Setiap jabatan atau pejabat perlu ada dua dokumen rujukan rasmi yang merupakan alat

pengurusan yang penting dimana ia dapat menyumbang kepada peningkatan produktiviti jabatan

atau pejabat keseluruhannya . Dua dokumen rujukan rasmi tersebut adalah Manual Prosedur

Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM).

Manual Prosedur Kerja (MPK) adalah dokumen rujukan bagi peringkat jabatan atau

pejabat. Ia mengandungi prosedur kerja yang terperinci serta penentuan kerja tanggungjawab

yang jelas. Fail Meja(FM) pula adalah dokumen rujukan bagi peringkat individu atau jawatan

serta mengandungi peranan yang perlu dilaksanakan malahan mempunyai garis panduan yang

lengkap bagi menjalankan kerja.

Tujuan dokumen-dokumen tersebut diwujudajan adalah untuk mengatasi masalah

kelewatan dalam menyelesaikan sesuatu tugas dalam jabatan atau pejabat kerana pekerja-pekerja

menjalankan tugas tanpa mengetahui cara-cara bekerja dengan betul dan tidak jelas mengenai

peranan tugas masing-masing. Selain itu, kedua-dua dokumen diwujudkan untuk membantu

Ketu-ketua Jabatan menyediakan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja dengan lebih efektif dan

berkualiti disamping meningkatkan produktiviti setiap jabatan. Walaupun Manual Prosedur

Kerja dan Fail Meja berbeza namun demikian ia adalah dua dokumen yang saling berkaitan.

Secara teperinci Manual Prosedur Kerja member gambaran menyeluruh mengenai fungsi

dan objektif jabatan atau pejabat. Di dalam Manual Prosedur Kerja, kenyataan harapan dan tuju

arah jabatan akan dijelaskan. Selain itu, ia mengandungi penentuan fungsi serta pembahagian

tugas atau aktiviti antara Bahagian/Unit yang jelas. Di samping itu, rangkaian prosedur dan

pengawai yang bertanggungjawab bagi setiap aktiviti dijelaskan dengan baik dan terperinci.

Kandungan Manual Prosedur Kerja adalah seperti berikut:

 Latar belakang
Senarai Borang- borang Jabatan/Pejabat Objektif
yang digunakan Jabatan/Pejabat

Carta Aliran Kerja MANUAL PROSEDUR Carta

Aktiviti-aktiviti utama KERJA Jabatan/Pajabat

Proses Kerja Aktiviti-

Fungsi-fungsi utama
aktiviti Utama
Aktiviti –aktiviti bagi Jabatan/Pejabat
fungsi-fungsi utama

Fail Meja (FM) pula adalah dokumen rujukan untuk setiap pegawai dalam menjalankan

tugasnya pada setipa hari. Ia meliputi senarai tugas dan tanggungjawab seseorang individu dalam

jabatan atau pejabat beserta dengan rangkaian prosedur dan senarai semak (checklist). Selain itu,

peruntukan kuasa dan undang-undang yang terlibat dengan tanggungjawab seseorang individu

turut dijelaskan. Ia juga mengandungi carta yang menunjukkan kedudukan individu dalam

Bahagian atau Unit masing-masing. Fail Meja (FM) hendaklah diletakkan di atas meja pegawai.

Fail Meja (FM) adalah satu cabutan (extract) salah satu proses kerja atau aktiviti di dalam MPK

yang patut dilakukan oleh individu itu. Kandungan Fail Meja(FM) adalah seperti berikut: