Standard Operating Procedure

PENERIMAAN TAMU

Petugas Piket
Hubungan Masyarakat
SMKN 1 Kadipaten
Majalengka
2022
 DAFTAR ISI

DAFTAR ISI...................................................................................................................................i

A. Tujuan......................................................................................................................................1

B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait......................................................................1

C. Urutan Prosedur...................................................................................................................1

D. Bagan Alir............................................................................................................................2

E. Hal-Hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Menerima Tamu.................................3

F. Cara pelayanan tamu kantor........................................................................................4

i
A. Tujuan
Memberikan panduan bagi petugas piket resepsionis baik Guru maupun
Siswa untuk penerimaan tamu SMKN 1 Kadipaten.

B.Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait

Berlaku untuk lingkup Penerimaan tamu di area SMKN 1 Kadipaten.

C.Urutan Prosedur
1. Tamu datang mengisi buku tamu dan menyerahkan kartu identitas
tamu kepada Guru Piket di Ruang Resepsionis
2. Guru Piket/ Siswa Piket menanyakan keperluan tamu :
Menerima/menolak
3. Guru Piket mengarahkan tamu ke ruang pimpinan atau seseorang
yang dituju.
4. Pimpinan Sekolah/Yang berkepentingan menerima tamu
5. Tamu lapor ke Resepsionis bahwa keperluan sudah selesai
6. Guru Piket mengembalikan Kartu Identitas tamu

1
D. Bagan Alir

Mulai

Tamu datang mengisi buku tamu Buku Tamu +

Tamu dan menyerahkan kartu Tempat Kartu
identitas tamu kepada Guru Identitas
Piket
(2 menit)
Sekolah/ Yang Berkepentingan
Menerima tamu dan
menanyakan keperluan tamu :
Guru Piket menerima/menolak
(2 menit)

Mengarahkan tamu ke
ruang pimpinan atau
Guru Piket
orang yang berkepentinagan
(2 menit)

Pimpinan
Menerima tamu
(sesuai keperluan)

Tamu Lapor ke Resepsionis bahwa

keperluan sudah selesai
(2 Menit)

Guru Mengembalikan Kartu

Piket Identitas tamu Tanda Pengenal
(2 Menit) Tamu Kembal

Selesai

2
E.Hal-Hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Menerima
Tamu

Hal-hal yang perlu diperhatikan saat menerima tamu dikantor adalah sebagai
berikut :

1. Penanganan ruangan tamu

Sekretaris baiknya memeriksa tata ruang penerimaan tamu, khususnya yang

berkaitan langsung dalam hal-hal berikut :

• Ruangan harus nyaman, bersih dan rapi.

• Tunjukanlah sikap untuk selalu siap menerima memberikan bantuan dan

bersahabat.

2. Tata cara mengantar dan melayani tamu:

a. Jangan membeda-bedakan tamu, dari jabatan atau penampilan. Misalnya
melihat penampilan fisik tamu dari atas sampai bawah.
b. Bagian penerima tamu adalah wajah perusahaan, sambutlah tamu
dengan senyum dan sikap yang ramah.
c. Apabila tamu datang segera sambut, jangan sekedar menengok
kesamping atau bersikap acuh tak acuh, sambil melakukan pekerjaan.
d. ketika mengantar tamu tunjukan kearah yang dituju dan dengan telapak
tangan kearah atas dan jari rapat, menujuk arah dengan telujuk adalah
sifat yang tidak sopan.
e. Ketika menggatar tamu ketempat tujuan berjalan agak kedepan dengan
posisi sedikit miring sambil sesekali menengok kebelakang untuk
memperhatikan jalan tamu.
f. Membukakan pintu untuk tamu kalau pintu bergerak kearah dalam, anda
masuk dulu,dorong (buka pintunya) dan persilahkan tamu untuk masuk,
dan bila daun pintu bergerak keluar buka pintu lebar-lebar dan
persilahkan tamu untk masuk terlebih dahulu.
g. Tamu yang diterima biasanya dipersilahkan untuk masuk dan menunggu
diruangan tamu yang sudah disediakan oleh kantor.

3
F. Cara pelayanan tamu kantor

Pada prinsipnya semua karyawan harus dapat bertindak sebagai penerima tamu.
Oleh karena itu sekretaris yang bertugas menerima tamu harus memperhatikan
hal-hal berikut :

1. Mengetahui nama tamu, nama kantor, nama perusahaan, dan maksud

kunjungannya.
2. Memberikan kesan yang paling menyenangkan dan menunjukan kesan
tersebut agar terjalin goodwill yang baik.
3. Menyapa, menghormati, memberi bantuan dengan informasi yang tepat, dan
memberikan pelayanan sebaik-baiknya secara wajar.
4. Mengetahui dengan pasti, hal yang boleh dan tidak boleh diberitahukan
kepada tamu.
5. Menghubungi pejabat yang lebih berhak menangani masalah yang di bawa
oleh tamu, sesuai dengan kebijkan kantor.
6. Bila tamu terpaksa menunggu, ciptakan suasana yang menyenangkan.
7. Pandai-pandailah menetapkan pilihan sesuai dengan masalah yang di
ungkapkan oleh tamu dengan pejabat yang berwenang dan dapat menguasai
masalahnya.
8. Bila pejabat yang diinginkan tamu tidak ada di tempat, mintalah kepada tamu
agat meninggalkan pesan. catat pesan itu dan beritahukan pada pejabat yang
dikehendaki tamu.

Beberapa petunjuk praktis yang dapat dilakukan sekretaris dalam menghadapi

tamu kantor :

1. Bersiaplah setiap saat untuk menerima tamu-tamu dengan tenang, ramah,

sopan, sabar, dan percaya diri.
2. Perhatikan wajah yaitu, ceria dengan sikap bersahabat tidak perlu berdiri
ketika menerima tamu kecuali bila menghadapi tamu dari luar atau tamu
istimewa.
3. Bila sedang menelpon dan tamu masuk beri senyum dan isyarat dengan
tangan supaya tamu duduk. setelah pembicaraan di telepon selesai berdirilah
dan berjabat tangan menyambutnya.
4. Sapalah tamu terlebih dahulu dengan kalimat pembuka, seperti “selamat
siang ada yang bisa saya bantu”.
5. Sebaiknya usahakan suara tidak terlalu keras dan tidak tinggi sehingga
memberikan kesan ramah dan menyenangkan.
6. Bila anda mengenal tamu tersebut, sapalah dengan menyebut namanya
sehingga tamu merasa benar-benar di perhatikan.

4
7. Bila tamu tidak memberikan identitasnya atau kartu nama, tanyakan secara
sopan nama dan dari mana, seperti “bolehkah saya tahu nama bapak?” atau
“bapak dari perusahaan mana?”