Anda di halaman 1dari 9

Bab. 6.

Analisis Jabatan.
Analisis jabatan merupakan suatu proses yang menggambarkan informasi tentang perilaku
orang yang akan menduduki jabatan (pekerjaan) dan aktivitas pekerjaannya. Umumnya,
informasi yang digambarkan atau dicatat mencakup tujuan pekerjaan, kewajiban atau
kegiatan utama yang harus dilakukan sipelaku/pemangku pekerjaan, dan syarat-syarat yang
harus dipunyai oleh si pelaku pekerjaan.

Berdasarkan hasil analisis jabatan, uraian tugas (job discription) dapat disusun dan
sepesifikasi jabatan dapat dikembangkan untuk menguraikan apa yang akan dilakukan oleh
pelaku pekerjaan, maupun pengetahuan, ketrampilan serta kemampuan (knowledge, skills
and abilities/KSAs), dan karakteristik lain yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan
tersebut.
Apa yang terjadi pada seseorang di tempat kerja banyak bergantung pada pekerjaan yang
tengah mereka jalani, atau job yang mereka kehendaki, atau kedua-duanya.

Tujuan dan Arti Penting Analisis jabatan


Apa yang terjadi pada seseorang di tempat kerja banyak bergantung pada pekerjaan yang
tengah mereka jalani, atau job yang mereka kehendaki, atau kedua-duanya.
Sebagai contoh, prosedur rekrutmen, metode seleksi, pengukuran kinerja, program pelatihan,
serta kompensasi, semuanya dirancang sesuai kebutuhan pekerjaan. Agar praktek
manajemen sumber daya manusia bisa lebih efektif, pekerjaan harus dipahami dengan jelas
baik oleh perusahaan maupun pelakunya.

Analisis jabatan juga bermanfaat dalam pencapaian sejumlah tujuan khusus berikut ini:
 Menyediakan informasi pekerjaan yang realistis bagi para pelamar kerja mengenai
kewajiban, kondisi kerja, dan persyaratannya.
 Mengidentifikasi hubungan antara supervisor dan bawahannya.
 Memberi bantuan dalam menentukan kewajiban masing-masing karyawan dan tugas-
tugas yang terkait.
 Menyediakan landasan informasi yang diperlukan dalam mengambil keputusan mengenai
karyawan sesuai Undang-undang.
 Menentukan arti penting dan waktu yang diperlukan seorang karyawan.
 Dipergunakan sebagai dasar pelatihan, perencanaan karir, dan pengembangan karir.
 Digunakan dalam penentuan nilai relatif suatu pekerjaan, dan oleh karena itu bermanfaat
untuk memelihara kewajiban upah baiksecara eksternal maupun internal.
 Dapat berperan sebagai alat untuk memudahkan desain ulang dan perubahan pekerjaan.
 Dapat memperlancar perubahan organisasi dengan mengenali pengulangan yang tidak
perlu selama berlangsungnya marger, akuisisi, dan perampingan.
 Mengarahkan supervisor dan para pemegang jabatan dalam menulis referensi dan
menyiapkan resume, baik pada waktu keluarnya karyawan maupun pada waktu mencari
karyawan baru.
 Pada saat organisasi baru didirikan dan program analisa jabatan baru pertama kali
dilakukan.
 Menyediakan informasi pekerjaan yang realistik bagi para pelamar kerja mengenai
kewajiban, kondisi kerja dan persyaratan.
 Mengidentifikasi hubungan antara supervisor dengan karyawan dalam menetapkan tugas
dan tanggung jawab karyawan.
 Memberi bantuan dalam menentukan kewajiban masing-masing karyawan dan tugas-
tugas yang berkaitan.
 Digunakan sebagai dasar pelatihan, perencanaan karier, dan pengembangan karier.
 Digunakan dalam penentuan nilai relatif suatu pekerjaan, dan oleh karena itu bermanfaat
untuk memelihara kewajaran gaji atau upah baik secara eksternal maupun internal.

MSDM-08/09 SM I –BAB 6 Page 25


 Dapat berperan sebagai alat untuk memudahkan desain ulang dan perubahan pekerjaan.
 Dapat memperlancar perubahan organisasi dengan mengenali pengulangan yang tidak
perlu selama berlangsung merger, akuisisi, dan perampingan karyawan.

Gambar: 6.. Hubungan dan Aspek-aspek Analisis Jabatan

Kegiatan SDM
Lainnya:
 Perencanaan
sumber daya
manusia & Tujuan Khusus:
 Perencanaan
Karir
 Perampingan

Lingkungan Internal:
 Tujuan manajemen Pertimbangan
puncak
 Teknologi
Analisis Jabatan

Uraian Tugas: Spesifikasi Karyawan:


 Tujuan  Pengetahuan
 Kewajiban  Ketrampilan
 Persyaratan  Kemampuan
 Kepribadian
 Minat
 Preferensi

Kegiatan SDM
Lainnya:
 Rekrutmen
 Seleksi
 Pelatihan
 Penilaian Kinerja

MSDM-08/09 SM I –BAB 6 Page 26


Hubungan antara analisis jabatan, diskripsi jabatan (uraian tugas), dan spesifikasi jabatan.
gambar/peraga berikut.

LINGKUNGAN LUAR
1. Pesaing
(persaingan)
2. Perkembangan
teknologi
3. Tuntutan Program
perbaikan
LINGKUNGAN produktivitas
DALAM dan kualitas
1. Tujuan dan
preferensi Peraturan yang
manajemen berlaku
puncak
2. Teknologi yang ANALISIS
digunakan
JABATAN

SPESIFIKASI TUJUAN AKHIR


DISKRIPSI JABATAN 1. Kualitas kerja
JABATAN Yang memuat: yang lebih baik
Yang memuat: 1. Keterampilan 2. Kepatuhan
1. Tugas, 2. Pengetahuan terhadap
wewenang, 3. Kemampuan peraturan yang
tanggungjawab 4. Kepribadian berlaku
2. Karakteristik 5. Minat
6. Preferensi
Dan menjadi
syarat jabatan

Informasi yang diperlukan di dalam melakukan analisis jabatan.


1. Aktivitas pekerjaan, dapat meliputi:
a. Aktivitas yang berorientasi pada pekerjaan
1. aktivitas atau proses yang dikerjakan
2. prosedur pelaksanaan
3. tanggung jawab dan pertanggungjawaban pribadi karyawan
b. Aktivitas yang berorientasi pada orang.
1. perilaku yang dituntut dalam pelaksanaan pekerjaan seperti; kepekaan,
pengambilan keputusan, gerakan tubuh, komunikasi.
2. tuntutan pribadi pelaksana.
2. Mesin, alat kerja, equipment, dan alat bantu kerja lain yang digunakan.
3. Hal-hal khusus;
a. material yang diproses
b. produk yang dibuat

MSDM-08/09 SM I –BAB 6 Page 27


c. pengetahuan yang diperlukan
d. layanan yang diberikan
4. Kinerja;
a. cara pengukuran kerja
b. standar kerja
c. analisis kesalahan
d. aspek-aspek lain
5. Konteks jabatan;
a. kondisi lingkungan fisik
b. skedul kerja
c. konteks organisasi
d. konteks sosial
e. insentif (finansial non finansial)
6. Syarat-syarat pribadi;
a. pengetahuan atau ketrampilan yang berkaitan dengan pekerjaan, seperti; pendidikan,
pelatihan yang pernah diperoleh, pengalaman kerja.
b. atribut pribadi, seperti; sikap, kepribadian, karakteristik fisik, minat ( preferensi).

Diskripsi jabatan.
Adalah memberikan informasi tentang tugas dan tanggung jawab suatu pekerjaan tertentu
yang harus dilaksanakan secara tertulis. Format diskripsi jabatan tidak standard. Karenanya,
setiap organisasi akan memiliki diskripsi jabatan yang berbeda – beda. Walau bagaimana,
sebagian besar diskripsi jabatan terdiri dari tiga hal yaitu: (1) Job Title, (2) Job Identification,
(3) Job Duties.
Spesifikasi jabatan kadang dibuat menjadi satu dengan diskripsi jabatan. Jika demikian ,
maka spesifikasi jabatan dibuat sebagai suatu kesimpulanm diskripsi jabatan tersebut.

Job Title, sangat penting karena memiliki pengaruh psikologik berkenaan dengan status
seorang pekerja. Jika memungkinkan job title dapat mengidentifikasi macam pekerjaan yang
harus dilakukan.

Job Identifications, pada umumnya disusun setelah menetapkan job title. Job identification
meliputi beberapa hal seperti lokasi (departemen) pekerjaan/jabatan, kepada siapa
pemangku jabatan bertanggung jawab, dan tanggal terakhir deskripsi jabatan direvisi.
Kadang-kadang juga mencakup kategori gaji/upah, jumlah pekerja yang dibutuhkan untuk
mengerjakan pekerjaan tersebut, dan jumlah pekerja yang bekerja di departemen yang
bersangkutan.

Job Duties, adalah pernyataan-pernyataan yang menyebutkan tugas-tugas yang harus


diemban yang biasanya diurutkan berdasarkan tingkat kepentingannya. Pernyataan –
pernyataan tersebut harus mengindikasikan bobot atau nilai masing-masing tugas. Biasanya,
walaupun tidak selalu , bobot atau nilai ditunjukkan dengan proporsi waktu yang dibutuhkan.

Dalam banyak cara, uraian tugas berperan sebagai bagian dari kontrak tertulis yang
mengatur hubungan kerja (employment relationship). Para karyawan menggunakan uraian
tugas sebagai pedoman perilaku mereka, mengarahkanenergi mereka pada aspek-aspek
pekerjaan yang tampaknya paling penting. Para supervisor menggunakan uraian tugas
dalam mengevaluasi kinerja dan memberikan umpan balik. Oleh karena itu, suatu uraian
tugas perlu mewakili gambaran yang lengkap, antara lain:
 Job title (nama atau sebutan pekerjaan) mendefinisikan suatu kelompok posisi
yang dapat saling dipertukarkan (identik) sesuai tugas-tugas penting mereka. Sebagai
contoh, sebuah perusahaan dengan 50 asisten akuntansi memiliki 50 posisi (jabatan)
akuntansi namun mungkin memiliki kurang dari lima tugas kerja yang dapat dilihat. Job
titles dapat memberdayakan jika tidak dikaitkan secara tepat dengan tugas kerja, yang
akibatnya akan menciptakan masalah bagi perusahaan. Sebagai contoh, jika pekerjaan
dalam berbagai departemen secara keliru menggunakan nama (title) yang sama tetapi

MSDM-08/09 SM I –BAB 6 Page 28


pada kenyatannya melibatkan tugas yang berbeda, si karyawan mungkin suatu saat
dipindahkan secara tidak tepat ke pekerjaan yang tidak bisa dilakukannya.
 Departemn atau divisi menunjukkan letakpekerjaan dalam perusahaan.
 Tanggal analisis pekerjaan menunjukkan kapan uraian tugas disiapkan dan
apakah harus diperbarui. Suatu uraian tugas yang didasarkan pada analisis jabatan
yang dilakukan mendahului perubahan besar apapun dalam pekerjaan, tidak banyak
membawa manfaat.
 Ringkasan tugas (job summary), merupakan abstraksi dari pekerjaan; dapat
digunakan dalam penempatan karyawan (job posting), iklan lowongan pekerjaan, dan
survei gaji.
 Supervisi yang diterima dan diberikan mengidentifikasikan hubungan pelaporan.
Jika supervisi diberikan, kewajiban yang terkait dengan supervisi tersebut harus
diperinci menurut pekerjaan yang dilakukan.
 Pelaksanaan kerja mengidentifikasikan kewajiban dan menggarisbawahi tugas
pokok yang membentuk suatu pekerjaan. Tugas (task) merupakan sesuatu yang
dilakukan oleh karyawan atau tindakan yang diambil untuk menghasilkan produk atau
jasa. Kewajiban (duties) adalah sekumpulan tugas yang selalu berulang dan tidak
dianggap remeh. Untuk keperluan informasi yang maksimal, kewajiban harus
diperingkatkan menurut waktu yang dipakai serta prioritas kepentingannya; kewajiban
mungkin hanya memerlukan sedikit waktu untuk menyelesaikannya, namun sangat
penting bagi keberhasilan pekerjaan.

Uraian Tugas
Nama : Asisten pinjaman korporasi. Departement: Corporate Banking
Tanggal : Januari 2004 Lokasi : Kantor Pusat

Hubungan:
Bertanggung jawab kepada: Corporate Account Officer A atau AA, atau Senior Corporate
Account Officer B atau BB.

Staf bawahan : tidak ada


Kontak internal lain: Berbagai tingkat manajemen di Bagian Perbankan korporasi.
Kontak Eksternal : Nasabah utama bank.
Rangkuman:
Membantu mengatur administrasi rekening komersial guna menjamin pemeliharaan
hubungan dengan pihak bank.

Wewenang
A. Analisis Kredit (Mingguan)
Di bawah pengarahan seorang Ioan officer yang mengawasi: Melakukan analisis terhadap
riwayat perusahaan, posisi industrinya, kondisi saat ini, prosedur akunting, dan
persyaratan kredit. Melakukan review atas laporan kredit, dengan meringkas analisis dan
merekomendasikan tindakan untuk calon peminjam yang potensial. Melakukan review dan
membuat ringkasan kinerja peminjaman yang ada saat ini dengan membuat dan
menindaklanjuti laporan kredit dan Lembar Kesesuaian Perjanjian Credit.
B. Operasi (Mingguan)
Membantu nasabah mangatasi amasalah dan kebutuhan yang berhubungan dengan bank.
Memberikan informasi kredit nasabah pada pihak-pihak yang sah. Melakukan analisis pada
account profitability dan kesesuaian dengan susunan neraca. Menyampaikan hasilnya
pada nasabah. Memberikan penghargaan pada Bagian Pencatatan Pinjaman, dalam
penerimaan dan pembayaran dana dan dalam pembukuan pinjaman. Mengoreksi
kesalahan internal.
C. Dokumentasi Kredit (Mingguan)
Membuat dokumentasi kredit yang diperlukan. Membantu nasabah melengkapi dokumen
kredit. Memeriksa dokumen kredit segera setelah akad kredit demi kelengkapan dan
akurasi.

MSDM-08/09 SM I –BAB 6 Page 29


A. Sistem Informasi/Laporan
Menyiapkan laporan kredit, menggambarkan dan menganalisis hubungan nasabah dan
komitmen kredit; menyiapkan input ke dalam sistem informasi. Memantau akurasi laporan
kredit.
D. Hubungan Nasbah/Internal (Mingguan)
Membina hubungan dengan nasabah dengan berusaha mengenal produk, fasilitas, dan
industri mereka. Berkomonikasi dengan nasabah dan bank lain untuk mendapatkan
informasi yang berhubungan dengan pinjaman dan menjawab berbagai pertanyaan.
Menyiapkan laporan mengenai nasabah dan kontakdengan prospek kontak dan tindak
lanjutnya. Membuat memo mengenai kejadian-kejadian yang mempengaruhi nasabah dan
prospek.
E. Assisten Officer (Bulanan)
Membantu pejabat yang diberi tugas dengan menyiapkan informasi pendukung kredit,
menulis ringkasan hubungan dengan nasabah, dan mendampingi kunjungan atau
melakukan kunjungan sendiri. Melakukan pementauan rekening dan melakukan review
serta memelihara file kredit dengan sebaik-baiknya. Melakukan koordinasi aliran dokumen
ke bank yang terkait dengan pinjaman. Menjawab pertanyaan atau permintaan nasabah
saat pejabat yang berwenang tidak berada di tempat.
F. Asisten Divisi (Bulanan)
Mewakili bank dalam kegiatan industri. Mengikuti perkembangan industri/ wilayah.
Membantu Manajer Divisi merencanakan pendekatan divisi dan prospek untuk bisnis baru.
Mewawancarai para pelamar posisi Loan Assistant. Menyiapkan pendukung/ pengganti jika
pejabat yang berwenang tidak ada ditempat.
G. Pengetahuan dan Ketrampilan.
Item yang diberi tanda bintang (*) akan diajarkan pada pekerjaan. Ketrampilan komunikasi
lisan, termasuk mendengarkan dan mengajukan pertanyaan. Ketrampilan akuntansi
tingkat menengah. Ketrampilan menulis. Ketrampilan melakukan riset/membaca untuk
memahami dokumen-dokumen keuanagn atau hukum. Ketrampilan organisasi atau
analitis. Ketrampilan sosial untuk mewakili Bank dan meningkatkan citranya. Ketrampilan
penjualan. Pengetahuan mengenai kebijakan kredit dan pelayanan Bank.* Ketrampilan
menggunakan terminal komputer di bank. * Pengetahuan istilah-istilah hukum yang
berkaitan dengan perbankan. Ketrampilan bekerja mandiri. Efisiensi kerja dibawah
tekanan. Ketrampilan menjadi penghubung (interfacing). Pengetahuan dasar-dasar
keuangan perusahaan.
B. Karakteristik Fisik
Mampu membaca angka dan huruf cetak berukuran kecil. Mendengar pembicara dari jarak
20 kaki. Berbicara (berpidato) pada lima orang pendengar. Mengunjungi fasilitas nasabah
(termasuk naik tangga). Menggunakan tangan dan jari untuk menulis, menggunakan
kalkulator.
J. Karakteristik Lain
Mempunyai SIM. Bersedia untuk: sekali-sekali bekerja lembur dan bekerja pada akhir
pekan, melakukan perjalanan keluar negeri setiap tiga bulan sekali atau perjalanan lokal
setiap pekan.

Kemitraan dalam Analisis Jabatan

MSDM-08/09 SM I –BAB 6 Page 30


Manajer Lini Profesional SDM Karyawan
Bekerja dengan manajer SDM Berkomunikasi dengan Memahami tujuan dan arti
untuk menentukan perlunya manajer lini dan penting analisi jabatan
sebuah pekerjaan untuk karyawan mengenai
dianalisis ulang pentingnya analisis Membantu para manajer lini
jabatan mengenali kapan perubahan
Membantu memutuskan siapa utama dalam suatu pekerjaan
yang bertanggung jawab untuk Bekerja untuk manajer mengindikasikan perlunya
melaksanakan analisis jabatan lini untuk menentukan analisis atau analisis ulang.
dan untuk tujuan apa. apakah pekerjaan perlu
dianalisis atau dianalisis
Membantu mengidentifikasi ulang dan untuk tujuan
pemegang jabatan untuk ber apa.
aprtisipasi dalam analisis
jabatan. Bertindak sebagai ahli
analisis jabatan, atau
membantu menyeleksi
Menyediakan dokumen teknis pihak luar untuk
bagi analis jabatan. melakukan analisis
jabatan.
Memastikan bahwa
Berpartisipasi dalam analisi manajer lini dan
jabatan lewat wawancara dan karyawan sadar terhadap
kuisioner. pertimbangan hukum.

Membantu partisipasi Menyiapkan uraian tugas


pemegang jabatan dalam dengan anajer lini dan
analisi jabatan. karyawan.

Metode Pengumpulan Informasi Analisis Jabatan


Seperti halnya banyak sumber yang menyediakan informasi mengenai pekerjaan,
banyak metode digunakan untuk memperoleh informasi tersebut. Empat metode yang umum
adalah observasi, wawancara, kuisioner, dan buku harian.

Tehnik Analisis Jabatan yang Spesifik:


Analisis Metode
Analisis metode memfokuskan perhatian pada analisis unsur-unsur pekerjaan, yaitu
komponen terkecil yang bisa diidentifikasi dari sebuah pekerjaan. Metode ini digunakan untuk
menilai gerakan kecil guna mengidentifikasi kegiatan-kegiatan yang tidak efisien dari seorang
karyawan atau kegiatan yang menyebabkan ketegangan yang tak semestinya.
 Bagan Proses Alur (Flow Process Chart)
Bagian proses ini digunakan untuk menguji urutan keseluruhan dari suatu operasi
dengan memusatkan perhatian pada gerakan seorang operator atau bagan alur
materialnya. Bagan alur ini telah digunakan di rumah sakit untuk memantau gerakan
pasien-- di toko-toko swalayan untuk mengamati proses keluarnya barang (chek out),
di pabrik untuk memantau perpindahan barang dari mesin ke mesin, di bank untuk
memantau urutan yang berhubungan dengan pemrosesan suatu dokumen dan secara
umum untuk memantau interaksi supervisor --pemegang jabatan selama
berlangsungnya wawancara penilaian kinerja karyawan. Bagan-bagan ini dapat menjadi
sangat bermanfaat dalam upaya mendesain ulang atau mereka yasa ulang kerja
seorang karyawan, kelompok, atau kinerja perusahaan.
 Bagan Mesin Pekerja
Bagan mesin-pekerja ini berguna untuk menggambarkan segmen-segmen dari suatu
daur kerja dimana peralatan dan operatorsangat sibuk dan menganggur. Tujuannya
adalah seberapa banyak mesin atau peralatan yang dapat dikendalikan oleh seorang
operator.
• Studi Gerak dan Waktu

MSDM-08/09 SM I –BAB 6 Page 31


Tehnik – tehnik Analisis Jabatan
1. Tehnik yang berfokus pekerjaan (jabatan), antara lain:
a. Functional Job Analysis (FJA) – merupakan item untuk mendisain dimensi-dimensi
aktivitas pekerjaan dan metode mengukur tingkat aktivitas pelaksanaannya. Jadi FJA
mengasumsikan bahwa masing-masing jabatan terdiri atas fungsi-fungsi tertentu yang
harus dikerjakan. secara khusus , fungsi-fungsi suatu pekerjaan dikategorikan ke
dalam 3 (tiga) kategori: (1) Data, (2) Orang, (3) Barang, adalah hirarkis dan ordinal,
berlangsung dari yang kompleks ke yang sedrhana. Jadi, guna menentukan bahwa
suatu fungsi khusus – misalnya, compiling data – mencerminkan persyaratan kerja
adalah dengan mengatakan bahwa hal ini mencakup persyaratan fungsi yang lebih
rendah, seperti pembandingan, dan mengabaikan persyaratan fungsi yang lebih tinggi,
seperti menganalisis.
b. Management Position Description Questionaire (MPDQ) – khusus untuk jabatan
manajerial – tehnik ini merupakan tehnik yang paling terstruktur.
c. The Hay plan – dilakukan dengan mewawancarai pelaksana. Informasi yang
dikumpulkan dari wawancara tersebut adalah tujuan jabatan, dimensi-dimensi, sifat
dan lingkup posisi, dan pertanggung-jawabannya.

2. Tehnik yang berfokus pada orang (pelaksana), antara lain:


a. Position Analysis Questionare (PAQ).
Kuesioner ini berorientasi pada pekerja. Kuesioner ini mencakup 194 tugas-tugas yang
berbeda. Ke 194 elemen tersebut dikelompokkan ke dalam 6 divisi: (1) Information
input; darimana dan bagaimana pekerja memperoleh informasi yang selanjutnya
digunakan dalam pekerjaan mereka (35 elemen); (2) Mental Pro-sesse; alasan,
keputusan, dan perencanaan apa saja yang terlibat dalam pekerjaan (14 elemen); (3)
Work output; aktivitas fisik apa saja yang pekerja lakukan dan peralatan apa sa yang
digunakan (49 elemen); (4) Relationship with other persons; hubungan yang
bagaimana dan berhubungan dengan siapa saja (36 elemen); (5) Job context; dalam
konteks fisik dan konteks sosial yang bagaimana (19 elemen); (6) lain-lain (41 elemen)
b. Critical incident Tehnique (CIT).
Tujuannya adalah menentukan tugas-tugas suatu jabatan yang penting (kritikal), yaitu
tugas-tugas dan tanggung jawab yang diemban oleh pekerja untuk mengarah pada
kesuksesan suatu pekerjaan. Informasi yang berkenaan dengan tugas-tugas penting ini
dihimpun melallui interview dengan pekerja, dengan penyelia, dan atau dari catatan-
catatan yang dibuat oleh pekerja.
c. Guidelines-oriented Job Analysis (GOJA)
Memfokuskan perhatian pada analisis unsur-unsur pekerjaan yaitu komponen terkecil
yang bisa diidentifikasikan dari sebuah pekerjaan. Metode ini digunakan menilai
gerakan kecil guna mengidentifikasi kegiatan-kegiatan yang tidak efisien dari seorang
karyawan atau kegiatan yang menyebabkan ketegangan yang tidak semestinya.

Diskripsi Jabatan
Memberikan informasi tentang tugas dan tanggung jawab suatu pekerjaan tertentu yang
harus dilaksanakan secara tertulis. Format diskripsi jabatan atidak standard. Karenanya,
setiap organisasi akan memilliki diskripsi jabatan yang berbeda-beda.
Sebagian besar jabatan terdiri dari tiga hal yaitu: (1) Job Title, (2) Job Identification, (3) Job
Duties.

Job Title (nama atau jabatan sebutan pekerjaan) sangat penting karena memiliki pengaruh
psikologik berkenaan dengan status seorang pekerja. Jika memungkinkan job title dapat
mengidentifikasi macam pekerjaan yang harus dilakukan.

Job Identification (identifikasi pekerjaan), pada umumnya disusun setelah menetapkan job
title. Job identification meliputi beberapa hal seperti lokasi (depasrtemen) pekerjaan/jabatan,
kepada siapa pemangku jabatan bertanggung jawab, dan tanggal terakhir diskripsi jabatan
direvisi. Kadang-kadang juga mencakup kategori gaji/upah, jumlah pekerja yang dibutuhkan

MSDM-08/09 SM I –BAB 6 Page 32


untuk mengerjakan pekerjaan tersebut, dan jumlah pekerja yang bekerja di departemen yang
bersangkutan.

Job Duties (tugas pekerjaan), adalah pernyataan-pernyataan yang menyebutkan tugas-tugas


yang harus diemban yang biasanya diurutkan berdasarkan tingkat kepentingannya.
Pernyataan-pernyataan tersebut harus mengindikasikan bobot atau nilai masing-masing
tugas. Biasanya, walaupun tidak selalu, bobot atau nilai ditunjukkan dengan proporsi waktu
yang dibutuhkan.
Spesifikasi jabatan kadang dibuat menjadi satu dengan diskripsi jabatan. Jika demikian, maka
spesifikasi jabatan dibuat sebagai suatu kesimpulan diskripsi jabatan tersebut.
Dalam banyak cara, uraian tugas berperan sebagai bagian dari kontrak tertulis yang
mengatur hubungan kerja (employment relationship). Para karyawan menggunakan uraian
tugas sebagai pedoman perilaku mereka, mengarahkan energi mereka pada aspek-aspek
pekerjaan yang tampaknya paling paling penting. Para supervisor menggunakan uraian tugas
dalam mengevaluasi kinerja dan memberikan umpan balik. Oleh karena itu, suatu uraian
tugas perlu mewakili gambaran yang lengkap, antara lain:

 Job Title (nama atau sebutan pekerjaan) mendefinisikan suatu kelompok posisi yang
dapat saling dipertukarkan (identik) sesuai tugas-tugas penting mereka. Sebagai
contoh, sebuah perusahaan dengan 50 asisten akuntansi memiliki 50 posisi (jabatan)
Akuntansi, namun mungkin memiliki kurang dari lima tugas kerja yang dapat dilihat. Job
Title dapat memberdayakan jika tidak dikaitkan secara tepat dengan tugas kerja, yang
akibatnya akan menciptakan masalah bagi perusahaan. Sebagai contoh, jika pekerjaan
dalam berbagai departemen secara keliru menggunakan nama (title) yang sama tetapi
pada kenyataannya melibatkan tugas yang berbeda, si karyawan mungkin suatu saat
dipindahkan bsecara tidak tepat ke pekerjaan yang tidak bisa dilakukannya.
 Departemen atau divisi menunjukkan letak pekerjaan dalam perusahaan.
 Tanggal analisis pekerjaan menunjukkan kapan uraian tugas disiapkan dan apakah
harus diperbarui. Suatu uraian tugas yang didasarkan pada pada analisis jabatan yang
dilakukan mendahului perubahan besar apapun dalam pekerjaan, tidak banyak
membawa manfaat.
 Ringkasan tugas (job summary), merupakan abstraksi dari pekerjaan, dapat digunakan
dalam penempatan karyawan (job posting), iklan lowongan pekerjaan, dan survey gaji.
 Supervisi menjalankan tugas dan mengidentifikasikan hubungan pelaporan. Jika
supervisi bertugas, kewajiban yang terkait dengan supervisi tersebut harus diperinci
menurut pekerjaan yang dilakukan.
 Pelaksanaan kerja mengidentikasikan pekerjaan dan menggaris bawahi tugas pokok
yang membentuk suatu pekerjaan. Tugas (task) merupakan sesuatu yang dilakukan
oleh karyawan atau tindakan yang diambil untuk menghasilkan produk atau jasa.
Kewajiban (duties) adalah sekumpulan tugas yang selalu berulang dan tidak dianggap
remeh. Untuk keperluan informasi yang maksimal, kewajiban harus diperingatkan
menurut waktu yang dipakai serta priorotas kepentingannya; kewajiban mungkin hanya
memerlukan sedikit waktu utnuk menyelesaikannya, namun sangat penting bagi
keberhasilan pekerjaan.

MSDM-08/09 SM I –BAB 6 Page 33