1
a. Memperoleh kejelasan mengenai tanggung jawab yang diemban
b. Arah pertanggungjawaban jelas
c. Kompensasi yang diberikan sesuai dengan tanggung jawab pekerjaan
3. Kondisi pekerjaan, dengan indikator :
a. Peraturan perusahaan dapat dipahami
b. Adanya kejelasan koordinasi dalam melaksanakan pekerjaan
4. Fasilitas kerja, dengan indikator :
a. Kelengkapan fasilitas untuk mendukung kelancaran pekerjaan
b. Kesesuaian tangung jawab pekerjaan dengan latar belakang pengalaman kerja
c. Efektivitas pelatihan dalam menunjang pekerjaan
5. Standar hasil kerja, dengan indikator :
a. Kejelasan mengenai target yang diharapkan
b. Kesesuaian target dengan bidang pekerjaan
Bila organisasi menyiapkan beberapa uraian jabatan maka prosesnya membutuhkan
waktu. Secara nyata analisis jabatan mungkin menggunakan kepustakaan sebagai dasar deskripsi,
seleksi, untuk satu tipe pekerjaan dan kemudian dapat dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan
organisasi.
2
Gambar 1. Contoh Job Description
3
Gambar 2. Contoh Job Description
Menurut Maransyah dalam (Aprianti dan Yulidar, 2015) spesifikasi jabatan adalah
kualifikasi atau persyaratan minimum yang harus dimiliki oleh seseorang agar ia dapat
melakukan pekerjaan tertentu.
Kemudian Pattisahusiwa (2013), menjelaskan bahwa job spesification adalah pernyataan
tertulis yang menunjukkan siapa yang akan melakukan pekerjaan itu dan persyaratan yang
diperlukan terutama menyangkut ketrampilan, pengetahuan, dan kemampuan individu.
4
Pujangkoro (2004) menjelaskan beberapa hal yang dimasukkan ke dalam job
specification sebagai berikut :
1. Persyaratan pendidikan, latihan, dan pengalaman kerja
2. Persyaratan pengetahuan dan ketrampilan
3. Persyaratan fisik dan mental
4. Persyaratan umur dan jenis kelamin
Dalam spesifikasi jabatan, pengetahuan menunjuk pada informasi prosedual yang penting
untuk keberhasilan kinerja, ketrampilan adalah tingkat kemahiran individu dalam penyelesaian
tugas. Dengan pengetahuan dan pengalaman, dapat diperoleh kemampuan dalam pekerjaan untuk
persiapan spesifikasi jabatan. Kemampuan menunjukkan kecakapan individu secara umum dan
karakter lain mungkin menjadi ciri personal individu atau motivasi positif dan dapat
dikembangkan. Dalam pengembangan spesifikasi jabatan perlu mempertimbangkan semua
elemen pengetahuan, kemampuan, kecakapan, dan ciri lainnya.
5
pemerintah yang bertentangan dengan bisnis keluarga kecil dimana gaji dan kompensasai
ditetapkan dengan cara yang kurang formal. Job evaluation baik secara langsung atau tidak
langsung menetapkan gaji pokok (upah atau gaji) untuk pekerjaan. Job evaluation adalah bagian
dari sistem kompensasi yang lebih luas, yang mencakup administrasi pembayaran dan tunjangan
yang diterima karyawan sebagai imbalan atas pekerjaan mereka.
Pujangkoro (2004) memberikan pengertian job evaluation adalah suatu proses yang
sistematis dan teratur dalam menentukan nilai suatu jabatan, relatif terhadap jabatan-jabatan lain
yang ada dalam satu perusahaan.
Selain memberikan pengertian di atas, Pujangkoro (2004) juga menjelaskan langkah-
langkah evaluasi jabatan sebagai berikut :
1. Mengumpulkan informasi mengenai jabatan. Pengumpulan informasi ini dapat dilakukan
melalui kuesioner, wawancara langsung atau observasi. Setelah mengumpulkan informasi
kemudian menyusun informasi tersebut menjadi sebuah job description dan job
specification. Langkah ini disebut sebagai analisa jabatan.
2. Menetapkan nilai relatif dari masing-masing jabatan dengan cara mempelajari sebuah job
description dan job specification. Dalam menentukan nilai relatif ini dapat menggunakan
metode non kuantitatif dan metode kuantitatif.
Berikut penjelasan dari metode-metode yang digunakan dalam evaluasi jabatan :
1. Metode Non Kuantitatif
a. Metode Penentuan Peringkat (Ranking Methode)
Tim penilai dapat memberikan nilai berdasarkan tingkat kesulitan dan volume
pekerjaan, besarnya tanggung jawab yang harus dipikul, pengalaman kerja yang
dibutuhkan, dan kondisi kerja.
b. Metode Klasifikasi (Grade Method)
Tim penilai dapat memulai dengan cara menetapkan tingkatan jabatan kemudian
merumuskan ciri-ciri dari masing-masing tingkatan jawaban tersebut. Setelah itu,
tim penilai memasukkan setiap jabatan yang ada pada kelas sesuai dengan cara
mencocokkan tingkatan dengan interpretasi tim penilai tentang ciri masing- masing
jabatan. Misalnya tingkat kesulitan, besarnya tanggung jawab dan pengalaman yang
dibutuhkan.
6
2. Metode Kuantitatif
a. Metode Perbandingan Faktor (Factor Comparasion Method)
Metode ini berusaha untuk memberikan nilai kuantitatif pada masing- masing
jabatan bukan hanya peringkat atau kelas saja.
b. Metode Sistem Angka (Point System Method)
Metode ini sering dipakai oleh perusahaan karena dianggap sebagai metode yang
paling teliti dan akurat.
7
1.1.2 Aplikasi Analisis Jabatan
Analisis jabatan mempunyai peran penting dalam suatu perusahaan atau organisasi.
Menurut Prien dkk (2009) berikut alasan mengapa analisis jabatan perlu untuk dilakukan.
1. Perekrutan
Dalam merekrut pelamar maka deskripsi dari suatu pekerjaan menjadi dasar pertama untuk
menentukan karyawan yang akan dipilih. Perekrut perlu mengetahui tanggung jawab
pekerjaan serta ketrampilan dan karakteristik yang diperlukan oleh para pelamar sehingga
para pelamar juga dapat mengetahui jenis pekerjaan yang akan dipilih.
2. Seleksi Calon
Dalam suatu perusahaan atau organisasi, para pemimpin perlu mengetahui secara jelas
mengenai kegiatan pekerjaan yang terlibat dalam peluang lowongan pekerjaan, pengetahuan,
ketrampilan, dan kemampuan serta kompetensi yang diperlukan untuk diletakkan dalam
posisi pekerjaan tersebut.
3. Pelatihan dan Pengembangan Karyawan
Setelah melakukan analisis jabatan, maka ketrampilan dan kemampuan dari karyawan
menjadi lebih terlihat. Apabila ada karyawan yang dianggap memerlukan peningkatan maka
perusahaan akan melakukan pelatihan dan pengembangan untuk meningkatkan ketrampilan
dari karyawan. Jika pelatihan dan pengembangan ini berhasil tentunya akan berdampak
positif bagi perusahaan atau organisasi tersebut.
4. Manajemen Kerja
Analisis pekerjaan dapat digunakan untuk mengembangkan sistem kompensasi dan dalam
penilaian kerja. Analisis pekerjaan menjadi dasar bagi perusahaan untuk menetapkan gaji
dan bonus bagi karyawan, kebutuhan untuk melakukan pelatihan dan pengembangan, dan
fungsi SDM yang lainnya yang mengacu pada kemampuan dan pengetahuan yang dimiliki
oleh para karyawan selama bekerja.
5. Manajemen dan Perencanaan Organisasi
Memasuki era yang serba modern ini tentunya teknologi juga ikut mengalami
perkembangan. Para karyawan harus berusaha untuk beradaptasi dengan perubahan yang
ada. Sebagai contoh pekerjaan yang pada mulanya berjalan dengan santai namun sekarang
harus berjalan dengan cukup cepat karena teknologi. Karyawan yang tidak mampu
beradaptasi tentunya akan menjadi bahan evaluasi perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan
8
harus menyiapkan rencana lain untuk kemungkinan yang bisa saja terjadi ketika para
karyawannya mengalami kesulitan dalam beradaptasi.
6. Perlindungan Litigasi
Analisis jabatan dapat digunakan untuk mengurangi paparan litigasi berdasarkan dugaan
praktik perekrutan yang diskriminatif. Dalam dunia kerja semua karyawan berhak
mendapatkan keadilan baik dalam proses perekrutan, pembayaran, pelatihan, dan kondisi
kerja.
Kemudian Pujangkoro (2004) menyatakan hal yang hampir sama mengenai manfaat dari
analisis jabatan, yaitu :
1. Sebagai dasar untuk mengevaluasi jabatan
2. Sebagai dasar untuk menentukan standar kerja seseorang
3. Sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen, seleksi kerja, dan penempatan posisi karyawan
4. Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi
5. Sebagai dasar untuk membuat pelatihan dan merancang program pendidikan
6. Sebagai dasar untuk mengembangkan program kesehatan dan keselamatan kerja
9
2. Wawancara
Penyelia dapat memberikan berbagai pertanyaan terstruktur atau terstandarisasi yang
berhubungan dengan dunia kerja. Metode wawancara dapat digunakan untuk mencari
informasi tambahan dari pelamar.
3. Job Diares
Metode ini dilakukan dengan cara para pekerja merekam aktivitas harian mereka
dalam sebuah buku. Keuntungan yang dapat diperoleh dari metode ini adalah pekerja dapat
menyediakan akun, kegiatan bekerja dapat ditulis per jam atau perhari. Namun kelemahan
dari metode ini adalah menghabiskan cukup banyak waktu bagi para pekerja dan para
penganalisis yang harus memahami isi dalam buku tersebut.
Selain metode di atas, Prien dkk (2009) menambahkan ada 5 metode analisis pekerjaan
sebagai berikut :
1. Laporan Sendiri
Salah satu variasi dalam laporan ini adalah memiliki analisis pekerjaan. Biasanya spesialis
SDM akan berupaya mengisis pekerjaan untuk periode singkat dan melaporkan pengalaman
kerja saat megisi pekerjaan. Metode ini digunakan untuk pekerjaan yang sederhana yang
tidak memerlukan ketrampilan khusus atau pelatihan.
2. Pengamatan Langsung
Metode ini sangat berguna untuk pekerjaan yang memerlukan aktivitas fisik yang jelas.
Dengan melihat secara langsung maka karyawan lain dapat mempelajari mengenai
bagaimana pekerjaan tersebut dilakukan.
3. Wawancara
Wawancara ini dilakukan untuk memperoleh data secara lebih mendalam. Wawancara
dilakukan oleh penyelia yang ahli dalam memahami pekerjaan yang dipilih oleh para
pelamar. Wawancara ini dapat dilakukan melalui dua cara yakni wawancara idividu dan
wawancara kelompok.
4. Ulasan Dokumen
Dalam sebuah perusaahn tentunya memiliki data yang dapat digunakan untuk melakukan
analisis pekerjaan. Data ini dapat berisis analisis output, penilaia kinerja, laporan oleh
auditor internal dan konsultan eskternal tentang masalah tempat kerja, dan deskripsi
10
pekerjaan karyawaan. Dengan adanya ini diharapkan suatu perusahaan dapat memperbaiki
kesalahan-kesalahan yang pernah dilakukan.
5. Kuesioner dan Survei
Spesialis SDM dapat menghasilkan kuesioner yang dirancang khusus dan kuesioner yang
tersedia secara komersial. Untuk membuat kuesioner yang dirancang khusus ini maka
professional SDM yang bertugas bertanggung jawab untuk melakukan analisis pekerjaan.
Data yang diperoleh berasal dari informasi yang diperoleh secara individu dari petahana
pekerjaan, atasannya, UKM lain, dan data lainnya. Sedangkan untuk kuesioner yang tersedia
secara komersial Instrumen yang dikembangkan secara komersial ini dapat diberikan kepada
sekelompok pekerja lama dan UKM. Contoh-contoh kuesioner semacam itu termasuk Survei
Analisis Pekerjaan Fleishman (Fleishman, 1996 dalam Prien, 2009) dan Kuesioner Analisis
Posisi (McCormick, Mehcam, & Jeanneret, 1977 dalam Prien, 2009).
11
pemikiran, penalaran, dan pengambilan keputusan diperlukan untuk melakukan pekerjaan
itu), hasil kerja (tugas yang harus dilakukan pekerja dan alat atau mesin yang dibutuhkan),
hubungan dengan orang lain (jenis hubungan dan kontak dengan orang lain diperlukan
untuk melakukan pekerjaan), dan konteks pekerjaan (konteks fisik dan/atau sosial di mana
pekerjaan dilakukan).
4. Teknik Insiden Kritis
Teknik insiden penting (CIT) dari analisis pekerjaan mencatat perilaku pekerja tertentu yang
telah menyebabkan kinerja pekerjaan yang sukses atau tidak berhasil (Flanagan, 1954 dalam
Riggio dkk (2015). Nilai sebenarnya dari CIT adalah untuk menentukan pengetahuan,
ketrampilan, dan kemampuan tertentu yang dibutuhkan seorang pekerja untuk melakukan
pekerjaan dengan sukses.
12
tugas yang diawasi, jadi pemilihan semacam itu seringkali tidak berhasil keluar dengan
memuaskan.
4. Workplace Characteristics
Lingkungan kerja berperan penting dalam menentukan kenyamanan karyawan. Terdapat
beberapa tempat yang pada umumnya diharapkan oleh seorang karyawan seperti halnya
suasana yang nyaman, bersih, dan berada ditempat yang strategis baik dari sisi keramaian
maupun peluang dalam sebuah pemasaran yang mendukung. Contoh iklim professional yang
hangat dapat dilihat dari adanya kepedulian serta kepekaan antar karyawan dan juga
pimpinan. Seperti halnya ketika salah seorang karyawan mengalami kesulitan dalam
mengerjakan tugasnya, karyawan lain datang membantu dalam menyelesaikan tugas
karyawan tersebut. Dengan adanya bantuan ini tentunya dapat membentuk iklim kerja yang
harmonis dan dapat meningkatkan hubungan kekeluargaan yang semakin erat. Selain itu,
ketika terdapat karyawan yang mendapatkan penghargaan, karyawan lain memberi apresiasi.
Kemudian adanya pemimpin yang mampu mengerti dan memahami kondisi karyawannya
sehingga karyawan tidak takut untuk terbuka dengan pemimpinnya. Namun yang harus
dipastikan adalah masih dalam batas profesionalitas yang seharusnya.
13
DAFTAR PUSTAKA
14
15