TUTORIAL PERTEMUAN KE 4

KOMUNIKASI BISNIS
EKMA 4159
 MERENCANAKAN KORESPONDENSI BISNIS

Piramida Perencanaan
Komunikasi Bisnis
(sumber The Spin Project
2005:3)
 MERENCANAKAN KORESPONDENSI BISNIS

EMPATI
Menuntut kita untuk bisa merasakan situasi
pribadi orang lain
 terhadap empati ini akan
membantu kita dalam menyusun
pesan yang mengarah pada
MERENCANAKAN KORESPONDENSI
pencapaian tujuan yang kita BISNIS
inginkan. Kita berusaha untuk
menempatkan situasi dalam sudut
pandang orang lain, yakni pembaca
Dengan empati, proses komunikasi yang kita kembangkan berjalan
surat kita, yang merupakan dimensi
dengan cara:
pertama dari empati
a. Mencoba memahami satu situasi dari titik-pandang pembaca, sehingga pembaca
surat menghargai
upaya yang kita lakukan untuk memahami perasaannya

b. Melihat situasi atau permasalahan dari perspektif pembaca surat, yang tak
hanya memungkinkan kita
menyesuaikan diri dengan kebutuhan dan keperdulian pembaca surat tapi
juga memungkinkan kita
mengantisipasi reaksi yang diperkirakan akan muncul pada diri pembaca
terhadap pesan yang kita
sampaikan.
 MERENCANAKAN KORESPONDENSI BISNIS

Organisasi Surat

1. Penulisan surat bisnis yakni empati

2. Pengorganisasian pesan dalam surat. Dalam
konteks ini,
istilah mengorganisasikan surat memiliki
makna sebagai
“pembagian topik ke dalam bagian-bagian dan
menyusun topik
tersebut agar memiliki urutan yang tepat”.
 Teknik penyusunan pesan komunikasi
bisnsis

Surat Klaim Rutin

Surat yang disampaikan kepada pihak lain yang meminta
untuk dilakukan penyelesaian atas masalah tertentu.
Melalui surat klaim ini, penulisnya meminta pihak lain
untuk bisa memenuhi tuntutan dalam upaya penyelesaian
masalah. Misalnya, surat klaim yang berisi permintaan
ganti-rugi atau surat klaim karena merasa barang yang
kita beli ternyata tidak sesuai dengan apa yang
dijanjikan pihak penjualnya.
 Teknik penyusunan pesan komunikasi
bisnis

Surat rutin tentang kredit

Surat pengajuan untuk kredit sebaiknya mengikuti kerangka

surat permintaan informasi kredit yang efektif, seperti
berikut :

a.Penjelasan tentang permintaan dan nama kita pada bagian

awal, bahkan bila memungkinkan disampaikan pada kalimat
pembuka atau pada baris perihal.

b.Meyakinkan penerima surat bahwa informasi yang diberikannya

akan dijaga secara konfidensial.

c. Menguraikan informasi yang diminta.

d. .
Menutup surat dengan ucapan terimakasih
 Teknik penyusunan pesan komunikasi
bisnis

Contoh Surat
Pesanan
 Teknik penyusunan pesan
komunikasi bisnis

Contoh Surat
Khusus
 Teknik penyusunan pesan komunikasi
bisnis
Yang Perlu diperhatikan membuat surat
siaran pers :
1.Surat menggunakan surat kop perusahaan
2.Menyatakan permohonan tanggal pemuatan berita yang
diinginkan
3.Mencantumkan nama penanggung jawab resmi siaran pers
tersebut
4.Memberikan informasi yang selengkap-lengkapnya (ingat
prinsip 5W + 1H, yaitu informasi yang menjawab pertanyaaan
apa, siapa, di mana, kapan, mengapa dan bagaimana)
5.Menulis secara deduktif dengan memperhatikan kepadatan
dan kejelasan informasi
Korespondensi