KERTAS PENERANGAN
(INFORMATION SHEET)
TAJUK / TITLE :
PENYEDIAAN JADUAL PERJALANAN
TUJUAN/PURPOSE :
Kertas Penerangan adalah bertujuan untuk membolehkan pelajar
1. Mengatur pengangkutan dalaman seperti yang diperlukan
2. Menilai masa perjalanan
3. Menyediakan itinerari yang lengkap berdasarkan maklumat yang tersedia
PENERANGAN / INFORMATION :
Kertas Penerangan ini bertujuan untuk menerangkan apakah keperluan penyediaan itinerari
pergerakan yang lengkap berdasarkan keperluan syarikat dengan menggunakan butiran
lengkap penerbangan dan hari lawatan. Kedua, mengurus urutan pengangkutan dengan
berkesan, termasuk pengurusan penginapan dan aktiviti lawatan.
Muka Surat / Page : 2
NO. KOD / CODE NO.
Drpd / of : 26
Apabila kita (urusan personel) hendak pergi ke sesuatu tempat yang agak jauh
untuk beberapa hari, sudah tentulah kita mencari maklumat-maklumat penting
berkenaan tempat itu serta cara-cara hendak ke sana. Begitulah sesebuah
organisasi melakukannya.
Dengan itu kita akan mendapatkan maklumat melalui pelbagai sumber. Cara
mudah ialah bertanya kepada rakan yang pernah ke sana.
Kita perlu maklumat sekurang-kurangnya ialah maklumat tentang jadual dan kos
penerbangan jika itu pilihan kita, penginapan seperti hotel, susunan pergerakan
(transfer arrangement) dan semua perkhidmatan yang berkaitan.
Selain dari bertanya melalui kawan, maklumat berkaitan boleh diperoleh melalui
Melalui jabatan yang mengendalikan perjalanan atau bahagian
pengangkutan
Menggunakan agensi pelancongan
Mengendalikan sendiri
Secara ringkas, antara perkara berikut, pegawai atau kerani atau individu
(persendirian) mestilah mengetahui segala butiran penting tentang
Apabila semua perkara di atas (2.1 – 2.3) difahami dan dilaksanakan dengan
baik, proses penyediaan jadual setiap pergerakan dan perjalanan dapat
digabung-jalinkan untuk membentuk jadual terperinci perjalanan bisnis.
Secara umum, berikut adalah beberapa perkara yang perlu disediakan untuk
a. Template kosong itinerari. Ada banyak. Atau buat sendiri sebab tiada format
khusus. Contoh dalam Lampiran 1, 2 dan 3
b. Dapatkan semua maklumat berkaitan, kemudian isi mengikut kesesuaian
c. Memastikan semua urutan aktiviti adalah yang terkini, tempat dan masa
d. Senarai semak perjalanan bisnis. Lihat contoh Lampiran 4
3. MELENGKAPKAN ITINERARI
Setelah semua data dikumpulkan, barulah disusun dengan lebih teratur supaya
nampak aliran (flow) perjalanan bisnis. Antara butiran yang perlu diberi
perhatian terlebih dahulu ialah item-item berikut.
Penentuan tarikh adalah amat kritikal dan pada jam berapa. Kemudian
berapa lama pertemuan tersebut berlaku.
Setelah tarikh, masa dan tempat telah dipersetujui, ia perlu dicatat dalam
diari. Walau bagaimanapun, beberapa hari sebelum pertemuan,
Muka Surat / Page : 6
NO. KOD / CODE NO.
Drpd / of : 26
LATIHAN KENDIRI
Bagaimana anda mengesahkan tarikh, masa, tempat
pertemuan/mesyuarat dan nama mesyuarat itu
LATIHAN KENDIRI
Senaraikan semua keperluan di tempat penginapan yang anda perlu
semasa menghadiri pertemuan/mesyuarat. Bincangkan kenapa.
LATIHAN KENDIRI
Bos anda mengesahkan akan menghadiri satu mesyuarat di Pulau
Phuket, Thailand. Tempah satu tempat penginapan untuknya.
Muka Surat / Page : 7
NO. KOD / CODE NO.
Drpd / of : 26
Menaiki kapal terbang dapat menjimatkan masa dan merehatkan bos atau
pegawai yang mewakilinya. Walaupun tempahan tiket kapal terbang boleh
dibatalkan sekiranya perlu.
LATIHAN KENDIRI
Muka Surat / Page : 8
NO. KOD / CODE NO.
Drpd / of : 26
LATIHAN KENDIRI
Lengkapkan jadual perjalanan bos anda
SOALAN / QUESTION :
2. Senaraikan dokumen yang perlu dibawa oleh bos anda semasa menghadiri
mesyuarat Pulau Phuket
Muka Surat / Page : 9
NO. KOD / CODE NO.
Drpd / of : 26
RUJUKAN/REFERENCE :
LAMPIRAN 1
UNIT KENDERAAN
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR & ALUMNI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
40450 SHAH ALAM
TEL :03-5544 3024/3019/21/22/23/25 FAX :03-5544 3020
SYARAT-SYARAT
1. Borang permohonan mesti diserahkan ke Unit Kenderaan selewat-lewatnya 14 hari sebelum tarikh penggunaan.
2. Borang ini hendaklah diisi dengan lengkap dan jelas serta disahkan oleh Dekan/Timbalan Dekan/Ketua Bahagian/Ketua
Pusat/Ketua Unit.
3. Permohonan hendaklah disertakan dengan surat kelulusan program/aktiviti daripada pihak berkaitan.
4. Borang permohonan yang tidak lengkap dan permohonan melalui telefon tidak akan diproses.
5. Permohonan akan dipertimbangkan tertakluk kepada kekosongan kenderaan.
6. Sila semak kelulusan permohonan dengan Unit Kenderaan 2 hari sebelum tarikh perjalanan
BUTIRAN PEMOHON
Bahagian:
1.
BUTIRAN PENGGUNAAN
Destinasi :
BUTIRAN PERJALANAN
___________________________________________
2. No Telefon : ____________________________________
___________________________________________
Peraturan-Peraturan Am:
d. Bayaran letak kenderaan dan pembaikan kerosakan kecil kenderaan semasa digunakan
adalah ditanggung dahulu oleh Ketua/Pengurus rombongan. Sebarang tuntutan
hendaklah dikemukakan kepada Unit Kenderaan dengan resit yang sah.
Muka Surat / Page : 12
NO. KOD / CODE NO.
Drpd / of : 26
e. Unit Kenderaan tidak bertanggungjawab ke atas kelewatan pergi dan balik dari waktu yang
telah ditetapkan. Pemandu akan menunggu 15 minit dari waktu yang telah ditetapkan.
Peraturan-Peraturan Khas:
Peraturan-peraturan khas berikut adalah dikenakan ke atas penggunaan kenderaan keluar ibu
pejabat (outstation) dalam tempoh melebihi sehari semalam.
a. Waktu pergi hendaklah dilakukan di sebelah siang atau sampai ke destinasi sebelum
10.00 malam (jam 2200).
1.
2.
3.
4.
5
6
7
8
9
Muka Surat / Page : 13
NO. KOD / CODE NO.
Drpd / of : 26
10
1) Pegawai Pengiring:
BIL NAMA JAWATAN NO PEKERJA
1.
2.
3.
4.
LAMPIRAN 2
Muka Surat / Page : 15
NO. KOD / CODE NO.
Drpd / of : 26
Muka Surat / Page : 16
NO. KOD / CODE NO.
Drpd / of : 26
Muka Surat / Page : 17
NO. KOD / CODE NO.
Drpd / of : 26
Muka Surat / Page : 18
NO. KOD / CODE NO.
Drpd / of : 26
Muka Surat / Page : 19
NO. KOD / CODE NO.
Drpd / of : 26
Muka Surat / Page : 20
NO. KOD / CODE NO.
Drpd / of : 26
Muka Surat / Page : 21
NO. KOD / CODE NO.
Drpd / of : 26
Muka Surat / Page : 22
NO. KOD / CODE NO.
Drpd / of : 26
Muka Surat / Page : 23
NO. KOD / CODE NO.
Drpd / of : 26
Muka Surat / Page : 24
NO. KOD / CODE NO.
Drpd / of : 26
Muka Surat / Page : 25
NO. KOD / CODE NO.
Drpd / of : 26
Muka Surat / Page : 26
NO. KOD / CODE NO.
Drpd / of : 26
LAMPIRAN 3
8th January 2013, Hong Kong Hotel Check Out from Hong Hotel Taxi Services
12:00 AM Kong hotel
8th January 2013, Hong Kong Airport Flight to Singapore Flight Detail :
05:00 PM Cathay Pacific Business Class
8th January 2013, Singapore Airport Arrive at Singapore Pick up by :
09:00 PM Company Car
Muka Surat / Page : 28
NO. KOD / CODE NO.
Drpd / of : 26