DATO DR ZAINAL ABIDIN BIN AHMAD

• Dapat memahami dengan jelas

tugas-tugas yang
dilaksanakan mengikut
peraturan dan undang-undang
yang berkuatkuasa.

• Mengetahui hubungan kerja

serta tugas dengan pegawai
atasan dan bawahannya.
• Mampu menyedia fail Meja
sebagaimana yang ditetapkan
mengikut peraturan.

• Dapat meningkatkan
prestasi kerja pegawai
serta jabatan/ sekolahnya.
• Dapat meningkatkan prestasi
kerja pegawai serta sekolah.
• Memendekkan masa kerja
dengan mengikuti garis
panduan yang sedia ada.
• Mewujudkan keseragaman
kerja serta arah yang jelas
dalam tugas masing-masing.
• Tujuan MPK dan FM
diwujudkan adalah
bertujuan sebagai sumber
rujukan rasmi yang mana
akan menjadi dokumen
pengurusan penting dalam
peningkatan produktiviti
dalam organisasi sekolah.
• Bahan rujukan dan maklumat
yang menerangkan secara
berperingkat tentang
prosedur serta sistem
dalam menjalankan tugas.

• Berperanan meningkatkan
kecekapan dan
keberkesanan bagi tiap-tiap
• Dokumen rasmi yang
menerangkan sistem /
prosedur kerja secara
berperingkat bagi
menyiapkan sesuatu kerja

• Digunakan sebagai rujukan

peringkat jabatan / pejabat
• Semua prosedur dan
peraturan kerja di rekodkan
sebagai bahan rujukan.
• Keseragaman dalam
pelaksanaan kerja.
• Mematuhi peraturan
organisasi
• Mengurangkan kesilapan
semasa bekerja
 Memudahkan kefahaman
tentang bidang tugas kepada
pekerja baru atau yang bertukar
ke sesuatu sekolah baru.

 Penetapan secara jelas tentang

bidang tugas dan halatuju
seseorang pegawai.
Sesuatu carta organisasi
diujudkan adalah
menggambarkan struktur, fungsi,
aktiviti serta rantaian hubungan
di antara pegawai atasan
hinggalah kepada pekerja yang
paling bawah dalam sesuatu
sekolah itu dan juga bertujuan
dalam membuat perancangan
dalam pengurusan sumber.
 Fungsi utama
 Pengajaran dan
Pembelajaran (P&P)
 Pengurusan Pentadbiran
dan Perkhidmatan
 Pengurusan Kewangan
Di bawah setiap fungsi utama
dalam sesebuah sekolah
mengandungi beberapa
aktiviti seperti contoh berikut
:

Fungsi Aktiviti
Pengurusan Bayaran
Kewangan Gaji dan
Elaun
1. LATAR BELAKANG JABATAN
2. OBJEKTIF JABATAN/SEKOLAH
3. CARTA ORGANISASI
4. FUNGSI JABATAN
5. AKTIVITI BAGI FUNGSI
UTAMA
6. PROSES KERJA FUNGSI
UTAMA
7. CARTA ALIRAN KERJA
 Latar Belakang
Jabatan/Pejabat

Senarai Objektif
Borang-borang Jabatan/
Yang Digunakan Pejabat

Carta Aliran MANUAL Carta

Kerja
Aktiviti-Aktiviti PROSEDUR Jabatan/
Pejabat
Utama KERJA

Fungsi-Fungsi
Proses Kerja Utama
Aktiviti-aktiviti Aktiviti-aktiviti
Jabatan/
Utama Bagi
Pejabat
Fungsi-fungsi
Utama
• Mencatatkan Sejarah Penubuhan
• Tujuan Dan Matlamat
Ditubuhkan
• Akta/Perundangan Berkaitan
• Kenyataan Yang Hendak
Dicapai
• Menjelaskan Tujuarah Jabatan
• Asas Pengurusan Strategik
• Asas Pembentukan Objektif
• Memberi halacara yang
jelas kepada jabatan/
pejabat supaya segala
usaha yang dijalankan
adalah selaras dengan
matlamat ianya di
tubuhkan.
• Menjadi asas perancangan
dan pembangunan program,
projek dan aktiviti yang perlu
dijalankan oleh sesebuah
jabatan/pejabat supaya
memenuhi keperluan
pelanggan.
• Menjadi asas bagi
penilaian keberkesanan
jabatan/pejabat bagi tujuan
meningkatkan lagi prestasi
jabatan/pejabat berkenaan.
• Memberi tuju arah dimana
objektif jabatan/pejabat
menjadi asas bagi pembentukan
objektif yang lebih khusus
dan terperinci pada peringkat
bawah dalam jabatan/ pejabat

• Menetapkan keutamaan-
keutamaan jangkapanjang
jabatan/pejabat
• Menggambarkan struktur yang
menunjukkan fungsi, aktiviti
dan hierarki didalam sesebuah
jabatan.
• Rangkakerja dan panduan
untuk mencapaikan objektif yang
ditetapkan

– Aktiviti-aktiviti yang dijalankan oleh

jabatan/pejabat
– Rantaian perintah (chain of
 PENGETUA

P.KANAN K.K P.KANAN P.KANAN(HEM)

G.KANAN G.KANAN G.KANAN G.KANAN KETUA

KAUNSELOR
KEMANUSIAN BAHASA SAINS TEK/VOK P.TADBIR

P.T(N17)
PEM.MAK
P.ASR
PTR(N11)
PAR
PRA
JAGA
• TUGAS - TUGAS UTAMA YANG
DIJALANKAN BAGI MEMBOLEHKAN
JABATAN / PEJABAT MENCAPAI
OBJEKTIF PENUBUHANNYA.

• KEGIATAN-KHUSUS UNTUK
JABATAN ITU SAHAJA ATAU
COMMON AKTIVITI.
• AKTIVITI IALAH YANG
DIJALANKAN DI BAWAH FUNGSI
UTAMA.
• PELAKSANAAN SESUATU
AKTIVITI MELIBATKAN TENAGA
MANUSIA,PERALATAN, BAHAN,
MASA DAN KOS.
• JABATAN : SEKOLAH MENENGAH
• FUNGSI : PENGAJARAN DAN
UTAMA PEMBELAJARAN
• AKTIVITI :HAL EHWAL MURID
KURIKULUM
PENGURUSAN
PENTADBIRAN
• FUNGSI
UTAMA : PERKHIDMATAN
• AKTIVITI : URUSAN PENGISIAN
JAWATAN
URUSAN PENGESAHAN
DALAM JAWATAN
URUSAN KEMASUKAN
DALAM
JAWATAN BERPENCEN
URUSAN
Di bawah setiap fungsi utama
dalam sesebuah sekolah
mengandungi beberapa aktiviti
seperti contoh berikut:

Fungsi Aktiviti
Pengurusan Bayaran
Kewangan Gaji dan Elaun
Pengurusan Stor
Buku Vot dll.
• Dokumen rujukan peringkat
individu
• Berasaskan tugas dan
tanggungjawab individu
• Satu FM bagi satu jawatan
• Mengandungi maklumat -
panduan untuk mengendalikan
tugas yang ditetapkan bagi satu-
satu jawatan
• Visi Dan Misi
• Objektif Jabatan/Pejabat
• Objectif Bahagian /Unit
• Carta Organisasi Jabatan/Unit
• Carta Organisasi Kedudukan
Pegawai
• Senarai Tugas/Kuasa Dan
Hubungan
• Peraturan-peraturan Pentadbiran
• Proses Kerja
• Carta Aliran Kerja
• Senarai Semak/Checklist
• Senarai Undang-undang
• Senarai Jawatankuasa Yang
Dianggotai
• Senarai Borang-borang Yang
Digunakan
• Norma Kerja
• Senarai Tugas Harian
 Objektif
Jabatan/Pejabat
Senarai Tugas Visi Misi dan Objektif
Harian Bahagian/Unit
Norma Kerja Carta Organisasi
Jabatan/Pejabat
Senarai
Borang-borang Carta Organisasi
Yang Digunakan Kedudukan Pegawai
Senarai FAIL MEJA
Jawatankuasa Senarai Tugas/
Yang Dianggotai Kuasa dan Hubungan
Senarai
Undang-Undang Peraturan-Peraturan
Peraturan Pentadbiran

Senarai Semak/ Proses Kerja

Checklist
Arta Aliran
Kerja
 MPK FM

Berasaskan fungsi dan Dokumen rujukan

bidang tugas jabatan peringkat individu/jawatan

Dokumen rujukan Berasaskan tugas dan

peringkat Jabatan Tanggungjawab individu

Satu MPK untuk Satu FM untuk

satu jabatan Satu jawatan

Mengandungi maklumat Mengandungi maklumat/

menyeluruh mengenai panduan untuk mengendalikan
semua aktiviti dalam tugas yang ditetapkan
jabatan bagi satu-satu jawatan
• PENERANGAN MENGENAI
CARTA ORGANISASI
JABATAN/PEJABAT YANG
MENUNJUKKAN FUNGSI
JABATAN/PEJABAT ADALAH
SAMA DIDALAM BAHAGIAN
KANDUNGAN MPK
• PECAHAN DARI CARTA
JABATAN/PEJABAT.
• DI DALAM FM, HANYA CARTA
BAHAGIAN YANG BERKAITAN
DENGAN INDIVIDU SAHAJA
YANG PERLU DISEDIAKAN.
• KEDUDUKAN INDIVIDU
PERLU DITANDAKAN
DALAM CARTA
ORGANISASI
BAHAGIAN/UNIT
BERKENAAN
• AKTIVITI YANG
DILAKSANAKAN OLEH
BAHAGIAN/UNITNYA
• SIAPA RAKAN-RAKAN
SEJAWAT YANG BOLEH
MEMBANTU
MENGAMBILALIH TUGASNYA
SEMASA IA BERKURSUS
DILUAR PEJABAT ATAU
BERCUTI
• PEGAWAI ATASAN YANG
BOLEH DIRUJUK
• DI MANA
DIRINYA/JAWATANNYA
DITEMPATKAN DI
BAHAGIAN/UNIT BERKENAAN
OBJEKTIF JABATAN/PEJABAT

• KENYATAAN YANG HENDAK DICAPAI

• MENJELASKAN TUJUARAH JABATAN
• ASAS PENGURUSAN STRATEGIK
• ASAS PEMBENTUKAN OBJEKTIF
OBJEKTIF BAHAGIAN/UNIT
1. PECAHAN KEPADA OBJEKTIF
JABATAN/PEJABAT DALAM
BENTUK OBJEKTIF JANGKA
PENDEK YANG PERLU DICAPAI
OLEH BAHAGIAN.
2. SETIAP AKTIVITI HARUSLAH
MENYUMBANGKAN KE ARAH
PENCAPAIAN OBJEKTIF
JABATAN/PEJABAT PADA
KESELURUHANNYA.
3.TEPAT,JELAS,BOLEH DICAPAI
DAN BOLEH DIUKUR SUPAYA
PIHAK PENGURUSAN BOLEH
MEMBUAT KEPUTUSAN DAN
PENILAIAN KEMAJUAN
DENGAN BERKESAN
BERASASKAN OBJEKTIF-
OBJEKTIF YANG DITETAPKAN.
• MENETAPKAN KEUTAMAAN-
KEUTAMAAN JANGKA
PANJANG BAHAGIAN/UNIT
• MEMBOLEHKAN SESEORANG
PENGURUS MENILAI
KEBERKESANAN SESUATU
RANCANGAN SUPAYA IA
DAPAT DIUBAH JIKA PERLU
• MERUPAKAN MEKANISMA
PENYELARASAN ANTARA
PENYELIA-PENYELIA DAN
STAF
 SENARAI TUGAS/KUASA DAN
HUBUNGAN
• SENARAI TUGAS IALAH SENARAI
YANG MENJELASKAN DENGAN
TEPAT DAN TERPERINCI MENGENAI
TUGAS, TANGGUNGJAWAB DAN
KUASA SESEORANG PEGAWAI
UNTUK MENJALANKAN TUGAS-
TUGASNYA.
• MEMAKLUMKAN KEPADA
PEMEGANG JAWATAN
MENGENAI TUGAS,
TANGGUNGJAWAB,
PENGETAHUAN ATAU
KEMAHIRAN YANG
DIPERLUKAN
• KUASA YANG DIBERIKAN
KEPADA SESEORANG
PEGAWAI PERLU
DIMAKLUMKAN.
• MEMUDAHKAN SESEORANG
PEGAWAI BERTINDAK ATAU
MEMBUAT KEPUTUSAN
MENGIKUT HAD YANG
DIBENARKAN.
 HUBUNGAN KERJA

• HUBUNGAN KERJA PEGAWAI

DENGAN PEGAWAI LAIN PERLU
DIKETAHUI UNTUK MEMBANTU
PEGAWAI MENYELASAIKAN
SESUATU TUGAS.
• SETIAP PEGAWAI MENGATAHUI HAD-
HAD KUASA YANG DIPERUNTUKKAN;
DAN
• MENJELASKAN HUBUNGAN DIANTARA
SESEORANG PEGAWAI DENGAN
PEGAWAI LAIN SAMA ADA DI DALAM
JABATAN/PEJABAT ATAU DENGAN
PEGAWAI-PEGAWAI DI
JABATAN/PEJABAT YANG LAIN.
PERATURAN-PERATURAN
PENTADBIRAN BAGI SETIAP
AKTIVITI
• TIAP-TIAP AKTIVITI MEMPUNYAI
BEBERAPA PERATURAN
PENTADBIRAN YANG HARUS
DIKETAHUI OLEH PEGAWAI-
PEGAWAI SESEBUAH
JABATAN/PEJABAT.
• MESTI DIPATUHI DALAM
MENJALANKAN SESUATU AKTIVITI
 PROSES KERJA BAGI AKTIVITI-
AKTIVITI YANG BERKAITAN
DENGAN PEGAWAI
• SENARAI JAWATAN PEGAWAI YANG
MELULUSKAN TINDAKAN DAN
SENARAI UNDANG-UNDANG DAN
PERATURAN YANG BERKAITAN
PERLU DISERTAKAN DALAM
PROSES KERJA.
BAGAIMANAKAH
PENYEDIAAN PROSES
KERJA?
PENYEDIAAN PROSES KERJA
• SEMAK SENARAI TUGAS BAGI
MENGENALPASTI JENIS-JENIS
KERJA YANG MEMERLUKAN
PENYEDIAAN PROSES KERJA
• SEDIAKAN TURUTAN TINDAKAN
MENGENAI KERJA TERSEBUT
• MULAKAN DENGAN PERKATAAN
‘PERBUATAN’ BAGI
MENYENARAIKAN SETIAP PROSES
• SENARAIKAN PEGAWAI YANG
PERLU DIRUJUK
• SENARAIKAN UNDANG-UNDANG
DAN PERATURAN YANG
BERKAITAN DENGAN TUGAS
BERKENAAN.
 CARTA ALIRAN KERJA
• LANGKAH-LANGKAH DIDALAM
AKTIVITI YANG MELIBATKAN
PEGAWAI PERLU DITANDAKAN AGAR
PEGAWAI DAPAT DIMAKLUMKAN
MENGENAI TANGGUNGJAWAB DAN
PERANAANNYA DALAM
MENYELASAIKAN SESUATU AKTIVITI.
 SENARAI SEMAK/CHECKLIST
• SATU ALAT PERANCANGAN DAN
KAWALAN KERJA YANG RINGKAS DAN
TEPAT MENGENAI TINDAKAN-
TINDAKAN YANG PERLU DIAMBIL
DALAM MENGENDALIKAN SESUATU
AKTIVITI.
• BOLEH BERBENTUK RANGKAIKATA,
SOALAN DAN JAWAPAN ATAUPUN
PERNYATAAN PERINGATAN YANG
DIPERLUKAN MENGIKUT
JENIS/BIDANG AKTIVITI YANG
DILAKUKAN.
KEPERLUAN CHECKLIST:
• MEMBERI PERINGATAN DAN
SEMAKAN KE ATAS TINDAKAN YANG
PERLU DIAMBIL DALAM
MELAKSANAKAN SESUATU AKTIVITI
HARIAN
• MENGELAKKAN BERLAKUNYA
KECUAIAN,LUPA,KESILAPAN DAN
PERTINDIHAN KERJA
• MENJADI ASAS KEPADA
KAWALAN KESELAMATAN
TERUTAMA YANG MELIBATKAN
AKTIVITI TEKNIKAL SEPERTI
JADUAL PERJALANAN UDARA DAN
LAUT, PROSESAN ALATAN DALAM
‘ASSEMBLY LINE’ DAN
PANGKALAN KUALITI
 SENARAI BORANG YANG
BERKAITAN DENGAN TUGAS
PEGAWAI
• MEMBANTU PEGAWAI BERKENAAN
MENGETAHUI BORANG-BORANG
YANG BERKAITAN DENGAN
TUGASNYA.
 SENARAI UNDANG-UNDANG
DAN PERATURAN
• ADALAH PETIKAN KECIL DARIPADA
ARAHAN-ARAHAN RASMI YANG
PERLU DIRUJUK OLEH SESEORANG
PEGAWAI.
• HANYA ARAHAN-ARAHAN YANG
MASIH DIGUNAKAN SAHAJA YANG
PERLU DIKANDUNGKAN DALAM FM.
KEPERLUAN :

• MENJADI RUJUKAN ASAS YANG

MEMBOLEHKAN SESUATU AKTIVITI ITU
DILAKSANAKAN DENGAN SAH
• MENJIMATKAN MASA MENGESAN SEMULA
ARAHAN-ARAHAN YANG DIPERLUKAN,
• MEMUDAHKAN STAF LAIN MEMBUAT
RUJUKAN APABILA DIPERLUKAN
 CARA
MENYEDIAKAN:
• Kumpulkan semua perundangan dan
peraturan yang ada kaitan langsung
dengan tugas jawatan berkenaan
• Pekeliling am, pekeliling
perbandaharaan,perintah am, akta-
akta tertentu, peraturan
pejabat,arahan dan lain-lain
disimpan di bilik fail .
SENARAI JAWATANKUASA
YANG DI ANGGOTAI
• Semua jawatankuasa yang
dianggotai oleh pegawai
berkenaan
• Jawatankuasa itu hendaklah
sekurang-kurangnya wujud untuk
tempoh 6 bulan
SENARAI JAWATANKUASA YANG
DI ANGGOTAI

• Membolehkannya membuat
persediaan dan perancangan awal
sebelum hadir ke mesyuarat
jawatankuasa-jawatankuasa
tersebut
• Membolehkan pegawai baru yang
mengambilalih tugas mengetahui
jawatankuasa yang perlu
dianggotainya
 NORMA KERJA

• Ialah jangkamasa atau lain-lain

pengukuran prestasi yang telah
ditetapkan bagi menyiapkan
sesuatu kerja
• Boleh jadi panduan
 SENARAI TUGAS HARIAN
• Format bagi mengingati dan
merancang aktiviti-aktiviti utama yang
perlu dilaksanakan diatas meja supaya
mudah dirujuk
• Memudahkan pegawai merancang
kerja atau mengambil tindakan-
tindakan penting lebih awal
• Mengamalkan pengurusan masa yang
cekap dan berkesan
 PROSES KERJA MENGURUSKAN PENGESAHAN DALAM JAWATAN
DAN PEMBERIAN TARAF BERPENCEN (FM)
BAHAGIAN: PENTADBIRAN
JAWATAN: PEMBANTU TADBIR PENTADBIRAN

BIL PROSES KERJA PEGAWAI SEKSYEN

YANG UNDANG-
MELULUSKAN/ UNDANG/
DIRUJUK PERATURAN
1. Semak buku daftar pegawai/
kakitangan yang akan disahkan
dalam jawatan

2. Semak fail peribadi dan buku rekod

perkhidmatan pegawai dan
pastikan telah memenuhi syarat
untuk pengesahan dalam
perkhidmatan
BIL PROSES KERJA PEGAWAI SEKSYEN
YANG UNDANG-
MELULUSKAN/ UNDANG/
DIRUJUK PERATURAN
3. Rujuk fail/pegawai yang layak untuk Ketua Jabatan
perakuan Ketua Jabatan (Pengetua)

4. Sediakan Borang Perakuan, Ketua Jabatan Perintah Am

Kenyataan Perkhidmatan dan (Pengetua) Bab A
Kenyataan lulus peperiksaan dan Perkara 36
kemukakan kepada Ketua Jabatan
untuk Perakuan dan tandatangan.

Kemukakan borang opsyen

samada memilih skim Pegawai
KWSP/pencen kepada pegawai berkenaan
pegawai berkenaan
BIL PROSES KERJA PEGAWAI SEKSYEN
YANG UNDANG-
MELULUSKAN/ UNDANG/
DIRUJUK PERATURAN

5. Kemukakan dokumen yang lengkap

kepada SPP melalui JPN

6. Terima surat pengesahan dari SPP. Ketua Jabatan

Sediakan penyata perubahan (Pengetua)
Kew 8 mengenai pengesahan
dalam jawatan dan dapatkan
tandatangan Pegawai yang diberi
kuasa.
BIL PROSES KERJA PEGAWAI SEKSYEN
YANG UNDANG-
MELULUSKAN/ UNDANG/
DIRUJUK PERATURAN

7. Kemukakan penyata perubahan

Kew 8 yang telah ditandatangani ke
JPN.

8. Rekodkan pengesahan jawatan Pembantu

dalam BRP dan edarkan surat asal Tadbir
kepada pegawai
 PERATURAN-PERATURAN
PENTADBIRAN(CONTOH)
Urusan Pengesahan Dalam Jawatan
a. Pengesahan jawatan di dalam
jawatan perkhidmatan awam
mengambil masa di antara 1 - 3
tahun dari tarikh mula berkhidmat.
Keadaan ini boleh berlaku sekiranya
seorang staf telah memenuhi syarat-
syarat yang ditetapkan dalam skim
perkhidmatannya.
b. Semua urusan mengesahkan
seseorang pegawai dalam
jawatanya hendaklah disertai dengan
surat perakuan ketua jabatan
c.Seseorang pegawai yang tidak
disahkan selepas tempoh
percubaannya, tidak layak menerima
anjakan gaji sehingga beliau
disahkan dalam jawatannya.
d. Pada amnya, lanjutan tempoh
percubaan seseorang pegawai
diperlukan dalam keadaan dimana
pegawai tidak lulus semua
peperiksaan yang disyaratkan dalam
tempoh percubaannya dan tidak
lulus kursus induksi.
e. Permohonan lanjutan tempoh
percubaan hendaklah dibuat kepada
pihak berkuasa melantikan melalui
Ketua Perkhidmatan dengan
sokongan Ketua Jabatan.
f. Adalah menjadi tanggungjawab
Ketua Jabatan untuk mengemukakan
perakuan kepada pihak berkuasa
lantikan melalui Ketua Perkhidmatan
tentang perlanjutan tempoh
percubaan 3 bulan sebelum tamat
tempoh percubaan pegawai itu.
Tindakan (Langkah)

Aliran

Pilihan/Keputusan

Tindakan Serentak

Penyambung
Pem Tadbir Semak daftar/senarai peg. dalam
percubaan, fail peribadi dan
Ketua Pem. buku rekod perkhidmatan
Tadbir
Pastikan syarat-syarat pengesahan

TIDAK
Rujuk untuk perakuan Ketua Jabatan
YA
Pegawai
Simpan rekod/fail Diperakukan
Eksekutif

Sediakan kenyataan perkhidmatan

TIDAK Kenyataan Lulus Peperiksaan
Simpan fail/rekod
YA Perakuan pengesahan dlm jawatan
Lanjut Tempoh
Percubaan Hantar ke SPP melalui JPN
Pem Tadbir Lengkap
Lengkapkan

dokumen
Pem Tadbir TIDAK
Terima kelulusan dari SPP
YA
Pem Tadbir Sediakan kew 8 dan hantar ke JPN

Pem Tadbir Terima kew 8 yg telah diluluskan

Pem Tadbir Tindakan berhentikan potongan

KWSP jika memilih skim
berpencen
Senarai Semakan Semasa Proses Kerja
PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN DAN
KEMASUKAN KE JAWATAN BERPENCEN
Bil Tindakan Tandakan
Catatan

A. Semakan Rekod Maklumat Staf:

1. Daftar pegawai yang layak

2. Semak fail peribadi pegawai berkenaan

3. Telah memenuhi syarat perkhidmatan

4. Kemukakan kepada Ketua Jabatan

Senarai Semakan Semasa Proses Kerja
PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN DAN
KEMASUKAN KE JAWATAN BERPENCEN
Bil Tindakan Tandakan
Catatan

5. Sediakan borang-borang berkaitan dan

minta pegawai tandatangan borang opsyen

6. Kemukakan sokongan yang telah

disempurnakan kepada Ketua Jabatan
untuk sokongan & tandatangan

7. Sediakan surat iringan dan hantar ke

PPD/PPB/JPN

8. Failkan sesalinan surat dan dokumen

ke fail peribadi pegawai berkenaan
Senarai Semakan Semasa Proses Kerja
PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN DAN
KEMASUKAN KE JAWATAN BERPENCEN
Bil Tindakan Tandakan
Catatan

9. Terima surat pengesahan jawatan dari SPP

sesalinan serah kepada pegawai berkenaan

10. Sediakan kew. 8 dalam 6 salinan dan

dapatkan tandatangan Guru Besar/Pengetua

11. Hantar ke PPD/PPB/JPN untuk kelulusan

12. Terima kew. 8 yang telah diluluskan oleh

PPD/PPB/JPN
13. Sediakan SG 20 dan hantar ke JAN untuk
berhentikan potongan KWSP
 Terima Kew8/surat arahan
Pem Tadbir
Yang perlu dibuat perubahan

Pem Tadbir Taipkan kew 320 – 2 salinan

Pem Tadbir Perlu diisi ruangan yang berkenaan shj

Buat semakan dengan

Pem Tadbir PAYROLL MASTER LISTING

Pem Tadbir Kepilkan bersama dokumen sokongan

Yang telah disahkan

Pem Tadbir Susun lembaran gaji mengikut No. Gaji

 Copkan nama pegawai yang akan
Pem Tadbir
t/tangan kew 8

Pem Tadbir Semak serta t/tangan kew 8

Pem Tadbir Asingkan:-salinan asal ke JAN

salinan kedua difailkan
Pem Tadbir Rekod dalam buku despatch
Proses Kerja Penyediaan Bayaran gaji
Melalui Sistem Payroll
Bil Tindakan Proses Kerja Sessi Undang -
Pegawai Undang dan
Peraturan
1 Pembantu Menghantar Lembaran gaji Mengikut
Tadbir (Payroll) Kew.320 mengikut Pekeliling dan
(Kew) jadual yang telah ditetapkan Peraturan yang
oleh Perbendaharaan. ditetapkan oleh
JAN
2
Taipkan Kew, 320
sebanyak 2 salinan

3 Penuhkan butiran
berkenaan sahaja.
Proses Kerja Penyediaan Bayaran gaji
Melalui Sistem Payroll

Bil Tindakan Proses Kerja Sessi Undang -

Pegawai Undang dan
Peraturan
4 Pembantu Untuk mengisi borang Kew. Mengikut
Tadbir 320 hendaklah Pekeliling dan
(Kew) berpandukan kepada surat Peraturan yang
Pek. Akauntan Negara Bil. ditetapkan oleh
3 Tahun 1993. JAN

5 Setiap perubahan yang

dibuat perlu di sertakan
dengan dokumen-dokumen
yang berkaitan.
Proses Kerja Penyediaan Bayaran gaji
Melalui Sistem Payroll
Bil Tindakan Proses Kerja Sessi Undang -
Pegawai Undang dan
Peraturan
6 Pembantu Setiap lembaran gaji perlu Mengikut
Tadbir disertakan dengan Pekeliling dan
(Kew) dokumen-dokumen yang Peraturan yang
berkaitan. ditetapkan oleh
JAN
Setiap lembaran gaji perlu
7 disusun mengikut nombor
gaji (menaik) dan berikan
nombor bilangannya.
Proses Kerja Penyediaan Bayaran
gaji Melalui Sistem Payroll
Bil Tindakan Proses Kerja Sessi Undang
Pegawai - Undang dan
Peraturan
7 Pembant Copkan nama pegawai Mengikut
u Tadbir diruangan “Disediakan Pekeliling dan
(Kew) oleh” dan “Disahkan Peraturan
oleh” serta tarikh untuk yang
ditandatangan. ditetapkan
oleh JAN
8 Buat semakan
berpandukan :- PAYROLL
MASTER LISTING.
Proses Kerja Penyediaan Bayaran
gaji Melalui Sistem Payroll
Bil Tindakan Proses Kerja Sessi Undang
Pegawai - Undang dan
Peraturan
9 Pembant Hantarkan untuk Mengikut
u Tadbir tandatangan Pengetua Pekeliling dan
(Kew) dan asingkan Salinan Peraturan
Asal untuk di hantar ke yang
JAN dan salinan kedua di ditetapkan
failkan. oleh JAN
10
Rekod kedalam Buku
Despath.
Senarai Semakan Semasa Proses
Kerja Penyediaan Bayaran Gaji
Melalui sistem Payroll
Bil Tindakan Tandakan
Catatan

1. Terima Penyata Perubahan (Kew.8)

atau Surat Arahan yang perlu untuk
dibuat perubahan.

2. Taip Kew. 320 sebanyak 3 salinan

3. Penuhkan butiran yang berkenaan

4. Semak dengan payroll

 Senarai Semakan Semasa Proses
Kerja Penyediaan Bayaran Gaji
Melalui sistem Payroll
Bil Tindakan Tandakan
Catatan

5. Terima Penyata Perubahan (Kew.8)

atau Surat Arahan yang perlu untuk
dibuat perubahan.

6. Taip Kew. 320 sebanyak 3 salinan

7. Penuhkan butiran yang berkenaan

 Jumlah Unit
Masa Yang Yang Boleh
Bil Jenis Kerja
Diambil Dijalankan
Dlm Seminggu
1. Mengurus perlantikan 115 minit 17 unit

2. Mengurus pengesahan dalam jawatan 151 minit 13 unit

3. Mengurus kemasukan ke dalam 195 minit 10 unit

jawatan berpencen.

8. Mengurus kenaikan pangkat 95 minit 21 unit

5. Mengurus pemangkuan

6. Penyediaan penyata bulanan/suku 155 minit 16 unit

tahunan.

7. Mengurus pertukaran pegawai 185 minit 11 unit

• Perancangan Senarai
Aktiviti Harian/Minggu/Bulan
• Sebagai senarai semak tugas harian
• Kemudahan mengambil tindakan susulan
• Dikemaskini dan direkod setiap hari
NAMA:
JAWATAN:
TARIKH:

BIL TUGAS SAYA HARI INI CATATAN

Tugas Pegawai Tugas dan Kuasa Yang Tugas Pegawai-
Atasan Yang Tanggungjawab Diberi Pegawai Lain
Yang Ada Hubungan
Serta Jenis Hubungan

Pengetua Menguruskan JPN merekodkan

Meluluskan permohonan dalam BRP
Cuti cuti k/tangan

P.Kanan/KPT
Menyokong
Permohonan
Cuti

P.Kanan/KPT Menguruskan 1.Menerima

Menandatangani Terimaan wang awam
Resit Bayaran 2.Menulis
Buku Resit
BAHAN-BAHAN RUJUKAN

PEKELILING KEMAJUAN
PERKHIDMATAN AWAM BIL
08 TAHUN 1991
 Sekian
Selamat Maju
Jaya

MOHAMAD SHUHMY SHUIB