KORESPONDENSI

(C2) KELAS X

Guru Mapel:
SURANTINI.SE

DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN PROPINSI LAMPUNG

SMKN BLAMBANGAN UMPU KABUPATEN WAY KANAN
TAHUN PELAJARAN 2021/2022
KORESPONDENSI
SMK/MAK Kelas X
Penulis : Dra. Dwi Sudarwati, M.Si
Editor : Tim Quantum Book
Perancang sampul : Tim Quantum Book
Perancang letak isi : Tim Quantum Book
Penata letak : Tim Quantum Book
Ilustrator : Tim Quantum Book
Tahun terbit : 2019
ISBN : 978-623-7216-35-3

Tata letak buku ini menggunakan program Adobe InDesign CS3, Adobe IIustrator CS3, dan Adobe
Photoshop CS3.
Font isi menggunakan Myriad Pro (10 pt)
B5 (17,6 × 25) cm
vi + 147 halaman

© Hak cipta dilindungi oleh undang-undang.

Dilarang menyebarluaskan dalam bentuk apapun
tanpa izin tertulis

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2002 Tentang

Hak Cipta Pasal 72 Ketentuan Pidana Sanksi Pelanggaran.
1. Barang siapa dengan sengaja dan tanpa hak melakukan
perbuatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1) atau
Pasal 49 ayat (1) dan ayat (2) dipidana dengan pidana masing-
masing paling singkat 1 (satu) bulan dan/atau denda paling
sedikit Rp1.000.000,00 (satu juta rupiah), atau pidana penjara
paling lama 7 (tujuh) tahun dan/atau denda paling banyak
Rp5.000.000.000,00 (lima miliar rupiah).
2. Barang siapa dengan sengaja menyiarkan; memamerkan,
mengedarkan, atau menjual kepada umum suatu ciptaan
atau barang hasil pelanggaran Hak Cipta atau Hak Terkait
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dipidana dengan pidana
penjara paling lama 5 (lima) tahun dan/atau denda paling
banyak Rp500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah).

ii Korespondensi Kelas X untuk SMA/MAK

 Kata Pengantar

Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, atas berkat dan rahmat- Nya
penulis dapat menyelesaikan buku Korespondensi kelas X kurikulum 13 ini sehingga dapat
terbit pada waktunya.
Buku ini merupakan buku pegangan bagi peserta didik dan guru dalam kegiatan
belajar mengajar di sekolah. Materi yang terdapat pada buku ini disusun berdasarkan KI –
KD ( Kompetensi Inti – Kompetensi Dasar ) dalam kurikulum 13. Sebagai buku pegangan ,
buku ini tidak menutup kemungkinan untuk memanfaatkan buku – buku penunjang yang
lainnya.
Melalui buku ini, penulis berusaha menyajikan materi melalui berbagai model evaluasi dan
penugasan dalam bentuk praktek langsung dengan teknik bervariasi untuk mempermudah
peserta didik dalam mencapai target-target belajar atau kompetensi yang diharapkan.
Pemanfaatan buku ini dapat dikombinasikan dengan kegiatan mendengarkan materi yang
disampaikan pengajar / instruktur dan kegiatan membaca buku-buku sumber lainnya secara
mandiri. Berbagai kegiatan tersebut diharapkan dapat mendukung kegiatan belajar peserta
didik secara menyeluruh.
Akhir kata penulis ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu
hingga terselesaikannya buku ini, dan tak lupa terima kasih juga kepada penerbit Quantum
beserta semua stafnya yang telah bekerja keras untuk menerbitkan buku ini. Semoga buku
ini dapat memberikan pencerahan dalam pembelajaran materi Korespondensi khususnya,
dan pada jurusan Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran pada umumnya.

Penulis

Kata Pengantar iii

 Daftar Isi
BAB 1 Komunikasi Kantor........................................................................................... 1
A. Definisi dan Fungsi Komunikasi Kantor.............................................................................. 3
B. Bentuk dan Jenis Komunikasi Kantor.................................................................................. 4
C. Sarana dan Efektivitas Komunikasi Kantor........................................................................ 9
Uji Kompetensi..................................................................................................................................... 10
BAB 2 Komunikasi Telepon dalam Bahasa Indonesia............................................... 13
A. Pengertian Telepon dan Macam-Macam Pesawat Telepon......................................... 15
B. Macam-Macam Hubungan Telepon dan Etika Penanganan Telepon..................... 17
C. Hambatan Dalam Hubungan Telepon dan Langkah Langkah Pelayanan
Telepon Bahasa Indonesia....................................................................................................... 18
Uji Kompetensi .................................................................................................................................... 20
BAB 3 Komunikasi Telepon dalam Bahasa Inggris atatu Bahasa Asing Lainnya.... 25
A. EtikaPenangananTelepon Bahasa Inggrisdan Bahasa Asing Lainnya…................. 27
B. Langkah-Langkah Pelayanan Telepon Bahasa Inggris dan Bahasa Asing
Lainnya........................................................................................................................................... 30
Uji Kompetensi .................................................................................................................................... 31
BAB 4 Surat Menyurat Bahasa Indonesia................................................................... 35
A. Dasar Dasar Menyurat Bahasa Indonesia dan Jenis-Jenis Surat Bahasa
Indonesia........................................................................................................................................ 37
B. Perlengkapan Surat dan Bagian-Bagian Surat................................................................. 39
C. Bentuk-Bentuk Surat dan Tata Bahasa Surat Bahasa Indonesia................................. 44
D. Jenis Surat Bahasa Indonesia Sesuai Standar, KonsepSurat, Naskah ...................... 51
Uji Kompetensi..................................................................................................................................... 59
BAB 5 Surat-menyurat Bahasa Inggris atau Bahasa Asing Lainnya........................ 63
A. Istilah-Istilah Surat Menyurat Bahasa Inggris.................................................................... 65
B. Bagian-Bagian Surat Bahasa Inggris.................................................................................... 67
C. Jenis-Jenis Surat Bahasa Inggris............................................................................................ 69
D. Prinsip-PrinsipSuratMenyuratBahasaInggris.................................................................... 70
E. KonsepSuratMenyuratBahasaInggris.................................................................................. 71
Uji Kompetensi..................................................................................................................................... 74
BAB 6 Surat Pribadi..................................................................................................... 77
A. SuratPribadi.................................................................................................................................. 79
B. Konsep Surat Pribadi................................................................................................................. 81
Uji Kompetensi..................................................................................................................................... 85
BAB 7 Surat Dinas........................................................................................................ 89
A. SuratDinas..................................................................................................................................... 91
B. Haskah Surat Dinas.................................................................................................................... 96
Uji Kompetensi..................................................................................................................................... 98
BAB 8 Surat Niaga........................................................................................................ 103
A. Pengertian Surat Niaga............................................................................................................. 105

iv Korespondensi Kelas X untuk SMA/MAK

 B. Permasalahan dalam Pembuatan Surat Niaga................................................................. 108
Uji Kompetensi..................................................................................................................................... 110
BAB 9 Surat Elektronik (E-mail)................................................................................... 113
A. E-mail............................................................................................................................................... 115
B. Cara Menggunakan E-mailUji Kompetensi........................................................................ 123
Uji Kompetensi..................................................................................................................................... 127
BAB 10 Kegiatan Korespondensi.................................................................................. 131
A. Korespondensi............................................................................................................................. 133
B. Mengevaluasi dan Membuat Korespondensi................................................................... 134
Uji Kompetensi..................................................................................................................................... 173
Daftar Pustaka............................................................................................................... 146
Profil Penilis................................................................................................................... 157

Daftar Isi v
vi Korespondensi Kelas X untuk SMA/MAK
 B AB

1 Komunikasi
Kantor

Kompetensi Dasar
3.1 Memahami komunikasi kantor.
4.1 Melakukan klasifikasi komunikasi.

Komunikasi Kantor 1
 Tujuan Pembelajaran
Di akhir pembelajaran diharapkan siswa dapat:
1. menjelaskan definisi komunikasi kantor,
2. mengemukakan fungsi komunikasi kantor,
3. mengidentifikasi bentuk komunikasi kantor,
4. menguraikan jenis komunikasi kantor,
5. merinci sarana komunikasi kantor,
6. mengemukakan efektivitas komunikasi kantor,
7. memilih bentuk dan sarana komunikasi kantor,
8. merancang bentuk dan sarana komunikasi kantor, serta
9. melakukan praktik dan komunikasi kantor.

Peta Konsep

Definisi dan Fungsi

Komunikasi
Kantor

Bentuk dan Jenis

Komuniksai
Komunikasi
Kantor
Kantor

Sarana dan Efektivitas

Komunikasi
Kantor

2 Korespondensi Kelas X untuk SMK/MAK

 Materi Pembelajaran

A. Definisi dan Fungsi Komunikasi Kantor

1. Definisi Komunikasi Kantor

Berkaitan dengan pengertian komunikasi kantor, The Liang Gie mengemukakan
bahwa pada dasarnya komunikasi kantor mengandung arti yang sama dengan komunikasi
administrasi. Charles E. Redfield (dalam The Liang Gie, 1992:60) mengemukakan
pengertian komunikasi kantor sebagai berikut: Administrative communication can best
be regarded as a form of social or human communication informasi which there are these
five elements: A communicator (a speaker, sender, issuer) who transmits (says, sends, issues)
messages (orders, reports, suggestions) to communicate (addressee, respondent, audience)
to influence the behavior of the communicate, as seen in his response (reply, reaction).
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa komunikasi kantor adalah proses
penyampaian informasi, instruksi atau perintah mengenai pekerjaan atau tugas.
Penyampaian itu bisa dari seorang atau karyawan lain dari satu unit kepada unit lain
dalam sebuah kantor baik secara langsung tanpa menggunakan media atau secara
tidak langsung dengan menggunakan media untuk mencapai tujuan organisasi secara
efektif.
2. Fungsi Komunikasi Kantor
Menurut Scott dan Mitchell (1976), komunikasi mempunyai empat fungsi penting
yaitu sebagai berikut.
a. Fungsi Kontrol
1) Bahwa setiap organisasi mempunyai hierarki dengan wewenang yang
menyertainya.
2) Komunikasi formal dapat dilakukan untuk mengontrol karyawan dengan
menanyakan ulang deskripsi pekerjaannya.
3) Kepada siapa melaporkan hasil pekerjaannya, dan hal-hal lain yang
membutuhkan komunikasi dengan atasan mereka.
4) Komunikasi informal juga dapat mengontrol mengontrol perilaku karyawan,
misalnya jika salah satu karyawan bekerja terlalu lambat, teman yang lain
akan mengomunikasikan ketidakpuasan mereka dengan menjauhi ataupun
mengejek bahwa yang bersangkutan sangat lambat.
b. Fungsi Motivasi
1) Fungsi ini biasanya dilakukan melalui pemberian feedback kepada bawahan
mengenai apa yang telah mereka lakukan.
2) Sebaik apa mereka mengerjakannya.
3) Apa yang sebaiknya dilakukan untuk meningkatkan kinerjanya di masa
depan.
c. Fungsi Emosi
1) Pada dasarnya salah satu tujuan bekerja adalah melakukan interaksi sosial.
2) Interaksi sosial melalui komunikasi (formal maupun informal).

Komunikasi Kantor 3
 3) Masing-masing anggota organisasi dapat mengekspresikan emosi negatif,
misalnya frustrasi atau tidak puas dengan pekerjaan yang dikerjakannya
selama ini kepada teman sekerja.
d. Fungsi Informasi
1) Fungsi ini berhubungan dengan memperlancar pengambilan keputusan yang
dapat dilakukan oleh pihak (pemimpin) manajemen.
2) Dengan mentransfer data dan alternatif pilihan yang ada, individu atau
organisasi akan dengan mudah mengambil keputusan.

B. Bentuk dan Jenis Komunikasi Kantor

1. Bentuk Komunikasi Kantor

Komunkasi kantor terdapat tiga dimensi yaitu sebagai berikut:
a. Komunikasi Vertikal
Komunikasi vertikal adalah komuniksi dari atas ke bawah (down ward
communication) dan dari bawah ke atas (upward communication), adalah komunikasi
dari pimpinan kepada bawahan dan dari bawahan kepada pimpinan secara timbal
balik (two way traffic communication). Komunikasi ke atas maksudnya komunikasi
bawahan ke atasan, komunikasi ini terjadi dari hierarki wewenang rendah ke hierarki
wewenang lebih tinggi. Sebaliknya, komunikasi ke bawahan adalah dari wewenang
tinggi ke hierarki wewenang lebih rendah. Komunikasi ke bawah menunjukkan
arus pesan yang mengalir dari atasan atau para pimpinan kepada bawahannya.
Kebanyakan komunikasi ke bawah digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan
yang berkenaan dengan tugas-tugas dan pemeliharaan pesan tersebut biasanya
berhubungan dengan pengarahan tujuan, disiplin perintah, pertanyaan, dan
kebijaksanaan umum.
Tujuan dari komunikasi ini adalah pemberian balikan, memberikan saran dan
mengajukan pertanyaan. Komunikasi ke atas mempunyai beberapa fungsi adalah
sebagai berikut:
1) Dengan adanya komunikasi ke atas supervisor dapat mengetahui kapan
bawahannya siap untuk diberi informasi dari mereka dan bagaimana baiknya
mereka menerima apa yang disampaikan karyawan.
2) Arus komunikasi ke atas memberikan informasi yang berharga bagi pembuatan
keputusan.
3) Komunikasi ke atas memperkuat operasi dan loyalitas karyawan terhadap
organisasi dengan jalan memberikan kesempatan untuk menanyakan pertanyaan,
mengajukan ide-ide, saran-saran tentang jalannya organisasi.
4) Komunikasi ke atas memperbolehkan, bahkan mendorong desas-desus muncul
dan membiarkan supervisor mengetahuinya.
5) Komunikasi ke atas menjadikan supervisor dapat menentukan apakah bawahan
menangkap arti seperti yang dia maksudkan dari arus informasi yang ke bawah.
Dari pernyataan di atas dapat disimak bahwa dalam komunikasi vertikal
yang menjadi komunikator bisa pimpinan atau bawahan, juga yang menjadi
komunikan bisa pimpinan atau bawahan tergantung dari kepentingannya masing-

4 Korespondensi Kelas X untuk SMK/MAK

 masing. Komunikasi dari atas ke bawah yaitu pimpinan sebagai komunikator dan
bawahan sebagai komunikan dengan maksud untuk memberikan pengertian
atau wewenang kepada bawahan untuk melakukan suatu pekerjaan yang harus
dilaksanakan dalam kedudukannya sebagai anggota organisasi. Komunikasi
tersebut biasanya dilakukan dalam bentuk:
1) Pemberian perintah, instruksi dan petunjuk
2) Infomiasi atau pengarahan
3) Ceramah
4) Teguran
5) Penjelasan
Sebaliknya komunikasi vertikal dari bawahan ke atasan, bawahan bertindak
sebagai komunikator. Adapun, pimpinan bertindak sebagai komunikan, dengan
maksud untuk memberikan bahan-bahan atau keterangan yang diperlukan oleh
pimpinan, juga sebagai saluran bagi penyampaian pikiran-pikiran atau perasaan-
perasaan para karyawan, maka realisasi dari bentuk komunikasi Ini antara lain:
1) Laporan
2) Usulan-usulan
3) Saran-saran
4) Keluhan-keluhan
5) Gagasan dan pendapat
b. Komunikasi Horizontal
Komunikasi horizontal adalah komunikasi secara mendatar. Biasanya komunikasi
ini dilakukan oleh antar anggota staf, sesama karyawan, dan sebagainya. Komunikasi
horizontal pada umumnya bersifat pemberian informasi antara pimpinan satuan unit
yang berhubungan dengan pelaksanaan kebijaksanaan pimpinan sehingga tidak
mengandung unsur perintah. Dengan demikian komunikasi horizontal perlu bagi
pelaksanaan koordinasi.
Komunikasi horizontal atau ke samping mempunyai peranan penting untuk
mengoordinasikan kegiatan, dapat membantu interaksi dalam pelaksanaan tugas
pekerjaan. Dengan demikian, suasana menjadi lebih akrab dan tidak formal.
Komunikasi horizontal dapat dilakukan dengan berbagai cara sebagai berikut:
1) Secara langsung dilakukan, dengan cara: rapat pimpinan dinas, rapat kartu,
dan musyawarah kerja.
2) Secara tidak langsung, dengan cara : lisan misalnya melalui telepon. Tertulis,
misalnya menggunakan memo, nota, dan surat kabar.
Bentuk realisasi dari komunikasi ini berupa antara lain sebagai berikut:
1) Penyampaian informasi.
2) Surat tembusan.
3) Rapat koordinasi.
c. Komunikasi Diagonal
Komunikasi diagonal adalah komunikasi yang berlangsung antara karyawan
pada tingkat kedudukan yang berbeda pada tugas atau fungsi yang berbeda dan
tidak mempunyai wewenang langsung terhadap pihak lain. Pada instansi-instansi
pemerintah seperti departemen, perusahaan-perusahaan besar yang disebabkan

Komunikasi Kantor 5
 luasnya ruang lingkup komunikasi, maka komunikasi ini sering digunakan.
Komunikasi ini terdiri dari dua jalur secara timbal balik, yaitu komunikasi dari
organisasi kepada khalayak, dan dari khalayak kepada organisasi:
1) Komunikasi dari organisasi kepada khalayak
Komunikasi dari organisasi kepada khalayak pada umumnya bersifat informatif,
yang dilakukan sedemikian rupa sehingga khalayak merasa ada keterlibatan
setidak-tidaknya ada hubungan batin. Komunikasi dari organisasi kepada
khalayak dapat melalui seperti : majalah organisasi, press release, artikel surat
kabar dan majalah, pidato radio, film dokumenter, brosur, leaflet, poster, dan
konferensi pers. Dengan demikian, jelaslah bahwa media massa memiliki
peranan penting dalam menyebarkan informasi, melalui media massa,
informasi dapat diterima secara serempak.
2) Komunikasi dari khalayak kepada organisasi
Komunikasi dari khalayak kepada organisasi merupakan umpan balik
sebagai efek dari kegiatan komunikasi yang dilakukan oleh organisasi. Jika
informasi yang disebarkan kepada khalayak menimbulkan efek yang sifatnya
kontroversial (menyebabkan adanya pro dan kontra di kalangan khalayak),
maka ini disebut opini publik (public opinion). Opini publik ini sering sekali
merugikan organisasi. Oleh sebab itu, harus diusahakan agar segera dapat
diatasi dalam arti kata tidak menimbulkan permasalahan permasalahan negatif,
baik bagi organisasi maupun khalayak.
2. Jenis Komunikasi Kantor
a. Komunikasi Menurut Ruang Lingkup
1) Komunikasi internal
Komunikasi yang terjadi di dalam dan di antara anggota organisasi yang
bersangkutan. Komunikasi internal ini terdiri atas beberapa bentuk yaitu
sebagai berikut:
a) Komunikasi vertikal
Komunikasi yang tejadi antara atasan dengan bawahan dan komunikasi
tersebut mengandung perintah dari atasan kepada bawahannya.
Komunikasi ini disebut juga komunikasi fungsi. Misalnya perintah, teguran,
pujian, petunjuk, dan sebagainya.
b) Komunikasi horizontal
Komunikasi dengan tingkat jenjang kurang lebih sederajat yang tidak
mengandung perintah, tetapi bersifat pengiriman informasi dalam
rangka pelaksanaan pekerjaan kantor. Komunikasi ini disebut dengan
komunikasi tata usaha.
2) Komunikasi eksternal
Komunikasi yang dilakukan oleh para pegawai kantor dengan pihak lain di luar
kantornya. Komunikasi eksternal dimaksudkan untuk mendapat pengertian,
kepercayaan, bantuan, dan kerja sama dengan masyarakat. Komunikasi dengan
pihak luar dapat berbentuk sebagai berikut:

6 Korespondensi Kelas X untuk SMK/MAK

 a) Eksposisi, pameran, promosi, publikasi, dan sebagainya.
b) Konperensi pers (press release).
c) Siaran televisi, radio, dan sebagainya
d) Bakti sosial, pengabdian pada masyarakat, dan sebagainya
b. Komunikasi Menurut Cara Penyampaian Informasi
1) Komunikasi lisan
Komunikasi yang terjadi secara langsung dan tidak dibatasi oleh jarak, di mana
dua belah pihak dapat bertatap muka, misalnya dialog dua orang, wawancara,
rapat, dan sebagainya. Komunikasi yang terjadi secara tidak langsung karena
dibatasi oleh jarak, misalnya komunikasi lewat telepon.
2) Komunikasi tertulis
Komunikasi tertulis adalah komunikasi yang dilaksanakan dalam bentuk surat
dan dipergunakan untuk menyampaikan berita yang sifatnya singkat, jelas,
tetapi dipandang perlu untuk ditulis dengan maksud-maksud tertentu. Dalam
berkomunikasi secara tertulis, sebaiknya dipertimbangkan maksud dan tujuan
komunikasi itu dilaksanakan.
c. Komunikasi Menurut Kelangsungannya
Di dalam proses komunikasi dapat kita ketahui terjadinya interaksi dua belah
pihak tersebut sebagai berikut :
1) Komunikasi langsung
Proses komunikasinya dilaksanakan secara langsung tanpa bantuan perantara
orang ketiga ataupun media komunikasi yang ada dan tidak dibatasi oleh
jarak.
2) Komunikasi tidak langsung
Proses komunikasinya dilaksanakan dengan bantuan pihak ketiga atau bantuan
alat-alat atau media komunikasi.
d. Komunikasi Menurut Perilaku
Komunikasi merupakan hasil belajar manusia yang terjadi secara otomatis,
sehingga dipengaruhi oleh perilaku maupun posisi seseorang. Menurut perilaku,
komunikasi dapat dibedakan menjadi:
1) Komunikasi formal
Komunikasi yang terjadi di antara anggota organisasi/perusahaan yang
tata caranya telah diatur dalam struktur organisasinya, misalnya rapat kerja
perusahaan, konferensi, seminar, dan sebagainya.
2) Komunikasi informal
Komunikasi yang terjadi di dalam suatu organisasi atau perusahaan yang
tidak ditentukan dalam struktur organisasi dan tidak mendapat pengakuan
resmi yang mungkin tidak berpengaruh terhadap kepentingan organisasi
atau perusahaan, misalnya kabar burung, desas-desus, dan sebagainya.
3) Komunikasi nonformal
Komunikasi yang terjadi antara komunikasi yang bersifat formal dan informal,
yaitu komunikasi yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan
organisasi atau perusahaan dengan kegiatan yang bersifat pribadi anggota
organisasi atau perusahaan tersebut, misalnya rapat tentang ulang tahun
perusahaan, dan sebagainya.
Komunikasi Kantor 7
 e. Komunikasi Menurut Aliran Informasi
Informasi merupakan muatan yang menjadi bagian pokok dalam komunikasi.
Oleh karena itu, arah informasi tersebut akan menentukan macam komunikasi yang
sedang terjadi. Komunikasi menurut aliran informasi dapat dibedakan sebagai
berikut:
1) Komunikasi satu arah (simplex)
Komunikasi yang berlangsung dari satu pihak saja (one way communication).
Pada umumnya komunikasi ini terjadi dalam keadaan mendesak atau darurat
atau yang terjadi karena sistem yang mengaturnya harus demikian, misalnya
untuk menjaga kerahasiaan atau untuk menjaga kewibawaan pimpinan.
2) Komunikasi dua arah (duplex)
Komunikasi yang bersifat timbal balik (two ways communication). Dalam
hal ini komunikasi diberi kesempatan untuk memberikan respons atau
feedback kepada komunikatornya. Dengan demikian, komunikasi ini dapat
memberikan kepuasan kedua belah pihak dan dapat menghindarkan terjadinya
kesalahpahaman.
f. Komunikasi Menurut Jaringan Kerja
Di dalam sebuah organisasi atau perusahaan komunikasi akan terlaksana
menurut sistem yang ditetapkannya dalam jaringan kerja. Komunikasi menurut
jaringan kerja ini dapat dibedakan menjadi:
1) Komunikasi jaringan kerja rantai
Komunikasi terjadi menurut saluran hierarki organisasi dengan jaringan komando
sehingga mengikuti pola komunikasi formal.
2) Komunikasi jaringan kerja lingkaran
Komunikasi terjadi melalui saluran komunikasi yang berbentuk seperti lingkaran.
Saluran komunikasi lebih singkat dan merupakan kebalikan dari jaringan kerja
rantai.
g. Komunikasi Menurut Peranan Individu
Komunikasi yang dilakukan oleh seseorang kepada pihak-pihak lain baik secara
kelompok maupun secara individual. Dalam komunikasi ini peranan individu sangat
memengaruhi keberhasilan proses komunikasinya. Ada beberapa macam antara
lain sebagai berikut:
1) Komunikasi antar individu dengan individu yang lain
Komunikasi ini terlaksana baik secara nonformal maupun informal, yang jelas
individu yang bertindak sebagai komunikator harus mampu memengaruhi
perilaku individu yang lain.
2) Komunikasi antara individu dengan lingkungan yang lebih luas
Komunikasi ini terjadi karena individu yang dimaksud memiliki kemampuan
yang tinggi untuk mengadakan hubungan dengan lingkungan yang lebih
luas.
3) Komunikasi antara individu dengan dua kelompok atau lebih
Dalam komunikasi ini individu berperanan sebagai perantara antara dua
kelompok atau lebih, sehingga dituntut kemampuan yang prima untuk menjadi
penyelaras yang harmonis.

8 Korespondensi Kelas X untuk SMK/MAK

 C. Sarana dan Efektivitas Komunikasi Kantor

1. Sarana Komunikasi Kantor

Di dalam memilih sarana komunikasi yang digunakan, terdapat tujuh faktor utama
yang harus dipertimbangkan yaitu sebagai berikut:
a. Kecepatan, seberapa penting (urgent) komunikasi bersangkutan?
b. Keakuratan, apakah informasi akan diterima secara akurat?
c. Keamanan, apakah ada risiko kehilangan komunikasi dalam perjalanan?
d. Kerahasiaan, apakah menjadi masalah bila orang yang tidak berhak mengetahui
informasi yang dikomunikasikan?
e. Rekaman, apakah perlu bahwa komunikasi bersangkutan harus dalam bentuk
tertulis untuk tujuan perekaman?
2. Efektivitas Komunikasi Kantor
Berbagai penyebab timbulnya masalah-masalah komunikasi menunjukkan bahwa
untuk mencapai komunikasi efektif tidaklah mudah. Handoko (1992) mengatakan bahwa
berbagai hambatan komunikasi baik yang organisasional maupun antarpribadi tidak
dapat dibiarkan terjadi begitu saja dan manajer harus memainkan peranan penting dalam
proses komunikasi. Oleh karena itu, manajer harus memiliki kesadaran akan kebutuhan
komunikasi yang efektif kemudian membuat langkah-langkah untuk meningkatkan
efektivitas komunikasi.
Beberapa faktor yang berkaitan dengan efektivitas komunikasi dalam sebuah
perusahaan (Robbin, 2001):
a. Direktur harus menyadari pentingnya komunikasi.
b. Para manajer memandankan tindakan dan ucapan.
c. Komitmen pada komunikasi dua arah.
d. Penekanan pada komunikasi tatap muka.
e. Tanggung jawab bersama untuk komunikasi karyawan.
f. Menangani berita buruk.
g. Pesan yang dibentuk audiens yang dimaksudkan.
h. Perlakukan komunikasi sebagai suatu proses yang berkelanjutan.

Komunikasi Kantor 9
 Uji Kompetensi
A. Pilihlah jawaban yang tepat!

1. Komunikasi merupakan proses penyampaian ide dan berita ke suatu tujuan, serta
menimbulkan reaksi umpan balik. Contoh komunikasi hubungan antara sesama
karyawan atau hubungan antara sesama pimpinan sederajat adalah termasuk proses
komunikasi ....
a. vertikal
b. horizontal
c. satu arah
d. dua arah
2. Kata komunikasi berasal dari bahasa Latin communication yang mempunyai pengertian
....
a. unsur
b. proses
c. pengoperan
d. berpartisipasi
e. menyampaikan
3. Berikut yang tidak termasuk bentuk proses komunikasi kantor adalah ….
a. komunikasi kotak
b. komunikasi vertikal
c. komunikasi horizontal
d. komunikasi diagonal
e. semua jawaban salah
4. Komunikasi yang berlangsung antara karyawan pada tingkat kedudukan yang berbeda
pada tugas atau fungsi yang berbeda dan tidak mempunyai wewenang langsung
terhadap pihak lain adalah komunikasi ....
( Soal Hots )
a. horizontal
b. tidak langsung
c. diagonal
d. sambungan
e. vertikal
5. Dua faktor dalam memilih sarana komunikasi adalah ....
a. kecepatan dan kondisi
b. pesan dan komunikator
c. keamanan dan kesan
d. biaya dan alat komunikasi
e. bahasa yang digunakan
6. Informasi merupakan muatan yang menjadi bagian pokok dalam komunikasi, oleh
karena itu arah informasi tersebut akan menentukan macam komunikasi yang sedang
terjadi. Berikut yang merupakan komunikasi menurut aliran informasi ... ( Soal Hots)

10 Korespondensi Kelas X untuk SMK/MAK

 a. langsung dan tidak langsung
b. komunikasi antarindividu dan komunikasi antara individu dengan lingkungan
c. formal dan informal
d. simplex dan duplex
e. internal dan eksternal
7. “Harus berusaha meningkatkan pemahaman tentang apa yang ingin dikomunikasikan
orang lain” merupakan salah satu langkah dalam .... ( Soal Hots )
a. meningkatkan efektivitas komunikasi
b. mengatasi hambatan komunikasi
c. meningkatkan kenyamanan dalam berkomunikasi
d. menghindari kesalahpahaman
e. semua jawaban salah
8. Komunikasi yang dilakukan oleh para pegawai kantor dengan pihak lain di luar kantornya
dengan maksud untuk mendapat pengertian, kepercayaan, bantuan, dan kerja sama
dengan masyarakat merupakan pengertian dari .... ( Soal Hots )
a. confers pers
b. wawancana
c. komunikasi internal
d. komunikasi vertikal
e. komunikasi antara organisasi dengan kalangan tertentu
f. komuniasi eksternal
9. Komunikasi menurut peranan individu salah satunya adalah ....
a. komunikasi antarindividu
b. komunikasi individu dan lingkungan
c. komunikasi individu dan kelompok
d. a dan c salah
e. a, b, dan c benar
10. Komunikasi vertikal dari bawah ke atas merupakan untuk memberikan bahan-bahan
yang dibutuhkan atasan (pimpinan). Bahan-bahan tersebut berupa .... ( Soal Hots )
a. naskah pribadi
b. saran dan kritik
c. laporan
d. ceramah
e. b dan c benar

Komunikasi Kantor 11