1. A.

PENGERTIAN PERJALANAN BISNIS

Perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh karyawan/pegawai suatu

lembaga/perusahaan yang berkaitan dengan tugas suatu lembaga/perusahaan yang
berkaitan dengan tugas pekerjaan kedinasan. Tugas pekerjaan kedinasan adalah tugas
pekerjaan yang berkaitan dengan kepentingan lembaga/perusahaan yang bersangkutan.
Perjalanan bisnis adalah perjalanan yang dilakukan oleh karyawan/pegawai
suatu lembaga/perusahaan yang berkaitan dengan kepentingan bisnis.
Jadi perjalanan bisnis/dinas pimpinan adalah perjalanan yang dilakukan oleh
pimpinan suatu lembaga atau perusahaan dalam rangka melaksanakan tugas
kedinasan/tugas bisnis perusahaan.
Setelah pimpinan memberi tahu tentang keberangkatannya, maka sekretaris
harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut :
1. Tujuan perjalanan
2. Tanggal keberangkatan dan kembalinya
3. Tanggal, waktu, tempat dan dengan siapa saja pimpinan membuat janji
temu/kegiatan pokok perjalanan dinas/bisnis.
4. Persiapan transportasi dan dokumen perjalanan
5. Hotel/penginapan yang dikehendaki
6. Angkutan apa yang diperlukan setiap kunjungan, dikota tujuan

2 Pengertian Perjalanan Dinas

Perjalanan : Suatu kegiatan bepergian ke suatu tempat
Dinas : Melakukan tugas, dan kewajiban
Perjalanan Dinas Pimpinan : Kegiatan pimpinan bepergian ke suatu tempat
tempat tertentu dalam rangka melaksanakan
tugas kedinasan.

3Macam-macam perjalanan dinas

Berdasarkan apa saja yang harus dipersiapkan seorang pimpinan untuk perjalanan dinas sangat
bergantung pada tujuan dari perjalanan dinas tersebut. Berikut ini adalah macam-macam perjalanan
dinas :

 Perjalanan dinas untuk mengikuti rapat kerja nasional, dalam hal ini pimpinan harus
mempelajari materi rapat secara cermat.
 Perjalanan dinas untuk mengikuti seminar nasional, dalam hal ini pimpinan harus memahami
materi seminar tersebut.
  Perjalanan dinas untuk mengadakan kunjungan ke daerah-daerah, dalam hal ini pimpinan harus
merumuskan dengan jelas apa yang menjadi tujuan dan sasaran kunjungannya ke daerah-daerah
tersebut.
 Perjalanan dinas untuk mengadakan kunjungan dan pelatihan atau diklat. Dalam hal ini
pimpinan harus menjaga kesehatan secara prima di samping menyediakan buku referensi yang
diperlukan.
 Perjalanan dinas untuk mengikuti pelantikan karena mendapatkan promosi atau kenaikan
jabatan.
 Perjalanan dinas dengan maksud mengadakan penjajakan kerja sana dengan lembaga atau
perusahaan lain.
 Perjalanan dinas dalam rangka menghadiri acara seremonial seperti pembukaan kantor cabang
atau ulang tahun berdirinya suatu lembaga atau perusahaan.
 Perjalanan dinas karena adanya kegiatan sosial, misalnya memberikan bantuan kepada korban
bencana alam, beasiswa dan sebagainya.
 Perjalanan dinas karena mengikuti tender.
 Perjalanan dinas karena mengikuti rapat umum pemegang saham.

Menurut Wursanto, dilihat dari segi wilayah negara tujuan, ada dua macam perjalanan dinas, yaitu
perjalanan dinas dalam negeri dan perjalanan dinas luar negeri.

Perjalanan dinas dalam negeri dibedakan menjadi perjalanan dinas antarkota dalam satu provinsi dan
perjalanan dinas antarkota, antardaerah atau antarprovinsi.

Perjalanan dinas antarnegara atau perjalanan dinas luar negeri dari segi trasnportasi yang digunakan
dibedakan menjadi :

 Perjalanan dinas lewat darat yang dapat ditempuh dengan kendaraan milik pribadi, kendaraan
milik perusahaan, menggunakan jasa angkutan umum bus, jasa angkutan kereta api, dan melalui
jasa biro travel.
 Perjalanan dinas lewat laut, adalah perjalanan dinas menggunakan kappa laut.
 Perjalanan dinas lewat udara, adalah perjalanan dinas menggunakan kapal udara.

4Ada beberapa tujuan dari perjalanan bisnis, antara lain :

 Perjalanan bisnis untuk mengikuti tender proyek. Pimpinan harus memahami persyaratan
dan mekanisme tender yang diadakan. Hal yang perlu dipersiapkan dalam perjalanan bisnis
ini adalah proposal Surat Penawaran Harga ( SPH ) yang berisi persyaratan teknis dan
persyaratan administrasi serta company profile.
 Perjalanan bisnis untuk mengikuti pertemuan bisnis dengan maksud mengadakan
penjajakan kerja sama peluang bisnis dengan perusahaan lain. Hal yang perlu dipersiapkan
oleh pimpinan antara lalin adalah materi kerja sama yang berisi tujuan kerja sama, bentuk
kerja sama, dan mekanisme pembagian keuntungan ( profit sharing ).
 Perjalanan bisnis untuk mengikuti seminar atau rapat kerja nasional. Hal yang perlu
dipersiapkan oleh pimpinan adalah mempelajari materi rapat atau makalah seminar secara
cermat yang biasanya sudah ditentukan dan terlampir dalam undangan seminar.
 Perjalanan bisnis untuk mengikuti Rapat Umum Pemegang Saham ( RUPS ). Pimpinan
harus memahami hak dan kewajiban pemegang saham dan mempersiapkan materi yang
sudah diterima oleh para pemegang saham.
 Perjalanan bisnis untuk melakukan pembukaan kantor atau perusahaan cabang. Hal yang
perlu dipersiapkan adalah company profile untuk keperluan pembuatan akta notaris
pendirian cabang perusahaan, serta orang yang akan dipersiapkan sebagai pemimpinan
cabang.
  Perjalanan bisnis untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan diklat. Pimpinan harus
mempersiapkan buku-buku referensi dan makalah diklat.
 Perjalanan bisnis untuk mengadakan kunjungan kerja ke daerah-daerah maupun ke Negara
lain. Pimpinan harus dapat merumuskan dengan jelas apa yang menjadi tujuan dan sasaran
atas kunjungan tersebut.

5.Tujuan-Tujuan Perjalanan Dinas

1. Perjalanan dinas atau bisnis untuk mengikuti tender proyek
2. Perjalana dinas untuk mengikuti pertemuan bisnis dengan maksud mengadakan
penjajakan
3. Perjalanan bisnis untuk mengikuti seminar atau rapat kerja nasional
4. Perjalanan dinas untuk mengikuti rapat umum pemegang saham (RUPS)
5. Perjalanan bsinis atau dinas untuk melakukan pembukaan kantor cabang
6. Perjalanan dinas untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan
7. Perjalanan dinas untuk mengadakan kunjungan kedaerah-daerah maupun negara lain

6Tata Cara Pelaksanaan Perjalanan Dinas

 In House Travelling Department (Divisi Perjalanan)
In House Travelling Department, yaitu divisi/bagian di perusahaan yag
khusus menangani perjalanan dinas pada suatu perusahaan dan bertanggung
jawab mulai dari persiapan dokumen, mengurus tiket dan hotel dimana
pimpinan akan menginap, serta mengurus keuangan/pembiayaan selama
perjalanan dinas. Meskipun ada divisi perjalanan yang mengurus perjalanan
dinas pimpinan, administrasi kantor/sekretaris tetap mempersiapkan
dokumen lainnya seperti makalah atau buku referensi yang diperlukan, lalu
menyimpannya dalam satu map, dan membuat jadwal perjalanan/daftar
acara kegiatan (itinerary) untuk setiap kegiatan perjalanan pimpinan.

Agar proses perkembangan dan pelaksanaan perjalanan dinas pimpinan

mudah dipantau, administrasi kantor/sekretaris dapat menghubungi petugas
divisi perjalanan untuk memberikan informasi mengenai jadwal perjalanan
dinas dan daftar acara kegiatan pimpinan.

 Travel Bureau (Biro Perjalanan)

Saat ini sebagian perusahaan menggunakan jasa biro perjalanan untuk
mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan karena lebih praktis dan tidak
merepotkan perusahaan. Administrasi kantor/sekretaris harus memilih biro
perjalanan yang dapat dipercaya. Administrasi kantor/sekretaris bertanggung
jawab dalam membuat pengendalian perjalanan (travel checklist) untuk
mengurus dokumen yang diperlukan, seperti paspor, visa, fiskal, pembelian
tiket, pemesanan hotel yang dikehendaki, sampai dengan pemesanan tempat
yang akan dikunjungi untuk suatu kegiatan dalam perjalanan dinas.
  Administrasi Kantor / Sekretaris
Apabila pimpinan meminta administrasi kantor/sekretaris sendiri yang
mempersiapkan perjalanan bisnisnya, maka administrasi kantor/sekretaris
harus segera mempersiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan
perjalanan dinas pimpinannya, seperti mempersiapkan semua dokumen
perusahaan, mengurus paspor, visa, tiket, dan hotel yang disukai pimpinan.
Agar persiapan dan pelaksanaan perjalanan dinas pimpinan dapat
dipertanggung jawabkan, seorang administrasi kantor/sekretaris harus selalu
berkoordinasi dengan pimpinan atau meminta petunjuk/masukan dari staf
yang sudah berpengalaman dalam melaksanakan kegiatan perjalanan dinas.

7 Dokumen Untuk Perjalanan Dinas

Macam-macam Dokumen untuk Perjalanan Dinas dalam Negeri dan Luar Negeri :
1. Dokumen Internal
Surat Tugas
Adalah surat yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di perusahaan dan diberikan kepada
seorang bawahan untuk melakukan pekerjaan tertentu.
Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD )
Adalah surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau seseorang yang lebih tinggi kedudukannya
yang ditujukan kepada bawahan untuk melaksanakan perjalanan dinas.
2. Dokumen Eksternal
KTP

Identitas resmi penduduk sebagai bukti diri yang sah yang diterbitkan oleh Instansi Pelaksana yang
berlaku diseluruh Negara Kesatuan Republik Indonesia. KTP wajib dimiliki oleh setiap penduduk
yang telah berusia 17 tahun keatas, atau telah kawin/pernah kawin. Contohnya seperti disamping :
Tiket

Adalah identitas warga negara yang akan melakukan perjalanan ke luar negeri. Paspor dapat
digunakan berkali-kali sepanjang masih berlaku atau masih ada lembar untuk exit permit. Masa
berlaku paspor adalah lima tahun. Paspor yang digunakan untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan
oleh Departemen Luar Negeri, sedangkan paspor untuk umum yang tidak untuk perjalanan
kenegaraan diterbitkan oleh kantor imigrasi setempat. Contohnya seperti disamping :
Paspor

Adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang dari suatu negara yang
memuat identitas pemegangnya dan berlaku untuk melakukan perjalanan antar negara.
Paspor berisi biodata pemegangnya, yang meliputi antara lain, foto pemegang, tanda tangan,
tempat dan tanggal kelahiran, informasi kebangsaan dan kadang-kadang juga beberapa informasi
lain mengenai identifikasi individual. Paspor dapat digunakan berkali-kali sepanjang masih berlaku
atau masih ada lembar untuk exit permit. Masa berlaku paspor adalah lima tahun. Paspor yang
digunakan untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh Departemen Luar Negeri, sedangkan
paspor untuk umum yang tidak untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh kantor imigrasi
setempat.
Fiskal

Merupakan biaya pajak yang harus dibayar oleh setiap warga Negara Indonesia yang akan
berangkat keluar negeri. Fiscal adalah surat keterangan pembayaran pajak yang dikeluarkan oleh
Direktorat Jendral Pajak kepada seseorang sebagai wajib pajak yang akan berangkat ke luar negeri,
kecuali orang yang dibiayai oleh pemerintah.Contohnya seperti disamping :
Visa

Adalah sebuah dokumen yang dikeluarkan oleh sebuah negara memberikan seseorang izin untuk
masuk ke negara tersebut dalam suatu periode waktu dan tujuan tertentu.Contohnya seperti
disamping :
 Yellow Card ( Kartu Kuning Kesehatan)
Adalah kartu yang dikeluarkan oleh Dinas Kesehatan Pemerintah untuk diberikan kepada warga
Negara yang akan berpergaian ke luar negeri.

8 PERSIAPAN PERJALANAN BISNIS

Agar perjalanan bisnis pimpinan dapat berjalan lancar sesuai dengan yang diharapkan, administrasi Kantor
atau sekretaris harus selalu berkoordinasi dengan pimpinan ketika mempersiapkan semua hal yang diperlukan dalam
perjalanan bisnis. Persiapan perjalanan bisnis pimpinan meliputi :
1. Persiapan rencana perjalanan bisnis
Dalam merencanakan perjalanan bisnis, administrasi kantor atau sekretaris harus segera mengumpulkan
informasi perjalanan ( travelling information ) secara lengkap mengenai peraturan perjalanan bisnis di perusahaan
tersebut. Informasi yang perlu dikumpulkan tersebut, antara lain :
a. Siapa yang akan bertanggung jawab atas perjalanan bisnis.
b. Tujuan utama perjalanan bisnis pimpinan.
c. Waktu atau jadwal yang pasti tentang acara perjalanan bisnis yang meliputi keberangkatan, kedatangan, dan
persinggahan.
d. Prosedur tentang transportasi dan hotel yang biasa dipakai, apakah pimpinan mempunyai pilihan menggunakan kelas
utama atau kelas ekonomi serta jenis hotel yang dikehendaki.
e. Jumlah uang perjalanan yang akan diperoleh oleh seorang pimpinan.
f. Cara pemesanan ( reservation ) tentang tiket pesawat dan hotel. Ada beberapa informasi yang harus diketahui oleh
administrasi kantor atau sekretaris tentang tiket, yaitu sebagai berikut :
1. Pembelian tiket
Jika perjalanan bisnis pimpinan dilaksanakan oleh administrasi kantor atau sekretaris, pembelian tiket dapat
langsung dibayarkan di loket airlines ( perusahaan maskapai penerbangan ), tetapi jika pemesanan dilakukan melalui
jasa biro perjalanan, biaya tiket sudah termasuk juga seluruh biaya, termasuk biaya ( fee ) untuk biro tersebut atau
tiket dapat dipesan melalui website dan pembayarannya dilakukan melalui kartu kredit.
2. Recorfirmation
Recorfimation ( konfirmasi ulang ), yaitu proses penegasan kembali atau konfirmasi ulang tentang kapan
pimpinan akan berangkat dengan airlines ( perusahaan maskapai penerbangan ) tersebut.
3. Shuttle flights
Shuttle flights yaitu penerbangann pulang pergi dalam suatu Negara. Penerbangan biasanya dilakukan
setiap jam, sehingga tidak perlu membuat reservation ( pemesanan ). Tiket dapat langsung dibeli di airport ( bandara
) dengan uang tunai atau dengan kartu kredit.
4. Perubahan pemesanan
Apabila rencana perjalanan bisnis mengalami perubahan sebagian atau seluruhnya, maka administrasi
kantor atau sekretaris harus segera menghubungi pihak airlines untuk menginformasikan adanya perubahan
pemesanan.
5. Open return
Open return yaitu tiket yang dipakai untuk perjalanan, namun belum diketahui pasti kapan akan kembali.
6. Redeeming tickets
Redeeming tickets yaitu membatalkan tiket pesawat yang sudah dibeli dan mendapattkan kembali uangnya
setelah dipotong biaya administrasi.
g. Costoms regulations ( peraturan kepabeanan ). Sebelum berpergian keluar negeri. Administrasi kantor atau sekretaris
harus mencari tau tentang peraturan kepabeanan/bea cukai dari Negara yang akan dikunjungi oleh pimpinan, seperti
barang apa saja yang boleh masuk kabin.
h. Baggage ( Bagasi ) yaitu tentang ketentuan jumlah barang yang boleh dibawa ke kabin pesawat. Bagasi tidak boleh
melebihi ukuran dan berat yang telah ditentukan oleh perusahaan maskapai penerbangan yang bersangkutan.
Ketentuan umum batas berat barang ( baggage ) yang tidak dikenai biaya, antara lain :
1. Economy class ( kelas ekonomi ) : 20kg
2. Business class ( kelas bisnis ) : 30kg
3. First class ( kelas satu ) : 40kg
i. Cara memperoleh penggantian ongkos perjalanan.
j. Dokumen atau materi apa saja yang perlu dipersiapkan.
2. Persiapan dokumen perjalanan bisnis
Dokumen perjalanan bisnis adalah suatu bukti tertulis atau tercetak yang dapat memberikan keterangan bagi
pimpinan ketika melakukan perjalanan bisnis. Dokumen perjalanan bisnis dapat dikelompokkan menjadi dua
macam, yaitu :
a. Dokumen internal
Dokumen internal adalah dokumen yang diterbitkan oleh perusahaan atau instansi yang bersangkutan.
Dokumen internal meliputi :
1. Surat tugas
Surat tugas adalah surat yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di perusahaan dan diberikan kepada seorang
(bawahan) untuk melakuka pekerjaan tertentu,
2. Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD )
Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD ) adalah surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau seseorang yang
lebih tinggi kedudukannya yang ditujukan kepada seorang ( bawahan )untuk melaksanakan perjalanan dinas.
b. Dokumen eksternal
Dokumen eksternal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh instansi terkait dan digunakan untuk perjalanan bisnis,
jenis-jenis dokumen eksternal, antara lain :
1. Paspor ( Passport )
Paspor ( Passport ) adalah identitas warga negara yang akan melakukan perjalanan ke luar negeri. Paspor dapat
digunakan berkali-kali sepanjang masih berlaku atau masih ada lembar untuk exit permit. Masa berlaku paspor
adalah lima tahun. Paspor yang digunakan untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh Departemen Luar Negeri,
ssedangkan paspor untuk umum yang tidak untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh kantor imigrasi setempat.
a. Dokumen-dokumen yang diperlukan untuk membuat paspor, antara lain :
1. Kartu Tanda Penduduk ( KTP )
2. Kartu Keluarga ( KK )
3. Ijazah pendidikan terakhir
4. Surat keterangan ( SK ) Pengangkataan pegawai
5. Surat Keterangan Catatan Kepolisian ( SKCK )
6. Akta kelahiran
7. Surat tugas dari instansi terkait
b. Pasppor berisi data, antara lain :
1. Nomor paspor
2. Nama pemegang paspor
3. Jenis kelamin
4. Kewarganegaaan
5. Tempat dan tanggal lahir
6. Tanggal dikeluarkannya paspor
7. Tanggal masa berlaku paspor
8. Kantor yang mengeluarkan paspor
9. Foto diri pemegang paspor
10. Alamat
11. Lembar untuk exit permit atau visa
c. Cara mendapatkan paspor,
Anda mengajukan permohonan, mengisi formulir, dan menyerahkan dokumen yang telah disebutkan diatas ke
kantor imigrasi setempat.
d. Macam-macam paspor
Ada bermacam-macam paspor, antara lain :
1. Paspor Biasa ( normal passport )
Paspor biasa adalah papor bersampul warna hijau. Paspor jenis ini digunakan oleh masyarakat umum.
Paspor biasa ini diperoleh di kantor imigrasi setempat, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan masa berlakunya adalah
lima tahun.
2. Paspor dinas
Paspor dinas adalah paspor yang bersampul warna biru. Paspor jenis ini digunakan oleh pegawai atau
pejabat pemerintah yang melaksanakan tugas kenegaraan atau perjalanan dinas ke luar negeri. Pengurusan paspor ini
dilakukan di Kementerian Luar Negeri dan hanya untuk pejabat pemerintah. Masa berlaku paspor tergantung dari
keperluannya, pada umumnya satu tahun atau lebih, ditulis dengan Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
3. Paspor diplomatik
 Paspor diplomatic adalah paspor bersampul warna hitam. Paspor ini digunakan oleh pejabat diplomati,
seperti duta besar atau pejabat-pejabat tertentu kedutaan. Paspor diplomatic dikeluarkan oleh Kementerian Luar
Negeri. Ditulis dengan Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
4. Paspor khusus
Paspor khhusus adalah paspor khusus untuk pejabat United Nation ( PBB ). Ada dua macam paspor khusus,
yaitu bersampul warna merah unuk pejabat tinggi PBB dan bersampul warna biru muda unuk staf PBB.
e. Dokumen yang setara dengan Paspor
Selain paspor, ada beberapa dokumen perjalanan ( Travel document ) yang setara dengan paspor atau diakui sebagai
paspor, antara lain :
1. Sea man book
Dokumen ini dipergunakan oleh para pelaut selama melaut, dengan dilengkapi surat jaminan dari perusahaan
pelayaran.
2. Certificate of Identity
Dokumen ini dipergunakan oleh para pengungsi ( stateless persons ).
2. Visa
Visa adalah izin tinggal di suatu Negara untuk suatu periode tertentu. Visa dikeluarkan oleh kedutaan besar atau
oleh kantor perwakilan dari Negara tujuan ( kantor konsulat ).
3. Surat keterangan fiscal
Fiscal adalah biaya pajak yang harus dibayar oleh setiap warga Negara Indonesia yang akan berangkat keluar negeri.
Jadi, surat keterangan fiscal adalah surat keterangan pembayaran pajak yang dikeluarkan oleh Direktorat Jendral
Pajak kepada seseorang sebagai wajib pajak yang akan berangkat ke luar negeri, kecuali orang yang dibiayai oleh
pemerintah.
4. Exit permit
Exit permit adalah bukti dari imigrasi setempat bahwa telah memasuki atau meninggalkan Negara yang
bersangkutan. Bentuk exit permit adalah berupa lembar kertas yang sudah distempel oleh kantor imigrasi kemudian
ditempel atau dilampirkan pada paspor. Masa berlaku exit pemit adalah tiga bulan atau sesuai visa.
5. Sertifikat kesehatan ( health certificate / yellow card )
Sertifikat kesehatan adalah surat keterangan immunisasi untuk vaksinasi penyakit tertentu. Surat keterangan ini
dapat berubah tergantung epidemic penyakit yang menyerang suatu Negara tertentu. Yellow Card ini dapat diambil
di rumah sakit yang mempunyai lisendi WHO.
6. Tiket transportasi
Tiket transportasi merupakan media pemindahan dari satu tempat ke tempat yang lain. Sebelum memilih jenis alat
transportasi yang akan digunakan, diperlukan beberapa pertimbangan khusus, antara lain sebagai berikut :
a. Apabila tempat yang dituju dekat atau lama perjalanan kurang dari tiga jam dengan kendaraan darat, sebaiknya tidak
menggunakan pesawat terbang tetapi menggunakan kendaraan kota, seperti bus atau kereta api.
b. Apabila perjalaan darat lebih dari empat jam, sebaikn ya menggunakan pesawat terbang.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembelian tiket pesewat terbang, diantaranya :
1. Rute dan jurusan pesawat terbang yang ditumpangi pimpinan.
2. Kelas penerbangan
3. Status penerbangan
4. Pengaturan tempat duduk ( seating arrangement ), apakah :
a. Window seat ( tempat duduk dekat jendela )
b. Middle seat ( te,pat duduk ditengah )
c. Front row ( tempat duduk dibaris depan )
5. Status tiket
a. Full farest/endorsable
Full farest merupakan tiket pesaawat yang tarifnya paling mahal, karena dapat mengganti jadwal dan dapat
mengganti pesawat( flight ) ke airlines ( pesawat maskapai penerbangan ) yang lain.
b. Nonendorsable
Tarifnya lebih murahdaripada endorsable, dimana dapat mengganti jadwal penerbangan tetapi tidak dapat mengganti
pesaawat ( flight ) ke airlines ( perusahaan maskapai penerbangan ) lain.
c. Restricted
Tiket jenis ini tidak dapat mengganti jadwal penerbangan, tidak dapat mengganti flight, baik dari airlines (
perusahaan penerbangan ) yang sama maupun airlines lain.
7. Voucher penginapan
 Sebelum pimpinan berangkat melaksanakan bisnis, sebaiknya administrasi kantor atau sekretaris harus sudah
membeli voucher kamar hotel, biasanya melalui biro perjalanan. Di dalam voucher sudah tercantum nama pemesan,
nama hotel, nomor kamar, tanggal masuk dan tanggal keluar.
3. Persiapan transportasi dan akomondasi
Untuk kemudahan dan kelancaran selama pelaksanaan perjalanan bisnis, diperlukan persiapan transportasi dan
akomondasi ( penginapan ) yang matang, simak uraian berikut :
a. Persiapan transportasi
Dalam mempersiapkan perjalanan bisnis pimpinan, seorang administrasi kantor atau sekretaris diharapkan mampu
menyusun perencanaan jenis transportasi yang akan dipakai, yang didasarkan pada prinsip efisiensi dan efektifitas,
namun tetap sesuai dengan keinginan pimpinan, baik menggunakan transportasi darat, laut, ataupun udara.
b. Jenis-jenis akomondasi
Jenis-jenis akomondasi, antara lain :
1. Hotel
Hotel yaitu penginapan yang dikelola secara komersial dan memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan pemerintah,
dengan menyediakan jasa pelayanan makan, minum, dan jasa pelayanan lainnya.
 Jenis hotel menurut letak bangunannya, diantaranya :
a. Resort hotel : hotel yang berada di kawasann objek wisata
b. City hotel : hotel yang dibangun di wilayah perkotaan, dimana para tamunya sebagian besar melakukan kegiatan
usaha atau bisnis di wilayah tersebut.
c. Airport hotel : hotel yang dibangun dekat dengan bandara, tujuannya untuk mmudahkan para tamu melakukan
perjalanan dengan menggunakan pesawat terbang.
d. Urban hotel : hotel yang dibangun di pedesaan, tujuannya agar para tamu dapat menikmati suasana pedesaan.
e. Suburb hotel : hotel yang dibangun di pinggir kota atau di kota satelit, dimana para tamunya melakukan kegiatan
rapat.
 Jenis hotel menurut lama waktu tamu menginap, diantaranya :
a. Transit hotel : hotel yang digunakan untuk menginap selama 1-2 hari
b. Resident hotel : hotel yang digunakan sebagai tempat tinggal
c. Semi resident hotel : hotel yang digunakan sebagai tempat tinggal sementara.
 Jenis hotel menurut penetapan tarif kamar, diantaranya :
a. American plan : hotel yang merencanakan harga kamar sudah termasuk biaya tiga kali makan.
b. European plan : hotel yang merencanakan harga kamar tidak termasuk biaya makan.
c. Modified American plan : hotel yang menetapkan harga kamar termasuk biaya dua kali makan.
d. Continental plan : hotel yang menetapkan harga kamar sudah termasuk makan pagi secara continental.
e. Bermuda plan : hotel yang menetapkan harga kamar sudah termasuk makan pagi secara American.
 Jenis hotel menurut jumlah tempat tidur, diantaranya :
a. Single bedroom : kamar hotel dengan satu tempat tidur untuk satu orang
b. Double bedroom : kamar hotel dengan satu tempat tidur besar untuk dua orang.
c. Twin bedroom : kamar hotel dengan dua tempat tidur untuk dua orang.
d. Family bedroom : kamar hotel dengan dua atau tiga kamar yang saling berhubungan, bisa dengan kamar mandi
sendiri-sendiri atau hanya satu kamar mandi untuk tiga kamar tidur
e. Triple room : kamar yang dilengkapi dengan double beds dan satu single beds atau bahkan dengan tiga single beds.
f. Solo used : satu kamar double room atau twin room yang digunakan untuk satu orang.
g. Extra used : satu tempat tidur yang dipakai untuk menambah tempat tidur disuatu kamar hotel.
h. Baby cot : tempat tidur mungil khusus disediakan untuk bayi, bagi tamu yang membawa bayinya ke hotel.
 Jenis hotel menurut tingkatannya, diantaranya :
a. Standard room : kamar hotel dimana peralatan dan perlengkapan hotel terdapat dalam satu ruangan.
b. Suite room : kamar hotel yang memisahkan ruang tidur dan ruang tamu.
c. Presidential suite room : kamar hotel yang terdiri dari dua kamar tidur, dan dilengkapi dengan meja makan serta
dapur kecil.
 Jenis hotel menurut jumlah kamar hotel, diantaranya :
a. Small hotel : jumlah kamar yang tersedia maksimal sebanyak 28 kamar
b. Medium hotel : jumlah kamar yang disediakan antara 28-299 kamar
c. Large hotel : jumlah kamar yang disediakan lebih dari 300 kamar.
2. Motel
 Motel yaitu penginapan yang dilengkapi dengan tempat parker kendaraan yang terletak dekat kamar dan
biasanya tertutup.
3. Hostel
Hostel yaitu tempat penginapan murah, biasanya digunakan oleh mahasiswa atau karyawan yang sedang
melaksanakan pendidikan dan latihan ( diklat ). Didalam kamar hostel terdapat lebih dari enam tempat tidur.
4. Losmen
Losmen yaitu rumah penginapan yang hanya menyewakan kamar, dan tamu tidak mendapatkan fasilitas
makan.
5. Mansion
Mansion yaitu rumah besar yang disewakan.
6. Mess
Mess yaitu penginapan yang biasanya dibangun oleh instansi tertentu dengan biaya sewa yang relative murah.
7. Bungalow
Bungalow yaitu penginapan yang berupa rumah-rumah kecil yang digunakan untuk beristirahat di daerah
wisata.
4. Persiapan daftar perjalanan bisnis ( itinerary )
Daftar perjalanan bisnis ( itinerary ) yaitu sebuah rencana kegiatan yang akan dilakukan selama perjalanan bisnis,
yang merupakan kombinasi antara daftar perjalanan dan janji temu atau pertemuan.
Administrasi kantor atau sekretaris harus membuat lembaran daftar perjalanan dalam rangkap empat, lembar
pertama ( asli ) diserahka kepada pimpinan, lembar kedua untuk wakil pimpinan, lembar ketiga untuk menejer atau
staf yang ditunjuk pimpinan, dan lembar yang keempat untuk administrasi kantor atau sekretaris yang akan disimpan
sebagai arsip perusahaan.
a. Membuat daftar perjalanan bisnis
Daftar perjalanan bisnis memuat hal-hal sebagai berikut :
1. Waktu keberangkatan : hari, tanggal, bulan, tahun, dan pukul.
2. Tempat tujuan perjalanan bisnis, nama kota atau nama Negara untuk perjalanan ke luar negeri.
3. Jangka waktu perjalanan bisnis : jumlah hari/minggu/bulan.
4. Jenis transportasi yang digunakan.
5. Tujuan perjalanan bisnis.
6. Kapan selesai atau tiba kembali
b. Kegunaan daftar perjalanan bisnis
Daftar perjalanan sangat diperlukan oleh pimpinan ataupun administrasi kantor atau sekretaris. Kegunaan daftar
perjalanan bisnis, yaitu :
1. Untuk pimpinan sebagai pedoman dalam melakukan perjalanan bisnis.
2. Untuk wakil pimpinan sebagai petunjuk berapa lama menggantikan pimpinan.
3. Untuk administrasi kantor atau sekretaris sebagai pedoman dalam menangani administrasi pimpinan selama pimpina
tidak di tempat.
5. Persiapan biaya perjalanan bisnis
Persiapan biaya perjalanan bisnis yaitu membuat rencana anggaran biaya secara rinci yang mencakup jumlah
biaya yang telah dikeluarkan perusahaan untuk kepentingan pembiayaan selama perjalanan bisnis pimpinan.
a. Jenis-jenis pembiayaan perjalanan bisnis pimpinan.
Jenis-jenis pembiayaan perjalanan bisnis pimpinan, antara lain :
1. Biaya dokumen perjalanan, misalnya : biaya pengurusan paspor, biaya fiscal, dan airportax, biaya exit permit, dan
biaya health certivicate.
2. Biaya transportasi, meliputi : biaya transport pulang pergi, dan biaya transport local selama dalam perjalanan bisnis.
3. Biaya akomondasi.
4. Biaya acarakontribusi pembiayaan penyelenggaraan acara, misalnya : biaya seminar, biaya pelatihan.
5. Biaya meals entertainment yaitu biaya yang digunakan untuk menjamu relasi
6. Biaya konsumsi.
7. Biaya lunsum atau perdien yaitu biaya pengganti selama bekerja diluar perusahaan.
b. Macam-macam alat pembayaran
Selama biaya perjalanan bisnis pimpinan,administrasi kantor atau sekretaris harus menyipkan beberapa alat
pembayaran yang dipakai, antara lain :
1. Uang tunai
Uang tunai adalah sesuatu yang diterima secara umum sebagai alat tukar dan alat bayar.
2. Travelers Funds ( uang dalam bentuk lain )
 Travelers funds merupakan uang dalam bentuk lain yang berguna untuk menjamin keamanan perjalanan pimpinan
selama perjalanan bisnis. Travelers funds dapat diperoleh di Bank dan bisasanya memilliki wujud sebagai berikut
 Travelers cheque yaitu jenis cek dengan jumlah nominal yang berbeda-beda, dengan jumlah nominal yang relative
kecil.
 Letter of credit (L/C), yaitu surat yang digunakan ketika seseorang membutuhkan dana dalam jumlah yang besar
selama dalam perjalanan, biasa digunakan untuk pembayaran bisnis dalam jumlah besar.
 Credit card (kartu kredit), yaitu kartu yang diterbitkan suatu bank, di mana bank penerbit kartu kredit tersebut
meminjamkan uang kepada konsumennya. Dapat digunakan untuk pembayaran kredit ataupun ketika memerlukan
uang tunai.
9 contoh daftar perjalanan bisnis
Jadwal Perjalanan Bisnis
PT GILANG KANCANA
a/n.Bp.Iskandar,SH
Senin,20 Mei 2013 s/d Kamis,23 Mei 2013
Hari/TGL Waktu Kegiatan Keterangan
Senin, 08.45-10.00 perjalanan Jakarta- Surabaya type GIA 512 Airlines
20-May-13 10.00-16.00 Mengikuti seminar Surabaya
16.00-18.00 Istirahat
19.00-21.00 Perjalanan Surabaya-Jakarta Type GIA 512 Airlines
21.00-21.30 Perjalanan ke hotel Taxi
21.30-22.00 Check in Hotel Novotel
22.00-08.00 Istirahat Hotel Novotel
Selasa, 09.00-11.00 Rapat sosialisasi manajemen cab.Bandung
21-Mar-13 11.00-12.00 Perjalanan ke music cafe Taxi
12.00-15.00 bertemu dengan bapak Faris untuk Music café
urusan bisnis dan makan siang
15.00-17.00 Wisata ke Tangkuban perahu Bandung
17.00-06.00 Istirahat Hotel Novotel
Rabu, 06.00-01.00 Check out Hotel Novotel
22-May-13 07.0-007.45 Perjalanan menuju bandara Taxi
08.00-09.30 perjalanan Bandung-Surabaya GIA 512 Airlines
09.30-12.30 Istirahat
13.00-15.00 Pertemuan dengan Bp.Ramli Surabaya
15.00-06.00 Istirahat
09.00-09.45 Perjalanan ke bandara Taxi
10.00-11.30 Perjalanan Surabaya-Jakarta GIA 512 Airlines
13.00-15.00 Take off menuju Jakarta
Bogor ,16 mei 2013
PT Gilang Kancana Dibuat oleh,

M.Faizal,S.Kom,MT Widya Artanti

10.Yg dimaksud dengan sppd,passport,exit permit & visa:
A. SPPD
SPPD adalah singkatan dari Surat Perintah Perjalanan Dinas, sedangkan di swasta lebih
dikenal dengan SPJ atau Surat Perjalanan Dinas. Fungsi dariSPPD ini adalah sebagai
kelengkapan administrasi bahwa seseorang yang ditugaskan telah melaksanakan perjalanan
dinas
B. Passport
Paspor adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang dari
suatu negara yang memuat identitaspemegangnya dan berlaku untuk melakukan perjalanan antar
negara.
Paspor berisi biodata pemegangnya yang meliputi antara lain foto pemegang, tanda tangan, tempat
dan tanggal kelahiran, informasi kebangsaan dan kadang-kadang juga beberapa informasi lain
mengenai identifikasi individual. Adakalanya pula sebuah paspor mencantumkan daftar negara yang
tidak boleh dimasuki oleh si pemegang paspor itu. Sebagai contoh, dahulu pemegang paspor
Indonesia sempat dilarang berkunjung ke negara Israel dan Taiwan.
Saat ini beberapa negara telah mengeluarkan apa yang disebut e-paspor atau elektronik paspor. e-
paspor merupakan pengembangan dari paspor kovensional saat ini di mana pada paspor tersebut
telah ditanamkan sebuah chip yang berisikan biodata pemegangnya beserta data biometrik-
nya.Data biometrik ini disimpan dengan maksud untuk lebih meyakinkan bahwa orang yang
memegang paspor adalah benar orang yang memiliki dan berhak atas paspor tersebut.
Paspor biasanya diperlukan untuk perjalanan internasional karena harus ditunjukkan ketika
memasuki perbatasan suatu negara, walaupun di negara tertentu ada beberapa perjanjian di mana
warga suatu negara tertentu dapat memasuki negara lain dengan dokumen selain paspor. Paspor
akan diberi cap (stempel) atau disegel dengan visa yang dilakukan oleh petugas negara tempat
kedatangan.
Beberapa pemerintahan berusaha mengontrol pergerakan warganya dan warga asing di negara
mereka dengan menerbitkan "paspor internal". Misalnya di bekas negara Uni Soviet, untuk setiap
warganegaranya diterbitkan sebuah "propiska" untuk mengontrol pergerakan mereka di seluruh
wilayah negara tersebut. Sistem ini sebagiannya masih diterapkan di Rusia.
C. Exit Permit
Exit permit adalah bukti dari imigrasi setempat bahwa telah memasuki atau meninggalkan
Negara yang bersangkutan. Bentuk exit permit adalah berupa lembar kertas yang sudah
distempel oleh kantor imigrasi kemudian ditempel atau dilampirkan pada paspor. Masa
berlaku exit pemit adalah tiga bulan atau sesuai visa
D. Visa
Visa adalah sebuah dokumen izin masuk seseorang ke suatu negara yang bisa diperoleh di
kedutaan dimana negara tersebut mempunyai Konsulat Jenderal atau kedutaan asing. Visa adalah
tanda bukti ‘boleh berkunjung’ yang diberikan pada penduduk suatu negara jika memasuki wilayah
negara lain yang mempersyaratkan adanya izin masuk. Bisa berbentuk stiker visa yang
dapat diapplydi kedutaan negara yang akan dikunjungi atau berbentuk stempel pada paspor di
negara tertentu.
Visa adalah sebuah dokumen resmi yang Anda perlukan untuk masuk ke negara tujuan dalam
periode waktu tertentu. Visa asli yang biasanya di stempel di paspor penerima sangat diperlukan jika
Anda hendak berkunjung ke suatu negara tertentu.