Panduan Referensi Isi In-Basket

Untuk memberikan pedoman bagi asesor dalam pemberian rating in basket, dalam
bagian berikut akan diuraikan Panduan Referensi In Basket, yang menjelaskan :

 Isi tiap memo/dokumen

 Tindakan efektif untuk merespon isi memo/dokumen
 Memo/dokumen lain yang berkaitan
 Kompetensi yang di di-ases
 Prioritas untuk Merespon Memo/Dokumen
 Kasus In Basket

Anda adalah Budi Kusuma, seorang karyawan yang telah menduduki posisi
sebagai Supervisor selama 6 bulan di sebuah organisasi swasta yang bergerak di
bidang penyediaan jasa audit, bernama Darendra & Rekan.

Hari ini, Senin tanggal 14 Januari adalah hari pertama Anda kembali masuk kerja
setelah selama 2 minggu mengambil cuti untuk liburan bersama keluarga. Dimeja
Anda yang terusun rapi tampak telah menumpuk sejumlah memo/dokumen kerja
(struktur organisasi, Notulen Rapat, dll) yang menunggu untuk segera direspon.

Terdapat tiga tugas yang Anda harus lakukan :

1. Memberikan prioritas terhadap semua memo/dokumen kerja yang masuk,
kedalam tiga kategori :
a. High Priority
b. Moderate Priority
c. Low Priority
2. Menuliskan secara spesifik Rencana Tindakan yang akan lakukan untuk
merespon setiap memo/dokumen kerja.
3. Menulis rencana kerja Program Pengembangan Staff . Detil mengenai tugas
ini disajikan pada memo terakhir, atau memo no. 12.

Waktu keseluruhan yang Anda perlukan untuk melakukan semua tugas tersebut
adalah 120 menit.
 Struktur Organisasi Darendra & Rekan

Direktur
Dedy Tedjabudjana

Manajer Audit Manajer Audit Manajer Audit

Bidang BUMN Bidang PMDN Bidang PMA

Supervisor 1 Supervisor 2 Supervisor 3 Supervisor 4

Budi Kusuma Slamet Latifa Dinawati

Ketua Tim Ketua Tim Ketua Tim

Oldy Woworuntu Renny Wijaya Roni Sianturi
Anggota: Anggota: Anggota:
Gion Dermawan Probo Wicaksono Rendi Hastono
Kresna Bayu Utama Lukito Fery Maramis
Ponco Hudoyo Indah Suryani Rina Kendari
Irma Hutabarat Sukirnanto Arinta Dewi Lestari
Januari

Minggu Senin Selasa Rabu Kamis Jumat Sabtu

30 31 1 2 3 4 5

6 7 8 9 10 11 12
Rapat
Bidang
Bulanan
13 14 15 16 17 18 19

20 21 22 23 24 25 26

27 28 29 30 31
Batas Akhir
Laporan
Bulanan

Effective Actions

1. Mengecek kalender kerja dan mempelajari kegiatan-kegiatan apa yang harus dilakukan.

2. Dari kalender kerja terlihat bahwa pada tanggal 7 Januari 2001 dilaksanakan Rapat Bidang
Bulanan. Saat itu, Budi Kusuma sedang cuti sehingga ia tidak mengikuti rapat tersebut. Karena
itu, ia mesti mengecek Notulen Hasil Rapat (lihat NOTULEN Rapat Bulanan Bidang
BUMD/BUMN)

Memo/Dokumen yang Berkaitan

 Notulen Rapat Bulanan Bidang BUMN

Kompetensi yang Di-Ases

 Planning & Organizing
 Initiative

Prioritas
 High. Pengecekan kalender kerja merupakan hal yang mutlak dilakukan untuk mengetahui
agenda kerja yang bersangkutan.
 NOTULEN Rapat Bulanan Bidang BUMN/BUMD :

 Supervisor 1 sebagai Karyawan Penegak Disiplin bulan ini

 Pegawai yang absen tanpa alasan lebih dari 3 hari agar diberi peringatan
tertulis
 Laporan Bulanan Bidang jangan sampai terlambat lagi
 Supervisor 1 mendapat giliran untuk mempersiapkan Laporan Bulanan
Bidang BUMN

Effective Actions

1. Dari kalender kerja terlihat bahwa pada tanggal 7 Januari 2001 dilaksanakan Rapat Bidang
Bulanan. Saat itu, Budi Kusuma sedang cuti sehingga ia tidak mengikuti rapat tersebut. Karena
itu, ia mesti mengecek Notulen Hasil Rapat.

2. Dari notulen terlihat beberapa item yang mesti direspons:

a. Supervsior 1 (Budi Kusuma) ditetapkan sebagai Karyawan Penegak Disiplin Bulan ini.
b. Pegawai yang absen lebih dari tiga hari tanpa alasan agar diberi peringatan tertulis. Dalam
hal ini, Budi sebagai Karyawan Penegak Disiplin bertanggungjawab untuk membuat dan
mengirimkan surat peringatan ini. Karena itu, Budi mesti menyiapkan pembuatan surat
peringatan ini untuk ditujukan pada yang berhak (dengan mengacu pada Laporan Absensi
Karyawan)
c. Notulen juga menyebutkan bahwa Supervsior 1 juga mendapat giliran untuk menyiapkan
Laporan Bulanan Bidang. Karena itu, Supervisor 1 (Budi) harus melakukan koordinasi
dengan Supervisor lainnya serta meminta bantuan staff untuk menyiapkan pembuatan
Laporan Bulanan Bidang yang dead-linenya adalah pada tanggal 31 Januari.

Memo/Dokumen yang Berkaitan

 Kalender Kerja
 Notulen Rapat Bulanan Bidang BUMN
 Laporan Absensi Pegawai

Kompetensi yang Di-Ases

 Planning & Organizing
 Initiative

Prioritas
 High. Sejumlah kegiatan yang mesti dilaksanakan merupakan penugasan yang bersifat penting.
Dengan demikian prioritasnya bersifat tinggi dan peprlu direncanakan proses penyelesaiannya.
 Laporan Absensi
PT. Darendra & Rekan
Dipersiapkan oleh departemen personalia

Karyawan yang datang terlambat :

- Wahyu Hidayat 1 hari

- Sulistyo 2 hari
- Lukito 3 hari
- Probo Wicaksono 5 hari

Karyawan yang tidak hadir :

- James Luluhima 3 hari (sakit)
- Rendi Hastono 4 hari (tanpa keterangan)
- Hadiwibowo 1 hari (sakit)
 Posisi Pekerjaan di Supervisor 1

Nama Obrik Ketua Tim Status Keterangan

Pekerjaan
PT. A Oldy W PL Pembahasan Akhir dengan
obrik tgl 17 Januari

PT. B Reny Wijaya PL Pembahasan Akhir dengan

obrik tgl 18 Januari

PT. D Roni Sianturi PL Pembahasan Akhir dengan

obrik tgl 20 Februari

PL : Pemeriksaan Lapangan
MEMO 1

3 Januari
Kepada Yth :Bapak Budi Kusuma
Perihal : Pemindahan Temuan

Menurut hemat saya, pendapat bapak untuk memindahkan temuan no. 2 dan 3
menjadi hanya sebagai hal-hal yang harus diperhatikan merupakan hal yang dapat
dipertanyakan mengingat hal tersebut akan mempengaruhi opini laporan. Oleh
sebab itu jika menurut bapak hal itu memang harus dipindahkan sebaiknya bapak
coret sendiri saja konsep laporan saya, dan bukan saya yang mesti mengubahnya.

Oldy Waworuntu

Effective Actions:
1. Panggil Oldy untuk mendiskusikan temuan no. 2 dan 3

2. Bahas apakah temuan no. 2 & 3 tersebut memang bersifat material atau tidak? Apakah
pemindahan temuan no. 2 & 3 tersebut memang akan mempengaruhi opini laporan? Jika ya,
apa alasan-alasan dan buktinya?

3. Jika alasan dan bukti yang dikemukan Oldy benar, sebaiknya temuan 2 & 3 tidak dipindahkan.

4. Jika pendapat Oldy tidak benar, beri pengertian pada dia tentang alasan dan argumen mengapa
pendapat Oldy tidak benar, sehingga ia bisa menerima argumen tersebut; dan berkenan untuk
memindahkan temuan tersebut.

Memo/Dokumen yang Berkaitan

 Tidak ada

Kompetensi yang Di-Ases

 Problem Solving & Decision Making

Prioritas
 High. Prioritas bersifat tinggi, karena pembicaraan yang tercantum dalam memo memiliki
substansi yang penting – yakni tentang opini laporan. Mesti segera ditindaklanjuti dengan serius.
MEMO 2

11 Januari
Kepada Yth : Bapak Budi Kusuma
Perihal : Data Hilang Akibat Virus Komputer

Sebagian bahan laporan dan materi yang akan dibicarakan tgl 18 Januari dengan
Direktur PT B hilang terkena virus yang ada pada komputer saya. Saya juga tidak
mempunyai backup data bahan laporan tersebut. Saya belum sempat mencetak
baik laporan maupun materi yang akan dibicarakan tersebut. Mohon agar
pembicaraan dengan Direktur PT. B dapat diundur menjadi tanggal 22 Januari.

Reny Wijaya

Effective Actions

1. Panggil Reny Wijaya dan pertama-tama kemukakan keprihatinan Anda mengenai hilangnya
data-data tersebut. Kemudian tanyakan padanya kapan, dimana dan bagaimana data tersebut
terkena virus.

2. Bahas kemungkinan untuk menyiapkan Ringkasan Laporan agar pertemuan tetap bisa
dilangsungkan, dan tidak perlu ditunda. Minta juga pada Reny – jika dimungkinkan – untuk
mengerahkan semua waktu yang tersisa agar laporan itu bisa kembali disiapkan. Semua itu
harus dilakukan agar komitmen pertemuan dengan Direktur PT. B tetap bisa dilangsungkan.
Pemenuhan komtmen ini harus dipenuhi untuk menjaga reputasi kita.

3. Pada sisi lain, mengacu pada Memo dari Pak Prasetya Mulya tertanggal 11 Januari, maka
kita diharapkan menyerahkan hasil pertemuan dan konsep Laporan Audit PT. B pada tanggal 22
Januari pagi kepada beliau; sebab pada tanggal 22 sore beliau sudah berangkat ke Kantor
Cabang Surabaya selama lima hari.

4. Karena itu, pertemuan ini harus tetap dilangsungkan pada tanggal 18 Januari, dan tak bisa
ditunda. Jika pertemuan diundur menjadi tanggal 22 Januari seperti permintaan Reny, kita tidak
bisa menyerahkan hasil pertemuan pada Pak Prasetya Mulya sebagaimana permintaan beliau.
Selanjutnya, penundaan pertemuan juga bisa mengganggu rencana review yang akan dilakukan
oleh Pak Prasetya sebelum keberangkatannya ke kantor pusat. Hal ini pada gilirannya bisa
menyebabkan keterlambatan penyerahan laporan Laporan Hasil Audit pada tanggal 31 Januari
sebagaimana yang kita janjikan (Lihat Memo dari Pak Prasetya Mulya tertanggal 11 Januari)
5. Beri pengertian pada Reny, agar kelak harus selalu menyiapkan back-up data, sehingga
kejadian semacam ini bisa dihindari. Jelaskan juga pada dia secara ringkas mengenai
pentingnya contingency plan (rencana antisipatif terhadap kejadian tak terduga).

Memo/Dokumen yang Berkaitan

 Memo No. 5 dari Prasetya Mulya tertanggal 11 Januari perihal Tanggal Penyerahan Laporan

Kompetensi yang Di-Ases

 Planning & Organizing
 Initiative

Prioritas:
 High. Prioritas bersifat tinggi karena adanya kejadian diluar rencana – yakni hilangnya data –
sementara rencana pertemuan sudah dijadwalkan. Untuk menghindari penundaan pertemuan,
mesti dilakukan tindakan tertentu dengan segera.
MEMO 3

7 Januari
Kepada Yth : Budi Kusuma
Dari : Prasetya Mulya
Hal : Permintaan Bantuan Tenaga Pemeriksa

Kantor cabang kita di Bandung meminta kita untuk dapat membantu mereka
memeriksa beberapa BUMN di wilayah Jawa Barat yang diindikasikan terlibat
kegiatan KKN (Korupsi, Kolusi dan Nepotisme). Untuk itu saya harapkan agar Sdr.
Budi dapat mengkoordinasikan dengan rekan-rekan supervsior dari bidang lain jika
tenaga pemeriksa dari bidang Anda kurang mencukupi.

Harap perhatikan juga kebutuhan tenaga pemeriksa bagi bidang kita sendiri.

Effective Action

1. Melakukan koordinasi dengan supervisor-supervisor lain untuk membahas permintaan kantor

cabang Bandung.

2. Mengecek alokasi tugas pada staf dari bidangnya, dan juga dari bidang-bidang lainnya; hal ini
dilakukan untuk mengidentifikasi staf-staf yang bisa diperbantukan kepada kantor cabang
Bandung.

3. Membuat daftar nama staf pemeriksa yang bisa diajukan untuk membantu kantor cabang
Bandung.

Memo/Dokumen yang Berkaitan

 Tidak ada

Kompetensi yang Di-Ases

 Planning & Organizing
 Initiative

Prioritas
 Moderate. Instruksi memiliki substansi yang cukup penting namun pelaksanaannya tidak terlalu
mendesak.
MEMO 4

2 Januari
Kepada Yth : Bapak Budi Kusuma
CC : Reny Wijaya
Perihal : Keluhan terhadap Rekan Kerja Tim

Saya merasa makin sulit untuk bekerja sama dengan Probo Wicaksono. Ia sering
datang terlambat sehingga komitmen yang telah kami buat dengan klien menjadi
tidak terpenuhi dengan tepat waktu. Ia juga lamban dalam menyelesaikan tugas-
tugas yang menjadi tanggungjawabnya. Hal ini pada gilirannya berpengaruh buruk
terhadap penyelesaian tugas tim secara keseluruhan.

Indah Suryani

Effective Actions

1. Minta Reny untuk mendiskusikan hal ini lebih detil dengan Indah Suryani. Minta kepada Reny
untuk mendiskusikan keluhan Indah. Dari Laporan Disiplin Karyawan memang terlihat bahwa
Probo Wicaksono memang sering datang terlambat. Minta juga pada Reny untuk memanggil
Probo dan membrikan pengertian padanya agar lebih berdisiplin.

2. Tanyakan pada Reny mengenai hasil diskusi Reny dengan Indah dan juga dengan Probo.
Berdasar hasil diskusi ini tetapkan langkah terbaik lanjutan untuk menyelesaikan keberatan dari
Indah.

3. Katakan pada Reni untuk tidak segan-segan menghubunginya kembali jika Reni menemui
kesulitan sehubungan dengan masalah ini.

Memo/Dokumen yang Berkaitan :

 Laporan Disiplin Pegawai

Kompetensi yang Di-Ases

 Problem Solving & Decision Making
 Initiative

Prioritas
 Moderate. Masalah yang muncul bersifat kritikal bagi kelangsungan kerjasama tim. Meski
demikian penyelesaian masalah tidak begitu mendesak; dalam arti bisa dilakukan sembari terus
melakukan tugas yang telah ditentukan.
MEMO 5

11 Januari

Kepada Yth : Budi Kusuma

Dari : Prasetya Mulia
Hal : Tanggal Penyerahan Laporan

Seperti yang sudah kita sepakati bersama dengan Direksi PT B, Tim Anda akan
bertemu dengan mereka pada tanggal 18 Januari. Saya harap hasil pertemuan dan
Konsep Laporan Anda sudah dapat saya terima pada tanggal 22 Januari pagi untuk
saya review; sebab pada tanggal 22 sore saya akan pergi ke Kantor Cabang
Surabaya selama lima hari. Selanjutnya, Hasil Laporan Akhir Audit saya harapkan
sudah bisa diserahkan pada PT. B pada tanggal 31 Januari seperti yang telah kita
janjikan pada mereka.

Demikian untuk menjadi perhatian Saudara.

Effective Actions:

1. Sampaikan pada Bapak Prasetya sebagian bahan laporan hilang karena virus yang ada pada
komputer Reny Wijaya, yang menjadi Ketua Tim pemeriksaan ini. Meski demikian pertemuan
tetap akan dilangsungkan sesuai rencana.

2. Sampaikan juga, bahwa Anda dengan Reny telah sepakat untuk menyiapkan Ringkasan
Laporan, dan juga akan memanfaatkan waktu yang tersisa untuk menyiapkan kembali bahan-
bahan yang diperlukan untuk pertemuan dengan Direksi PT. B.

3. Sampaikan juga bahwa Anda akan sepenuhnya memantau dan membantu tugas Tim Reny,
sehingga semua bahan bisa kembali siap; demikian juga, hasil pertemuan dan konsep laporan
sudah siap dimeja Pak Prasetyo pada tanggal 22 pagi; dan selanjutnya bisa menyerahkan
Laporan Akhir Hasil Audit pada tanggal 31 Januari sesuai dengan komitmen yang telah
diberikan pada PT. B.

Memo/Dokumen yang Berkaitan

 Memo No. 2 dari Reny Wijaya tertanggal 11 Januari perihal Data Hilang Akibat Virus Komputer
Kompetensi yang Di-Ases
 Planning & Organizing
 Initiative

Prioritas:
 High. Masalah yang ada mesti ditangani dengan segera karena penyiapan materi laporan –
yang sebagian hilang datanya – harus diselesaikan sebelum pertemuan dilangsungkan. Dan
jadwal pertemuan sudah kian mendekat.
MEMO 6

9 Januari

Kepada Yth. : Bapak Budi Kusuma

Perihal : Keluhan atas Kinerja Anggota Tim

Maaf jika surat ini mengganggu kesibukan Bapak. Melalui surat ini saya hanya ingin
menyampaikan kekecewaan saya terhadap kinerja salah satu anggota dalam tim
saya, yakni Rendy Hastono. Selama ini saya dan dua anggota tim saya lainnya,
yakni Fery Maramis, Rina Kendari dan Arinta Dewi Lestari telah bekerja dengan giat
untuk menyelesaikan tugas-tugas yang dibebankan, sementara Rendy terlihat
justru santai dan cenderung kurang bersemangat dalam bekerja. Akibatnya
pekerjaan secara keseluruhan menjadi molor. Terus terang kenyatan semacam ini
telah mempengaruhi semangat bekerja tim saya. Saya berharap Bapak bisa
membantu mengatasai masalah ini.

Terima kasih atas perhatian Bapak.

Roni Sianturi

Effective Actions
1. Laporan dari Roni mengenai kinerja Rendi yang kurang memuaskan ini memiliki landasan yang
cukup valid; sebab mengacu pada Laporan Disiplin Pegawai, Rendi tercatat pernah tidak
masuk selama empat hari tanpa keterangan. Hal ini menunjukkan bahwa disiplin Rendi
tergolong kurang bagus.

2. Panggil Rendi; sampaikan surat peringatan tertulis padanya (mengacu pada Hasil Rapat
Bulanan Bidang BUMN, maka pegawai yang absen lebih dari tigas hari harus diberi peringatan
tertulis). Sampaikan pada Rendi, bahwa dengan peringatan ini diharapkan disiplin kerja Rendi
jadi membaik.

3. Berikan pengertian juga pada Rendi, agar dia lebih rajin dalam bekerja membantu tim Roni
Sianturi; sebab jika tidak, maka hal ini akan berakibat negatif bagi kinerja anggota tim lainnya.
Berikan pengertian pada Rendi agar dia bisa memenuhi jadwal kerja yang telah dibebankan
kepadanya.
4. Katakan pada Roni Sianturi bahwa dirinya telah memberikan peringatan tertulis pada Rendi
sehubungan dengan kedisiplinannya; dan juga telah meminta Rendi agar lebih rajin bekerja
dalama tim.

5. Sarankan pada Roni untuk melakukan pembicaraan khusus dengan Rendi; Minta Roni untuk
mendiskusikan secara terbuka dengan Rendi mengenai jadwal dan sasaran kerja yang mesti
dikerjakan oleh Rendi. Sasaran kerja ini mesti disepakati kedua belah pihak, baik Roni ataupun
Rendi. Kesepakatan mengenai jadwal dan sasaran kerja ini diharapkan akan memacu Rendi
untuk lebih bertanggungjawab terhadap tugas-tugasnya. Katakan juga kepada Roni untuk aktif
memonitor kemajuan tugas-tugas yang dilakukan oleh Rendi.

6. Katakan pada Roni untuk tidak segan-segan menghubunginya kembali jika Roni menemui
kesulitan.

Memo/Dokumen yang Berkaitan

 Laporan Disiplin Pegawai
 Notulen Rapat Bulanan Bidang BUMN/BUMD

Kompetensi yang Di-Ases

 Problem Solving & Decision Making
 Initiative

Prioritas:
 Moderate. Masalah yang muncul bersifat kritikal bagi kelangsungan kerjasama tim. Meski
demikian penyelesaian masalah tidak begitu mendesak; dalam arti bisa dilakukan sembari terus
melakukan tugas yang telah ditentukan.
MEMO 7

11 Januari
Kepada : Bapak Budi Kusuma
Perihal : Ketrampilan Menulis Anggota Tim

Menindaklanjuti pembicaraan kita sebelum Bapak mengambil cuti, saya ingin

kembali menggarisbawahi mengenai masalah kemampuan menulis laporan dari
dua staff yang kebetulan menjadi anggota tim saya, yakni Gion Dermawan dan
Kresna Bayu Utama. Terus terang, saya melihat bahwa ketrampilan mereka untuk
menulis laporan masih dibawah standar yang memuaskan.

Jika masalah ini tidak kunjung diatasi, saya khawatir pekerjaan di tim saya akan
terus menurun kualitasnya. Saya minta waktu Bapak untuk kembali mendiskusikan
masalah ini secara lebih mendalam.

Terima kasih atas perhatiannya.

Oldy Woworuntu

Effective Actions:
1. Panggil Oldy W. untuk mendiskusikan masalah ini. Identifikasikan secara spesifik dimana
kekurangan Gion dan Kresna dalam skill menulis laporan.

2. Diskusikan dengan Oldy mengenai kemungkinan mengirim Gion dan Kresna dalam Pelatihan
Khusus mengenai Ketrampilan Menulis Laporan.

3. Mengajukan usulan kepada Training & Development Department untuk menyediakan pelatihan
semacam ini. Mengacu pada memo no. 12, kebetulan pihak Training & Development
Department akan mengadakan rapt dengan Bapak Prasetya Mulya mengenai jenis pelatihan
yang dibutuhkan oleh para karyawan.

4. Hasil pelatihan tersebut kemudian harus ditindaklanjuti. Dalam arti hasil pelatihan dimonitor;
dorong kedua pegawai tersebut untuk mengaplikasikan ketrampilan yang didapat melalui
pelatihan; beri masukan-masukan yang konstruktif agar mutu tulisan mereka makin membaik.

Memo/Dokumen yang Berkaitan

 Memo No. 12 dari Bapak Prasetya Mulya tertanggal 3 Januari mengenai Program
Pengembangan dan Pelatihan Staff
Kompetensi yang Di-Ases
 Problem Solving & Decision Making
 Initiative

Prioritas:
 Low. Masalah yang muncul bersifat cukup kritikal; meskipun demikian, penyelesaian masalah
tidak terlalu mendesak, dan bisa dilakukan dalam beberapa saat mendatang.
MEMO 8

4 Januari
Kepada Yth. : Bapak Budi Kusuma
Perihal : Rencana Pengunduran Diri Anggota Tim

Salah satu anggota team saya, Arinta Dewi Lestari kemarin memberitahu pada
saya bahwa, PT. B yang selama ini menjadi Obrik-nya telah memberikan tawaran
menarik untuk bekerja pada salah anak perusahaannya. Terus terang, Arinta
adalah salah satu anggota saya yang tergolong bagus kinerjanya, dan saya merasa
agak berat jika dia memutuskan untuk mengundurkan diri dan menerima tawaran
tersebut.
Mohon bantun Bapak untuk membantu memecahkan masalah ini.
Terima kasih.

Roni Sianturi

Effective Actions

1. Panggil Roni untuk mendiskusikan hal ini

2. Diskusikan mengenai jenjang karir Arinta Dewi Lestari dan juga prospeknya jika tetap bekerja di
organisasi Anda.

3. Jika kita meminta ia tetap bekerja disini dan menolak tawaran tersebut, apakah kita bisa
menyediakan peluang karir bagi dia? Cek mengenai hal ini dengan melihat career history dari
Arinta dan peraturan organisasi mengenai kenaikan pangkat dan jabatan.

4. Jika kita bisa menyediakan peluang baginya, sampaikan hal ini pada Arinta, agar dia tetap mau
bertahan disini.

5. Jika kita tidak bisa menyediakan peluang baginya; maka katakan hal ini dengan sejujurnya
kepada Arinta; Budi dan Roni harus secara realistis menjelaskan situasi karir di organisasinya.
Selanjutnya, meminta Arinta untuk mempertimbangkan keuntungan/kerugia jika ia memilih
pindah kerja atau bertahan. Katakan padanya bahwa apapun keputusan akan tetap dihargai.

6. Roni dan Budi mesti segera melakukan antisipasi jika Arinta memilih untuk pindah; dalam hal ini
mereka harus segera mengidentifikasi pegawai lain yang bisa menggantikan dan mengerjakan
tugas-tugas yang akan ditinggalkan oleh Arinta.
Memo/Dokumen yang Berkaitan:
 Tidak ada

Kompetensi yang Di-Ases

 Problem Solving & Decision Making
 Planning & Organizing

Prioritas:
 Moderate. Masalah yang ada bersifat cukup penting namun tidak akan sampai mengganggu
kinerja tim secara keseluruhan. Perlu disiapkan langkah-langkah antisipatif dengan segera.
MEMO 9

7 Januari
Kepada Yth. : Bapak Budi Kusuma
Perihal : Keluhan tentang Kedisiplinan Anggota Tim

Saya ingin menginformasikan pada Bapak mengenai kesulitan saya dalam bekerja
dengan Pak Lukito, salah satu anggota tim saya. Selama ini terlihat Pak Lukito
selalu menunjukkan sikap yang tidak kooperatif sejak saya menjadi ketua tim ini
tiga bulan lalu. Saya melihat bahwa hal ini terutama disebabkan usia Pak Lukito
yang 16 tahun lebih tua dibading saya; dan juga ia telah memiliki masa kerja yang
jauh lebih panjang. Dalam sejumlah kesempatan ia terlambat memberikan laporan;
dan juga menolak rencana dan skedul kerja yang saya buat. Terus terang saya
merasa kerepotan dengan situasi semacam ini.

Reny Wijaya

Effective Actions

1. Panggil Reny Wijaya dan minta dia untuk memberikan klarifikasi yang lebih detil mengenai
masalah ini.

2. Mengacu pada Laporan Absensi, yang dipersiapkan oleh Departemen Personalia memang
tercatat bahwa Lukito memang sering datang terlambat, yang bisa dijadikan salah satu indikasi
dari kebenaran keluhan yang disampaikan oleh Reny.

3. Meski demikian, tetap mesti dicek kebenaran keluhan dari Reny dengan mengkonfirmasikannya
pada pihak ketiga, yakni pegawai yang menjadi rekan tim Lukito dalam tim yang dipimpin oleh
Reny.

4. Jika laporan itu tidak sepenuhnya benar, maka beri pengertian pada Reny agar lebih pandai
dalam mengelola staf-nya, termasuk Lukito. Panggil juga Lukito agar dia lebih giat dan
berdisiplin dalam bekerja.

5. Jika laporan dari Reny memang didukung oleh rekan tim lainnya, maka segera panggil Lukito
untuk membahas masalah ini.

6. Beri pengertian pada Lukito bahwa ia mesti lebih kooperatif dengan Reny meski ia lebih senior
dibanding Reny, karena bagaimanapun ini adalah tugas tim. Beri pengertian juga agar ia lebih
disiplin dalam bekerja (dengan juga menunjukkan Laporan Absensi yang memperlihatkan
 seringnya Lukito datang terlambat). Sampaikan juga pada Lukito bahwa dirinya (Budi Kusuma)
akan bertindak lebih tegas jika ia tetap tidak bisa merubah perilaku kerjanya.

7. Panggil Reny, dan katakan padanya bahwa Lukito telah diberi pengertian supaya ia mau
koopetif dan bekerja dengan lebih disiplin.

8. Katakan pada Reny untuk tidak segan-segan menghubunginya kembali jika Reny menemui
kesulitan.

Memo/Dokumen yang Berkaitan:

 Tidak ada

Kompetensi yang Di-Ases

 Problem Solving & Decision Making
 Initiative

Prioritas:
 Moderate. Masalah yang muncul bersifat kritikal bagi kelangsungan kerjasama tim. Meski
demikian penyelesaian masalah tidak begitu mendesak; dalam arti bisa dilakukan sembari terus
melakukan tugas yang telah ditentukan.
MEMO 10

9 Januari
Kepada Yth. : Budi Kusuma
Perihal : Sikap terhadap Pemberian Uang dari Klien

Tempo hari, salah satu auditee yang tengah saya tangani, yakni PT. A, memberikan
uang senilai Rp. 5 juta sebagai tanda penghargaan. Bapak Herutanto, Direktur
Utama, PT. A mengatakan bahwa uang tersebut diberikan sebagai tanda terima
kasihnya atas hasil kerja tim saya, dan atas bantuan dari tim kami untuk mengaudit
laporan keuangan mereka.
Saya ingin bertanya pada Bapak, apakah sebaiknya saya menerima atau
mengembalikan uang ini.

Irma Hutabarat

Effective Actions:
1. Sampaikan hal ini pada atasan langsung Irma, yakni Oldy Woworuntu.

2. Panggil Irma dan Oldy; sampaikan pada mereka berdua bahwa berdasar ketentuan, uang dari
klien hanya diperuntukkan bagi biaya akomodasi. Karena itu jika biaya ini sudah dicakup dalam
anggaran pemeriksaan, maka kita tidak diperbolehkan untuk menerima uang lain diluar untuk
anggaran tersebut.

3. Jika memang uang Rp 5 juta ini diluar untuk kepetingan biaya akomodasi tersebut, maka minta
kepada Irma untuk mengembalikan uang itu dengan sopan kepada PT. A.

4. Beri penjelasan kapada Irma, ketentuan ini harus dijaga dengan teguh untuk menjaga integritas,
objetivitas dan dan independsi kita dalam proses pemeriksaan.

Memo/Dokumen yang Berkaitan

 Tidak ada

Kompetensi yang Di-Ases

 Problem Solving & Decision Making
 Written Communication
Prioritas
 High. Masalah bersifat penting karena menyangkut integritas dan kredibilitas organisasi. Perlu
diselesaikan dengan segera dan ditangani secara profesional.
MEMO 11

2 Januari
Kepada Yth. : Bapak Budi Kusuma
Perihal : Permintaan Transfer

Tiga bulan lalu, saya telah membuat permintaan secara lisan dengan Bapak Roni
Sianturi untuk membantu saya mengenai keinginan saya untuk pindah ke Cabang
Surabaya. Alasannya adalah karena istri saya tinggal disana, dan saat ini tengah
mengandung 8 bulan. Istri saya tinggal bersama ibunya, yang saat ini juga tengah
dalam kondisi kesehatan yang memprihatinkan.
Saya telah beberapa kali menanyakan masalah kepada Bapak Roni, namun tidak
ada jawaban yang jelas hingga sekarang. Saya berharap Bapak bisa memahami
kondisi saya, dan membantu saya agar saya bisa dipindah ke Surabaya.

Terima kasih
Ferry Maramis

Effective Action
1. Panggil Ferry untuk membahas masalah ini secara lebih detil. Sampaikan padanya bahwa ia
dengan Roni akan mendiskusikan permintaan ini dengan lebih detil; dan juga akan segera
menyampaikan permintaan ini kepada departemen personalia.

2. Diskusikan hal ini dengan Roni; untuk menentukan kapan tugas-tugas Ferry sudah mulai
longgar sehingga ia bisa ditransfer ke Surabaya.

3. Sampaikan kepada departemen personalia untuk mengusulkan dan menguruskan proses

transfer Ferry.

Memo/Dokumen yang Berkaitan

 Tidak Ada

Kompetensi yang Di-Ases

 Problem Solving & Decision Making
 Planning & Organizing
 Initiative
Prioritas:
 Moderate. Masalah bersifat penting bagi karyawan yang bersangkutan; meski tidak akan sampai
mengganggu kinerja tim secara keseluruhan. Meski demikian, perlu ditangani dengan segera.
Memo 12

3 Januari
Kepada Yth. : Budi Kusuma
Dari : Prasetya Mulya
Perihal : Program Pengembangan & Pelatihan Staf

Pada tanggal 2 Februari nanti saya akan mengikuti rapat mengenai Rencana
Pengembangan dan Pelatihan Staf dengan Departemen Training & Development.
Untuk keperluan ini saya harap saudara membuat Proposal Pendek mengenai
Rencana Program Pengembangan & Pelatihan Staf. Rencana program ini mesti
didasarkan pada kebutuhan staf ataupun problem yang tengah dihadapi oleh staf
yang ada di bagian saudara saat ini. Program pengembangan tersebut mesti juga
disertai dengan alasan mengapa program itu yang diperlukan. Panjang halaman
proposal ini sebaiknya sekitar 1 –2 halaman.

Terima kasih.

Effective actions:
 Assesse menuliskan makalahnya dalam lembar yang telah disediakan.

Memo/Dokumen yang Berkaitan

 Tidak Ada

Kompetensi yang Di-Ases

 Written Communication

Prioritas:
 None
 Pedoman Tambahan untuk
Menilai Kompetensi Comunication-Written dalam
Kegiatan In Basket

Dalam memo no. 12 ini, asese diminta untuk menuliskan suatu laporan kerja.
Adapun temanya adalah Rencana Kerja mengenai Program Pengembangan &
Pelatihan yang dibutuhkan oleh staf/karyawan beserta dengan uraian dan alasan
mengapa program itu diperlukan.

Untuk memberikan panduan kepada para asesor dalam melakukan penilaian

kompetensi communication-written, berikut ini disajikan beberapa masalah
pengembangan karyawan yang terungkap dalam memo-memo yang ada.
1. Masalah kedisiplinan dan motivasi kerja karyawan (sebagaimana terungkap
dalam memo no. 4 dan memo no. 6).
2. Masalah tingkat kerjasama tim yang rendah (terungkap dalam memo no. 4,
no. 6 dan juga memo no. 9).
3. Masalah rendahnya ketrampilan menulis laporan (terungkap dalam memo
no. 7).