Modul 3.9

MODUL 9
Menerapkan Penyusunan Perjalanan

Dinas (Itinerary)
Menyusun daftar perjalanan dinas

(itinerary)
BAB I
PENDAHULUAN
A. DESKRIPSI
Untuk kelancaran komunikasi dan peningkatan hubungan yang baik serta

mengembangkan usaha atau perluasan aktivitas, maka pihak perusahaan seringkali
melakukan pekerjaan baik di dalam negeri maupun ke luar negeri, yaitu dengan
melaksanakan perjalanan bisnis. Perjalanan bisnis atau dinas dalam rangka
pencapaian tujuan ini dapat dilakukan oleh pimpinan ataupun karyawan. Mengingat
betapa pentingnya kegiatan perjalanan bisnis atau dinas ini maka sekretaris dituntut
untuk dapat melakukan persiapan-persiapan untuk membantu pimpinan melakukan
kegiatan perjalanan bisnis atau dinas. Hasil yang diperoleh dari perjalanan bisnis
atau dinas sebagai masukan atau informasi untuk mengembangkan kegiatan lain
untuk kemajuan suatu perusahaan, instansi atau lembaga.
Setelah melaksanakan kegiatan perjalanan bisnis/dinas maka pimpinan harus
menyusun laporan. Hal ini sebagai bahan pertanggungjawaban dari orang yang
diberi tugas untuk melaksanakan perjalanan bisnis/dinas. Hasil laporan yang dibuat
sebagai pedoman bagi sekretaris untuk membuat perencanaan selanjutnya. Di
samping itu bahan laporan juga digunakan sebagai pedoman bagi perusahaan
untuk mengambil langkah selanjutnya dalam rangka pencapaian tujuan.
Selain melakukan perjalanan bisnis pimpinan juga melakukan pekerjaan yang
sifatnya rutin dalam perusahaan atau kantor. Kedua kegiatan tersebut saling
mendukung walaupun keduanya pelaksanaannya berbeda. Perjalanan bisnis
dilakukan tidak secara rutin dan dilakukan ke luar kota maupun ke luar negeri.
Kedua kegiatan itupun juga membutuhkan persiapan yang tepat yang dilakukan
oleh sekretaris atau petugas protokol. Hal ini dimaksudkan agar tujuan yang hendak
telah ditentukan dapat dicapai dengan efisien dan efektif.
Mengingat pentingnya hal tersebut maka peserta didik diharapkan dapat
memahami tentang apa dan bagaimana mengelola kegiatan perjalanan bisnis atau
dinas. Dalam modul ini akan menyajikan berbagai informasi tentang ruang lingkup
perjalanan bisnis atau dinas dan Jadwal Kegiatan Pimpinan. Modul ini dikemas
dengan materi Ruang Lingkup Perjalanan Bisnis/Dinas dan Jadwal Kegiatan
Pimpinan. Peserta didik diharapkan dalam mempelajari modul ini harus mengikuti
petunjuk yang diberikan. Setelah mempelajari modul ini, peserta didik diharapkan
dapat menjelaskan Ruang Lingkup Perjalanan Bisnis/Dinas dan Jadwal Kegiatan
Pimpina.
B. TUJUAN
Adapun tujuan pembelajaran pada modul ini adalah :

1. Aspek Pengetahuan
Melalui kegiatan mengamati dan menanya (searching, membaca dan diskusi)
peserta didik dapat :
a. Menjelaskan Pengertian Perjalanan Bisnis/Dinas
b. Menguraikan Jenis Perjalanan Bisnis/Dinas
c. Mengidentifikasi Persiapan Perjalanan Bisnis/Dinas
d. Menjelaskan Pengertian Daftar Perjalanan Bisnis/Dinas
e. Menguraikan Pelaksanaan Perjalanan Bisnis/Dinas
f. Menjelaskan Pengertian Laporan Perjalanan Bisnis/Dinas
g. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan data atau informasi dalam Laporan
Perjalanan Bisnis/Dinas
h. Menjelaskan Pengertian Jadwal Kegiatan Pimpinan
i. Menguraikan Prosedur Penyusunan Jadwal Kegiatan Pimpinan
2. Aspek Keterampilan
Melalui kegiatan mencoba (demontrasi) peserta didik dapat :
a. Membuat Rincian Biaya Perjalanan Bisnis/Dinas
b. Membuat Dokumen Pendukung Perjalanan Bisnis/Dinas
c. Membuat Daftar Perjalanan Bisnis/Dinas
d. Membuat Laporan Hasil Perjalanan Bisnis/Dinas
e. Membuat Laporan Keuangan Perjalanan Bisnis/Dinas
f. Membuat Jadwal Kegiatan Pimpinan
3. Aspek Sikap
Melalui kegiatan Pembelajaran peserta didik diharapkan mempunyai nilai
karakter:
a. Mengerjakan tugas dengan mandiri, disiplin dan kreatif
b. Mengkomunikasikan hasil pekerjaan dengan percaya diri dan menerapkan
komunikasi yang efektif
C. PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL
Dengan memahami tujuan pembelajaran tersebut dan dapat mencapai tujuan

tersebut maka peserta didik dapat memahami ruang lingkup perjalanan bisnis atau
dinas dan jadwal kegiatan pimpinan, kemudian peserta didik dapat melanjutkan
modul berikutnya. Untuk membantu peserta didik dalam menguasai materi ini maka
modul ini disusun menjadi tujuh kegiatan belajar sebagai berikut:
a. Kegiatan Belajar 1 : Ruang Lingkup Perjalanan, Daftar Perjalanan dan
Laporan Perjalanan Bisnis/Dinas
b. Kegiatan Belajar 2 : Pembuatan Daftar Perjalanan Bisnis/Dinas, Daftar
Biaya Perjalanan Bisnis/Dinas, Pembuatan Dokumen
c. Kegiatan Belajar 3 : Pembuatan Daftar Perjalanan Bisnis/Dinas, Daftar
Pendukung Perjalanan Bisnis/Dinas, dan Pembuatan
d. Kegiatan Belajar 4 : Pembuatan Daftar Perjalanan Bisnis/Dinas, Daftar
Pendukung Perjalanan Bisnis/Dinas, dan Pembuatan
e. Kegiatan Belajar 5 : Ruang Lingkup Jadwal Kegiatan Pimpinan
f. Kegiatan Belajar 6 : Pembuatan Jadwal Kegiatan Pimpinan dan Pembuatan
Dokumen Pendukung Jadwal Kegiatan Pimpinan
g. Kegiatan Belajar 7 : Pembuatan Jadwal Kegiatan Pimpinan dan Pembuatan
Dokumen Pendukung Jadwal Kegiatan Pimpinan
Kegiatan Belajar 1 dan 5 untuk mencapai tujuan pada aspek pengetahuan.

Sedangkan Kegiatan Belajar 2, 3, 4, 6 dan 7 untuk mencapai tujuan pada aspek
keterampilan. Untuk keberhasilan peserta didik, maka peserta didik harus
mengikuti petunjuk di bawah ini dengan cermat:
a. Bacalah dengan cermat modul ini dan pahami modul ini.
b. Diskusikan dengan sesama peserta didik mengenai apa yang telah dicermati
untuk mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan
kompetensi yang ingin dicapai dalam modul ini. Bila masih ragu, maka
tanyakan pada Pendidik sampai paham.
c. Bila dalam proses memahami materi mendapatkan kesulitan, diskusikan
dengan teman-teman atau konsultasikan dengan Pendidik.
d. Kerjakan tugas dan latihan yang terdapat di dalam modul ini dengan jujur, teliti
dan bertanggungjawab.
e. Laporkan kemajuan kepada Pendidik sebelum melanjutkan ke bahan ajar
selanjutnya.
f. Usahakan menyelesaikan setiap bahan ajar lebih cepat dari waktu yang
ditetapkan.
g. Tingkat pemahaman minimal yang diharapkan sebesar 70%, jika tingkat
penguasaan kurang dari 70%, pelajari materi atau bagian dari bahan ajar
yang belum dikuasai atau mintalah saran dari Pendidik. Ikuti ketentuan yang
berlaku dalam setiap bahan ajar sebelum melanjutkan ke bagian lain atau
ke bahan ajar berikutnya.
D. PETA KONSEP KOMPETENSI DASAR PADA MATA PELAJARAN

OTOMATISASI TATA KELOLA HUMAS DAN KEPROTOKOLAN
SEMESTER SEMESTER
GANJIL GENAP
Memahami Ruang Lingkup Menerapkan penyusunan

Keprotokolan perjalanan dinas
Melakukan pengelompokkan ruang (itinerary)
lingkup keprotokolan Menyusun Daftar
Perjalanan
Bisnis/Dinas
Memahami Regulasi Bidang Menerapkan penyimpanan

Keprotokolan dokumen administrasi
Melakukan pengelompokkan ruang humas dan keprotokolan
lingkup keprotokolan Melaksanakan penyimpanan
dokumen administrasi
humas dan keprotokolan
Menerapkan Kegiatan Keprotokolan Mengevaluasi kegiatan
Melaksanakan Kegiatan administrasi humas dan
Keprotokolan keprotokolan
Membuat laporan hasil
evaluasi kegiatan
administrasi humas dan
keprotokolan
Menerapkan Persiapan
Penyelenggaraan
Pertemuan/Rapat
Melakukan Persiapan
Penyelenggaraan
Pertemuan/Rapat
Menerapkan Penyelenggaraan
Pertemuan/Rapat
Menyelenggarakan
Pertemuan/Rapat
Menerapkan Penyelenggaraan
Pertemuan/Rapat
Menyelenggarakan
Pertemuan/Rapat
Menerapkan Notula
Pertemuan/Rapat
Membuat Notula
Pertemuan/Rapat
Menerapkan Pembuatan Susunan

Acara Kegiatan
Melaksanakan Kegiatan
Pembawa Acara
BAB II
RUANG LINGKUP PERJALANAN BISNIS DAN
JADWAL KEGIATAN PIMPINAN
Kegiatan Pembelajaran 1
Kegiatan Belajar 1 ini akan mengajak peserta didik untuk mengkaji tentang
ruang lingkup Perjalanan Bisnis atau Dinas. Oleh karena itu setelah menyelesaikan
Kegiatan Belajar 1 peserta didik diharapkan mampu :
3.9.1. Menjelaskan Pengertian Perjalanan Bisnis/Dinas
3.9.2. Menguraikan Jenis Perjalanan Bisnis/Dinas
3.9.3. Mengidentifikasi Persiapan Perjalanan Bisnis/Dinas
3.9.4. Menjelaskan Pengertian Daftar Perjalanan Bisnis/Dinas
3.9.5. Menguraikan Pelaksanaan Perjalanan Bisnis/Dinas
3.9.6. Menjelaskan Pengertian Laporan Perjalanan Bisnis/Dinas
3.9.7. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan data atau informasi dalam Laporan
3.9.8. Menjelaskan Pengertian Jadwal Kegiatan Pimpinan
3.9.9. Menguraikan Prosedur Penyusunan Jadwal Kegiatan Pimpinan
Mengamati
A. Perjalanan Bisnis/Dinas
1. Pengertian Perjalanan Bisnis/Dinas
Perjalanan bisnis / dinas adalah perjalanan dinas keluar kota maupun ke
luar negeri yang dilakukan oleh pimpinan atau seseorang dengan tujuan yang
telah ditentukan dalam rangka pelaksanaan tugas.
Mengatur, merencanakan, dan mempersiapkan perjalanan bisnis
merupakan tugas sekretaris dalam membantu pimpinan. Oleh karena itu
sekretaris harus mempunyai program dasar untuk mengurus perjalanan bisnis
pimpinannya maupun orang yang melakukan perjalanan bisnis, baik yang
sudah direncanakan maupun yang mendadak pelaksanaannya.
2. Jenis-Jenis Perjalanan Bisnis/Dinas
Ditinjau dari segi wilayah Negara tujuan, perjalanan bisnis dibedakan
menjadi dua macam :
a. Perjalanan bisnis dalam negeri
1. Perjalanan bisnis antarkota dalam satu provinsi
2. Perjalanan bisnis antarprovinsi
b. Perjalanan bisnis luar negeri atau antarnegara
3. Tata Cara Pelaksanaan Perjalanan Bisnis
Ada tiga cara yang dapat dilakukan untuk mengurus dan
mempersiapkan perjalanan bisnis yaitu :
a. In House Travelling Department (Divisi Perjalanan)
Bagian di perusahaan yang khusus menangani perjalanan bisnis pada suatu
perusahaan dan bertanggung jawab mulai dari persiapan dokumen
(paspor, visa), serta mengurus keuangan atau pembiayaan selama
perjalanan bisnis. Sekretaris tetap menyiapkan dokumen yang
berhubungan dengan dokumen perusahaan.
b. Travel Bureau (Biro Perjalanan)
Menggunakan jasa badan usaha yang menyediakan bantuan untuk
pengurusan perjalanan, tetapi dalam hal ini sekretaris tetap harus
mempersiapkan dokumen-dokumen semua.
c. Administrasi Kantor (Sekretaris)
Sekretaris atau administrasi kantor harus segera mempersiapkan segala
sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan bisnis. Mulai dari dokumen-
dokumen baik dokumen perusahaan maupun dokumen penunjang
perjalanan bisnis, transportasi dan akomodasi serta keuangan atau
pembiayaan.
4. Tata Cara Mengkonfirmasi Perusahaan atau Instansi
Setelah seorang sekretaris melakukan persiapan perencanaan
perjalanan bisnis maka langkah selanjutnya yang diambil adalah melakukan
konfirmasi dengan pihak-pihak yang akan terlibat dalam perjalanan bisnis
salah satu di antaranya adalah Perusahaan atau Instansi yang dari yang akan
mengadakan pertemuan. Adapun konfirmasi dapat dilakukan dengan berbagai
cara yaitu :
a. Melalui Telepon
Seorang sekretaris dapat melakukan konfirmasi dengan pihak lain dengan
menggunakan pesawat telepon
b. Melalui Surat
Seorang sekretaris dalam melakukan konfimasi dengan pihak-pihak
tertentu dengan mengirimkan surat janji temu. Surat janji temu adalah
surat yang berisi tentang hari, tanggal, waktu, siapa dan untuk tujuan apa
pertemuan tersebut diselenggarakan serta dokumen-dokumen yang
diperlukan oleh pimpinan.
c. Melalui Email
Sesuai dengan perkembangan jaman dimana secara elektronik dapat
dikirimkan surat melalui internet dengan menggunakan fasilitas computer.
Hal ini sangat praktis dan efisien, karena dalam hitungan detik surat
tersebut dapat diterima secara langsung dan sekalian mendapat balasan.
Contoh Surat Permohonan Janji Temu

PT SEGER MANGGALA NUSANTARA
Dusun Rejosari RT 04/02 Ds. Rejosari Kec. Grobogan
GROBOGAN
Nomor : 01/KS/I/2020 3 Januari 2020
Yth. Pimpinan PT Holy Karya Sakti Putra

Jalan Semarang Purwodadi KM 26,5
RT 01/01 Ds. Mangunsari Tegowanu
Grobogan
Permohonan Janji Temu
Dengan hormat,
Untuk memperluas area usaha, kami bermaksud untuk mengajak kerjasama
perusahaan Saudara. Oleh karena itu kami ingin mengadakan pertemuan dengan
Pimpinan PT Holy Karya Sakti Putra.
Pertemuan tersebut kami rencanakan dilangsungkan pada hari Kamis, tanggal
7 Januari 2020, pukul 11.00 – 13.00 WIB. Tempat pertemuan yang kami usulkan
adalah Kedai Cangkir Noroyono Tinanding Kecamatan Godong Kabupaten
Grobogan.
Sehubungan dengan rencana di atas, kami mohon Saudara dapat
mengkonfirmasikan kepada kami terkait dengan kesediaan Saudara. Atas
perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Endah Nur Habibah

Sekretaris Direksi
B. Persiapan Perjalanan Bisnis
1. Rencana Perjalanan Bisnis
Dalam merencanakan perjalanan bisnis sekretaris harus segera
mengumpulkan informasi perjalanan secara lengkap, antara lain :
a. Tujuan Perjalanan Bisnis/Dinas
Sebagai langkah awal dalam menyusun rencana perjalanan bisnis
maka seorang sekretaris atau bagian yang mengurusi perjalanan bisnis di
suatu perusahaan harus dapat mengidentifikasi tujuan perjalanan bisnis
antara lain mengenai :
1) Untuk apa perjalanan bisnis dilakukan dengan kata lain keperluan
perjalanan bisnis
2) Tempat tujuan perjalanan bisnis yaitu dalam negeri atau luar negeri
b. Persinggahan atau perhentian, baik pada waktu berangkat atau kembali
c. Tanggal, waktu, tempat dan dengan siapa saja pimpinan membuat janji
pertemuan
d. Waktu yang dipilih untuk pemberangkatan
e. Jenis transportasi perjalanan, dengan pesawat terbang, kapal laut, kereta
api atau mobil
f. Jenis pelayanan menggunakan kelas utama atau ekonomi
g. Hotel yang dikehendaki di setiap kota yang dikunjungi
h. Angkutan yang diperlukan disetiap kota yang dikunjungi
Dengan keterangan tersebut di atas maka akan memudahkan untuk
membuat rencana perjalanan bisnis/dinas bagi pimpinan. Karena dengan data
tersebut maka dapat menentukan persiapan-persiapan apa saja yang perlu
disusun, sehingga penyusunan perencanaan akan baik dan matang.
Dengan demikian dapat memperlancar dan mempengaruhi keberhasilan
perjalanan bisnis/dinas pimpinan. Pengaturan perjalanan bisnis menuntut
seorang sekretaris dapat bertindak dengan prakarsa sendiri, walaupun tetap
harus melakukan konfirmasi dengan pimpinan.
2. Persiapan Keuangan
Dalam melakukan perjalanan dinas tentu saja tak lepas dari biaya,
karena untuk menyewa tempat penginapan, transportasi yang di gunakan dan
untuk biaya makan serta keperluan keperluan yang di butuhkan lainnya. Oleh
karena itu biaya harus di sesuaikan dengan pengeluaran-pengeluaran
tersebut dalam rangka melakukan perjalanan dinas. Kemampuan ekonomi
perusahaan juga nantinya akan mempengaruhi jenis penginapan dan
transportasi yang akan di gunakan nantinya serta keperluan-keperluan yang
lainnya pula.
Sebelum keberangkatannya, perlu diketahui terlebih dahulu berapa uang
tunai yang akan dibawa oleh pimpinan. Dalam bepergian biasanya
dipergunakan cek atau traveller’s cheque. Semua harus siap sehari sebelum
pimpinan berangkat. Selain uang tunai yang akan dibawa oleh pimpinan,
seorang pimpinan perlu membawa uang tidak tunai. Selain karena faktor
keamanan, juga akan memudahkan dalam setiap melakukan pembayaran.
Semua pengeluaran melalui uang tunai maupun uang tidak tunai (credit card),
slip atau kuitansi bukti pengeluaran harus disimpan sebagi bukti untuk
menyusun laporan keuangan perjalanan bisnis/dinas.
Apabila suatu perusahaan mempunyai kebijakan membayar dimuka
terhadap perjalanan bisnis pimpinan, maka sekretaris perlu menanyakan
kepada pimpinan berapa banyak uang yang dibutuhkan. Sebelum menerima
uang, sekretaris haru melengkapi formulir yang tersedia.
Jika kepada pejabat atau pimpinan yang telah menyelesaikan perjalanan
bisnis diberikan uang pemulihan biaya sesuai dengan pengeluaran yang
dibuktikan oleh voucher, sistem tersebut dinamakan Restitusi biaya
perjalanan bisnis. Namun adalanya untuk menyederhanakan administrasi,
bekal atau biaya perjalanan bisnis diberikan dengan hitungan standar (tarip),
tanpa memperhatikan voucher (bon,kuitansi, bukti pembayaran) yang
demikian disebut lump sum. Ada beberapa tanda bayar yang dipakai selama
mengadakan perjalanan bisnis, antara lain :
a. Uang
Uang adalah sesuatu yang diterima secara umum sebagai alat tukar dan
alat bayar. Tanda bayar tersebut dipakai apabila pimpinan menghendaki
uang tunai selama mengadakan perjalanan bisnis. Jika perjalanan bisnis ke
luar negeri sekretaris harus mengetahui mata uang apa saja yang hendak
dipakai oleh pimpinan.
b. Kartu Kredit (credit card)
Yaitu kartu yang dikeluarkan oleh bank, hotel biro perjalanan atau badan
lain yang memberikan hak kepada pembawa untuk memperoleh barang
atau jasa dalam batas nilai tertentu menurut persyaratan yang ditetapkan
pimpinan perusahaan sebaiknya memiliki kartu kredit yang dapat
digunakan secara internasional, sehingga jika ia mengadakan perjalanan ke
luar negeri, kartu kredit tersebut dapat digunakan.
c. Cek bepergian (Traveller’s Cheque)
Adalah alat pembayaran semacam cek yang diciptakan untuk orang yang
bepergian dan dapat diuangkan pada bank yang mengeluarkan atau pada
pihak-pihak yang ditunjuk. Cek ini dikeluarkan dalam pecahan tertentu.
d. Letter of Credit (L/C)
Surat ini dapat dikeluarkan oleh bank apabila seseorang memerlukan dana
yang jumlahnya besar selama dalam perjalanannya dibeberapa tempat.
Biaya untuk mengeluarkan L/C lebih murah dari pada biaya untuk membeli
Traveler’s check. L/C ini dikeluarkan atas nama seseorang yang
memintanya dan dengan membubuhkan tanda tangannya maka ia dapat
menukar di bank yang ditunjuk. Setiap pengambilan uang di bank, maka
bank akan menunjukkan neraca dalam L/C
Adapun biaya perjalanan bisnis yang dapat dikeluarkan selama

perjalanan bisnis adalah:
a. Biaya Transportasi Pulang Pergi (PP)
b. Biaya Transportasi Lokal
c. Biaya Perjamuan
d. Biaya Konsumsi
e. Biaya Akomodasi atau Penginapan
f. Biaya Perdian atau uang harian
g. Biaya Administrasi, terdiri dari biaya paspor, visa, exit permit
Contoh Daftar Perincian Biaya Perjalanan
PT HAERFEST REAPING
HR Sudirman Tower,5th Floor,Jl.Jend.Sudirman Kav .97
Jakarta Selatan
PERINCIAN PERHITUNGAN BIAYA PERJALANAN BISNIS
KEGIATAN DAN JUMLAH

NO. KETERANGAN
PERINCIAN BIAYA (Rp)
A Biaya Transportasi
a. Tiket Pesawat Rp. 4.623.800
Pulang Pergi Jakarta
Singapore Rp. 3.623.800
@ Rp. 1.811.900
b. Transportasi Lokal Rp. 1.000.000
B Biaya Akomodasi Rp. 2.984.000
Hotel Swissotel The
Rp. 2.984.000
Stanford Singapore
C Uang Lungsum Rp. 900.000
2 hari x Rp. 450.000 Rp. 900.000
D Biaya Operasional Rp. 1.500.000
Jumlah Rp 10.007.800
Jakarta Selatan, 2 Januari 2020

Menyetujui,
PT HAERFEST REAPING Yang Membuat
Ir. Rahardi Ramli Emi Nurcahyaningsih

Direktur Secretary
3. Persiapan Dokumen Perjalanan Bisnis/Dinas
Dokumen perjalanan bisnis adalah suatu bukti tertulis atau tercetak
yang dapat memberikan keterangan bagi pimpinan ketika melakukan
perjalanan bisnis. Seorang sekretaris harus dapat menentukan dan
mempersipakan dokumen apa saja yang dibutuhkan oleh pimpinan untuk
melaksanakan perjalanan bisnis/dinas.
Terkadang perjalanan bisnis/dinas dilakukan tidak hanya di dalam kota
atau antar kota saja, tetapi juga sampai ke luar negeri. Kalau perjalanan
bisnis/dinas itu sampai ke luar negeri maka seorang sekretaris harus
membantu pimpinan untuk mempersiapkan dokumen yang dibutuhkan. Untuk
itu maka seorang sekretaris harus mengerti dokumen apa saja yang harus
dipersiapkan atau dibuat. Adapun dokumen perjalanan bisnis dapat
dikelompokkan menjadi dua macam yaitu :
a. Dokumen internal
Dokumen yang diterbitkan atau dibuat oleh perusahaan atau instansi yang
bersangkutan. Dokumen internal dibuat oleh sekretaris atau staf
administrasi dari perusahaan atau instansi yang bersangkutan. Adapun
yang termasuk dalam dokumen internal yaitu :
1) Surat Tugas
Surat yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di perusahaan dan
diberikan kepada seorang (bawahan) untuk melakukan pekerjaan
tertentu. Atau surat yang berisi tentang pemberian tugas kepada
seseorang untuk melakukan suatu kegiatan yang berkaitan dengan
pencapai tujuan perusahaan atau instansi. Surat tugas terdiri dari
empat bagian, yaitu sebagai berikut :
1. Bagian Kepala Surat
2. Pembuka Surat
3. Bagian Isi Surat
4. Bagian Penutup Surat
Contoh Surat Tugas
HR PT HAERFEST REAPING
Sudirman Tower,5th Floor,Jl.Jend.Sudirman Kav .97
Jakarta Selatan
SURAT TUGAS
Nomor : 76/SPT/HR/2020
Yang bertanda tangan di bawah ini Direktur PT HAERFEST REAPING

memberikan tugas kepada :
Nama : Aditomo Bhakti, M.Si

Jabatan : Manager Pemasaran
Keperluan : Mengikuti Pelatihan Strategic Marketing Program
Hari / Tanggal : Kamis 9 Januari sampai dengan Jumat 10 Januari
2020
Tempat : Suntec Singapore Convention & Exhibition Centre, 1
Raffles Blvd, Singapore 039593
Demikian surat tugas ini dibuat dan agar dijalankan dengan amanah.
Setelah pelaksanaan tugas diharapkan untuk membuat laporan secara
tertulis.

PT HAERFEST REAPING
Ir. Rahardi Ramli

Direktur
2) Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)
Surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau seseorang
yang lebih tinggi kedudukannya yang ditujukan kepada seorang
(bawahan) untuk melaksanakan perjalanan dinas. Berdasarkan
sumber pembiayaan yang digunakan, surat Perintah Perjalanan
Dinas (SPPD) terbagi dua, yaitu:
a. SPPD rutin, yaitu SPPD yang dibiayai dari sumber anggaran
rutin.
SPPD rutin diberikan oleh pimpinan/pejabat yang berwenang
mengeluarkan anggaran rutin. SPPD rutin diberikan berkaitan
dengan tugas-tugas rutin.
b. SPPD Proyek, yaitu SPPD yang dibiayai dari sumber anggaran
pembangunan. SPPD proyek diberikan oleh pimpinan proyek
Contoh SPPD Swasta
PT HAERFEST REAPING
Jakarta Selatan
SURAT PERINTAH PERJALANAN

Nomor : 76/SPPD/HR/2020
Dalam rangka mengikuti Pelatihan Strategic Marketing Program di

Suntec Singapore Convention & Exhibition Centre, 1 Raffles Blvd,
Singapore 039593, maka kami memberikan tugas kepada:
Nama : Aditomo Bhakti, M.Si

Untuk bisa melakukan perjalanan dinas ke Negara Singapore,

adapun pelaksanannya dengan ketentuan sebagai berikut :
Berangkat : 09 Januari 2020

Kembali : 10 Januari 2020
Kendaraan : Pesawat Terbang ( Garuda Indonesia )
Akomodasi : Hotel Pan Pacific Singapore
Demikian surat perjalanan ini kami buat dengan sebenar-benarnya

dan diharapkan saudara dapat melaksanakan dan memohon semua
pihak demi kelancaran pelaksanaan perjalanan dinas tersebut.

PT HAERFEST REAPING
Ir. Rahardi Ramli

Direktur
b. Dokumen Eksternal
Dokumen yang dikeluarkan oleh instansi yang berwenang dan
digunakan untuk perjalanan bisnis. Jenis dokumen ektersnal ini biasanya
berbeda-beda karena tergantung kebutuhan dan tergantung pada daerah
mana yang dituju dalam perjalanan bisnis, serta jenis transportasi yang
digunakan. Sekretaris hendaknya mempersiapkan berkas-berkas,
peraturan-peraturan yang berhubungan dengan masalah yang akan
dirundingkan, surat-surat penting, akta-akta, brosur-brosur dan lain-lain.
Jika pimpinan mengadakan perjalanan bisnis untuk mengikuti
konferensi seminar, rapat dinas dan lain-lain, sekretaris harus
mempersiapkan materi-materi, naskah-naskah dan bahan-bahan yang akan
menjadi topik pembicaraan sesuai dengan acara atau agenda yang sudah
ditetapkan. Bila pimpinan diminta oleh panitia untuk menyambut atau
sebagai pemrasaran, sekretaris yang wajib mengingatkan sudahkah
pimpinan menyusun sambutan atau kertas kerja untuk keperluan tersebut.
Jika pimpinan harus melakukan perjalanan bisnis ke luar negeri perlu
menambah persiapan untuk mengurus dokumen yang dibutuhkan seperti
dibawah ini.
1. Paspor
a) Pengertian Paspor
Dalam kamus besar bahasa Indonesia, pengertian paspor
adalah “Surat keterangan yang dikeluarkan oleh pemerintah untuk
seorang warga negara yang akan mengadakan perjalanan ke luar
negeri.”
Sementara menurut Wikipedia (http://id.wikipedia.org/wiki
/Paspor) “Dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pejabat yang
berwenang dari suatu negara yang memuat identitas pemegangnya
dan berlaku untuk melakukan perjalanan antar negara.”
Berdasarkan kedua pendapat tersebut dapat disimpulkan
bahwa paspor adalah sebuah buku kecil berisi identitas orang dan
sebagai dokumen perjalanan bisnis yang diberikan kepada seorang
warga negara, yang diberi ijin untuk meninggalkan negaranya dan
untuk bepergian ke negara-negara asing tertentu. Paspor ini
diperoleh di kantor imigrasi setempat.
E-paspor merupakan pengembangan dari paspor kovensional,
dimana pada paspor tersebut telah ditanamkan sebuah chip yang
berisikan biodata pemegangnya beserta data biometric yang
disimpan dengan maksud untuk lebih meyakinkan bahwa orang
yang memegang paspor adalah benar orang yang memiliki dan
berhak atas paspor tersebut.
Teknologi Biometrik ini mencegah seseorang untuk memiliki
paspor ganda. Karena, dengan sistem biometrik ini, paspor dapat
diterbitkan setelah mendapat persetujuan langsung dari Pusat
(Online System). Sejak diterapkannya sistem ini di Indonesia, maka
pembuatan paspor saat ini bisa dilakukan di kantor imigrasi mana
pun dalam batas wilayah negara RI. Paspor biasanya diperlukan
untuk perjalanan internasional karena harus ditunjukkan ketika
memasuki perbatasan suatu negara, walaupun di negara tertentu
ada beberapa perjanjian dimana warga suatu negara tertentu dapat
memasuki negara lain dengan dokumen selain paspor.
b) Hal-hal yang termuat di dalam buku paspor adalah :
1) Nomor Paspor
2) Nama pemegang paspor
3) Jenis kelamin
4) Kewarganegaraan
5) Tempat dan Tanggal lahir
6) Tanggal dikeluarkannya paspor
7) Tanggal habis berlakunya paspor
8) Kantor yang mengeluarkan paspor
9) Foto pemegang paspor
10) Alamat
11) Lembar untuk exit permit atau visa
c) Macam-macam Paspor
Paspor mempunyai macam-macam paspor meliputi
1) Paspor biasa (Normal Passport)
Digunakan untuk orang (masyarakat umum) yang
bepergian ke luar negeri untuk urusan bisnis, pribadi. Paspor ini
berwarna hijau, biasanya diperoleh di kantor imigrasi setempat,
ditulis dalam Bahasa Indonesia dan masa berlakunya adalah
lima tahun.
2) Paspor dinas
Digunakan untuk orang (pegawai/pejabat pemerintah)
yang bepergian ke luar negeri untuk urusan yang berhubungan
dengan urusan kedinasan atau tugas kenegaraan. Paspor ini
diterbitkan untuk kalangan teknikal dan petugas administrasi
dari suatu misi diplomatik seperti kedutaan dan konsulat
ataupun bagi pegawai negeri/ pemerintah yang sedang
melaksanakan tugas ke luar negeri.
Pemegang paspor jenis ini mendapatkan beberapa
kemudahan yang tidak dimiliki oleh pemegang paspor biasa.
Paspor ini berwarna biru, pengurusan paspor ini dilakukan di
Kementerian Luar negeri dan masa berlaku paspor tergantung
dari keperluannya, pada umumnya satu tahun atau lebih, ditulis
dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
3) Paspor diplomatik
Digunakan bepergian ke luar negeri untuk urusan yang
berhubungan dengan pekerjaannya sebagai diplomatik atau
wakil baik negara maupun organisasi. Untuk mengidentifikasi
mereka sebagai perwakilan diplomatik dari negara asalnya.
Pemegang paspor ini menikmati beberapa kemudahan
perlakuan dan kekebalan di negara tempat mereka bertugas.
Paspor ini berwarna hitam dan dikeluarkan oleh Kementrian
Luar Negeri dan ditulis dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa
Inggris.
4) Paspor Haji
Paspor bersampul warna coklat, yaitu paspor khusus
untuk orang-orang yang akan menunaikan ibadah haji. Paspor
ini diperoleh di Kementerian Agama. Masa berlaku paspor
sesuai dengan lamanya melalukan ibadah haji. Ditulis dalam
Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
5) Paspor Khusus
Paspor khusus untuk pejabat United Nations (PBB) dan
biasanya mendapatkan perlakuan diplomatik. Ada dua macam
paspor khusus, yaitu bersampul warna merah untuk pejabat
tinggi PBB dan bersampul warna biru muda untuk staf PBB.
6) Paspor orang Asing
Paspor yang diberikan kepada seseorang yang bukan
warga negaranya. Syarat dan ketentuan untuk memiliki
paspor jenis ini diatur oleh masing-masing negara.
7) Paspor kelompok
Paspor kelompok akan diberikan untuk, misalnya,
kelompok perjalanan anak liburan sekolah. Semua anak dalam
perjalanan tersebut cukup memiliki sebuah paspor kelompok
selama perjalanan liburan mereka berlangsung.
Dokumen yang setara dengan paspor untuk dokumen
perjalanan (travel document ) antara lain:
1) Seamen book
Digunakan untuk orang selama melaut ke luar negeri
2) Certificate of identity (untuk Pengungsi)
Digunakan untuk orang yang mengungsi sampai ke luar
negeri
d) Persyaratan Paspor
Untuk mendapatkan Paspor ada beberapa persyaratan meliputi:
1)Kartu Tanda Penduduk (KTP) dan kartu keluarga (KK);
2)Akta Kelahiran
3)Ijazah pendidikan terakhir
4)Bagi Pegawai negeri yang hendak bersekolah keluar negeri
misalnya perlu mengikutsertakan rekomendasi dari atasan.
5)Surat Keterangan (SK) pengangkatan pegawai
6)Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK)
7)Pengesahan dari pemerintah, melalui Departemen Kehakiman
yang berupa exit permit yang dapat diurus dan diperoleh di
kantor imigrasi setempat
8)Bagi Tenaga Kerja Indonesia (TKI) masih dibebani syarat
tambahan yaitu Kartu Identitas sebagai TKI yang dikeluarkan
kantor Dinas Tenaga Kerja dan daftar nama-nama nominasi
calon TKI yang akan membuat paspor.
2. Visa
a) Pengertian Visa
Tanda ijin yang dicap pada lembaran-lembaran paspor untuk
mengunjungi suatu negara tertentu dalam waktu tertentu. Atau visa
adalah ijin masuk ke suatu negara, berupa keterangan yang ditulis
di atas selembar formulir kemudian ditempel pada salah satu
halaman paspor. Visa ini dapat diperoleh pada konsulat atau
kedutaan negara yang bersangkutan. Masing-masing negara
memiliki kebijakan yang berbeda satu sama lain.
Dalam rangka kerja sama ASEAN untuk kunjungan yang tidak
melebihi dua (2) minggu, visa tidak diperlukan bagi warga negara
Indonesia yang masuk ke negara-negara ASEAN seperti Malaysia,
Singapore, Brunai, Thailand, Philipina. Umumnya ijin tinggal 3
bulan, apabila pengunjung tinggal lebih dari 3 bulan disebut
Overstay.
Beberapa negara Eropa yang tergabung dalam Schengen
Countries seperti Netherland, Belgium, Luxembourg, Germany,
France, Italy, Spain, dan Portugal membuat kesepakatan apabila
traveler yang hendak bepergian ke negara-negara tersebut cukup
memperoleh visa dari salah satu negaratersebut untuk masuk ke
negara lain yang tergabung dalam Schengen Agreement.
Visa on arrival adalah dokumen izin masuk seseorang ke suatu
negara yang bisa diperoleh langsung di perbatasan antarnegara
atau di kedutaan dimana negara tersebut mempunyai Konsulat
Jenderal atau kedutaan asing. Sebagai contoh jika anda ingin
mengunjungi Kamboja anda bisa mengajukan langsung di bandara
udara atau perbatasan antar kota antar negara.
Perbedaan visa dan visa on arrival terletak dari pengajuan
izin dan jenis izin yang dikeluarkan. Pada pengajuan visa, orang
yang mengajukan izin harus menyediakan beberapa dokumen untuk
diserahkan. Pada pengajuan tersebut dokumen biasanya di pinjam
untuk dipelajari, atau fotokopi dokumen akan diminta untuk arsip.
Proses pengajuan bisa berjangka lebih dari satu hari dan
keputusan pemberian izin tidak mutlak atau dengan kata lain anda
bisa ditolak. Sementara izin yang diberikan pada visa beragam
jenisnya mulai dari izin menetap, izin bekerja dan lain-lain.
Sedangkan visa on arrival pengajuannya tidak sulit, tidak perlu
dokumen khusus yang harus disiapkan. Pada visa on arrival izin
yang diberikan hanya berupa izin wisata atau budaya saja dengan
durasi waktu tinggal sudah ditentukan.
b) Jenis Visa
1) Menurut waktu penggunaan yaitu :
(a) Single Entry
Visa yang berlaku untuk satu kali kunjungan atau
perjalanan masuk ke suatu negara tertentu. Jadi seseorang
yang sudah keluar dari negara itu maka ia tidak dapat
masuk ke negara tersebut tanpa memperbarui visanya.
Visa ini berlaku sekali di negara tertentu.
(b) Multiple Entry
Visa yang dapat dipakai oleh seseorang untuk dapat masuk
ke negara lain beberapa kali tanpa memperbarui visa
tersebut. Hal ini dapat dilakukan jika pimpinan melakukan
perjalanan bisnis beberapa kali di negara tersebut. Visa
dapat diperoleh di kedutaan atau konsulat negara yang
bersangkutan.
2) Transit Visa (Visa Singgah)
Visa biasa yang diberikan kepada seseorang yang singgah
(transit) di suatu kota di suatu Negara tertentu, biasanya hanya
untuk 1 – 3 hari, kemudian melanjutkan perjalanan kembali ke
Negara tujuan.
3) Tourist Visa (Visa pariwisata)
Visa untuk orang-orang yang mengadakan perjalanan
pariwisata. Di Indonesia visa turis hanya berlaku untuk dua
bulan dan tidak dapat diperpanjang secara otomatis. Apabila
hendak memperpanjang para turis harus ke luar dahulu dari
Indonesia untuk meminta visa lagi dari Kedutaan Besar RI di
luar negeri.
4) Business Visa / Temporary Visa (Kunjungan Bisnis)
Visa untuk para pebinis yang akan melakukan kunjungan
bisnis/urusan dagang ke suatu Negara.
5) Official Visa (Visa Persahabatan)
Visa yang diberikan kepada pejabat resmi suatu Negara, dalam
hubungan internasional hal ini sebagai tanda persahabatan
kedua Negara
6) Diplomatic Visa (Visa Untuk Duta/Konsul)
Visa yang diberikan kepada pejabat kedutaan, konsulat atau
perwakilan suatu Negara yang patut diberikan penghormatan
atas dasar hukum dan pergaulan diplomatic internasional.
7) Immigrant visa (imigran)
Visa untuk para imigran yakni orang yang mengadakan
perjalanan ke suatu Negara dan berkeinginan menetap di
Negara tersebut.
c) Persyaratan mendapatkan visa
1) Menunjukkan paspor yang masih berlaku
2) Mempunyai tanda bukti perizinan memasuki suatu Negara
berupa kertas yang ditempel atau dicap di paspor (Exit permit)
3) Sudah mempunyai tiket pulang pergi (round trip tickets) ke
Negara yang akan dikunjungi.
4) Membawa persiapan uang (travellers funds), travellers cheque,
kartu kredit (credit card) Leter of Credit (L/C) yaitu surat
digunakan ketika seseorang membutuhkan dana dalam jumlah
besar.
5) Memiliki surat garansi dan surat sponsor dari perusahaan dan
dapat memberikan alamat tempat menetap yang akan
dikunjungi sebagai alas an keberangkatan ke luar negeri.
6) Mengisi application form (formulir aplikasi) dan membayar
biaya yang telah ditentukan oleh kedutaan atau perwakilan
Negara yang bersangkutan
7) Menyerahkan pas foto berwarna.
3. Tiket Pesawat Terbang
a. Hal-hal yang perlu dipertimbangkan
Dalam memilih tiket penerbangan yang akan digunakan maka
seorang sekretaris harus mempertimbangkan :
a. Rute
b. Connecting timenya, bisanya memerlukan waktu tunggu 2 jam
c. Kelas penerbangan (bisnis / ekonomi)
d. Status penerbangan (OK/waiting list)
e. Seating agreement (window aisle, middle seat, front row)
f. Status tiket :
1) Full fares : tarif paling mahal dan dapat diganti ke pesawat
lain,
2) Non endorsable : lebih murah, namun tidak dapat
dipindahkan ke flight lain,
3) Restricted : tidak dapat diganti
b. Sistem Tiket Pesawat Elektronik (e-Ticket)
Perkembangan pelayanan reservasi setiap perusahaan
penerbangan semakin hari semakin cepat dan canggih. Demikian
juga dengan masalah pelayanan pembelian tiket. Saat ini sudah
banyak maskapai penerbangan di Indoensia yang beralih dari tiket
kertas (paper ticket) ke tiket elektronik (e-ticket). Pemakaian jasa
digital service juga digunakan oleh sebagian besar perusahaan
penerbangan Indonesia.
c. Pengertian e-ticket
E-ticket adalah salah satu bentuk pelayanan jasa penerbangan
dalam melayani calon penumpang untuk menggunakan pesawatnya
dalam bepergian dengan cara cepat dan akurat. Bentuk e-ticket
sangat sederhana. Apabila dibandingkan dengan bentuk tiket bisa
yang seperti kupon dengan jumlah halaman lebih kurang 4 s/d 4
halaman atau tergantung kondisi tujuan penumpang yang
menggunakan jasa penerbangan, semakin sering transit dan check
in maka akan semakin banyak halamannya. Untuk e-ticket bentuk-
nya hanya selembar kertas yang tertera secara lengkap mulai dari
jadwal penerbangan, tujuan, tanggal, serta aturan lainnya.
d. Kelebihan e-ticket
1) Mudah dan ringkas dalam memprosesnya
2) Tercatat di data electronik di pusat perusahaan penerbangan
yang dipakai. Jadi data akan valid dan akurat sesuai dengan
kondisi sebenarnya.
3) Dengan e-ticket tidah perlu membawa tiket ke airport. Apabila
hilang maka bisa di print ulang dan tidak dikenakan biaya
tambahan (gratis). Harga yang tertera sangat jelas, tidak
seperti tiket jenis lama yang seringkali tidak terbaca
tindasannya.
4) Bagi maskapai penerbangan sendiri, e-ticket juga menghemat
biaya pelayanan, sehingga harga jugal tiket juga dapat ditekan.
e. Check in dengan e-ticket
Untuk check in dengan e-ticket, penumpang biasanya datang
ke counter check-in dan menunjukkan kode booking atau kode
konfirmasi. Airlines tertentu bahkan tidak membutuhkan kode
booking, selama reservasi dapat dipastikan dengan kartu identitas
penumpang. Setelah reservasi telah dikonfirmasi, penumpang dapat
check-in bagasi dan diberikan boardingpass.
Contoh tiket manual
Adapun langkah untuk booking e-tiket secara Online adalah (sebagai

contoh dari Lion Air :
1. Buka website Lion Air
2. Step 1, Pilih bagian Book a Flight, kemudian isi data :
a. Route Departure : dengan kota asal/keberangkatan
Arrival : dengan kota tujuan
b. Adult : jumlah penumpang dewasa
Infant : jumlah penumbang bayi (dibawah 2 tahun).
c. Class bisa pilih Ekonomi atau Bisnis.
d. Pilih tanggal untuk keberangkatan pada One Way untuk satu
perjalanan saja atau dengan Return untuk sekaligus pulang (PP).
3. Step 2 , Setelah tekan tombol Search maka akan tampil hasil
penerbangan yang anda cari. Dalam contoh yang kami paparkan
tampak ada 5 penerbangan untuk tanggal 1 Mei 2008 beserta class
yang ada dan harga tiketnya. Kita pilih jam penerbangan yang sesuai
dengan kita.
4. Step 3 , Kita disuruh mengisi biodata dimulai dari nama, alamat dan
nomer telepon yang bisa dihubungi.
4. Medical Document
Surat yang menerangkan tentang beberapa persyaratan kesehatan
orang yang akan melakukan perjalanan bisnis ke luar negeri. Ada dua
macam dokumen kesehatan yaitu :
a) Sertifikat Kesehatan (healt certificate)
Surat keterangan immunisasi untuk vaksinasi penyakit tertentu. Ada
negara yang mensyaratkan orang-orang yang berkunjung ke
negaranya memiliki Health \certificate
b) Yellow Card
Kartu yang dikeluarkan oleh dinas kesehatan pemerintah untuk
diberikan kepada warga negara yang akan keluar negeri. Kartu ini
dipakai untuk menyatakan bahwa warga negara tersebut bebas dari
penyakit menular. Hal ini merupakan keharusan untuk memasuki
negara manapun, karena sudah merupakan ketentuan dari Undang-
undang Kesehatan International (International Health Regulation)
yang dikeluarkan oleh WHO.
5. Exit Permit
Ijin meninggalkan negara tempat tinggalnya untuk bepergian ke
Negara lain. Bentuknya berupa cap atau stempel yang diterakan di
dalam paspor. Masa berlaku 3 bulan.
6. Surat Keterangan Fiskal
Surat keterangan pembayaran pajak yang diwajibkan pemerintah
terhadap warga negaranya yang akan pergi ke luar negeri, kecuali orang
yang dibiayai oleh pemerintah atau pegawai negeri. Fiskal merupakan
hal-hal yang mengenai keuangan, terutama pendapatan dan
pengeluaran pemerintah, seperti berbagai jenis pajak dan utang
piutang. Di Indonesia pajak yang harus dikeluarkan warga negara yang
berangkat ke luar negeri dipenuhi dilapangan udara sebelum
keberangkatan.
7. Address and Telephone List
Buku ini berisi tentang alamat dan daftar telepon dari pihak-pihak
yang berhubungan dengan kegiatan perjalanan bisnis, karena mungkin
perlu suatu saat untuk menghubungi seseorang jika diperlukan.
8. Penyiapan Dokumen Penunjang Pertemuan
Di samping itu seorang sekretaris juga harus mempersiapkan
dokumen-dokumen yang diperlukan sesuai dengan tujuan perjalanan
bisnis, yaitu dokumen perusahaan seperti brosur, surat-surat penting,
peraturan-peraturan yang berhubungan dengan masalah yang akan
dirundingkan. Misal pimpinan mengadakan perjalanan bisnis untuk
mengikuti konferensi seminar, atau rapat dinas maka sekretaris harus
menyiapkan seperti materi-materi, naskah dan bahan yang akan
menjadi topik pembicaraan.
Bila pimpinan diminta untuk menyambut atau sebagai
pemrasaran, sekretaris harus mengingatkan pimpinan apakah sudah
menyusun sambutan atau materi yang akan disampaikan.
9. Company document
Dokumen-dokumen perusahaan yang berhubungan dengan
perjalanan bisnis yang perlu dibawa. Agar dokumen yang dipersiapkan
tidak ada yang tertinggal maka seorang sekretaris perlu membuat
sebuah daftar yang memuat keterangan tentang sudah selesai atau
belum dokumen yang diperlukan yaitu daftar persiapan dokumen atau
travel check list (terlampir). Di samping itu jika sekretaris tidak mampu
mengurusi surat seperti Tiket, paspor, visa dapat meminta bantuan biro
perjalanan, tetapi biaya yang akan dikeluarkan juga semakin mahal.
4. Persiapan Transportasi
Setelah semua persyaratan dokumen perjalanan bisnis diselesaikan
maka seorang sekretaris sekarang adalah merencanakan segala bentuk yaitu
seperti transportasi, akomodasi dan keuangan. Jasa biro perjalanan akan
membantu mempermudah sekretaris merencanakan jenis transportasi,
penginapan, atau hotel. Biro perjalanan sebenarnya dapat dimintai saran dan
keterangan untuk mengatur perjalanan, khususnya penyediaan fasilitas
kendaraan dan hotel atau penginapan. Jasa biro perjalanan akan memberi
banyak manfaat, meskipun hal itu menambah biaya ekstra. Dari biro
perjalanan akan diperoleh brosur-brosur, daftar perjalanan kereta api,
pesawat, kapal laut, agen taksi, bus antar kota dan lain-lain.
Dengan demikian dapat dipilih transportasi atau hotel yang paling cocok
untuk mengatur perjalanan tersebut. Pemesanan tempat yang baik untuk
keperluan kendaraan atau hotel, hendaklah dilakukan dengan teliti, dengan
memberikan alamat dan nama jelas selengkap-lengkapnya juga nama
sekretaris yang memesan beserta nomor teleponnya. Perhatikan peraturan
perusahaan yang mengatur perjalanan bisnis. Dalam peraturan biasanya
sudah ditetapkan berapa ongkos perjalanan sehari, besarnya ongkos hotel
yang tersedia dalam anggaran, kereta api kelas berapa atau naik pesawat,
dan apakah ongkos diganti kantor semua atau sebagian.
Setiap perusahaan mempunyai peraturan dan kebijaksanaan sendiri
dalam masalah pemberian fasilitas dan akomodasi perjalanan bisnis.
Umumnya perusahaan atau instansi menyediakan uang makan perhari, biaya
kendaraan, biaya penginapan dan lain-lain, yang berbeda sesuai dengan
kemampuan instansi masing-masing. Dalam menentukan alat transportasi
maka seorang sekretaris perlu mempertimbangkan mengenai memilih rute
mana yang paling baik, biaya yang dikeluarkan paling murah disesuaikan
dengan keuntungan yang di dapat, waktu yang diperlukan sehingga yang
bersangkutan melakukan perjalanan bisnis dapat istirahat dan agar tidak
terlambat.
Adapun alat transportasi yang dapat dipilih meliputi transportasi darat,
laut dan udara. Setiap pilihan alat transportasi tersebut memerlukan persiapan
yang berbeda-beda.
1. Perjalanan Bisnis dengan alat transportasi darat
a. Mobil
Adapun langkah-langkah yang diperlukan untuk persiapan perjalanan :
1) Bawalah perlengkapan pribadi (SIM, STNK, KTP, Sertifikat Asuransi)
2) Bawalah peta kota yang dilalui menuju
kota yang dituju dan rencana route
3) Carilah keterangan mengenai kondisi
cuaca yang dilewati
4) Dapatkan konfirmasi mengenai
pemesanan kamar di hotel
5) Siapkan rencana perjalanan termasuk keterangan mengenai hotel,
janji pertemuan atau rapat yang harus diikuti, serta no telp dan
alamat perusahaan yang dikunjungi
6) Sebelum berangkat pastikan kondisi mobil dalam keadaan baik
7) Periksa kembali perlengkapan mobil
8) Cek kembali surat-surat yang diperlukan pimpinan
9) Kumpulkan dan serahkan kepada pimpinan semua dokumen
dan perlengkapan yang diperlukan dalam perjalanan.
b. Kereta Api
1) Dapatkan tiket perjalanan jasa
angkutan kereta api
2) Dapatkan penegasan dari kepala stasiun tentang jadwal
keberangkatan dan tiba di tempat tujuan
3) Minta penegasan jika ada gangguan yang mengakibatkan
tertundanya keberangkatan.
4) Bawalah peta kota tujuan seandainya tidak ada yang menjemput
5) Kalau memungkinkan, usahakan agar pimpinan ada yang
menjemput setibanya di stasium tujuan
6) Cek kembali dokumen penting yang diperlukan sudahkah lengkap
7) Bawalah sejumlah buku bacaan untuk menghindari rasa jenuh
selama perjalanan
8) Dapatkan konfirmasi mengenai pemesanan kamar di hotel
10) Kumpulkan dan serahkan kepada pimpinan semua dokumen dan
perlengkapan yang diperlukan dalam perjalanan.
2. Perjalanan Bisnis dengan alat transportasi Laut
a. Kapal Laut
1) Periksa Paspor (apabila perjalanan ke luar negeri ) Pimpinan apakah
masih berlaku dan semua visa sudah diperoleh
2) Periksa surat ijin ekspor untuk
contoh hasil produksi yang
dibawanya juga peraturan tentang
kesehatan dan asuransi
3) Dapatkan tiket Kapal laut
4) Carilah keterangan dari pelabuhan
dan dermaga mana pimpinan akan
berangkat
5) Periksa dokumen yang dibutuhkan sudah siap (surat keterangan
vaksinasi, ijin ekspor, sertifikat asuransi ).
6) Periksa label yang dipasang pada semua kopor dan label untuk
perjalanan pulang
7) Dapatkan mata uang asing, traveller cheque, dan surat kredit
bepergian
8) Usahakan agar pimpinan dijemput setibanya dipelabuhan tujuan
10) Cek surat-surat yang diperlukan pimpinan
3. Perjalanan Bisnis dengan alat transportasi Udara
1) Periksa Paspor Pimpinan dan visa
2) Periksa surat ijin ekspor untuk contoh hasil
produksi yang dibawanya juga peraturan
tentang kesehatan dan asuransi
3) Dapatkan tiket Kapal Udara
4) Carilah keterangan dari pelabuhan udara
mana pimpinan akan berangkat, serta
dengan cara apa pimpinan harus pergi ke sana. Tanyakan pula pukul
berapa dia harus sudah sampai ke lapangan terbang dan pukul berapa
pesawat akan berangkat.
5) Dapatkan mata uang asing, traveller cheque, dan surat kredit bepergian
6) Usahakan agar pimpinan dijemput setibanya dipelabuhan udara tujuan
7) Siapkan rencana perjalanan termasuk keterangan mengenai hotel, janji
pertemuan atau rapat yang harus diikuti, serta no telp dan alamat
perusahaan yang dikunjungi
8) Cek surat-surat yang diperlukan pimpinan
10) Periksa urusan tentang kendaraan yang akan mengantar ke lapangan
terbang.
Hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris dalam menyusun
perencanaan transportasi untuk perjalanan bisnis yaitu :
1. Efisiensi dan efektivitas
2. Transportasi untuk keberangkatan dan kepulangan serta transportasi
yang digunakan di lokasi pertemuan bisnis
3. Menentukan jenis transportasi yang digunakan
4. Factor lama atau jangka waktu pertemuan bisnis
5. Milikilah dafar lengkap tentang :
a) Nama dan alamat biro-biro perjalanan
b) Nama-nama maskapai penerbangan
c) Jadwal perjalanan kereta api
5. Persiapan Akomodasi
a. Pengertian Akomodasi
Akomodasi adalah tempat penginapan yang diperlukan untuk tidur
atau istirahat selama perjalanan bisnis. Pesanlah penginapan melalui agen
perjalanan atau dapat dilakukan sendiri oleh sekretaris. Apabila pimpinan
menghendaki hotel tertentu beserta fasilitasnya sekretaris dapat memesan
melalui fax/telex atau langsung ke hotel tersebut mengenai jenis kamar
dan kelas yang diinginkan, nomor penerbangan, ETA (estimed time of
arrival) atau waktu kedatangan serta ETD (estimated time of departure)
atau waktu keberangkatan yang diperkirakan pimpinan.
Sebaiknya berikan keterangan mengenai diri pimpinan kepada pihak
hotel seperti nama pimpinan, nomor telepon, alamat tinggal, nama
perusahaan, jenis akomodasi yang diperlukan, perkiraan tanggal akan
meninggalkan hotel dan nama kantor. Keterangan tersebut diperlukan pada
saat-saat tertentu. Hal tersebut perlu agar pihak hotel dapat menjemput
pimpinan dilapangan terbang kota tujuan. Mempersiapkan penginapan dan
perhotelan amat penting dalam memudahkan pengaturan perjalan bisnis
pimpinan atau rombongan. Mintalah keterangan secara rinci agar dapat
memilih hotel/penginapan sesuai dengan keinginan pimpinan
b. Kriteria Pemilihan Akomodasi
Ada beberapa hal yang perlu dijadikan sebagai bahan pertimbangan
bagi sekretaris dalam menentukan atau memilih akomodasi atau tempat
penginapan bagi pimpinan yaitu antara lain:
1. Jarak tempat seminar atau rapat dipilih yang tidak terlalu jauh dari
penginapan
2. Keadaan hotel/penginapan harus nyaman
3. Hotel/penginapan harus dilengkapi dengan fasilitas yang biasanya
terdapat dalam sebuah hotel/penginapan
4. Biaya penginapan
c. Jenis-Jenis Akomodasi
Akomodasi yang disediakan oleh banyak kalangan untuk memenuhi
kebutuhan penginapan memiliki berbagai jenis baik dari segi pelayanan
maupun fasilitas atau sarana prasarana yang disediakan. Adapun jenis
akomodasi yang ada sebagai berikut:
1. Hotel
Penginapan yang dikelola secara komersial dan memenuhi persyaratan
yang telah ditetapkan pemerintah, dengan menyediakan jasa pelayanan
makan, minum dan jasa pelayanan lainnya. Adapun Jenis-Jenis Hotel
sebagai berikut:
a) Menurut Letak Bangunan
1) Resort Hotel yaitu Hotel yang berada di kawasan obyek wisata
2) City Hotel yaitu Hotel yang dibangun di wilayah perkotaan,
tamunya sebagian besar melakukan kegitan usaha/bisnis di
wilayah tersebut
3) Airport Hotel yaitu Hotel yang dibangun dekat bandara, tujuannya
untuk memudahkan para tamu melakukan perjalanan dengan
pesawat terbang
4) Urban Hotel yaitu Hotel yang dibangun di pedesaan, tujuannya
agar para tamunya dapat menikmati suasana pedesaan
5) Subburb Hotel yaitu Hotel yang dibangun dipinggir kota/di kota
satelit, dimana para tamunya melakukan kegiatan rapat
b) Menurut Lama waktu tamu menginap
1) Transit Hotel yaitu Hotel yang digunakan untuk menginap 1 – 2
hari
2) Resident hotel yaitu Hotel yang digunakan sebagai tempat tinggal
3) Semi Resident Hotel yaitu Hotel yang digunakan sebagai tempat
tinggal sementara
c) Menurut Penetapan Tarif Kamar
1) American Plan yaitu Hotel yang merencanakan harga kamar sudah
termasuk biaya tiga kali makan
2) European Plan yaitu Hotel yang merencanakan harga kamar tidak
termasuk biaya makan
3) Modified American Plan yaitu Hotel yang menetapkan harga kamar
termasuk biaya dua kali makan
4) Continental Plan yaitu Hotel yang menetapkan harga kamar sudah
termasuk makan pagi secara continental
5) Bermuda Plan yaitu Hotel yang menetapkan harga kamar sudah
termasuk makan pagi secara continental
d) Menurut Jumlah Tempat Tidur
1) Single bedroom yaitu Kamar hotel dengan satu tempat tidur untuk
satu orang
2) Double bedroom yaitu Kamar hotel dengan satu tempat tidur
besar untuk dua orang
3) Twin bedroom yaitu Kamar hotel dengan dua tempat tidur untuk
dua orang
4) Family bedroom yaitu Kamar hotel dengan dua atau tiga kamar
yang saling berhubungan, bisa dengan kamar mandi sendiri-
sendiri atau hanya satu kamar mandi untuk tiga kamar tidur
5) Triple room yaitu Kamar yang dilengkapi dengan double beds dan
satu single beds atau bahkan dengan tiga single beds.
6) Solo used yaitu Satu kamar double room atau twin room yang
digunakan untuk satu orang
7) Extra used yaitu Satu tempat tidur yang dipakai untuk menambah
tempat tidur di suatu kamar hotel
8) Baby cot yaitu Tempat tidur mungil khusus disediakan untuk bayi,
bagi tamu yang membawa bayinya menginap di hotel
e) Menurut Tingkatannya
1) Standard room yaitu kamar hotel di mana peralatan dan
perlengkapan hotel terdapat dalam satu ruangan
2) Suite room yaitu kamar hotel yang memisahkan ruang tidur dan
ruang tamu
3) Presidential suite room yaitu kamar hotel yang terdiri dari dua
kamar tidur, satu ruang tamu, dan dilengkapi dengan meja makan
serta dapur kecil
f) Menurut Jumlah kamar hotel
1) Small Hotel yaitu Jumlah kamar yang tersedia maksimal sebanyak
28 kamar
2) Medium Hotel yaitu Jumlah kamar yang disediakan antara 28 –
299 kamar
3) Large Hotel yaitu Jumlah kamar yang disediakan lebih dari 300
kamar
2. Motel
Penginapan yang dilengkapi dengan tempat parkir kendaraan yang
terletak dekat kamar dan biasanya tertutup
3. Hostel
Tempat penginapan yang murah, biasanya digunakan oleh
mahasiswa atau karyawan yang sedang melaksanakan pendidikan dan
latihan.
4. Losmen
Rumah penginapan yang hanya menyewakan kamar, dan tamu
tidak mendapat fasilitas makan.
5. Mansion
Rumah besar yang disewakan.
6. Mess
Penginapan yang biasanya dibangun oleh instansi tertentu dengan
biaya sewa yang relative murah
7. Bungalow
Penginapan yang berupa rumah-rumah kecil yang digunakan untuk
beristirahat di daerah wisata.
C. Daftar Perjalanan Bisnis/Dinas

1. Pengertian Daftar Perjalanan Bisnis
Sebuah daftar perjalanan bisnis biasanya merupakan perpaduan antara
daftar kunjungan perjalanan dan daftar janji temu, yang dibuat secara
terpisah. Daftar perjalanan bisnis ini dibuat paling sedikit empat rangkap,
yang asli untuk pimpinan, satu untuk wakil pimpinan, satu untuk keluarga
pimpinan dan yang terakhir untuk sekretaris sebagai arsip. Apabila ada
perubahan pada daftar tersebut, sekretaris segera memberitahukan tentang
hal itu kepada semua pemegang tembusan.
Janji temu berisi tentang hari, tanggal, waktu, siapa dan untuk tujuan
apa pertemuan tersebut diselenggarakan serta dokumen-dokumen yang
diperlukan pimpinan. Hal ini biasanya disebut itinerary atau acara kegiatan.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam mengatur daftar perjalanan
bisnis/dinas meliputi tujuan perjalanan, kota tujuan, jenis perjalanan, jenis
layanan atau fasilitas yang digunakan, rencana janji temu dan keperluan serta
tanggal, waktu, hari keberangakatan dan kembali.
Jadi daftar perjalanan bisnis/dinas yang dikenal dengan Itinerary yaitu
sebuah rencana kegiatan yang akan dilakukan selama perjalanan bisnis, yang
merupakan kombinasi antara daftar perjalanan dan janji temu atau
pertemuan.
2. Membuat Daftar Perjalanan Bisnis
Daftar perjalanan Bisnis/dinas memuat hal-hal sebagai berikut:
a) Waktu Keberangkatan meliputi Hari, tanggal , bulan, tahun dan pukul
b) Tempat tujuan perjalanan bisnis meliputi nama kota atau Negara yang
dituju
c) Jangka waktu perjalanan bisnis/dinas meliputi jumlah hari atau minggu
atau bulan
d) Jenis transportasi yang digunakan
e) Tujuan perjalanan bisnis
f) Waktu kembali meliputi hari, tanggal, bulan, tahun dan pukul
3. Cara Menyusun Daftar perjalanan Pimpinan
Di bawah ini merupakan beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh
seorang sekretaris pada waktu menyusun daftar perjalanan pimpinan.
a. Mencatat segala sesuatu yang perlu dikerjakan
b. Mencatat pekerjaan yang berkaitan dengan urusan pimpinan
c. Mencatat pekerjaan mendesak, jangka pendek, menengah dan jangka
panjang
d. Menetapkan prioritas berdasarkan pentingnya pekerjaan
e. Menyelesaikan pekerjaan berdasarkan prioritas pentingnya pekerjaan
4. Kegunaan Daftar Perjalanan Pimpinan
Daftar perjalanan yang dibuat oleh sekretaris berangkap empat, hal ini
karena mempunyai kegunaan yaitu:
a. Untuk pimpinan sebagai pedoman dalam melakukan perjalanan bisnis
b. Untuk wakil pimpinan sebagai petunjuk berapa lamamenggantikan
pimpinan
c. Untuk administrasi kantor atau sekretaris sebagai pedoman dalam
menangani administrasi pimpinan selama pimpinan tidak di tempat.
5. Keuntungan Daftar Perjalanan Pimpinan
Daftar perjalanan pimpinan dibuat oleh sekretaris, hal ini membawa
keuntungan yaitu:
a. Pekerjaan penting tidak terlewatkan
b. Menghemat pikiran
c. Bekerja lebih tenang
d. Memiliki data untuk mempertanggungjawabkan kerjanya
e. Memiliki data/bahan untuk menyusun jadwal kerja atau kegiatan bersama
pimpinan
6. Format Daftar Perjalanan Bisnis/Dinas
PT HAERFEST REAPING
Jakarta Selatan
DAFTAR PERJALANAN BISNIS PIMPINAN

BAPAK ADITOMO BHAKTI, M.Si (MANAGER PEMASARAN)
Periode 9 – 10 Januari 2020
Tujuan Singapore
NO HARI/ TANGGAL WAKTU KEGIATAN KETERANGAN

1 Selasa, 08.00 – 10.30 Perjalanan Menuju Menggunakan
19 Oktober 2021 Bandara Ahmad Yani Mobil Kantor
Semarang
2 10.30 – 11.30 Tiba di Bandara Ahmad Checking
Yani Semarang Boarding Pass
3 11.30 – 12.00 Menuju Bandara Dijemput Sopir
Soekarno-Hatta Jakarta Hotel
4 12.00 – 13.00 Tiba di Bandara Menuju Hotel
Soekarno-Hatta Jakarta Novotel Jl. …..
No …. Ramayana
Room No 315
Rabu,
5
20 Oktober 2021
………………, …………………………
Mengetahui, Yang Membuat,
…………………………. ……………………………………………
Pimpinan Sekretaris
HR PT HAERFEST REAPING
Sudirman Tower,5th Floor,Jl.Jend.Sudirman Kav .97
Jakarta Selatan

BAPAK ADITOMO BHAKTI, M.Si (MANAGER PEMASARAN)
Periode 9 – 10 Januari 2020
Tujuan Singapore
Waktu
Tiba kembali
Keberangkatan Tempat Tujuan Jenis Transportasi Nama Nama Acara Perjalanan Lama Perjalanan
NO.
Perjalanan Dinas yang digunakan Bandara Hotel Dinas Dinas Nama
Hari/ Tanggal Waktu Waktu Transportasi
Bandara

Menyetujui, Yang Membuat
ADITOMO BHAKTI, M.Si EMI NURCAHYANINGSIH

Manajer Pemasaran Sekretaris
D. Laporan Perjalanan Bisnis/Dinas
1. Pengertian Laporan
Laporan adalah suatu keterangan tertulis yang disampaikan seorang
sekretaris kepada atasannya atau suatu panitia/tim kepada yang
membentuknya yang merupakan akibata dari pelaksanaan kegiatan. Menurut
Prof. Dr. Prajudi Atmosudirjo bahwa laporan adalah setiap tulisan yang berisikan
hasil pengolahan data dan informasi. Hal ini mengandung makna bahwa tulisan
dikatakan laporan jika di dalamnya berisikan tentang hasil pengolah sebuah
data baik yang berkaitan dengan pelaksanaan sebuah kegiatan atau program
kerja dan setelah diolah maka dituangkan tulisan dalam bentuk sebuah
informasi yang dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan
Sedangkan menurut J.C. Denyern laporan adalah suatu alat komunikasi
tempat penulis membuat beberapa kesimpulan atau keadaan yang telah
diselidiki. Hal ini bermakna bahwa dikatakan laporan jika di dalamnya terdapat
tulisan sebagai salah satu alat komunikasi yang berupa kesimpulan dan suatu
keadaan, kegiatan atau program yang dilalui dengan melakukan proses
penyelidikan atau penelitian untuk mengambil suatu kesimpulan terhadap
pelaksanaan kegiatan atau program kerja.
Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa laporan adalah
bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan, pada
dasarnya fakta yang disajikan itu berkenaan dengan tanggung jawab yang
ditugaskan kepada si pelapor. Fakta yang disajikan merupakan bahan atau
keterangan untuk informasi yang dibutuhkan, berdasarkan keadaan objektif
yang dialami sendiri oleh di pelapor (dilihat, didengar atau dirasakan sendiri)
ketika si pelapor telah melakukan suatu kegiatan atau pekerjaan.
2. Pengertian Laporan Perjalanan Bisnis atau Dinas
Setelah perjalanan bisnis/dinas berakhir, maka pelaku perjalanan bisnis
dapat menyampaikan laporan sebagai pertanggungjawaban atas terlaksananya
perjalanan bisnis/dinas. Laporan Perjalanan Bisnis/Dinas adalah laporan atas
pelaksanaan kegiatan perjalanan bisnis/dinas yang berisi tentang hasil dan
keuangan yang dikeluarkan selama perjalanan bisnis/dinas dilaksanakan.
3. Fungsi Laporan
Laporan mempunyai fungsi yang sangat penting bagi suatu organisasi,
perusahaan atau instansi yaitu meliputi.
a. Alat untuk menyampaikan informasi
Laporan merupakan salah satu bentuk atau media yang digunakan untuk
menyampaikan informasi tentang keterlaksanaan suatu kegiatan atau
program kerja.
b. Alat atau bahan pertanggungjawaban kepada pemberi tugas
Setelah melakukan suatu kegiatan atau tugas yang diberikan kepada
seseorang maka sebagai bukti bahwa telah melaksanakan kegiatan atau
tugas tersebut maka laporan merupakan media yang tepat untuk
mempertanggungjawabkan hal tersebut.
c. Bahan penentu kebijakan atau penilaian
Salah satu isi dalam laporan yaitu mengevaluasi keterlaksanaan kegiatan
atau tugas dan hasilnya digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk
menentukan suatu kebijakan, penilaian dan terutama pengambilan
keputusan.
d. Alat untuk membina kerjasama
Laporan yang dibuat oleh sebuah organisasi terutama yang berisi tentang
laporan kemajuan suatu organisasi dapat digunakan sebagai media untuk
menjalin atau membina kerjasama dengan pihak relasi
e. Alat untuk memperluas ide/tukar menukar pengalaman
Di dalam laporan terdapat sub bab yang berisi tentang saran, hal ini sebagai
wahana untuk memberikan idea atau pendapat.
f. Alat pengawasan
Laporan dapat juga menjadi media bagi pemberi tugas melakukan
pengawasan atau pengontrolan secara tidak langsung.
4. Manfaat Laporan
Laporan juga mempunyai manfaat antara lain:
a. Dasar penentu kebijakan
b. Bahan penyusunan rencana kegiatan berikutnya
c. Mengetahui perkembangan dan proses peningkatan kegiatan
d. Sebagai sumber informasi.
5. Ciri-ciri Laporan
Mengingat laporan sebagai dokumen untuk mengambil suatu kepututsan
atau kebijakan maka dalam membuat laporan perlu diperhatikan ciri-ciri laporan
yang baik yaitu:
a. Ringkas
Dalam laporan yang ditulis hanya mengemukakan hal-hal pokok secara
ringkas yang berhubungan dengan tugasnya sehingga penerima laporan
segera mengetahui permasalahannya
b. Lengkap
Laporan dapat semakin sempurna jika dilengkapi dengan bibliografi atau
sumber kepustakaan.
c. Logis
Laporan dikatakan logis jika keterangan yang dikemukakannya dapat
ditelusuri alasan-alasannya yang masuk akal.
d. Sistematis
Laporan dikatakan sistematis jika keterangan yang ditulis disusun dalam
satuan-satuan yang berutuan dan saling berhubungan.
6. Langkah-Langkah Penyusunan Laporan Perjalanan Bisnis/dinas
Apabila pimpinan telah selesai melakukan perjalanan dinas, tugas seorang
sekretaris selanjutnya ialah membuat Laporan keuangan perjalanan dinas.
Semua pengeluaran akan diinventariskan dan diarsipkan untuk penyusunan
laporan keuangan. Semua catatan dan buku pengeluaran pimpinan saat
melakukan perjalanan dinas dari data tersebut dapat memperlihatkan
pengeluaran mana yang masih dapat dikembalikan kepada bagian keuangan.
Berikut langkah-langkah menyusun laporan biaya perjalanan:
a. Menginventaris/mengumpulkan tanda bukti pengeluaran berupa kas bon,
kuitansi, dan nota. Dalam langkah ini setiap bukti pengeluaran uang harus
dikumpulkan oleh pimpinan selama perjalanan bisnis/dinas. Setelah tiba
kembali di kantor baru diserahkan kepada sekretaris untuk dikumpulkan
dan disimpan sebagai bahan pembuatan laporan keuangan.
b. Mengelompokan tanda bukti pada pos-pos tertentu, misalkan biaya
penginapan, biaya kegiatan, transpor, dan entertaiment (biaya entertaiment
ialah biaya yang digunakan untuk menjamu relasi). Setelah dikumpulkan
kemudian dilakukan penyortiran untuk mengelompokkan bukti-bukti
pengeluaran sesuai dengan akun yang telah ditetapkan dalam kebijakan
keuangan untuk perjalanan bisnis/dinas
c. Membuat kas bon kuitansi dari pihak perusahaan untuk tanda bukti
pengeluaran dari luar, misalnya hotel dan restoran. Sekretaris kemudian
membuat kuitansi yang digunakan untuk membuat laporan sesuai dengan
kebijakan perusahaan.
d. Mencatat pada laporan entertainment semua pengeluaran yang
berhubungan dengan menjamu relasi setelah dibuatkan kas bon/kuitansi.
Untuk biaya entertainment semua harus terekap dan disertai dengan bukti
pengeluaran keuangan untuk biaya perjamuan bagi tamu.
e. Membuat biaya perjalanan secara keseluruhan. Kemudian membuat rincian
biaya pengeluaran dalam format laporan keuangan yang telah ditetapkan
oleh perusahaan sebagai bahan laporan untuk perencaan yang akan datang
f. Membuat surat tagihan penggantian apabila ada biaya yang mesti ditagih
kepada klien. Merekap semua biaya yang telah dikeluarkan guna
mengetahui apakah ada jumlah rekening yang harus ditagih dari klien.
7. Struktur / Kerangka Laporan

Ada struktur atau kerangka dalam membuat laporan, hal ini dimaksudkan
agar penyajian laporan terlihat sistematis dan mudah dipahami oleh siapa saja
yang membacanya. Adapun struktur atau kerangka laporan sebagai berikut.
a. Pendahuluan
1) Maksud dan tujuan penulisan laporan
2) Masalah pokok yang dilaporkan
3) Sistematika laporan
b. Batang Tubuh
1) Data dan fakta pelaksanaan kegiatan
2) Kesesuaian pelaksanaan dengan perencanaan
3) Masalah yang terjadi
4) Pembahasan permasalahan
c. Penutup
1) Kesimpulan
2) Saran
8. Jenis Laporan Perjalanan Bisnis/Dinas
a. Laporan Hasil Perjalanan Bisnis/Dinas
Laporan Hasil Perjalanan Bisnis/Dinas adalah laporan yang berisi
tentang gambaran hasil yang diperoleh selama perjalanan bisnis atau dinas.
Setelah pimpinan selesai melaksanakan tugas perjalanan Bisnis/Dinas,
administrasi kantor/sekretaris bertanggung jawab membuat laporan tentang
apa saja yang telah dilakukan selama perjalanan bisnis/dinas. Inti laporan
berkaitan dengan tujuan dilaksanakannya perjalanan bisnis/dinas, seperti
lamanya perjalanan bisnis/dinas, waktu keberangkatan dan kepulangan. Ada
beberapa langkah yang harus diperhatikan dalam penyusunan laporan agar
laporan mudah dipahami oleh orang yang membacanya. Adapun langkah-
langkah tersebut sebagai berikut.
1) Menentukan masalah yang akan dilaporkan
Sebelum menyusun laporan maka sebagai pedoman penyusun laporan
adalah permasalahan yang akan dilaporkan harus ditentukan terlebih
dahulu. Sehingga permasalahan yang dilaporkan akan terfokus dan jelas
arahnya.
2) Mengumpulkan bahan, data dan fakta
Laporan disusun berdasarkan data dan fakta yang ada oleh karena itu
penyusun laporan harus melakukan pengumpulan data dan fakta serta
bahan yang akan digunakan.
3) Mengklasifikasikan data
Setelah data, fakta dan bahan dikumpulkan maka diadakan penyortiran
untuk pengelompokkan atau pengklasifikasian data, fakta dan bahan yang
akan digunakan.
4) Mengevaluasi dan mengolah data
Kemudian kelompok data, fakta dan bahan dievaluasi berdasarkan tingkat
signifikan atau keterkaitan untuk mendukung penyusunan laporan dan
data, fakta dan bahan yang sudah dievaluasi dilakukan pengolahan.
Pengolahan dilakukan dapat dengan menggunakan aplikasi.
5) Membuat kerangka laporan
Agar penyajian laporan dapat menarik perhatian dan mendapatkan
kepercayaan maka perlu dibuatkan kerangka laporan. Sehingga laporan
akan sistematis artinya berurutan. Hal ini dapat dituangkan dalam daftar
isi dan isi berbabnya.
Contoh 1 Laporan Hasil Perjalanan Bisnis
LAPORAN HASIL PERJALANAN BISNIS
Nama : Soebroto
Jabatan : Direktur PT SERBA USAHA
Alamat : Jl. Sudirman No. 345 Yogyakarta
Dalam rangka merealisasikan program-progam kerja perusahaan

tahun 2003, telah dilaksanakan program kegiatan perjalanan bisnis.
Laporan hasil perjalanan bisnis meliputi sebagai berikut.
a. Kota tujuan perjalanan bisnis : Jakarta dan Palembang
b. Lamanya waktu perjanan bisnis : 3 hari (Pada tanggal 16, 17, dan
18 Juni 2003)
c. Tujuan dilaksanankannya perjalanan bisnis:
1. Penandatanganan kontrak kerjasama dengan Bpk. Munawar.
2. Menghadiri seminar “Trend Pemasaran di Indonesia Pasca Perang
Irak”.
3. Rapat Kuangan dengan GM Pemasaran.
Yogyakarta, 20 Juni 2003

Mengetahui,
Pimpinan Dibuat oleh
Soebroto Rosi Fraa

Direktur Sekretaris
Contoh 2 Laporan Hasil Perjalanan Bisnis/Dinas
LAPORAN HASIL PERJALANAN BISNIS

PT. MUARA BUNDA
Nama : Adi Prianto, SE

Alamat : Jl. Merdeka Raya No. 9 Kota Jakarta
Dalam rangka perluasan cabang perusahhan perusahhan di

Bandung dan Tasikmalaya, telah dilaksanakan perjalanan bisnis. Laporan
hasil perjalanan nisnis meliputi sebagai berikut:
a. Kota tujuan perjalanan bisnis : Bandung dan Tasikmalaya
b. Lamanya waktu perjalanan bisnis : 5 hari (pada tanggal 18 – 22 Juli
2012)
c. Tujuan dilaksanakannya perjalanan bisnis :
1. Berangkat ke Bandung dan check-in ke Hotel Griya Indah didaerah
Cikole
2. Menuju ketempat peninjauan lokasi di Jl. Setabudi No. 4 Bandung
3. Rapat/pembahasan mengenai lokasi peninjauan
4. Berangkat ke Tasikmalaya untuk rapat sekaligus menunjau lokasi si
Tasikmalaya.
5. Menuju Gedung Indah Subur Bandung untuk membahas tentang
hasil tentang hasil peninjauan lokasi di Tasikmalaya
6. Istirahat dan makan besar bersama client
7. Refreshing di wisata-wisata Bandung
8. Kembali ke Jakarta
Jakarta, 23 Juli 2014

Mengetahui,
Pimpinan Dibuat oleh
Abdul Rofik, S.Pd, M.Pd Rita Lestari

Direktur Sekretaris
b. Laporan Keuangan Perjalanan Bisnis/Dinas
Laporan keuangan adalah laporan yang berisi tentang biaya-biaya yang
dikeluarkan selama perjalanan bisnis/dinas dilakukan. Dalam Hal ini
sekretaris segera melengkapi laporan tersebut dan melampirkan bon-bon
atau kuitansi-kutiansi sebagai bukti pengeluran biaya. Berikut langkah-
langkah menyusun laporan biaya perjalanan:
1. Menginventaris/mengumpulkan tanda bukti pengeluaran berupa kas bon,
kuitansi, dan nota. Dalam langkah ini setiap bukti pengeluaran uang
harus dikumpulkan oleh pimpinan selama perjalanan bisnis/dinas. Setelah
tiba kembali di kantor baru diserahkan kepada sekretaris untuk
dikumpulkan dan disimpan sebagai bahan pembuatan laporan keuangan.
2. Mengelompokan tanda bukti pada pos-pos tertentu, misalkan biaya
penginapan, biaya kegiatan, transpor, dan entertaiment (biaya
entertaiment ialah biaya yang digunakan untuk menjamu relasi). Setelah
dikumpulkan kemudian dilakukan penyortiran untuk mengelompokkan
bukti-bukti pengeluaran sesuai dengan akun yang telah ditetapkan dalam
kebijakan keuangan untuk perjalanan bisnis/dinas
3. Membuat kas bon kuitansi dari pihak perusahaan untuk tanda bukti
pengeluaran dari luar, misalnya hotel dan restoran. Sekretaris kemudian
membuat kuitansi yang digunakan untuk membuat laporan sesuai dengan
kebijakan perusahaan.
4. Mencatat pada laporan entertainment semua pengeluaran yang
berhubungan dengan menjamu relasi setelah dibuatkan kas bon/kuitansi.
Untuk biaya entertainment semua harus terekap dan disertai dengan bukti
pengeluaran keuangan untuk biaya perjamuan bagi tamu.
5. Membuat biaya perjalanan secara keseluruhan. Kemudian membuat
rincian biaya pengeluaran dalam format laporan keuangan yang telah
ditetapkan oleh perusahaan sebagai bahan laporan untuk perencaan yang
akan datang
6. Membuat surat tagihan penggantian apabila ada biaya yang mesti ditagih
kepada klien. Merekap semua biaya yang telah dikeluarkan guna
mengetahui apakah ada jumlah rekening yang harus ditagih dari klien.
Contoh Laporan Keuangan Perjalanan Dinas
PT. Jaya Abadi Surabaya
Jl. Pahlawan No. 103 Telp 90322) 883459
Dari Surabaya ke Lampung selama 5 hari untuk 3 orang
No Keterangan Pengeluaran Penerimaan

1 Penerimaan dana perjalanan bisnis Rp. 11.000.000
2 Rincian pengeluaran biaya perjalanan bisnis
a. Biaya transportasi
1) Tiket pesawat dari Samarinda ke
Lampung @ Rp. 800.000 x 3 org
2) Tiket pesawat dari Lampung ke Surabaya
@ Rp. 690.000 x 3 org
3) Taxi @ Rp. 300.000 x 2 hari = Rp.
600.000
· Jumlah Rp. 5.070.000
b. Biaya akomodasi
Booking kamar hotel
@ Rp. 500.000 x 3 org = Rp. 1.500.000
Rp. 1.500.000 x 2 hari = Rp. 3.000.000
· Jumlah Rp. 3.000.000
c. Biaya konsumsi
1. Biaya makan pagi (heezly cake, banana Rp. 105.000
juice (Rp. 35.000 x 3 org)
2. Biaya makan siang Steak medium, Rp. 135.000
salad rose ta Rp. 45.000 x 3 orang
3. Biaya makan malam Sate ayam, es teh
Rp. 25.000 x 3 orang Rp. 75.000
Jumlah Rp. 315.000
d. Biaya Kegiatan
1. Biaya Print Rp. 67.500
2. Biaya Fotocopy Rp. 43.600
3. Biaya Meterai Rp. 10.000
4. Biaya Bahan Habis Pakai Kantor Rp. 33.500
Jumah Rp. 154.000
e. Biaya Lain-lain
1. Biaya Souvenir Rp. 1.500.000
Jumlah Rp. 1.500.000
Total Biaya Rp. 10.039.600
Saldo Akhir Rp. 960.000
Mengetahui, Surabaya, 15 Januari 2014

PT. Jaya Abadi Surabaya Kepala Bagian Tata Usaha

Aldi Taher, SE Amalinda Dwi F
Menanya
Setelah mengamati uraian materi berupa handout tentang ruang lingkup

Perjalanan Bisnis/Dinas, apakah anda sudah memahami atau masih ada yang perlu
ditanyakan lebih lanjut?
Jika masih ada materi atau kegiatan yang kurang jelas maka dapat ditanyakan
atau diskusikan terlebih dahulu dengan teman. Jika sudah didiskusikan masih kurang
jelas hasilnya maka dapat ditanyakan langsung kepada pendidik. Buatlah daftar
Pertanyaan yang terkait dengan materi yang belum anda mengerti atau pahami kemudian
kirimkan melalui google classroom atau whatapp kepada pendidik atau guru.
No Daftar Pertanyaan Keluhan

Mencoba
Kegiatan Belajar 2 ini akan mengajak peserta didik untuk mencoba membuat
Daftar Perjalanan Bisnis dan Dokumen Pendukung. Oleh karena itu setelah
menyelesaikan Kegiatan Belajar 2 peserta didik diharapkan mampu :
4.9.1. Membuat Rincian Biaya Perjalanan Bisnis/Dinas
4.9.2. Membuat Dokumen Pendukung Perjalanan Bisnis/Dinas
4.9.3. Membuat Daftar Perjalanan Bisnis/Dinas
LEMBAR KERJA SISWA
4.9.4. Membuat Laporan Hasil Perjalanan Bisnis/Dinas
JOB
4.9.5. Membuat Laporan SHEET
Keuangan KORESPONDENSI
Berikut di bawah ini merupakan jobsheet yang harus anda pelajari dengan cermat
Produk
dan ikuti petunjuk yang ada Dokumen Perjalanan
di dalamnya agar dapatDinas/Bisnis
mengerjakan dengan tepat dan
cepat. 1. Membuat Daftar Perjalanan Dinas/Bisnis
2. Membuat Surat Tugas
3. Membuat Surat Perjalanan Dinas/Bisnis
4. Membuat Rincian Biaya Perjalanan Dinas/Bisnis
Nama Sekolah : SMK NEGERI 1 PURWODADI

Alamat : JALAN P. DIPONEGORO NO. 24 PURWODADI
Bidang Keahlian : MANAJEMEN PERKANTORAN
Kompetensi Keahlian : OTKP
Mata Pelajaran : OTOMATISASI TATA KELOLA HUMAS DAN
KEPROTOKOLAN
Kelas/Semester : XII / Genap
Tahun Pelajaran : 2019 / 2020
Kompetensi Inti : 4 Melaksanakan tugas spesifik dengan menggunakan

alat, informasi, dan prosedur kerja yang lazim
dilakukan serta memecahkan masalah sesuai dengan
bidang kerja Otomatisasi dan Tata Kelola
Perkantoran. Menampilkan kinerja di bawah
bimbingan dengan mutu dan kuantitas yang terukur
sesuai dengan standar kompetensi kerja.
Menunjukkan keterampilan menalar, mengolah, dan
menyaji secara efektif, kreatif, produktif, kritis,
mandiri, kolaboratif, komunikatif, dan solutif dalam
ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari
yang dipelajarinya di sekolah, serta mampu
melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan
langsung.
Menunjukkan keterampilan mempersepsi, kesiapan,
meniru, membiasakan, gerak mahir, menjadikan
gerak alami dalam ranah konkret terkait dengan
pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah,
serta mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah
pengawasan langsung.
KOMPETENSI DASAR : 4.7 Menyusun Daftar Perjalanan Dinas/Bisnis
Guru Mata Pelajaran :
EMI NURCAHYANINGSIH, S.Pd., M.Pd

NIP. 19760527 200701 2 021
JOBSHEET
Mata Pelajaran : OTK HUMAS DAN KEPROTOKOLAN

Kompetensi Keahlian : OTKP
Kelas / Semester : XII / Genap
Tahun : 2019 – 2020
Produk : DAFTAR PERJALANAN DINAS/BISNIS
A. Informasi Pengetahuan
Materi pembelajaran praktik ini tentang Ruang Lingkup Perjalanan Dinas/Bisnis
meliputi:
E. Pengertian Perjalanan Bisnis/Dinas
Perjalanan bisnis / dinas adalah perjalanan dinas keluar kota maupun ke luar
negeri yang dilakukan oleh pimpinan atau seseorang dengan tujuan yang telah
ditentukan dalam rangka pelaksanaan tugas.
Mengatur, merencanakan, dan mempersiapkan perjalanan bisnis merupakan
tugas sekretaris dalam membantu pimpinan. Oleh karena itu sekretaris harus
mempunyai program dasar untuk mengurus perjalanan bisnis pimpinannya
maupun orang yang melakukan perjalanan bisnis, baik yang sudah direncanakan
maupun yang mendadak pelaksanaannya.
F. Macam-macam Perjalanan Bisnis
Ditinjau dari segi wilayah Negara tujuan, perjalanan bisnis dibedakan
menjadi dua macam :
a. Perjalanan bisnis dalam negeri
3. Perjalanan bisnis antarkota dalam satu provinsi
4. Perjalanan bisnis antarprovinsi
b. Perjalanan bisnis luar negeri atau antarnegara
G. Tata Cara Pelaksanaan Perjalanan Bisnis
Ada tiga cara yang dapat dilakukan untuk mengurus dan mempersiapkan
perjalanan bisnis yaitu :
1. In House Travelling Department (Divisi Perjalanan)
Bagian Perusahaan yang khusus menangani perjalanan bisnis pada suatu
perusahaan dan bertanggung jawab mulai dari persiapan dokumen (paspor, visa),
serta mengurus keuangan atau pembiayaan selama perjalanan bisnis, kecuali
dokumen perusahaan.
2. Travel Bureau (Biro Perjalanan)

Menggunakan jasa badan usaha yang menyediakan bantuan untuk pengurusan
perjalanan, tetapi dalam hal ini sekretaris tetap harus mempersiapkan dokumen-
dokumen semua.
3. Administrasi Kantor (Sekretaris)
Seorang sekretaris atau administrasi kantor harus segera mempersiapkan segala
sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan bisnis. Mulai dari dokumen-
dokumen baik dokumen perusahaan maupun dokumen penunjang perjalanan
bisnis, transportasi dan akomodasi serta keuangan atau pembiayaan.
H. Konfirmasi Janji Temu Perjalanan Dinas/Bisnis
a. Melalui Telepon
Seorang sekretaris dapat melakukan konfirmasi dengan pihak lain dengan
menggunakan pesawat telepon
b. Melalui Surat
Seorang sekretaris dalam melakukan konfimasi dengan pihak-pihak tertentu
dengan mengirimkan surat janji temu. Surat janji temu adalah surat yang berisi
tentang hari, tanggal, waktu, siapa dan untuk tujuan apa pertemuan tersebut
diselenggarakan serta dokumen-dokumen yang diperlukan oleh pimpinan.
c. Melalui Email
Sesuai dengan perkembangan jaman dimana secara elektronik dapat dikirimkan
surat melalui internet dengan menggunakan fasilitas computer. Hal ini sangat
praktis dan efisien, karena dalam hitungan detik surat tersebut dapat diterima
secara langsung dan sekalian mendapat balasan.
I. Persiapan Perjalanan Bisnis Perjalanan Dinas/Bisnis
a. Persiapan Rencana Perjalanan Bisnis
Dalam merencanakan perjalanan bisnis sekretaris harus segera
mengumpulkan informasi perjalanan secara lengkap, antara lain :
b. Tujuan Perjalanan Bisnis/Dinas
c. Persinggahan atau perhentian, baik pada waktu berangkat atau kembali
d. Tanggal, waktu, tempat dan dengan siapa saja pimpinan membuat janji
pertemuan
e. Waktu yang dipilih untuk pemberangkatan
f. Jenis transportasi perjalanan, dengan pesawat terbang, kapal laut, kereta api
atau mobil
g. Jenis pelayanan menggunakan kelas utama atau ekonomi
h. Hotel yang dikehendaki di setiap kota yang dikunjungi
i. Angkutan yang diperlukan disetiap kota yang dikunjungi
b. Persiapan Keuangan
Dalam merencanakan perjalanan dinas/bisnis, sekretaris harus segera
membuat perincian biaya perjalanan bisnis yang dilakukan, antara lain :
a. Uang Harian untuk makan
b. Uang Saku (Perdian)
c. Biaya transportasi (pulang pergi) dan transportasi lokal
d. Biaya penginapan
e. Sewa Kendaraan dalam Kota (termasuk pajak, supir, bensin)
f. Uang Representasi
g. Uang Entertainmen atau perjamuan
Biaya perjalanan dinas/bisnis dapat dibayarkan dengan beberapa cara yaitu:
a. Lumpsum
Pembayaran sekaligus di awal uang perjalanan dinas/bisnis berdasarkan
perhitungan yang telah dibuat (Rencana Anggaran)
b. Reimbursemen atau penggantian yakni menggunakan uang pribadi pelaku
perjalanan dinas/bisnis terlebih dahulu kemudian mengajukan pergantian biaya
berdasarkan bukti-bukti pengeluaran selama perjalanan dinas/bisnis.
c. Dengan cara pemberian uang muka
Dalam merencanakan perjalanan dinas/bisnis, sekretaris juga harus segera
mempersiapkan tanda bayar yang akan digunakan, antara lain :
a. Uang
b. Kartu Kredit (credit card)
c. Cek bepergian (Traveller’s Cheque)
d. Letter of Credit (L/C)
Di bawah ini merupakan contoh format Rincian Biaya Perjalanan Bisnis
KOP
PERINCIAN PERHITUNGAN BIAYA

PERJALANAN BISNIS
KEGIATAN DAN PERINCIAN JUMLAH

NO. KETERANGAN
BIAYA (Rp)
A Biaya Transportasi
c. Tiket Pesawat
Pulang Pergi Jakarta Singapore
d. Transportasi Lokal
B Biaya Akomodasi
C Uang Lungsum
D Biaya Operasional
Jumlah
……………………, ………………….. 2020

Menyetujui,
……………………………… Yang Membuat
…………………………….. ………………………………….
Direktur Secretary
c. Persiapan Dokumen
Adapun dokumen perjalanan bisnis dapat dikelompokkan menjadi dua
macam yaitu :
1. Dokumen internal
Dokumen yang diterbitkan atau dibuat oleh perusahaan atau instansi yang
bersangkutan. Dokumen internal dibuat oleh sekretaris atau staf administrasi
dari perusahaan atau instansi yang bersangkutan. Adapun yang termasuk dalam
dokumen internal yaitu :
3) Surat Tugas
Surat yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di perusahaan dan
diberikan kepada seorang (bawahan) untuk melakukan pekerjaan tertentu.
4) Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)
Surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau seseorang yang lebih tinggi
kedudukannya yang ditujukan kepada seorang (bawahan) untuk
melaksanakan perjalanan dinas.
5) Company Document
Dokumen-dokumen perusahaan yang berhubungan dengan perjalanan bisnis
yang perlu dibawa.
2. Dokumen Eksternal
Dokumen yang dikeluarkan oleh instansi terkait dan digunakan untuk
perjalanan bisnis. Jenis dokumen ini ektersnal ini biasanya berbeda-beda karena
tergantung kebutuhan dan tergantung pada daerah mana yang dituju dalam
perjalanan bisnis, serta jenis transportasi yang digunakan. Adapun yang
termasuk dalam dokumen Eksternal yaitu :
a) Paspor
b) Visa
c) Exit Permite
d) Medical Document
e) Tiket Pesawat Terbang, Kereta Api, Kapal laut dan Bus
d. Persiapan Transportasi
Persiapan selanjutnya yaitu transportasi yang akan digunakan selama
perjalanan dinas/bisnis. Dalam menentukan alat transportasi maka seorang
sekretaris perlu mempertimbangkan mengenai memilih rute mana yang paling
baik, biaya yang dikeluarkan paling murah disesuaikan dengan keuntungan yang
di dapat, waktu yang diperlukan sehingga yang bersangkutan melakukan
perjalanan bisnis dapat istirahat dan agar tidak terlambat. Adapun alat transportasi
yang digunakan dapat melalui udara, darat atau laut. Seperti pesawat terbang,
kapal laut, kereta api, bus atau mobil.
Hal yang terpenting adalah jika menggunakan pesawat terbang, kereta api
atau kapal laut maka yang perlu diperhatikan adalah pemesanan tiket agar tidak
menghambat perjalanan. Pemesanan atau Reservation dapat dilakukan baik secara
online atau langsung datang ke loket. Untuk menggunakan mobil maka yang perlu
diperhatikan adalah surat atau dokumen pelengkap seperti STNK dan SIM
pengemudi.
e. Persiapan Akomodasi
Tempat penginapan yang diperlukan untuk tidur atau istirahat selama
perjalanan bisnis. Pesanlah penginapan melalui agen perjalanan atau dapat
dilakukan sendiri oleh sekretaris. Apabila pimpinan menghendaki hotel tertentu
beserta fasilitasnya sekretaris dapat memesan melalui fax/telex atau langsung ke
hotel tersebut mengenai jenis kamar dan kelas yang diinginkan
Ada beberapa hal yang perlu dijadikan sebagai bahan pertimbangan bagi
sekretaris dalam menentukan atau memilih akomodasi atau tempat penginapan
bagi pimpinan yaitu antara lain:
5. Jarak tempat seminar atau rapat dipilih yang tidak terlalu jauh dari penginapan
6. Keadaan hotel/penginapan harus nyaman
7. Penginapan harus dilengkapi dengan fasilitas yang biasanya terdapat dalam
sebuah hotel/penginapan
8. Biaya penginapan
9. Jenis Penginapan (Hotel, Losmen, Bungalow atau motel)
J. Daftar Perjalanan Dinas/Bisnis

1. Pengertian Daftar Perjalanan Bisnis
Itinerary yaitu sebuah rencana kegiatan yang akan dilakukan selama perjalanan
bisnis, yang merupakan kombinasi antara daftar perjalanan dan janji temu atau
pertemuan.
2. Membuat Daftar Perjalanan Bisnis

Daftar perjalanan Bisnis/dinas memuat hal-hal sebagai berikut:
a. Waktu Keberangkatan meliputi Hari, tanggal , bulan, tahun dan pukul
b. Tempat tujuan perjalanan bisnis meliputi nama kota atau Negara yang dituju
c. Jangka waktu perjalanan bisnis/dinas meliputi jumlah hari atau minggu atau
bulan
d. Jenis transportasi yang digunakan
e. Tujuan perjalanan bisnis
f. Waktu kembali meliputi hari, tanggal, bulan, tahun dan pukul
3. Cara Menyusun Daftar perjalanan Pimpinan

a. Di bawah ini merupakan beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh seorang
sekretaris pada waktu menyusun daftar perjalanan pimpinan.
b. Mencatat segala sesuatu yang perlu dikerjakan
c. Mencatat pekerjaan yang berkaitan dengan urusan pimpinan
d. Mencatat pekerjaan mendesak, jangka pendek, menengah dan jangka panjang
e. Menetapkan prioritas berdasarkan pentingnya pekerjaan
f. Menyelesaikan pekerjaan berdasarkan prioritas pentingnya pekerjaan
4. Kegunaan Daftar Perjalanan Pimpinan

Daftar perjalanan yang dibuat oleh sekretaris berangkap empat, hal ini karena
mempunyai kegunaan yaitu:
1. Untuk pimpinan sebagai pedoman dalam melakukan perjalanan bisnis
2. Untuk wakil pimpinan sebagai petunjuk berapa lamamenggantikan pimpinan
3. Untuk administrasi kantor atau sekretaris sebagai pedoman dalam menangani
administrasi pimpinan selama pimpinan tidak di tempat.
5. Keuntungan Daftar Perjalanan Pimpinan

Daftar perjalanan pimpinan dibuat oleh sekretaris, hal ini membawa keuntungan
yaitu:
1. Pekerjaan penting tidak terlewatkan
2. Menghemat pikiran
3. Bekerja lebih tenang
4. Memiliki data untuk mempertanggungjawabkan kerjanya
5. Memiliki data/bahan untuk menyusun jadwal kerja atau kegiatan bersama
pimpinan
6. Format Perjalanan Dinas/Bisnis
KOP SURAT

BAPAK ................................... (JABATAN)
Periode ..............................................
Tujuan ......................................
No Hari, Tanggal Waktu Kegiatan Keterangan

………………….., …………….. 2020
Menyetujui,
Yang Membuat
.............................................
.........................................
KOP SURAT

BAPAK ................................... (JABATAN)
Periode ..............................................
Tujuan ......................................
Waktu Jenis
Tempat Tujuan Acara Lama Tiba kembali
N Keberangkatan Transportasi Nama Nama
Perjalanan Perjalanan Perjalanan
O. yang Bandara Hotel Nama
Hari/ Tanggal Waktu Dinas Dinas Dinas Waktu Transportasi Bandara
digunakan
………………….., …………….. 2020
Menyetujui, Yang Membuat
......................................... .............................................
B. Tujuan
Peserta Didik dapat :
1. Menyiapkan alat dan bahan dalam Penyusunan Daftar Perjalanan Dinas/Bisnis
dengan tepat sesuai standar
2. Menyusun Daftar Perjalanan Dinas/Bisnis dengan tepat sesuai standar
3. Membuat Surat Tugas
4. Membuat Surat Perjalanan Dinas/Bisnis
5. Membuat Rincian Biaya Perjalanan Dinas/Bisnis
C. Alat dan Bahan

1. Peralatan :
a. Perangkat Komputer
b. Internet
c. Printer
2. Bahan :
a. Kertas
b. Kalender
D. Aspek Keselamatan dan Kesehatan Kerja

1. Sumber daya manusia
2. Fasilitas
3. Benda kerja
E. Langkah Kerja / SOP

1. Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan
2. Kerjakan soal dengan menggunakan aplikasi Ms. Word dalam waktu 120
dengan rincian sebagai berikut
a. Daftar Perjalanan Dinas/Bisnis : 60 menit
b. Surat Tugas : 20 Menit
c. Surat Perjalanan Dinas/Bisnis : 20 Menit
d. Rincian Biaya Perjalanan Bisnis : 20 Menit
3. Selesai dicetak dengan kertas A4, kemudian di tanda-tangani
4. Kirim file hasil pekerjaan melalui Google Drivc (alamat menunggu instruksi
guru)
F. Hasil Kerja
1. Daftar perjalanan dinas/bisnis dengan tepat sesuai standar
2. Surat tugas
3. Surat perjalanan dinas/bisnis
4. Rincian Biaya perjalanan dinas/bisnis beserta dokumen pendukung
G. Materi Soal
Anda Sebagai Asisten Sekretaris Pimpinan PT Mega Rubber, beralamat di Jalan
Slamet Riyadi No. 20 Surakarta. Nama Pimpinan Anda adalah Bapak Rudy
Samsudin, M.PA.
a. Pimpinan akan menghadiri undangan dari Bank Mandiri Surakarta acara Golf
di Cangkiran Golf Yogyakarta tanggal 5 November 2017 jam 06.00 – 15.00
WIB, hadir pula pada acara welcome party Sabtu, 4 November 2010 pukul
19.00 WIB. Di Sahid Raya Hotel dan menginap di hotel tersebut.
b. Rabu, 1 November 2017 menghadiri acara Talk Show dengan tema “Kenaikan
Bahan Pokok di wilayah Surakarta dan sekitarnya” di Studio Pro-TV, Jl. Setia
Budi 101, Semarang pukul 20.00 – 21.00 WIB. Berangkat dari rumah pukul
15.00 WIB. Dengan mobil kantor dan usai acara kembali ke Surakarta.
c. Menghadiri acara Sosialisasi Perdagangan Anti Dumping Kamis, 2 November
2017 pukul 10.00 – 13.00 WIB di Hotel Laras Asri Salatiga, menggunakan
mobil kantor, berangkat dari rumah pukul 08.30 WIB. Di dampingi Bapak
Manulang-Manager Ekspor-Impor.
d. Di bawah ini pembicaraan Anda dengan Bapak Rudy Samsudin/pimpinan
Anda, yang terjadi pada tanggal 3 November 2017 pukul 08.30 sbb :
Pimpinan : Besok Kamis tanggal 4 November ticket saya ke Kuala Lumpur
sudah OK semua ya!
Anda : Ticket sudah semua Bapak, route Solo-Jakarta- Kuala Lumpur.
Boarding pukul 07.10 WIB dengan GA 323, sampai Jakarta 08.35
transit di Jakarta, lanjut ke Kuala Lumpur dengan GA 327 pukul
10.10 tiba di Kuala Lumpur pukul 11.50 waktu setempat. Jadi bapak
transit di Jakarta ± 1,5 jam
Pimpinan : Transit di Jakarta 1,5 jam! Pak Darno (driver) sudah diberitahu?
Anda : Pak darno sudah kami beritahu, jam 06.00 sudah siap di rumah
Bapak, Pak Mulyono – Kaise Protokol juga akan mengantar Bapak
sampai bandara.
Pimpinan : Info ke Pak Marzuki – Kepala Cabang di Kuala Lumpur dari
Bandara langsung ke Petronas Towers. Bagaimana ticket pulangnya?
Anda : Ticket pulang sudah OK, Sabtu 6 November flight ke-2 pukul 08.20
waktu Kuala Lumpur dengan GA 323 langsung Solo.
Pimpinan : Jam berapa sampai Solo? Transportasi saya selama di sana juga
sudah diurus?
Anda : Sampai Solo ± jam 09.50 WIB, transport di Kuala Lumpur sudah
koordinasi dengan Pak Marzuki, akan jemput Bapak di bandara dan
jadwal penerbangan sudah kami informasikan. Bapak menginap di
Hotel Novotel karena conference nya di Hotel Novotel. Pak Marzuki
juga sebaga peserta conference.
Pimpinan : Dokumen lainnya juga sudah disiapkan? Conference mulai jam
berapa?
Anda : Dokumen lainnya disiapkan. Conference mulai jam 10.00 s.d 11.30,
11.30 – 13.30 ISOMA lanjut Business Meeting jam 13.30 – 15.00
waktu Kuala Lumpur”
Pimpinan : OK kalau begitu. Info ke Pak Marzuki jam 18.00 saya ajak makan
malam di Pusat Makanan Jalan Alor. Pak Darno juga sudah tahu jam
berapa harus jemput saya hari Sabtu di Bandara?
Anda : Sudah Bapak, Pak Darno Sabtu Siap di bandara 1 jam sebelum
kedatangan. Mengingatkan Bapak Sabtu sore Bapak hadir acara
Welcom Party Bank Mandiri di Yogyakarta
Pimpinan : Oh iya ya, besok saya diingatkan lagi !
Anda : Baik, Bapak
H. Penilaian dan Hasil

1. Lembar Penilaian
LEMBAR PENILAIAN PRAKTIK BENGKEL

SMK NEGERI 1 PURWODADI
Nama : ………………………… Kelas/No.: ………………..

Skor Skor
No Komponen/Sub komponen Penilaian
Maksimal Pencapaian
1 2 3 4
I Persiapan Kerja
a. Alat dan Bahan 10
Skor Komponen 10
II Proses (Sistematika dan Cara Kerja)
a. Membuat Daftar Perjalanan Dinas/Bisnis
1. Format Daftar Perjalanan Dinas/Bisnis 5
2. Kronologis Daftar Perjalanan
10
Dinas/Bisnis
b. Membuat Surat Tugas
1. Format Surat Tugas 5
2. Tata Bahasa 10
c. Membuat Surat Perjalanan Dinas/Bisnis
1. Format Surat Perjalanan Dinas/Bisnis 5
2. Tata Bahasa 10
d. Membuat Rincian Biaya Perjalanan
Dinas/Bisnis
1. Format Surat Perjalanan Dinas/Bisnis 5
2. Ketetapan Rincian dan Nominal 10
Skor Komponen 60
III Hasil Kerja
a. Daftar Perjalanan Dinas/Bisnis
1) Kerapian dan Kebersihan 5
b. Surat Tugas
c. Surat Perjalanan Dinas/Bisnis
d. Rincian Biaya Perjalanan Dinas/Bisnis
Skor Komponen 20
IV Sikap Kerja
4.1. Sikap Duduk dan Sikap Mengetik 5
Skor Komponen 5
V Waktu
5.1. Waktu Penyelesaian Praktik 5
Skor Komponen 5
Jumlah Skor 100
2. Rubrik:
a) Persiapan Kerja :
1) Menyiapkan Alat Bahan
Skor 10 : Alat yang digunakan komplit komputer, printer
dan Internet (Kompeten)
Skor 7.5 – 9.9 : Alat yang digunakan komputer dan printer
(Kompeten)
Skor 1 – 7.49 : Tidak menggunakan komputer dan printer dengan
baik (Tidak Kompeten)
b) Proses Kerja
1) Membuat Daftar Perjalanan Dinas/Bisnis
a. Format Daftar Perjalanan Dinas/Bisnis
b. Skor 5 : Format Daftar Perjalanan Dinas/Bisnislengkap dan
tepat penempatannya (Kompeten)
Skor 4 – 4.9 : Format Daftar Perjalanan Dinas/Bisnis lengkap
dan kurang tepat penempatannya (Kompeten)
Skor 3 – 3,9 : Format Daftar Perjalanan Dinas/Bisnis Kurang
lengkap dan kurang tepat penempatannya
(Kompeten)
Skor 1 – 2,9 : Format Daftar Perjalanan Dinas/Bisnis tidak
lengkap dan tidak tepat penempatannya (Tidak
Kompeten)
c. Kronologis Daftar Perjalanan Dinas/Bisnis
Skor 10 : Kronologis Tepat dan Lengkap (Kompeten)
Skor 7,5 – 9,9 : Kronologis Kurang Lengkap (Kompeten)
Skor 1 – 7,49 : Kronologis Salah (Tidak Kompeten)
2) Membuat Surat Tugas
a) Format Surat Tugas
Skor 5 : Format Surat Tugas Lengkap dan Tepat
(Kompeten)
Skor 3 – 4,9 : Format Surat Tugas Lengkap dan Kurang Tepat
(Kompeten)
Skor 1 – 2,9 : Format Surat Tugas Tidak Lengkap dan Tepat
(Tidak Kompeten)
b) Tata Bahasa
Skor 10 : Tata Bahasa Tepat sesuai kaidah (Kompeten)
Skor 7,5 – 9,9 : Kurang Tepat Tata Bahasanya (Kompeten)
Skor 1 – 7,49 : Tata Bahasanya Tidak tepat (Tidak Kompeten)
3) Membuat Surat Perjalanan Dinas Bisnis
c) Format Surat Perjalanan Dinas Bisnis
Skor 5 : Format Surat Lengkap dan Tepat (Kompeten)
Skor 3 – 4,9 : Format Surat Lengkap dan Kurang Tepat
(Kompeten)
Skor 1 – 2,9 : Format Surat Tidak Lengkap dan Tepat (Tidak
Kompeten)
d) Tata Bahasa
Skor 10 : Tata Bahasa Tepat sesuai kaidah (Kompeten)
Skor 7,5 – 9,9 : Kurang Tepat Tata Bahasanya (Kompeten)
Skor 1 – 7,49 : Tata Bahasanya Tidak tepat (Tidak Kompeten)
4) Membuat Surat Rincian Biaya Perjalanan Dinas Bisnis
a) Format
Skor 5 : Format Lengkap dan Tepat (Kompeten)
Skor 3 – 4,9 : Format Lengkap dan Kurang Tepat (Kompeten)
Skor 1 – 2,9 : Format Tidak Lengkap dan Tepat (Tidak
Kompeten)
b) Ketepatan Rincian dan Nominal
Skor 10 : Rincian dan Nominal Tepat (Kompeten)
Skor 7,5 – 9,9 : Rincian dan Nominal Kurang Tepat (Kompeten)
Skor 1 – 7,49 : Rincian dan Nominal Tidak tepat (Tidak
Kompeten)
c) Hasil Kerja
1) Daftar Perjalanan Dinas/Bisnis
Skor 5 : Daftar Perjalanan Dinas/Bisnis bersih dan rapi
(Kompeten)
Skor 4 – 4.9 : Daftar Perjalanan Dinas/Bisnis Kurang bersih
dan rapi (Kompeten)
Skor 3 – 3,9 : Daftar Perjalanan Dinas/Bisnis bersih dan
Kurang rapi (Kompoten)
Skor 1 – 2,9 : Daftar Perjalanan Dinas/Bisnis Tidak bersih dan
tidak rapi (Tidak Kompeten)
2) Surat Tugas
Skor 5 : Surat bersih dan rapi (Kompeten)
Skor 4 – 4.9 : Surat Kurang bersih dan rapi (Kompeten)
Skor 3 – 3,9 : Surat bersih dan Kurang rapi (Kompoten)
Skor 1 – 2,9 : Surat Tidak bersih dan tidak rapi (Tidak
Kompeten)
3) Surat Perjalanan Dinas Bisnis
Kompeten)
4) Membuat Surat Rincian Biaya Perjalanan Dinas Bisnis
Kompeten)
Kegiatan Belajar 2 ini akan mengajak peserta didik untuk mencoba membuat
Daftar Perjalanan Bisnis dan Dokumen Pendukung . Oleh karena itu setelah
menyelesaikan Kegiatan Belajar 1 peserta didik diharapkan mampu :
3.9.1. Menjelaskan Pengertian Perjalanan Dinas (Itinerary)
3.9.2. Menguraikan Jenis Perjalanan Dinas
3.9.3. Mengidentifikasi Dokumen Perjalanan Dinas
3.9.4. Menguraikan Keuntungan Membuat Daftar Perjalanan Dinas
3.9.5. Menguraikan Fungsi Daftar Perjalanan Dinas
3.9.6. Menguraikan Hal-hal yang termuat dalam Daftar Perjalanan Dinas
3.9.7. Menguraikan Hal-hal yang penting dalam Perjalanan Dinas
Mengamati
K. Pengertian Kegiatan / Agenda Pimpinan (Ittenarary)

Seorang pimpinan perusahaan atau kepala pada instansi pemerintah
memiliki kegiatan yang sangat banyak dan padat. Pengaturan semua kegiatan ini
tidak mungkin dikelola dan dikoordinasikan sendiri. Untuk hal itu seorang
pimpinan atau kepala kantor memerlukan tenaga administrasi sendiri. Istilah
tenaga administrasi ini sering disebut dengan Tata Usaha (TU) atau staf
administrasi, tetapi tidak menutup kemungkinan pimpinan dapat menunjuk
seorang sekretaris . Hal yang terpenting dalam pengaturan kegiatan seorang
pimpinan adalah memanfaatkan waktu seefektif dan seefisien mungkin.
Untuk itu petugas TU atau sekretaris harus selalu berkoordinasi dengan
pimpinan dan selalu melakukan konfirmasi dengan pihak-pihak yang
berhubungan dengan pimpinan. Dalam hal ini soal waktu sangat memegang
peranan penting dalam hal kelancaran kerja pimpinan, terutama pada kegiatan di
luar kantor yang melibatkan instansi lain.
Kesalahan dalam menentukan waktu kegiatan, dapat berakibat fatal,
mungkin membatalkan acara yang telah dirancang atau orang lain akan dibuat
kesal oleh keterlambatan atau kegagalan pimpinan untuk datang pada satu acara.
Seorang sekretaris atau TU tidak hanya mengetahui jadwal pimpinan tetapi juga
harus mampu memilih jadwal mana yang dapat prioritas untuk dilaksanakan oleh
pimpinan. Sehingga dalam pengaturan jadwal kegiatan pimpinan dilakukan
dengan menitikberatkan pada apa yang menjadi kebutuhan pimpinan dan apa saja
yang menjadi prioritas kerja bagi kegiatan pimpinan. Dengan demikian dalam
pengaturan jadwal menggunakan skala prioritas.
Di samping itu untuk menghindari kesalahan atau tumpang tindih acara, TU
atau sekretaris harus mencatat secermat dan seteliti mungkin setiap surat
permohonan yang masuk. Dengan demikian dapat diketahui kegiatan pimpinan
mulai dari acara harian, mingguan, bahkan bulanan. Jadi seorang sekretaris atau
TU harus mampu mengatur waktu dengan baik, mulai dari perencanan jadwal
kegiatan, mengkoordinir waktu sekretaris dengan pimpinan, mengorganisir waktu
pimpinan, dan melakukan pengawasan terhadap kegiatan yang sudah atau belum
terjadwal.
Salah satu indikator sekretaris atau TU dikatakan profesional dan dapat
diandalkan adalah bila pimpinan sudah merasa tergantung pada peran atau fungsi
sekretaris atau TU, artinya sekretaris atau TU betul-betul merupakan kepercayaan
pimpinan, sehingga pimpinan menyerahkan pengaturan jadwal pimpinan
kepadanya. Untuk seorang sekretaris atau Unit TU harus memperhatikan dan
menerapkan fungsi-fungsi perecanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan
pengawasan pada teknik penggunaan waktu pimpinan. Jadwal kegiatan pimpinan
adalah rincian kegiatan pimpinan yang bersifat rutinitas dan diluar kantor untuk
mencapai tujuan kantor, perusahaan atau organisasi.
1. Teknik Menggunakan jadwal atau Waktu pimpinan
a. Perencanaan
Adalah kegiatan cara pandang ke depan mengenai hal-hal yang harus
dikerjakan untuk mencapai tujuan. Perencanaan pengaturan jadwal kegiatan
pimpinan dilakukan dengan menitikberatkan pada apa yang menjadi
kebutuhan pimpinan dan apa saja yang menjadi prioritas kerja bagi
pimpinan, sehingga dalam penyusunan jadwal pimpinan berdasarkan pada
skala prioritas.
1) Jenis Perencanaan meliputi tiga kategori :
a) Perencanaan jangka panjang (long term plan)
b) Perencanaan jangka menengah (medium plan)
c) Perencanaan jangka pendek (short term plan)
2) Proses perencanaan
a) Menentukan maksud dan tujuan secara jelas
b) Menentukan alternatif
c) Mengatur sumber-sumber yang diperlukan
d) Menentukan organisasi, metode, dan prosedur
e) Menentukan/menetapkan rencana itu sendiri
3) Hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam membuat perencanaan :
a) Kegiatan yang harus dilakukan
b) Tempat kegiatan
c) Waktu kegiatan
d) Orang atau personil yang terlibat
e) Tujuan atau alasan kegiatan dilaksanakan
4) Hal-hal yang perlu dilaksanakan dalam pembuatan perencanaan adalah :
a) meminta penjelasan/saran terhadap masalah yang belum dimengerti
b) memeriksa terlebih dahulu setiap pekerjaan dan rencana demi
kesempurnaan
c) membuat catatan khusus untuk hal-hal yang penting, sehingga
kegiatan sehari-hari dapat direncanakan secara teratur
d) menentukan urutan penting penyelesaian pekerjaan
e) merencanakan batas waktu dan berusaha mencegah penundaan
pekerjaan
f) meneliti agenda pimpinan setiap waktu, agar dapat membantu
mengingatkan acara/kegiatan pimpinan yang telah mendesak.
5) Ciri-ciri perencanaan kerja pimpinan yang baik meliputi :
a) Jelas (rasional atau masuk akal)
Pekerjaan yang dilaksanakan memang dapat dilakukan dan
sesuai dengan job description pimpinan. Di samping itu kegiatan
tersebut dapat dilakukan berdasarkan pemikiran akal sehat
manusia.
b) Sederhana (simple)
Artinya dalam mengatur jadwal kegiatan pimpinan, sekretaris
tidak membuat jadwal yang berlebihan, tetapi disesuaikan dengan
kemampuan dan kesibukan pimpinan. Contohnya pimpinan juga
manusia, apabila pimpinan baru saja menyelesaikan pekerjaan yang
rumit dan butuh konsentrasi khusus, maka jangan memaksa
pimpinan untuk menyelesaikan tugas berikutnya walaupun jadwal
sudah disepakati. Tetapi cari jalan keluar yang baik dan bijaksana.
c) Luwes (Fleksibel)
Kegiatan yang disusun oleh sekretaris harus fleksibel atau
luwes dalam arti kegiatan tersebut dapat berubah sesuai dengan
situasi dan kondisi yang terjadi dalam perusahaan. Di samping itu
dalam menyusun jadwal kegiatan pimpinan tidak kaku. Sehingga
seorang sekretaris harus dapat membuat perkiraan perubahan
untuk hal-hal yang mungkin terjadi diluar jadwal tersebut.
d) Berkesinambungan atau kontinu

Perencanaan jadwal pimpinan tidak berhenti sampai pada satu
periode tertentu, namun merupakan proses yang berkesinambungan
atau berjalan terus menerus.
b. Pengorganisasian
Pengorganisasian jadwal kegiatan pimpinan berarti kegiatan
mengidentifikasi, mengelompokkan, menganalisis kegiatan pimpinan,
termasuk mengelola waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan
tersebut.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengorganisasian jadwal
pimpinan adalah :
1. Membuat suatu daftar kerja mengenai apa yang harus dilakukan
pimpinan
2. Menetapkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan
suatu pekerjaan
3. Menetapkan prioritas dari kegiatan terpenting dan mendesak yang
dikategorikan, kegiatan setengah mendesak, dan kegiatan yang tidak
mendesak atau dapat ditunda sementara
4. Mengatur jadwal orang yang terlibat dalam tugas pimpinan sesuai dengan
kehendak pimpinan, sehingga dapat diprediksi berapa lama waktu yang
dibutuhkan untuk mengerjakan tugas tersebut.
c. Pengkoordinasian
Berarti mengharmoniskan antara tugas pimpinan dengan tugas
sekretaris atau dengan pegawai lainnya. Sehingga akan tercapai pelaksanaan
tugas yang efisien dan efektif. Sekretaris harus dapat bekerja sama dengan
berbagai pihak sehubungan dengan tugas pimpinan, Di samping itu
sekretaris perlu mengkoordinasikan dengan pimpinan, kapan pertemuan
akan diadakan, bahan apa saja yang perlu disiapkan pimpinan untuk
memimpin rapat , dan mengontak kembali pegawai yang akan diundang
dalam rapat tersebut. Semua itu harus harmonis dalam arti jangan sampai
rapat dilaksanakan, tetapi ternyata pimpinan berhalangan karena ada acara
lain.
d. Pengawasan
Mengawasi pengaturan jadwal kegiatan pimpinan berarti melihat
apakah jadwal kegiatan yang direncanakan sesuai dengan kegiatan yang
dilaksanakan. Pengawasan dalam hal ini tidak menutup kemungkinan
terjadinya perubahan rencana kegiatan, asalkan perubahan tersebut tidak
mengurangi efektivitas dan efisiensi kerja pimpinan, unit kerja maupun
organisasi secara keseluruhan.
Kegiatan pengawasan juga merupakan kegiatan untuk mengoreksi
jadwal kegiatan yang tidak sesuai rencana. Dalam melakukan pengawasan
jadwal kegiatan pimpinan, sekretarisan juga perlu melihat ketepatan waktu
dan kuallitas pekerjaan yang dihasilkan untuk masing-masing kegiatan
pimpinan.
2. Mengidentifikasi Pekerjaan Pimpinan
Adalah menyusun daftar kegiatan yang dilakukan pimpinan dan
menentukan beban dari masing-masing kegiatan. Berikut adalah pekerjaan
pimpinan yang relatif sering dilakukannya dengan melibatkan secara langsung
peranan sekretaris, yaitu : menandatangani surat keluar, membaca surat masuk,
membaca laporan, menyusun laporan, menerima telepon dan menelpon,
menerima tamu, jadwal memimpin rapat, mengadakan perjalanan bisnis,
mengadakan kegiatan janji temu/meeting dan melakukan kegiatan sosial.
Jadwal kegiatan pimpinan adalah segala kegiatan pimpinan yang memerlukan
kehadirannya, di luar rutinitas kantor. Hal yang diprioritaskan sebagai bahan
pertimbangan dalam penyusunan jadwal kegiatan pimpinan adalah :
a. berdasarkan urutan surat masuk
Dalam hal ini pembuatan jadwal kegiatan pimpinan didasarkan pada surat
permohonan yang masuk dengan memperhatikan isi surat terutama
mengenai waktu dan tempat pelaksanaan dan jenis kegiatan. Jika dalam
pengaturan jadwal sudah tertulis dan ada surat yang masuk maka dapat
dilakukan :
1. dapat membatalkan acara yang tingkat kepentingannya lebih rendah
dengan menunjuk wakil untuk menghadiri.
2. Tetap menghadiri acara tersebut dengan menunjuk orang lain yang dinilai
mampu untuk menggantikan kehadirannya
b. Berdasarkan tingkat kepentingan kegiatan yang harus dihadiri (tingkat

urgensi)
Walaupun dalam penyusunan jadwal disesuaikan dengan surat masuk tetapi
masih diseleksi lagi tentang tingkat kepentingannya, jika kegiatan tidak
penting maka tidak memenuhi permintaan atau mendelegasikan kepada
bawahannya.
3. Menyusun Jadwal Kegiatan Pimpinan.
Dalam menyusun dan merumuskan jadwal kegiatan pimpinan ada
beberapa tahap yaitu :
a. Tahap pertama (merekap kegiatan pimpinan)
Yaitu dengan merekap semua kegiatan yang bersifat insidental, hal ini
dimaksudkan agar dalam penyusunan kegiatan rutin dengan kegiatan
insidental dalam satu hari tidak saling bertumbukan dan mengganggu. Di
samping itu dapat juga untuk menentukan skala prioritas kepentingan suatu
kegiatan.
Contoh lembaran rekap.
Tanggal Waktu Nama Jabatan Nama Perusahaan
b. Tahap kedua (Menyusun kegiatan mingguan pimpinan)

Hal ini dimaksudkan agar lebih teliti dan tepat dalam menyusun jadwal
harian serta untuk mengetahui kegiatan mingguan pimpinan. Kegiatan
mingguan hanya berisi kegiatan yang bersifat insidental.
Contoh lembaran kegiatan jadwal mingguan pimpinan.
No Hari/Tanggal Pukul Jenis Kegiatan Tempat
c. Tahap ketiga (Menyusun jadwal kegiatan Harian pimpinan)

Dalam hal ini sekretaris harus mencermati jadwal kegiatan rutin agar dapat
disesuaikan dengan kegiatan insidental dalam jadwal kegiatan pimpinan. Di
sini sekretaris dituntut pengalaman dalam pengalokasian waktu atas
kegiatan rutin.
Contoh lembaran kegiatan jadwal harian pimpinan
Pukul Jenis Kegiatan Lama Mengerjakan
Menanya
Setelah mengamati uraian materi berupa handout tentang ruang lingkup
Perjalanan Bisnis/Dinas dan Jadwal Kegiatan Pimpinan yang harus dilakukan,
apakah anda sudah memahami atau masih ada yang perlu ditanyakan lebih lanjut?
Jika masih ada materi atau kegiatan yang kurang jelas maka dapat ditanyakan
atau diskusikan terlebih dahulu dengan teman. Jika sudah didiskusikan masih kurang
jelas hasilnya maka dapat ditanyakan langsung kepada pendidik. Ada beberapa hal
yang dapat anda jadikan sebagai bahan pertanyaan seperti :
1. Apa saja yang dilakukan oleh sekretaris dalam mempersiapkan perjalanan
bisnis/dinas?
2. Apa saja yang dilakukan oleh sekretaris dalam mempersiapkan jadwal kegiatan
pimpinan?
Catat semua hasil diskusi dengan teman, dan apabila ada hal yang masih
ragu konsultasikan dengan Bapak/Ibu guru
Dalam diskusi, hargai pendapat teman, semua berpartisipasi, jangan gaduh

dan saling menghormati
HASIL DISKUSI
NO PERMASALAHAN PEMECAHAN MASALAH
Mencoba
Anda diharapkan mampu mengamalkan sikap teliti, cermat, disiplin, peduli

dan bekerjasama dalam mengelola sebuah upacara
Setelah mengetahui ruang lingkup pembawa acara maka anda diminta dapat
mempraktekkan untuk mengidentifikasi dan mempersiapkan perjalanan bisnis/dinas
dan Jadwal kegiatan pimpinan.
Lembar Kerja 1
a. Melakukan persiapan dokumen perjalanan bisnis/dinas
b. Membuat daftar perjalanan bisnis/dinas
c. Membuat jadwal kegiatan pimpinan
Pendahuluan
Kelancaran kegiatan pimpinan dalam menjalankan kegiatan rutinitas dan
perjalanan bisnis/dinas bergantung pada profesionalitas kerja sekretaris atau staf
administrasi dalam membantu menyelesaikan segala pekerjaannya.
Daftar perjalanan bisnis/dinas maupun jadwal kegiatan pimpinan
membutuhkan penanganan yang sangat serius karena jika sampai terjadi hal-hal yang
tidak diinginkan seperti pimpinan lupa akan janji temu atau bahkan pimpinan terlalu
banyak kegiatan dalam satu hari atau sebaliknya tidak ada sama sekali kegiatan
dalam satu hari. Hal ini yang harus dihindari oleh sekretaris atau staf administrasi.
Mengingat pentingnya hal ini maka peserta didik sangat perlu untuk dilatih
bagaimana menangani penyusunan Daftar Perjalanan Bisnis/Dinas dan Jadwal
Kegiatan Pimpinan.
Tujuan
Peserta didik dapat mengidentifikasi persiapan dalam pembuatan Daftar Perjalanan
Bisnis/Dinas dan Jadwal Kegiatan Pimpinan
Petunjuk Kerja
2. Anda diminta untuk membuatkan daftar perjalanan bisnis pimpinan dengan data
informasi yang telah tersedia.
3. Susunlah data-data dan informasi tersebut sehingga memudahkan pimpinan anda
untuk melakukan kegiatan.
4. Ketik dengan menggunakan aplikasi MS Word / MS Excel
Alat Dan Bahan

1. Perangkat komputer dan printer
2. Kertas HVS ukuran A4
3. Stapler dan Staples
4. Kalender meja tahun 2018 dan
5. ATK
Alur Kegiatan
1. Cermatilah setiap informasi agar jadwal dapat tersusun dengan rapi dan benar
2. Membuat format jadwal perjalanan bisnis pimpinan yang lengkap sesuai
kebutuhan
3. Masukkan data – data kegiatan secara kronologis
4. Cetak hasil ketikan di kertas HVS A4
Hasil Yang Diharapkan

1. Daftar perjalanan bisnis pimpinan tersusun dengan benar, jelas, informatif dan
lengkap.
2. Dokumen Internal dan Eksternal
3. Rincian Biaya Perjalanan Bisnis/Dinas
Soal Perjalanan Bisnis Pimpinan

Anda Sebagai Asisten Sekretaris Pimpinan PT Mega Rubber, beralamat di Jalan
Slamet Riyadi No. 20 Surakarta. Nama Pimpinan Anda adalah Bapak Rudy
Samsudin, M.PA.
e. Pimpinan akan menghadiri undangan dari Bank Mandiri Surakarta acara Golf di
Cangkiran Golf Yogyakarta tanggal 5 November 2017 jam 06.00 – 15.00 WIB,
hadir pula pada acara welcome party Sabtu, 4 November 2010 pukul 19.00 WIB.
Di Sahid Raya Hotel dan menginap di hotel tersebut.
f. Rabu, 1 November 2017 menghadiri acara Talk Show dengan tema “Kenaikan
Bahan Pokok di wilayah Surakarta dan sekitarnya” di Studio Pro-TV, Jl. Setia
Budi 101, Semarang pukul 20.00 – 21.00 WIB. Berangkat dari rumah pukul 15.00
WIB. Dengan mobil kantor dan usai acara kembali ke Surakarta.
g. Menghadiri acara Sosialisasi Perdagangan Anti Dumping Kamis, 2 November
2017 pukul 10.00 – 13.00 WIB di Hotel Laras Asri Salatiga, menggunakan mobil
kantor, berangkat dari rumah pukul 08.30 WIB. Di dampingi Bapak Manulang-
Manager Ekspor-Impor.
h. Di bawah ini pembicaraan Anda dengan Bapak Rudy Samsudin/pimpinan Anda,
yang terjadi pada tanggal 3 November 2017 pukul 08.30 sbb :
Pimpinan : Besok Kamis tanggal 4 November ticket saya ke Kuala Lumpur
sudah OK semua ya!
Anda : Ticket sudah semua Bapak, route Solo-Jakarta- Kuala Lumpur.
Boarding pukul 07.10 WIB dengan GA 323, sampai Jakarta
08.35 transit di Jakarta, lanjut ke Kuala Lumpur dengan GA 327
pukul 10.10 tiba di Kuala Lumpur pukul 11.50 waktu setempat.
Jadi bapak transit di Jakarta ± 1,5 jam
Pimpinan : Transit di Jakarta 1,5 jam! Pak Darno (driver) sudah diberitahu?
Anda : Pak darno sudah kami beritahu, jam 06.00 sudah siap di rumah
Bapak, Pak Mulyono – Kaise Protokol juga akan mengantar
Bapak sampai bandara.
Pimpinan : Info ke Pak Marzuki – Kepala Cabang di Kuala Lumpur dari
Bandara langsung ke Petronas Towers. Bagaimana ticket
pulangnya?
Anda : Ticket pulang sudah OK, Sabtu 6 November flight ke-2 pukul
08.20 waktu Kuala Lumpur dengan GA 323 langsung Solo.
Pimpinan : Jam berapa sampai Solo? Transportasi saya selama di sana juga
sudah diurus?
Anda : Sampai Solo ± jam 09.50 WIB, transport di Kuala Lumpur sudah
koordinasi dengan Pak Marzuki, akan jemput Bapak di bandara
dan jadwal penerbangan sudah kami informasikan. Bapak
menginap di Hotel Novotel karena conference nya di Hotel
Novotel. Pak Marzuki juga sebaga peserta conference.
Pimpinan : Dokumen lainnya juga sudah disiapkan? Conference mulai jam
berapa?
Anda : Dokumen lainnya disiapkan. Conference mulai jam 10.00 s.d
11.30, 11.30 – 13.30 ISOMA lanjut Business Meeting jam 13.30
– 15.00 waktu Kuala Lumpur”
Pimpinan : OK kalau begitu. Info ke Pak Marzuki jam 18.00 saya ajak
makan malam di Pusat Makanan Jalan Alor. Pak Darno juga
sudah tahu jam berapa harus jemput saya hari Sabtu di Bandara?
Anda : Sudah Bapak, Pak Darno Sabtu Siap di bandara 1 jam sebelum
kedatangan. Mengingatkan Bapak Sabtu sore Bapak hadir acara
Welcom Party Bank Mandiri di Yogyakarta
Pimpinan : Oh iya ya, besok saya diingatkan lagi !
Anda : Baik, Bapak
JOB SHEET
JADWAL KEGIATAN PIMPINAN
1. Petunjuk Pengerjaan
a. Anda diminta untuk membuat jadwal kegiatan pimpinan dengan data-data
dan informasi yang telah tersedia
b. Rapikan informasi dan data-data tersebut sehingga memudahkan pimpinan
anda untuk melakukan kegiatannya
c. Cermatilah setiap informasi agar jadwal dapat tersusun dengan rapi dan
benar
2. Bahan dan Alat
a. Format Agenda Kegiatan Pimpinan
b. Kalender Meja
c. ATK
3. Alur Kegiatan
a. Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan
b. Buat agenda kegiatan pimpinan dalam format yang tersedia
c. Cetak hasil ketikan di kertas HVS A4
4. Hasil yang Diharapkan
Jadwal kegiatan pimpinan tersusun dengan jelas, informatif dan rapi
5. Soal
Anda adalah Sekretaris Kepala Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang yang
beralamat di Jl. H. Abdul Hamid Komplek Perkantoran Pusat Pemerintahan
Kabupaten Tangerang Tigaraksa 15720. Telp/Fax 0215991479 Pimpinan anda
bernama Drs. H. Zaenudin, MM, M.Pd. Anda diminta pimpinan anda untuk
merapikan data-data tentang kegiatannya pada awal bulan Februari 2018yang
terdapat pada map diantaranya :
a. Rapat rutin mingguan setiap hari Senin pukul 09.00 WIB, khusus senin
pertama Februari ini membahas evaluasi kinerja pegawai selama bulan
Januari. Data tolong disiapkan di flashdisk.
b. Seminar tentang Sistem Kerja Manajemenyang akan diadakan pada Selasa,
6Februari 2018 mulai pukul 10.00 WIB di Ruang Serbaguna. Catatan disurat
tersebut adalah anda diminta mencetak bahan seminaryang sudah dibuat
pimpinan dan file ada di komputer.
c. Lembar Pesan Telepon dari Dinas Pendidikan Kota Tangerang, Bapak Drs.
Abduh Surahman, M.Si meminta untuk menghadiri acara Kirab Budaya
Tangerang hari selasa, 20 Februari 2018pukul 10.00 WIB telah disetujui
d. Email dari Dinas Pendidikan Provinsi Banten tentang undangan rapat di Aula
Gedung Dinas Pendidikan Provinsi Banten, hari rabu14 Februari 2018 pukul
10.00 WIB.
e. Study banding ke Malaysia tanggal 7– 9 Februari 2018bersama dengan
kepala-kepala dinas pendidikan se provinsi Banten
f. Pernikahan putri Bapak Kepala Dinas Lingkungan HidupKabupaten
Tangerang (Syaifullah) di Hotel Nelayan Jati Uwung Tangerang hari Sabtu,
10 Februari 2018 pukul 19.00 WIB
g. Penyelenggara pengajian rutin bulanan tanggal 16 Februari 2018 di Masjid
Agung Al Azham Tigaraksa pukul 08.30 - selesai. Catatan :Penceramah Ust.
Arifin Ilham
h. Lembar Pesan Telepon dari Bapak Surya Wijaya Kepala BKD Kabupaten
Tangerang untuk bertemu tanggal 20 atau 21 Februari 2018. Catatan : Tolong
diatur sesuai dengan waktu yang kosong dan segera konfirmasikan.
i. Undangan Pembukaan Festival Lomba Seni Siswa Nasional tingkat
Kabupaten di Lapangan Upacara Maulana Yudha Negara Tigaraksa, tanggal
27Februari 2014 pukul 07.30 WIB. Didampingi Bapak Hidayat Nuriska,
tolong dikonfirmasi.
j. Janji dengan Dr. Rizki di RS. MMC yang seharusnya tanggal 22 Februari
2018 diundur tanggal 24 Februari 2018 pukul 17.00 WIB. Catatan : Harap
konfirmasi kembali di pagi hari ke RS
Menalar
Silahkan Anda menganalisis dan menyimpulkan hasil pengamatan dari hasil
demonstrasi teman anda.
1. Apakah dokumen yang anda buat sudah sesuai prosedur?
2. Apakah daftar perjalanan bisnis/dinas sudah tepat?
3. Apakah jadwal kegiatan pimpinan sudah tepat?
Mengkomunikasikan
Susunlah laporan dari hasil tersebut ke dalam bentuk powerpoint dan presentasikan
di depan kelas dengan menerapkan prinsip komunikasi yang baik
Kegiatan Refleksi
a. Apakah proses pembelajaran yang anda ikuti sesuai dengan harapan anda?
b. Apakah dapat anda kembangkan dalam kegiatan pembelajaran ini terutama
dalam materi ruang lingkup daftar perjalanan bisnis/dinas dan jadwal kegiatan
pimpinan?
Tugas
Buatlah laporan terkait dengan latihan pada lembar kerja 1 di atas. Sistematika
sesuaikan dengan kaidah yang berlaku.
Evaluasi
1. Aspek Pengetahuan
A. PILIHAN GANDA
Jawablah dengan memberikan tanda silang pada salah satu option jawaban
sebagai jawaban yang paling benar!
1. Perjalanan yang dilakukan oleh pimpinan suatu lembaga /perusahaan dalam
rangka melaksanakan tugas-tugas yang berkaitan dengan kepentingan
lembaga atau perusahaan disebut….
A. Perjalanan wisata D. Perjalanan Bisnis
B. perencanaan perjalanan bisnis E. Daftar Perjalanan
C. perencanaan daftar perjalanan
2. Bapak Amir Sanjaya Pimpinan PT Indo Megah Jalan Kutilang No. 10 Jakarta
akan menghadiri sebuah acara Seminar Nasional di Hotel Novotel Jalan Solo
Yogyakarta No. 24 Yogyakarta. Kegiatan tersebut merupakan….
A. Perjalanan Wisata D. Perjalanan Formal
B. Perjalanan Dinas E. Perjalanan Non Formal
C. Perjalanan Resmi
3. Perusahaan memiliki sebuah bagian yang khusus membidangi tentang
perjalanan bisnis/dinas. Prosedur pelaksanaan Perjalanan Bisnis/Dinas
meliputi….
A. In House Travelling Department D. Bagian Protokol
B. Travel Bureau (Biro Perjalanan) E. Bagian Umum
C. Administrasi Kantor (Sekretaris)
4. Kami mohon Saudara mengkonfirmasi kepada melalui alamat
eminurcahyaningsih@gmail.com. Hal ini berarti sekretaris mengkonfirmasi
melalui….
A. Surat C. Telegram E. Telepon
B. Faximile D. Email
5. Dalam persiapan perencaan pertama kali yang harus diperhatikan adalah
penentuan tujuan. Di bawah ini yang merupakan penentuan tujuan adalah….
A. Untuk apa perjalanan bisnis dilakukan dengan kata lain keperluan
perjalanan bisnis
B. Persinggahan atau perhentian, baik pada waktu berangkat atau kembali
C. Tanggal, waktu, tempat dan dengan siapa saja pimpinan membuat janji
pertemuan
D. Waktu yang dipilih untuk pemberangkatan
E. Jenis transportasi perjalanan, dengan pesawat terbang, kapal laut, kereta
api atau mobil
6. Sesuatu yang diterima secara umum sebagai alat tukar dan alat bayar. Kalimat
tersebut merupakan pengertian dari….
A. Traveler Cheque D. Letter Of Credit
B. Uang E. Bilyet Giro
C. Credit Card
7. Kartu yang dikeluarkan oleh bank, hotel biro perjalanan atau badan lain yang
memberikan hak kepada pembawa untuk memperoleh barang atau jasa dalam
batas nilai tertentu menurut persyaratan yang ditetapkan. Kalimat tersebut
merupakan pengertian dari….
C. Credit Card
8. Alat pembayaran semacam cek yang diciptakan untuk orang yang bepergian
dan dapat diuangkan pada bank yang mengeluarkan atau pada pihak-pihak
yang ditunjuk. Kalimat tersebut merupakan pengertian dari….
C. Credit Card
9. Surat ini dapat dikeluarkan oleh bank apabila seseorang memerlukan dana
yang jumlahnya besar selama dalam perjalanannya dibeberapa tempat.
Kalimat tersebut merupakan pengertian dari….
C. Credit Card
10. Surat yang dibuat oleh perusahaan atau kantor pemerintah yang memberikan
informas mengenai penugasan pimpinan untuk melakukan perjalanan dinas
disebut...
A. Surat dinas C. Paspor E. yellow card
B. Surat tugas D. Visa
11. Visa yang biasa dipakai oleh seorang yang berkunjung ke negara lain
beberapa kali tanpa harus memperbarui visa disebut ...
A. Single exit C. double entry E. Multiple entry
B. Single entry D. triple entry
12. Syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh seorang warga negara (pimpinan)
yang akan bepergian ke luar negeri untuk mengurus paspor dan visa
diantaranya ...
A. KTP, Ijazah terakhir, SK, rekening telepon
B. KTP, KK, Ijazah, pas foto, surat tugas, SKCK
C. KTP, KK, sertifikat, rekening listrik
D. KTP, slip gaji, surat tugas
E. KTP, piagam, SKCK, Kartu merah
13. (1.) Menyiapkan berbagai dokumen
(2.) Memastikan tujuan kepergian pimpinan
(3.) Membuat laporan perjalanan dinas
(4.) Menyiapkan tiket pesawat, penginapan, dan keuangan
Urutan prosses kerja sekretaris dalam menyiapkan perjalanan dinas pimpinan

adalah ...
A. 1-2-3-4 C. 2-1-4-3 E. 1-4-2-3
B. 1-3-2-4 D. 2-1-3-4
14. (1.) Melakukan klarifikasi nama, alamat, dan nomor telepon semua
perusahaan yang akan dikunjungi
(2.) Melakukan klarifikasi nama dan kedudukan semua orang yang akan
ditemui melakukan klarifikasi semua informasi tentang transakasi dengan
perusahaan dan semua urusan yang sedan ditangani menentukan waktu
keberangkatan dan lama perjalanan
(3.) Menentukan jenis transportasi yang akan digunakan
Kegiatan diatas dilakukan sekretaris ketika melakukan persiapan kegiatan
untuk ...
A. Perjalanan bisnis direksi D. Pertemuan rapat
B. Pertemuan dengan pelanggan E. Perjalanan keluarga
C. Melakukan negosiasi
15. Dokumen yang digunakan untuk orang (pegawai/pejabat pemerintah) yang
bepergian ke luar negeri untuk urusan yang berhubungan dengan urusan
kedinasan atau tugas kenegaraan disebut …..
A. Paspor Dinas D.
Paspor Kelompok
B. Paspor Haji E.
Paspor Orang Asing
C. Paspor Diplomatik
16. Dibawah ini merupakan hal-hal yang ada dalam paspor kecuali….
A. Nomor Paspor D. Kewarganegaraan
Paspor
B. Nama pemegang Paspor E. Gaji Pemegang Paspor
C. Jenis kelamin Pemegang Paspor
17. Visa yang digunakan untuk pejabat kedutaan, konsulat atau perwakilan suatu
Negara yang patut diberikan penghormatan atas dasar hukum dan pergaulan
diplomatic internasional disebut…..
A. Transit Visa C. Official Visa E. Tourist Visa
B. Business Visa D. Diplomatic Visa
18. Dibawah ini yang merupakan kelebihan dari e-tiket yaitu ….
A. Mudah dan ringkas dalam memprosesnya
B. Tercatat di data electronik di pusat perusahaan penerbangan yang
dipakai.
C. Dengan e-ticket tidah perlu membawa tiket ke airport.
D. Bagi maskapai penerbangan sendiri, e-ticket juga menghemat biaya
pelayanan, sehingga harga jual tiket juga dapat ditekan.
E. Bagi pemilik tiket akan senang
19. Surat keterangan immunisasi untuk vaksinasi penyakit tertentu. Pernyataan
tersebut merupakan pengertian dari ....
A. Yellow Card D. Surat Keterangan Kesehatan
B. Sertificate Healt E. Surat Riwayat Imunisasi
C. Surat Keterangan Imunisasi
20. (1.) SIM, STNK,KTP, Sertifikat asuransi dan lain sebagainya
(2.) Peta kota yang dilalui hingga sampai di kota tujuan dan rencana rute yang
mungkin digunakan
(3.) Informasi mengenai kondisi cuaca yang akan dilewati
(4.) Konfirmasi mengenai pemesanan hotel
(5.) Persiapan rencana perjalanan termasuk janji temu, rapat yang harus
diikuti, nomor telepon dan alamat semua perusahaan yang akan
dikunjungi
Syarat-syarat diatas adalah persiapan yang dilakukan untuk melakukan
perjalanan dinas melalui ...
A. Laut C. Udara E. Kereta Api
B. Mobil D. Kapal
21. (1) Periksa Paspor Pimpinan dan visa
(2) Periksa surat ijin ekspor untuk contoh hasil produksi yang dibawanya
juga peraturan tentang kesehatan dan asuransi
(3) Dapatkan tiket dan Carilah keterangan dari pelabuhan udara mana
pimpinan akan berangkat, serta dengan cara apa pimpinan harus pergi ke
sana. Tanyakan pula pukul berapa dia harus sudah sampai ke lapangan
terbang dan pukul berapa pesawat akan berangkat.
(4) Dapatkan mata uang asing, traveller cheque, dan surat kredit bepergian
(5) Usahakan agar pimpinan dijemput setibanya dipelabuhan udara tujuan
(6) Siapkan rencana perjalanan termasuk keterangan mengenai hotel, janji
(7) Cek surat-surat yang diperlukan dan serahkan kepada pimpinan semua
dokumen dan perlengkapan yang diperlukan dalam perjalanan.
(8) Periksa urusan tentang kendaraan yang akan mengantar ke lapangan
terbang.
Pernyataan tersebut merupakan hal-hal yang harus diperhatikan jika akan
menggunakan transportasi.....
B. Darat D. Kapal
22. Di bawah ini merupakan pertimbangan dalam memilih transportasi,
kecuali…..
A. Efisiensi dan efektivitas
B. Transportasi untuk keberangkatan dan kepulangan serta transportasi yang
digunakan di lokasi pertemuan bisnis
C. Menentukan jenis transportasi yang digunakan
D. Factor lama atau jangka waktu pertemuan bisnis
E. Jarak tempuh yang digunakan
23. (1) Periksa Paspor (apabila perjalanan ke luar negeri ) Pimpinan apakah
masih berlaku dan semua visa sudah diperoleh
(2) Periksa surat ijin ekspor untuk contoh hasil produksi yang dibawanya
juga peraturan tentang kesehatan dan asuransi
(3) Dapatkan tiket dan Carilah keterangan dari pelabuhan dan dermaga mana
pimpinan akan berangkat
(4) Periksa dokumen yang dibutuhkan sudah siap (surat keterangan
vaksinasi, ijin ekspor, sertifikat asuransi ).
(5) Periksa label yang dipasang pada semua kopor dan label untuk perjalanan
pulang
(6) Dapatkan mata uang asing, traveller cheque, dan surat kredit bepergian
(7) Usahakan agar pimpinan dijemput setibanya dipelabuhan tujuan
(9) Cek surat-surat yang diperlukan pimpinan
(10) Kumpulkan dan serahkan kepada pimpinan semua dokumen dan
B. Darat D. Kapal Laut
24. (1) Dapatkan tiket perjalanan jasa angkutan
(2) Dapatkan penegasan dari kepala stasiun tentang jadwal keberangkatan
dan tiba di tempat tujuan
(3) Minta penegasan jika ada gangguan yang mengakibatkan tertundanya
keberangkatan.
(4) Bawalah peta kota tujuan seandainya tidak ada yang menjemput
(5) Kalau memungkinkan, usahakan agar pimpinan ada yang menjemput
setibanya di stasium tujuan
(6) Cek kembali dokumen penting yang diperlukan sudahkah lengkap
(7) Bawalah sejumlah buku bacaan untuk menghindari rasa jenuh selama
perjalanan
(8) Dapatkan konfirmasi mengenai pemesanan kamar di hotel
(10) Kumpulkan dan serahkan kepada pimpinan semua dokumen dan
B. Darat D. Kapal
25. Ada empat cara syarat yang diperlukan dalam memilih hotel/penginapan.
Satu syarat yang tidak diperlukan adalah ...
A. Jarak tempat seminar/rapat dipilih yang tidak terlalu jauh dari penginapan
B. Keadaan hotel/penginapan harus nyaman
C. Hotel harus dilengkapi fasilitas yang biasa ada di hotel
D. Biaya penginapan
E. Mewah dan lux
26. Penginapan yang dilengkapi dengan tempat parkir kendaraan yang terletak
dekat kamar dan biasanya tertutup. Pernyataan tersebut merupakan
pengertian….
A. Hotel
B. Motel
C. Mess
D. Mansion
E. Bungalow
27. Tempat penginapan yang murah, biasanya digunakan oleh mahasiswa atau
karyawan yang sedang melaksanakan pendidikan dan latihan. Pernyataan
tersebut merupakan pengertian….
A. Hotel
B. Motel
C. Hostel
D. Losmen
E. Bungalow
28. Rumah penginapan yang hanya menyewakan kamar, dan tamu tidak
mendapat fasilitas makan. Pernyataan tersebut merupakan pengertian….
A. Hotel
B. Motel
C. Hostel
D. Losmen
29. BungalowPenginapan yang berupa rumah-rumah kecil yang digunakan untuk
beristirahat di daerah wisata. Pernyataan tersebut merupakan pengertian….
A. Hotel
B. Motel
C. Mess
D. Mansion
E. Bungalow
30. PT ARIRATYA mempunyai harapan lima tahun ke depan untuk
mengembangkan usahanya sampai ke luar negeri. Hal tersebut merupakan
……..
A. Short term plan D. Planning Long Time
B. Long term plan E. Term Long Plane
C. Medium term plan
31. Untuk mewujudkan harapan lima tahun ke depan tersebut PT ARIRATYA
menyusun rencana dua tahun ke depan untuk membuka kantor cabang. Hal
tersebut merupakan …
A. Short term plan D. Planning Long Time
B. Long term plan E. Term Long Plane
C. Medium term plan
32. Di bawah ini merupakan langkah atau proses untuk membuat perencanaan
atau planning, kecuali…
A. Menentukan maksud dan tujuan secara jelas
B. Menentukan orang yang terlibat
C. Mengatur sumber-sumber yang diperlukan
D. Menentukan organisasi, metode, dan prosedur
E. Menentukan/menetapkan rencana itu sendiri
33. Ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan dalam membuat perencanaan
di bawah ini, kecuali...
A. Berapa dana yang harus dikeluarkan D. Tempat Kegiatan
B. Orang atau personil yang terlibat E. Waktu Kegiatan
C. Tujuan atau alasan kegiatan dilaksanakan
34. Dalam mengatur jadwal kegiatan pimpinan, sekretaris tidak membuat jadwal
yang berlebihan, tetapi disesuaikan dengan kemampuan dan kesibukan
pimpinan. Hal tersebut merupakan ciri dari penyusunan Perencaan yang baik
yaitu...
A. Clean C.
Flexible E.
Continue
B. Simple D.
Committee
35. Dalam arti kegiatan tersebut dapat berubah sesuai dengan situasi dan kondisi
yang terjadi dalam perusahaan. Hal tersebut merupakan ciri dari penyusunan
Perencaan yang baik yaitu...
A. Clean C.
Flexible E.
Continue
B. Simple D.
Committee
B. Essay
Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan benar!
1. Jelaskan pendapatmu mengenai perjalanan bisnis/dinas?
2. Jelaskan Jenis-jenis perjalanan bisnis/dinas dan berikan contoh?
3. Bagaimana menurut kamu mengenai apa yang harus dilakukan oleh sekretaris
atau staff administrasi dalam mempersiapkan dokumen perjalanan
bisnis/dinas?
4. Bagaimana menurut kamu mengenai apa yang harus dilakukan oleh sekretaris
atau staff administrasi dalam mempersiapkan akomodasi perjalanan
bisnis/dinas?
5. Bagaimana menurut kamu mengenai daftar perjalanan bisnis/dinas?
6. Bagaimana menurut kamu mengenai prosedur pelaksanaan perjalanan
bisnis/dinas?
7. Jelaskan yang dimaksud dengan jadwal kegiatan pimpinan dengan bahasa
kamu sendiri!
8. Prinsip apa yang diterapkan dalam perencanaan penyusunan jadwal kegiatan
pimpinan?
9. Kegiatan apa saja yang dilakukan oleh sekretaris dalam tahap mengorganisasi
jadwal kegiatan pimpinan?
10. Kegiatan apa saja yang dilakukan oleh sekretaris dalam tahap mengawasi atau
mengontrol jadwal kegiatan pimpinan?
2. Aspek Keterampilan
Petunjuk Kerja
1. Anda sebagai staf administrasi di SMK Negeri 1 Purwodadi dengan alamat JL.
P. Diponegoro No. 24 Purwodadi, Grobogan Kode Pos 58113 Telepon 0292-
421136 Faksimile 0292-421136 Surat Elektronik smkn1_purwodadi
@yahoo.com. Kepala SMK Negeri 1 Purwodadi adalah Sukamto, S.Pd., M.M.
2. Anda diminta untuk membuat daftar perjalanan bisnis dan jadwal kegiatan
pimpinan dengan data-data dan informasi yang telah tersedia (terlampir)
3. Susunlah data-data dan informasi tersebut sehingga memudahkan pimpinan
anda untuk melakukan kegiatan
4. Ketik dengan menggunakan aplikasi Ms. Word
Alat dan Bahan

1. Perangkat komputer dan printer
2. Kertas HVS ukuran A4
3. Stapler dan staples
4. Kalender meja tahun 2018
5. ATK
Alur Kegiatan
1. Cermatilah setiap informasi agar daftar perjalanan bisnis/dinas dan jadwal
dapat tersusun dengan rapi dan benar
2. Membuat format daftar perjalanan bisnis/dinas dan agenda kegiatan pimpinan
yang lengkap sesuai kebutuhan
3. Masukkan data-data kegiatan secara kronologis
4. Kirimkan ke alamat email eminurcahyaningsih@gmail.com sebagai lampiran
Aspek yang dinilai

1. Kelengkapan penyusunan daftar perjalanan bisnis/dinas dan agenda kegiatan
pimpinan
2. Ketepatan penyusunan daftar perjalanan bisnis/dinas dan agenda kegiatan
pimpinan
3. Kerapihan penyusunan daftar perjalanan bisnis/dinas dan agenda kegiatan
pimpinan
Hasil yang diharapkan

1. Daftar Perjalanan Bisnis/Dinas
2. Surat Tugas
3. Surat Perjalanan Bisnis/Dinas
4. Rincian Biaya Perjalanan Bisnis/Dinas
5. Agenda Kegiatan Pimpinan
Soal Agenda Kerja Pimpinan

1. Setiap Senin Minggu Pertama melakukan pembinaan terhadap Guru dan
Karyawan SMK Negeri 1 Purwodadi di Ruang Pertemuan dimulai pukul 13.00
WIB sampai dengan pukul 15.00 WIB
2. Selasa, 3 Maret 2020 melakukan perjalanan dinas ke Semarang untuk
mengikuti Raker MKKS Provinsi Jawa Tengah di Kantor Dinas Pendidikan
dan Kebudayaan Provinsi Jawa Tengah selama 2 hari. Hari Pertama mengikuti
Seminar Pemberdayaan Sumber Daya Manusia Indonesia melalui Guru
Profesional, acara dimulai pukul 10.00 sampai dengan 15.00 WIB. Hari Kedua
pukul 08.00 sampai dengan 14.00 WIB Raker dengan MKKS Provinsi Jawa
Tengah membahas persiapan Ujian Nasional Berbasis Komputer dan Ujian
Sekolah Berstandar Nasional Tahun Pelajaran 2020/2021.
3. Kamis, 5 Maret 2020 memimpin rapat MKKS Kabupaten Grobogan untuk
mensosialisasikan Hasil Rapat MKKS Provinsi. Bertempat di Ruang
Pertemuan SMK Negeri 1 Purwodadi pukul 10.00 sampai dengan 13.00 WIB.
4. Pada hari Kamis, 5 Maret 2020 Melakukan MOU dengan Gama Exacta
Yogyakarta untuk Pelatihan atau Tryout UNBK Tahun Pelajaran 2020/2021 di
Ruang kerja Kepala Sekolah pada pukul 14.30 WIB.
5. Kepala Sekolah memimpin rapat koordinasi dengan semua Wakil Kepala
Sekolah untuk membahas program kerja bulan April 2020 di ruang kerja
Kepala Sekolah pada pukul 09.00 WIB hari Jumat tanggal 6 Maret 2020.
6. Selasa, 10 Maret 2020, jam 10.00-12.00 bertemu dengan Pengurus Komite
untuk membahas Program Kerja bulan April 2020 di ruang Pertemuan 2 SMK
Negeri 1 Purwodadi.
7. Kepala Sekolah melakukan perjalanan dinas ke Jakarta untuk menghadiri
Pameran Hasil Lomba Animasi Tingkat Nasional di Aula Kementerian
Pendidikan dan Kebudayaan Jakarta pada tanggal 26 Maret 2020 pada pukul
10.00 WIB. Rute keberangkatan dari Bandara Ahmad Yani Semarang.
3. Observasi Sikap
Sikap yang diobservasi adalah sikap kerja dalam melakukan kegiatan dan
karakter yang ditunjukkan selama melakukan kegiatan. Sikap kerja meliputi
sikap dalam melakukan kegiatan mengamati, kegiatan menanya/diskusi,
kegiatan mencoba, kegiatan menalar dan kegiatan mengkomunikasikan.

Modul 3.9

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Modul 3.9

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

MODUL 9

Menerapkan Penyusunan Perjalanan

Menyusun daftar perjalanan dinas

Untuk kelancaran komunikasi dan peningkatan hubungan yang baik serta

Adapun tujuan pembelajaran pada modul ini adalah :

Dengan memahami tujuan pembelajaran tersebut dan dapat mencapai tujuan

Kegiatan Belajar 1 dan 5 untuk mencapai tujuan pada aspek pengetahuan.

D. PETA KONSEP KOMPETENSI DASAR PADA MATA PELAJARAN

Memahami Ruang Lingkup Menerapkan penyusunan

Memahami Regulasi Bidang Menerapkan penyimpanan

Menerapkan Pembuatan Susunan

Contoh Surat Permohonan Janji Temu

Nomor : 01/KS/I/2020 3 Januari 2020

Yth. Pimpinan PT Holy Karya Sakti Putra

Permohonan Janji Temu

Endah Nur Habibah

Adapun biaya perjalanan bisnis yang dapat dikeluarkan selama

PERINCIAN PERHITUNGAN BIAYA PERJALANAN BISNIS

KEGIATAN DAN JUMLAH

Jakarta Selatan, 2 Januari 2020

Ir. Rahardi Ramli Emi Nurcahyaningsih

Yang bertanda tangan di bawah ini Direktur PT HAERFEST REAPING

Nama : Aditomo Bhakti, M.Si

Jakarta Selatan, 2 Januari 2020

Ir. Rahardi Ramli

SURAT PERINTAH PERJALANAN

Dalam rangka mengikuti Pelatihan Strategic Marketing Program di

Nama : Aditomo Bhakti, M.Si

Untuk bisa melakukan perjalanan dinas ke Negara Singapore,

Berangkat : 09 Januari 2020

Demikian surat perjalanan ini kami buat dengan sebenar-benarnya

Jakarta Selatan, 2 Januari 2020

Ir. Rahardi Ramli

Adapun langkah untuk booking e-tiket secara Online adalah (sebagai

C. Daftar Perjalanan Bisnis/Dinas

DAFTAR PERJALANAN BISNIS PIMPINAN

NO HARI/ TANGGAL WAKTU KEGIATAN KETERANGAN

DAFTAR PERJALANAN BISNIS PIMPINAN

Jakarta Selatan, 2 Januari 2020

ADITOMO BHAKTI, M.Si EMI NURCAHYANINGSIH

7. Struktur / Kerangka Laporan

LAPORAN HASIL PERJALANAN BISNIS

Dalam rangka merealisasikan program-progam kerja perusahaan

Yogyakarta, 20 Juni 2003

Soebroto Rosi Fraa

LAPORAN HASIL PERJALANAN BISNIS

Nama : Adi Prianto, SE

Dalam rangka perluasan cabang perusahhan perusahhan di

Jakarta, 23 Juli 2014

Abdul Rofik, S.Pd, M.Pd Rita Lestari

No Keterangan Pengeluaran Penerimaan

Mengetahui, Surabaya, 15 Januari 2014

Aldi Taher, SE Amalinda Dwi F

Setelah mengamati uraian materi berupa handout tentang ruang lingkup

No Daftar Pertanyaan Keluhan

Nama Sekolah : SMK NEGERI 1 PURWODADI

Kompetensi Inti : 4 Melaksanakan tugas spesifik dengan menggunakan

KOMPETENSI DASAR : 4.7 Menyusun Daftar Perjalanan Dinas/Bisnis

Guru Mata Pelajaran :

EMI NURCAHYANINGSIH, S.Pd., M.Pd

Mata Pelajaran : OTK HUMAS DAN KEPROTOKOLAN

2. Travel Bureau (Biro Perjalanan)