DBF 1113 PENGENALAN KEPADA

PERNIAGAAN

UNIT 6: Organisasi
 Objektif Unit
Pelajar dapat menerangkan
1. Maksud rekabentuk kerja (Job design)
2. Maksud spesifikasi kerja
3. Rasional spesifikasi kerja
4. Maksud penjabatan
5. Kecakupan pengurusan
6. Bentuk dan struktur organisasi
 Kandungan Unit
1. Rekabentuk Kerja (Job Design)
2. Penjabatan (Departmentalization)
3. Kecakupan Pengurusan (Span of
Management)
4. Bentuk & Struktur Organisasi
 Kepentingan Pengorganisasian
• Pengurusan menjadi lebih mudah dan cekap
• Menggalakkan pengkhususan kerja
• Meningkatkan teknik dan kemahiran
• Menggalakkan pemikiran konstruktif
• Meningkatkan produktiviti
 Rekabentuk Kerja (Job Design)

• Proses merangka dan membentuk sumber

manusia dan bukan manusia supaya rancangan
organisasi dapat digerakkan
• Proses menggaris dan mengorganisasi tugasan,
kerja dan tanggungjawab kepada satu unit
pekerjaan untuk mencapai matlamat organisasi
• Melibatkan penyediaan deskripsi kerja dan
spesifikasi kerja
 Rekabentuk Kerja (Job Design)

• Pembahagian tugasan kerja kepada individu

dalam organisasi yang menentukan apa kerja
yang perlu dilakukan, bagaimana, berapa
banyak dan kenapa ianya perlu dilakukan
• Membantu organisasi mencapai objektif
 Rekabentuk Kerja (Job Design)

Reka bentuk kerja boleh membantu organisasi

dalam mengatasi:
• Kerja yang berlebihan / kurang
• Pengulangan kerja
• Jam kerja yang berlebihan
• Kurang faham tentang kerja
 Spesifikasi Kerja
• Memberikan maklumat berkenaan dengan syarat
yang perlu ada pada pekerja yang akan melakukan
sesuatu kerja
• Tahap pendidikan dan pengalaman yang
diperlukan, kemahiran, latihan yang diperlukan
dan ciri-ciri fizikal dan emosi pekerja.
• Membolehkan organisasi memilih pekerja yang
bersesuaian dengan kerja yang akan dilakukan
 Deskripsi Kerja
• Huraian mengenai sesuatu kerja yang perlu
dilakukan untuk mencapai matlamat
organisasi
• memberi maklumat seperti nama jawatan,
perincian tugasan yang perlu dilakukan,
bagaimana kerja itu perlu fungsi-fungsi kerja
tersebut dan bagaimana pelaporan dilakukan
untuk kerja/tugasan tersebut
Teknik Rekabentuk Kerja
 Job Simplification
• Kerja dimudahkan / Pengkhususan
• Kerja dipecahkan kepada tugasan-tugasan
kerja yang lebih kecil
• Proses kerja berulang
• Biasanya digunakan dalam proses pengeluaran
(Manufacturing)
 Pengkhususan Kerja
• Merujuk kepada pengorganisasian atau
mengatur aktiviti kepada tugasan-tugasan
yang sama / berkaitan yang boleh
dikendalikan oleh kumpulan atau individu
tertentu dalam organisasi
• Mengandungi 2 peringkat:
i. Mengenal pasti aktiviti kerja
ii. Mengatur mengikut kemahiran
 Pengkhususan Kerja
• Kelebihan – meningkatkan kecekapan &
menjadikan kerja lebih mudah & senang
dipelajari
• Kelemahan – kerja yang sama menyebabkan
kebosanan & pengurangan produktiviti
 Job Rotation
• Alih / pindah pekerja dari satu tugas kepada
tugasan yang lain
• Elak kebosanan
• Kemahiran yang pelbagai
• Kesan negatif?
 Job Enlargement
• Beri pekerja tugasan kerja tambahan
(Horizontal expansion – no new skill needed)
• Hanya tambah bilangan tugasan
• Berlawanan dengan pengkhususan kerja
• Kelebihan?
• Kekurangan?
 Job Enrichment
• Meningkatkan tanggungjawab / skop
pencapaian kerja
• Kerja lebih mencabar
• Tingkatkan autonomi kerja / lebih pelbagai
• Kelebihan?
• Kekurangan?
 Job Reengineering
• Merekabentuk semula proses perniagaan –
kaedah kerja akan berubah
• Restructure jobs
• Hapuskan langkah-Langkah yang tidak
diperlukan dalam proses perniagaan
 Soalan
• Terangkan maksud rekabentuk kerja.
• Terangkan maksud spesifikasi kerja.
• Berikan satu contoh spesifikasi kerja untuk
jawatan Pegawai Pentadbiran.
• Berikan satu perbezaan antara spesifikasi kerja
dengan deskripsi kerja.
• Nyatakan tiga (3) kepentingan mewujudkan
spesifikasi kerja.
 Penjabatanan (Departmentalization)

• Aktiviti membahagikan kerja-kerja kepada

unit-unit tertentu. Pecahan unit tersebut
dipanggil Jabatan / Bahagian / Kumpulan
(bergantung kepada saiz dan amalan
organisasi)
 Objektif Penjabatan
• Untuk mempraktikkan pengkhususan kerja
• Kawalan
• Memudahkan proses pengoperasian dalam
perniagaan
• Meningkatkan kecekapan pengurusan
• Menetapkan tanggungjawab
 Penjabatan Fungsian
• Mengumpulkan pekerja yang mempunyai kemahiran
yang setaraf dan melakukan kerja yang sama
• Paling biasa digunakan oleh organisasi
• biasanya digunakan oleh organisasi bersaiz kecil dan
sederhana.
• Kelebihan – mudah difahami, meningkatkan
kemahiran pekerja
• Kelemahan – menyukarkan komunikasi antara
jabatan & konflik antara jabatan
Contoh Struktur Organisasi Fungsian
 Penjabatan Produk
• Pembahagian mengikut produk bermaksud organisasi
distrukturkan mengikut barisan produk mereka.
• Syarikat besar yang mempunyai pelbagai produk
• Contoh: General Motor membahagikan organisasi
mengikut produk yang dikeluarkan (Buick, Cadillac,
Chevrolet dan GMC)
• Setiap bahagian mempunyai pasukan pemasaran
sendiri, pasukan penyelidikan dan pengeluaran
mereka sendiri
 Penjabatan Lokasi
• Pembahagian mengikut geografi
• Bermaksud syarikat beroperasi dengan
membahagikan operasi mereka mengikut lokasi
yang berbeza
• Contoh: syarikat Adidas membahagikan syarikat-
syarikatnya mengikut lokasi di seluruh dunia
• Membolehkan syarikat memenuhi keperluan
pelanggan mengikut citarasa di rantau / lokasi
yang berbeza
 Penjabatan Pelanggan
• Berdasarkan segmen pelanggan mereka.
• Bahagian syarikat diwujudkan berdasarkan pelanggan
yang sama
• Membolehkan syarikat memberikan perkhidmatan
yang terbaik untuk pelanggan.
• Dibuat jika organisasi mempunyai segmen pelanggan
yang pelbagai
• Contoh: Johnson & Johnson membahagikan syarikat
mereka kepada tiga bahagian iaitu perniagaan
pengguna, farmasi dan perniagaan professional
 Penjabatan Proses
• Pekerja dibahagikan mengikut pasukan
tertentu untuk melaksanakan satu-satu proses
• Biasa diamalkan di kilang
Carta Organisasi Struktur Fungsian
Carta Organisasi Mengikut Produk
Carta Organisasi Mengikut Pelanggan
Carta Organisasi Mengikut Geografi
 Kecakupan Pengurusan
(Span of Control)
• Jumlah staf yang melapor kepada seseorang
pengurus.
• Perlukan jumlah optimum untuk mencapai
kecekapan & keberkesanan.
• Berapa ramai staf yang dapat diurus / dikawal
oleh seorang pengurus?
 Kecakupan Pengurusan
(Span of Control)

PENGURUS
PEMASARAN

PENOLONG EKSEKUTIF PENYELIDIK EKSEKUTIF

PEMASARAN PEMASARAN PASARAN PROMOSI
 Faktor Mempengaruhi Kecakupan
Pengurusan
• Kapasiti penyelia/pengurus dan kapasiti
subrdinat
• Jenis tugasan kerja
• Teknik komunikasi
• Centralization / decentralization?
 Struktur Organisasi
• Merujuk kepada susunan perhubungan di
antara jawatan-jawatan / jenis kerja dalam
organisasi
• Bagaimana individu dalam organisasi disusun
untuk mencapai matlamat organisasi
• Bentuk-bentuk struktur organisasi – Fungsian
(Functional), Bahagian (Divisional), Matriks
(Matrix) dan Rata (Flat), Talian (Line), Talian &
Staf (Line & Staf), Rangkaian (Network)
 Carta Organisasi
• Diagram yang menunjukkan struktur
organisasi
• Menunjukkan talian arahan (chain of
command) dan bidang kawalan (span of
control) dalam organisasi
 Struktur Talian (Line Structure)
• Seseorang penyelia / pengurus menyelia staf
bawahan (subardinat) secara langsung
• Aliran kuasa (authority flow) – atas ke bawah
• Kelebihan:
1. mudah diurus
2. jimat dan efektif
3. Menggalakkan unity of command
(Kesatuan arahan)
Struktur Talian (Line Structure)
Struktur Talian (Line Structure)
Struktur Fungsian (Functional Structure)
 Struktur Talian & Pekerja (Line & Staff
Structure)
• Gabungan antara struktur talian (line) dan
fungsian (functional)
• Pengurus (line manager) memberi arahan
(authority) & staf memberi nasihat &
pandangan (expertise)
Struktur Talian & Pekerja (Line & Staff
Structure)
 Struktur Organisasi Fungsian
• Agihan pekerja mengikut jenis tugasan kerja
yang sama (Sumber Manusia, Kewangan,
Pemasaran)
Struktur Organisasi Bahagian (Divisional)

• Pekerja disusun / dibahagikan mengikut

produk/perkhidmatan yang disediakan, jenis
pelanggan dan geografi
• Biasanya digunakan oleh organisasi besar
 Struktur Organisasi Matriks
• Struktur yang menggabungkan struktur fungsian
(functional) dan bahagian (divisional)
• Staf akan mendapat arahan dan membuat pelaporan
kepada dua orang ketua iaitu kepada ketua fungsian
dan ketua jabatan pembahagian (divisional).
• Struktur matriks mempunyai dua rantaian arahan
iaitu menegak dan melentang
• tidak menggunapakai prinsip kesatuan arahan (unity
of command) dalam struktur organisasi
Carta Organisasi Matriks
Carta Organisasi Matriks
 Struktur Rangkaian (Network Structure)

• Struktur pentadbirannya adalah fungsi utama,

dan kebanyakkan fungsi diberikan kepada
firma lain.
• Biasanya digunakan oleh organisasi-organisasi
besar yang mempunyai perniagaan yang
pelbagai (konglamerat)
Struktur Rangkaian
 RUMUSAN
• Pengurus dalam organisasi menyelaras semua
aktiviti yang telah dikenal pasti dalam fasa
perancangan di kalangan individu, jabatan dan
unit dan mengagihkan sumber-sumber
organisasi yang diperlukan untuk melaksanakan
aktiviti tersebut
 RUMUSAN
• Tiga tahap pengurusan dalam organisasi iaitu
pengurusan atasan (bertanggungjawab untuk
prestasi keseluruhan organisasi), pengurus
pertengahan (melapor kepada pengurusan
atasan dan memantau pengurus bawahan) dan
pengurus bawahan yang menyelia pekerja
untuk memastikan pekerja melakukan kerja
yang selaras dengan matlamat organisasi.
 RUMUSAN
• Pengurusan mesti membangunkan struktur
organisasi iaitu pengaturan sumber manusia
dalam organisasi yang boleh membantu
mencapai matlamat organisasi.
• Proses penstrukturan organisasi bermula dengan
pengkhususan kerja iaitu membahagikan tugasan
kepada jenis pekerjaan dan mengumpulkan
kerja-kerja yang sama dalam unit-unit yang sama
yang dipanggil penjabatan.
 RUMUSAN
• Struktur fungsian mengumpulkan individu yang
mempunyai fungsi dan skill yang sama.
• Struktur pembahagian pula mengumpulkan
individu berasaskan unit seperti produk,
pelanggan, proses atau geografi.
• Struktur organisasi diwakili oleh carta organisasi
– diagram yang menunjukkan hubungan antara
jawatan dalam organisasi.
 RUMUSAN
• Carta ini menunjukkan talian arahan atau hubungan
autoriti di kalangan individu yang bekerja di peringkat
yang berbeza dalam organisasi.
• Bilangan lapisan pengurusan di antara pengurusan atasan
dan pengurusan yang paling bawah dalam organisasi.
• Organisasi yang mempunyai lapisan pengurusan yang
sedikit mempunyai bidang kawalan yang lebih besar
(pekerja bawahan yang lebih ramai) berbanding dengan
organisasi yang mempunyai lapisan pengurusan yang
banyak.