MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

HUMAN RESOURCES MANAGEMENT

1
 Desain Jabatan dan Analisis Jabatan

1. Elemen-elemen Disain Jabatan (elemen organisasi, elemen lingkungan, elemen

keperilakuan)
2. Trade off Keperilakuan dan Efisiensi (produktivitas vs spesialisasi, kepuasan kerja
vs spesialisasi, proses belajar vs spesialisasi, perputaran karyawan vs spesialisasi)
3. Pengertian Analisis Jabatan
4. Arti Pentingnya Analisis Jabatan
5. Tujuan Analisis Jabatan
6. Langkah-langkah Utama dalam Analisis Jabatan
7. Jenis Analisis Jabatan
8. Sifat Dari Analisis Jabatan
9. Metode Mengumpulkan Informasi Analisis Jabatan
10. Klasifikasi Jabatan (Job Classification)
11. Politik Reklasifikasi (The Politics of Reclassification)

2
1. Elemen-elemen Disain Jabatan (elemen organisasi, elemen
lingkungan, elemen keperilakuan)
ELEMEN-ELEMEN ORGANISASI

1. Pendekatan Mekanistik Pendekatan ini mendekatkan efisiensi waktu, tenaga, biaya tenaga kerja, latihan dan
pengembangan

2. Aliran Kerja Aliran kerja dalam suatu organisasi sangat dipengaruhi oleh sifat produk atau jasa

3. Praktek Kerja Metode praktek kerja ini bisanya terbentuk dari tradisi atau kesempatan kolektif para
pegawai atau bagian kontrak (perjanjian) kerja dari serikat buruh

ELEMEN-ELEMEN LINGKUNGAN

Kemampuan dan tersedianya para pegawai potensial serta pengharapan-pengharapan sosial

ELEMEN-ELEMEN KEPERILAKUAN

1. Otonomi Otonomi mempunyai pengertian bahwa dalam melaksanakan tugas-tugas dan

tanggung jawab atas pekerjaan
2. Variasi Variasi pekerjaan sangat dibutuhkan oleh pegawai dalam melaksanakan tugasnya

3. Indentitas tugas Identitas pekerjaan merupakan ciri-ciri, jenjang atau tingkatan dan klasifikasi dari
suatu pekerjaan

4. Umpan balik Hasil atau nilai prestasi kerja pegawai dalam melaksanakan tugasnya haruslah
diberitahukan sehingga dapat memperbaikinya atau dapat meningkatkannya
2. Trade off Keperilakuan dan Efisiensi (produktivitas vs spesialisasi,
kepuasan kerja vs spesialisasi, proses belajar vs spesialisasi, perputaran
karyawan vs spesialisasi)
Usaha efisiensi akan menghasilkan spesialisasi yang tinggi, mengurangi perbedaan atau variasi, meminimumkan
otonomi dan unsur-unsur kontradiktif lainnya.

Produktivitas vs spesialisasi
Tambahan spesialisasi akan menaikkan output sampai pada titik tertentu, apabila ada kenaikan spesialisasi maka
output mengalami penurunan, karena adanya kebosanan atas pelaksanaan tugas yang terus menerus. Output dapat
ditingkatkan dengan mengurangi spesialisasi pekerjaan.

Kepuasan kerja vs spesialisasi

Kepuasan kerja akan meningkat sejalan dengan kenaikan spesialisasi, dan tambahan spesialisasi mengakibatkan
kepuasan kerja akan menurun. Pekerjaan tanpa spesialisasi membuat karyawan membutuhkan waktu lama untuk
mempelajari pekerjaan tersebut sampai mampu untuk melakukannya. Kepuasan kerja akan menurun karena
kurangnya otonomi, variasi dan identitas tugas. Produktivitas terus naik apabila manfaat spesialisasi lebih besar
daripada kerugian akibat ketidakpuasan.

Proses belajar vs spesialisasi

Pekerjaan yang sangat terspesialisasi lebih mudah dipelajari dibandingkan dengan pekerjaan yang tidak
terspesialisasi. Proses belajar pada pekerjaan yang terspesialisasi lebih cepat mencapai standar. Pekerjaan yang tidak
terspesialisasi memerlukan waktu lebih lama untuk dipelajari.

Perputaran karyawan vs spesialisasi

Spesialisasi pekerjaan dapat dengan mudah dan cepat dipelajari, tetapi biasanya kepuasan yang diperoleh lebih
rendah, kepuasan yang rendah ini akan menyebabkan tingkat perputaran tenaga keda tinggi.
3. Pengertian Analisis Jabatan

Analisis Jabatan adalah proses, metode dan teknik untuk memperoleh data
jabatan serta mengolahnya menjadi Informasi Jabatan atau Informasi Pekerjaan.

➢ Informasi Jabatan adalah hasil analisis jabatan berupa uraian jabatan atau
desain pekerjaan dan peta jabatan.
➢ Uraian jabatan atau desain pekerjaan adalah informasi yang memuat tentang
nama jabatan, uraian tugas, hasil kerja, wewenang, tanggung jawab, sarana
kerja syarat jabatan dll.
➢ Peta Jabatan adalah susunan nama dan tingkat Jabatan Struktural dan
Fungsional yang tergambar dalam suatu struktur organisasi.
 Hubungan Perencanaan SDM dengan Analisis Jabatan
Perencanaan SDM

Untuk menentukan kebutuhan

karyawan, maka terlebih dahulu
diperlukan jenis atau mutu
karyawan yang diinginkan
sesuai denan persyaratan
jabatannya dan jumlah
karyawan yang akan diterima
1) Rancangan jabatan

2) Studi terhadap tugas Analisis jabatan /

Mutu karyawan (kualitas)
dan kewajiban suatu Job Analysis
jabatan

Jumlah karyawan yang

dibutuhkan (kuantitas)
Elemen Organisasi
Elemen Lingkungan
Elemen Keperilakuan
4. Arti Pentingnya Analisis Jabatan

Dalam Uraian Jabatan memuat rincian tugas dan syarat pendidikan, dikaji beban
tugasnya sehingga ketemu volume kerja akhirnya dapat ditentukan jumlah pegawai
yang dibutuhkan, kegunaan analisis jabatan digunakan sebagai berikut:

• Petunjuk kerja para pegawai

• Penyusunan formasi/kebutuhan pegawai

• Dasar pola karir/penataan pegawai

• Pedoman sistem pengendalian internal

• Dasar penyusunan program pendidikan dan pelatihan (diklat)

• Dasar penyempurnaan organisasi

• Dasar pengadaan pegawai baru

5. Tujuan Analisis Jabatan Organizational Design/
Rancangan Organisasi
Manajemen SDM Perusahaan

Job Analysis/
Analisis Jabatan

Struktur Organisasi
Job Spesification/ Job Description/
Spesifikasi Jabatan Deskripsi Jabatan

The Right Man on The

Right Job

Calon Karyawan Jabatan Posisi

Hasil analisa jabatan (job analysis) dirumuskan dalam bentuk deskripsi dan spesifikasi
jabatan (job description and job spesification) dalam bentuk tertulis

Deskripsi Jabatan : gambaran secara Persyaratan Jabatan : pernyataan tentang kualitas

singkat, cermat dan teliti mengenai fungsi, minimal seseorang tenaga kerja yang bisa diterima
tugas, wewenang, tanggungjawab dan untuk menduduki dan menjalankan tugas suatu
hubungan dari suatu jabatan tertentu jabatan tertentu dengan baik

Isi Deskripsi Jabatan Isi Spesifikasi Jabatan

Identifikasi jabatan Syarat umum
• nama jabatan • pendidikan
• kode jabatan • pengalaman
Sifat jabatan Syarat khusus
• uraian jabatan • kondisi fisik / psikhis
• wewenang • jenis kelamin
• hubungan dengan jabatan • minat dan bakat
• supervisi yang diperlukan
• peralatan/mesin yang digunakan
• kondisi kerja
Tentang kualifikasi
• kualifikasi umum
• kualifikasi khusus
CONTOH
Job Description/ Job Spesification/
Deskripsi Jabatan Spesifikasi Jabatan

TUGAS : JELASKAN CONTOH DESKRIPSI JABATAN DENGAN SPESIFIKASI JABATANNYA DITEMPAT KERJA
ANDA ATAU YANG ANDA KETAHUI SECARA LENGKAP
6. Langkah-langkah Utama dalam Analisis Jabatan
PRINSIP ANALISIS JABATAN

▪ Harus ditentukan secara jelas batas- batas pekerjaan dalam jabatan, hal ini
ada dalam jabatan
▪ Harus berdasarkan atas kenyataan sebenarnya (obyektif) menggunakan
data, berkaitan dengan wewenang yang ada dan subyektif pribadi
dihindarkan
▪ Proses kegiatan dalam jabatan itu harus disusun secara kronologis
memperhatikan situasi pekerjaan

PROSEDUR ANALISIS JABATAN (5 TAHAP)

1. Persiapan analisis pekerjaan

2. Mengumpulkan data jabatan
3. Mengolah data jabatan
4. Analisis data jabatan
5. Menyusun informasi jabatan
PROSEDUR ANALISIS JABATAN (5 TAHAP)
1. PERSIAPAN ANALISIS PEKERJAAN
Penyusunan daftar pertanyaan (kuesioner) : mencakup status dan identifikasi
pekerjaan, fungsi, tugas-tugas, tanggung jawab dan standar prestasi kerja. Metode
kuesioner memungkinkan analis untuk mempelajari banyak pekerjaan secara
bersamaan dengan biaya relatif murah.
2. PENGUMPULAN DATA JABATAN
• Observasi : melakukan pengamatan visual langsung kepada karyawan yang
sedang melaksanakan tugas.
• Wawancara : mengumpulkan informasi pekerjaan melalui wawancara tatap
muka dengan karyawan maupun atasan langsungnya.
• Identifikasi pekerjaan : setiap pekerjaan yang berbeda dalam organisasi
diidentifikasi sebelum informasi pekerjaan dikumpulkan.
• Logis : merupakan catatan yang disimpan karyawan pelaksana tugas-tugas,
analis menyiapkan formulir untuk mencatat pelaksanaan tugas-tugas.
• Kombinasi : analis melakukan pengumpulan data dengan kombinasi teknik yang
tersedia, misalnya teknik observasi dan wawancara yang dapat memberikan
data akurat dan lengkap.
3. PENGOLAHAN DATA JABATAN
Setelah data terkumpul, merekam data, mentabulasi data, serta mengelompokan
jenis pekerjaan, memilah-milah data yang berguna dan yang tidak dipakai,
menyaring data yang relevan dan yang tidak relevan, kemudian mereview
informasi yang terkumpul bersama dengan orang-orang yang bersangkutan
dengan pekerjaan.
4. ANALISIS DATA JABATAN
Data yang telah disempurnakan, dianalisis menjadi bahan yang siap digunakan
untuk menyusun informasi jabatan meliputi menganalisis jenis pekerjaan, nama
jabatan, mendeskripsikan pekerjaan (tugas, tanggung jawab, wewenang, hasil
kerja dll), merumuskan spesifikasi/ persyaratan jabatan dan standar kerja
5. PENYUSUNAN INFORMASI JABATAN
• Deskripsi pekerjaan : pernyataan tertulis yang menguraikan fungsi, tugas-
tugas, tanggung jawab, wewenang, kondisi kerja, dan aspek-aspek pekerjaan
tertentu.
• Spesifikasi pekerjaan : menunjukkan siapa yang melakukan pekerjaan dan
syarat yang diperlukan misalnya; pendidikan, latihan, pengalaman kerja, dan
persyaratan fisik dan mental.
• Standar prestasi kerja : berfungsi sebagai sasaran atau target bagi
pelaksanaan kerja karyawan dan merupakan ukuran kriteria hasil kerja jabatan
7. Jenis Analisis Jabatan
Terdapat jenis analisis jabatan antara lain sebagai berikut :

Job analysis for personal specification :

bertujuan agar dapat menentukan syarat-syarat kualifikasi sumber daya manusia
sebagai tenaga kerja yang dibutuhkan.

Job analysis for training purposes :

bertujuan agar dapat menentukan langkah apa saja yang harus ditempuh dalam
mengajarkan suatu pekerjaan kepada karyawan atau pegawai dalam perusahaan
yang digunakan juga untuk kebutuhan pendidikan dan latihan.

Job analysis for setting reters :

bertujuan agar dapat menentukan nilai setiap jabatan dalam perusahaan dan
dapat ditentukan tingkat gaji atau upah dari setiap jabatan pegawai atau karyawan

Job analysis for method improvement :

bertujuan agar dapat mempermudah cara kerja sumber daya manusia atau SDM
sebagai tenaga kerja pada suatu jabatan tertentu.
8. Sifat Dari Analisis Jabatan
Sifat data hasil analisis jabatan memenuhi kriteria data yang baik (10 aspek) yaitu objektif, reliabel, valid, tepat waktu,
akurat, relevan, representative, komprehensif, sistematik, dan lengkap, sebagai berikut :

Objektif adalah data yang sesuai dengan kenyataan (obyektif), artinya tidak menyimpang dari keadaan sebenarnya,
tidak mengarang atau mengada-ada, diperlukan sikap netral, kejujuran dan menghindarkan subjektivitas semaksimal
mungkin.

Reliabilitas artinya dapat dipercaya atau dapat meyakinkan pihak yang berkepentingan.

Valid artinya bersifat absah atau layak dipercaya.

Ketepatan waktu hal ini dimaksudkan agar dapat menggambarkan keadaan yang sesuai dengan situasi perkembangan
yang ada, tidak ketinggalan atau tidak basi.

Akurat karena data jabatan bersifat kualitatif sehingga sulit untuk mengukur tingkat akurasinya, diperlukan konfirmasi
melalui atasan pemegang jabatan atau penyelia.

Relevan maksudnya adalah data tersebut betul-betul diperlukan.

Representative adalah data yang bisa mencerminkan atau menggambarkan keadaan yang sebenarnya.

Komprehensif artinya memberikan gambaran yang menyeluruh secara bulat.

Sistematik membantu untuk mempermudah dalam memahami data, dan dalam mengolahnya menjadi informasi jabatan.

Lengkap bisa mempercepat proses pengolahan dan penyajian untuk kepentingan pihak yang membutuhkan.
9. Metode Mengumpulkan Informasi Analisis Jabatan
1. Metode Observasi
Metode observasi adalah metode yang digunakan dalam mengumpulkan informasi dengan mengamati individu
yang melakukan pekerjaan itu dan mencatatnya untuk menguraikan tugas dan kewajiban yang dilakukannya.
Metode observasi sangat tepat jika dilakukan pada jenis pekerjaan yang bersifat pengulangan. Penggunaan
metode observasi memungkinkan analisis dilakukan dekat dengan suasana pekerjaan di lapangan. Walaupun
sifatnya pengamatan, namun tidak seharusnya analis mengamati secara kontinyu perkembangan dari waktu ke
waktu. Penggunaan work sampling dan employee diary/log.
2. Metode Wawancara
Pekerja diseleksi dan diwawancara secara langsung ditempat pekerjaan meraka atau mereka yang terkait
langsung dengan pekerjaan yang dianalisis. Tiga jenis wawancara dapat digunakan untuk mengumpulkan data
analisis jabatan, yaitu wawancara individual, wawancara kelompok, dan wawancara penyelia. Dalam beberapa
keadaan, seperti pekerjaan yang diarahkan oleh tim, dapat juga digunakan wawancara kelompok. Salah satu
kelemahan metode wawancara adalah sangat memakan waktu, khususnya jika pewawancara berbicara dengan
dua atau tiga pegawai yang melakukan setiap pekerjaan.
3. Metode Angket
Dengan mengunakan angket, yang bersangkutan diminta untuk memberikan data-data mengenai jabatannya
dangan kata-kata sendiri. Analis meminta karyawan mengisi kuisioner untuk menggambarkan tugas-tugas yang
berkaitan dengan jabatan dan tanggung jawab mereka. Keuntungan utama dari metode kuisioner angket adalah
informasi atas sejumlah pekerjaan dapat dikumpulkan secara murah dan dalam waktu yang relatif singkat.
Sebaliknya, metode angket memerlukan waktu yang lama untuk menguji dan mengolah kuisioner tersebut.
10. Klasifikasi Jabatan (Job Classification)
Pada umumnya ada 2 macam sistem klasifikasi jabatan :

Di Amerika Serikat dan negara seperti Kanada, Puerto Rico, Panama dan Costa Rica, jabatan-jabatan
digolongkan menurut tugas-tugas dan tanggung jawab-tanggung jawabnya. Klasifikasi seperti ini disebut
klasifikasi tugas (duties classification). Kelas merupakan inti proses klasifikasi jabatan, yang
menentukan jabatan-jabatan mana yang sebaiknya dapat dianggap “kira-kira” sama dalam tugas-tugas dan
tanggung jawab-tanggung jawab, misalnya sebutan junior, senior dan principal dipergunakan untuk
menunjukkan tingkatan dalam kesulitan dan tanggung jawab. Konsepsi lainnya yang penting ialah tingkat
atau derajat (grade) untuk menentukan kompensasi/gaji yang sama. Pentingnya duties classification ini
ialah bahwa jabatan diperuntukkan bagi kelas-kelas menurut tugas dan tanggung jawab. Hal ini berarti
bahwa nilai atau mutu perseorangan dari pemegang jabatan sama sekali tidak penting.

Di Eropa Barat, terutama di Inggris, Perancis dan Jerman dianut klasifikasi menurut tingkat atau derajat
(Rank Classification). Hal ini berarti bahwa jabatan-jabatan digolongkan dalam kelas-kelas yang luas
menurut syarat-syaratnya dan pada umumnya menurut mutu perseorangan yang memangku jabatan-
jabatan itu, misalnya advokat, dokter, atau guru. Sulitnya dalam menggolongkan jabatan sekretaris,
penggolongan sekretaris tergantung kepada kepalanya. Apabila kepalanya menduduki jabatan yang lebih
tinggi dalam organisasi, maka ingin ditempatkan dalam klasifikasi (penggolongan) yang tinggi dalam
jabatannya. Prakteknya jabatan sekretaris disesuaikan dengan tingkat jabatan kepalanya.
METODA KLASIFIKASI PEKERJAAN

Metoda klasifikasi untuk semua pekerjaan, baik untuk sektor publik maupun sektor swasta,
didasarkan atas beberapa faktor, diantaranya adalah :

1. Masukan informasi, dimana dan bagaimana pekerja memperoleh informasi yang diperlukan
untuk suatu pekerjaan.
2. Proses mental, pertimbangan apa yang ditekankan dalam pembuatan keputusan,
perencanaan dan aktifitas dalam pelaksanaan pekerjaan.
3. Output pekerjaan, aktifitas fisik apa yang dilakukan oleh pekerja, dan alat apa yang dipakai
oleh para pekerja?
4. Relasi dengan orang, relasi dengan orang lain yang bagaimana yang dituntut dalam
pelaksanaan pekerjaan?
5. Konteks pekerjaan, dalam kontek fisik dan sosial apa pekerjaan dilaksanakan?
6. Metode kerja, metode atau teknik apa yang digunakan untuk pelaksanaan pekerjaan?
7. Ciri-ciri pekerja, ciri-ciri kepribadian atau kemampuan apa yang dibutuhkan untuk
pelaksanaan pekerjaan?
11. Politik Reklasifikasi (The Politics of Reclassification)

Politik mempengaruhi fungsi-fungsi alokasi dari analisis jabatan dengan cara

mendeskripsikan ramifikasi politik mengenai dua jenis keputusan reklasifikasi, yaitu:

1. Reklasifikasi yang menyebabkan perubahan dalam gaji

2. Reklasifikasi yang menyebabkan perubahan status dari suatu posisi pelayanan sipil
yang telah diklasifikasikan dalam unit hasil kompromi bersama ke posisi yang
dikecualikan atau diluar unit kompromi.
TERIMAKASIH