BUKU JAWABAN TUGAS MATA KULIAH

TUGAS 2

Nama Mahasiswa : Nurlia

Nomor Induk Mahasiswa/ NIM : 043146355

Kode/Nama Mata Kuliah : ASIP4103/Dasar-Dasar Kesekretarisan

Kode/Nama UPBJJ : 82/Palu

Masa Ujian : 2023/2024 Ganjil (2023.2)

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

UNIVERSITAS TERBUKA
JAWABAN NOMOR 1

Berdasarkan studi kasus tersebut, tamu yang akan menemui atasan Rina dapat dikategorikan sebagai
tamu prioritas karena tamu tersebut berasal dari luar kota dan hanya menginap selama beberapa hari.
Tamu tersebut juga memiliki permasalahan yang penting dan mendesak dengan pimpinan, sehingga
harus segera ditangani. Tamu prioritas adalah tamu yang memiliki kepentingan penting atau
mendesak dengan pimpinan, sehingga harus segera ditangani dan dilayani dengan baik. Tamu
prioritas juga biasanya memiliki waktu yang terbatas, sehingga perlu dijadwalkan dengan tepat.

Langkah-langkah Menerima Tamu Prioritas Berikut adalah langkah-langkah yang harus Rina
lakukan untuk menerima tamu prioritas:
1. Rina menyapa tamu dengan ramah dan senyum, lalu menanyakan nama, asal, dan keperluan tamu
secara sopan dan jelas. Ini akan membantu kita untuk mengenal tamu kita dan mengetahui tujuan
kunjungan dia. Misalnya, Rina berkata: “Selamat siang, Pak/Ibu. Selamat dating di perusahan
kami. Nama saya Rina saya resepsionis di sini. Boleh saya tau nama, asal, dan keperluan
Bapak/ibu?
2. Rina segera melapor atau menelefon pimpinan ketika tamu telah datang. Ini akan memberitahu
pimpinan bahwa ada tamu prioritas yang ingin bertemu dengan beliau dan meminta persetujuan
beliau untuk menerimanya. Misalnya, Rina berkata: Maaf mengganggu, Bapak/Ibu, saya ingin
memberitahu bahwa ada tamu prioritas yang sudah datang. Tamu ini bernama Bapak/ ibu ABC,
dating dari kota ABC, dan ingin membahas tentang ABC dengan Bapak/Ibu. Aapakah Bapak/Ibu
bias menemuinya sekarang atau harus menunggu sebentar.
3. Rina meminta tamu untuk mengisi buku tamu dan segera menanyakan kesediaan pimpinan untuk
menemuinya. Ini akan membantu Rina untuk mencatat data tamu dan mengecek apakah pimpinan
sudah siap untuk menerima tamu atau belum. Jika pimpinan tidak bersedia menemuinya karena
suatu hal, sampaikan kepada tamu secara sopan agar tamu tidak tersinggung atau salah paham.
Misalnya, Rina bisa berkata: “Maaf Pak/Bu, pimpinan sedang ada rapat penting saat ini. Apakah
Bapak/Ibu bersedia menunggu sebentar atau ingin membuat janji temu kembali pada lain waktu?”
Jika tamu bersedia menunggu, tawarkan tempat duduk yang nyaman dan beri tahu perkiraan
waktu tunggu dia. Jika tamu ingin membuat janji temu kembali, buatkan perjanjian sesuai dengan
jadwal pimpinan dan konfirmasikan kembali kepada tamu.
4. Jika pimpinan sudah siap menerima tamu, Rina mengantarkan tamu ke tempat pimpinan ingin
menemuinya. Misalnya, Rina bisa berkata: “Pak/Bu, pimpinan sudah siap menerima Bapak/Ibu.
Silakan ikut saya ke ruang kerja beliau.” Jangan lupa untuk membuka pintu dan mempersilakan
tamu masuk terlebih dahulu.
5. Rina menawarkan minuman seperti kopi atau teh kepada tamu untuk membuatnya merasa dihargai
dan rileks. Misalnya, Rina bisa berkata: “Pak/Bu, boleh saya tawarkan minuman? Kami punya
kopi, teh, atau air mineral.” Jika tamu mau, segera siapkan minuman sesuai dengan permintaan
dia. Jika tamu tidak mau, hormati keputusan dia dan ucapkan terima kasih.
4. Mencari tahu tentang permasalahan yang akan dibicarakan dengan pimpinan, agar dapat
membantu mempersiapkan dokumen atau informasi yang diperlukan. Misalnya, Rina bisa berkata:
“Pak/Bu, apakah Bapak/Ibu sudah membawa dokumen yang diperlukan untuk pembahasan
dengan pimpinan? Apakah ada hal lain yang bisa saya bantu?” Jika tamu membutuhkan bantuan
kita, segera lakukan sesuai dengan kemampuan kita. Jika tamu tidak membutuhkan bantuan kita,
 ucapkan terima kasih dan beri tahu bahwa kita siap jika ada hal yang dibutuhkan.

Demikianlah penjelasan tentang kategori tamu yang akan menemui atasan Rina dan langkah-langkah
yang harus dilakukan Rina untuk menerima tamu prioritas. Dengan mengikuti langkah-langkah
tersebut, Rina dapat memberikan pelayanan yang profesional dan memuaskan kepada tamu prioritas.
Rina juga dapat menunjukkan sikap yang ramah, sopan, dan tanggap terhadap kebutuhan tamu. Hal
ini akan meningkatkan citra positif dari diri Rina dan perusahaan tempat dia bekerja.

JAWABAN NOMOR 2

Seorang sekretaris harus memiliki sikap yang profesional dan ramah dalam menerima tamu, karena
hal ini akan mencerminkan citra perusahaan. Berdasarkan studi kasus yang diberikan, berikut adalah
evaluasi sikap yang sebaiknya dihindari dan dilakukan oleh seorang sekretaris:

No Hal-hal yang harus dihindari Hal-hal yang seharusnya dilakukan

2a Menyapa tamu tanpa mempersilahkan untuk Menyapa tamu dengan ramah dan sopan, serta
menunggu mempersilahkan untuk menunggu di ruang
tunggu sambil menawarkan minuman atau
majalah
2b Lupa untuk meminta tamu mengisi daftar Mengingat untuk meminta tamu mengisi daftar
tamu tamu dengan lengkap dan benar, serta
memeriksa identitas tamu jika perlu
2c Lupa mencari tahu keperluan tamu Menanyakan keperluan tamu dengan jelas dan
singkat, serta mencatatnya di buku catatan atau
agenda
2d Memersilahkan tamu masuk tanpa Memersilahkan tamu masuk dengan
mengenalkannya kepada pimpinan mengucapkan nama dan keperluannya kepada
pimpinan, serta menemani tamu sampai ke
ruang rapat atau ruang kerja pimpinan
2e Diam saja dan tamu keluar sendiri dari kantor Menyambut tamu yang keluar dari kantor
pimpinan pimpinan dengan senyum dan ucapan terima
kasih, serta mengantar tamu sampai ke pintu
keluar atau parkiran

Dari evaluasi di atas, dapat disimpulkan bahwa Nadia telah melakukan beberapa kesalahan dalam
menerima tamu, yang dapat merugikan perusahaan. Oleh karena itu, Nadia harus memperbaiki
sikapnya dan belajar dari contoh-contoh yang baik.

JAWABAN NOMOR 3
Berdasarkan studi kasus tersebut, jenis rapat yang paling sesuai adalah rapat pemecahan masalah.
Rapat pemecahan masalah adalah rapat yang dilaksanakan untuk memecahkan masalah yang sedang
dihadapi. Rapat ini bertujuan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi oleh pihak-pihak
yang terkait. Peserta rapat memiliki peran penting untuk memberikan saran atau pendapat yang akan
disimpulkan bersama.

Rapat pemecahan masalah memiliki beberapa ciri-ciri, antara lain:

1. Rapat pemecahan masalah biasanya tidak memerlukan persiapan yang rumit, karena tujuannya
adalah untuk mencari solusi secepat mungkin
2. Rapat dilakukan secara informal dan tidak terikat oleh aturan yang ketat. Rapat tidak diadakan di
ruang rapat, tetapi di tempat yang lebih nyaman dan santai, seperti ruangan staf, kantin, atau
bahkan di luar kantor.Hal ini dimaksudkan untuk menciptakan suasana yang lebih rileks dan akrab
antara peserta rapat.
3. Rapat tidak memerlukan agenda yang terperinci, tetapi hanya fokus pada masalah utama.
4. Rapat tidak memerlukan notulen yang lengkap, tetapi hanya catatan ringkas yang mencakup poin-
poin penting, seperti saran atau usulan dari peserta rapat.
5. Rapat mengutamakan diskusi dan partisipasi aktif dari semua peserta rapat. Suasana rapat cukup
cair, tidak kaku atau formal. Peserta rapat dapat berbicara secara bebas dan saling menghargai
pendapat orang lain.
6. apat pemecahan masalah juga dapat meningkatkan rasa kebersamaan dan kerjasama antara staf dan
pimpinan
7. Rapat menghasilkan keputusan yang didasarkan pada musyawarah dan mufakat. Keputusan
tersebut merupakan hasil kesepakatan bersama antara staf dan pimpinan dari berbagai divisi.
Keputusan tersebut juga harus sesuai dengan visi dan misi perusahaan.

Dengan demikian rapat pemecahan masalah adalah salah satu cara terbaik dari studi kasus tersebut
untuk meningkatkan kinerja dan kreativitas tim. Dengan berdiskusi secara terbuka dan saling
mendengarkan, kita dapat menemukan solusi yang optimal dan efektif untuk setiap tantangan yang
kita hadapi. Rapat ini memiliki banyak keuntungan, seperti meningkatkan kerjasama, komunikasi,
dan inovasi antara pihak-pihak yang terkait. Rapat ini juga memiliki beberapa ciri-ciri khusus, seperti
informal, fokus, ringkas, partisipatif, dan musyawarah. Dengan mengikuti ciri-ciri ini, kita dapat
menjalankan rapat pemecahan masalah dengan efisien dan efektif.

JAWABAN NOMOR 4

Dalam dunia perbankan, terdapat berbagai jenis layanan yang ditawarkan oleh bank kepada
nasabahnya. Layanan-layanan ini dapat dikategorikan menjadi tiga kelompok utama, yaitu:
1. Menghimpun Dana (Funding)
Layanan ini dilakukan dengan menawarkan berbagai jenis simpanan kepada masyarakat, seperti:
 Giro: Simpanan yang penarikannya dapat dilakukan dengan menggunakan bilyet giro atau
cek.
 Bunga yang diberikan kepada nasabah relatif rendah.
 Tabungan: Simpanan yang penarikannya sesuai dengan persyaratan bank. Bisa melalui ATM,
 buku tabungan, kwitansi dan slip penarikan. Bunga yang diberikan kepada nasabah lebih
tinggi dari giro.
 Deposito: Simpanan yang memiliki jangka waktu tertentu. Penarikan simpanan bisa
dilakukansesuai jangka waktu tersebut. Bunga yang diberikan kepada nasabah lebih tinggi
dari tabungan.
2. Menyalurkan Dana (Lending)
Layanan ini dilakukan dengan memberikan pinjaman kepada masyarakat yang membutuhkan
dana, seperti:
 Kredit Investasi: Pinjaman yang diberikan kepada nasabah yang melakukan investasi atau
penanaman modal. Contohnya: kredit membangun pabrik, membeli peralatan pabrik dan
lainnya.
 Kredit Konsumtif: Pinjaman yang digunakan untuk keperluan pribadi. Contohnya: kredit
perumahan, kredit kendaraan bermotor dan lainnya.
 Kredit Profesi: Pinjaman yang diberikan kepada nasabah khusus, seperti dosen, dokter atau
pengacara.
 Kredit Modal Kerja: Pinjaman yang digunakan nasabah untuk modal usaha. Contohnya:
kredit untuk membayar gaji karyawan, kredit membayar bahan baku dan lainnya.
 Kredit Perdagangan: Pinjaman yang diberikan kepada pedagang untuk mengembangkan
kegiatan dagangnya.
3. Jasa Layanan dan Produk Bank Lainnya
Layanan ini meliputi berbagai kegiatan penunjang yang ditawarkan oleh bank, seperti:
 Kiriman Uang (Transfer): Layanan untuk mengirim uang antar rekening maupun antar bank,
baik dalam kota, luar kota maupun luar negeri.
 Kliring (Clearing): Layanan untuk menyelesaikan hutang piutang antar bank dengan cara
saling menyerahkan warkat yang akan di kliringkan di lembaga kliring. Contohnya: cek,
bilyet giro, wesel bank dan lainnya.
 Inkaso (Collection): Layanan untuk menagih warkat yang berasal dari luar kota atau luar
negeri. Contohnya: surat wesel, surat tagihan dan lainnya.
 Safe Deposit Box: Layanan untuk menyimpan dokumen atau benda berharga dalam kotak
pengaman di bank. Nasabah dapat menyimpan sendiri kunci kotak tersebut.
 Bank Card (Kartu Kredit): Layanan untuk mengambil uang atau membayar barang dengan
menggunakan kartu kredit di supermarket atau tempat lainnya.
 Bank Notes: Layanan untuk jual beli uang kartal asing yang dikeluarkan oleh bank di luar
negeri. Transaksi ini mengacu pada kurs beli dan kurs jual.
 Bank Garansi: Layanan untuk memberikan jaminan kepada pihak ketiga atas nama nasabah
untuk menjamin kewajiban nasabah tersebut apabila terjadi wanprestasi. Contohnya: bank
garansi tender, bank garansi pembayaran dan lainnya.
 Bank Draft: Layanan untuk mengirim uang ke luar negeri dengan menggunakan surat
perintah bayar dari bank pengirim kepada bank penerima.

Jenis layanan perbankan yang terkait dengan studi kasus tersebut adalah jasa layanan dan produk
bank lainnya, khususnya bank garansi.
Bank garansi adalah jaminan yang diberikan oleh bank kepada pihak ketiga atas nama nasabahnya
untuk menjamin kewajiban nasabah tersebut apabila terjadi wanprestasi.
Wanprestasi adalah keadaan di mana seseorang tidak memenuhi kewajiban atau janji yang telah
disepakati dalam suatu perjanjian.

Dalam studi kasus tersebut, perusahaan memerlukan modal untuk ekspansi perusahaannya. Sehingga,
perusahaan tersebut mengeluarkan surat utang dengan kupon 7%.
Surat utang adalah surat berharga yang berisi janji dari penerbit untuk membayar sejumlah uang
kepada pemegang surat utang pada waktu yang telah ditentukan. Kupon adalah tingkat bunga yang
dibayarkan oleh penerbit surat utang kepada pemegang surat utang. Dengan kata lain, surat utang
adalah bentuk pinjaman dari pihak lain kepada perusahaan dengan imbalan bunga 7%.

Surat utang tersebut juga dicatatkan pada KPEI atau Lembaga Kliring Efek Indonesia. KPEI adalah
lembaga yang menyelenggarakan kegiatan kliring dan penjaminan penyelesaian transaksi efek di
pasar modal. Kliring adalah proses penentuan hak dan kewajiban para pihak yang terlibat dalam
transaksi efek. Penjaminan adalah proses memberikan jaminan bahwa transaksi efek akan
diselesaikan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Dengan dicatatkan pada KPEI, surat utang
tersebut dapat diperdagangkan di pasar modal dengan mudah dan aman.

Sumber Rferensi:
https://www.kompas.com/skola/read/2023/04/12/051500069/4-jenis-jenis-rapat-dan-penjelasannya.
https://www.akuntansilengkap.com/manajemen/etika-sekretaris-baik-profesional/
https://www.suratresmi.net/jenis-jenis-rapat/
https://accounting.binus.ac.id/2017/06/17/20-contoh-jasa-layanan-bank-produk-perbankan-lengkap/