MATERI KULIAH

SOP & JOB DESCRIPTION

Dosen :
I Putu Sutawinaya

Manajemen Teknik 1
 SOP – Jobdes
(Perangkat Pengatur Pelaksanaan Organisasi)

Jobdes

Jobdes Jobdes
SOP

Jobdes Jobdes

Manajemen Teknik 2
 Perbedaan SOP & Jobdes
• Perbedaan antara SOP dan Job Description yang dapat
dipahami yaitu pada tujuannya.
• Tujuan dari SOP adalah sebuah tahapan proses secara
spesifik, sedangkan job description lebih menjelaskan tugas
pokok dan fungsi/posisi (tupoksi) dari suatu jabatan.
• SOP lebih cendrung mengatur pekerjaan, sedangkan Jobdes
mengatur individu dalam menjalankan tupoksi.
• Maka dapat disimpulkan bahwa, apabila perusahaan telah
memiliki job description secara baku dan didokumentasikan
secara tepat, selanjutnya dapat dimanfaatkan untuk
pengelolaan human resource system, salah satunya adalah
dengan pembuatan Standar Operasional Prosedur (SOP)

Manajemen Teknik 3
 PENGERTIAN SOP
• Standar Operasional Prosedur atau biasa dikenal
sebagai SOP, adalah sebuah pedoman dan
petunjuk dalam menjalankan segala tugas pokok
dan tanggung jawab dari setiap fungsi jabatan
yang tertera di Job Description
• SOP terdiri dari Persetujuan, Tujuan, Definisi,
Kebijakan, Penjelasan Prosedur, dan Lampiran.
• SOP juga membutuhkan simbol tersendiri guna
memberikan penjelasan secara spesifik dari
sebuah prosedur aktivitas, atau bisa disebut
dengan flow chart

Manajemen Teknik 4
 Keywords dari SOP
• Who does : Siapa yang akan mengerjakan ?
• What does : apa yang akan dikerjakan ?
• Why does : bagaimana cara mengerjakan ?
• When does : kapan akan dikerjakan ?

Manajemen Teknik 5
 Manfaat SOP
• Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam
menyelesaikan pekerjaan untuk mengurangi kesalahan dan
kelalaian.
• Membantu staff lebih mandiri dan tidak tergantung pada
intervensi manajemen, sehingga mengurangi keterlibatan
pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
• Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan
pegawai cara konkrit untuk memperbaiki kinerja serta
membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.

Manajemen Teknik 6
• Menciptakan bahan-bahan training yang dapat membantu
pegawai baru untuk cepat melakukan tugasnya.
• Menunjukan kinerja bahwa organisasi efisien dan dikelola
dengan baik.
• Menyediakan pedoman bagi setiap pegawai di unit pelayanan
dalam melaksanakan pemberian pelayanan sehari-hari
• Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas
• Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan
prosedural dalam memberikan pelayanan.
• Menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai
situasi.

Manajemen Teknik 7
 SOP

SOP
SOP Teknis
Administratif

Manajemen Teknik 8
 Job Description
• Job Description atau uraian jabatan merupakan
informasi tentang serangkaian aktivitas meliputi :
fungsi, tanggung jawab dan kewenangan yang
dilakukan oleh suatu jabatan.
• Job description juga dapat diartikan sebagai catatan
formal dan sistematis tentang tugas dan tanggung
jawab dari suatu jabatan untuk kemudian
didokumentasikan dan dijadikan sebagai bekal awal
bagi pemegang jabatan sebelum menjalankan
tugasnya/pekerjaannya.

Manajemen Teknik 9
 5 Elemen pada JOBDES
1) Identifikasi pekerjaan
2) Ringkasan pekerjaan
3) Kewajiban pekerjaan
4) Tanggungjawab
5) Spesifikasi pekerjaan

Manajemen Teknik 10
 1. Identifikasi Pekerjaan
Identifikasi pekerjaan akan memperjelas apa saja
tanggungjawab serta aktivitas yang akan dilakukan.
Biasanya, ada beberapa poin yang terlihat di dalam
identifikasi pekerjaan, yaitu.
• Jabatan
• Kode pekerjaan
• Institusi atau departemen
• Divisi
• Supervisor langsung

Manajemen Teknik 11
 2. Ringkasan Pekerjaan
• Ringkasan pekerjaan umumnya berisi penjelasan
singkat mengenai karakteristik pekerjaan
bersangkutan.
• Di dalamnya akan dijelaskan apa saja tanggungjawab
dan aktivitas jabatan yang membedakan dengan
jabatan lainnya. Oleh karena itu, ikuti 2 aturan
mendasar saat menyusunnya.
- Buatlah penjelasan atau ringkasan pekerjaan dengan
menggunakan kata kerja (tindakan).
- Jelaskan pula mengenai persyaratan pekerjaan yang
diperlukan, atau bisa pula dikatakan perihal apa saja
yang harus dilakukan oleh pekerja.

Manajemen Teknik 12
 3. Kewajiban pekerjaan
• Kewajiban pekerjaan adalah hal lumrah yang
terdapat di dalam sebuah job description.
Tanggungjawab atau tugas yang harus dijalani
oleh individu terhadap jabatan tersebut

Manajemen Teknik 13
 4. Tanggungjawab
• Setiap pekerjaan akan dipertanggungjawabkan
kepada atasan individu bersangkutan. Apakah
individu tersebut berhasil mencapai target yang
telah ditetapkan atau tidak.
• Hal tersebut bisa menjadi pertimbangan ketika
dilakukan penilaian di akhir tahun. Dengan begini,
kegagalan sekecil apapun bisa diminimalisir oleh
pekerja agar tak merugikan perusahaan.
Mengingat kinerja mereka akan menentukan
penilaian dan keberlangsungan jabatan yang
diduduki.

Manajemen Teknik 14
 5. Spesifikasi pekerjaan
• Spesifikasi pekerjaan menjelaskan persyaratan khusus
yang dijadikan sebagai acuan dasar organisasi dalam
mencapai tujuan. Di mana di dalamnya kita akan
menemukan ketrampilan dan usaha yang harus
dilakukan oleh jabatan tertentu.
• Ketrampilan bisa saja terkait pada pendidikan terakhir,
inisiatif, pengalaman bekerja di tempat lain dan
kecerdasan yang mutlak diperlukan untuk jabatan
tertentu.
• Usaha bisa saja dikategorikan sebagai usaha fisik dan
mental yang wajib dimiliki oleh pekerjaan
bersangkutan.

Manajemen Teknik 15