Materi Humas 1 :

Agenda kerja pimpinan merupakan bagian dari kegiatan keprotokolan yang mempunyai mengatur kegiatan-kegiatan kerja

pimpinan dalam rangka menciptakan efisien dan efektif.

Dari kegiatan-kegiatan mengelola kegiatan kerja pimpinan seorang sekretaris harus selalu memerhatikan hal-hal sebagai

berikut:

semua appointments/janji-janji yang dibuat pimpinan terkait dengan pelaksanaan pekerjaan yang akan dilaksanakan maupun

relasi perusahaan/pimpinan.

Memeriksa appointments secara teliti yang akan dimasukkan pada agenda kerja pimpinan dengan memerhatikan urutan waktu

dan skala prioritas kegiatan yang akan dilaksanakan.

Selalu melakukan konfirmasi dengan pimpinan/atasan terkait dengan appointment yang masuk agenda kerja pimpinan untuk

hindarkan kepastian yang akan dilakukan, mengetahui kegiatan yang terbaru sehingga tercipta efektivitas agenda kerja

pimpinan.

Catatan appointments hendaknya detail/lengkap, sehingga dapat memberikan gambaran kegiatan kerja pimpinan secara jelas

dan dapat mengefektivitaskan kegiatan kerja pimpinan, sehingga dapat mewujudkan tujuan penyelesaian pekerjaan pimpinan.

Perhatikan dan bedakan dengan jelas kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan pimpinan, yaitu kegiatan yang akan dilakukan di

dalam kantor dan di luar kantor, kemudian tempatkan dengan tepat pada agenda kerja pimpinan.

Tempatkan jeda waktu/tenggang waktu antara kegiatan yang satu dengan yang lain dengan tepat, sehingga dapat melakukan

kegiatan dengan tidak terburu-buru.

Urutan penyelenggaraan agenda kerja pimpinan terdiri dari atas:

Membuat date line and reminder

Membuat jadwal kerja pimpinan

Membuat jadwal perjalanan dinas/bisnis

Seorang sekretaris mampu membedakan jenis rapat yang akan diselenggarakan, seperti apakah itu rapat resmi, rapat tidak

resmi atau rapat yang bersifat mengikat.

Rapat resmi mempunyai ciri: adanya hal yang sangat penting, dibuatnya pemberitahuan atau undangan, serta adanya aturan

protokol.

Rapat tidak resmi: dilaksanakan dalam kantor di mana yang hadir adalah pimpinan dan stafnya, rapat biasanya terjadi

mendesak atau secara tiba-tiba, kebanyakan dalam rapat adalah diskusi.

Rapat yang bersifat mengikat: rapat yang diselenggarakan untuk memutuskan sesuatu yang hasilnya mengikat.
SOAL AGENDA KERJA PIMPINAN

1. Kamis tanggal 8 Oktober 2015 menerima kunjungan dari perwakilan Sarikat Pekerja

Seluruh Indonesia, bertempat di ruang pertemuan perusahaan pada jam 10.00-12.00 WIB

2. Ketua Gerakan Pengusaha Muda, Ibu Kiara Chandra menghubungi melalui telepon kantor

yang saudara terima dan meminta agar pimpinan menjadipemateri padaSaresehan

dengan tajuk “Investasi Profit Era Baru”. Sesi untuk pimpinan memberikan materi

dilaksanakan pada tanggal 23 Oktober 2015 hari Jum’at jam 19.00-21.00 WIB di

ballroom Inna Garuda Hotel Yogyakarta Jl. Malioboro Yogyakarta

3. Tanggal 2 Oktober 2015 hari jum’at melakukan pertemuan bisnis dengan Dewan

di Bandung dengan agenda evaluasi target pemasaran dengan waktu pelaksanaan jam

13.00-16.00 WIB

4. Menghadiri konferensi bisnis yang dilaksanakan selama 2 hari mulai tanggal 29-30

Oktober 2015 di Jogja Expo Center Jl. Raya Janti Yogyakarta. Konferensi dimulai pukul

09.00-21.00 WIB dan pimpinan menginap di Santika Hotel Jl. Jenderal Sudirman 19

Yogyakarta

5. Pimpinan mengingatkan agar setiap hari rabu secara rutin mulai pukul 07.30-09.00

diadakan rapat koordinasi perusahaan dengan menghadirkan seluruh staf manajemen

kantor

6. Pada tanggal 13 Oktober 2015 hari Selasa diadakan meeting dengan notaris Bapak Aidil

Haq, S.H. dari firma Yustisia di ruang tamu pimpinan. Meeting dimulai jam 09.30-11.00

WIB

7. Melaksanakan inspeksi ke kantor cabang Solo pada jam 10.00-14.00 WIB di hari Senin

tanggal 26 Oktober 2015

8. Pembukaan pertandingan futsal persahabatan antar divisi tanggal 16 Oktober 2015

mulai jam 08.00 s.d. selesai yang diselenggarakan di Pelle Futsal Babarsari Yogyakarta

9. Rapat studi kelayakan bisnis tanggal 5 Oktober 2015 pukul 13.00-15.00 WIB dengan

seluruh manajer bagian di ruang pertemuan bagian keuangan

10.Menjamu makan siang Direktur PT Madu Kencana bapak Suminar Bagaskara, M.B.A. di
Omah Dhuwur Resto Jl. Mondorakan No. 252 Kotagede Yogyakarta tanggal 20 Oktober

2015 jam 12.00-selesai