MANAJEMEN UKRM

PENGORGANISASI
UNIT KERJA REKAM MEDIS
IFHIMA: EDUCATION MODULE FOR HEALTH RECORD PRACTICE

YUNITA RENY MUDIASARI

 PENGORGANISASIAN
UNIT KERJA REKAM MEDIS

2.Memformalitaskan
4.Pengelolaan SDM
struktur organisasi

1. Proses & 5.Pemecahan

rancangan kerja 3.Perubahan & Masalah
pengembangan
organisasi
 1. PROSES DAN
RANCANGAN KERJA
 2
1. PROSES &
RANCANGAN KERJA
Aktifitas untuk mencapai tujuan
yg dijalankan dengan
mengonversi antara:

SES
Pembagian tugas di antara
–Petugas unit RM dengan kelompok
–Tugas kerjanya

PRO
Koordinasi antara aktifitas
Upaya individu harus diorganisir
individu dg kelompok
ke dalam tugas berupa
RANCANGAN KERJA
 7
RANCANGAN/RENCANA
KERJA
Rincian tugas, metode kerja utk menjalankannya. Keterkaitan
antara tugas individu & hubungan satu dg yg lain di dalam
unit kerja
Setiap tugas dirakit ke dalam pekerjaan sub-unit d dalam unit
kerja, sebaliknya kombinasi antara pekerjaan sub unit di dlm
unit kerja hrs terkombinasi scr logis utk membentuk
kerangka pekerjaan organisasi scr menyeluruh
Akhirnya rancangan kerja individu & sub unit kerja &
kerangka kerja menyeluruh dr fasilitas harus dikaitkan dg
pengaruh lingkungan di dalam komunitas
JOB DESIGN, JOB ANALYSIS
& WORK SATISFACTION

IMPROVING WORK VARIABLE RELATING

JOB DESCRIPTION
SATISFACTION TO THE WORK

INDIVIDUAL DIFFERENCES DIFFERENCES IN DIFFERENCES IN ATTITUDES

AMONG EMPLOYEES ABILITIES AND PERSONAL ADJUSMENT

DIFFERENCES IN PERCEPTIONS DIFFERENCES IN SATISFACTION THROUGH

AND EQUITY OCCUPATIONAL PRESTIGE JOB ENRICHMENT
TUGAS INDIVIDU
Jelaskan tentang 9 aspek pada 'Job
design, job analysis & work
satisfaction'

Module 7 Education Module for Health

Record Practice; hal 2-5
 2. FORMALISASI
STRUKTUR ORGANISASI
BAGAN ORGANISASI
(ORGANIZATION CHART)

Adalah paparan grafik dari seluruh posisi di

dalam fasilitas & unit kerja termasuk hubungan
satu dengan yang lain. Expensive Return

BO tidak merefleksikan struktur fasilitas secara

total, hubungan informal antara petugas
umumnya tidak tampak di dalam bagan
Bagan alur dari pekerjaan UKRM harus juga
disiapkan dan dipelihara
kemutakhirannya/selalu direvisi, agar bila ada
area yang bermasalah dapat mudah diketahui
 7
MANUAL ORGANISASI
(ORGANIZATIONAL MANUALS)

Manager UKRM harus menentukan sasaran &

tujuan serta menentukan pandangan dan
arahan pada stafnya

Manager UKRM harus menjadi pemimpin,

pendengar dan perencana yang baik

Unit kerja harus mempunyai kebijakan yang

jelas secara prosedur kerja yang tertulis
 PROSEDUR
Adalah ketentuan yg mengatur cara melaksanakan suatu
pekerjaan
Terperinci dan pasti tidak perlu mencari alternatif lain
Pelaksana tinggal melaksanakan berdasarkn ketentuan
tersebut
 MANFAAT & KEGUNAAN
PROSEDUR
MANFAAT KEGUNAAN
Mengetahui jenis pekerjaan & tahapan2nya
Kejelasan tugas & tanggungjawab
Mengetahui rata2 waktu yg diperlukan
dari unit kerja terkait dalam
Mengetahui/menetukan skill petugas yg diperlukan
menyelesaikan suatu kegiatan
Mengetahui peralatan/fasilitas yg dibutuhkan
Memberikn kemudahan &
Mengetahui jumlah tenaga yg dibutuhkan
kepastian kepada pelanggan
Sbg alat evaluasi kerja pegawai
Bagi pejabat/petugas baru akan
Sbg pedoman kerja
memberi kemudahan dalam
Sbg alat utk menyelesaikn perselisihan hub kerja
pelaksanaan tugasnya
Sbg alat utk pengatur tata ruang
Memudahkn pengendalian &
Sbg alat utk penyederhanaan kerja
pengawasan
Sbg alat perencanaan & pengembangan di kemudian hari
Mempersingkat waktu bagi pimpinan utk mengetahui seluruh
proses kerja
BAGAN PROSEDUR
 HAL PENTING
PEMBUATAN PROSEDUR

Sasaran yg Fasilitas, alat, Regulasi yg Tugas/fungsi

ingin dicapai bahan, biaya berlaku & struktur
& waktu yg setiap unit yg
tersedia terlibat
PENYUSUNAN PROSEDUR
Pilih satu pokok bidang yg akan dibuat prosedur
Buat daftar pekerjaan yg harus dilakukan, waktu yg diperlukn utk
menyelesaikn pekerjaan tsb
Setiap tahapan kegiatan :
Menunjukkan dg tegas petugas yg bertanggungjawab
Merupakan suatu kerja yg nyata & perlu utk pelaksanaan &
penyelesaian seluruh tugas
Rangkaian pekerjaan antara tahapan yg satu dg tahap berikutny
harus saling keterkaitan menuju ke satu tujuan
Tetapkan kecakapan/ketrampiln yg dibutuhkan utk menyelesaian
pekerjaan tsb
Harus selalu dlm keadaan mutakhir (up todate)  sesuaikn dg
perkembangan / kemajuan teknologi
Prosedur disertai skema/bagan yg tepat dg simbol2
Dibuat buku pedoman yg menjamin penerapan yg setepat2ny
Disusun bersama dg pelaksana
Disahkan oleh direktur
 3. PERUBAHAN &
PERKEMBANGAN ORGANISASI
Organizational Change
& Development

Perubahan adalah bagian integral dari

pekerjaan di setiap organisasi
Manajer HARUS SIAP dengan perubahan di
dalam fasilitas & pengfusian kerja
Belajar selesaikan positif setiap ada
keengganan untuk berubah
 TEST YOUR SELF

Mission
Siapkan kertas dan bolpoin
Tulis kalimat dibawah ini dengan
menggunakan tangan kiri atau bila anda
pengguna tangan kiri maka gunakan
tangan kanan
 TEST YOUR SELF

Mission
Proses pengorganisasian adalah cara bagaimana
pekerjaan disusun & dialokasikan kepada
anggota organisasi sehingga tujuan organisasi
tercapai secara efisien (Suad Husnan, 1989)
 PERUBAHAN DALAM
ORGANISASI

•Apa yg perlu diubah?

•Mengapa harus berubah?
•Siapa yg harus berubah?
•Kapan harus berubah?
•Adakah hambatan dalam perubahan?
•Bagaimana perubahan dilakukan?
 MENGAPA MENOLAK
PERUBAHAN ?

Status quo Perubahan Perubahan Perubahan perlu

Ketidakpastian melelahkan & belum tentu waktu
menyakitkan berhasil
 Melanjutkan program edukasi (model in
service training bagi staff)
Buka jalur komunikasi antara staf & pimpinan
TINDAKAN Menghadirkan & libatkan staf dlm perubahan
Memfasilitasi & mensupport staf sebelum &
DALAM sesudah perubahan
Menegosiasi & membuat perjanjian dg staf
PELAKSANAAN berkaitan dg kondisi kerja & masalah lain
Menampilkn kooperatif kerja dr kedua belah
PERUBAHAN pihak, manj & staf
Umpan balik ke staf ttg perubahan
Penghargaan thd hasil kerja staf ttg
perubahan
MODEL IMPLEMENTASI
PERUBAHAN
 TUJUAN HARUS JELAS
SINGKAT & JELAS
MENETAPKAN TUJUAN YG SEJALAN DG TUJUAN
YG DIKEMBANGKAN PD TINGKAT STRATEGIK
MENETAPKAN TUJUAN YG MUNGKIN DICAPAI
MENETAPKAN MENETAPKAN TUJUAN YG MENANTANG
MELIBATKAN TIM DLM PROSES PENETAPAN
TUJUAN TUJUAN
MENETAPKN BATAS WAKTU
LANGSUNG MENYIRATKAN “APA YG AKAN
DIPEROLEH DI DALAMNY”
MENGKOMUNIKASIKAN TUJUAN2 DG JELAS
PROBLEMATIKA
SDM
4. PENGEMBANGAN
SDM
 MANAJEMEN SDM
M e n d a p a t k a n S D M y g t e r p il ih
M e m p e k e r j a k a n p a d a t u g a s yg t e p a t
M e m b i n a , m e n i l a i , m e m o t i va si S D M
Memberikan kompensasi/
penghargaan
Sehingga SDM terdorong untuk
menggunakan kesanggupan &
m e m b e r i k a n s u m b a n g a n n ya yg
tertinggi demi tercapainya sasaran
o r g a n i s a s i & d i r i n y a s e n d ir i
KEGIATAN MSDM

1. MENGORGANISASI & ANALISIS

PEKERJAAN
2. PERENCANAAN & REKRUTMEN
3. SELEKSI, ORIENTASI,
PENEMPATAN
4. PENGEMBANGAN KARIR SDM
5. PENILAIAN KINERJA
6. KOMPENSASI
7. JENJANG KARIR
8. TERMINASI
9. PRODUKTIVITAS SDM
 MENGORGANISASIKAN
PEKERJAAN
GAMBARAN DARI BAG AN O R GAN I S AS I

1. KOTAK
Nama Jabatan & Bagian mana mereka bertugas
2. GARIS
Dinamakan garis komando: jalur resmi
instruksi
Utk memperlihatkan : Tingkatan jabatan &
Jalur wewenang
3. RENTANG KENDALI
Jumlah karyawan yg dibawah seorang atasan
 ANALISIS
PEKERJAAN
 ANALISIS
BEBAN KERJA
Adalah jumlah sebuah
kegiatan/ tugas yg harus
diselesaikan oleh seorang
karyawan selama periode
waktu tertentu dalam keadaan
normal
Diperlukan sebuah
perencanaan kebutuhan SDM
 PERENCANAAN
KEBUTUHAN SDM
Proses sistematis dalam upaya
menetapkan, jumlah, dan
kualifikasi SDM yang dibutuhkan
sesuai dengan kondisi suatu
wilayah dalam rangka mencapai
tujuan pembangunan kesehatan
DASAR PENGHITUNGAN
BEBAN KERJA
Peraturan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia Nomor 33 Tahun 2015
tentang
Pedoman Penyusunan Perencanaan
Kebutuhan Sumber Daya Manusia
Kesehatan

Menggunakan METODE ABK

(ANALISIS BEBAN KERJA)
 METODE ABK
PENGERTIAN
Sua t u met ode p e r hi t un g a n k e b utuha n
SDMK ber da s a r ka n p a d a b e b a n k e rj a ya n g
di l a ksa na ka n o le h s e t i a p j e n i s S DM p a da
t i a p f a si l i t a s p e la ya n a n p e la ya n a n
ke s eha t a n ( Fa sya n ke s ) s e s ua i de n ga n tuga s
p okok da n f un g s i n ya
TUJUAN
Me r enca na ka n ke b ut uha n S DMK b a i k di
t i n g ka t ma na j e r i a l ma up un ti n gk a t
p e l a ya na n, se sua i d e n g a n b e b a n k e rj a
s e h i n g g a di per o l e h i n f o r ma si k e b utuha n
j uml a h peg a wa i
LANGKAH
METODE
ABK

1 . MENETAP K AN 3 . MENETAP KAN 5 . MENGHI TUN G

JABATAN/ P E KE RJAAN KOMPONEN BE BAN S TANDAR KE G I ATAN
2 . MENETAP K AN KER JA PEN UNJANG ( S KP)
WAKTU KER JA 4 . MENGHI TUN G 6 . MENGHI TUN G
TER SEDI A ( WK T) S TANDAR BE BAN KEBUTUHAN S DM
KER JA ( SBK)
 1.MENETAPKAN
JABATAN/ PEKERJAAN
Menetapkan semua jabatan/pekerjaan yang ada pada unit kerja.
2.MENETAPKAN WAKTU
KERJA TERSEDIA (WKT)
Waktu yang
dipergunakan oleh
SDM untuk
melaksanakan tugas
dan kegiatannya
dalam kurun waktu 1
(satu) tahun.
 3. MENETAPKAN
KOMPONEN BEBAN KERJA
Komponen beban kerja adalah jenis tugas dan
uraian tugas yang secara nyata dilaksanakan oleh
jenis SDMK tertentu sesuai dengan tugas pokok
dan fungsi yang telah ditetapkan.
Norma Waktu adalah rata-rata waktu yang
dibutuhkan oleh seorang SDMK yang terdidik,
terampil, terlatih dan berdedikasi untuk
melaksanakan suatu kegiatan secara normal
sesuai dengan standar pelayanan yang berlaku di
fasyankes bersangkutan.
Data dan informasi dapat diperoleh dari:
Komponen Beban Kerja dapat diperoleh dari
uraian tugas dan rincian kegiatan
Norma Waktu atau Rata-rata Waktu tiap
kegiatan pokok dapat diperoleh melalui
pengamatan atau observasi langsung pada
SDM yang sedang melaksanakan tugas dan
kegiatan.
 4. MENGHITUNG
STANDAR BEBAN KERJA
Standar Beban Kerja (SBK) adalah
volume/kuantitas pekerjaan selama 1 tahun
untuk tiap jenis SDMK. SBK untuk suatu
kegiatan pokok disusun berdasarkan waktu
yang dibutuhkan untuk menyelesaiakan
setiap kegiatan (Rata-rata Waktu atau
Norma Waktu) dan Waktu Kerja Tersedia
(WKT) yang sudah ditetapkan
Langkah perhitungan SBK:
a. Pengisian data Jenis tugas, Kegiatan,
Norma Waktu, dan Waktu Kerja Tersedia
(WKT), diambil dari tabel 2 dan tabel 3.
b. Selanjutnya menghitung SBK
5. MENGHITUNG STANDAR TUGAS
PENUNJANG (STP) DAN FAKTOR
TUGAS PENUNJANG (FTP)
Tugas Penunjang adalah tugas untuk
menyelesaikan kegiatan-kegiatan baik
yang terkait langsung atau tidak langsung
dengan tugas pokok dan fungsinya yang
dilakukan oleh seluruh jenis SDMK.
Faktor Tugas Penunjang (FTP) adalah
proporsi waktu yang digunakan untuk
menyelesaikan setiap kegiatan per satuan
waktu (per hari atau per minggu atau per
bulan atau per semester).
Standar Tugas Penunjang (STP) adalah
suatu nilai yang merupakan pengali
terhadap kebutuhan SDMK tugas pokok.
 6. MENGHITUNG
KEBUTUHAN SDMK

Data dan informasi yang dibutuhkan per Fasyankes,

sebagai berikut:
Data yang diperoleh dari langkah-langkah
sebelumnya yaitu :
Waktu Kerja Tersedia (WKT) …dari langkah-02
Standar Beban Kerja (SBK) …langkah-04, dan
Standar Tugas Penunjang (STP)….langkah-05
Data Capaian (Cakupan) tugas pokok dan
kegiatan tiap Fasyankes selama kurun waktu
satu tahun.
TUGAS INDIVIDU
1. Buatlah langkah ke 3 yaitu menetapkan
komponen beban kerja pada setiap jabatan
pada Instalasi Rekam Medis pada langkah ke 1
2. Buatlah langkah ke 4 yaitu menghitung standar
beban kerja
3. Buatlah langkah ke 5 yaitu menghitung STP &
FTP

KETENTUAN
Terdapat 12 jabatan sehingga setiap mahasiwa
mengerjakan 1 jenis jabatan sesuai dengan urutan
kel ompok. Misal mahasiswa kel ompok 1 mengerjakan
j abatan nomor 1.
Tugas Individu yang bisa dikerjakan dengan berdiskusi
kel ompok
Tugas di tulis tangan pada kertas folio bergaris
Tugas wajib sesuai dengan format tabel pada contoh
Di kumpulkan maksimal H-1 perkuliahan berikutnya
dal am format PDF
TUGAS KELOMPOK

Buatlah langkah ke 1, 2, 3, 4, 5 dalam format

excel dengan menggunakan rumus pada excel
Langkah ke 2 wajib sesuai dengan contoh

KETENTUAN
1. Terdapat 12 jabatan sehingga setiap
kelompok mengerjakan 1 jenis jabatan
sesuai dengan urutan kelompok. Misal
kelompok 1 mengerjakan jabatan nomor 1.
2. Tugas wajib sesuai dengan format tabel
pada contoh
3. Dikumpulkan maksimal H-1 perkuliahan
berikutnya dalam format excel
THANK YOU