INFORMASI JABATAN

1. NAMA JABATAN : Pengadministrasi Persuratan

2. KODE JABATAN : -
3. UNIT KERJA :
a. JPT Utama : Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur
b. JPT Madya : Sekretariat Daerah
c. JPT Pratama : Dinas Pendidikan dan Kebudayaan
d. Administrator : Cabang Dinas Pendidikan Wilayah II
e. Pengawas : Subag Tata Usaha
f. Pelaksana : -
g. Jabatan Fungsional : -
4. IKHTISAR JABATAN : Melakukan kegiatan pencatatan dan pendokumentasian surat masuk dan surat keluar
sesuai peraturan yang berlaku untuk ketertiban administrasi surat.

5. KUALIFIKASI JABATAN :
a. Pendidikan Formal : SLTA/DI/ D-2 (Diploma-Dua)/D-3 (Diploma-Tiga) bidang Manajemen Perkantoran/
Administrasi perkantoran/ Tata Perkantoran atau bidang lain yang relevan dengan tugas
jabatan

b. Pendidikan dan Pelatihan :

- Perjenjangan : Diklat Pra Jabatan
- Teknis : Diklat Persuratan
Diklat Penyusunan Laporan Persuratan
c. Pengalaman Kerja : Bekerja sebagai Pelaksana di Sub Tata usaha / Persuratan
6. TUGAS POKOK :
NO URAIAN TUGAS HASIL JUMLAH WAKTU WAKTU KEBUTUHAN
KERJA HASIL PENYELESAIAN EFEKTIF PEGAWAI
(JAM)
1 Membuka dan memberikan nomor surat Data / 12 4 1250 0.04
untuk memudahkan pencatatan dan Dokumen
pengarsipan untuk di agenda
2 Mencatat surat masuk pada buku agenda Data/ 12 4 1250 0.04
surat masuk untuk tertib administrasi dan Dokumen
memudahkan pencarian
3 Menulis pada agenda untuk surat undangan Data/ 300 4 1250 0.96
sebagai catatan atau kegiatan yang akan Laporan
dihadiri pegawai yang bersangkutan setiap
bulan

4 Menyampaikan surat pada pimpinan Dokumen/La 12 10 1250 0.10

sebagai bahan tertib administrasi dan poran
laporan untuk didisposisi pimpinan
5 Mendistribusikan surat yang sudah Laporan 12 2 1250 0.02
didisposisi oleh pimpinan untuk tertib
administrasi dan menyampaikan ke bidang-
bidang yang berhubungan dengan isi surat

6 Mencatat surat keluar pada buku agenda Data/ 12 1 60 0.20

surat keluar untuk tertib administrasi Laporan
7 Mencatat agenda kegiatan kantor pada 15 2 120 0.25
papan agenda kantor untuk mengingatkan Data/
kembali setiap kegiatan yang akan Laporan
dilaksanakan

8 Memberikan nomor pada surat keluar 10 4 1200 0.03

untuk memudahakan pengarsipan secara Data/
urut Laporan

9 Melakukan penggandaan surat/dokumen 5 20 1110 0.09

kantor untuk memudahkan pencarian
pengarsipan sebagai bentuk antisipasi
Dokumen
terhadap keamanan pengarsipan surat-
menyurat
 10 Membuat laporan hasil pelaksanaan tugas 10 10 1100 0.09
sesuai hasil kerja sebagai Data/
pertanggungjawaban; Laporan

11 Melaksanakan tugas lain yang Kegiatan 5 25 1250 0.10

diperintahkan oleh atasan langsung sesuai
bidang tugas untuk kelancaran pelaksanaan
tugas.

Jumlah 1.92
Jumlah Pegawai 1 Orang
7. HASIL KERJA :
NO HASIL KERJA SATUAN
1 Tersusun dengan baik penomoran surat sehingga tidak Dokumen
terjadi berantakan didalam penomoran surat
2 Terekap dengan baik didalam pengadministrasian di Data/ Dokumen
dalam buku agenda

3 Tersusun dengan baik pada buku agenda surat-surat Data/ Dokumen

undangan atau kegiatan kepegawaian yang bersangkutan
dalam setiap bulannya

4 Terlaksananya dengan baik didalam pengadministrasian Dokumen

didalam laporan untuk didisposisi pimpinan
5 Tersusunnya distribusi surat untuk tertib Laporan
pengadministrasi didalam menyampaikan ke bidang-
bidang yang berhubungan dengan isi surat
6 Tersusun dan tertata dengan baik untuk tertib didalam Kegiatan
mencatat surat keluar pada buku Agenda

7 Tersusun atau terlaksananya untuk mencatat kegiatan Data/ Laporan

kantor setiap kegiatan yang akan dilaksanakan

8 Tertatanya dengan baik didalam agenda surat untuk Data/ Laporan

memudahkan pengarsipan secara urut

9 Tersusun dengan baik untuk membuat penggandaan Dokumen

surat/dokumen didalam agenda kegiatan kantor

10 Tersusunya Laporan hasil pelaksanaan yang telah dicapai Data/ Laporan

untuk pertanggung jawaban kepada Pimpinan.

Terlaksananya tugas - tugas lain yang diberikan pimpinan Kegiatan

11

8. BAHAN KERJA :
NO BAHAN KERJA PENGGUNAAN DALAM TUGAS
1 Peraturan perundang-undangan, SOP, Juknis, Dokumen Penyusunan rencana permintaan gaji untuk PNS dan Non-
Kepegawaian PNS
2 Peraturan perundang-undangan, SOP, Juknis Penyuusunan rencana kebutuhan rutin biaya operasional
terutama biaya tagihan listrik, air dan telepon

3 Peraturan perundang-undangan, SOP, Juknis, Dokumen Penyusunan SPJ Gaji, SPJ rutin, SPJ kegiatan,
Kepegawaian formasi/bazetting PNS laporan absen dan menerima uang
gaji, PNS dan Non-PNS untuk diberikan kepada pegawai
4 Peraturan perundang-undangan, SOP, Juknis Pembayaran tagihan rekening listrik, air dan telepon.
yang bersangkutan setiap bulan

5 Peraturan perundang-undangan, SOP, Juknis, Dokumen Penyusunan Laporan hasil pelaksanaan yang telah dicapai
Kepegawaian untuk pertanggung jawaban kepada Pimpinan.

6 Peraturan perundang-undangan, SOP, Juknis, Dokumen Pelaksanaan tugas - tugas lain yang diberikan pimpinan
Kepegawaian
9. PERANGKAT KERJA :
NO PERANGKAT KERJA PENGGUNAAN DALAM TUGAS
1 Kertas Kerja, ATK, Seperangkat Komputer Menyusun rencana permintaan gaji untuk PNS dan Non-PNS

2 Buku peraturan perundang-undangan, DPA, juknis Menyuusun rencana kebutuhan rutin biaya operasional
terutama biaya tagihan listrik, air dan telepon

3 ATK, seperangkat komputer, kertas kerja Menyusun SPJ Gaji, SPJ rutin, SPJ kegiatan,
formasi/bazetting PNS laporan absen dan menerima uang
gaji, PNS dan Non-PNS untuk diberikan kepada pegawai
yang bersangkutan setiap bulan

4 ATK, seperangkat komputer, kertas kerja Membayar tagihan rekening listrik, air dan telepon.

5 ATK, seperangkat komputer, kertas kerja Menyusun Laporan hasil pelaksanaan yang telah dicapai
untuk pertanggung jawaban kepada Pimpinan.

6 ATK, seperangkat komputer, kertas kerja Melaksanakan tugas - tugas lain yang diberikan pimpinan

10. TANGGUNG JAWAB :

NO URAIAN
1 Kelancaran rencana permintaan Gaji untuk PNS dan Non-PNS
2 Tersusunnya SPJ Gaji, SPJ Rutin, SPJ Kegiatan.
3 Melaporkan pembayaran listrik, air, telepon.
4 Melaporkan hasil pelaksanaan yang telah dicapai.

11. WEWENANG :
NO URAIAN
1 Melakukan rencana permintaan Gaji untuk PNS dan Non PNS
2 Menganalisa terkait penyusunan SPJ Gajo, SPJ Rutin, dan SPJ Kegiatan.
3 Membayar tagihan listrik, air dan telepon.
4 Menganalisa hasil pelaksanaan yang telah di capai.

12. KORELASI JABATAN :

NO NAMA JABATAN UNIT KERJA/INSTANSI DALAM HAL
1 Kepala Dinas Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Penyampaian laporan, koordinasi
Prov. Kaltim
2 Kepala Cabang Cabang Dinas Pendidikan Wilayah II Penyampaian laporan, koordinasi

3 Ka. Subag Tata Usaha Cabang Dinas Pendidikan Wilayah II Penyampaian laporan, koordinasi

13. KONDISI LINGKUNGAN KERJA :

NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat Kerja Di dalam dan luar ruangan
2 Suhu Normal
3 Udara Sejuk
4 Keadaan Ruangan Luas
5 Letak Rata
6 Penerangan Terang
7 Suara Tenang
8 Keadaan Tempat Kerja Bekerja dengan berkas kerja dan komputer
9 Getaran Tidak ada

14. RISIKO KERJA :

NO NAMA RISIKO PENYEBAB
- - -

15. SYARAT JABATAN :

a. Keterampilan Kerja : 1) Mampu mengoperasikan komputer
 2) Mampu menyusun anggaran kegiatan
3) Mampu memahami peraturan perundang-undangan terkait Pelayaran secara baik
4) Mampu berkoordinasi
5) Mampu menganalisa dan mengevaluasi data
b. Bakat Kerja : 1) G = Intelegensia
2) V = Bakat Verbal
3) Q = Bakat Ketelitian
c. Temperamen Kerja : 1) D = Kemampuan menyesuaikan diri menerima tanggung jawab untuk kegiatan
memimpin,
2) mengendalikan
I = Kemampuan atau merencanakan
menyesuaikan diri untuk pekerjaan-pekerjaan mempengaruhi orang
lainMdalam
3) pendapat, menyesuaikan
= Kemampuan sikap atau pertimbangan
diri denganmengenai
kegiatan gagasan
pengambilan keputusan,
pembuatan
4) pertimbangan
P = Kemampuan atau pembuatan
menyesuaikan keputusan
diri dalam berdasarkan
berhubungan dengankriteria
orang yang diukur
lain lebih dari
d. Minat Kerja : hanya penerimaan dan perbuatan instruksi
1) Realistik
2) Investigatif
3) Sosial
4) Kewirausahaan
5) Konvensional
e. Upaya Fisik : 1) Berdiri
2) Berjalan
3) Duduk
4) Memegang
5) Berbicara
6) Mendengar
7) Melihat
f. Kondisi Fisik : 1) Jenis Kelamin : Laki-laki/Perempuan
2) Umur : Tidak ada syarat khusus
3) Tinggi Badan : Tidak ada syarat khusus
4) Berat Badan : Tidak ada syarat khusus
5) Postur Badan : Tegap
6) Penampilan : Rapi
7) Keadaan Fisik : Sehat
g. Fungsi Pekerjaan : 1) D1 = Mengkoordinasikan data
2) D2 = Menganalisis data
3) D6 = Membandingkan data
4) O0 = Menasehati
5) O1 = Berunding
6) O3 = Menyelia
7) O5 = Mempengaruhi
8) O6 = Berbicara memberi tanda
9) O8 = Menerima instruksi

16. PRESTASI KERJA YANG DIHARAPKAN : Baik / Sangat Baik

17. KELAS JABATAN : 9