HUMAS DAN

KEPROTOKOLAN
 Tamu Kantor

Tamu Kantor adalah seseorang atau kelompok yang datang kesebuah perusahaan untuk kepentingan
tertentu. Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara pimpinan dengan tamu-
tamu yang akan bertemu dengan pimpinan. Mulai dari membuat janji, konfirmasi, sampai menerima
kedatangan tamu pimpinan di kantor. Tetapi sebagai sekretaris, tidak dapat menerima tamu begitu
saja. Ada etika dan aturan tersendiri dalam menerima tamu.
http://liaslam.blogspot.com/2017/04/tata-cara-menerima-tamu-kantor-a.html
 Etika Menerima Tamu Kantor

Sambut dengan Tulus

1. Sambutlah tamu dengan ramah, sopan dan bersemangat secara tulus, buang semua kepura – puraan, karena umumnya tamu akan mengetahui
jika kita hanya berpura – pura tulus.
2. Jika kita berada di ruang tertutup, beranjaklah untuk membukakan pintu untuk tamu. Lakukan sesegera mungkin sebagai tanda penghormatan
kita terhadap tamu yang datang berkunjung.
3. Sebenarnya tak salah jika kita menerima tamu sambil duduk, tapi akan lebih sopan jika kita menerima tamu sambil berdiri kemudian
memberikan salam dan berjabat tangan.
Cara Duduk
1. Jika di kantor tersedia ruangan khusus untuk menerima tamu, segera persilahkan tamu untuk ke ruang tamu dan mempersilahkan duduk.
2. Jika kita menerima di kursi atau sofa panjang, tempatkan tamu di sebelah kanan kita, barulah kemudian kita menanyakan identitas dan maksud
tujuan tamu tersebut.
Janji Temu
1. Namun jika kita sudah mengetahui identitas tamu dan sudah memiliki janji temu, maka tak perlu lagi menanyakan hal tersebut.
2. Sebaiknya kita langsung menunjukan bahwa kita sudah menunggu kehadirannya dan langsung mempersilahkan masuk ke ruangan yang
dituju.
3. Bila posisi kita adalah sekretaris atau asisten pimpinan, sebaiknya hubungin pimpinan terlebih dahulu sebelum mempersilahkan tamu masuk
untuk mengetahui apakah pimpinan sudah siap untuk menerima tamu.
4. Jika tamu diharuskan menunggu sebentar dan kita memiliki beberapa pekerjaan yang harus dikerjaan, ungkapan dengan baik dan sopan.
 Etika Menerima Tamu Kantor

Perlakuan Baik
1. Perlakukan tamu dengan baik, bahkan jika tamu salah alamat sekalipun atau datang hanya
untuk mengajukan complaint terhadap perusahaan kita.
2. Jika tamu diharuskan menunggu, bila kondisinya memungkinkan, berikan tamu suguhan baik
berupa majalah, secangkir kopi atau makanan ringan.

Mengantar Tamu
Selalu ucapakan terima kasih kepada tamu yang datang karena sudah berkunjung ke kantor kita.
Jika memungkinkan antarkan tamu hingga ke pintu keluar.

http://nuanggun.blogspot.com/2012/12/makalah-etika-bertamu-dan-menerima-tamu_4242.html
Video Etika Menerima
Tamu

https://www.youtube.com/watch?v=yIdS0YQr7p0
 Etika Menolak Tamu Kantor

1. Titip Pesan pada Orang Lain

Sebaiknya titip pesan pada asisten, sekretaris atau resepsionis bahwa Anda tidak pernah
mau menerima tamu yang datang tanpa perjanjian sebelumnya. Lalu pastikan juga pada
mereka bahwa setiap tamu yang datang harus didata dengan detail, misalnya siapa
namanya, keperluannya apa, dsb.
2. Katakan Anda Sibuk
Jika anda sedang tidak ingin menerima telepon atau menerima telpon dari orang yang
tidak diharapkan, katakan saja pekerjaan anda sedang banyak. Lalu buat situasi seolah-
olah Anda sedang sibuk. Misalnya dengan mengetik sesuatu. Dekatkan suaranya di ujung
telepon.
3. Selesaikan Via Telepon
Kalau memang suatu masalah bisa diselesaikan via telepon. Ya, selesaikan saja lewat
alat komunikasi yang satu ini. Dengan demikian ia tidak perlu datang lagi ke kantor
anda. Jadi waktu kerja pun tidak akan jadi terbuang.
 Etika Menolak Tamu Kantor

4. Keluarkan Lewat Bahasa Tubuh

Bahasa tubuh amat membantu untuk mengeluarkan pesan-pesan tertentu. Misalnya ketika
Anda kedatangan tamu tak diundang, Anda bisa menunjukan keengganan itu dengan tidak
menawarkannya duduk atau menawarkan segelas air minum. Melirik arloji atau mencoba
menekan-nekan nomor ponsel juga bisa dilakukan untuk menandakan kalau Anda sedang
dikejar waktu.
5. Berbohong Demi Kebaikan
Jika tamu tersebut benar-benar sudah ‘keras kepala’ untuk tetap tinggal Katakan saja
bahwa anda harus menghadiri suatu pertemuan dan harus segera mempersiapkan bahan-
bahannya.
6. Jangan Ajak ke Ruangan
Jika Anda terlanjur bertemu dengan ‘tamu tak diundang’ itu di di lobby atau ruang
resepsionist, maka mau tidak mau anda harus ‘meladeninya’. Nah, cara meladeninya juga
harus dengan sikap yang tegas. Sebaiknya lakukan percakapan di ruang resepsionist atau
lobby dengan posisi berdiri, jangan biarkan ia memasuki ruang kerja Anda.
https://sutrisno2629.wordpress.com/2009/02/11/etika-menolak-tamu-di-kantor/
Video Etika Menolak Tamu

https://www.youtube.com/watch?v=VAQbzAD7nCY
 Jenis-Jenis Tamu Kantor

Tamu Menurut Jenisnya

1. Tamu dengan Perjanjian Tamu Menurut Kepentingannya
2. Tamu tak Dikenal 1. Tamu yg dtg Untuk Meminta Sumbangan
3. Tamu yg Menolak Memberi Tahu Keperluannya 2. Tamu yg dtg Untuk Menawarkan Barang/Jasa
4. Tamu yg Dtg tanpa Perjanjian 3. Tamu yg Ingin Membeli Barang
5. Anggota Keluarga/Teman Atasan
6. Tamu yg Tak Diinginkan Tamu Aparat Pemerintah
7. Pramuniaga/Salesman 1. Tamu yg Bersifat Kunjungan Rutin
8. Tamu Lanjut Usia/Cacat Fisik 2. Tamu yg Bersifat Kunjungan Khusus
9. Anggota Keluarga/Teman Dekat Sekretaris
10. Tamu ketika Atasan Membatalkan Janji

http://liaslam.blogspot.com/2017/04/tata-cara-menerima-tamu-kantor-a.html
Video Jenis-Jenis Tamu
Kantor

https://www.youtube.com/watch?v=8iKlmg691kk
 Perjalanan Dinas Pimpinan

Perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh karyawan/pegawai suatu lembaga/perusahaan
yang berkaitan dengan tugas suatu lembaga/perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan
kedinasan. Tugas pekerjaan kedinasan adalah tugas pekerjaan yang berkaitan dengan kepentingan
lembaga/perusahaan yang bersangkutan. Perjalanan bisnis adalah perjalanan yang dilakukan oleh
karyawan/pegawai suatu lembaga/perusahaan yang berkaitan dengan kepentingan bisnis.
Jadi perjalanan bisnis/dinas pimpinan adalah perjalanan yang dilakukan oleh pimpinan suatu
lembaga atau perusahaan dalam rangka melaksanakan tugas kedinasan/tugas bisnis perusahaan.
http://admperkantoranfitrinuraeny.blogspot.com/2017/02/pengertian-perjalanan-bisnis-dan-
macam.html
 Macam-Macam Perjalanan Dinas
Pimpinan

Ditinjau dari Tujuan :

1. Perjalanan Dinas untuk Rakernas
2. Perjalanan Dinas untuk Seminar
Nasional Ditinjau dari Wilayah Tujuan :
3. Perjalanan Dinas untuk Kunjungan Kerja 1. Perjalanan Bisnis dalam Negeri
4. Perjalanan Dinas untuk Pendidikan dan 2. Perjalanan Bisnis Luar Negeri
Latihan
5. Perjalanan Dinas untuk Pelantikan Ditinjau dari Transportasi :
6. Perjalanan Dinas untuk Pengadaan 1. Perjalanan Lewat Darat
Kerjasama 2. Perjalanan Lewat Laut
7. Perjalanan Dinas untuk Kegiatan Sosial 3. Perjalanan Lewat Udara
8. Perjalanan Dinas untuk Tender
9. Perjalanan Dinas untuk Acara
Seremonial
10. Perjalanan Dinas untuk Monitoring dan
Evaluasi
http://hanbinonly19.blogspot.com/2015/03/materi-perjalanan-bisnis.html
 Tata Cara Perjalanan Dinas Pimpinan
1. Persiapan Transportasi
Persiapan Transportasi yang dipilih
meliputi darat, laut dan udara. Setiap
pilihan transportasi tersebut memerlukan
persiapan yang berbeda.
Transportasi darat meliputi : mobil
dinas/perusahaan, travel, bis, kereta
api. Persiapan yang harus dilakukan
adalah :
 Membawa identitas pribadi
 Dapatkan tiket perjalanan dan penegasan
jam keberangkatan
 Membawa peta kota tujuan
 Membawa perlengkapan pribadi dan cek
kembali surat-surat yang
diperlukan/dokumen yang dibawa.
 Konfirmasikan pemesanan hotel.
Transportasi laut menggunakan kapal laut. Persiapan
yang harus dilakukan adalah :
 Siapkan paspor bila perjalanan ke luar negeri
 Siapkan tiket kapal dan kepastian berangkat
 Siapkan mata uang asing bila ke luar negeri
 Konfirmasikan pemesanan kamar hotel
 Persiapan daftar nama dan telepon yang akan
dihubungi
 Usahakan penjemputan setiba di pelabuhan tujuan.
Transportasi udara menggunakan pesawat
terbang. Persiapan yang harus dilakukan adalah :
• Siapkan paspor bila perjalanan ke luar negeri
• Siapkan tiket pesawat dan kepastian berangkat
• Konfirmasikan pemesanan kamar hotel
• Membawa perlengkapan pribadi dan cek kembali
surat-surat yang diperlukan/dokumen yang harus
dibawa
 Tata Cara Perjalanan Dinas Pimpinan

2. Persiapan Akomodasi
 Cara Pembayaran
 Pemesanan Kamar
Pembayaran dilakukan pada saat check
Pemesanan kamar dapat dilakukan
in berdasarkan jenis kamar yang
melalui telepon atau faximile
dipilih dan lama waktu menginap.
minimal 1 hari sebelumnya.
Sedangkan biaya fasilitas yang lain
Penulisan nama yang didaftarkan
dibayar pada saat check out ada juga
harus benar karena identitas
pada saat selesai makan
tersebut akan disusun pada rak
 Check Out
informasi.
Saat meninggalkan hotel, pada umumnya
 Check In
dilakukan pada pukul 12.00 WIB pada
Check in adalah pertama masuk
hari terakhir dengan menyerahkan kuni
hotel dilakukan di bagian
kamar pada pengurusan check out.
resevation untuk mengetahui kamar
Resepsionist akan menghubungi semua
yang diinginkan tersedia.
bagian seperti bar, restoran untuk
Pemesanan dapat langsung mengisi
mengetahui fasilitas yang belum
fasilitas maupun sarana dari hotel
dibayar.
tersebut
 Tata Cara Perjalanan Dinas Pimpinan

3. Persiapan Keuangan
Menyusun secara rinci tentang jumlah 4. Persiapan Dokumen
biaya yang diperlukan perusahaan untuk Menyiapkan segala keterangan yang
kepentingan perjalanan bisnis/dinas. melengkapi perjalanan bisnis/dinas
Ada beberapa biaya yang diperlukan sesuai dengan tempat tujuan dan
yaitu : pekerjaan yang akan dilakukan.
 Biaya transportasi (pulang, pergi, Kegunaan dokumen adalah :
lokal selama dalam tugas dikota  Memberi informasi tentang isi
tujuan) dokumen kepada yang memerlukannya
 Biaya akomodasi  Sebagai alat bukti/data suatu
 Biaya acara kegiatan/kontribusi keterangan
acara kegiatan  Melestarikan dokumen dari kemusnahan
 Uang saku
 Sebagai bahan penelitian
 Uang lunsum (pajak langsung
 Mengembangkan koleksi dokumen
mengenai barang/jasa yang
bersangkutan)  Menjamin keutuhan dan keotentikkan
 Biaya lain informasi

http://hanbinonly19.blogspot.com/2015/03/materi-perjalanan-bisnis.html
Video Tata Cara
Perjalanan Dinas
Pimpinan

https://www.youtube.com/watch?v=QiHTXvvrT3A
 Tata Cara Pembuatan Laporan
Perjalanan Dinas Pimpinan

Laporan yaitu penyajian fakta tentang

suatu keadaan atau kegiatan yang Pada umumnya, laporan perjalanan
telah dilaksanakan. Laporan dibuat merupakan jawaban atas unsur-unsur
setelah melaksanakan kegiatan formal berikut :
atau resmi, yaitu sebagai  Apa – Apa perjalanan yang dilakukan?
pertanggungjawaban setelah melakukan  Siapa – Siapa saja yang mengikutinya?
sesuatu.  Dimana – Dimana perjalanan itu
dilaksanakan?
Laporan perjalanan adalah salah satu  Kapan – Kapan perjalanan itu
bentuk laporan yang berisi kegiatan dilaksanakan?
seseorang dalam melakukan perjalanan  Mengapa – Mengapa perjalanan itu
ke suatu tempat yang telah dilaksanakan? (latar belakang
dikunjunginya. Laporan perjalanan
kegiatan)
harus berdasarkan pengamatan,
pengalaman, dan observasi langsung
 Bagaimana – Bagaimana perjalanannya?
pada tempat tertentu yang dikunjungi (proses dan perasaan)
 Tata Cara Pembuatan Laporan Perjalanan
Dinas Pimpinan
Agar laporan dapat mudah dipahami
oleh pembaca, perlu diperhatikan
hal-hal sebagai berikut :
 Laporan ditulis secara lengkap
 Objektif, berdasarkan fakta, apa
adanya
 Tidak memasukkan unsur pendapat
pribadi
 Menggunakan bahasa baku (Ejaan
yang Disempurnakan), komunikatif,
lugas, dan santun
 Disajikan secara sistematis
berdasarkan urutan peristiwa
http://laporanpklsiswa.blogspot.com/2014/0
1/tata-cara-membuat-laporan-
perjalanan.html
Sistematika Penulisan Laporan Perjalanan :
 Nama Kegiatan
berisi identitas kegiatan yang dilakukan
 Dasar Pemikiran
berisi latar belakang penulisan laporan
perjalanan
 Tujuan Perjalanan
berisi indikator yang akan dicapai setelah
penulisan laporan
 Waktu, Tempat, dan Lokasi Perjalanan
berisi waktu, tempat, dan lokasi perjalanan
 Peserta
berisi siapa saja yang ikut dalam perjalanan
 Biaya dan Sumber Biaya
berisi dana dan darimana dana tersebut
diambil
 Hal-Hal yang Diamati
berisi hal-hal penting yang akan diamati
untuk dijadikan penulisan laporan perjalanan
 Pembahasan
berisi deskripsi dan kesimpulan
 Administrasi Perjalanan Dinas
Pimpinan

Dokumen perjalanan dinas adalah semua

kelengkapan-kelengkapan, surat-surat
yang harus dipersiapkan guna
melengkapi persyaratan perjalanan
dinas baik di dalam negeri ataupun ke
luar negeri sesuai dengan tempat
tujuan dan pekerjaan yang akan
dilakukan.

 Surat Perintah Perjalanan Dinas

Surat yang dikeluarkan oleh pejabat
yang berwenang di setiap kantor
atau perusahaan dan diberikan
kepada bawahannya yang akan
melakukan perjalanan dinas
 Administrasi Perjalanan Dinas
Pimpinan

 Paspor
Dokumen yang berisi suatu identitas warga
negara yang akan melakukan perjalanan
atau bepergian ke luar negeri. Paspor
dapat digunakan berkali-kali sepanjang
masih berlakunya masa berlaku paspor
tersebut. Masa berlaku paspor tersebut
yakni 5 tahun
Fungsi Paspor adalah :
 Digunakan sebagai tanda bukti diri di
negara asing
 Tanda izin bagi pemegangnya untuk
secara bebas melalui perbatasan-
perbatasan negara yang dilalui
 Pemberi perlindungan kepada
pemegangnya dari negara sendiri
maupun dari negara yang dikunjunginya
 Administrasi Perjalanan Dinas
Pimpinan

 Visa
Visa adalah tanda izin yang dicap pada
lembaran-lembaran paspor untuk mengunjungi
suatu Negara tertentu dalam waktu tertentu.
Visa ini dapat diperoleh pada konsulat atau
keduataannegara yang bersangkutan.
Perwakilan atau kedutaan negara yang akan
dikunjungi akan memberikan stempel dalam
salah satu lembaran paspor dari buku
paspor.
Fungsi Visa adalah :
 Sebagai izin atau persetujuan bagi orang
asing untuk melakukan perjalanan ke
suatu negara
 Administrasi Perjalanan Dinas
Pimpinan

 Yellow Card
Keterangan kesehatan yang dikeluarkan
oleh dinas kessehatan yang menerangkan
bahwa pemegang kartu tersebut dinyatakan
bahwa pemegang kartu tersebut dinyatakan
sehat/tidak mengidap jenis penyakit
apapun.
Fungsi Yellow Card adalah :
 Untuk menyatakan bahwa negara tempat
berasal bebas dari penyakit menular
 Administrasi Perjalanan Dinas
Pimpinan

 Tiket
Suatu dokumen perjalanan yang
dikeluarkan oleh suatu perusahaan
yang berisi rute, tanggal, harta,
data penumpang yang digunakan
untuk melakukan suatu perjalanan
ke suatu daerah
Fungsi Tiket adalah :
 Sebagai salah satu dokumen
perjalanan
 Sebagai bukti pembayaran
 Sebagai bukti untuk
mendapatkan
pelayanan/fasilitas angkutan
udara
 Administrasi Perjalanan Dinas
Pimpinan

 Fiskal
biaya pajak yang harus di bayar oleh
setiap warga negara Indonesia (WNI)
yang akan pergi ke luar negeri.
Fiskal dikeluarkan oleh Direktorat
Jenderal Pajak kepada seorang sebagai
wajib pajak yang akan pergi ke luar
negeri, kecuali orang yang dibiayai
oleh pemerintah.
Fungsi Fiskal adalah :
 Mendorong terciptanya efisiensi
perekenomian yg berkelanjutan
 Mengurangi kesenjangan dan
mewujudkan keadilan ekonomi dan
pembangunan
 Administrasi Perjalanan Dinas
Pimpinan

 Exit Permit
bukti dari imigrasi setempat
bahwa telah memasuki atau
meninggalkan negara yang
bersangkutan. Bentuk exit permit
yaitu berupa lembaran kertas yang
sudah distempel oleh kantor
imigrasi kemudian ditempelkan
atau dilampirkan pada paspor

http://apksmkt.blogspot.com/2017/01/
dokumen-yang-dipersiapkan-dalam.html
Video Administrasi
Perjalanan Dinas
Pimpinan

https://www.youtube.com/watch?v=hbNln6z1pyk
 👍
Thanks!

27