DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI

BAB I
PENDAHULUAN
A.   Latar Belakang
B.   Rumusan Masalah
C.   Tujuan dan manfaat
BAB II
LANDASAN TEORI
A.  Pengertian perjalanan dinas dan bisnis
B.  Perbedaan perjalanan dinas dengan bisnis
C.  Macam - macam perjalanan dinas dan bisnis
BAB III
PEMBAHASAN
A.   Membuat rencana perjalanan dinas
B.   Dokumen perjalanan dinas
C.   Menyiapkan Dokumen Perjalanan Dinas
D.   Aneka Persiapan Perjalanan Dinas
PENUTUP
A.   Kesimpulan
B.   Kritik dan Saran
C.   Daftar Pustaka

BAB I
PENDAHULUAN
A.    Latar Belakang
Perjalanan dinas pimpinan biasanya dilakukan karena berbagai kepentingan, antara lain
karena adanya pelaksaan pengawasan di kantor cabang atau perusahaan cabang, seminar, diklat,
tender, janji pertemuan, penjajakan kerja sama, menghadiri acara seremonial, kegiatan social,
dan berbagai kegiatan lainnya, sehubungan dengan perjalanan dinas tersebut, pimpinan tidak
perlu  mempersiapkan sendiri segala sesuatunya lagi kerena adanya sekretaris, seorang sekretaris
harus memiliki pengetahuan dan ketrampilan yang salah satunya adalah pengaturanperjalanan
dinas atau perjalanan bisnis pimpinan. Disamping itu, seorang sekretaris dalam mengurus
perjalanan dinas pimpinan harus mengetahui peraturan-peraturan dari segala jenistransportasi,
bagaimana prosedur nya, pelayanannya serta menghubungi agen perjalanan atau travel
birodengan mudah.Maka dari itu sekretarislah yang mengatur tugas perjalanan dinas atau bisnis
pimpinan secara keseluruhan. Hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris adalah
 peraturanperusahaan tsb yaitu perlu mengetahui masing-masing hak pimpinan, apakah dapat
menggunakan fasilitas kelasutama (VIP), kelas ekonomi, dan sebagainya. 

B.     Rumusan Masalah
1. Bagaimana membuat rencana perjalanan dinas ?
2. Apasaja dokumen yang dibutuhkan dalam perjalanan dinas ?
3. Bagaimana menyiapkan dokumen dalam perjalanan dinas ?
4. Sebutkan aneka perjalanan dinas !
C.    Tujuan dan manfaat
Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan makalah ini adalah :
 Umum  :  Untuk mengetahui tentang “ Perjalanan Dinas Pimpinan ”
 Khusus : Untuk memenuhi tugas mapel Humas dan Keprotokolan Kelas XII Jurusan
Administrasi Perkantoran.

BAB II
LANDASAN TEORI
A. Pengertian Pejalanan Dinas & Perjalanan Bisnis
    Perjalanan adalah suatu kegiatan bepergian ke suatu tempat, sedangkan Dinas adalah melakukan
tugas. Jadi, perjalanan dinas adalah suatu kegiatan perjalanan yang dilakukan oleh seseorang atau
sekelompok orang yang dibiayai oleh instansi/perusahaan yang memberi tugas dalam rangka
melaksanakan tugas kedinasan kantor.
         Sedangkan Perjalanan bisnis adalah kegiatan perjalanan yang dilakukan oleh seseorang atau
sekelompok orang yang dibiayai oleh instansi yang memberti tugas dengan tujuan mencari
keuntungan.

B. Perbedaan Pejalanan Dinas & Perjalanan Bisnis

           1. Persamaan
 Keduanya melakukan perjalanan keluar kota / provinsi / negara.
 Dibiayai oleh instansi/perusahaan
 Setelah selesai melaksanakan perjalanan, membuat laporan
     2. Perbedaan
 Perjalanan Dinas : - Didalam lingkup kantor pemerintah
                                                 - Berorientasi pada pelyanan masyarakat
 Perjalanan Bisnis : - Didalam lingkup kantor swasta
                                                 - Berorientasi pada perolehan keuntungan
C. Macam - macam Perjalanan Dinas
             Perjalanan dinas dibagi menjadi 3 macam, yaitu :
                  1. Ditinjau dari wilayah :
              - Dalam Negeri
              - Luar Negeri
           2. Ditinjau dari transportasi :
              - Darat : Mobil, travel, bus, kereta api, dll
              - Laut : Kapal
              - Udara ; Pesawat, helikopter, dll
        3. Ditinjau dari tujuan :
           - Perjalanan dinas untuk rakernas
           - Perjalanan dinas untuk seminar nasional
           - Perjalanan dinas untuk kunjungan kerja
           - Perjalanan dinas untuk pendidikan dan latihan
           - Pejalanan dinas untuk pelantikan
           - Perjalanan dinas untuk kegiatan sosial
           - Perjalanan dinas untuk tender
           - Perjalanan dinas untuk acara seremonial
           - Perjalanan dinas untuk monitoring dan evaluasi

BAB III
PEMBAHASAN

A.     Membuat rencana perjalanan dinas

          Untuk menyusun rencana perjalanan dinas pimpinan, sekertaris tidak bekerja sendiri, tetapi
ia harus melakukan konfirmasi dengan pimpinan atas segala sesuatu yang diperlukan
dipersiapan. Hal ini perlu karena biasanya pimpinan mempunyai keinginan, pemikiran,dan
rencana tertentu berkaitan dengan perjalanan dinasnya. Bila konfirmasi tidak dilakukan, tidak
menutup keinginan apa yang direncanakan sekretaris tidak sesuai dengan segala keinginan dan
rencana pimpinan.
Tahap awal perencanaan perjalanan dinas pimpinan adalah mengidentifikasi beberapa informasi
yang harus diketahui dan beberapa informasi tersebut mencangkup sebagai berikut :

1. Tujuan perjalanan dinas pimpinan: rapat diluar organisasi, negosiasi atau penjajakan
bersama, inspeksi mendadak ke kantor cabang, menemui aparat pemerintah atau yang lain. Hal
ini harus ditanyakan kepada pimpinan agar sekretaris dapat mempersiapkan dokumen-dokumen
yang harus dibawa seesuai dengan tujuan perjalanan dinas pimpinan.
 2. Waktu pelaksanaan kegiatan pokok perjalanan dinas, misalnya perjalanan dinas untuk
diklat selama dua hari. Dalam hal ini diklat sebagai kegiatan pokok perjalanan dinas. Informasi
mengenai jadwal kegiatan pokok perjalanan dinas ini dapat dimanfaatkan oleh sekretaris untuk
menyusun jadwal kegiatan dan alternatif sarana trasportasi yang bisa digunakan beseta persiapan
dan pengurusan dokumen-dokumen perjalanan dnas, jenis akomodasinyang diperlukan misal
hotel dan mobil dan perkiraan anggaran.
3. Acara lain diluar perjalanan dinas. Sebagai contoh: tujuan pokok perjalanan dinas adalah
mengikuti dikllat, tetapi disela kegiatan pokok tersebut ada waktu luang yang akan dilakukan
untuk pertemuan dengan relasi bisnis di kota tempat diklat tersebut. Informasi ini perlu agar
menyiapkan dokumen-dokumen  yang perlu dibawa dalam rangka pertemuan diluar kegiatan
pokok ataupun untuk menghubungi relasi.
4. Acara setelah kegiatan pokok perjalanan dians, misal pimpnan hendak melakukan
pertemuan dengan relasi bisnisnya. Hal ini perlu diketahui sekretaris untuk melakukan persiapan
dan pengaturan jadwal pimpinan.
Kegiatan tersebut setelah semua rencana disetujui oleh pimpinan, barulah sekretaris bisa
bertindak lanjuti semua rencana dan persiapan perjalanan dinas pimpinan. Tindak lanjut antara
lain mengurus dokumen perjalanan, menghubungi biro perjalanan atau pun  pihak-pihak tertentu
sehubungan dengan pelaksanaan perjalanan dinas pimpinan.

B.    Dokumen perjalanan dinas

        Dokumen yang harus dibawa pimpinan dalam rangka perjalanan dinas nya dapat dibedakan
atas:

 Dokumen khusus yang berhubungan langsung dengan tujuan perjalanan dinas.

 Dokumen pendukung yang kemudian dapat disebut dokumen perjalanan.
Disebut dokumen pendukung karena memang berfungsi sebatas sebagai  pendukung pelaksanaan
dan pencapaian tujuan dan dokumen-dokumen lebih berkaitan dengan administrasi untuk
perjalanan. Berikut uraian yang harus dipersiapkan dalam rangka perjalanan dinas pimpinan.
Bila pimpinan melakukan perjalanan dinas melalui darat lingkup dalam negeri tidak ada
dokumen perjalanan yang bersifat khusus yang  harus dibawa pimpinan kecuali surat tugas yang
menginformasikan bahwa pimpinan ditugaskan perusahaan untuk mengadakan perjalanan dinas
dalam urusan tertentu.
Bila perjalanan dinas lewat udaran dan lingkup dalam neger dokumen yang dibawa pimpina
sama dengan dokumen perjalanan dinas lewat darat dalam lingkup dalam negeri. Namun apabila
antarnegara atau luar negeri maka dokumen yang harus dipersiapkan sebagai berikut:

 Surat Tugas
Surat yang berisi penugasan kepada seseorag untuk melakukan perjalanan keluar negeri
sehubungan dengan masalah perusahaan yang memerlukan hubungan ke luar.
  Pasport
adalah dokumen perjalanan yang diberikan izin untuk meninggalkan Negara dan untuk bepergian
ke negara tertentu. Paspor merupakan tanda izin bepergian dan melalui perbatasan Negara yang
dilaluinya, tanda bukti diri di negara asing dan bukti perlindungan hukum. Paspor diperoleh
di kantor Imigrasi setempat, salah satu syarat yang harus dipenuhi oleh seseorang yang hendak
bepergian ke luar negeri adalah pengesahan dari pemerintah, melalui Departemen.

 Visa
Visa adalah tanda izin yang dicap pada lembaran-lembaran paspor untuk mengunjungi suatu
Negara tertentu dalam waktu tertentu. Visa ini dapat diperoleh pada konsulat atau keduataan
negara yang bersangkutan.  Perwakilan atau kedutaan negara yang akan dikunjungi akan
memberikan stempel dalam salah satu lembaran paspor dari buku paspor. Hal ini menunjukkan
bahwa si pemilik paspor telah dibenarkan untuk memasuki wilayah negaranya, dalam waktu
tertentu. Untuk kunjungan yang tidak melebihi dua minggu, visa tidak diperlukan bagi warga
negara Indonesia yang masuk ke negara-negara ASEAN. Visa yang dikehendaki pimpinan :

 Single entry, yaitu visa yang berlaku untuk sekali perjalanan masuk ke suatu negara
tertentu. Dengan demikian, seseorang tidak dapat masuk lagi ke suatu negara apabila ia sudah
keluar dari negara tersebut tanpa memperbaui visanya.
 Multiple entry, yaitu visa yang dapat dipakai unuk masuk negara beberapakali tanpa
harus memperbarui visanya.
Fiskal adalah suatu kebijakan ekonomi dalam rangka mengarahkan kondisi perekonomian untuk menjadi lebih baik
dengan jalan mengubah penerimaan dan pengeluaran pemerintah. Kebijakan ini mirip dengan kebijakan moneter
untuk mengatur jumlah uang beredar, namun kebijakan fiskal lebih mekankan pada pengaturan pendapatan dan
belanja pemerintah.

C.    Menyiapkan Dokumen Perjalanan Dinas

        Sekretaris perlu mempersiapkan dan memeriksa dokumen-dokumen perjalanan yang
diperlukan pimpinan yang akan pergi ke luar negeri. Ada bermacam-macam dokumen yang perlu
dibawa jika mengunjungi Negara Asing, yaitu:

1.     Paspor (Passport)
      Adalah sebuah buku kecil berisi identitas orang yang memegangnya, berlaku sebagai tanda
pengenal atau tanda sah diri pemegangnya.  Setiap orang yang berkunjung ke suatu negara
diwajibkan menunjukkan paspornya agar dapat diketahui siapa dirinya, warga negaranya,
usianya dan sebagainya.  Syarat-syarat yang diperlukan untuk mengurus passport:

1.   KTP pimpinan
2. Kartu keluarga pimpinan
 3. Ijasah dari pendidikan terakhir pimpinan
4. Pas foto
5. Surat tugas dari perusahaan yang menginformasikan tujuan pimpinan mengadakan
perjalanan dinas
6. SK pengankatan pegawai
7. SKKB sehungan dengan tujuan perjalanan dinas ke luar negeri
8. Akta kelahiran

2.     Exit permit
     Exit permit adalah ijin meninggalkan Negara tempat tinggalnya   untuk berpergian ke negara
lain untuk sementara waktu sebagai turis atau sebagai traveler lainnya.  Bentuk exit permit
berupa cap atau stempel yang diterakan pada lembaran paspor. Masa berlakunya exit permit
adalah untuk 3 (tiga) bulan, dan apabila masa itu telah lewat (dipakai atau belum) maka harus
dimintakan lagi untuk perjalanan lainnya.

3.     Surat Keterangan Fiskal

          Surat keterangan fiskal adalah surat keterangan pembayaran pajak yang diwajibkan
pemerintah terhadap warga negaranya yang akan berangkat ke luar negeri, kecuali orang yang
dibiayai oleh pemerintah atau pegawai negeri.

       Sertifikat Kesehatan (Health Certificate)

        Sertifikat kesehatan adalah surat keterangan imunisasi untuk vaksinasi penyakit tertentu seperti
Cholera, Yellow fecer, dan sebagainya.  Surat keterangan seperti ini dapat berubah tergantung
epidemik yang menyerang suatu daerah/Negara.  Untuk itu sekretaris perlu memeriksa apakah
sudah ada sertifikat kesehatan apabila pimpinan akan berkunjung ke Negara tertentu yang
meminta sertifikat kesehatan yang diisyaratkan.  Sekretaris harus mencari informasi (bisa ditanya
ke biro perjalanan) Negara  mana saja dan sertifikat kesehatan jenis apa yang dipersyaratkan
Negara yang bersangkutan.

             Visa
               Visa adalah ijin untuk masuk ke suatu Negara, berupa keterangan yang ditulis di atas
selembar formulir kemudian ditempel pada salah satu halaman paspor.  Keterangan yang
dicantumkan ke dalam visa adalah berapa lama seseorang diperkenankan tinggal di Negara yang
akan dikunjunginya.
Masing-masing Negara mempunyai kebijakan (policy)  yang berbeda satu sama lain.  Pada
umumnya diberikan ijin tinggal 3 (tiga) bulan.  Apabila pengunjung tinggal di sebuah Negara
melewati batas waktu ijin tinggal disebut overstay, ia akan dikenakan sanksi oleh Negara yang
bersangkutan antara lain dapat dipaksa pulang.  Keterangan yang dicantumkan dalam Visa
berbeda-beda, ada bisa yang hanya mencantumkan lama ijin, tinggal, nomor paspor, dan single
 visit atau multiple visit.  Ada pula mencantumkan nomor pemegang paspor  Single Visit berarti
Visa hanya berlaku untuk 1 (Satu) kali kunjungan.  Multiple Visit artinya berlaku untuk beberapa
kali kunjungan dalam jangka waktu tertentu.
        Visa dapat diperoleh di kedutaan atu perwakilan Negara yang akan dikunjungi, setelah si
pemohon diteliti seperlunya, terutama apakah paspornya masih berlaku atau paspor itu tidak
palsu atau apakah si pemohon adalah orang yang dilarang memasuki suatu Negara
tersebutSyarat-syarat untuk mendapatkan Visa :

Memperhatikan paspor yang masih berlaku.

Sudah mempunyai exit permit.
Sudah mempunyai tiket untuk pulang pergi (round trip tickets) ke Negara yang
akandikunjunginya.
Membawa uang secukupnya dengan menunjukkan jenis uang yang akan dibawa, berupaBank 
atau traveler checque atau dalam bentuk lain.
Dapat memberikan alamat tempat menetap dan surat garansi dari perusahaan serta surat sponsor
dan perusahaan yang akan dikunjungi, sebagai alasan keberangkatan ke luar negeri.
Mengisi Applications Form dan membayar sejumlah uang yang akan ditentukan oleh kedutaan
atau perwakilan Negara yang diminta. Menyerahkan pas poto sebanyak yang diminta.

Macam-macam Visa:
a.  Transit Visa
      Adalah visa yang diberikan penumpang yang singgah (transit) pada suatu kota di suatu
Negara tertentu, biasanya hanya untuk 1 (satu) sampai 3 (tiga) hari, lalu melanjutkan
perjalanannya ke tempat yang menjadi tujuannya.
b.  Tourist Visa
   Sering disebut visa pariswisata, adalah visa yang diperuntukkan bagi orang-orang yang
mengadakan perjalanan untuk tujuan pariwisata.  Di Indonesia Tourist visa berlaku untuk satu
atau dua bulan dan tidak dapat diperpanjang visanya dan harus keluar dari Indonesia dan
meminta lagi visanya ke Kedutaan Besar Republik Indonesia di luar negeri, biasanya di
Singapore.
c.  Business Visa
Adalah visa yang diperuntukkan bagi para traveler yang akan mengadakan kunjungan bisnis atau
urusan dagang lainnya.
d.  Official Visa
   Adalah visa yang diberikan kepada pejabat resmi dari suatu Negara,  yang diberikan secara
gratis sebagai tanda persahabatan antara kedua Negara sesuai kelaziman tata cara dalam
hubungan Internasional.
e.  Dipomatic Visa
    Adalah visa yang diberikan kepada duta, konsul atau perwakilan dari suatu Negara yang patut
diberikan penghargaan dan penghormatan atas dasar hukum dan kebiasaan dalam pergaulan
diplomatic internasional .
f.    Imigran Visa
     Adalah visa yang diperuntukkan mereka yang tergolong dalam kategori immigrant, yaitu
orang-orang yang mengadakan perjalanan Ke Negara yang bersangkutan dan berkeinginan
menetap di Negara yang bersangkutan.
Dalam  kerangka kerjasama Negara-negara ASEAN , warga Negara Indonesia akan
mengadakan  kunjungan singkat kebeberapa Negara ASEAN, seperti Singapore, Malaysia,
Brunei Darussalam, Thailand, Philipines, tidak memerlukan Visa.
Beberapa Negara Eropa yang tergabung dalam “schengen Countries” seperti: Netherland,
Belgium, Lusembourg, Germany, France, Italy, Spain, dan Portugal, membuat kesepakatan ,
apabila traveler hendak berpergian ke Negara-negara tersebut dan dapat dipakai untuk masuk ke
Negara lain yang tergabung dalam  Schegen Agreement.

D.     Aneka Persiapan Perjalanan Dinas

Agar perjalanan dinas pimpinan dapat berjalan lancar, maka harus disiapkan segala sesuatunya
baik menyangkut perencanaan transportasi , akomodasi, keuangan maupun pertemuan.

1.      Rencana Transportasi
Prinsip efektifitas dan efisiensi hendaknya menjadi pertimbangan bagi sekretaris untuk
menentukan sarana transportasi yang akan diperjalankan pimpinan, baik watu keberangkatan,
selama perjalanan dinas maupun kepulangan pimpinan. Sehubungan dengan hal ini, disatu sisi
sekretaris harus dapat memilih alat  transportasi yag mendukung kelancaran tugas pimpinan, dan
disisi lain sekretaris juga harus memperhatikan kondisi keuangan perusahaan.

2.      Rencana akomodasi
          Rencana akomodasi biasanya meliputi tempat penginapan (hotel) dan sarana trasportasi
selama pimpinan mengadakann kegiatan dalam perjalanan dinasnya.
          Untuk pengurusan hotel, sekretaris dapat menghubungi hotel tempat menginap pimpinan
selama melakukan perjalanan dinas lewat telepon atau faksimile. Akan lebih baik sekretaris juga
memilih daftar hotel atau tempat penginapan beserta alamat dan fasilitas yang diberikan dan
harga masing-masing fasilitas yang ditawarkan. Dengan demikian dapat menghemat waktu,
tenaga dan uang karena tidak perlu mencari-cari dan memilih hotel.
          Untuk pengurusan akomodasi, termasu didalamnya tempat peginapan ini juga diserahkan
kepada biro perjalnan. Dengan demikian sekretaris tinggal menghubungi biro perjalanan yang di
percaya untuk melayani. Untuk memperlancar biro perjalanan, sekretaris harus memberikan
informasi kepada biro tentang nama pimpinan, tanggal dan check in serta check out  dari hotel.
Bisa juga diinformasikan kedatangan pimpinan di bandara, sehingga pihak biro perjalanan dan
hotel dapat menjemput pimpinan tepat waktu.

3.      Rencana Keuangan
          Untuk rencana keuangan sekretaris harus dapat merinci berapa biaya yang akan
dikeluarkan antara lain mencakup biaya transportasi, biaya akomodasi, biaya kegiatan pokok
(misal biaya kontribusi seminat) dan biaya lainnya.
          Saat ini jarang pimpinan membawa uang tunai dalam perjalanan, karena alasan keamanan
dan kerepoan selama perjalanan. Pimpinan cukup membawa credit card atau traveler’s cheque
 yang dapat diuangkan setiap saat. Traveler’s cheque merupakan semacam cek yang dapat
diuangkan dibank. Namun demikian, sekretaris perlu mempersiapkan uang kertas (bank notes)
atau pecahan kecil mata uang untuk keperluan “tips”, biaya tranpor taksi, bus dan lain-lain.

4.      Rencana pertemuan
          Jika perjalanan dinas menghadiri undangan pertemuan, maka persiapan yang dilakukan
sekretaris adalah mempersiapkan akomodasi dan dokumen yang berkaitan langsung dengan tema
yang akan dibicarakan. Tetapi apabila pertemuan merupakan pelaksanaan dari “janji temu” maka
sekretaris harus menghubungi pihak-pihak yang akan ditemui pimpinan tersebut. Sekretaris
harus melakukan kegiatan :
1. Menghubungi orang-orang yang akan ditemui pimpinan, dengan mencatat nomor telp,
alamat yang dituju yaitu alamt rumah bila ada dan alamat perusahaan , serta kedudukan orang
tersebut dalam suatu perusahaan.
2. Menghubungi petugas yang mengurus tempat pertemuan yang telah disepakati oleh
kedua belah pihak.
3. Menyiapkan bahan-bahan untuk pertemuan
4. Menyiapkan kaset rekaman atau tape kecil bila pembicaraan hendak direkam.
5. Menyiapkan kamus sesuai dengan bahasa negara yang akan dituju atau mencatat
keterangan tentang budaya disuatu tempat yang dikunjungi, baik cara bertemu, cara makan,
bagaimana berhubungan dengan pria atau wanita. Hal ini perlu dicermati agar pimpinn tidak
melakukan kesalahan saat berkunjung atau menemui seseorang.
                Dengan memperhatikan hal-hal tersebut di atas, pimpinan dapat mengadakan pertemuan
tanpa harus mengalami hambatan dan dapat menganisipasi perilaku atau budaya yang berbeda.

BAB IV
PENUTUP
A.    Kesimpulan
Bahwa seorang sekretaris harus mampu mengendalikan segala pertemuan seorang
pemimpin dengan baik dalam pertemuan rapat ataupun segala kegiatan yang berhubungan
dengan kegiatan seorang pemimpin. Karena mau bagaimanapun seorang pemimpin butuh tenaga
seorang sekretaris dalam mengatur semua kegiatanya nya agar semua kegiatan dapat berjalan
dengan baik.

B.     Kritik dan Saran

Saya menyadari dalam pembuatan mekalah ini banyak sekali kekurangannya. Untuk itu
saya meminta saran agar pembuatan makalah berikutnya dapat lebih baik dari sebelumnya.

C.    Daftar Pustaka
1. https://helmishopiana.wordpress.com/2014/05/07/materi-perjalanan-dinas/
2. http://administrasiperkantor.blogspot.co.id/2012/11/mengatur-perjalanan-
dinaspimpinan.html
3. Modul Pembelajaran Humas dan Keprotokolan Bu Siti Nurmala