BY. SOFIA MAWADDAH, SST.M.

keb

PROSES MANAJEMEN
 PROSES MANAJEMEN

Perencanaan : Pengorganisasian :
Menetapkan tujuan Menentukan bagaimana
organisasi & bagaimana cara terbaik untuk
cara terbaik untuk mengelompokan aktivitas
mencapainya & Sumber Daya

Pengendalian :
Memonitor & Kepemimpinan :
memperbaiki aktivitas Memotivasi anggota
yang berlangsung untuk organisasi untuk bekerja
memastikan pencapaian bagi kepentingan
tujuan organisasi
 1. PROSES PERENCANAAN
(PLANNING)
Pengertian :
 Adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan
pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan,
kapan, bagaimana, dan oleh siapa.
 Salah satu aspek penting perencanaan adalah
pembuatan keputusan (decision making), proses
pengembangan dan penyeleksian sekumpulan
kegiatan untuk memecahkan suatu masalah tertentu
EMPAT TAHAP DASAR PLANNING

T
Tahap II Tahap III U
Tahap I
Menetap Merumus Mengindentifi Tahap IV J
kan kan kasikan Mengembang
Tujuan Keadaan Kemudahan kan Kegiatan U
Sekarang Hambatan A
N
EMPAT TAHAP DASAR PERENCANAAN
(PLANNING):

Tahap 1, Menetapkan tujuan atau serangkaian

tujuan dimulai dengan keputusan-
keputusan tentang keinginan atau
kebutuhan organisasi atau kelompok kerja
Tahap 2, Merumuskan keadaan saat ini
tahap ini memerlukan informasi terutama
tentang keuangan dan data statistik, yang
diperoleh melalui komunikasi
Tahap 3, Mengidentifikasikan segala
kemudahan dan hambatan  segala
kekuatan dan kelemahan serta kemudahan
dan hambatan perlu diidentifikasikan untuk
mengukur kemampuan organisasi dalam
mencapai tujuan
Tahap 4, Mengembangkan rencana atau
serangkaian kegiatan untuk pencapaian
tujuan  Pengembangan berbagi alternatif
kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian
alternatif-alternatif terbaik dan paling
memuaskan
 MANFAAT PERENCANAAN
1. Membantu manajemen untuk menyesuaikan
diri dengan perubahan-perubahan lingkungan
2. Membantu kristalisasi persesuaian pada
masalah-masalah utama
3. Memungkinkann manajer memahami
keseluruhan gambaran operasi lebih jelas
4. Membantu penempatan tanggungjawab lebih
cepat
 lanjutan
5. Memberikan cara pemberian perintah
untuk operasi
6. Memudahkan dalam melakukan
koordinasi di antara berbagai bagian
organisasi
7. Membuat tujuan lebih khusus, terperinci
dan lebih mudah dipahami
8. Meminimumkan pekerjaan yang tidak
pasti
9. Menghemat waktu, usaha dan dana
KELEMAHAN PERENCANAAN
1. Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan
mungkin berlebihan pada kontribusi yang nyata
2. Cenderung menunda kegiatan
3. Terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif
dan berinovasi
4. Kadang-kadang hasil yg paling baik didapatkan oleh
penyelesaian situasi individual
5. Ada rencana-rencana yang diikuti cara-cara yang
tidak konsisten
 MISI

TUJUAN

RENCANA
STRATEGIS

RENCANA Rencana operasional RENCANA

SEKALI PAKAI TETAP

KEBIJAKSA
A
NAAN
PROGRAM N
G
G PROSEDUR &
A METODE STANDAR
R
A
PROYEK N PERATURAN
2. PENGORGANISASIAN (ORGANIZING)

Pengorganisasian  proses penyusunan struktur

organisasi yg sesuai dengan tujuan organisasi,
sumberdaya-sumberdaya yg dimiliki dan
lingkungan yg melingkupinya
Aspek utama proses proses penyusunan struktur
organisasi ada 2 (dua) yaitu:
* Departementalisasi pengelompokkan
kerja
* Pembagian kerja  pemerincian tugas
pekerjaan
 Pengorganisasian :
• Memutuskan bagaimana cara
terbaik untuk mengelompokkan
aktivitas & Sumber Daya

Struktur Organisasi :
• Serangkaian ELEMEN yang dapat
digunakan untuk membentuk suatu
organisasi
Pelaksanaan proses pengorganisasian yang
sukses, akan membuat suatu organisasi
dapat mencapai tujuannya, yg tercermin pada
struktur organisasi yg mencakup :
1. Pembagian kerja
2. Departementalisasi
3. Bagan organisasi formal
4. Rantai perintah dan kesatuan perintah
5. Tingkat-tingkat hirarki manajemen
6. Saluran komunikasi
7. Penggunaan komite
8. Rentang manajemen dan kelompok-kelompok
informal yg tidak dapat dihindarkan
STRUKTUR ORGANISASI
Pengertian :
Struktur organisasi (desain organisasi):
mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola.
menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan
pola tetap hubungan-hubungan di antara fungsi-
fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi maupun
orang-orang yg menunjukkan kedudukan, tugas
wewenang dan tanggungjawab
Faktor-faktor utama yg menentukan
perancangan struktur organisasi :
1. Strategi organisasi untuk
mencapai tujuan
2. Teknologi yang digunakan

3. Anggota/ karyawan dan orang-

orang yg terlibat dalam organisasi
4. Ukuran organisasi
Unsur-unsur struktur organisasi
1. Spesialisasi pekerjaan

2. Standardisasi kegiatan

3. Koordinasi kegiatan

4. Sentralisasi dan
desentralisasi
5. Ukuran satuan kerja
BAGAN ORGANISASI

Bagan organisasi menggambarkan 5 aspek

utama suatu struktur organisasi sbb:
1. Pembagian kerja

2. Manajer dan bawahan atau rantai perintah

3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan

4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan

5. Tingkatan manajemen
BENTUK BAGAN ORGANISASI

Bentuk Piramid

Bentuk Vertikal
Bentuk Horisontal

Bentuk Lingkaran
 Contoh
struktur
organisasi
Direktur

Komputer Software

Manufaktur Keuangan Pemasaran Pemasaran Keuangan Perancangan

Penjualan Penjualan
Dallas Phoenix Chaniago St Louis
industri konsumen

AS Barat
AS Barat laut AS Tengah
daya
 1.
Merancang 2.
Pekerjaan Mengelompoka
6.
n pekerjaan
Membedakan
Antar Posisi

Elemen
pengorganisasian
3.
5. Menciptakan
Mengkoordinasikan Hubun gan
Aktivitas Pelaporan

4.
Mendistribusika
n Otoritas
1. Merancang Pekerjaan
(Job design)

•Menentukan pekerjaan
individu yang berkaitan
dengan tanggungjawab

Spesialisasi pekerjaan (job

specialization)
Peniti, Perakitan
•Tingkat dimana keseluruhan mobil Henry Ford,
tugas dalam organisasi Walt Disney
dipecah dan dibagi menjadi
bagian-bagian komponen
yang lebih kecil
KELEBIHAN KELEMAHAN

 Pekerja akan lebih pandai

 Waktu perpindahan antar
tugas menurun  Bosan dan tidak puas
 Mudah mengembangkan  Tidak memberikan
peralatan khusus untuk tantangan (stimulasi)
membantu pekerjaan  Tingkat ketidakhadiran
tersebut meningkat
 Mudah mencari melatih dan  Kualitas pekerjaan
biaya relatif lebih rendah

SPESIALISASI PEKERJAAN?
 1. Rotasi
pekerjaan

5. Tim 2.
kerja Perluasan
pekerjaan
5
Pendekata
n

4.
3.
Pendekatan
Pengayaan
karakteristik
pekerjaan
pekerjaan
1 ROTASI PEKERJAAN (job rotation)
Suatu alternatif spesialisasi pekerjaan yang melibatkan pemindahan karyawan dari
satu pekerjaan ke pekerjaan yang lainnya secara sistematis.
2 PERLUASAN PEKERJAAN (job enlargement)
Suatu alternatif dari spesialisasi pekerjaan yang melibatkan peningkatan jumlah
total tugas yang dilaksanakan oleh pekerja

3 PENGAYAAN PEKERJAAN (job enrichment)

Suatu alternatif spesialisasi pekerjaan yang melibatkan peningkatan baik dari
jumlah tugas yang dilakukan oleh pekerja maupun pengawasan yang dilakukan
pekerja terhadap pekerjaan tersebut.

4 PENDEKATAN KARAKTERISTIK PEKERJAAN (job characterictic approach)

Suatu alternatif spesialisasi pekerjaan yang menyarankan agar pekerjaan
seharusnya didiagnosis dan ditingkatkan sejalan dengan 5 dimensi, dengan
memperhitungkan sistem kerja dan preferens karyawan

5 TIM KEJRA (work teams)

Suatu alternatif spesialisasi pekerjaan yang mengijinkan suatu kelompok
merancang sistem kerja yang akan diterapkan untuk melaksakan rangkaian tugas
yang saling berhubungan.
 3. PENGAWASAN
(CONTROLLING)
Pengawasan  suatu usaha sistematik untuk
menetapkan standar pelaksanaan dengan
tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem
informasi umpan balik, membandingkan
kegiatan nyata dengan standar yang telah
ditetapkan sebelumnya, menentukan dan
mengukur penyimpangan-penyimpangan serta
mengambil koreksi yang diperlukan untuk
menjamin bahwa semua sumber daya
perusahaan dipergunakan dengan cara yang
paling efektif dan efisien dalam pencapaian
tujuan-tujuan perusahaan
TIPE-TIPE PENGAWASAN :

1. Pengawasan pendahuluan/ feedforward

controll
2. Pengawasan concurrent
3. Pengawasan umpan balik/ feedback
controll
 Penetapan Perbandingan
Penetapan Pengukuran
Pengukuran Dengan
Standar Pelaksanaan
Pelaksanaan Standar ;
pelaksanaan kegiatan
kegiatan evaluasi

Pengambilan
Tindakan
Koreksi,
Bila perlu
TAHAP-TAHAP PENGAWASAN

1. Penetapan standar pelaksanaan

(perencanaan)
2. Penentuan pengukuran pelaksanaan
kegiatan
3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan
4. Pembandingan dengan standar, evaluasi
5. Pengambilan tindakan, koreksi bila perlu
KARAKTERISTIK-KARAKTERISTIK PENGAWASAN

1. Akurat
2. Tepat waktu
3. Obyektif dan menyeluruh
4. Terpusat pada titik-titk pengawasan strategik
5. Realistik secara ekonomis
6. Realistik secara organisasional
7. Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi
8. Fleksibel
9. Bersifat sebagai petunjuk dan operasional
10. Diterima para anggota organisasi
PENGERTIAN MONITORING DAN
PENGENDALIAN DI PUSKESMAS
 Monitoring adalah upaya yang dilakukan secara rutin
untuk mengidentifikasi pelaksanaan dari berbagai
komponen program sebagaimana telah direncanakan,
waktu pelaksanaan program sebagaimana telah
dijadwalkan, dan kemajuan dalam mencapai tujuan
program (UNESCO).
 Monitoring adalah suatu kegiatan untuk mengikuti
perkembangan suatu program yang dilakukan secara
mantap dan teratur serta terus menerus (Suherman,
dkk.1988).
 Monitoring meliputi kegiatan pengumpulan
dan analisis data tentang proses dan hasil
dari pelaksanaan program atau kegiatan
dan memberikan rekomendasi untuk
melakukan tindakan koreksi.
Monitoring Pengendalian adalah tindak
lanjut dari monitoring. Hasil monitoring akan
memberikan umpan balik, apakah kegiatan
dapat berjalan semestinya, ataukah terjadi
adanya penyimpangan dari yang
direncanakan.
 Hasil monitoring dipakai sebagai dasar
tindakan manajemen, mulai dari
penjaminan kegiatan tetap pada tracknya
sampai pada tindakan koreksi dan/ atau
penyesuaian.Pengertian inilah yang
dimaksud sebagai pengendalian, sehingga
sering pengendalian tidak dapat dipisahkan
atau bahkan sulit dibedakan dengan
monitoring itu sendiri. Monitoring dan
pengendalian adalah sebuah kesatuan
kegiatan.
Fungsi monitoring dan pengendalian
 Adalah untuk memberikan rekomendasi untuk
melakukan tindakan koreksi kepada pimpinan
puskesmas dan stakeholders lainnya. Bila
kemudian tindakan koreksi dilakukan maka fungsi
pengendalian akan terlaksana secara lengkap.
 Hasil monitoring dan pengendalian yang telah
dianalisis dijadikan sebagai informasi yang dapat
dipahami dengan mudah oleh manajer/stake
holder (Pimpinan Puskesmas) untuk dasar
pengambilan tindak lanjut, baik menyangkut
kegiatan yang sedang berjalan maupun kegiatan
yang akan datang.
TUJUAN MONITORING DAN PENGENDALIAN

 Pembelajaran untuk mengetahui mengapa program

kegiatan dapat terlaksana dengan baik atau tidak baik,,apa
penyebab yang mempengaruhinya serta bagaimana koreksi
dapat dilakukan.
 Untuk melakukan verifikasi dan meningkatkan kualitas
manajemen program, untuk mengidentifikasi strategi yang
berhasil
 Untuk memodifikasi strategi yang kurang berhasil.
 Untuk mengukur keberhasilan dan manfaat suatu
intervensi.
 Untuk memberi informasi kepada stakeholders agar
stakeholders dapat menyebutkan hasil dan kualitas
program.
 Pengendalian berbeda dengan monitoring
hanya pada kewenangan dari manajer untuk
langsung melakukan intervensi ketika hasil
monitoring tidak sesuai dengan standar yang
telah ditetapkan. Jadi pengendalian adalah
kegiatan monitoring ditambah dengan tindakan
intervensi yang dilakukan oleh manajer
(pengendali/ superisor/ pelaksana monitoring).
 Table 1. Characteristics of Monitoring and Evaluation
Sources: UNICEF, 1991. WFP, May 2000.

Monitoring Evaluasi

Continuous Periodic: at important milestones such as the mid- term of

programme implementation; at the end or a substantial period
after programme conclusion

Keepstrack; oversight; analyses and documents progress In-depth analysis; Compares planned with actual achievements

Focuses on inputs, activities, outputs, implementation processes, Focuses on outputs in relation to inputs; results in relation to cost;
continued relevance, likely results at outcome level processes used to achieve results; overall relevance; impact; and
sustainability

Answers what activities were implemented and results achieve Answers why and how results were achieved. Contributes to
building theories and models for change

Alerts managers to problems and provides options for corrective Provides managers with strategy and policy options
actions

Self-assessment by programme managers, supervisors, community Internal and/or external analysis by programme managers,
stakeholders, and donors supervisors, community stakeholders, donors, and/or external
evaluators
EVALUASI PELAYANAN KESEHATAN
 Evaluasi merupakan kegiatan yang terikat
dengan waktu untuk mengkaji secara
sistematis dan objektif, relevansi, kinerja,
dan keberhasilan dari program yang sedang
berjalan atau program yang telah selesai.
Tujuan utama evaluasi adalah:
1. Memberikan informasi kepada pengambil
keputusan tentang kebijakan, strategi dan
pelaksanaan program atau kegiatan berkait dengan
intervensi program yang sedang berjalan maupun
intervensi di masa mendatang.
2. Menunjukkan akuntabilitas pelaksanaan dan hasil
kinerja program/kegiatan kepada pihak yang
berkepentingan.
Memperhatian pengertian dan tujuan diatas, maka
evaluasi perlu dilakukan pada setiap fungsi
manajemen, untuk menjamin suatu kegiatan benar-
benar dibutuhkan serta tepat untuk mencapai tujuan
secara efektif dan efisien.
Tipe-Tipe Evaluasi
1. Menurut tahapan pelaksanaan kegiatan/ program:
 Evaluasi pada perencanaan atau ketika kegiatan
belum dilaksanakan (feedforward evaluation)
 Evaluasi pada kegiatan yang sedang berjalan atau
pada proses pelaksanaan kegiatan (Concurrent
Evaluation)
 Evaluasi setelah kegiatan selesai dilaksanakan
atau sering disebut sebagai evaluasi akhir
kegiatan/ program (feedback evaluation)
Menurut criteria kegiatan/ program :
 Evaluasi input, yaitu dilakukan pada semua input yang digunakan
dalam kegiatan/ program seperti modal, sarana dan prasaran, SDM,
dana, tehnologi, procedure, dll
 Evaluasi proses yang dilaksanakan pada proses pelaksanaan kegiatan,
missal ketaatan waktu pelaksana an, ketaatan pada SOP atau
procedure, hambatan2 yang ditemukan dll
 Evaluasi output yang dilaksanakan pada hasil kegiatan, seperti
cakupan program, kualitas pelayanan dan kepuasan pelanggan dll
 Evaluasi outcame yang dilakukan pada akibat lebih lanjut dari
pencapaian output, misalnya penurunan kasus malaria, menurunnya
kasus komplikasi pada kehamilan dan persalinan dll
 Evaluasi Impact, yang dilakukan pada dampak terjadi atau tercapainya
outcome, misalnya tingkat kesehatan penduduk meningkat, turunnya
KI dan AKB dst
Proses evaluasi biasanya terdiri dari paling sedikit
5 (lima) tahap yaitu:
 Penetapan indicator pengukuran dan standar
pelaksanaan kegiatan, biasanya sudah
dilaksanakan pada dengan perencanaan
kegiatan
 Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan

 Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata (riel)

 Pembandingan hasil ukur dengan standar

 Merancang dan melakukan tindakan koreksi,

bila memang diperlukan
PENETAPAN INDICATOR DAN STANDAR
 Standar phisik, misalnya cakupan program,
kualitas pelayanan, kepuasan pelanggan dll
 Standar moneter adalah biaya per satuan
produk atau sasaran program/kegiatan.
Standar biaya pemulihan balita gizi buruk,
standar biaya ANC dll
 Standar waktu, penetapan waktu ideal untuk
menyelesai kan kegiatan tertentu atau untuk
pencapaian tujuan tertentu.
PENENTUAN PENGUKURAN PELAKSANAAN
KEGIATAN
 Berapa kali pelaksanaan pengukuran indicator
evaluasi harus dilakukan, missal sekali, bulanan,
tahunan dll
 Dalam bentuk apa pengukuran akan dilakukan,
dalam bentuk tulisan, menginpeksi visual
(pengamatan), menghitung, menimbang dll
 Siapa yang akan terlibat dalam pelaksanaan
evaluasi ? manajer saja atau tim evaluasi dsb
 Seberapa mudahkah pengukuran dapat dilakukan,
hasil nya dapat diolah dan dianalisa, dengan biaya
yang “relative” murah
PENGUKURAN PELAKSANAAN KEGIATAN
 Pengamatan (observasi)
• Laporan, baik lisan maupun tertulis
• Mertode-metode otomatis
• Inspeksi dan pengujian (test), termasuk
menghitung, menimbang, mengukur waktu
dll
• Penelitian atau survai sampel
PEMBANDINGAN HASIL PENGUKURAN DENGAN
STANDAR SERTA ANALISA PENYIMPANGAN
 Tahap kritis dari proses evaluasi adalah
pembandingan hasil pengukuran (pealaksanaan atau
hasil pelaksanaan) kegiatan yang nyata dengan yang
direncanakan atau dengan standar yang ditetapkan.
Walaupun tahap ini paling mudah tetapi kompleksitas
dapat terjadi pada saat menginterprestasi adanya
penyimpangan.Titik kritis yang penting lainnya adalah
ketika mencari jawaban mengapa penyimpangan
terjadi, yang berarti mencari penyebab terjadinya
penyimpangan.
PENGAMBILAN TINDAKAN KOREKSI BILA
DIPERLUKAN
Tindakan koreksi mungkin berupa:
 Mengubah standar

 Memperbaiki prosedur, tehnologi, metode

dalam pelaksanaan kegiatan
 Menggantii kegiatan dengan kegiatan lain
yang lebih akuntabel
 Menambah sarana dan prasarana kegiatan

 Mengubah waktu pelaksanaan kegiatan dll

KEGUNAAN DAN PENTINGNYA EVALUASI
 adalah untuk menjamin agar kegiatan yang
dialaksanakan dapat mencapai tujuan yang telah
direncanakan.Selain itu juga untuk mengetahui bahwa
kegiatan yang dilakukan adalah tepat sasaran,
metode, waktu, biaya dll, meningkatkan kualitas
manajemen program, mengidentifikasi strategi yang
berhasil dalam rangka ekstensifikasi/ekspansi dan
replikasi, memodifikasi atau memperbaiki strategi
yang kurang berhasil, mengukur keberhasilan dan
manfaat suatu intervensi, memberi informasi kepada
stakeholders dan justifikasi atau validasi kepada
donor, mitra atau konstituen yang berkepentingan
CARA MERANCANG PROSES EVALUASI ADALAH:
 Merumuskan hasil yang diinginkan manajer
 Menetapkan penunjuk (indicator atau predictor) hasil
 Menetapkan standar penunjuk dan hasil untuk dapat
menilai apakah pelaksanaan suatu kegiatan dan hasilnya
menyimpang dari rencana yang ditetapkan
 Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik
 Menetapkan sarana untuk mnegumpulkan data dan
informasi penunjuk (indicator) dan memandingkan nya
dengan standar.
Membangun jejaring informasi
 Menilai Informasi (hasil evaluasi) dan mengambil tindakan
koreksi