TUGAS 1 ORGANISASI

1. Jelaskan pentingnya sasaran atau tujuan bagi proses manajemen.

Jawaban :

Pentingnya sasaran memberikan arah dan panduan bagi para manajer di semua tingkatan. Jika para
manajer mengetahui dengan tepat arah perusahaan, maka sedikit kemungkinan terjadi kesalahan pada
berbagai unit di perusahaan,membantu perusahaan mengalokasikan sumber dayanya.
Bidang-bidang yang diharapkan tumbuh akan mendapatkan proritas utama. Perusahaan
mengalokasikan lebih banyak sumber daya ke proyek-proyek baru dengan potensi penjualan yang
besar bila dibandingkan dengan alokasi sumber daya ke produk yang telah berkembang dengan
potensi penjualan stagnan (mandek).
Mendorong masing-masing divisi untuk menjadi nomor satu di dalam industrinya atau menjadi paling
berharga di seluruh dunia sebagai budaya perusahaan mereka,membantu manajer menilai kinerjanya.
Jika suatu unit menetapkan sasaran meningkatkan penjualan pada batas tertentu pada tahun tetentu,
para manajer di unit tersebut yang mencapai atau melampui tujuan akan diberi penghargaan (bonus).

2. Jelaskan tahapan dari langkah-langkah pengorganisasian

Jawaban :

Ada 5 tahap pengorganisasian yang dapat digunakan untuk memanajemen suatu organisasi untuk
mampu berkembang dengan baik,walaupun banyak tantangan-tantangann yang dihadapi.
Tahap-tahap tersebut yaitu

1.Tahap Kreatifitas

Orientasi pada kemampuan operasional dan wira-usaha.

Titik berat Organisasi pada produksi dan pemasaran.
Sifat komunikasi nonformal
Jam kerja relatif lama dengan imbalan yang menarik.
Kegiatan organisasi dikontrol berdasarkan umpan balik kondisi pasar atau reaksi konsumen.
Dengan berkembang pesatnya organisasi,maka
Efisiensi perlu ditingkatkan.
Dengan bertambahnya pegawai, pola komunikasi kerja yang formal tepat dilakukan.
Motivasi kerja bukan dilandaskan pada pengabdian.
Perlu pengendalian yang ketatpada kompleksitas operasional.
Tahap ini menuntut kepemimpinan yang baik.
Timbul KRISIS KEPEMIMPINAN
(karena aktivitas manajerial kurang diperhatikan)

2. Tahap Pengarahan

Organisasi fungsional memisahkan produksi dengan pemasaran.

Penetapan pegawai didasarkan pada spesialisasi.
 Pengadaan produksi dan pembelian dikendalikan dengan sistem pembukuan yang baik.
Standar beban kerja, sisten insentif dan penyusunan anggaran mulai dianut.
Komunikasi semakin formal sesuai dengan hirarki jabatan.
Fungsi pimpinan mulai berperan.
Pada tahap ini terdapat masalah yang timbul yaitu "Krisis Otonomi".Dan masalah ini dapat dilihat
dengan tanda-tanda sebagai beikut :
Pengarahan sulit dilakukan dengan spesifik.
Pemusatan keputusan memperlebar kesenjangan hubungan pimpinan dengan bawahan.
Sistem dan prosedur kerja semakin rumit, egoisme pegawai semakin menonjol sebab semua
pegawai menuntut otonomi.
Mulai dirasakan pentingnya pendelegasian autoritas (Pendelegasian Kewenangan).

3.Tahap Pendelegasian

Tanggung jawab pegawai bertambah.

Profit Center & Bonus sebagai sarana untuk meningkatkan motivasi kerja pegawai.
Komunikasi antara atasan dengan bawahan semakin jarang dilakukan, dilakukan melalui media
surat, edaran, buletin, atau bentuk komunikasi tertulis semakin digunakan.
Dengan delegasi, semangat kerja pegawai meningkat.
Mendorong perluasan pasar, sehingga penghayatan kebutuhan pelanggandapat bertambah
disanubari pegawai.
Tahap ini tumbuh KRISIS PENGAWASAN

4. Tahap Koordinasi

Fungsi perencanaan dimanfaatkan secara formal dan selalu direview.

Aktivitas organisasi diarahkan secara produktif.
Staf Peneliti dan Pengawas untuk memperkuat kantor pusat mulai direkrut.
Pengeluaran mulai diperhitungkan secara matang.
Unit operasional diarahkan untuk menjadi sentral pendapatan secara ekonomis Data Processing
cenderung disentralisasikan untuk mempermudah & mempercepat pengambilan keputusan.
Tahap ini muncul krisis birokrasi,dan dapat ditandai dengan seperti berikut :
Koordinasi kerja yang efektif akan mampu meningkatkan efisiensi organisasi, tanggung jawab
pegawaipun nampak bertambah, tetapi merka lama kelamaan harus berhati hati dalam pelaksanaan
tugasnya sebab pengawasan cukup ketat. Berkembanglah Birokrasi.
Ketatnya pengawasan menekan kepercayaan diri pegawai. Kerjasama antar kantor pusat ddengan
kantor cabang semakin kabur dan sulit. Informasi yang ada kurang dapat diandalkan kebenarannya.
Kenyataan ini sebagai akibat kompleksnya organisasi besar yang semakin formal dan kaku.

5. tahap Kerjasama

Pengembalian kputusan dilakukan secara tim

Kerjasama secara tim lebih diartahkan sebagai kekuatan tugas / kerja.
 Staf ahli di kantor pusat mulai dikurangi, ditinjau penempatannya dan dikombinasikan dalam bentuk
tim untuk mengarahkan unit operasional.
Sistem yang formal disederhanakan.
Rapat pucuk pimpinan difokuskan pada masalah masalah pokok saja.
Program Pengembangan diarahkan untuk menumbuhkan semangat kerjasama serta mengatasi
keresahan pegawai.
Sistem informasi diselaraskan dengan kebutuhan pengambilan keputusan, untuk itu ketepatan
pelaporan dituntut.
Penghargaan ditujukan pada tim.
Pengalaman kerja diharapkan dapat mematangkan pegawai sebagai manusia organisasi.
Krisis yang timbul STRUKTUR ORGANISASI GANDA.

3. Sebutkan dan jelaskan faktor-faktor utama yang menentukan perancangan struktur

organisasi

Jawaban :

Faktor-faktor utama yang menentukan perancangan struktur organisasi

a) Strategi Organisasi untuk mencapai tujuannya. Strategi akan menjelaskan

bagaimana aliran wewenang dan saluran komunikasi dapat disusun di antara para
manajer dan bawahan. Aliran kerja sangat dipengaruhi strategi, sehingga bila
strategi berubah maka struktur organisasi juga berubah.

b) Teknologi yang digunakan. Perbedaan teknologi yang digunakan untuk

memproduksi barang-barang atau jasa akan membedakan bentuk struktur
organisasi, sebagai contoh perusahaan mobil yang mempergunakan teknologi
industri massal akan memerlukan tingkat standarisasi dan spesialisasi yang lebih
tinggi dibandingkan perusahaan industri pakaian jadi yang mengutamakan
perubahan mode.

c) Anggota (karyawan) dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi Kemampuan

mereka untuk bekerjasama harus diperhatikan dalam merancang struktur
organisasi. Kebutuhan manajer dalam pembuatan keputusan juga akan
mempengaruhi saluran komunikasi, wewenang dan hubungan di antara satuansatuan
kerja pada rancangan struktur organisasi seperti pelanggan, supplier dan
sebagainya perlu dipertimbangkan dalam penyusunan struktur.

d) Ukuran organisasi besarnya organisasi secara keseluruhan maupun satuansatuan

kerjanya akan sangat mempengaruhi struktur organisasi akan semakin
kompleks dan harus dipilih bentuk struktur yang tepat.

e) Lingkungan sebuah organisasi terbentuk dari lembaga-lembaga atau kekuatankekuatan

di luar organisasi yang berpotensi memengaruhi kinerja organisasi
Kekuatan-kekuatan ini biasanya meliputi pemasok, pelanggan, pesaing, badan
peraturan pemerintah, kelompok-kelompok tekanan publik, dan sebagainya

4. Bagaimana merumuskan sasaran dalam organisasi?

Jawaban :

Sasaran Dalam Organisasi

Sasaran adalah merupakan penjabaran dari tujuan organisasi, dalam bentuk terakhir dan akan dapat
dicapai atau dihasilkan dalam jangka waktu tahunan, semesteran, atau bulanan. Sasaran juga
menggambarkan hal yang ingin dicapai melalui tindakan-tindakan yang akan dilakukan untuk mencapai
tujuan, oleh karena itu sasaran yang ditetapkan diharapkan dapat memberikan fokus pada penyusunan
progam dan kegiatan yang bersifat spesifik, terinci, dapat diukur dan dapat dicapai.
Sasaran organisasi yang ditetapkan pada dasarnya merupakan bagian dari proses perencanaan
strategis dengan fokus utama berupa tindakan dan alokasi sumber daya organisasi dalam rencana
kegiatan atau operasional organisasi yang akan dilaksanakan.

Jenis- jenis sasaran organisasi sebagai berikut:

a. Sasaran resmi (official goal)

adalah kondisi yang secara resmi dinyatakaningin dicapai oleh organisasi. Sasaran ini
menggambarkan secara resmi kegiatan yang akan dilakukan oleh organisasi, alasan pembentukan
organisasi, dan nilai-nilai atau falsafah yangmendasari berdirinya organisasi.
Sasaran resmi biasanya berbentuk tertulis dan dijumpai pada akta pendirian organisasi araupun juga
sering dinyatakan secara lisan pada pidato- pidato pimpinan organisasi terutama ditujukan kepada
pihak di luar organisasi.
Sasaran resmi bukanlah tujuan atau sasaran yang digunakan sebagai acuan dalam menentukan arah
tindakan, juga bukan acuan untuk mengukur performansi organisasi.

b. Sasaran yang sebenarnya diinginkan (operative goal)

Sasarang yang sebenarnya diinginkan merupakan tujuan atau sasaran aktual, yang dalam praktik
diikuti oleh organisasi. Sasaran aktual menunjukkan mengenai apa yang sebenarnya diinginkan untuk
dicapai oleh organisasi tanpa memperhatikan mengenai apa yang dinyatakan sebagai sasaran resmi.
Terdapat beberapa jenis sasaran aktual dalam organisasi yang masing- masing memberikan arah bagi
pelaksanaan kegiatan maupun pengambil keputusan yaitu :
1. Sasaran lingkungan
2. Sasaran output
3. Sasaran sistem
4. Sasaran produk
5. Sasaran bagian
Penetapan tujuan pada organisasi-

Sebelum suatu organisasi menetapkan suatu tujuan, terlebih dahulu harus menentukan misi dan misi
atau maksud organisasi.
Misi ialah suatu pernyataan yang ditampilkan secara umum dan abadi tentang maksud dari organisasi.
Tujuan umum atau sering juga disebut sebagai rencana strategik tidak dapat berfungsi atau berjalan
sebelum dijabarkan terlebih dahulu ke dalam tujuan-tujuan khusus yang lebih terperinci sesuai dengan
jenjang manajemen sehingga membentuk hirarki tujuan. Penetapan tujuan-tujuan strategik akan
menentukan kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan serta mengikat sumber daya organisasi untuk
jangka waktu yang panjang.

Proses Penetapan Tujuan

Proses penetapan tujuan merupakan suatu usaha untuk menciptakan nilai-nilai tertentu melalui
kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan oleh organisasi tersebut. Berikut beberapa unsur-unsur
dasar yang melatarbelakangi penetapan tujuan suatu organisasi :
Barang dan jasa.
Kebetuhan konsumen atau pelanggan.
Teknologi.
Kelangsungan hidup (survive).
Pelayanan Manajemen.
Konsep diri (self concept).

Perumusan Tujuan

Proses perumusan tujuan dipertimbgkan terlebih dahulu sesuai dengan kekuatan atau kemampuan
yang terlibat didalamnya. Perumusan tujuan merupakan usaha perpaduan kepentingan dan masukan
dari semua pihak sehingga pihak-pihak yang terlibat di dalamnya dapat bersinergi dalam mencapai
tujuan tersebut. Agar perumusan berjalan efektif, seorang manajer perlu memperhatikan beberapa
ketentuan sebagai berikut:
Proses perumusan tujuan.
Manajer puncak sebagai perumus tujuan umum.
Tujuan harus realistik.
Tujuan harus jelas, memiliki alasan dan bersifat menantang.
Tujuan umum.
Tujuan bidang fungsional organisasi harus konsisten dengan tujuan umum.
Manajemen harus meninjau kembali tujuan yang telah ditetapkan.

5. Sebutkan dan jelaskan pendekatan dalam mengukur efektivitas organisasi?

Jawaban :

Berbagai Pendekatan dalam Pengukuran keefektifan Organisasi

Dalam melihat keefektifan organisasi, Gibson (op-cit:27) menyajikan dua pendekatan yang dapat
digunakan, yaitu: 1) pendekatan tujuan, dan 2) pendekatan teori sistem. Lubis dan Huseini (1987:p.56)
mengemukakannya tiga pendekatan, yaitu: 1) pendekatan sasaran, 2) pendekatan proses, dan 3)
pendekatan sumber. Masing-masing pendekatan tersebut dijelaskan berikut ini.

Pendekatan Tujuan (Goal Attainment)

Pendekatan tujuan merupakan pendekatan yang paling lazim digunakan untuk menilai dan melihat
keefektifan organisasi. Keefektifan organisasi ditetapkan sebagai pencapaian tujuan akhir organisasi.
Dan hampir semua definisi organisasi dalam kepustakaan dirumuskan bahwa pembentukan organisasi
adalah dalam rangka mencapai tujuan tertentu. Oleh karena itu, ukuran keberhasilan organisasi diukur
dari kemampuan mencapai tujuan yang telah ditargetkan. Yang termasuk kriteria pencapaian tujuan
yang populer adalah memaksimalkan keuntungan, memaksa musuh untuk menyerah, memenangkan
pertandingan olahraga, membuat pasien menjadi sembuh, dan sebagainya.
Meskipun pendekatan tujuan itu kelihatannya sederhana, mudah dan masuk akal, tetapi dalam
kenyataannya sering juga dihadapkan sejumlah problem. E. Frank Harrison dalam Gibson (1993:p.28)
disebutkan beberapa kesulitan yang dikenal secara luas yaitu:
1) Pencapaian tujuan tidak dapat segera diukur pada organisasi yang tidak memproduksi barang-
barang-barang yang berwujud (tangible outputs)
2) Organisasi berusaha mencapai lebih dari satu tujuan dan tercapainya satu tujuan sering kali
menghalangi atau mengurangi kemampuannya untuk mencapai tujuan yang lain.
3) Adanya beberapa tujuan resmi yang harus dicapai dan disepakati oleh semua anggota, adalah
diragukan. Banyak ahli riset menyatakan kesulitan untuk mendapatkan persetujuan di antara para
manajer mengenai tujuan khusus dari organisasi mereka.

Pendekatan teori sistem

Pendekatan sistem dalam pengukuran keefektifan organisasi berfokus bukan pada tujuan akhir
tertentu, tetapi pada cara-cara yang dibutuhkan untuk pencapaian tujuan akhir itu. Pendekatan sistem
memandang keefektifan organisasi sebagai kemampuan untuk memperoleh masukan, memproses
tersebut, menyalurkan keluaran, dan mempertahankan stabilitas dan keseim-bangan di dalam sistem.
Dalam hubungannya dengan pendekatan sistem, Muhyadi (1989:289) memandang organisasi dengan
dua penekanan, yaitu:
1) Bahwa organisasi mutlak perlu menyesuaikan diri dengan kebutuhan lingkungan.
2) Bahwa secara intern organisasi harus memberikan perhatian cukup pada siklus input proses
output
Berkenaan dengan itu maka keefektifan organisasi harus mencer-minkan dua hal di atas. Dengan jalan
pikiran seperti itu maka sebuah organisasi dapat dikatakan efektif apabila memenuhi dua kriteria
berikut:
1) mampu menyesuaikan diri dengan kebutuhan lingkungan
2) mampu mengelola siklus input-proses-output dengan efisien

Pendekatan Sasaran (goal approach)

Pendekatan sasaran dalam pengukuran keefektifan organisasi dimulai dengan identifikasi sasaran
organisasi dan mengukur tingkat keberhasilan organisasi dalam mencapai sasaran tersebut. Dengan
demikian pendekatan ini mencoba mengukur sejauh mana organisasi berhasil merealisasikan sasaran
yang hendak dicapinya.
Sasaran yang paling diperhatikan dalam pengukuran keefektifan dengan pendekatan ini adalah
sasaran yang sebenarnya (operative goal). Pengukuran keefektifan dengan menggunakan sasaran
yang sebenarnya akan memberikan hasil yang lebih realistis dari pengukuran keefektifan berdasar-kan
sasaran resmi (official goal), dengan memperhatikan permasalahan yang ditimbulkan oleh beberapa
hal berikut:
1) Adanya macam-macam luaran (multiple outcomes)
2) Adanya subyektivitas dalam penilaian
3) Pengaruh perbedaan kontekstual

Pendekatan Sumber (system resources approach)

Pendekatan sumber mengukur keefektifan organisasi melalui keberhasilan dalam mendapatkan

berbagai jenis sumber yang dibutuhkan untuk memelihara keandalan sistem organisasi agar bisa
menjadi efektif. Sumber-sumber yang ada dalam lingkungan sering kali bersifat langka dan bernilai
tinggi (mahal) sehingga keefektifan organisasi dapat dinyatakan sebagai keberhasilan dalam
memanfaatkan lingkungannya untuk memperoleh berbagai jenis sumber yang bersifat langka, maupun
yang nilainya tinggi itu. Secara sederhana, keefektifan organisasi seringkali diukur dengan jumlah
ataupun kuantitas berbagai jenis sumber yang berhasil diperoleh dari lingkungannya sehingga ia tetap
hidup. Secara lebih luas J. Barton Cunningham dalam Lubis Huseini (1987:p.61) mempergunakan
beberapa dimensi untuk mengukur keefektifan organsasi dengan pendekatan sumber yaitu:
1. Kemampuan organisasi untuk memanfaatkan lingkungan untuk memper-oleh berbagai jenis
sumber yang bersifat langkah dan nilainya tinggi.
2. Kemampuan para pengambil putusan dalam organisasi untuk menginterpre-tasikan sifat-sifat
lingkungan secara tepat.
3. Kemampuan organisasi untuk menghasilkan output tertentu dengan meng-gunakan sumber-
sumber yang berhasil diperoleh
4. Kemampuan organissi dalam memelihara kegiatan operasionalnya sehari-hari
5. Kemampuan organisasi untuk bereaksi dan menyesuaikan diri terhadap perubahan
lingkungan.

Pendekatan proses (internal proces approach)

Pendekatan proses menganggap keefektifan organisasi sebagai efisiensi dan kondisi (kesehatan) dari
organisasi internal. Pada organisasi yang efektif proses internal berjalan dengan lancar, karyawan
bekerja dengan kegembiraan serta kepuasan yang tinggi, kegiatan masing-masing bagian
terkoordinasi secara baik dengan produktivitas yang tinggi. Pendekatan ini tidak memperhatikan
lingkungan organisasi, dan memuastkan perhatian terhadap kegiatan yang dilakukan terhadap sumber-
sumber yang dimiliki oleh organisasi, yang menggambarkan tingkat efisiensi serta kesehatan
organisasi.
Pendeekatan proses umumnya digunakan oleh penganut teori organisasi neo klasik (human relation)
yang terutama meneliti hubungan antara efektivitas dengan sumber daya manusia yang dimiliki
organisasi.
J. Borton Cunningham (ibid) mengemukakan berbagai komponen yang dapat menunjukkan efektivitas
organisasi adalah sebagai berikut:
1. Perhatian atasan terhadap karyawan
2. Semangat kerjasama dan loyalitas kelompok kerja
3. Saling percaya dan komunikasi antara karyawan dengan manajer
4. Desentralisasi dalam pengambilan putusan
5. Adanya komunikasi vertikal dan horizontal yang lancar dalam organisasi
6. Adanya usaha dari setiap individu mupun keseluruhan organisasi untuk mencapai tujuan yang
telah direncanakan
7. Adanya sistem imbalan yang merangsang manajer untuk mengusahakan terciptanya
kelompok-kelompok kerja yang efektif serta performansi dan pengembangan karyawan
8. Organisasi dan bagian-bagian bekerja sama secara baik, dan konflik yang terjadi selalu
diselesaikan dengan acuan kepentingn organisasi.