Nama Kelompok 5 :

 Nabilla Yanuar Vika

 Risa Maharani
 Stevanie Angelia Maharani
 Sulis Setia Ningsih

XII OTKP 2

HUMAS

PENANGANAN PERJALANAN BISNIS

PENANGANAN PERJALANAN BISNIS

Jadwal perjalanan Laporan

bisnis perjalanan
bisnis

1. Pengertian perjalanan 1. Penyusunan jadwal

bisnis. kerja.
1. Laporan hasil
2. Hal-hal yang 2. Penyusunan agenda perjalanan bisnis.
diperhatikan dalam kerja. 2. Laporan biaya
perjalanan bisnis. perjalanan bisnis.
3. Tata cara perjalanan 3. Susunan laporan
bisnis. perjalanan bisnis
4. Macam-macam
perjalanan bisnis.
5. Persiapan
6. Persiapan keuanagan.
7. Dokumen yang
dibutuhkan.
8. Macam-macam
dokumen perjalanan
bisnis.
9. Pelaksanaan.

1
PENANGANAN PERJALANAN BISNIS

A. PENGERTIAN PERJALANAN BISNIS

Perjalanan bisnis adalah perjalanan yang dilakukan oleh karyawan atau pegawai suatu lembaga
atau perusahaan yang berkaitan dengan kepentingan bisnis.

B. HAL - HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN UNTUK MENJALANKAN PEARJALANAN BISNIS

1. Tujuan perjalanan.
2. Tanggal keberangkatan dan kembalinya.
3. Tanggal, waktu, tempat dan dengan siapa saja pimpinan membuat janji temu atau kegiatan pokok.
perjalanan dinas atau bisnis.
4. Persiapan transportasi dan dokumen perjalanan.
5. Hotel atau penginapan yang dikehendaki.
6. Angkatan apa yang diperlukan setiap kunjungan, dikota tujuan.

C. TATA CARA PELAKSANAAN PEARJALANAN DIANAS ATAU BISNIS SECARA UMUM

 In house travelling department
Maksudnya adalah didalam suatu perusahaan terdapat divisi khusus yang menangani
kegiatan perjalanan bisnis.
 Travel Agent
Maksudnya adalah perusahaan memberikan tanggung jawab untuk mengurusi
perjalanan bisnis kepada travel agent.
 Sekretaris
Maksudnya adalah kegiatan perjalanan bisnis yangb akan dilakukan sepenuhnya akan
ditangani oleh sekretaris.

D. MACAM – MACAM PERJALANAN BISNIS

1. Ditinjau dari wilayah tujuan, dibedakan menjadi :
 Perjalanan bisnis domestic adlah perjalanan yang dilakukan dilingkup dalam negri.
Contohnya: antarkota, anatar daerah, anatar provinsi.
 Perjalanan bisnis luar negeri adalah perjalanan yang dilakukan dilingkup luar negri atau lintas
negara. Contohnya : Indonesia-Singapura, Indonesia-Malaysia.
2. Ditinjau dari transportasi dibedakan menjadi :
 Perjalanan lewat darat.
Perjanaan dinas lewat darat bisa dilakukan dengan menggunakan mobil perusahaan,
trave, bus, atau kereta api.
 Pejalanan lewat laut.
Perjalanan dinas lewat laut dapat memanfaatkan berbagai fasilitas pelayanan yang
ditawarkan oleh beberapa perushaan armada laut.
 Perjalanan lewat udara.
Perjalanan dinas pimpinan lewat udara dengan menggunakan fasilitas pesawat udara
hendaknya benar-benar dipertimbangkan tingkat efektivitas dan efisiensinya.
3. Ditinjau dari tujuan dibedakan menjadi :
 Perjalanan bisnis untuk rakernas
 Perjalanan bisnis untuk seminar nasional
 Perjalalanan bisnis untuk kunjungan kerja
 Perjalanan bisnis untuk tender
 Perjalanan bisnis untuk monitoring dan evaluasi

E. PERSIAPAN
Dalam tahap ini, yang harus dipersiapkan adalah transportasi,akomodasi,keuangan dan dokumen yang
dibutuhkan
1. Transportasi

2
 Persiapan transportasi yang dipilih meliputi darat,laut,dan udara. Setiap pilihan transportasi
tersebut memerlukan persiapan yag berbeda.
 Transportasi darat
Meliputi mobil dinas, bus, kereta api, persiapan yang dilakukan :
1. Membawa identitas pribadi
2. Dapatkan tiket perjalanan dan penegasan jam keberangkatan
3. Membawa peta kota tujuan
4. Membawa perlengkapan pribadi dan cek kembali dokumen yang dibawa
5. Konfirmasikan pemesanan hotel
 Transportasi laut
Meliputi kapal laut, persiapan yang harus dilakukan :
1. Siapkan paspor bila perjalanan ke luar negeri
2. Siapkan tiket kapal dan kepastian berangkat
3. Siapkan mata uang asing bila ke luar negeri
4. Konfirmasikan pemesanan kamar hotel
5. Membawa perlengkapan pribadi dan cek dokumen yang dibawa
6. Persiapkan daftar nama dan telepon yang akan dihubungi
7. Usahakan penjemputan setiba di pelabuhan tujuan
 Transportasi udara
Meliputi pesawat terbang, persiapan yang harus dilakukan adalah :
1. Siapkan paspor bila perjalanan ke luar negeri
2. Siapkan tiket pesawat dan kepastian berangkat
3. Siapkan mata uang asing bila ke luar negeri
4. Periksa koper yang dibawa tidak melebihi batas maksimum
5. Konfirmasi pemesanan kamar hotel
6. Membawa perlengkapan pribadi dan cek kembali dokumen yang harus dibawa
7. Persiapkan daftar nama dan telepon yang akan dihubungi
8. Usahakan penjemputan setiba di bandara tujuan

2. Akomodasi
Akomodasi adalah sesuatu yang disediakan untuk memenuhi kebutuhan selama melakukan
perjalanan bisnis/dinas. Akomodasi meliputi : hotel/tempat penginapan, sarana transportasi selama
perjalanan dan daftar hotel/penginapan beserta fasilitas yang disediakan maupu harga yang
ditentukan. Persiapan yang harus dilakukan adalah :
• Pemesanan kamar
Pemesanan kamar dapat dilakukan melalui telepon atau faximile minimal 1 hari sebelumnya.
Penulisan nama yang didaftarkan harus benar karena identitas tersebut akan disusun pada rak
informasi.
• Check in
Check in adalah pertama masuk hotel dilakukan di bagian resevation untuk mengetahui kamar yang
diinginkan tersedia. Pemesanan dapat langsung mengisi fasilitas maupun sarana dari hotel
tersebut.
• Cara pembayaran
Pembayaran dilakukan pada saat check in berdasarkan jenis kamar yang dipilih dan lama waktu
menginap. Sedangkan biaya fasilitas yang lain dibayar pada saat check out ada juga pada saat
selesai makan.
• Check out
Adalah saat meninggalkan hotel, pada umumnya dilakukan pada pukul 12.00 WIB pada hari
terakhir dengan menyerahkan kuni kamar pada pengurusan check out. Resepsionist akan
menghubungi semua bagian seperti bar, restoran untuk mengetahui fasilitas yang belum dibayar

F. PERSIAPAN KEUANGAN
Persiapan keuangan adalah menyusun secara rinci tentang jumlah biaya yang diperlukan perusahaan untuk
kepentingan perjalanan bisnis/dinas. Ada beberapa biaya yang diperlukan yaitu :
1. Biaya transportasi (pulang, pergi, lokal selama dalam tugas dikota tujuan )
3
 2. Biaya akomodasi
3. Biaya acara kegiatan/kontribusi acara kegiatan
4. Uang saku
5. Uang lunsum (pajak langsung mengenai barang/jasa yang bersangkutan)
6. Biaya lain.

G. DOKUMEN YANG DIBUTUHKAN

Dokumen adalah sesuatu yang tertulis atau terletak yang dapat digunakan sebagai bukti keterangan.
Menyiapkan segala keterangan yang melengkapi perjalanan bisnis/dinas sesuai dengan tempat tujuan dan
pekerjaan yang akan dilakukan. Kegunaan dokumen adalah:
1. Sebagai alat bukti/data suatu keterangan
2. Melestarikan dokumen dari kemusnahan
3. Sebagai bahan penelitian
4. Mengembangkan koleksi dokumen

H. MACAM-MACAM DOKUMEN PERJALANAN BISNIS YAITU :

Dokumen internal :
1. Surat tugas
2. Surat perintah perjalanan dinas (SPPD)
Surat perintah dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk mengadakan perjalanan dinas atau bisnis
yang disertai tanda bukti pengeluaran yang dibiayai negara.
3. Jadwal perjalanan dan peta
4. Petunjuk akomodasi
5. Daftar nama dan telepon yang akan dihubungi.
Dokumen eksternal :
1. Pasport (khusus untuk ke luar negeri)
Dokumen perjalanan yang diberikan kepada seorang warga negara yang diberi ijin untuk bepergian ke negara
asing (luar negeri).
2. Visa (khusus untuk ke luar negeri)
Tanda masuk yang dicap pada lembaran paspor untuk mengunjungi suatu negara dan tinggal dalam waktu
tertentu atau ijin tinggal di negara asing dalam waktu tertentu.
3. Kartu sehat/yellow card (khusus untuk ke luar negeri)
Kartu yang dikeluarkan oleh dinas kesehatan pemerintah untuk warga negara Indonesia yang akan pergi ke
luar negeri dinyatakan bebas dari penyakit menular sesuai peraturan WHO dengan undang-undang kesehatan
Internasional.
4. Asuransi
5. KTP dan surat-surat penting lainnya
6. Fiskal (khusus untuk ke luar negeri)
Sesuatu yang berhubungan dengan keuangan terutama menyangkut pendapatan dan pengeluaran pemerintah.
Bagi mereka yang akan pergi ke luar negeri dikenakan pajak keberangkatan yang harus dibayarkan di bandara.

4
7. Exit Permit

I. PELAKSANAAN
1. Penyusunan Jadwal Kerja
Jadwal kerja adalah daftar urutan kerja dan jangka waktu pekerjaannya yang disesuaikan dengan
pembagian waktu. Dalam suatu kantor jadwal kerja dikaitkan dengan kegiatan pimpinan, sehingga ada istilah
kegiatan pimpinan atau agenda kerja pimpinan. Keuntungan jadwal kerja/kegiatan pimpinan yaitu :
 Pekerjaan penting tidak terlewatkan
 Menghemat pikiran
 Bekerja lebih tenang
 Memiliki data untuk mempertanggungjawabkan kerjanya
 Memiliki data/bahan untuk menyusun jadwal kerja atau kegiatan bersama pimpinan.
Untuk menyusun jadwal kerja atau kegiatan pimpinan perlu langkah-langkah sebagai berikut :
 Mencatat segala sesuatu yang perlu dikerjakan
 Mencatat pekerjaan yang berkaitan dengan urusan pimpinan
 Mencatat pekerjaan mendesak, jangka pendek, menengah dan jangka panjang
 Menetapkan prioritas berdasarkan pentingnya pekerjaan
 Menyelesaikan pekerjaan berdasarkan prioritas pentingnya pekerjaan.
2. Penyusunan Agenda Kerja
Jadwal kerja/agenda kerja pimpinan dapat dibuat dengan kolom yang beraneka macam bentuknya
tergantung selera perusahaan/kantor masing-masing. Namun pada dasar intinya sama bahwa kolom tersebut
terdiri dari : Nomor, hari dan tanggal, waktu, uraian kegiatan dan keterangan.

AGENDA KERJA/KEGIATAN PIMPINAN

PT MUTIARA KASIH
Jalan Mawar 421
SURAKARTA
PERIODE............................S/D...............................

NO HARI/TANGGAL WAKTU URAIAN KETERANGAN

KEGIATAN

Surakarta, ........................

Direktur Sekretaris

............................. ............................

5
 J. PEMBUATAN JADWAL PERJALANAN DINAS/BISNIS
Jadwal perjalanan bisnis/dinas adalah daftar perinian perjalanan yang akan dilalui dalam menjalankan
tugasnya. Daftar perjalanan dibuat rangkap 4 (empat) untuk diberikan kepada pimpinan, teman sejawat dan
sekretaris. Tujuannya untuk mengetahui bahwa pimpinan sedang melakukan perjalanan bisnis atau dinas.

K. PELAPORAN PERJALANAN DINAS

1. Laporan Hasil Perjalanan Dinas

Setelah pimpinan selesai melaksanakan tuags perjalanan dinas, administrasi kantor/sekretaris atau staf
yang bertanggung jawab membuat laporan tentang apa saja yang telah dilakukan selama perjalanan dinas. Inti
dari laporan berkaitan dengan tujuan dilaksanakannya perjalanan dinas, seperti berapa lama perjalanan dinas
dilakukan, kapan keberangkatan, dan kapan kepulangannya.

2. Laporan Biaya Perjalanan Dinas

Jika pimpinan telah selesai melakukan perjalanan dinas, masih ada satu tugas sekretaris yaitu membuat
laporan keuangan yang telah dikeluarkan untuk membiayai perjalanan dinas tersebut.
Langkah-langkah menyusun laporan biaya perjalanan, yaitu:
1. Menginventaris/mengumpulkan bukti pengeluaran berupa kas bon, kuitansi, nota.
2. Mengelompokkan tanda bukti pada pos-pos tertentu, misalkan biaya penginapan, biaya kegiatan,
transportasi, dan entertainment. Biaya entertainment adalah biaya yang digunakan untuk menjamu relasi.
3. Menjumlah seluruh pengeluaran tersebut, sehingga terlihat jumlah nominal uang yang dikeluarkan.

3. Susunan Laporan Perjalanan Dinas

Umumnya, laporan perjalanan dinas disusun menurut sistematika berikut ini :

BAB I PENDAHULUAN
Latar Belakang
Tujuan
BAB II ISI LAPORAN
Agenda Perjalanan
Laporan Biaya Perjalanan
BAB III PENUTUP
Kesimpulan
Lampiran

Berikut adalah hal-hal yang dilakukan dalam tahap pelaporan perjalanan dinas atau perjalanan bisnis :
1. Menginventaris / mengumpulkan tanda bukti pengeluaran berupa kuitansi
2. Mengelompokkan tanda bukti ke dalam pos-pos

6
3. Tanda bukti pengeluaran dari luar seperti hotel akan dibuatkan kwitansi dari pihak perusahaan
4. Semua pengeluaran yang berhubungan dengan menjamu relasi setelah dibuatkan kwitansi kemudian dicatat
pada laporan entertainment
5. Langkah terakhir adalah membuat laporan biaya perjalananan dinas secara keseluruhan

Membuat daftar perjalanan bisnis

Daftar perjalanan bisnis memuat hal-hal sebagai berikut :
1. Waktu keberangkatan : hari, tanggal, bulan, tahun, dan pukul.
2. Tempat tujuan perjalanan bisnis, nama kota atau nama Negara untuk perjalanan ke luar negeri.
3. Jangka waktu perjalanan bisnis : jumlah hari/minggu/bulan.
4. Jenis transportasi yang digunakan.
5. Tujuan perjalanan bisnis.
6. Kapan selesai atau tiba kembali

Laporan biaya perjalanan bisnis adalah segala rincian biaya yang diterima, dan dikeluarkan selama
melaksanakan perjalanan bisnis. Laporan tersebut akan dibuat sesuai dengan bukti pengeluaran seperti, nota,
kwitansi, dan lain – lain. Laporan ini dibuat sebagai bukti, dan bahan pertanggung jawaban atas arus biaya
yang terjadi selama melaksanakan perjalanan bisnis. Dan dibawah ini adalah rincian laporan biaya perjalanan
bisnis.

Laporan Biaya Perjalanan Bisnis Pimpinan dan Karyawan

PT. Jaya Abadi Surabaya Jl. Pahlawan No. 103 Telp 90322) 883459
Dari Surabaya ke Samarinda selama 5 hari untuk 4 orang

No Keterangan Pengeluaran Penerimaan

1 Penerimaan dana perjalanan bisnis
2 Rincian pengeluaran biaya perjalanan bisnis : Rp. 35.000.000
a. Biaya transportasi
- Tiket pesawat dari Surabaya ke Samarinda
@ Rp. 850.000 x 4 orang = Rp. 3.400.000
- Tiket pesawat dari Samarinda ke Surabaya
@ Rp. 835.00 x 1 orang = Rp. 835.000
- Taxi
@ Rp. 500.00 x 5 hari = Rp. 2.500.000
- Total biaya Rp. 6.735.000
b. Biaya akomodasi
- Booking kamar hotel
@Rp. 800.000 x 4 orang = Rp. 3.200.000
(3.200.000 x 5 hari ) = Rp. 16.000.000

7
 - Total biaya Rp. 16.000.000
c. Biaya konsumsi (Hotel)
- Biaya makan pagi
Beaf steak, salad, orange juice Rp. 120.000
(120.000 x 4 orang Rp. 480.000)
No Keterangan Pengeluaran Penerimaan
Cupcake, susu hangat 20.000 x 4 Rp. 80.000
Bread caccabanana, manggo juice
25.000 x 4 Rp. 100.000
- Biaya makan siang
Check steak, salad, blanco ice
100.000 x 4 Rp. 400.000
- Biaya makan malam
Soup medium, capucino
35.000 x 4 Rp. 140.000
Ayam bakar, es casablanka
50.000 x 4 Rp. 200.000
- Biaya konsumsi (Luar Hotel)
- Biaya makan pagi
Soto banjar, es teh Rp. 25.000
(25.000 x 4 orang Rp. 100.000)
- Biaya makan siang
Syukuran (ramah tamah) Rp. 2.000.000
Menjamu relasi Rp. 1.000.000
Nasi padang, teh botol S. Rp. 36.000
- Biaya makan malam
Menjamu relasi Rp. 975.000
Total biaya Rp. 5.511.000
d. Biaya Kegiatan
- Biaya print Rp. 103.000
- Biaya fotocopy Rp. 53.000
- Biaya materai Rp. 25.000
- Biaya BHP Kantor Rp. 87.500
- Total Biaya Rp. 269.300

8
No Keterangan Pengeluaran Penerimaan
e. Biaya lain – lain
- Biaya souvenir Rp. 2.000.000
- Total Biaya Rp. 2.000.000
Total Keseluruhan Rp. 30.515.300
Saldo Akhir Rp. 4.484.700

Surabaya, 3 Januari 2014

Mengetahui, Kepala Bagian Tata Usaha
Direktur PT. Jaya Abadi Surabaya (Sekretaris)

Aldi Susanto, SE Dessy Purwati