ANALISA PEKERJAAN

Oleh : Fendy Suhariadi

Disadur dari Dipboye et all
• Analisa jabatan menyediakan informasi
yang merupakan salah satu pilar utama
bagi kegiatan Manajemen Sumberdaya
Manusia.
• Dimasa mendatang, analisa jabatan
menjadi crucial, karena pekerjaan
berubah dengan cepat, sehingga
dibutuhkan penyesuaian baik dalam hal
kompetensi, keahlian maupun
penggajian.
 Forecasting Future HR Supply

Skills Inventories
• manual or computerized records
• used to identify internal candidates for transfer
or promotion
• summary of each employee’s:
• education
• experience
• interests
• skills
 The Nature of Job Analysis

Job Analysis
-procedure for determining:
-tasks, duties and responsibilities of a job
-human attributes (knowledge, skills,
abilities) required to perform a job
 The Nature of Job Analysis

U ses of Job Analysis Inform ation

Job A n alysis

Job D escrip tion s an d

Job S p ecification s

H u m an R ec ru itm en t Job E valu ation - P erform an ce L ab ou r Train in g , Job

R esou rces an d S elec tion W ag e an d S alary A p p raisal R elation s D evelop m en t D es ig n
P lan n in g D ecision s an d
C areer M g m t.
Key Terms

Job
Position

Job Family

Job Specification
Job Description
 Beberapa pengertian
1. Job element : komponen perilaku
terkecil yang dapat diidentifikasi
2. Tugas [ task] : terdiri dari beberapa
elemen job yang dilakukan untuk
mencapai tujuan tertentu.
3. Position : kumpulan tugas yang
dilakukan oleh seorang individu,
sehingga jumlah posisi = jumlah
pekerja.
 Job

A group of related activities and duties

 Position

The different duties and responsibilities

performed by only one employee
 Beberapa pengertian -- 2
4. Job [ jabatan ]: sekelompok posisi
yang memiliki kesamaan tugas tugas
pokok dan penting.
5. Jabatan [ job] yang sangat mirip
pada organisasi yang berbeda disebut
sebagai occupation/ pekerjaan.
6. Job family : sekelompok occupation
yang mirip / sama.
7. Karir : serangkaian posisi yang
dipegang seseorang semasa bekerja
 Job Family

A group of individual jobs

with similar characteristics
 Beberapa pengertian -- 3
Job Design
–process of organizing work into tasks
required for a job
Job
–group of related activities/duties for one or
more employees
Position
–collection of tasks/responsibilities performed
by one person
 Job Specification

Statement of the needed knowledge,

skills, and abilities of the person
who is to perform the job
 Job Description
Statement of the tasks, duties, and
responsibilities of a job to be performed
 Job Analysis

Process of obtaining information about jobs

by determining what the duties, tasks,
or activities of jobs are
Mengapa melakukan analisa jabatan

1. Mengurangi ambiguitas dan konflik

peran : krn akan mengklarifikasikan
harapan suatu jabatan.
2. Untuk merancang pelatihan dan
evaluasi.
3. Penilaian kinerja dan pengembangan
kriteria.
4. Rancangan jabatan [ job design]
Mengapa melakukan analisa jabatan
5. Personnel selection : digunakan
untuk mengidentifikasikan KSA yang
dibutuhkan. Juga digunakan untuk
validasi alat seleksi.
6. Administrasi Penggajian : melalui
job evaluation.
7. Keperluan legal.
 Ada 4 pendekatan dalam analisa
jabatan
1. The behaviour description
approach :tindakan tipikal pekerja
dalam jabatan.
2. The behaviour requirement
approach : mengidentifikasikan
kompetensi yang dibutuhkan.
3. The personal characteristic
approach : mengidentifikasikan KSA.
4. The task characteristic approach :
identifikasi pada atribut external.
 Ada 4 pendekatan dalam analisa
jabatan
• Job oriented information :
memfokuskan pada spesifikasi aktivitas
aktivitas jabatan.
• Worker oriented information :
memfokuskan pada aktivitas kognitif
dan aktivitas perilaku pekerja.
 The Process of Job Analysis
Sources of Job
Data Description

Human
Job Data Resources
Functions

Methods of
Collecting
Data Job
Specification
The Nature of Job Analysis

Step 6: Develop Job Description/Job Specification

Step 5: Review Analysis With Incumbent/Supervisor

Step 4: Analyze The Jobs

Step 3: Select Representative Positions/Jobs To Be Analyzed

Step 2: Review Relevant Background Information

Step 1: Identify What The Information Will Be Used For

 Performing Job Analysis
Step 1: Select jobs to study
Step 2: Determine information to
collect
• Tasks
• Responsibilities
• Skill requirements
Step 3: Identify sources of data
• Employees
• Supervisors/managers
Performing Job Analysis, cont.
Step 4: Methods of data collection
• Interviews
• Questionnaires
• Observation
• Diaries and Records
Step 5: Evaluate and verify data
collection
• Other employees
• Supervisors/managers
Step 6: Write job analysis report
 Metode analisa jabatan.
Sangat bervariasi, tergantung pada
macam informasi yang dibutuhkan.
Dapat melalui direct observation,
interviews, questionnaire, self- report,
log-book/diary, technical conferences
…………. Dll.
Setiap metode memiliki keunggulan dan
kelemahan. Sebaiknya digunakan
beberapa metode.
Popular Approaches to Job Analysis
\

Position
Analysis
Questionnaire

Functional Computerized
Job Analysis Critical Job Analysis
Incident
Method
 Sumber informasi jabatan
• Pemegang jabatan, baik yang
dipandang sebagai pekerja yang baik
ataupun pekerja yang “lemas” dapat
merupakan sumber yang berharga.
• Atasan langsung pemegang jabatan:
dapat memberikan informasi bagaimana
suatu pekerjaan diharapkan dilakukan.
• Job analysts yang terlatih : menjaga
obyektivitas.
Beberapa metode dalam melakukan
analisa jabatan.
Task inventory:
observasi dulu oleh analis,
buat checklist dari task yang ada dan
potensial
Pemegang jabatan mengisi checklist
Tugas dapat dirate menurut frequency,
relative time spent on, and relative
importance.
 Beberapa metode dalam
melakukan analisa jabatan.
• Functional Job Analysis : mengevaluasi
suatu jabatan dalam tingkat
kompleksitasnya pada tiga fungsi :
• Fungsi data [ data functions]
• Fungsi manusia [ people functions]
• Fungsi benda [ things functions ].
Functional Job Analysis (FJA)
Quantitative approach to job analysis
that uses a compiled inventory
of the various functions or work activities
that can make up any job. FJA assumes
that each job involves three broad worker
functions: (1) data, (2) people, and (3) things
Methods of Collecting Job Analysis
Information
Functional Job Analysis

• responsibility for people, data, things

• instructions, reasoning and judgment required
• mathematical ability requirements
• verbal/language facility required
Functional Job Analysis
Methods of Collecting Job Analysis
Information
National Occupational Classification (NOC)

• reference tool for writing job descriptions/

specifications
• compiled by the federal government
• for 25000 occupations, provides:
• standardized job descriptions
• job requirements
• Career Handbook counseling component
Job Analysis Questionnaire
Beberapa metode dalam melakukan
analisa jabatan.
Position Analysis Questionnaire :
dikembangkan oleh McCormick – dan
dipatentkan -, merupakan behavioural
description questionnaire yang
memfokuskan pada worker-oriented
information.
Dianggap merupakan taxonomy dari
perilaku kerja karyawan.
• Terdiri dari 194 items untuk
menggambarkan perilaku dalam
pekerjaan, yang dibagi menjadi enam
kategori :
• masukan informasi
• Mediational processes
• Keluaran pekerjaan
• Aktivitas interpersonal
• Work situation and job content
• Miscellaneous aspects
 Position Analysis
Questionnaire (PAQ)

Questionnaire covering 194 different tasks

which, by means of a five-point scale,
seeks to determine the degree
to which different tasks are involved
in performing a particular job
Methods of Collecting Job Analysis
Information
Position Analysis Questionnaire

• very structured job analysis questionnaire

• provides quantitative job score on five
dimensions of job requirements:
1. Decision making/communication/social
2. Skills
3. Physical activity
4. Operating vehicles/equipment
5. Processing information
Position Analysis Questionnaire
Beberapa metode dalam melakukan
analisa jabatan.
Critical incident : dikembangkan oleh
Flanagan, pekerja menunjukkan kejadian
spesifik yang dapat membedakan antara
pekerja yang effektif dan yang tidak.
Ability requirements scale : oleh Fleishman,
diturunkan dari taxonomy kemampuan
psikomotor, kemampuan kognitif dan fisik
yang dibutuhkan pekerja untuk
melaksanakan pekerjaannya.
 Critical Incident Method

Job analysis method by which important job

tasks are identified for job success
 Job
Descriptions
Job Title

Job Description

1. Title. Job Identification

2. Statement.

3. Essential Functions.
1. XXX
2. XXX
3. XXX
4. XXX Essential
4. Specifications. Functions
1. XXX
2. XXX
3. XXX
4. XXX

Job Specifications
 Presentation Slide 3-7A

Key Elements of a Job Description

JOB TITLE
• Indicates job duties and organizational
level

JOB IDENTIFICATION
• Distinguishes job from all other jobs
 Presentation Slide 3-7B

Key Elements of the Job Description, con’t

ESSENTIAL FUNCTIONS (JOB DUTIES)

• In the order of importance or time
required
• Indicate responsibilities entailed and
results to be accomplished

JOB SPECIFICATIONS
• Skills required to perform the job
• Physical demands of the job