RISALAH PENERAPAN 5S

DI RUANG SEKSI PELATIHAN

BALAI PENGEMBANGAN PRODUKTIVITAS TENAGA KERJA
PROVINSI JAWA TENGAH

KELOMPOK KERJA

“SMART”

DINAS TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI

 PROVINSI JAWA TENGAH
DAMPAK PENERAPAN 5S DALAM KELANCARAN KERJA KHUSUSNYA KEGIATAN
PEMAPARAN PENGUKURAN PRODUKTIVITAS

BAB I

PENDAHULUAN

I. Latar Belakang Masalah

5S merupakan konsep yang sangat sederhana sehingga dapat mudah dimengerti dan
penerapannya oleh siapa saja. Tetapi sangat susah untuk menerapkannya dengan
benar, hal ini dikarenakan kebiasaan kita yang ingin senang sendiri dan tidak mau
diikat oleh aturan-aturan yang ada.

Penerapan 5S di perusahaan-perusahaan harus diikuti oleh semua level mulai dari

operator sampai ke Top Management (Manajemen puncak). Dengan menerapkan 5S
dengan baik, kita dapat meningkatkan produktivitas kerja kita dan juga dapat bekerja
dengan se-efektif serta se-efisien mungkin dan meningkatkan keamanan (Safety) di
tempat kerja kita. Di samping itu juga dapat meningkatkan citra atau Image kita di
hadapan Customer maupun manajemen kita sendiri karena penataan dan kerapian di
tempat kerja kita juga mencerminkan sikap kita terhadap pekerjaan kita.

II. Identitas Kelompok Kerja

Nama Kelompok Kerja : “SMART’

Pengarah/ Fasilitator : Masduqi, SE, M.Si

Penasehat
Ketua Kelompok Kerja
Anggota Kelompok Kerja
: Drs. Darwiji, M.Pd
: Rohadi
: 1. Edy Haryanto, B.Sc
2. Masriyatun
3. L. Bintoro Surodilogo Y, SE
4. Indah Alifah

III. Pembagian Wilayah Kerja

Area Kerja Seksi Pelatihan BP2TK Provinsi Jawa Tengah
 BAB II
IDENTIFIKASI MASALAH

Dari uraian latar belakang tersebut, dan melihat kondisi ruangan kerja di Seksi Pelatihan berikut
dapat kami identifikasi beberapa masalah yang muncul sehubungan dengan penerapan 5S.

1. Akses data keuangan dan arsip administrasi yang kurang efektif

2. Kondisi ruangan kerja yang kurang tertata
3. Sulitnya mencari data-data yang diperlukan dalam penyusunan rencana kegiatan
pelatihan, meliputi:
a. Personel
b. Alamat Dinas, Instansi, maupun perusahaan lain
c. Buku sumber
d. Kelengkapan Administrasi Pelatihan (SPT, Daftar Hadir Peserta, Bahan Evaluasi,
Sarana dan Prasarana Pelatihan,dsb)
4.
IV. Pemecahan Masalah
1. Akses data keuangan dan arsip administrasi yang kurang efektif
a. Dilakukan penataan fisik arsip keuangan (SPJ, kwitansi, bend22, C5, dan
SP2D) dimasukkan dalam stopmap khusus dengan Kode maupun tempat yang
terjangkau.
b. Dilakukan penataan file-file keuangan dalam folder-folder komputer
c. Penataan arsip administrasi pelatihan (daftar hadir, daftar perlengkapan
peserta, biodata peserta, jadwal pelatihan, daftar penerimaan bahan pelatihan,
daftar transport peserta, form evaluasi, dsb)
2. Kondisi ruangan kerja yang kurang tertata
a. Penataan meja-kursi kerja
b. Penataan kabel-kabel elektronik
c. Penataan almari arsip, brankas
d. Penataan computer dan printer
3. Sulitnya mencari data-data yang diperlukan dalam penyusunan rencana kegiatan
pelatihan
a. Penajaman / penegasan SOP dan Job Description masing-masing personel
Pelatihan
b. Penempatan data personel dalam file tersendiri dan mudah didapatkan
c. Penentuan jadwal di awal bulan dan penentuan lokasi pelatihan
d. Penentuan personel secara adil dan merata
Rencana Aksi:

Nama Kegiatan Tanggal Pelaksanaan

Rapat Persiapan 9 Agustus 2017

Sosialisasi 10 Agustus 2017

Dokumentasi Awal 10 Agustus 2017

Pembagian Tugas 10 Agustus 2017

Pelaksanaan 10 -21 Agustus 2017

Dokumentasi Akhir 18 Agustus 2017

Penyusunan Laporan 15 – 18 Agustus 2017

Presentasi Internal 21 Agustus 2017

Monitoring 7 – 10 Juni 2016

V. Pembagian Wilayah Kerja

Area Kerja Seksi Pelatihan BP2TK Provinsi Jawa Tengah
VI. Kegiatan yang akan dilakukan

Matriks Kegiatan

KEGIATAN 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

Pembenahan ruangan
kerja
Penajaman/penegasan
SOP masing-masing
personel
Penataan Arsip
Mekanisme alur
administrasi pelatihan

V. MANFAAT

1. Mengefektifkan akses data keuangan dan arsip administrasi

2. Penyajian data keuangan menjadi lebih efektif, data lebih dapat diakses dengan cepat
3. Menciptakan ruang kerja yang tertata akan nampak lapang dan nyaman
4. Mempermudah dan mempercepat dalam mencari data-data yang diperlukan dalam
penyusunan rencana kegiatan pelatihan
VI. STANDARDISASI
1. Didalam melaksanakan kegiatan pemaparan hasil pengukuran produktivitas selalu
mendasarkan pada Prosedur Mutu dengan nomor dokumen PSM-BPPTK-PLT-02,
sehingga pelaksanaan kegiatan akan berjalan lancer
2. Dengan penerapan 5S di seksi pelatihan sperti tersebut di atas pekerjaan akan
lebih lancar secara administrasi dan teknis akan berjalan seirama.
3. Terdapat dampak yang cukup besar antara penerapan 5S dengan proses kegiatan