KATA PENGANTAR

Puji syukur alhamdulillah kami panjatkan ke hadirat tuhan yang maha esa
atas karunia serta hidayah-nya, sehingga kami bisa menyelesaikan makalah ini.
Makalah ini merupakan salah satu tugas yang diberikan oleh Guru mata pelajaran.
Makalah ini membahas tentang perjalanan dinas pimpinan.
Kami berterima kasih kepada rekan rekan yang telah membantu
menyelesaikan makalah ini. Kami menyadari bahwa makalah ini masih
mempunyai banyak kekurangan, oleh karena itu kami mengharapkan kritik dan
saran untuk perbaikan makalah ini. Semoga apa yang kami sampaikan dalam
makalah ini dapat menambah pengetahuan dan bermanfaat bagi siapa saja yang
membacanya.
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
1.2. Rumusan masalah
1.3. Tujuan
BAB II
PEMBAHASAN
2.1. Deskripsi Perjalanan Dinas
2.1.1. Pengertian Perjalanan Dinas
2.1.2. Macam-macam perjalanan dinas
2.1.3. Tata cara pelaksanaan perjalanan dinas
2.1.4. Persiapan perjalanan dinas
2.1.5. Persiapan Dokumen Perjalanan Dinas
2.2. Laporan perjalanan dinas
2.2.1. Laporan Hasil Perjalanan Dinas
2.2.2. Laporan Pembiayaan Perjalanan Dinas
BAB III
KESIMPULAN
DAFTAR PUSTAKA
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perjalanan dinas dilaksanakan oleh pimpinan berkaitan dengan tugas
pekerjaan untuk jangka waktu tertentu. Biasanya perusahaan yang
memutuskan semuanya. Perusahaan yang menentukan tempat tujuan yang
akan dikunjungi serta perusahaan yang membayar semua biaya untuk
keperluan perjalanan dinas termasuk biaya transportasi, hotel, makan, minum,
dan tunjangan lainnya. Sehubungan dengan perjalanan dinas tersebut,
pimpinan tidak perlu mempersiapkan semuanya sendiri karena segala
sesuatunya sudah dipersiapkan sekretaris, dan seorang sekretaris harus
memiliki pengetahuan dan keterampilan yang salah satunya adalah pengaturan
dan mempersiapkan perjalanan dinas.

1.2 Rumusan masalah

Pengarang telah menyusun beberapa masalah yang akan dibahas dalam
makalah ini sebagai batasan dalam pembahasan bab isi. Beberapa masalah
tersebut antara lain:
1. Apa pengertian perjalanan dinas?
2. Bagaimana dan apa saja yang perlu dipersiapkan saat melakukan
perjalanan dinas?
3. Bagaimana pelaksanaan perjalanan dinas?
4. Bagaimana cara melaporkan hasil perjalanan dinas?

1.3. Tujuan
Berdasarkan rumusan masalah di atas maka tujuan dalam penulisan makalah ini
sebagai berikut:
Untuk mengetahui apa itu perjalanan dinas
Untuk mengetahui cara melakukan perjalanan dinas
Untuk mengetahui apa saja yang dipersiapkan saat perjalanan dinas
Untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan perjalanan dinas
 Untuk mengetahui bagaimana cara melaporkan hasil perjalanan dinas

BAB II
PEMBAHASAN

2.1. Deskripsi Perjalanan Dinas

2.1.1. Pengertian Perjalanan Dinas
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, perjalanan diartikan sebagai suatu
kegiatan berpergian ke suatu tempat, dinas diartikan sebagai orang yang
memimpin suatu unit organisasi.
Perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh karyawan/pegawai
suatu lembaga/perusahaan yang berkaitan dengan tugas suatu lembaga/perusahaan
yang berkaitan dengan tugas pekerjaan kedinasan. Tugas pekerjaan kedinasan
adalah tugas pekerjaan yang berkaitan dengan kepentingan lembaga perusahaan
yang bersangkutan.
Setelah pimpinan memberitahu keberangkatan, maka sekretaris harus
memperhatikan beberapa hal :
1. Tujuan perjalanan
2. Tanggal keberangkatan dan kembalinya
3. Tanggal, waktu, dan dengan siapa saja pimpinan membuat janji temu/kegiatan
pokok perjalanan dinas
4. Penginapan yang dikehendaki
5. Angkutan apa yang deperlukan setiap kunjungan, di kota tujuan (akomodasi)

2.1.2. Macam-macam perjalanan dinas

1. Ditinjau dari wilayah tujuan :
a) Perjalanan dinas dalam negeri
Contohnya : antar kota, antar daerah, dan antar provinsi
b) Perjalanan dinas luar negeri
Contohnya : antar Negara

2. Ditinjau dari transportasi :

a) Perjalanan dinas lewat darat
Perjalanan dinas lewat darat bisa dilakukan dengan menggunakan mobil
perusahaan, travel, bus, atau kereta api. Perjalanan dinas dengan menggunakan
mobil perusahaan dilakukan apabila jarak perusahaan dan tempat tujuan yang
dekat. Perjalanan dengan menggunakan jasa biro perjalanan ditetapkan apabila
jarak perusahaan dengan tempat tujuan relative jauh dan tidak akan mengganggu
kondisi kesehatan pimpinan.

b) Perjalanan dinas lewat laut

Perjalanan dinas lewat laut dilakukan dengan menggunakan kapal apabila
tersedia waktu yang panjang dan tidak mendesak.

c) Perjalanan dinas lewat udara

Perjalanan dinas lewat udara dengan menggunakan fasilitas pesawat
hendaknya benar-benar dipertimbangkan tingkat efektivitas dan efisiensinya.
Mendesak atau tidaknya waktu dan urusan yang diperlukan untuk memutuskan
penggunaan alat transportasi pesawat udara. Bila pimpinan memiliki waktu yang
longgar untuk menghadiri atau menyelesaikan suatu urusan tertentu dan
memungkinkan untuk ditempuh dengan menggunakan fasilitas perjalanan lewat
darat, sebaliknya menggunakan jasa angkutan darat saja karena lebih ekonomis.

2.1.3. Tata cara pelaksanaan perjalanan dinas

Ada tiga cara yang dapat dilakukan untuk mengurus dan mempersiapkan segala
sesuatu yang berkenaan dengan melakukan perjalanan dinas, yaitu : melalui In
House Travelling Department (divisi perjalanan), Travel Bureau (biro perjalanan),
atau Administrasi Kantor / sekretaris. Berikut penjelasannya :
1) In House Travelling Department (Divisi Perjalanan)
 In House Travelling Department, yaitu divisi/bagian di perusahaan yag
khusus menangani perjalanan dinas pada suatu perusahaan dan bertanggung jawab
mulai dari persiapan dokumen, mengurus tiket dan hotel dimana pimpinan akan
menginap, serta mengurus keuangan/pembiayaan selama perjalanan dinas.
Meskipun ada divisi perjalanan yang mengurus perjalanan dinas pimpinan,
administrasi kantor/sekretaris tetap mempersiapkan dokumen lainnya seperti
makalah atau buku referensi yang diperlukan, lalu menyimpannya dalam satu
map, dan membuat jadwal perjalanan/daftar acara kegiatan (itinerary) untuk setiap
kegiatan perjalanan pimpinan.
Agar proses perkembangan dan pelaksanaan perjalanan dinas pimpinan
mudah dipantau, administrasi kantor/sekretaris dapat menghubungi petugas divisi
perjalanan untuk memberikan informasi mengenai jadwal perjalanan dinas dan
daftar acara kegiatan pimpinan.

2) Travel Bureau (Biro Perjalanan)

Saat ini sebagian perusahaan menggunakan jasa biro perjalanan untuk
mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan karena lebih praktis dan tidak
merepotkan perusahaan. Administrasi kantor/sekretaris harus memilih biro
perjalanan yang dapat dipercaya. Administrasi kantor/sekretaris bertanggung
jawab dalam membuat pengendalian perjalanan (travel checklist) untuk mengurus
dokumen yang diperlukan, seperti paspor, visa, fiskal, pembelian tiket, pemesanan
hotel yang dikehendaki, sampai dengan pemesanan tempat yang akan dikunjungi
untuk suatu kegiatan dalam perjalanan dinas.

3) Administrasi Kantor / Sekretaris

Apabila pimpinan meminta administrasi kantor/sekretaris sendiri yang
mempersiapkan perjalanan bisnisnya, maka administrasi kantor/sekretaris harus
segera mempersiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan dinas
pimpinannya, seperti mempersiapkan semua dokumen perusahaan, mengurus
paspor, visa, tiket, dan hotel yang disukai pimpinan. Agar persiapan dan
pelaksanaan perjalanan dinas pimpinan dapat dipertanggung jawabkan, seorang
administrasi kantor/sekretaris harus selalu berkoordinasi dengan pimpinan atau
meminta petunjuk/masukan dari staf yang sudah berpengalaman dalam
melaksanakan kegiatan perjalanan dinas.

2.1.4. Persiapan perjalanan dinas

 Agar perjalanan dinas pimpinan berjalan lancar sesuai dengan yang
diharapkan, administrasi kantor/sekretaris harus selalu berkoordinasi dengan
pimpinan ketika mempersiapkan semua hal yang diperlukan dalam perjalanan
dinas. Apabila administrasi kantor/sekretaris kurang berkoordinasi dengan
pimpinan, administrasi kantor/sekretaris tentu akan menemui kesulitan untuk
mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan. Persiapan perjalanan dinas pimpinan
meliputi :
1. Persiapan Rencana Perjalanan Dinas
Dalam merencanakan perjalanan dinas, administrasi kantor/sekretaris harus
segera mengumpulkan informasi perjalanan (travelling information) secara
lengkap mengenai peraturan perjalanan dinas diperusahaan tersebut. Informasi
yang perlu dikumpulkan tersebut, antara lain :
1) Siapa yang bertanggung jawab dalam perjalann dinas
2) Tujuan utama perjalanan dinas pimpinan. Ada beberapa tujuan perjalanan
dinas, yaitu sebagai berikut :
a) Perjalanan dinas untuk mengikuti tender proyek. Pimpinan harus memahami
persyaratan dan mekanisme tender yang diadakan. Hal yang perlu disiapkan
adalah proposal Surat Penawaran Harga (SPH) yang berisi pernyataan teknis dan
persyaratan administrasi serta Company Profile.
b) Perjalanan dinas untuk mengikuti pertemuan bisnis dengan maksud
mengadakan kerja sama peluang bisnis dengan perusahaan lain. Hal yang perlu
disiapkan adalah materi kerja sama yang berisi tujuan kerja sama, bentuk kerja
sama, dan mekanisme pembagian keuntunga (profit sharing).
c) Perjalanan dinas untuk mengikuti seminar atau rapat kerja nasional. Hal yang
perlu disiapkan adalah mempelajari rapat/makalah seminar secara cermat yang
biasanya sudah ditentukan dan terlampir dalam undangan seminar.
d) Perjalanan dinas untuk mengikuti Rapat Umum Pemegang Saham
(RUPS). Pimpinan harus memahami hak dan kewajiban pemegang saham dan
mempersiapkan materi rapat yang sudah diterima oleh para pemegang saham.
e) Perjalanan dinas untuk melakukan pembukaan kantor/perusahaan cabang. Hal
yang perlu disiapkan adalah company profile untuk keperluan pembuatan akta
notaris pendirian cabang perusahaan, serta orang yang akan dipersiapkan sebagai
pimpinan cabang.
f) Perjalanan dinas untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan (diklat). Pimpinan
harus mempersiapkan buku-buku referendi dan makalah diklat.
g) Perjalanan dinas untuk mengadakan kunjungan kerja ke daerah-daerah maupun
ke negara lain. Pimpinan harus dapat merumuskan dengan jelas apa yang menjadi
tujuan dan sasaran atas kunjungan tersebut.
3) Waktu atau jadwal yang pasti tentang acara perjalanan dinas yang meliputi
keberangkatan, kedatangan, dan persinggahan.
4) Prosedur tentang transportasi dan hotel yang biasa dipakai, apakah pimpinan
punya pilihan menggunakan kelas utama atau kelas ekonomi serta jenis hotel yang
dikehendaki.
5) Jumlah uang perjalanan yang akan diperoleh oleh seorang pimpinan.
6) Cara pemesanan (reservation) tentang tiket pesawat dan hotel. Ada beberapa
informasi yang haris diketahui oleh administrasi kantor / sekretaris tentang tiket,
yaitu :
a) Pembelian tiket
Jika perjalanan dinas pimpinan dilaksanakan oleh administrasi kantor / sekretaris,
pembelian tiket dapat langsung dibayarkan di loket airlines (perusahaan maskapai
penerbangan), tetapi jika pemesanan dilakukan melalui jasa biro perjalanan, biaya
tiket sudah termasuk juga seluruh biaya, termasuk biaya (fee) untuk biro tersebut
atau tiket dapat dipesan melalui website dan pembayarannya dilakukan melalui
kartu kredit.

b) Reconfirmation
Reconfirmation (konfirmasi ulang), yaitu proses penegasan kembali atau
konfirmasi ulang tentang kapan pimpinan akan berangkat dengan airlines
(perusahaan maskapai penerbangan) tersebut.

c) Shuttle flights
Shuttle flights, yaitu penerbangan pulang pergi dalam satu negara. Penerbangan
biasanya dilakukan setiap jam, sehingga tidak perlu membuat reservation
(pemesanan). Tiket dapat langsung dibeli di airport (bandara) dengan uang tunai
atau dengan kartu kredit, seperti penerbangan dengan tujuan Jakarta Surabaya
atau Jakarta Batam.

d) Perubahan pemesanan
 Apabila rencana perjalanan dinas mengalami perubahan sebagian atau seluruhnya,
maka administrasi kantor/sekretaris harus segera menghubungi pihak airlines
untuk menginformasikan adanya perubahan pemesanan.

e) Open return
Open return, yaitu tiket yang dapat dipakai untuk perjalanan, namun belum
diketahui dengan pasti kapan akan kembali. Bila pimpinan telah memutuskan
tanggal kembalinya (saat itu beliau dalam perjalanan), pimpinan harus melakukan
konfirmasi kepada airlines melalui telepon, sedangkan tiket dapat diurus di
bandara pada waktu keberangkatan. Bila airlines yang bersangkutan tidak
mempunyai tempat, kemungkinan tiket akan diberikan kepada airlines yang lain.

f) Redeeming tickets
Redeeming tickets, yaitu membatalkan tiket pesawat yang sudah dibeli dan
mendapatkan kembali uangnya setelah dipotong biaya administrasi.

7) Customs regulations (peraturan kepabeanan)

Sebelum bepergian ke luar negeri, administrasi kantor / sekretaris harus mencari
tahu tentang peraturan kepabeanan / bea cukai dari negara yang akan dikunjungi
pimpinan, seperti barang apa saja yang boleh dibawa serta barang apa saja yang
boleh masuk kabin.

8) Baggage (bagasi),
yaitu ketentuan tentang jumlah barang yang tidak boleh dibawa ke kabin pesawat.
Bagasi tidak boleh melebihi ukuran dan berat yang telah ditentukan oleh
perusahaan maskapai penerbangan yang bersangkutan. Ketentuan umum batas
berat barang (baggage) yang tidak dikenai biaya, antara lain :
Economy class (kelas ekonomi) : 20 kg
Bussiness class (kelas bisnis) : 30 kg
First class (kelas satu) : 40 kg
Jika barang yang dibawa melebihi dari ketentuan di atas, maka akan dikenakan
biaya sesuai dengan kebijakan masing-masing perusahaan maskapai penerbangan.
9) Cara memperoleh penggantian ongkos perjalanan
10) Dokumen/materi apa saja yang perlu di persiapkan.
 Agar rencana untuk perjalanan dinas mudah dikontrol, maka administrasi
kantor/sekretaris harus membuat pengendalian perjalanan untuk setiap kegiatan
perjalanan yang disebut travel checklist.

2.1.5. Persiapan Dokumen Perjalanan Dinas

Dokumen perjalanan dinas adalah suatu bukti tertulis atau tercetak yang
dapat memberikan keterangan bagi pimpinan ketika melakukan perjalanan dinas.
Dokumen perjalanan dinas, dapat dikelompokkan menjadi dua macam, yaitu :
a. Dokumen Internal
Dokumen yang diterbitkan oleh perusahaan atau instansi yang bersangkutan.
Dokumen internal meliputi :
1. Surat tugas
Surat yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di perusahaan dan di berikan
kepada seorang (bawahan) untuk melakukan pekerjaan tertentu. Surat tugas terdiri
dari empat bagian, yaitu sebagai berikut :
A. Bagian kepala surat
B. Pembuka surat
C. Bagian isi surat
D. Bagian penutup surat
2. Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)
Surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau seseorang yang lebih tinggi
kedudukannya yang ditujukan kepada seorang (bawahan) untuk melaksanakan
perjalanan dinas. Berdasarkan sumber pembiayaan yang digunakan, Surat
Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) terbagi menjadi dua, yaitu :
1) SPPD Rutin, yaitu SPPD yang dibiayai dari sumer anggaran rutin. SPPD rutin
diberikan oleh pimpinan/pejabat yang berwenang mengeluarkan anggaran rutin.
SPPD rutin diberikan berkaitan dengan tugas-tugas rutin.
2) SPPD Proyek, yaitu SPPD yang dibiayai dari sumber anggaran pembangunan.
SPPD proyek diberikan oleh pimpinan proyek berkaitan dengan pekerjaan proyek.

Umumnya bentuk Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) digunakan di

lembaga pemerintah, namun beberapa lembaga swasta/ perusahaan swasta
menggunakannya.
b. Dokumen eksternal
Dokumen yang dikeluarkan oleh instansi terkait dan digunakan untuk perjalanan
dinas. Jenis dokumen eksternal biasanya berbeda-beda, karea tergantung
kebutuhan dan tergantung pada daerah/wilayah mana yang dituju dalam
perjalanan dinas serta jenis transportasi yang digunakan. Jenis-jenis dokumen
eksternal, antara lain :
1) Paspor (Passport)
Identitas warga negara yang akan melakukan perjalanan ke luar negeri.
Dengan paspor dapat berpergian ke mancanegara tanpa harus dikatakan pendatang
gelap.. paspor dapat dipergunakan berkali-kali sepanjang masih berlaku atau
masih ada lembar untuk Exit Permit. Apabila lembar exit permit telah habis, perlu
untuk mengganti paspor. Masa berlaku paspor adalah lima tahun.
Paspor yang digunakan unutk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh
Departemen Luar Negeri, sedangkan paspor untuk umum yang tidak untuk
perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh kantor imigrasi setempat.
Dokumen-dokumen yang diperlukan untuk membuat paspor.
Dokumen yang diperlukan untuk mendapatkan paspor, antara lain :
v Kartu Tanda Penduduk (KTP)
v Kartu Keluarga (KK)
v Ijazah pendidikan terakhir
v Surat Keterangan (SK) pengangkatan pegawai, surat keterangan catatan kepolisian
(SKCK)
v Akta kelahiran
v Surat tugas dari instansi terkait

Paspor berisi data, antara lain :

v Nomor paspor
v Nama pemegang
v Jenis kelamin
v Kewarganegaraan
v Tempat dan tanggal lahir
v Tanggal dikeluarkannya paspor
v Tanggal masa berlaku paspor
v Kantor yang mengeluarkan paspor
v Foto diri pemegang paspor
v Alamat
v Lembar untuk exit permit atau visa

Cara mendapatkan paspor

Mengajukan permohonan, mengisi formulir, dan menyerahkan dokumen yang
telah disebutkan di atas ke kantor imigrasi setempat. Waktu untuk mengurus
paspor sekitar tiga hari atau sampai dua minggu. Pemegang paspor harus hadir di
kantor imigrasi untuk pemotretan dan tanda tangan berkas.

Macam-macam paspor
v Paspor Biasa (normal passport)
Paspor yang bersampul warna hijau, yaitu paspor yang digunakan oleh masyarakat
umum. Paspor biasa diperoleh dari di kantor imigrasi setempat, ditulis dalam
Bahasa Indonesia dan masa berlakunya adalah lima tahun.

v Paspor Dinas
Paspor yang bersampul warna biru, yaitu paspor untuk pegawai / pejabat
pemerintah yang melaksanakan tugas kenegaraan/ perjalanan dinas ke luar negeri.
Pengurusan paspor dilakukan di Departemen Luar Negeri dan hanya untuk pejabat
pemerintah. Masa berlaku paspor tergantung dari keperluannya, ditulis dalam
Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
v Paspor Diplomatik
Paspor yang bersampul warna hitam, yaitu paspor yang digunakan oleh pejabat
diplomatik, seperti duta besar atau pejabat-pejabat tertentu kedutaan. Paspor
diplomatik dikeluarkan oleh Departemen Luar Negeri dan ditulis dalam Bahasa
Indonesia dan Bahasa Inggris.
v Paspor Haji
Paspor yang bersampul warna coklat, yaitu paspor khusus untuk orang-orang yang
akan menunaikan ibadah haji. Pasppor haji dapat diperoleh di Departemen
Agama. Masa berlaku paspor sesuai dengan lamanya melakukan ibadah haji.
Paspor haji di tulis dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris. Namun, sejak
tahun 2009 paspor haji telah dihapuskan dan untuk pelaksanaan ibadah haji
menggunakan paspor biasa.
v Paspor Khusus
Paspor khusus oleh pejabat United Nations (PBB) dan biasanya mendapatkan
perlakuan diplomatik. Ada dua amacam paspor khusus, yaitu bersampul
 warnamerah untuk pejabat tinggi PBB dan bersampul warna biru muda untuk staf
PBB.
v Dokumen yang setara dengan paspor.
Selain paspor, terdapat beberapa dokumen perjalanan (travel document) yang
setara dengan paspor atau diakui sebagai paspor, antara lain :
Sea Man Book
Dokumen yang digunakan oleh pelaut saat melaut, dengan dilengkapi surat
jaminan dari perusahaan pelayaran.
Certificate Of Identity
Dokumen yang digunakan oleh para pengungsi (stateless persons)

2) Visa
Surat izin tinggal di suatu negara untuk periode tertentu. Visa dikeluarkan
oleh kedutaan besar atau kantor perwakilan dari negara tujuan (kantor konsulat).
Visa berupa keterangan tertulis di atas selembar formulir, biasanya ditempel
pada salah satu halaman paspor. Keterangan dalam visa berbeda-beda, ada visa
yang mencantumkan lama ijin tinggal, nomor paspor, single visit, multiple visit,
dan ada pula visa yang hanya mencantumkan nomor pemegang paspor. Single
visit artinyavisa yang hanya berlaku untuk satu kali kunjungan. Multiple visit
artinya berlaku untuk beberapa kali kunjungan dalam jangka waktu tertentu.
Apabila pengunjungmelewati bats waktu izin tinggal disuatu negara maka disebut
overstay.
a. Macam-macam visa
v Transit visa, yaitu visa biasa yang diberikan kepada seseorang yang singgah (transit)
di suatu kota di suatu negara tertentu, biasanya hanya untuk 1-3 hari, kemudian
melanjutkan perjalanan kembali ke negara tujuan.
v Tourist visa, yaitu visa untuk orang-orang yang mengadakan perjalanan pariwisata.
v Bussiness visa, yaitu visa untuk para pebisnis yang akan melakukan kunjungan
bisnis/urusan dagang ke suatu negara.
v Diplomatic visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat kedutaan, konsulat atau
perwakilan suatu negara yang patut diberikan penghormatan atas dasar hukum dan
pergaulan diplomatik internasional.
v Official visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat resmi suatu negara, dalam
hubungan internasional sebagai tanda persahabatan kedua negara.
v Immigrant visa, yaitu visa yang diberikan kepada para imigran, yakni orang-orang
yang mengadakan perjalanan ke suatu negara dan berkeinginan menetap dinegara
tersebut.
 b. Syarat-syarat untuk mendapatkan visa
v Menunjukkan paspor yang masih berlaku
v Mempunyai tanda bukti perizinan memasuki suatu negara berupa kertas yang
ditempel atau dicap di paspor (exit permit)
v Sudah mempunyai tiket pulang pergi (round trip tickets) ke negara yang akan di
kunjungi.
v Membawa persiapan uang (travelers funds) untuk menjamin keadaan selama di luar
negeri.
v Memiliki surat garansi dan surat sponsor dari perusahaan dan dapat memberikan
alamat tempat menetap yang akan dikunjungi sebagai alasan keberangkatan ke
luar negeri.
v Memiliki application form (formulir aplikasi) dan membayar biaya yang telah
ditentukan oleh kedutaan atau perwakilan negara yang bersangkutan.
v Menyerahkan pas foto berwarna.

3) Surat Keterangan Fiskal

Fiskal adalah biaya pajak yang harus dibayar oleh setiap warga Negara
Indonesia (WNI) yang akan berangkat ke luar negeri. Surat keterangan fiskal,
yaitu surat keterangan pembayaran pajak yang dikeluarkan oleh Direktorat
Jenderal Pajak kepada seseorang sebagai wajib pajak yang akan berangkat ke luar
negeri, kecuali orang yang di biayai oleh pemerintah.

4) Exit Permit
Exit permit, yaitu bukti dari imigrasi setempat bahwa telah memasuki atau
meninggalkan negara yang bersangkutan. Bentuk exit permit adalah berupa
lembar kertas yang sudah di stempel oleh kantor imigrasi kemudian di tempel atau
dilampirkan pada paspor.

5) Sertifikat Kesehatan (health certificate)/ yellow card

Surat keterangan imunisasi untuk vaksinasi penyakit tertentu. Surat
keterangan ini dapat berupa tergantung epidemik penyakit yang menyerang suatu
negara tertentu. Yellow card dapat di ambil di rumah sakit yang mempunyai
lisensi WHO.

6) Tiket Transportasi
Pertimbangan dalam memilih alat transportasi, antara lain :
v Apabila tempat yang dituju dekat atau lama perjalanan kurang dari tiga jam dengan
kendaraan darat, sebaiknya tidak menggunkan pesawat terbang tetapi
menggunakan kendaraan kota, seperti bus, atau kereta api.
v Apabila perjalanan darat lebih dari empat jam, sebaiknya menggunakan pesawat
terbang.
Hal-hal yang harus diperiksa dalam pembelian tiket pesawat terbang, yaitu
sebagai berikut :
v Jurusan dan rute pesawat terbang yang ditumpangi pimpinan.
v Kelas penerbangan
v Status penerbangan, apakah sudah ada konfirmasi OK atau masih dalam daftar
tunggu (waiting list)
v Pengaturan tempat duduk (seating arrangement) apakah :
Window seat (tempat duduk dekat jendela)
Middle seat (tempat duduk di tengah)
Front row (tempat duduk di baris depan)
v Status tiket
Full fares/ endorsable
Tiket pesawat yang tarifnya paling mahal, karena dapat mengganti jadwal
penerbangan dan dapat mengganti pesawat (flight) ke airlines (perusahaan
maskapai penerbangan) yang lain.
Nonendorsable
Tarifnya lebih murah dari pada endorsable, dimana dapat mengganti jadwal
penerbangan tetapi tidak dapat mengganti pesawat (flight) ke airlines (perusahaan
maskapai penerbangan) lain.

7) Voucher Penginapan
Sebelum pimpinan berangkat melaksanakan perjalanan dinas, sebaiknya
administrasi kantor/sekretaris harus sudah membeli voucher kamar hotel, biasanya
melalui biro perjalanan. Di dalam voucher sudah tercantum nama pemesanan,
nama hotel, nomor kamar, tanggal masuk dan tanggal keluar.

3. Untuk kemudahan dan kelancaran selama pelaksanaan perjalanan dinas

pimpinan, diperlukan persiapan transportasi dan akomodasi (penginapan) yang
matang. Berikut penjelasannya :
a. Persiapan transportasi
Perjalanan dinas menggunakan transportasi darat (mobil dan kereta api)
v Perjalanan dinas menggunakan mobil
 Hal-hal yang harus di siapkan apabila perjalanan dinas menggunakan mobil,
antara lain :
Surat-surat, seperti SIM, STNK, Kartu Asuransi, KTP, dan surat-surat lainnya.
Membawa peta dan rute perjalanan yang akan di lalui.
Memeriksa kondisi mobil sampai layak jalan.
Menyiapkan rencana perjalanan, seperti memeriksa kembali janji dan jadwal
kertemuan, mencatat nomor telepon dan alamat perusahaan yang menjadi mitra
bisnis.
Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.
Menyerahkan semua dokumen yang diperlukan kepada pimpinan dalam perjalanan
dinas.

v Perjalanan dinas menggunakan kereta api

Hal-hal yang harus di siapkan apabila perjalanan dinas menggunakan kereta api,
antara lain :
Usahakan mendapat tiket kereta api sebelum jadwal penerbangan.
Dapatkan konfirmasi dari bagian informasi tentang jadwal keberangkatan dan
kedatangan di stasiun tujuan serta konfirmasi tentang ada tidaknya penundaan
keberangkatan.
Menyiapkan rencana perjalanan, seperti memeriksa kembali janji dan jadwal
kertemuan, mencatat nomor telepon dan alamat perusahaan yang menjadi mitra
bisnis.
Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.
Menyerahkan semua dokumen yang diperlukan kepada pimpinan dalam perjalanan
dinas.

Perjalanan dinas menggunakan transportasi laut (kapal laut)

Hal-hal yang harus di siapkan apabila perjalanan dinas menggunakan kapal laut,
antara lain :
Dapatkan tiket kapal laut sebelum jadwal keberangkatan.
Konfirmasi kepada petugas, dari pelabuhan mana keberangkatannya.
Periksa kembali masa berlaku paspor dan visa pimpinan (untuk perjalanan ke luar
negeri).
Dapatkan mata uang asing dan travelers cheque.
Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.
 Menyerahkan semua dokumen yang diperlukan kepada pimpinan dalam perjalanan
dinas.
Usahakan ada penjemputan di pelabuhan tujuan.
Menyiapkan rencana perjalanan.

Perjalanan dinas menggunakan transportasi udara (pesawat terbang)

Hal-hal yang harus di siapkan apabila perjalanan dinas menggunakan pesawat
terbang, antara lain :
Dapatkan tiket pesawat sebelum jadwal keberangkatan.
Periksa kembali masa berlaku paspor dan visa pimpinan (untuk perjalanan ke luar
negeri).
Dapatkan mata uang asing dan travelers cheque.
Pastikan semua barang yang dibawa tidak melebihi berat maksimum yang telah
ditentukan.
Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.
Menyerahkan semua dokumen yang diperlukan kepada pimpinan dalam perjalanan
dinas.
Usahakan ada penjemputan di bandara tujuan.
Menyiapkan rencana perjalanan.

Hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan transportasi perjalanan

dinas, sebagai berikut :
Efisiensi dan efektivitas dalam menentukan jenis transportasi yang digunakan.
Transportasi untuk saat keberangkatan, kepulangan, dan transportasi yang
digunakan di lokasi pertemuan bisnis (bila diperlukan).
Menentukan jenis transportasi yang digunakan, seperti memakai kendaraan dinas
atau pribadi, memakai kereta api atau rental mobil, memakai biro jasa, ataupun
memakai jasa maskapai penerbangan.
Faktor lamanya jangka waktu pertemuan bisnis akan menjadi pertimbangan dalam
menentukan jenis kendaraan.
Dalam menyusun rancana transportasi, sekretaris harus memiliki daftar lengkap
tentang nama dan alamat biro-biro perjalanan, nama-nama maskapai penerbangan,
dan jadwal perjalanan kereta api.

b. Persiapan akomodasi
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam persiapan akomodasi, yaitu sebagai berikut
:
v Pemesanan kamar hotel
Pemesanan kamar hotel dilakukan sehari sebelumnya, bisa melalui telepon,
faximile, atau pesan langsung dengan menggunakan KTP untuk memudahkan
pengecekan.
v Check In
Dilakukan pada saat pemesanan kamar di bagian reservation (pemesanan) dan
front office (resepsionis).
v Check Out
Pada umumnya hotel menentukan waktu check out sekitar antara pukul 12.00
14.00 di hari terakhir menginap. Dalam proses check out resepsionis akan
menghubungi bagian-bagian yang ada di hotel untuk mengetahui fasilitas apa saja
yang telah di gunakan oleh tamu yang belum dibayar.
v Cara pembayaran
Biasanya pembayaran ini hanya untuk biaya kamar. Untuk biaya-biaya lainnya
dapat dibayarkan pada saat check out.

Agar dapat menyusun perencanaan akomodasi, sekretaris harus mengetahui hal-

hal berikut, yaitu:
v Lokasi/tempat tujuan perjalanan dinas.
v Lamanya perjalanan dinas.
v Jenis acara perjalanan dinas

Jenis-jenis akomodasi
Hotel
Hotel adalah salah satu jenis akomodasi yang mempergunakan sebagain atau
seluruh bangunan untuk menyediakan jasa pelayanan penginapan, makan dan
minum serta jasa lainnya bagi umum, yang dikelola secara komersil.

Jenis-jenis hotel menurut letak bangunannya :

Resort hotel : hotel yang berada dikawasan objek wisata.
City hotel : hotel yang dibangundi wilayah perkotaan, dimana para tamunya
sebagian besar melakukan kegiatan usaha/bisnis di wilayah tersebut.
Airport hotel : hotel yang dibangun di dekat bandara, untuk memudahkan para
tamu melakukan perjalanan dengan pesawat terbang.
 Urban hotel : hotel yang dibangun di pedesaan, agar para tamu dapat menikmati
suasana di pedesaan.
Subburb hotel : hotel yang dibangun di pinggir kota atau di kota satelit, dimana
para tamu melakukan kegiatan rapat.

Jenis-jenis hotel menurut lama waktu tamu menginap:

Transit hotel : hotel yang digunakan untuk menginap 1-2 hari.
Resident hotel : hotel yang digunakan sebagai tempat tinggal
Semi resident hotel : hotel yang digunakan sebagai tempat tinggal sementara.
Jenis-jenis hotel menurut penetapan tarif kamar :
American plan : hotel yang merencanakan harga kamar sudah termasuk tiga kali
makan.
European plan : hotel yang merencanakan harga kamar tidak termasuk biaya
makan.
Modified American plan : hotel yang menetapkan harga kamar termasuk biaya dua
kali makan.
Continental plan : hotel yang menetapkan harga kamar sudah termasuk makan pagi
secara continental.
Bermuda plan: hotel yang menetapkan harga kamar sudah termasuk makan pagi
secara american.

Jenis kamar hotel menurut jumlah tempat tidur :

Single bedroom : kamar hotel dengan satu tempat tidur untuk satu orang.
Double bedroom : kamar hotel dengan satu tempat tidur besar untuk dua orang.
Twin bedroom : kamar hotel dengan dua tempat tidur untuk dua orang.
Family bedroom : kamar hotel dengan dua atau tiga kamar yang saling
berhubungan.
Triple bedroom : kamar hotel dilengkapi dengan double beds dan satu single beds
atau bahkan dengan tiga single beds.
Solo used : satu kamar double room atau twin room yang digunakan untuk satu
orang.
Extra used : satu tempat tidur yang dipakai untuk menambah tempat tidur di suatu
kamar hotel.
Baby cot : tempat tidur mungil khusus disediakan untuk bayi.

Jenis kamar hotel menurut tingkatannya :

 Standard room, yaitu kamar hotel dimana perlengkapan dan peralatan hotel
terdapat dalam satu ruangan.
Suite room, yaitu kamar hotel yang memisahkan ruang tidur dan ruang tamu.
Presidential suite room, yaitu kamar hotel yang terdiri dari dua kamar tidur, satu
ruang tamu, dan dilengkapi dengan meja makan serta dapur kecil.

Jenis hotel menurut jumlah kamar :

Small Hotel : Hotel yang dibangun di daerah dengan angka kunjungan rendah,
dengan jumlah kamar maksimal 25 kamar.
Medium Hotel : Hotel yang dibangun di daerah dengan angka kunjungan sedang,
dengan jumlah kamar sekitar 29-299 kamar.
Large Hotel : Hotel yang dibangun di daerah dengan angka kunjungan tinggi,
dengan jumlah kamar minimun 300 kamar.

Motel, yaitu penginapan yang dilengkapi dengan tempat parkir kendaraan yang
terletak di dekat kamar dan biasanya tertutup
Hostel, yaitu bangunan bagi para pejalan muda, penaik sepeda, dan sebagainya
dapat tinggal dan makan atau menyediakan makanannya sendiri dengan murah.
Losmen, yaitu rumah penginapan yang hanya menyewakan kamar, dan tamu
tidak mendapat fasilitas makan.
Mansion, yaitu rumah besar yang disewakan.
Mess, yaitu penginapan yang biasanya dibangun oleh suatu instansi tertentu
dengan biaya sewa yang relatif murah.
Bungalow, yaitu penginapan yang berupa rumah-rumah kecil yang digunakan
untuk beristirahat di daerah wisata.

4. Persiapan Daftar Perjalanan Dinas (Itinerary)

Daftar perjalanan (itinerary) adalah sebuah rencana kegiatan yang akan
dilakukan selama perjalanan dinas, yang merupakan kombinasi antara daftar
perjalanan dan janji temu/pertemuan.
Adminisrasi kantor/sekretaris harus membuat lembaran daftar perjalanan
dalam rangkap 4, lembar pertama (asli) diserahkan kepada pimpinan, lembar
kedua untuk wakil pimpinan, lembar ketiga untuk manajer atau staf yang dituju
oleh pimpinan, dan lembar keempat untuk sekretaris yang disimpan dalam arsip
perusahaan.
a. Membuat daftar perjalanan dinas.
Daftar perjalanan dinas memuat hal-hal berikut :
 Waktu keberangkatan : hari, tanggal, bulan, tahun, dan pukul.
Tempat tujuan perjalanan dinas, nama kota atau nama negara untuk perjalanan ke
luar negeri.
Jangka waktu perjalanan dinas : jumlah hari/minggu/bulan.
Jenis transportasi yang dipakai :
Transportasi darat, laut, atau udara
Kendaraan dinas/kantor
Kendaraan pribadi
Kendaraan sewa/rental
Kereta api
Tujuan perjalanan dinas :
Rapat kerja
Mengikuti tender proyek
Kerja sama usaha dengan mitra bisnis
Pembukaan cabang perusahaan yang baru
Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS)
Seminar
Lokakarya
Kapan selesai/tiba kembali :
Pukul berapa
Hari apa
Tanggal berapa
Bulan berapa
Tahun berapa
Jenis transportasi yang dipakai apa
Datang/tiba dimana : stasiun/bandara/terminal mana

b. Kegunaan daftar perjalanan dinas :

Untuk pimpinan sebagai pedoman dalam melakukan perjalanan dinas.
Untuk wakil pimpinan sebagai petunjuk berapa lama menggantikan pimpinan.
Untuk sekretaris sebagai pedoman dalam menangani administrasi pimpinan selama
pimpinan tidak ada di tempat.

5. Persiapan Pembiayaan Perjalanan Dinas

Membuat rencana anggaran biaya secara rinci yang mencakup jumlah biaya
yang telah dikeluarkan oleh perusahaan untuk kepentingan pembiayaan selama
perjalanan dinas pimpinan.
a. Jenis-jenis pembiayaan perjalanan dinas pimpinan
Biaya dokumen perjalanan. Misalnya, biaya pengurusan paspor, biaya fiskal dan
airport tax, biaya exit permit, dan biaya health certificate.
Biaya trasportasi, meliputi biaya transport pulang pergi, dan biaya transport lokal
selama dalam perjalanan dinas.
Biaya akomodasi.
Biaya acara / kontribusi penyelenggaraan acara. Misalnya, biaya seminar, dan
biaya pelatihan.
Biaya meal entertainment, yaitu biaya yang digunakan untuk menjamu relasi.
Biaya konsumsi
Biaya lunsum/perdien, yaitu biaya pengganti selama bekerja di luar perusahaan.

b. Macam-macam alat pembayaran

Uang tunai
Sesuatu yang diterima secara umum sebagai alat tukar dan alat bayar.
Travelers Funds (uang dalam bentuk lain)

Uang dalam bentuk lain yang berguna untuk menjamin keamanan pimpinan
selama melaksanakan perjalanan dinas. Travelers Funds dapat diperoleh dari bank
dan biasanya memiliki wujud sebagai berikut :
Travelers Cheque, yaitu sejenis cek dengan jumlah nominal yang berbeda-beda,
dengan jumlah nominal yang relatif kecil mulaidari US$ 10, 20, 50, atau 100 dan
ditandatangani pada saat pembelian.
Letter of Credit (L/C), yaitu surat yang digunakan ketika seseorang
membutuhkan dana dalam jumlah besar selama dalam perjalanan, biasanya
digunakan untuk pembayaran bisnis dalam jumlah besar.
Credit card (kartu kredit), yaitu kartu yang diterbitkan suatu bank, dimana bank
penerbit kartu kredit tersebut meminjamkan uang kepada konsumennya. Dapat
digunakan untuk pembayaran kredit ataupun ketika memerlukan uang tunai.

2.2. Laporan perjalanan dinas

Apabila semua kegiatan perjalanan dinas telah selesai dilaksanakan, tugas
terakhir yang harus diselesaikan seorang administrasi kantor/sekretaris atau staf
dibagian perjalanan dinas adalah membuat laporan perjalanan dinas.
Ada dua laporan perjalanan dinas yang harus dibuat, antara lain membuat
laporan tentaang hasil perjalanan dinas dan laporan pembiayaan perjalanan dinas.
 2.2.1. Laporan Hasil Perjalanan Dinas
Setelah pimpinan selesai melaksanakan tugas perjalanan dinas, administrasi
kantor/sekretaris atau staf yang bertanggung jawab membuat laporan tentang apa
saja yang telah dilakukan selama perjalanan dinas. Inti dari laporan berkaitan
dengan tujuan dilaksanakannya perjalanan dinas, seperti beraa lama perjalanan
dinas tersebut dilakukan, kapan berangkat, dan kapan pulang kembali.

2.2.2. Laporan Pembiayaan Perjalanan Dinas

Setelah acara perjsslsnsn dinas pimpinan selesai, ada satu lagi tugas penting
untuk seorang administrasi kantor/sekretaris, yaitu menyusun laporan keuangan
yang telah dikeluarkan untuk membiayai perjalanan dinas pimpinan tersebut.
Langkah-langkah yang harus dilakukan administrasi kantor/sekretaris dalam
menyusun laporan keuangan biaya perjalanan dinas pimpinan, yaitu sebagai
berikut.
Mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran, seperti kuitansi, bon, nota, atau catatan-
catatan kecil bukti pengeluaran uang.
Mengelopmpokkan bukti pengeluaran tersebut ke dalam pos-pos. misalnya, pos
biaya penginapan, pos biaya transportasi, pos biaya entertainment (biaya yang
dikeluarkan untuk menjamu mitra atau relasi bisnis), pos biaya makan dan
minum, dan pos pengeluaran lainnya.
Menjumlah secara keseluruhan pos pengeluaran tersebut, sehingga akan terlihat
jumlah nominal uang yang sudah dikeluarkan perusahaan untuk perjalanan dinas
pimpinan.
BAB III
KESIMPULAN

Perjalanan dinas adalah perjalanan ke suatu tempat kerja yang berbeda yang
ditentukan oleh perusahaan. Perjalanan dinas berbeda dengan perjalanan biasanya.
Peran administrasi kantor atau seorang sekretaris sangat penting, karena dengan
adanya administrasi atau sekretaris yang memiliki pengetahuan dan keterampilan
tentang persiapan, pelaksanaan, dan pelaporan yang berkaitan dengan perjalanan
dinas, maka perjalanan dinas dapat berjalan sesuai prosedur yang ada.