BAHAN AJAR

A. Pengertian Jadwal Kegiatan Pimpinan

Jadwal Kegiatan Pimpinan adalah segala jadwal kegiatan pimpinan yang memerlukan
kehadirannya diluar rutinitas kantor yang dilakukan di balik meja kerja kantor.

Keuntungan jadwal kerja/kegiatan pimpinan yaitu :

1. Pekerjaan penting tidak terlewatkan
2. Menghemat pikiran
3. Bekerja lebih tenang
4. Memiliki data untuk mempertanggungjawabkan kerjanya
5. Memiliki data/bahan untuk menyusun jadwal kerja atau kegiatan bersama pimpinan.

Kegiatan pimpinan secara umum dapat dijadwalkan oleh sekretaris melalui tiga jenis jadwal,
yaitu :
1.      Jadwal acara harian,
2.      Jadwal acara mingguan,
3.      Jadwal acara bulanaN

Contoh Jadwal Acara Harian, Mingguan, dan Bulanan

No Hari / Tgl Kegiatan Tempat Waktu Ket.

Jadwal pimpinan harus diatur dan diperhitungkan secermat mungkin, mengingat

pimpinan yang sarat dengan kegiatan tidak mungkin menghadiri dan melaksanakan semua
kegiatan. Untuk itu sekretaris pimpinan harus dapat mengatur kegiatan berdasarkan skala
prioritas.

Hal yang dipriotitaskan untuk dilaksanakan oleh pimpinan didasarkan pada dua hal yaitu:
1.       Berdasarkan urutan waktu pelaksanaannya
Jadwal dibuat berdasarkan urutan waktu pelaksanaan serta jenis kegiatan yang herus
dikerjakan atau dihadiri. Jika pada tanggal tertentu telah diisi dengan kegiatan lain,
kegiatan yang baru datang akan diabaikan atau menunjuk pejabat lain yang dapat
mewakili pimpinan.
Contoh :
Pada papan kegiatan telah tercantum jadwal kegiatan pimpinan untuk pembukaan
penataran, kemudian surat masuk lain yang isinya tentang suatau kegiatan rapat dinas
dengan Pemda, maka alternatif yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut:
·         Dapat membatalkan acara pembukaan penataran dengan menunjuk pejabat lain
sebagai wakilnya.
·         Pimpinan dapat tetap hadir pada pembukaan penataran, sementara kegiatan rapat
dengan Pemda dapat diwakilkan kepada pejabat lain.
Cara tersebut berlaku untuk semua kasus yang bersamaan waktu pelaksanaan
kegiatannya.
2.      Berdasarkan tingkat kepentingan kegiatan yang harus dihadiri (tingkat urgensi)
Jadwal disususn berdasarkan waktu pelaksanaan terlebih dahulu. Dalam pelaksanaan
kegiatan, pimpinan akan melakukan seleksi kembali. Seleksi dilakukan dengan cara
 hanya memenuhi permintaa yang menurutnya penting, sedangkan kegiatan yang tidak
begitu penting kan ditinggalkan atau didelegasikan kepda pejabat lain.

B  Membuat Perencanaan Kerja

Untuk mencapai tugas-tugas yang efektif, produktif, dan efisien, sekretaris harus
membuat perencanaan kerja yang berkualitas, perencanaan kerja sekretaris adalahkegiatan
sekretaris untuk menggambarkan secara umum beberapa hal yang akan dilakukan dalam
pekerjaannya.
Penyusunan rencana kerja sekretaris dilaksanakan melalui proses sebagai berikut :
1.      Menentukan maksud dan tujuan yang jelas,
2.      Menentukan berbagai alternative,
3.      Mengatur sumber daya yang diperlukan,
4.      Menentukan organisasi, metode, dan prosedurr,
5.      Menentukan pelaksanaan kerja.

Sistematika penyusunan agenda kerja pimpinan

Urutan penyelenggaraan agenda kerja pimpinan terdiri dari    :
1. Membuat date line and reminder, yaitu catatan pesan secara umum yang dibuat menurut
bulan, tanggal dan jam, serta kegiatan yang menjadi sumber informasi untuk menyusun
jadawal kerja pimpinan dan jadwal perjalanan dinas/ bisnis pimpinan. Date line and
reminder diisi berdasarkan data dari buku tamu, buku janji temu, surat janji temu, dan
pesan telepon yang terkait dengan kegiatan kerja pimpinan
2. Membuat  jadwal kerja pimpinan, yaitu menyusun rincian kerja kerja yang terjadwal
terkait kegiatan kerja yang berlangsung di kantor dan di dalam kota sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan kerja pimpinan agar tercipta efektifitas  penyelesaian pekerjaan
manajemen. daftar ini dibuat  berdasarkan date line and reminder.
3. Membuat jadwal perjalanan dinas / bisnis, menyusun daftar kegiatan yang akan
dilakukan pimpinan di luar kota, dan luar negeri. Daftar ini dibuat merupakan jabaran
yang tertulis di date line and reminder yang telah disusun sebelumnya untuk digunakan
bahan dasar untuk susun jadwal perjalanan dinas/ bisnis

C.  Menyusun Jadwal Kegiatan Pimpinan

Pimpinan tidak mungkin mengingat-ingat jadwal kegiatanya dari hari ke hari, sehingga
sekretarislah yang mempunyai dan mengatur jadwal kegiatan pimpinannya.
Untuk membantu pimpinan dalam hal mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan,
sebaiknya sekretaris membuat jadwal dalam suatu daftar atau buku khusus dan
mencantumkannya pada white board/ lembar khusus yang diletakkan di ruang pimpinan.
Pimpinan akan memilih jenis agenda/jadwal baginya dan diharapkan sekeretaris juga
mempunyai agenda yang serupa. Hal yang perlu diperhatikan dalam rangka mengatur
jadwal acara kegiatan pimpinan adalah sebagai berikut: 
1.      Menerima dan menghimpun surat.
2.      Menyusun jadwal acara kegiatan pimpinan.
3.      Menjawabkan setiap pertanyaan yang menyangkut acara kegiatan pimpinan.
 4.      Mengingatkan acara kegiatan pimpinan.
5.      Selalu mengikuti kemungkinan terhadap perubahan acara kegiatan pimpinan.

D. Contoh Agenda Kegiatan Pimpinan Selama Satu Minggu

JADWAL ACARA KEGIATAN PIMPINAN
PT SURYA KENCANA
Jadwal Acara / Kegiatan Pimpinan
No Hari/Tanggal Acara Jam Tempat Keterangan
Kegiatan
1 Senin, 27 Meeting Antar 08.00- Ruang Serbaguna
Februari 2012 Devisi 09.00
Menjenguk 11.00- RS Mitra Keluarga Makan siang di
Bapak Ramli 12.00 Restoran Indah
Kembali ke 13.30
Kantor
2 Selasa, 28 Undangan 14.00 Gedung Dirgantara
Februari 2012 s/d
selesai
3 Rabu, 29 Presentasi pada 10.00- Ruang  Serbaguna Evaluasi
Februari 2012 acara Workshop 16.00 Pencapaian
Target Market
periode Juli-
Desember 2011.
Dihadiri seluruh
staf, devisi, dan
sub devisi
berjumlah 25
orang
4 Kamis, 1 Bertemu Ibu 08.00- PT CIPTA Membicarakan
Maret 2012 Leni Direktur 11.00 AGUNG perluasan usaha
PT CIPTA Menara Gading di Jakarta  ( di
AGUNG dan Rest wakili
makan siang sekretaris)
Bapak Handoyo 08.30- Ruang Pimpinan
melaporkan 10.00
hasil monitoring
dan evaluasi
cabang Jakarta
Rapat Direksi 10.30- Ruang Rapat di Misi dan Visi
12.00 lantai 7 Perjalanan
Bisnis
Konfirmasi 13.30 Untuk
ulang mengenai Keberangkatan
kunjungan ke Minggu Pagi
kantor cabang di
Surabaya dan
memesan tiket
pesawat Garuda
 Indonesia
Airlines
Menemui Bapak 14.00- PT Mutiara Indah
Surahman 16.00 Jl. Pal Merah No.
15 Kantor Bapak
Surahman
5 Jum’at, 2 Pertemuan 10.00 Kontrak Kerja
Maret 2012 dengan Bapak Franchise
Faris, Marketing ( di wakili
PT KID Com sekretaris)
Menyiapkan -
dokumen untuk
ekspor ke
Jepang
Menemui Bapak 10.00- Kantor Peperindag
Kakanwil 11.30
Peperindag
Pertemuan 12.30 PT CIPTA Membicarakan
dengan Ibu INDAH kerja sama
Setya Direktur Jl. H M Thamrin transportasi ke
PT CIPTA No. V Jakarta Bandara Halim
INDAH Selatan Perdana
Kusuma
6 Sabtu, 3 Maret Menghadiri 19.00 Krakatau Ball Pesta
2012 Undangan Room Horison Perkawinan
Hotel Jakarta Putri Bapak
Ardi Martono