1.

PENGENALAN

Keberkesanan dan kecekapan dalam menguruskan sesuatu jabatan adalah komponen penting untuk meningkatkan kualiti kerja dalam pentadbiran dan pengurusan sesebuah organisasi. Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM) telah diperkenalkan pada tahun 1991 melalui Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8/1991.

Kedua-dua dokumen ini dapat membantu dalam pengurusan dan dapat menyumbang kepada peningkatan produktiviti. Bagi kakitangan baru yang dilantik ke jawatan baru, lazimnya mereka akan menjalankan kerja yang diamanahkan kepada mereka berdasarkan pengetahuan dan pangalaman serta tunjuk ajar kakitangan yang lebih pengalaman tanpa arahan dan panduan yang jelas. Kesannya, kakitangan baru tidak mendapat input yang betul dan akan melaksanakan sesuatu tindakan yang kurang tepat dalam membuat sesuatu keputusan.

Oleh itu, Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja merupakan sumber tepat yang boleh dijadikan panduan semasa menjalankan tugasnya dengan cekap dan berkesan.

Sebelum menjelaskan kebaikan-kebaikan yang diperolehi dari penyediaan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja dalam jabatan/pejabat, adalah perlu mengetahui beberapa aspek penting yang berkaitan dengan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja antaranya adalah berkaitan definisi Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja, konsep Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja, rasional penyediaan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja, serta perbezaan diantara keduanya.

2.0 DEFINISI MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA

2.1 Definisi Manual Prosedur Kerja

Manual Prosedur Kerja adalah satu dokumen rujukan yang menerangkan tentang sistem-sistem yang terdapat di dalam sesebuah organisasi.Ia juga mengandungi prosedur-prosedur kerja yang terperinci dan berperingkat atau sequential bagi menyiapkan sesuatu kerja. MPK mengandungi maklumat menyeluruh mengenai sejarah dan rasional penubuhan sesuatu jabatan atau pejabat, fungsi, objektif, prosedur dan pegawai atau staf yang bertanggungjawab untuk melaksanakan prosedur tersebut.Ia digunakan sebagai rujukan untuk peringkatJabatan/ Pejabat.

Setiap tugas mempunyai peraturan dan proses tertentu. Tugas-tugas yang dijalankan mesti mengikut prosedur dan peraturan yang telah ditetapkan supaya tidak akan menimbulkan sebarang ketidakcekapan, kelewatan dan pembaziran masa. Oleh yang demikian, kewujudan Manual Prosedur Kerja adalah supaya pegawai-pegawai yang baru khususnya dapat mengetahui fungsi keseluruhan dan juga tanggungjawab serta peranan yang dikendalikan oleh jabatan tersebut.

Selain itu, Manual Prosedur Kerja juga memainkan peranan yang penting kepada pihak pengurusan kerana ianya membolehkan pembaikan sistem dan prosedur kerja.Pembaikan ini adalah melalui peningkatan kecekapan, produktiviti, kualiti dan keberkesanan jabatan secara keseluruhan.

2.2 Definisi Fail Meja ( FM ).

Fail Meja pula adalah dokumen rujukan bagi peringkat individu/ jawatan. Dokumen ini, antara lain, mengandungi carta jabatan/ pejabat yang menunjukkan kedudukan individu dalam jabatan/pejabat berkenaan, objektif Jabatan dan Bahagian di mana individu ini ditempatkan serta prosedur kerja yang terlibat dengan jawatan individu yang berkenaan.Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja adalah alat pengurusan

yang dapat menyumbang kepada peningkatan kecekapan serta keberkesanan jabatan/pejabat.

3.0

KONSEP MPK DAN FM

Secara umumnya, konsep Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja adalah dua okumen rujukan rasmi yang perlu ada dalam jabatan/pejabat yang merupakan alat pengurusan penting yang dapat menymbang kepada peningkatan produktiviti jabatan atau pejabat secara keseluruhannya. Konsep Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja dapat dijelaskan melalui rajah di bawah:

Peringkat

Dokumen Rasmi

Faedah

Tujuan

Jabatan

Manual Prosedur Kerja

Kenyataan harapan jabatan/pejabat Tuju arah yang jelas Penentuan fungsi yang jelas Pembahagian aktiviti antara unit yang jelas Rangkaian prosedur dan pegawai/staf bertanggungjawab yang jelas bagi setiap aktiviti

Peningkatan kecekapan dan keberkesanan Jabatan/Pejabat

Peningkatan produktiviti

Individu

Fail Meja

Tuju arah yang jelas Tugas tanggungjawab yg jelas Kedudukan yang jelas dalam jabatan/pejabat Dasar-dasar dan peraturan yang jelas Prosedur dan aliran kerja yang jelas

Peningkatan kecekapan dan keberkesanan Individu

Rajah 1: Hubungkait Konsep Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja

4.0 RASIONAL PENYEDIAAN MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA

4.1 RASIONAL PENYEDIAAN MANUAL PROSEDUR KERJA

Terdapat pelbagai faedah dalam melaksanakan Manual Prosedur Kerja. Salah satu daripadanya adalah ia dapat memberi hala tuju yang jelas kepada Jabatan supaya usaha dijalankan selaras dengan matlamat penubuhan jabatan tersebut. Selain itu ia juga menjadi asas perancangan dan pembangunan sesuatu program, projek dan aktiviti Jabatan.

Manual Prosedur Kerja juga merupakan dokumen rujukan rasmi yang perlu ada dalam sesebuah Jabatan/Pejabat .Manual Prosedur Kerja dapat memberi gambaran secara grafik ke atas tindakan-tindakan dalam satu aktiviti atau prosedur dan setiap langkah atau tindakan yang perlu diambil mengikut turutan yang betul dan memperlihatkan peringkat permulaan dan peringkat selesai secara ringkas.

Ini dapat memberi kefahaman kepada staf mengenai tugas dan tanggungjawab masing-masing serta dijadikan asas kepada penilaian keberkesanan Jabatan. Manual Prosedur Kerja juga bertujuan untuk menetapkan keutamaan sesuatu jabatan untuk jangka panjang dan mewujudkan keseragaman dalam cara menjalankan kerja dan mengurangkan kesilapan operasi semasa menjalankan tugas.

4.2 RASIONAL PENYEDIAAN FAIL MEJA

Fail Meja berperanan untuk meningkat kecekapan dan keberkesanan tiap-tiap seorang individu dalam jabatan/pejabat. Untuk tujuan ini Fail Meja dirangka khusus untuk memberikan panduan terperinci mengenai semua tugas yang dijalankan oleh seseorang individu setiap hari. Asas Fail Meja adalah senarai tugas dan tanggungjawab seseorang individu dalam jabatan/pejabat. Rangkaian prosedur dan senarai semak (checklist) yang terdapat dalam Fail Meja adalah garis panduan langkah demi langkah yang dapat memandu setiap individu menjalankan tugas mereka dengan

cekap.Peruntukan kuasa dan undang-undang yang terlibat dengan tanggungjawab seseorang individu juga dimuatkan dalam Fail Meja. Objektif Jabatan, objektif Bahagian dan Unit serta carta yang menunjukkan kedudukan individu dalam Bahagian atau Unit masing-masing akan membantu individu-individu memahami peranan mereka dalam jabatan/pejabat.

5.0

PERBEZAAN ANTARA MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA

5.1.1 Berikut adalah perbezaan antara MPK dengan FM

MPK 1

FM Rujukan Rasmi

Dokumen Rujukan Rasmi Dokumen peringkat Jabatan

Peringkat Individu & Berasaskan Fungsi peringkat Individu SATU FM SATUindividu Maklumat lengkap bagi tugas setiap jawatan & Tugas

Berasaskan Fungsi Tugas peringkat Jabatan

SATU MPK SATUJabatan

Maklumat Menyeluruh bagi aktiviti jabatan

Berdasarkan jadual di atas, perbezaan kedua-dua dokumen rujukan ini akan di jelaskan dengan lebih terperinci lagi. Perbezaan pertama ialah Manual Prosedur Kerja merupakan dokumen bagi semua pegawai atau staf di peringkat jabatan.

Manual Prosedur Kerja ini berasaskan fungsi dan bidang tugas jabatan seperti sejarah, rasional penubuhan, objektif, fungsi, prosedur kerja, dan pegawai atau staf yang dipertanggungjawabkan melaksanakan prosedur tersebut.Ia merupakan rujukan dalam pembentukan struktur dan fungsi atau objektif jabatan atau pejabat dan membolehkannya berfungsi dengan cekap dan berkesan. Fail Meja pula merupakan

dokumen rujukan rasmi bagi individu atau jawatan yang mengandungi senarai tugas dan tanggungjawab seseorang individu dalam sesuatu jawatan. Ia berperanan untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan setiap individu dalam sesuatu jabatan.

Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja ialah dokumen rujukan pada peringkat yang berbeza.Namun begitu, setiap jabatan/pejabat perlu ada kedua-duanya.Setiap satu Manual Prosedur Kerja adalah untuk satu jabatan sahaja, manakala Fail Meja adalah bagi satu jawatan. Hanya satu Manual Prosedur Kerja bagi satu jabatan, sementara fokus utama Fail Meja adalah untuk individu. Dengan itu, setiap individu bagi setiap jabatan atau pejabat haruslah mempunyai Fail Meja yang tersendiri.

Perbezaan yang seterusnya, Manual Prosedur Kerja adalah dokumen yang mengandungi maklumat menyeluruh mengenai semua aktiviti yang berasaskan fungsi, dan bidang tugas jabatan atau pejabat. Dengan maklumat ini, individu dalam jabatan atau pejabat dapat mengetahui hala tuju yang perlu diikuti dan dipatuhi semasa menjalankan tugas. Dokumen ini juga menetapkan fungsi jabatan atau pejabat serta pembahagian aktiviti yang jelas antara bahagian dan unit. Ini membolehkan setiap individu mengetahui parameter masing-masing serta mengetahui tugas-tugas

bahagian/unit individu lain dalam pejabat/jabatan. Manual Prosedur Kerja juga menunjukkan Rantaian Perintah untuk membantu Ketua Jabatan memberi arahan, mengawal kerja, mempercepatkan proses membuat keputusan. Fail Meja pula mengandungi maklumat atau panduan untuk mengendalikan tugas yang ditetapkan bagi satu-satu jawatan berpandukan tugas, dan tanggungjawab individu. Ini merupakan panduan tentang kedudukan individu dalam pejabat/jabatan. Fail Meja dapat membantu meningkatkan kecekapan dan kesempurnaan perjalanan tugas melalui garis panduan yang lengkap dan terperinci. Dokumen ini turut menyatakan senarai tugas kuasa dan hubungan kerja untuk membantu pegawai mengurus tanggungjawab mereka, mengetahui had kuasa serta menjelaskan hubungan kerja antara staf. Biasanya, Fail Meja ini ditempatkan di atas meja para pegawai.

Selain itu, perbezaan yang lain adalah Manal Prosedur Kerja mengandungi maklumat menyeluruh tentang aktiviti dalam jabatan yang digambarkan dalam bentuk carta. Setiap jabatan atau pejabat mempunyai carta organisasi yang tersendiri sebagai panduan dan rangka kerja bagi semua aktiviti jabatan. Manual Prosedur Kerja didokumentasikan secara sistematik iaitu dengan mewujudkan beberapa unit atau seksyen atau bahagian untuk melaksanakan aktiviti. Contohnya, Bahagian Gaji hanya beroperasi untuk urusan-urusan yang berkaitan dengan gaji sahaja. Fail Meja pula mengandungi maklumat atau panduan dalam pengendalian tugas bagi sesuatu jawatan. Setiap jawatan dalam Perkhidmatan Awam dinyatakan senarai tugas, tanggungjawab dan bidang kuasa yang terperinci supaya pegawai dapat menjalankan tugas dengan cekap dan berkesan.

Fail Meja merupakan dokumen yang wajib disediakan bagi satu jawatan dan lebih memfokuskan kepada tugas individu. Tujuannya adalah untuk meningkatkan lagi tahap kecekapan penjawat awam dalam menjalankan tugas masing-masing.Manakala penyediaan Manual Prosedur Kerja lebih khusus untuk penggunaan pejabat sahaja.Manual Prosedur Kerja disediakan khas untuk meningkatkan lagi kecekapan dan keupayaan jabatan tersebut secara menyeluruh. Setiap individu bagi setiap jabatan dan pejabat mempunyai dan menyediakan Fail Meja.

Perbezaan yang terakhir pula ialah segala proses, peraturan, pegawai yang bertanggungjawab dan hubungan kerja bagi pegawai dapat dikenalpasti dengan merujuk Manual Prosedur Kerja. Tetapi Fail Meja memberikan panduan terperinci mengenai tugas harian setiap individu.Dengan adanya Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja diharapkan kedua-duanya dapat dijadikan rujukan utama pejabat dan jabatan untuk melaksanakan tugas dan tanggungjawab dengan cekap dan berkesan.

Di dalam Fail Meja disediakan panduan yang terperinci tentang tugas harian setiap individu. Annual Prosedur Kerja pula lebih menerangkan secara menyeluruh tentang segala proses peraturan pegawai yang bertanggungjawab dan hubungan kerja bagi pegawai dalam jabatan.

6.0

KEBAIKAN MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA

Terdapat beberapa kebaikan yang boleh diperolehi hasil dari penyediaan MPK dan FM. Kebaikan-kebaikan yang boleh diperolehi daripada proses kerja yang terdapat di dalam Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM) adalah:

6.1

Merekodkan semua prosedur dan peraturan kerja untuk dijadikan rujukan rasmi

MPK dan FM menyediakan maklumat mengenai prosedur kerja dan peraturan kerja yang dijadikan sebagai rujukan rasmi jabatan dan individu. MPK mengandungi maklumat berkaitan dengan latar belakang pejabat, objektif jabatan, carta jabatan, fungsi utama jabatan, aktiviti bagi fungsi utama, proses kerja bagi aktiviti utama, carta aliran bagi aktiviti utama, dan borang-borang yang digunakan. Melalui fungsi utama jabatan, aktiviti, proses, carta aliran dan borang yang digunakan, pekerja boleh memastikan semua aktiviti tugasan harian yang dilakukan adalah menepati kehendak jabatan dan tidak terkeluar dari matlamat utama organisasi. Sebagai contoh, fungsi utama Jabatan Pendaftaran Negara adalah pendaftaran. Aktiviti utamanya adalah membuat kad pengenalan, pendaftaran kelahiran dan kematian, perkahwinan dan kewarganegaraan. Selain itu, proses kerja juga dinyatakan dalam MPK. Jabatan Perkhidmatan Awam sebagai contoh, menetapkan kerani perkhidmatan menyemak daftar perkhidmatan tiap-tiap bulan bagi memastikan tiada keciciran dalam urusan pengesahan jawatan. Fail meja pula mengandungi maklumat berkaitan dengan objektif jabatan, objektif bahagian/unit, carta organisasi jabatan, carta organisasi unit dan kedudukan pegawai, senarai tugak kuasa dan hubungan, peraturan-peraturan pentadbiran, proses kerja pegawai, carta aliran kerja pegawai, senarai tugas harian, norma kerja, senarai dan contoh borang yang digunakan, senarai jawatankuasa yang dianggotai, senarai undang-udang dan peraturan, dan senarai semak bagi semua tugas-tugas. Melalui failo meja, semua tugas rasmi yang perlu dilakukan oleh pekerja akan direkodkan dan dijadikan rujukan oleh pekerja semasa melaksanakan tugas rasmi. Tugas itu meliputi

kuasa-kuasa yang ada pada pekerja tersebut serta hubungan dengan rakan sejerja yang lain serta dengan pekerja atasan. Kerani pentadbiran sebagai contoh, perlu melaksanakan urusan rekod setiap perubahan staf di jabatannya, rekod perubahan diambil daripada pegawai tadbir yang menguruskan pertukaran staf. Semua contoh di atas menunjukkan bahawa MPK dan FM merekodkan semua fungsi dan prosedur jabatan dan juga fungsi dan tugas pekerja yang dijadikan sebagai dokumen rujukan rasmi oleh b=jabatan dan poekerja. Apabila berlaku masalah dalam tugas-tugas pekerja, maka fail rujukan akan dijadikan rujukan utama.

6.2

Mewujudkan keseragaman dalam menjalankan kerja. 2

Melalui Manual Prosedur Kerja (MPK) atau Fail Meja (FM), setiap pekerja dapat menjalankan kerja disebabkan wujudnya senarai tugas bagi bagi jabatan atau pejabat. Dengan adanya Prosedur Kerja (MPK) atau Fail Meja (FM), pekerja-pekerja dapat menjalankan tugas dengan mengetahui cara-cara bekerja dengan betul dan jelas dalam bidang kuasa masing-masing. Melalui fungsi utama jabatan, pekerja hanya akan menjalankan tugas mereka berdasarkan objektif dan matlamat jabatan tanpa melakukan kerja-kerja diluar skop fungsi jabatan tersebut. Kandungan dalam fail meja seperti proses kerja serta tugas-tugas harian akan memastikan kerja yang dilakukan adalah seragam dan memenuhi kehendak jabatan di tempat kerja mereka.

6.3

Menentukan peraturan jabatan/pejabat dipatuhi

MPK dan FM menentukan peraturan jabatan dan peraturan ini perlu dipatuhi oleh pekerjanya. Pekerja pada amnya akan melakukan kerja mereka berdasarkan pada senarai tugas yang telah ditetapkan oleh mereka. Proses kerja dalam MPK menentukan tindakan yang perlu diambil secara berturutan mengikut peraturan yang ditetapkan bagi melaksanakan sesuatu aktiviti. Carta aliran kerja menjelaskan aliran kerja yang perlu diikuti oleh pekerja dalam jabatan. Oleh yang demikian, pekerja perlu mematuhi proses kerja dan carta aliran yang telah ditetapkan bagi memastikan kerja yang dilakukan akan mengikut kehendak objektif jabatan.

6.4

Mengurangkan

kesilapan-kesilapan

operasi

semasa

menjalankan

menjalankan tugas.

Melalui Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM), semua arah tuju dan pelaksanaan tugas dan tanggungjawab seorang pegawai sangat jelas dari segi peranan, posisi dan kuasanya dalam melaksanakan tugas. Ini bermakna pegawai akan sentiasa berada dalam landasan yang betul kerana terpimpin oleh proses kerja yang tersusun rapi. Justeru itu, kes-kes kesilapan operasi dan perundangan dapat dielakkan. Apabila berlaku kesilapan yang tidak disengajakan, maka pekerja boleh merujuk kepada MPK atau FM yang berkaitan dengan kesilapan yang dilakukan untuk memastikan pekerja kembali membetulkan tugas-tugas yang akan dilakukannya.

6.5

Memendekkan masa latihan bagi pekerja-pekerja baru. 5

Terdapat carta organisasi bahagian atau unit bagi menunjukkan aktiviti yang dijalankan oleh jabatan. Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja bertindak sebagai alat latihan bagi pegawai yang baru bertugas atau pegawai yang mengganti tugas, ini akan memudahkan mereka dengan hanya merujuk kepada Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM). Dengan ini, pegawai berkenaan tidak perlu mengambil masa untuk dilatih atau dibimbing.

6.6

Menyenangkan pertukaran pekerja dari satu jabatan ke jabatan yang lain

FM menyediakan maklumat rasmi mengenai senarai tugas dan kemahiran yang ada pada pekerja. Maklumat kerja terdapat dalam proses kerja, carta aliran kerja, senarai tugas harian, dan norma kerja. Selain itu, fail meja juga mempunyai maklumat mengenai jawatankuasa yang dianggotainya. Apabila pekerja ini berpindah ketempat lain, majikan baru akan meneliti kepakaran sedia ada dan akan mengetahui apakah kemahiran yang perlu bagi pekerja tersebut bagi memastikan latihan yang diberikan adalah bersesuaian iaitu kemahiran yang belum dikuasainya.

6.7

Menyenangkan kajian ke atas sistem kerja dan membolehkan pembaikan sistem dibuat

6.8

Mengurangkan arahan-arahan lisan mengenai cara-cara menjalankan kerja.

Melalui Prosedur Kerja (MPK) atau Fail Meja (FM), dapat mengurangkan arahan biasa yang berulang-ulang kerana mempunyai senarai tugas dan tanggungjawab individu dalam jabatan atau pejabat.

6.9

Menjelaskan kuasa dan hubungan kerja dengan pegawai lain.

Penetapan fungsi jabatan atau pejabat serta pembahagian tugas yang jelas antara bahagian dan unit di bawah jabatan atau pejabat membolehkan setiap individu di dalam jabatan atau pejabat berkenaan jelas dengan tanggungjawab masing-masing dengan tepat dan mengetahui tugas di setiap unit atau bahagian atau individu yang telah diberikan.

6.10

Dapat menunjukkan tindakan tepat dalam aliran kerja.

Dengan aliran kerja yang teratur dan mantap, seorang pegawai dapat membuat sesuatu keputusan tindakan dengan mudah. Dengan ini, sesuatu masalah dapat diatasi dengan kadar yang segera, lengkap dan tepat.

6.11

Menjamin pencapaian kualiti kerja melalui standard kerja yang ditetapkan.

Dengan proses Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM), standard kerja telah ditetapkan. Oleh itu, sebarang permasalahan dari segi pertindihan maklumat,

pembaziran masa dan tenaga serta masalah dapat dielakkan. Hal ini disebabkan setiap kerja yang dilakukan adalah merujuk kepada aliran pemprosesan atau kerja yang disimpan dalam Manual Prosedur Kerja (MPK) atau Fail Meja (FM). Selain itu, dapat mewujudkan keseragaman kerja dalam sesuatu jabatan.

6.12

Memudahkan semakan dan pindaan ke atas proses kerja apabila pengemaskinian diperlukan.

Melalui Prosedur Kerja (MPK) atau Fail Meja (FM), akan membantu kerja penyeliaan supaya dapat mengekalkan tahap kecekapan dan keberkesanan kerja seorang pegawai. Secara langsung memudahkan dan melicinkan urusan harian pejabat.

6.13

PENUTUP

Kesimpulannya, Prosedur Kerja (MPK) atau Fail Meja (FM) adalah dua dokumen yang amat penting yang perlu ada dalam sesebuah jabatan atau pejabat yang boleh digunakan sebagai rujukan rasmi serta alat pengurusan yang dapat menyumbangkan kepada peningkatan produktiviti sesebuah jabatan atau pejabat.

1.0 PENUTUP