57

BAB VII
PENGATURAN PERJALANAN DINAS

Tujuan Instruksional Khusus:

Setelah mempelajari bab ini, mahasiswa diharapkan mampu:
1. Melakukan pemesanan sarana transportasi
2. Melakukan pemesanan tempat pada hotel atau penginapan
3. Menyiapkan dan membuat dokumen-dokumen perjalanan
4. Membuat itinerary
5. Membuat laporan keuangan sebagai pertanggung jawaban pengeluaran
selama perjalanan dinas.

7.1 PENDAHULUAN
Menyiapkan perjalanan dinas pimpinan maksudnya adalah; menyusun
rencana perjalanan secara rinci, yang terdiri dari rute perjalanan, jenis kendaraan
yang akan digunakan, waktu berangkat dan kembali, penginapan, dan catatan
penting lainnya yang erat kaitannya dengan perjalanan termaksud.
Dewasa ini banyak pimpinan sering melakukan perjalanan dinas untuk
keperluan organisasinya. Maka dari itu, seorang sekretaris harus dapat membuat
perencanaan dan mengaturan perjalanan dinas bagi pimpinannya.
Ada beberapa alternatif dalam melakukan pengaturan perjalanan dinas
diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Perusahaan besar biasanya memiliki suatu bagian khusus yang
menangani pemesanan akomodasi dan transportasi.
2. Beberapa perusahaan memiliki alat transportasi. Ada yang memiliki
sarana transportasi darat, laut atau udara.
3. Perusahaan bekerja sama dengan agen perjalanan untuk transportasi
maupun penginapan.

7.2 TRANSPORTASI
Sarana transportasi yang biasa digunakan adalah sebagai berikut:

57
 58

1. Transportasi darat
Sarana transportasi darat yang biasa digunakan adalah; mobil perusahaan, bis,
kereta api, mobil sewa, dan kendaraan dari agen perjalanan.
2. Transportasi laut
Sarana transportasi laut yang biasa digunakan adalah; ferry, speed boat, dan
kapal laut.
3. Transportasi udara
Pemilihan alat transportasi udara seperti pesawat terbang, adalah cara yang
paling banyak digunakan. Terutama apabila perjalanan dinas membutuhkan
waktu yang lama karena perjalanan jauh.
Dalam memilih pesawat yang akan digunakan, perlu diperhatikan hal-hal
sebagai berikut:
- Siapa pihak yang akan melakukan perjalanan dinas, untuk
menetapkan kelas penerbangan.
- Waktu pertemuan atau urusan bisnis dari pimpinan.
- Pimpinan seorang perokok atau bukan, untuk menetapkan
lokasi tempat duduk.
Untuk mempermudah menentukan penerbangan yang akan dipilih sebaiknya
digunakan jadwal penerbangan yang tersedia di kantor-kantor perusahaan
penerbangan atau agen perjalanan.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membaca jadwal penerbangan antara
lain:
- Pelabuhan udara asal (keberangkatan)
- Pelabuhan udara tujuan
- Waktu keberangkatan
- Waktu kedatangan (disesuaikan dengan waktu setempat)
- Jenis penerbangan
- Nomor penerbangan
- Pelabuhan udara transit
- Waktu kedatangan dan keberangkatan di pelabuhan transit
- Pesawat pengganti setelah transit (bila ada)
 59

7.3 AKOMODASI
Dalam pemilihan penginapan atau hotel, perlu diperhatikan hal-hal sebagai
berikut:
1. Sesuaikan hotel atau penginapan yang dipilih dengan jabatan pihak yang
melakukan perjalanan dinas (sesuai kebijaksanaan perusahaan).
2. Jarak hotel/penginapan dengan tempat pertemuan bisnis jangan terlalu jauh.
3. Jarak hotel/penginapan dengan daerah perkantoran dan perbelanjaan
diusahakan berdekatan.
4. Fasilitas hotel/penginapan yang diharapkan.
Pemesanan tempat pada hotel atau penginapan bisa dilakukan melalui
telepon, surat, telex, ataupun fax. Hal-hal yang perlu dijelaskan pada saat
memesan tempat adalah sebagai berikut:
1. Jenis kamar (single, double, suite)
2. Harga yang diinginkan.
3. Jumlah orang yang akan menginap.
4. Tanggal kedatangan.
5. Perkiraan jam kedatangan.
6. Lamanya menginap.

7.4 DOKUMEN-DOKUMEN YANG PERLU DIPERSIAPKAN

Dokumen adalah setiap lembaran yang berisi data-data yang mempunyai
kegunaan, sehingga dapat dipergunakan sebagai alat informasi dan alat
pembuktian yang meyakinkan. Dokumen-dokumen yang harus dipersiapkan
dalam perjalanan dinas adalah sebagai berikut:
1. Perjalanan di dalam negeri
Perjalanan di dalam negeri tidak terlalu di butuhkan dokumen yang rumit.
Dokumen yang perlu disiapkan antara lain:
a. Kartu identitas diri
b. Tiket (apabila menggunakan sarana transportasi umum)
c. Peta kota
d. Itinery
 60

e. Dokumen-dokumen yang berhubungan dengan bisnis yang sedang

ditangani.
2. Perjalanan keluar negeri
Dokumen yang perlu dipersiapkan untuk perjalanan keluar negeri adalah
sebagai berikut:
a. Paspor
Paspor adalah surat keterangan yang dikeluarkan oleh pemerintah untuk
seorang warga yang akan mengadakan perjalanan keluar negeri. Paspor
tersebut berfungsi sebagai tanda identitas diri.
b. Visa
Visa adalah izin memasuki Negara lain atau tinggal sementara di Negara
lain. Wujud pemberian izin tersebut biasanya berupa cap dan paraf yang
dibubuhkan oleh pejabat perwakilan negara yang akan dikunjungi pada
paspor pemohon.
c. Cek perjalanan (traveller’s checques)
Cek perjalanan akan mempermudah untuk menarik dana secara aman,
karena apacila hilang masih mungkin untuk memperoleh penggantian
asalkan sebelumnya segera melaporkan kehilangan tersebut.
d. Kartu kredit (credit card)
Karta kredit adalah alat pembayaran sebagai pengganti uang tunai atau
cek. Kartu ini bisa digunakan untuk berbelanja di toko, restoran, hotel,
tempat hiburan dan sebagainya. Kartu kredit tidak boleh dipindah
tangankan kepada siapapun.
e. Polis asuransi
Bagi orang yang bepergian penting untuk memiliki polis asuransi, baik
asuransi kecelakaan, kesehatan atau kemungkinan kehilangan barang.
f. SIM Internasional
Apabila pihak yang bepergian menginginkan mengendarai mobil di
Negara yang dituju, maka ia harus memiliki SIM internasional yang
berlaku di banyak Negara.
 61

g. Tiket
Pastikan bahwa tiket telah diperoleh dan telah sesuai dengan yang
dikehendaki.
h. Fiskal
Orang yang akan melakukan perjalanan ke luar negeri diharuskan
membayar sejumlah uang tertentu yang biasa disebut dengan fiskal
(sejenis pajak).
i. Itineraty
Itinerary adalah jadwal perjalanan yang berisi rincian kegiatan yang
dilakukan selama perjalanan dinas. Itinerary sangat penting, karena
merupakan pedoman yang mengarahkan kegiatan perjalanan dinas agar
tidak meleset dari yang diharapkan/direncanakan.
j. Boarding pass
Setiap orang yang sudah siap untuk berangkat dari bandara akan diminta
untuk melakukan chek in, dari sana akan diperoleh sebuah kartu tanda
masuk yang biasa disebut boarding pass.
k. Lembar daftar pengeluaran/biaya (expenses form)
Perusahaan biasanya memiliki kebijakan tentang biaya-biaya yang
dikeluarkan selama perjalanan dinas dan akan memperoleh penggantian.
Cara untuk mempermudah mengetahui berapa biaya yang dikeluarkan
perusahaan biasanya menyediakan suatu formulir untuk mencatat biaya-
biaya yang dikeluarkan selama perjalanan dinas dilakukan.
l. Dokumen dinas
Dokumen-dokumen yang berhubungan dengan tujuan perjalanan dinas.
Dokumen-dokumen ini sebaiknya dimasukkan ke dalam suatu map
khusus.
m. Peta kota
Bagi seseorang yang baru pertama kalinya mengunjungi suatu kota akan
sangat membantu sekali apabila ia memiliki peta kota yang dikunjungi
tersebut. Peta ini dapat membantu menemukan alamat yang kita cari.
 62

7.5 ITINERARY
Sebelum pimpinan melakukan perjalanan dinas, sekretaris harus menyiapkan
suatu jadwal atau agenda perjalanan yang disebut itinerary. Itinerary dapat dibuat
secara ringkas maupun terperinci. Adapun isi itinerary yang lengkap adalah:
1. Nama orang yang melakukan perjalanan dinas.
2. Tempat tujuan
3. Jangka waktu (tanggal dimulai dan diakhirinya perjalanan dinas)
4. Keterangan keberangkatan seperti; hari, tanggal, waktu, dan
bandara keberangkatan
5. Keterangan kedatangan seperti; hari, tanggal, waktu, dan bandara
kedatangan.
6. Nama dan lokasi hotel.
7. Orang yang akan ditemui
8. kegiatan harian
9. Keterangan kepulangan seperti; hari, tanggal, waktu, dan bandara
kedatangan.
Contoh Itinerary
ITINERARY
ADINDA MUR ARIEFIANA, SE
Perjalanan ke Singapura
Lama perjalanan, 15 Mei 2007 – 17 Mei 2007
Hari/tanggal Waktu Kegiatan
11.30 Berangkat dari Bandung naik kereta
Parahyangan Executive
14.22 Tiba di Gambir
Selasa 14.22 Menuju bandara Soekarno-Hatta
15 Mei 2007 16.00 Tiba di bandara Soekarno-Hatta
17.30 Berangkat ke Singapura dengan SQ 145
19.15 Tiba di Changi Airport, Singapura
19.40 Sampai di Hotel Maridien
10.00 Rapat dengan Mr. T. Wong selama 2 jam
Rabu
13.00 Berkunjung ke Mrs. Silvia Ng
16 Mei 2007
16.00 Menuju Hotel untuk beristirahat.
07.00 Menuju Airport dengan taxi
09.30 Berangkat ke Jakarta dengan pesawat Garuda
Kamis
GA956
17 Mei 2007
10.25 Tiba di bandara Soekarno-Hatta dan langsung
pulang ke rumah.
 63

Check list
Untuk mengetahui seberapa jauh persiapan perjalanan dinas yang telah dilakukan
dan yang harus dilaksanakan, dapat dibuat checklist seperti contoh pada gambar
di bawah ini
PERJALANAN DINAS
Nama : Ir. Andhy Pribadi Dwi Putra
Tempat tujuan : Adelaide, Australia
Tgl. & waktu berangkat : 21 Mei 2007, pukul 08.00 WIB
Tgl. & waktu tiba : 26 Mei 2007, pukul 18.00 WIB
No Subyek Sudah siap Belum siap
01 Paspor
02 Visa
03 SIM ITNRL
04 Tiket
05 Polis asuransi
06 Traveler’s Cheque
07 Credit Card
08 Itenerary
09 Peta kota
10 Hotel
11 Dokumen bisnis

Alat dan bahan untuk praktek

Alat dan bahan yang harus dipersiapkan untuk membuatr perencanaan
perjalanan dinas, adalah sebagai berikut:
1. Jadwal penerbangan, kereta api, dan kapal laut
2. Brosur penyewaan kendaraan
3. Brosur angkutan bus
4. Daftar akomodasi dalam dan luar negeri
5. Peta kota
6. Formulir-formulir keuangan
7. Alat tulis kantor
8. Komputer atau mesin tik
9. Map/folder
 64

10. Penjepit kertas

Langkah Kerja
1. Pelajari terlebih dahulu kebijaksanaan perusahaan, terutama yang
berhubungan dengan biaya transportasi, akomodasi dan biaya lainnya.
2. Siapkan seluruh informasi yang berhubungan dengan perjalanan dinas dan
masukan ke dalam map khusus. Bila terdapat beberapa orang yang akan
melakukan perjalanan ke tujuan yang berbeda, buatlah map individual.
3. Tetapkan tempat tujuan, tanggal, serta waktu perjalanan dinas akan dilakukan.
4. Tetapkan jenis transportasi yang akan digunakan berikut jenis klas atau
golongan yang diinginkan.
5. Tetapkan hotel yang diinginkan yang disesuaikan dengan kebijaksanaan
perusahaan.
6. Setelah seluruh data diperoleh secara lengkap, buatlah pemesanan tempat di
hotel dan juga tiket untuk transportasi.
7. Buatlah janji atau konfirmasi dengan pihak yang akan dikunjungi.
8. Siapkan bahan yang dibutuhkan dalam pertemuan dengan pihak yang
dikunjungi.
9. Siapkan itinerary
10. Siapkan daftar untuk mencatat pengeluaran atau biaya selama dalam
perjalanan dinas.

7.6 LAPORAN KEUANGAN

Pengertian Laporan adalah suatu bahan informasi yang diperoleh dari hasil
proses pengolahan data atau hasil dari suatu penelitian, penyelidikan atau riset
terhadap suatu masalah. Sedangkan yang dimaksud dengan laporan keuangan
adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan data keuangan.
Bagian-bagian laporan keuangan
Suatu laporan dapat dibagi menjadi beberapa bagian sebagai berikut:
1. Nama (title) laporan
 65

Setiap laporan harus diberi nama atau judul. Nami ini harus disesuaikan
dengan aktivitas yang dilaporkan.
Contoh: LAPORAN BIAYA PERJALANAN DINAS Bp Ir. ARIFIAN KE
LONDON TANGGAL 5 S/D 12 MEI 2007
2. Tanggal laporan
Tanggal laporan menunjukkan waktu selesainya laporan itu dibuat
3. Alamat laporan
Pada laporan harus disebutkan kepada siapa laporan itu ditujukan.
4. Isi laporan
Isi laporan adalah hasil pengolahan data keuangan.
5. Penanggungan jawab laporan
Penanggung jawab laporan adalah penanda tangan laporan, meskipun dalam
praktiknya yang membuat laporan bukan penanda tangan. Pencantuman
penanggung jawab laporan terdiri dari unsur-unsur; tanda tangan, nama
terang, dan nama jabatan.
Cara membuat laporan keuangan
1. Laporan harus dibuat secara obyektif kebenarannya. Untuk itu diperlukan
suatu pengolahan data yang baik.
2. Laporan hendaknya ditulis dengan secara singkat tetapi jelas dan tepat.
3. Urut-urutan laporan harus disusun secara sistematis, mudah dibaca, mudah
dicari dan mudah dimengerti.
4. Berilah penjelasan dimana perlu.
5. Laporan hendaknya dibuat oleh pegawai yang mempunyai pengetahuan
tentang masalah yang dilaporkan dan teknik membuat laporan.

7.7 EVALUASI
Anda bekerja sebagai staff administrasi pada PT. PLN (PERSERO)
CABANG SEMARANG. Salah satu tugas anda adalah membuat pengaturan
perjalanan dinas bagi pimpinan. Bapak Ir. Ariefian Isnan, adalah pimpinan anda
yang bermaksud menghadiri seminar dan workshop mengenai pembangkit listrik
tenaga nuklir yang diselenggarakan di London, Inggris. Kunjungan ke Inggris
 66

tersebut direncanakan pada tanggal 15 sampai dengan 20 Agustus 2007. selama

di London kegiatan yang harus dilakukan oelh bapak Ir. Ariefian adalah sebagai
berikut:
- 16 Agustus 2007, pukul 11.00 a.m. – 02.00 p.m., Seminar di Convention
Centre, 12 Jameson Street, Telp.: (0482) 25 018
- 17 -18 Agustus 2007, pukul 09.00 a.m.-02.00 p.m, workshop di Convention
Centre, 12 Jameson Street, Telp : (0482) 25 018
- 19 Agustus 2007, mengunjungi pameran dan shoping.
Tugas I
Buatlah persiapan-persiapan sebelum keberangkatan bapak Ir. Ariefian dan
carilah informasi sehubungan dengan kunjungan ke Inggris tersebut (kumpulkan
informasi tersebut ke dalam sebuah map dan beri judul dengan nama pihak yang
akan melakukan perjalanan dinas, tanggal keberangkatan dan tempat tujuan).
Tugas 2
Buatlah Itinerary dan laporan keuangan sebagai pertanggung jawaban
pengeluaran selama perjalanan dinas yang dilakukan oleh bapak Ir. Ariefian.