MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK)

OLEH
PUAN HANIMAH HJ HOOD
BRIDGES AND WHARVES BRANCH(B&W)
PEN. JURUTERA KANAN (AWAM), J36
JKR SARAWAK (HQ)
 Pekeliling Kemajuan
Pentadbiran Awam Bilangan 8
Tahun 1991@ PKPA Bil.8
Tahun 1991

Panduan Manual
Prosedur Kerja dan Fail
Meja

2
 Panduan Mengenai MPK

Merupakan satu penambahbaikan daripada beberapa

bentuk prosedur kerja seperti:-

Prosedur Jabatan
Arahan Tetap Jabatan
Garis Panduan Bekerja

3
 Tujuan MPK

Tujuan Utama

Alat pengurusan yang dapat menyumbangkepada

peningkatan kecekapan serta keberkesanan
jabatan/pejabat.

4
 Realiti Yang Berlaku…….

 Ada kesedaran tentang keperluan MPK &FM

 Pernah dengar tetapi tidak pernah lihat
 Tidak dirujuk apabila menjalankan tugas
- Tidak mengikut kesesuaian
- Tidak dikemaskini
- Tangkap muat

5
6
 Tugas Ketua Jabatan/Pegawai Yang
Dilantik
1.Memastikan Wujudnya MPK Di Jabatan

2. Wujudnya FM Bagi Pegawai

3. Membuat Semakan Dan Kajian Proses

4. Memantau Pengemaskinian MPK & FM

7
 Peranan Pegawai

 Menyediakan FM
 Mengetahui Kedudukan dan Tugas
 Melaksanakan senarai tugas
 Memiliki FM yang Lengkap dan
Kemaskini
 Memaklumkan jika ada perubahan senarai
tugas dan proses kerja terkini
 Menyimpan FM di tempat kerja
 Menyerahkan FM apabila bertukar
8
 Apakah MPK dan FM

 MPK dan FM adalah dua dokumen rujukan RASMI

berkenaan sistem kerja bagi agensi
 Alat pengurusan penting yang dapat menyumbang
kepada peningkatan produktiviti jabatan
 MPK mengandungi sejarah jabatan, fungsinya dan
proses kerja utama yang dilaksanakan dan menjadi
rujukan bagi jabatan
 FM adalah dokumen yang mengambarkan peranan,
senarai tugas, aliran proses kerja dan menjadi rujukan
khusus bagi peringkat individu

9
 KONSEP MPK

● Dokumen rujukan/panduan untuk

-Peringkat jabatan/cawangan/bahagian/unit/pejabat wilayah
● Gambaran menyeluruh mengenai organisasi
-Sejarah/Tujuan Penubuhan/Fungsi bidang tugas/aktiviti utama
organisasi/ prosedur dan pegawai yang bertanggungjawab
● Dimiliki oleh ketua jabatan/cawangan/bahagian/unit/
pengurus pejabat wilayah

1
0
 KONSEP MPK (samb)

• Mendokumentasikan susunan cara bekerja secara

sistematik
• Bagi mengelakkan kelewatan/pembaziran masa dan
ketidakcekapan
• Sebagai bahan rujukan Jabatan

1
1
 Ringkasan MPK & FM
Peringkat Individu Jabatan
DOKUMEN Fail Meja Manual Prosedur Kerja
RASMI
KANDUNGAN Kedudukan Dalam Jabatan  Harapan Jabatan
 Tugas Dan Tanggungjawab Tuju arah Jabatan
Yang Jelas  Fungsi Jabatan
 Dasar Dan Peraturan Yang  Pembahagian Tugas
Jelas  Pembahagian Aktiviti
 Prosedur Dan Aliran Kerja  Rangkaian Prosedur
Yang Jelas dan Kakitangan
Bertanggungjawab
TUJUAN Kecekapan dan Keberkesanan Kecekapan dan
Individu Keberkesanan Jabatan

1
2
 KEBAIKAN MPK

 Mengandungi gambaran menyeluruh mengenai jabatan

 Menjelaskan mengapa jabatan ditubuhkan
 Menjelaskan apakah harapan jabatan terhadap
kakitangan
 Menjelaskan pembahagian tugas bahagian/unit/individu
 Mengetahui tugas bahagian/unit/individu lain
 Menjelaskan langkah-langkah terlibat dalam semua
aktiviti jabatan
 Menjadi asas untuk pendokumentasian MPK MSI ISO

1
3
 Kebaikan MPK & FM

• Merekodkan semua prosedur dan peraturan kerja menjadi

rujukan rasmi
• Menyeragamkan cara menjalankan kerja
• Mengurangkan kesilapan operasi
• Alat latihan
• Memendekkan masa latihan bagi pekerja baru
• Memudahkan semakan sistem kerja
• Mengurangkan arahan lisan
• Menjelaskan kuasa dan hubungan dengan pegawai lain
• Memudahkan pertanggungjawaban jika berlaku salahlakui

1
4
 Apakah Peranan MPK dan FM
Dalam Pengurusan Kualiti?
• Mengelakkan kelewatan
• Mengelak pembaziran
• Meningkatkan kecekapan
• Meningkatkan Keberkesanan individu
• Meningkatkan Keberkesanan jabatan
• Meningkatkan Produktiviti

1
5
 PERBEZAAN MPK DAN FM

MANUAL PROSEDUR KERJA FAIL MEJA

Rujukan Peringkat Jabatan Rujukan Peringkat Individu
Menyatakan fungsi dan bidang Menyatakan tugas dan
tugas jabatan tanggungjawab individu

Satu MPK untuk satu jabatan Satu FM untuk satu jawatan

Mengandungi maklumat yang Mengandungi maklumat dan
menyeluruh mengenai semua panduan untuk mengendalikan
aktiviti dalam jabatan tugas bagi satu jawatan

1
6
KEPERLUAN DALAM MPK

Melibatkan 8 elemen:-
1.Latar belakang jabatan
2.Objektif Jabatan
3.Carta Jabatan
4.Fungsi utama jabatan
5.Aktiviti bagi fungsi utama jabatan
6.Proses kerja aktiviti – aktiviti utama jabatan
7.Carta aliran kerja aktiviti utama
8.Senarai borang-borang yang digunakan

1
7
 HUBUNGAN ANTARA MPK &
FM
• Dua dokumen yang berbeza, sama penting dan saling
berkaitan dan melengkapi antara satu sama lain
• Tanpa MPK, FM tidak memberi erti sepenuhnya. Ini
kerana satu prosedur tidak dapat dilihat secara
menyeluruh.
• Tanpa FM pula, MPK tidak begitu bermakna dan
tidak dapat menunjukkan secara terperinci apa yang
dilakukan oleh seseorang individu.

1
8
 HUBUNGAN ANTARA MPK & FM

MANUAL PROSEDUR
KERJA SAHAJA = X
FAIL MEJA SAHAJA = X

MANUAL PROSEDUR
KERJA + FAIL MEJA = √

1
9
KAEDAH MENYEDIAKAN MPK

2
0
 KANDUNGAN MPK
Melibatkan 8 elemen:-
1.Latar belakang jabatan
2.Objektif Jabatan
3.Carta Jabatan
4.Fungsi utama jabatan
5.Aktiviti bagi fungsi utama jabatan
6.Proses kerja aktiviti – aktiviti utama jabatan
7.Carta aliran kerja aktiviti utama
8.Senarai borang-borang yang digunakan
2
1
 1. Latarbelakang Jabatan
● KANDUNGAN UTAMA
-Nama Penuh Jabatan
-Tarikh Kewujudan
-Kelulusan/Akta yang berkaitan dengan kewujudan
-Strategi, dasar/pendekatan yang berkaitan

● ELEMEN TAMBAHAN
- falsafah, visi, misi, slogan, logo dsb

2
2
 CONTOH
1.0 LATAR BELAKANG JKR SARAWAK

Latar belakang Jabatan Kerja Raya Sarawak banyak berhubung kait dengan sejarah pembangunan
infrastruktur di negeri Sarawak. Penubuhan jabatan ini sejak tahun 1882 adalah legasi tiga era penting
dalam Kerajaan Sarawak iaitu, "Zaman Brooke (Rajah Putih dari 1882 - 1941)", "Zaman Koloni British
(selepas Perang Dunia Kedua, 1946 - 1963)" dan "Zaman Selepas Kemerdekaan (Kerajaan Malaysia,
1963 hingga sekarang)."
Jabatan Kerja Raya Sarawak ini telah ditubuhkan dan diketuai oleh "Inspektorat Kerja Raya" pada tahun
1882, dan seterusnya diketuai oleh "Superintenden Kerja Raya dan Ukur" pada tahun 1897. Nama
jawatan ini akhirnya ditukar kepada Pengarah Kerja Raya, Sarawak.
JKR Sarawak telah melalui proses penyelarasan semula peranan mereka iaitiu daripada "Pembina"
kepada "Pengurus" bagi menjayakan aspirasi kerajaan negeri Sarawak. Peranan jabatan ini telah
berevolusi ke arah Implementasi Projek Pembangunan melalui Penyusunan Semula Sumber Manusia,
Penyelerasan Semula Struktur Organisasi dan penaiktarafan kompetensi teknikal. 

Peranan teras jabatan kini meliputi proses pengurusan projek termasuk perancangan, pengurusan
belanjawan, reka bentuk, pentadbiran prekontrak dan poskontrak, penyeliaan projek, pemantauan dan
penyelenggaraan infrastruktur serta kemudahan awam. Selain daripada itu, abatan Kerja Raya Sarawak
juga turut menyediakan perkhidmatan perunding kejuruteraan kepada badan-badan luar.

Ibu Pejabat JKR Sarawak terletak di Wisma Saberkas, Kuching. JKR Sarawak telah menubuhkan 3
Pejabat Wilayah iaitu Selatan, Tengah dan Utara; serta Pejabat Bahagian di kesemua pusat pentadbiran
Bahagian di dalam negeri Sarawak. Selain itu, JKR Sarawak juga memiliki Cawangan Siasatan (dahulu
dikenali sebagai Central Materials Laboratory) di Tabuan Jaya, Cawangan Pengurusan Flit (dahulu
dikenali sebagai Central Mechanical Workshop) dan Stor Pusat yang terletak di Bintawa, Kuching.
2
3
 2. Tujuan Objektif Jabatan

• Menjadi asas penilaian keberkesanan jabatan bagi

tujuan meningkatkan lagi prestasi jabatan
• Memberi tunjuk arah dimana objektif
jabatan/pejabat menjadi asas bagi pembentukan
objektif yang lebih khusus dan terperinci pada
peringkat bawah dalam jabatan/pejabat
• Menetapkan keutamaan jangka panjang
jabatan/pejabat
2
4
 CONTOH

2. OBJEKTIF JKR SARAWAK

Melaksanakan Projek-projek Pembangunan Insfrastruktur,

Kejuruteraan Awam, Bangunan dan Kerja-kerja Awam yang lain
serta juga Kerja Penyelenggaraaan pada perbelanjaan yang
terendah dalam jangka masa sesingkat yang boleh dengan
mutu bebanguna dan hasil kerja yang tingggi selaras dengan
keperluan ekonomi masyarakat dan polisi Kerajaan Sarawak.

2
5
 3. Carta Organisasi Jabatan/Pejabat

• Mengambarkan struktur yang menunjukkan fungsi, aktiviti

dan hirarki di dalam sesebuah jabatan/pejabat.
• Menjelaskan perkara-perkara seperti aktiviti yang dijalankan
oleh jabatan dan rangkaian perintah (chain of command) yang
terdapat di jabatan/pejabat berkenaan.
• Asas penambahan/pengurangan kakitangan
• Memberi gambaran mengenai fungsi-fungsi jabatan/pejabat
• Perancangan latihan pegawai/kakitangan
• Sumber maklumat pengurusan
2
6
 CONTOH

3. CARTA ORGANISASI JKR SARAWAK

2
7
 4. Fungsi Utama Jabatan/Pejabat
 Merupakan tugas-tugas yang dijalankan bagi membolehkan jabatan/pejabat berkenaan
mencapai objektif penubuhannya.
 Fungsi-fungsi utama ini adalah bergantung kepada jenis-jenis kegiatan sesebuah
jabatan/pejabat. Kegiatan- kegiatan ini ada yang khusus untuk jabatan/pejabat tersebut sahaja
dan ada yang merupakan kegiatan biasa (common activity) bagi setiap jabatan/pejabat.
 Contoh fungsi-fungsi utama yang khusus bagi sesuatu jabatan/pejabat adalah seperti berikut:

 Contoh 1: •
Jabatan: Jabatan Pendaftaran Negara
Fungsi Utama: Pendaftaran

 Contoh 2:
Jabatan: Jabatan Imigresen
Fungsi Utama: Pengeluaran Pasport •

o Contoh Fungsi-fungsi Utama yang biasa bagi setiap jabatan/pejabat ialah: • Perkhidmatan •
Pentadbiran Am
(c) Kewangan

2
8
 Contoh : Fungsi Utama Khusus

1.To investigate, design, construct and maintain civil engineering works that include roads,
bridges, aerodromes, wharves and waterworks;

2.To investigate, design, construct and maintain public buildings and accommodation quarters;

3.To provide, operate and maintain electrical and mechanical plant and equipment necessary
to support the above functions;

2.To operate a technical store organization to serve the Department’s needs and the
requirements of other departments and agencies.

•To perform duties normally carried out by the Municipal Engineer and/or Architect in those
towns which have yet to attain municipal status or where such officer is not available;

•To advise the Government at all levels on matters related to the above functions including
environmental engineering matters.

2
9
 AKTIVITI-AKTIVITI BAGI SETIAP
FUNGSI UTAMA
Contoh-contoh aktiviti yang biasa (common activity)
ialah seperti berikut:
Contoh 1:
• Fungsi Utama Perkhidmatan
• Aktiviti:
Urusan Pengisian Jawatan
Urusan Pengesahan Dalam Jawatan
Urusan Kemasukan Dalam Jawatan Berpencen
Urusan Penanggungan Kerja
3
0
AKTIVITI-AKTIVITI BAGI SETIAP FUNGSI
UTAMA

• Contoh 2: •

• Fungsi Utama: Pentadbiran Am

• Aktiviti:
 Penggunaan Kad Perakam Waktu
 Urusan Surat Menyurat
 Keselamatan Pejabat
 Kebersihan Pejabat
3
1
 Contoh : Fungsi Utama Biasa Yang Khusus

Contoh A:
Jabatan : Jabatan Kerja Raya Sarawak
Main Function : Project Management
: Operation & Maintenance Works
: Engineering Consultancy Services.

3
2
 Aktiviti- Aktiviti bagi Setiap Fungsi Utama

Contoh A :

Jabatan : Jabatan Kerja Raya Sarawak

Fungsi Utama : Pengurusan Projek

Aktiviti : 1. Jalan
2. Jambatan
3. Jetty
4. Bangunan

3
3
 6. PROSES KERJA BAGI SETIAP
AKTIVITI

• Rangkaian tindakan yang perlu diambil secara

berturutan mengikut peraturan yang ditetapkan bagi
melaksanakan sesuatu aktiviti.
• Setiap aktiviti mesti disediakan proses kerja.
• Maklumat yang perlu ada dalam format proses kerja
ini ialah jawatan dan proses.

3
4
CONTOH

3
5
 TINDAKAN DALAM MENYEDIAKAN PROSES KERJA

• Menyediakan senarai aktiviti bagi mengenalpasti jenis-jenis

aktiviti yang memerlukan penyediaan proses kerja.
• Sediakan urutan tindakan untuk melaksanakan aktiviti tersebut.
• Dimulakan dengan “perbuatan” bagi menyenaraikan setiap
proses.
• Senaraikan jawatan pegawai yang perlu mengambil langkah ke
atas langkah-langkahyang berkenaan

3
6
CONTOH
Aktiviti : Pembayaran Gaji

(Berdasarkan aktiviti yang disenaraikan bagi proses yang berkenaan)

JAWATAN PROSES
   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

37
 7. Carta Aliran Kerja
• Carta aliran kerja ialah gambaran secara grafik atau
gambarajah ke atas tindakan – tindakan yang terlibat dalam
sesuatu aktiviti atau prosedur.
• Simbol – simbol yang digunakan :-
Tindakan (langkah) dalam proses kerja

Aliran

Pilihan/keputusan (decision making)

Pemulaan & Pengakhiran

3
8
CONTOH

3
9
 8. Senarai borang-borang
 Senarai borang umum
- Terpakai untuk seluruh agensi awam
- Nyatakan rujukan utama

• Senarai Borang Khusus

- Hanya merujuk kepada borang yang digunakan oleh
jabatan itu sendiri
- Nyatakan kaedah untuk akses untuk borang tersebut

4
0
 BORANG
o Borang adalah alat pengurusan yang penting dalam
urusan pentadbiran pejabat.

Borang digunakan untuk:

Menyimpan dan merekodkan maklumat;
Menyenangkan maklumat direkod dengan cara yang
teratur dan sistematik;
 Membolehkan maklumat yang perlu dan mustahak sahaja yang
direkodkan.

4
1
 BORANG (samb)
Dengan adanya contoh-contoh borang yang digunakan,
tujuan berikut dapat dicapai:
 Dapat menjelaskan lagi prosedur-prosedur yang
diterangkan;
 Semua borang-borang yang digunakan oleh jabatan
pejabat dan tujuan borang dapat
dikumpulkan untuk rujukan;
 Pegawai-pegawai dapat memahami prosedur-
prosedur dan borang-borang yang digunakan dalam
menjalankan tugas-tugasnya dengan lebih berkesan.
4
2
4
3