BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar belakang

Setiap orang melakukan berbagai kerja tiap harinnya. Begitupula dalam organisasi
atau kantor, pasti melakukan berbagai kerja untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan sebelumnnya oleh karena banyaknnya pekerjaan yang harus dikerjakan
dan pegawai yang dapat mengerjakannya, maka diperlukan suatu manajemen
mengaturnnya. Salah satunya adalah manajemn personalia atau kepegawaian.
Manajemen personalia berhubungan dengan tindakan menyesuaikan pekerjaan
dengan pekerja seta sebaliknya, pekerja dengan pekerjaan.

Untuk mencapai hubungan personil yang baik perlu diketahui banyak mengenai
perkerjaan- pekerjaan dan para pekerja yang melaksanakan pekerjaan tersebut.
Dalam bidang manajemen perkantoran sangat dibutuhkan suatu studi yang
digunakan untuk mengetahui bagaimana susunan sebuah pekerjaan, apa yang
dibutuhkan agar pekerjaan tersebut dilaksanakan dengan baik dan lain – lain. Hal –
hal tersebut sangat berhubungan dengan analisis pekerjaan atau job analysis. Untuk
mengetahui lebih lanjut tentang kerja dan analisis pekerjaan, kami akan
membahasnya dalam makalah.

A. Rumusan masalah

Dari latar belakang masalah yang telah dipaparkan diatas, maka dapat ditarik
rumusan masalah sebagai berikut:

1. Apa yang uaraian dalam administrasi itu?

2. Apa saja jenis – jenis analisis jabatan?
3. Apa pengertian job analysis ?
4. Apa prinsip dan metode analisis jabatan ?
5. Apa saja langkah – langkah analisis jabatan ?
6. Bagaimana analisis pekerjaan yang efektif ?
B. Tujuan
1. Untuk mengetahui uraian administrasi
2. Untuk mengetahui jenis-jenis analisis administrasi
 3. Mempernudah untuk memahami tentang administrasi
C. Manfaat
1. Analisis susunan kepegawaian ( informasi pekerjaan)
2. Desai organisasi ( menganalisis elemen, menyusun posisi organisasi )
3. Redesain pekerjaan ( untuk meningkatkan metode pekerja, mengurangi
kesalahan, eliminasi yang tidak perlu, perbaikan kinerja)
 BAB II
PEMBAHASAN
A. Arti kerja

Pengertian kerja menurutKamus Umum Bahasa Indonesia, merupakan apa yang harus
dilakukan,dibuat,diselenggarakan,buatan,usaha.Kerja juga merupakan keramaian atau pesta.

Selain itu,menurut Prajudi Atmosudirdjo,arti kerja adalah pengarahan tenaga

(mental,skills,kekuatan,dan jasmaniah) untuk menciptakan atau mewujudkan sesuatu yang
sebelumnya sudah merupakan suatu rencana atau objective.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (W.J.S. Poerwadarminta : 1992), kerja

merupakan kegiatan melakukan sesuatu yang dilakukan atau diperbuat. Serta seseatu yang
dilakukan untuk mencari nafkah;mata pencaharian.

2.2.1 Pengertian Job Analysis

Pengertian job analysis atau analysis pekerjaan adalah proses pengumpulan informasi
mengenai suatu pekerjaan yang dilakukan oleh seorang pekerja yang dilaksanakan dengan
cara mengamati atau mengadakan interview terhadap pekerja dengan bukti yang benar
dengan supervisor.

Analisis pekerjaan adalah ilmu pengetahuan yang mempelajari tentang pekerjaan dan
proses menentukan syarat yang harus dipersiapkan,termasuk didalamnya sistematika
rekrutmen,evaluasi atau pengendalian,dan organisai atau perusahaannya. Dengan kata lain
analisis pekerjaan adalah mempelajari,mencari dan menentukan gambaran atau desain dari
aktivitas yang menentukan tugas,kewajiban dan wujud tanggung jawab dari setiap pekerjaan
yang dilakukan karyawan.

Analisis pekerjaan juga dapat diartikan sebagai proses pengumpulan dan pemeriksaan
atas akivitas kerja pokok dalam sebuah posisi serta kualifikasi
(keahlian,pengetahuan,kemampuan,serta sifat individu lainnya) yang diperlakukan untuk
melaksaankan aktivitasnya analisis pekerjaan merupakan kegiatan atau proses menghimpun
dan menusun berbagai informasi berbagai informasi yang berkenaan dengan setiap
pekerjaan,tugas tugas,jenis pekerjaan, dan tanggung jawabnya secara oprasional untuk
mewujudkan tujuan organisasi atau bisnis sebuah perusahaan. Analisis pekerjaan adl
pengumpulan,penilaian,dan menususnan informasi secara sistematis mengenai tugas dalam
perusahaan,yang biasanya dilakukan oleh ahli yang disebut jop analist. Informasi yang
dikumpulkan secara rinci meliputi tugas (duties), tanggung jawab (responsibilty),
kemampuan manusia (human ability), dan standar kinerja (perfomance standard).

Pada intinya analisis pekerjaan adalah menempatkan orang yang tepat pada suatu
pekerjaan tertentu, sesuai dengan kemampuan, kahlian dan pengalaman dalam melakukan
sesuatu pekerjaan. Jadi, hal ini dapat menghindari hal hal yang kurang menguntungkan bagi
perusahaan, seperti seringnya mengganti atau menepatkan orang yang kurang tepat untuk
sesuatu jabatan di dalam organisasi atau perusahaan.

Analisis jabatan adalah proses pengumpulan dan pemeriksaan aktivitas kerja dalam
posisi tertentu serta kualifikasi yang diperlukan untuk melaksakan untuk melakukan aktivitas
tersebut.

Hasil analisa jabatan adalah adanya deskripsi jabatan dan spesifikasi

jabatan.Komponen dalam analisis pekerjaan:

1. Deskripsi pekerjaan
Merupakan pernyataan factual dan terorganisasi tentang kewajiban dan tanggung
jawab tertentu. Pokok isi deskripsi jabatan :
a. Identifikasi jabatan
b. Ringkasan jabatan
c. Tugas yang dilaksanakan
d. Pengawasan yang dilakukan
e. Hubungan dengan jabatan lain
f. Sarana dan prasarana yang digunakan
g. Kondisi kerja
h. Penjelasan istilah tak lazim
2. Spesifikasi jabatan
Merupakan kualitas sumber daya manusia yang disyaratkanbagi pelaksanaan
pekerjaann tertentu. Pokok spesifikasi adalah:
a. Identifikasi nama
b. Persyatan kerja
1. Pendidikan
2. Tingkat kecerdasan minuman yang diperlukan
3. Pengalaman
 4. Pengetahuan dan ketrampilan
5. Persyaratan fisik
6. Status perkawinan
7. Jenis kelamin
8. Usia
9. Kewarganegaraan
10. Kualifikasi emosi
11. Kemampuan khusus
3. Standard kinerja pekerjaan
Merupakan penentuan tingkat kinerja pekerjaan dan pengukuran criteria
kesuksesan pekerjaan. Masing masing organisasi mempunyai standard kinerja
yang berbeda kecuali organisasi pemerintahaan dan penilaian kinerjanya
menggunakan daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan (DP3).

2.2.2 Jenis jenis Analisis Jabatan

Menurut M. Manullang analisis jabatan dibagi menjadi empat jenis yaitu:

a. Job Analysis for personal specification

Analisis ini bertujuan untuk menentukan spesifikasi individu yaitu syarat mental yang
dibutuhkan dari seseorang agar dapat sukses dalam memangku dan melaksanakan sesuatu
jabatan tertentu.

b. Job Analysis For trainning purpose

Tujuan analisis jabatan ini adalah untuk keperluan pendidikan dan latihan bagi tenaga
kerja yang baru dengan jalan menentukan langkah yang harus ditempuh dalam
mengajarkan suatu pekerjaan.

c. Job Analysis for setting rates

Tujuan analisis jabatan ini adalah untuk menentukan nilai masing jabatan suatu organisasi
atau perusahaan sehingga dapat ditentukan tingakt upah masing karyawan secara adil.

d. Job Analysis for methode improvement

Tujuan analisis ini adalah digunakan untuk mempermudah cara kerja karyawan pada
suatu jabatan tertentu.
Selain itu,terdapat pula jenis analisis pekerjaan yang lain,diantaranya:

1. Tradisional
 Informasi yang dikumpulkan hanya mencakup tanggungjawab,kewajiban dan
kualifikasi minimal untuk melaksanakan pekerjaan dalam jabtan tertentu.
 Tidak dapat digunakan untuk menyusun deskripsi pekerjaan karena tidak
terdapat rincian standar kinerja yang diharapkan.
2. Berorientasi Hasil
 Mencakup harapan organisasi terhadap karyawan.
 Mencakup keterkaitan antara tugas,standar kinerja,kecakapan dan kualifiksi
minimal.
 Contoh pertanyaan yang diajukan:
a. TUGAS : perilaku,kawajiban/tanggungjawab apa yang penting bagi
perusahaan ?
b. KONDISI PEKERJAAN : bagaimana sifat dasar pekerja atau syarat apa
yang diperlukan agar pekerjaan terlaksana.
c. STANDAR KINERJA : kinerja seperti apa yang
diharapkan,baikberdasarkan standar kualitas.
d. KECAKAPAN : kemampuan,pengetahuan Dn keterampilan apa yang
dibutuhkan untuk melaksanakan tugas dengan standar minimal ?
e. KUALIFIKASI : pendidikan dan pengalaman apa yang dibutuhkan untuk
mampu melaksanakan suatu pekerjaan ? .

Manfaat Analisis Pekerjaan

A. Analisis susunan kepegawaian (Informasi pekerjaan)

B. Desain Organisai (menganalisis elemen, menyusun posisi organisasi)
C. Redesain pekerjaan ( untuk meningkatkan metode pekerja, mengurangi
kesalahan, eliminasi yang tidak perlu, perbaikan kinerja).

TAHAPAN ANALISIS PEKERJAAN

Dalam analisis pekerjaan terhadap dua langkah utama yang harus dilakukan, yaitu

(1) Penetuan tugas-tugas utama,kegiatan-kegiatan, perilaku-perilaku atau kewajiban-

kewajiban yang akan dilaksanakan dalam pekerjaan.(2) penetapan pengetahuan
(knowledge),kemampuan kemampuan (abilities),kecakapan kecakapan (skills),dan
beberapa karakterikstik lainnya (faktor kepribadian,sikap,ketangkasan atau
karakteristik fisik dan mental yang diperlukan bagi pekerja) yang dibutuhkan
untuk melaksanakan tugas-tugas.
D. Analisis Pekerja Tradisional (Traditional job analysis)

Model tradisional ini hanya mencari informasi sekitar tiga aspek, antara lain
tanggung jawab yang merinci unit organisasi kepada mana suatu kedudukan hatus
tanggung jawab, harus tunduk kepada pengarahan dan bagian
pelaksanaan,skewajiban-kewajiban umum dari seseorang yang sedang memegang
suatu kedudukan,kualifikasi minimal yang diterima sebagai kelayakan.

E. Analisis Pekerjaan yang berorientasi hasil (Ersult-oriented Jobs Description

atau RODs)

Analisis pekerjaan yang berorientasikan hasil ini merupakan suatu kehidupan

kecil di dalam program-oriented budget yang bermanfaat bagi produktivitas.

METODE PENGUMPULAN INFORMASI ANALISIS JABATAN

METODE ANALISIS JABATAN :

 Kuestioner
 Observasi
 Wawancara
 Cara kerja(logbook)
 Kombinasi

Untuk memperolah informasi analisis pekerjaan dapat dilakukan dengan berbagai

cara. Metode yang umum digunakan dalam mengumpulkan informasi adalah
observasi,wawancara,dan angket.

 Metode Observasi

Metode observasi adalah metode yang digunakan dalam mengumpulkan informasi

dengan mengamati individu yang melakukan pekerjaan itu dan mencatatnya untuk
menguraikan tugas dan kewajiban yang dilakukannya. Metode observasi sangat
tepat jika dilakukan pada jenis pekerjaan yang bersifat pengulangan. Penggunaan
metode observasi memungkinkan analisis dilakukan dekat dengan suasana
pekerjaan dilapangan.Walaupun sifatnya pengamatan,namun tidak seharusnya
analis mengamati secara kontinyu perkembangan dari waktu ke waktu.
Penggunaan work sampling dan empolyye daily/log.

 Metode wawancara

Pekerja diseleksi dan diwawancara secara langsung ditempat pekerjaan mereka

atau mereka yang terkait langsung pekerjaan yang dianalisis. Tiga jenis
wawancara dapat digunakan untuk mengumpulkan data analisis jabatan, Yaitu
wawancara individual,wawancara kelompok,dan wawancara penyelia (Dessler :
1997).

 Metode Angket

Dengan menggunakan angket, yang bersangkutan diminta untuk memberikan data

mengenai jabatannya dengan kata-kata sendiri. Analisis meminta karyawan
mengisi kuisioner untuk menggambarkan tugas yang berkaitan dengan jabatan dan
tanggung jawab mereka. Keutungan utama dari metode kuisioner angket adalah
informasi atas sejumlah pekerjaan dapat dikumpulkan secara murah dan dalam
waktu yang relative singkat.