DAFTAR PERJALANAN DINAS
1. Pedoman dalam melakukan perjalanan dinas.

2. Untuk wakil pimpinan, sebagai petunjuk berapa

lama menggantikan pimpinan.

3. Untuk administrasi kantor/sekretaris sebagai

pedoman dalam menangani administrasi
pimpinan selama pimpinan tidak di tempat.
 TIME TABLE
PERUSAHAAN TRANSPORTASI
 TIME TABLE
PERUSAHAAN TRANSPORTASI
 TIME TABLE
PERUSAHAAN TRANSPORTASI
 TIME TABLE
PERUSAHAAN TRANSPORTASI