TUTORIAL PERTEMUAN KE 6

KOMUNIKASI BISNIS
EKMA 4159
 MENYELENGGARAKAN RAPAT BISNIS I

MENYELENGGARAKAN RAPAT BISNIS I

Curtin, Floyd, dan Winsor (2000:186) menyebutkan ada tiga

faktor yang membuat rapat menjadi sangat penting dalam dunia
bisnis kontemporer, yaitu:

• kebutuhan beradaptasi untuk mempercepat perubahan dalam

lingkungan bisnis

• kebutuhan koordinasi yang lebih besar dari unit-unit bisnis

dan pemerintah yang semakin saling bergantung

• pergerakan ke arah manajemen partisipatif, khususnya dalam

pergerakan lingkaran kualitas yang lias.
 MENYELENGGARAKAN RAPAT BISNIS I

Siklus kegiatan
rapat
 MENYELENGGARAKAN RAPAT BISNIS I

Rapat membawa laptop

 MENYELENGGARAKAN RAPAT BISNIS I

Aturan penggunaan laptop dalam rapat seperti berikut ini:

• Pastikan laptop memang diperlukan dalam rapat. Bila laptop memang merupakan bagian penting dari rapat seperti untuk presentasi
atau sarana untuk menulis notulasi rapat, maka jelas laptop diperlukan dalam rapat. Namun bila peserta rapat, yang lebih
diaharapkan kehadirannya untuk memberikan sumbangan pikiran, gagasan atau informasi lebih asyik dengan laptop-nya maka berrarti
laptop itu jadi penghampat berlangsungnya rapat yang efektif dan produktif. Wuorio (2007) mengutip pendapat pakar manajemen
Deborah Barret, yang menyatakan, “Mustahil akan ada rapat yang produktif dan interaktif bila peserta rapat asyik dengan laptop-
nya masing-masing. Jadi sebaiknya peserta rapat meninggalkan laptop-nya di ruangannya masing-masing meskipun meraka punya alasan
kuat untuk mmbawa laptop-nya ke ruang pertemuan.”

• Menempatkan laptop sesuai peruntukannya. Bila memang memerlukan presentasi yang menggunakan laptop atau untuk menyusun laporan
rapat, hendaknya ditunjuk orang yang bertugas untuk mengoperasikan komputer itu. Kalau kita memerlukan berlangsungnya interaksi
tatap-muka, jangan ada laptop sehingga bisa berlangsung komunikasi tatap muka yang intensif.

• Bisa memberikan alasan perlunya membawa laptop. Hendaknya, jika membawa laptop ke runag rapat bisa memberikan alasan yang masuk
akal mengapa perlu membawanya kepada pimpinan rapat.

• Memanfaatkan kesempatan. Sekalipun di depan kita ada laptop sebaiknya jangan terus dipakai. Artinya, pada saat diperlukan
seperti melihat data atau informasi yang disimpan di laptop, kita melihatnya. Namun, kita juga dengan penuh antuasias melihat
juga wajah orang yang berbicara sehingga orang yang berbicara merasa kita memberikan perhatian terhadap apa yang disampaikannya.

• Memilah Rapat. Bila permasalahan yang muncul dalam rapat itu muncul dari pemakaian laptop seperti kurangnya perhatian dan
diskusi yang tidak keruan, maka permasalahannya sebenarnya bukan bersumber dari laptop itu sendiri. Melainkan dari tidak
jelasnya maksud dan tujuan penyelenggaraan rapat. Karena bila rapatnya dirancang dengan baik, orang yang menggunakan laptop pun
akan tetap mengikuti dengan baik rapat itu meski dia duduk menghadapi laptop.

 
 MENYELENGGARAKAN RAPAT BISNIS I

Sebelum mengikuti rapat bisnis

• Bertemu dan berbincang-bincang lebih dulu dengan peserta lain untuk
mengenal lebih dekat sebanyak mungkin orang yang hadir dalam rapat tersebut

• Tampil rapi, karena bila kita terlihat rapi maka kepercayaan diri kita pun
meningkat.

• Mengenakan pakaian yang sesuai, sehingga kita perlu memperhatikan jenis

pakaian apa yang paling tepat. Untuk Indonesia, dalam rapat formal biasanya
orang mengenakan kemeja batik, pakaian kerja atau berpakaian lengkap. Namun
untuk rapat informal biasanya menggunakan pakaian yang lebih santi. Namun,
kita sebaiknya memang memperhatikan jenis pakaian yang diharapkan dipakai
peserta rapat.

• Bila rapat diselenggarakan di luar kota hendaknya membawa pakaian yang

tidak mudah kusut. Atau kita membawa setrika kecil yang praktis atau dapat
juga meminta hotel tempat kita menginap untuk menyetrikakan pakaian kita

• Mengenakan sepatu yang nyaman.

 MENYELENGGARAKAN RAPAT BISNIS I

Langkah-langkah penyelenggaraan rapat bisnis adalah sebagai

berikut:

• Memastikan apakah rapat memang perlu diselenggarakan. Haruskah permasalahan yang kita
hadapi diselesaikan melalui rapat atau diselesaikan secara individual.
• Menentukan orang-orang yang akan diundang.
• Menetapkan waktu penyelenggaraan
• Menyusun agenda rapat. Bila agenda rapat itu memiliki sejumlah tujuan maka sangat
penting untuk menyusun prioritas bahasan rapat.
• Menyebarkan agenda rapat terlebih dahulu pada orang yang akan diundang rapat sehingga
mereka bisa mempersipkan diri dengan baik
• Mempersiapkan sarana audio-visual (rupa-rungu) seperti bagan, handout, slide,
tranparansi atau tayangan PowerPoint.
• Rapat hendaknya dimulai tepat waktu meski beberapa orang belum hadir.
• Hendaknya rapat dibuku dengan langsung menjelaskan agenda pertemuan atau pokok masalah
dan membahas permasalahan yang lebih mudah dipecahkan barfu kemudian masalah yang lebih
berat.
• Menyediakan waktu yang cukup untuk pemabahasan setiap isu yang dibahas.
• Menunda diskusi sampai akhir rapat bila dalam rapat itu terjadi perdebatan yang memakan
wakti.
• Menyebarluaskan notulasi rapat untuk mengingatkan setiap orang atas kesimpulan dan
rencana aksi yang disepakati melalui rapat.
 MENYELENGGARAKAN RAPAT BISNIS II

Agar rapat yang kita selenggarakan bisa bermanfaat bagi

kehidupan organisasi, ada baiknya kita mengikuti saran yang
disampaikan Mann (2006) seperti berikut ini:
• Menyebarkan agenda rapat.
• Memiliki tema tertentu..
• Menetapkan dan menghargai waktu untuk memulai, beristirahat dan
mengakhiri rapat.
• Tidak ada gangguan barang elektronik..
• Memastikan siapa yang diundang.
• Menjadi wasit dan mengangkat asisten pengatur waktu.
• Tetap mengarah pada sasaran.
• Tindak-lanjut.
• Konsisten.
 MENYELENGGARAKAN RAPAT BISNIS II
10 perintah tentang rapat” tersebut, seperti
berikut ini:
• Hendaklah tahu waktu.
• Hendaknya jangan lupa pada alasan utama penyelenggaraan rapat.
• Hendaknya diingat golden rule dalam rapat: memuji secara terbuka dan
mengritik secara tertutup.
• Hendaknya tidak menyelenggarakan rapat di luar jam kerja.
• Hendaknya tidak menggunakan tekanan kelompok untuk mencapai
kesimpulan.
• Hendaknya tidak menggunakan rapat sebagai sarana untuk menghancurkan
karir orang lain.
• Hendaknya menjaga jarak antara kepentingan pribadi dan perusahaan,
Memang tidak salah bila kita memiliki teman dalam bekerja.
• Hendaknya diingat bahwa model terbaik penyelenggaraan rapat adalah
demokrasi bukan monarkhi.
• Hendaknya selalu mempersiapkan agenda rapat yang jelas dan
mengedarkan agenda itu sebelum rapat dilangsungkan.
• Hendaknya menghentikan jadwal rapat berkala bila tak ada lagi yang
hendak dicapai melalui rapat berkala tersebut.
MENYELENGGARAKAN RAPAT BISNIS