a) Berikan perbezaan antara Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja secara ringkas.

Latar Belakang Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM) adalah dua dokumen rujukan rasmi yang perlu ada dalam sesebuah jabatan/pejabat yang merupakan alat pengurusan penting yang dapat menyumbang kepada peningkatan produktiviti jabatan/pejabat keseluruhannya. Selain daripada alat pengurusan untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan individu dan jabatan/pejabat, Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja juga berguna sebagai alat latihan terutama kepada pegawai baru dilantik atau pegawai yang baru ditukarkan ke sesebuah jabatan/ pejabat.

Biasanya

pekerja-pekerja dalam Jabatan/Pejabat melaksanakan tugas berasaskan kepada pengetahuan yang dipelajari dari

masing-masing

pengalaman dan tunjuk ajar pekerja-pekerja lama. Seringkali pengetahuan tersebut tidak berasaskan kepada cara bekerja yang seragam dan hanya berasaskan kepada kefahaman pegawai-pegawai lama. Akibatnya terdapat pekerja-pekerja yang menjalankan tugas tanpa mengetahui cara-cara bekerja yang betul dan tidak jelas dengan bidang kuasa masing-masing. Kedua-dua dokumen ini dapat mengurangkan kebergantungan pegawai kepada pengalaman pegawai-pegawai lama, dan dapat menjimatkan masa memahami dan mempelajari cara-cara menjalankan tugas. Perbezaan

antara Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja dapat dijelaskan maksudnya pada Rajah 1.

Rajah 1: Perbezaan antara Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja

Perbezaan antara Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja

MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK)

FAIL MEJA (FM)

Dokumen rujukan peringkat pejabat - makro

Dokumen rujukan peringkat individu/jawatan - mikro

Berasaskan fungsi dan bidang tugas jabatan

Berasaskan tugas dan tanggungjawab individu;

Satu MPK untuk satu jabatan

Satu FM bagi satu jawatan

Mengandungi maklumat menyeluruh mengenai semua aktiviti dalam jabatan

Mengandungi maklumat/panduan untuk mengendalikan tugas yang ditetapkan bagi satu-satu jawatan

Perbezaan di antara Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja. Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja mempunyai tujuan dan fokus berbeza. Oleh yang demikian jabatan/pejabat perlu mempunyai kedua-dua ini. Perbezaan bagi kedua-dua dokumen ini akan dihuraikan. Manual Prosedur Kerja adalah untuk rujukan semua pegawai atau staf. Hanya satu Manual prosedur Kerja akan disediakan bagi satu

jabatan/pejabat. Fokus utama dokumen ini adalah jabatan/ pejabat dan tujuan penyediaan dan penggunaannya adalah untuk meningkatkan

kecekapan dan keberkesanan jabatan/pejabat keseluruhannya. Sementara fokus utama Fail Meja adalah individu dan tujuan penyediaan dan penggunaannya adalah untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan tugas yang dilaksanakan oleh individu. Fail Meja perlu disediakan untuk semua individu atau jawatan dalam jabatan/pejabat. Manual Prosedur Kerja mengandungi 8 perkara. Kandungan dokumen ini ditunjukkan dalam Rajah 2. Manakala Fail Meja pula mengandungi 14 perkara utama iaitu Objektif Jabatan/Pejabat, Objektif Bahagian/Unit, Carta Organisasi Jabatan/Pejabat,

Carta Organisasi Kedudukan Pegawai, Senarai Tugas/Kuasa Dan Hubungan, Peraturan-peraturan Pentadbiran, Proses Kerja, Carta Aliran Kerja, Senarai Semak/ Checklist, Senarai Undang-undang/Peraturan, Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai, Senarai Borang-borang Yang Dianggotai, Norma Kerja dan Senarai Tugas Harian.
b) Jelaskan kandungan yang perlu ada dalam Manual Prosedur Kerja

Rajah 2: Kandungan Manual Prosedur Kerja 1) Latar Belakang Jabatan/Pejabat. Latar belakang ini dan mencatatkan juga maklumat ini sejarah seperti boleh penubuhan matlamat dijadikan sesebuah dan asas tujuan untuk
4

Jabatan/Pejabat penubuhannya.

Maklumat-maklumat

membentuk strategi bertindak serta menjadi sumber untuk membentuk dan menyusun struktur, fungsi dan objektif Jabatan/pejabat. Selain itu maklumat tersebut dapat membantu para penyelidik untuk mengetahui dan

mendapatkan bahan-bahan mengenainya.

2) Objektif Jabatan/Pejabat.

Objektif Jabatan/pejabat selaras dengan matlamat penubuhannya dan menjadi asas bagi proses pengurusan strategik serta pembentukan objektif bahagian/unit. 3) Carta Organisasi Jabatan/Pejabat. Carta ini menggambarkan struktur yang menunjukkan fungsi, aktiviti dan hirarki dalam sesebuah Jabatan/Pejabat dengan Jabatan/Pejabat yang lain kerana kelainan dari segi aktiviti, fungsi dan peranan yang dimainkan. Malah carta ini boleh berubah-ubah dari semasa ke semasa selaras dengan perkembangan yang berlaku dalam Jabatan/pejabat. Oleh itu carta ini perlu dikemaskini. 4) Fungsi Utama Jabatan/Pejabat. Fungsi utama Jabatan/pejabat adalah tugas-tugas utama yang dijalankan bagi membolehkan Jabatan/pejabat mencapai objektif penubuhannya. Fungsi ini bergantung kepada jenis-jenis kegiatan sesebuah Jabatan/pejabat itu sama ada yang khusus atau yang biasa.
5

5) Aktiviti-Aktiviti Bagi Setiap Fungsi Utama. Aktiviti ialah kerja yang dijalankan di bawah fungsi utama dan

pelaksanaannya melibatkan tenaga manusia, peralatan, bahan, masa dan kos.

6) Proses Kerja Bagi Setiap Aktiviti. Proses Kerja ialah rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan mengikut peraturan yang ditetapkan bagi melaksanakan sesuatu aktiviti. 7) Carta Aliran Kerja. Carta Aliran Kerja ialah gambaran secara grafik atau gambarajah mengenai tindakan-tindakan yang terlibat dalam sesuatu aktiviti atau prosedur. 8) Borang Yang Digunakan. Borang adalah alat pengurusan yang penting dalam urusan pentadbiran pejabat kerana borang dapat menyimpan dan merekodkan maklumat penting.