3.19.

MENERAPKAN PENYUSUNAN PERJALANAN DINAS

(ITINERARY)

4.19.
MENYUSUN DAFTAR PERJALANAN DINAS (ITINERARY)
MATERI
Apa itu perjalanan dinas …..
 DEFINISI PERJALANAN DINAS

“Perjalanan yang dilakukan oleh karyawan

atau pegawai suatu perusahaan yang
berkaitan dengan tugas pekerjaan
kedinasan”

“Tugas pekerjaan kedinasan adalah tugas

pekerjaan yang berkaitan dengan
kepentingan lembaga perusahaan yang
bersangkutan”
 MACAM-MACAM PERJALANAN
DINAS

Ditinjau dari wilayah tujuan Ditinjau dari transportasi

Perjalanan dinas dalam negeri Perjalanan dinas melalui darat

Perjalanan dinas luar negeri Perjalanan dinas melalui laut

Perjalanan dinas melalui udara

DOKUMEN PERJALANAN BISNIS

• Surat Tugas
Dokumen • Surat Perintah Perjalanan Dinas
• Jadwal Perjalanan
• Petunjuk Akomodasi
Internal • Daftar Nama dan Telepon yang
mudah dihubungi

• Paspor
• Visa

Dokumen • Kartu Sehat/Yellow Card

• Asuransi
• KTP

Eksternal • Fiskal (Khusus Luar Negeri)

• Exit Permit
• Tiket Transportasi
• Voucher Penginapan
 DOKUMEN EKSTERNAL

• Paspor Biasa (normal passport), Paspor yang bersampul warna hijau, yaitu paspor yang digunakan oleh
masyarakat umum.
• Paspor Dinas, Paspor yang bersampul warna biru, yaitu paspor untuk pegawai / pejabat pemerintah yang
melaksanakan tugas kenegaraan/ perjalanan dinas ke luar negeri.
• Paspor diplomatik, Paspor yang bersampul warna hitam, yaitu paspor yang digunakan oleh pejabat
Paspor diplomatik, seperti duta besar atau pejabat-pejabat tertentu kedutaan.
• Paspor Haji, Paspor yang bersampul warna coklat, yaitu paspor khusus untuk orang-orang yang akan
menunaikan ibadah haji.
• Paspor Khusus, Paspor khusus oleh pejabat United Nations (PBB) dan biasanya mendapatkan perlakuan
diplomatik. Ada dua amacam paspor khusus, yaitu bersampul warna merah untuk pejabat tinggi PBB dan
bersampul warna biru muda untuk staf PBB.

• Transit visa, yaitu visa biasa yang diberikan kepada seseorang yang singgah (transit) di suatu kota di suatu
negara tertentu, biasanya hanya untuk 1-3 hari, kemudian melanjutkan perjalanan kembali ke negara
tujuan.
• Tourist visa, yaitu visa untuk orang-orang yang mengadakan perjalanan pariwisata.
• Bussiness visa, yaitu visa untuk para pebisnis yang akan melakukan kunjungan bisnis/urusan dagang ke
suatu negara.
Visa • Diplomatic visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat kedutaan, konsulat atau perwakilan suatu
negara yang patut diberikan penghormatan atas dasar hukum dan pergaulan diplomatik internasional.
• Official visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat resmi suatu negara, dalam hubungan internasional
sebagai tanda persahabatan kedua negara.
• Immigrant visa, yaitu visa yang diberikan kepada para imigran, yakni orang-orang yang mengadakan
perjalanan ke suatu negara dan berkeinginan menetap dinegara tersebut.
GAMBAR PASPOR
GAMBAR PASPOR
GAMBAR VISA
 PERSIAPAN PERJALANAN DINAS
PERSIAPAN
TRANSPORTASI
1. TRANSPORTASI DARAT
A. MOBIL
✓ Surat-surat, seperti SIM, STNK, Kartu Asuransi, KTP, dan surat-surat lainnya.
✓ Membawa peta dan rute perjalanan yang akan di lalui.
✓ Memeriksa kondisi mobil sampai layak jalan.
✓ Menyiapkan rencana perjalanan, seperti memeriksa kembali janji dan jadwal kertemuan, mencatat nomor
telepon dan alamat perusahaan yang menjadi mitra bisnis.
✓ Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.
✓ Menyerahkan semua dokumen yang diperlukan kepada pimpinan dalam perjalanan dinas.
B. KERETA API
✓ Usahakan mendapat tiket kereta api sebelum jadwal keberangkatan.
✓ Dapatkan konfirmasi dari bagian informasi tentang jadwal keberangkatan dan kedatangan di stasiun
tujuan serta konfirmasi tentang ada tidaknya penundaan keberangkatan.
✓ Menyiapkan rencana perjalanan, seperti memeriksa kembali janji dan jadwal kertemuan, mencatat nomor
telepon dan alamat perusahaan yang menjadi mitra bisnis.
✓ Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.
✓ Menyerahkan semua dokumen yang diperlukan kepada pimpinan dalam perjalanan dinas.
 PERSIAPAN PERJALANAN DINAS
PERSIAPAN
TRANSPORTASI
2. TRANSPORTASI LAUT
A. KAPAL LAUT
✓ Dapatkan tiket kapal laut sebelum jadwal keberangkatan.
✓ Konfirmasi kepada petugas, dari pelabuhan mana keberangkatannya.
✓ Periksa kembali masa berlaku paspor dan visa pimpinan (untuk perjalanan ke luar negeri).
✓ Dapatkan mata uang asing dan travelers cheque.
✓ Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.
✓ Menyerahkan semua dokumen yang diperlukan kepada pimpinan dalam perjalanan dinas.
✓ Usahakan ada penjemputan di pelabuhan tujuan.
✓ Menyiapkan rencana perjalanan.

3. TRANSPORTASI UDARA
A. PESAWAT UDARA
✓ Dapatkan tiket pesawat sebelum jadwal keberangkatan.
✓ Periksa kembali masa berlaku paspor dan visa pimpinan (untuk perjalanan ke luar negeri).
✓ Dapatkan mata uang asing dan travelers cheque.
✓ Pastikan semua barang yang dibawa tidak melebihi berat maksimum yang telah ditentukan.
✓ Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.
✓ Menyerahkan semua dokumen yang diperlukan kepada pimpinan dalam perjalanan dinas.
✓ Usahakan ada penjemputan di bandara tujuan.
✓ Menyiapkan rencana perjalanan.
 PERSIAPAN PERJALANAN DINAS
PERSIAPAN
AKOMODASI
1. Pemesanan kamar hotel
Pemesanan kamar hotel dilakukan sehari sebelumnya, bisa melalui telepon, faximile, atau pesan
langsung dengan menggunakan KTP untuk memudahkan pengecekan.

2. Check In
Dilakukan pada saat pemesanan kamar di bagian reservation (pemesanan) dan front office
(resepsionis).

3. Check Out
Pada umumnya hotel menentukan waktu check out sekitar antara pukul 12.00 – 14.00 di hari
terakhir menginap. Dalam proses check out resepsionis akan menghubungi bagian-bagian yang ada
di hotel untuk mengetahui fasilitas apa saja yang telah di gunakan oleh tamu yang belum dibayar.

4. Cara pembayaran
Biasanya pembayaran ini hanya untuk biaya kamar. Untuk biaya-biaya lainnya dapat dibayarkan pada
saat check out.
 PERSIAPAN PERJALANAN DINAS
JENIS
AKOMODASI
1. Hotel, salah satu jenis akomodasi yang mempergunakan sebagain atau seluruh bangunan
untuk menyediakan jasa pelayanan penginapan, makan dan minum serta jasa lainnya bagi
umum, yang dikelola secara komersil.
2. Motel, yaitu penginapan yang dilengkapi dengan tempat parkir kendaraan yang terletak di
dekat kamar dan biasanya tertutup
3. Hostel, yaitu bangunan bagi para pejalan muda, penaik sepeda, dan sebagainya dapat tinggal
dan makan atau menyediakan makanannya sendiri dengan murah.
4. Losmen, yaitu rumah penginapan yang hanya menyewakan kamar, dan tamu tidak mendapat
fasilitas makan.
5. Mansion, yaitu rumah besar yang disewakan.
6. Mess, yaitu penginapan yang biasanya dibangun oleh suatu instansi tertentu dengan biaya sewa
yang relatif murah.
7. Bungalow, yaitu penginapan yang berupa rumah-rumah kecil yang digunakan untuk
beristirahat di daerah wisata.
 PERSIAPAN PERJALANAN DINAS
JENIS
HOTEL
Jenis-jenis hotel menurut letak bangunannya :
❖ Resort hotel : hotel yang berada dikawasan objek
wisata.
❖ City hotel : hotel yang dibangundi wilayah
perkotaan, dimana para tamunya sebagian besar
melakukan kegiatan usaha/bisnis di wilayah
tersebut.
❖ Airport hotel : hotel yang dibangun di dekat
bandara, untuk memudahkan para tamu melakukan
perjalanan dengan pesawat terbang.
❖ Urban hotel : hotel yang dibangun di pedesaan,
agar para tamu dapat menikmati suasana di
pedesaan.
❖ Subburb hotel : hotel yang dibangun di pinggir kota
atau di kota satelit, dimana para tamu melakukan
kegiatan rapat.
Jenis-jenis hotel menurut lama waktu tamu menginap:
❖ Transit hotel : hotel yang digunakan untuk menginap 1-2
hari.
❖ Resident hotel : hotel yang digunakan sebagai tempat
tinggal
❖ Semi resident hotel : hotel yang digunakan sebagai tempat
tinggal sementara.
❖ Jenis-jenis hotel menurut penetapan tarif kamar :
❖ American plan : hotel yang merencanakan harga kamar
sudah termasuk tiga kali makan.
❖ European plan : hotel yang merencanakan harga kamar
tidak termasuk biaya makan.
❖ Modified American plan : hotel yang menetapkan harga
kamar termasuk biaya dua kali makan.
❖ Continental plan : hotel yang menetapkan harga kamar
sudah termasuk makan pagi secara continental.
❖ Bermuda plan: hotel yang menetapkan harga kamar sudah
termasuk makan pagi secara american.
 PERSIAPAN PERJALANAN DINAS
JENIS
HOTEL
Jenis kamar hotel menurut jumlah tempat tidur :
❖ Single bedroom : kamar hotel dengan satu tempat tidur
untuk satu orang.
❖ Double bedroom : kamar hotel dengan satu tempat tidur
besar untuk dua orang.
❖ Twin bedroom : kamar hotel dengan dua tempat tidur
untuk dua orang.
❖ Family bedroom : kamar hotel dengan dua atau tiga kamar
yang saling berhubungan.
❖ Triple bedroom : kamar hotel dilengkapi dengan double
beds dan satu single beds atau bahkan dengan tiga single
beds.
❖ Solo used : satu kamar double room atau twin room yang
digunakan untuk satu orang.
❖ Extra used : satu tempat tidur yang dipakai untuk
menambah tempat tidur di suatu kamar hotel.
❖ Baby cot : tempat tidur mungil khusus disediakan untuk
bayi.
Jenis kamar hotel menurut tingkatannya :
❖ Standard room, yaitu kamar hotel dimana perlengkapan dan
peralatan hotel terdapat dalam satu ruangan.
❖ Suite room, yaitu kamar hotel yang memisahkan ruang tidur
dan ruang tamu.
❖ Presidential suite room, yaitu kamar hotel yang terdiri dari
dua kamar tidur, satu ruang tamu, dan dilengkapi dengan
meja makan serta dapur kecil.
Jenis hotel menurut jumlah kamar :
❖ Small Hotel : Hotel yang dibangun di daerah dengan angka
kunjungan rendah, dengan jumlah kamar maksimal 25 kamar.
❖ Medium Hotel : Hotel yang dibangun di daerah dengan angka
kunjungan sedang, dengan jumlah kamar sekitar 29-299 kamar.
❖ Large Hotel : Hotel yang dibangun di daerah dengan angka
kunjungan tinggi, dengan jumlah kamar minimun 300 kamar.
 PERSIAPAN PERJALANAN DINAS
PERSIAPAN
RENCANA PERJALANAN DINAS
1. Siapa yang bertanggung jawab dalam perjalann dinas
2. Tujuan utama perjalanan dinas pimpinan
3. Waktu atau jadwal yang pasti tentang acara perjalanan dinas yang meliputi keberangkatan, kedatangan, dan
persinggahan.
4. Prosedur tentang transportasi dan hotel yang biasa dipakai, apakah pimpinan punya pilihan menggunakan kelas
utama atau kelas ekonomi serta jenis hotel yang dikehendaki.
5. Jumlah uang perjalanan yang akan diperoleh oleh seorang pimpinan.
6. Cara pemesanan (reservation) tentang tiket pesawat dan hotel
7. Customs regulations (peraturan kepabeanan), Sebelum bepergian ke luar negeri, administrasi kantor / sekretaris
harus mencari tahu tentang peraturan kepabeanan / bea cukai dari negara yang akan dikunjungi pimpinan,
seperti barang apa saja yang boleh dibawa serta barang apa saja yang boleh masuk kabin.
8. Baggage (bagasi)
9. Cara memperoleh penggantian ongkos perjalanan
10. Dokumen/materi apa saja yang perlu di persiapkan.
 ISTILAH DALAM RESERVASI TIKET
➢ Pembelian tiket
Jika perjalanan dinas pimpinan dilaksanakan oleh administrasi kantor / sekretaris, pembelian tiket dapat langsung dibayarkan di loket airlines (perusahaan maskapai
penerbangan), tetapi jika pemesanan dilakukan melalui jasa biro perjalanan, biaya tiket sudah termasuk juga seluruh biaya, termasuk biaya (fee) untuk biro tersebut atau tiket
dapat dipesan melalui website dan pembayarannya dilakukan melalui kartu kredit.

➢ Reconfirmation
Reconfirmation (konfirmasi ulang), yaitu proses penegasan kembali atau konfirmasi ulang tentang kapan pimpinan akan berangkat dengan airlines (perusahaan maskapai
penerbangan) tersebut.

➢ Shuttle flights
Shuttle flights, yaitu penerbangan pulang pergi dalam satu negara. Penerbangan biasanya dilakukan setiap jam, sehingga tidak perlu membuat reservation (pemesanan). Tiket
dapat langsung dibeli di airport (bandara) dengan uang tunai atau dengan kartu kredit, seperti penerbangan dengan tujuan Jakarta – Surabaya atau Jakarta – Batam.

➢ Perubahan pemesanan
Apabila rencana perjalanan dinas mengalami perubahan sebagian atau seluruhnya, maka administrasi kantor/sekretaris harus segera menghubungi pihak airlines untuk
menginformasikan adanya perubahan pemesanan.

➢ Open return
Open return, yaitu tiket yang dapat dipakai untuk perjalanan, namun belum diketahui dengan pasti kapan akan kembali. Bila pimpinan telah memutuskan tanggal kembalinya
(saat itu beliau dalam perjalanan), pimpinan harus melakukan konfirmasi kepada airlines melalui telepon, sedangkan tiket dapat diurus di bandara pada waktu keberangkatan.
Bila airlines yang bersangkutan tidak mempunyai tempat, kemungkinan tiket akan diberikan kepada airlines yang lain.

➢ Redeeming tickets
Redeeming tickets, yaitu membatalkan tiket pesawat yang sudah dibeli dan mendapatkan kembali uangnya setelah dipotong biaya administrasi.
 PERSIAPAN PERJALANAN DINAS
PERSIAPAN
KEUANGAN

Biaya Perjalanan Dinas Alat Pembayaran

• Biaya trasportasi • Uang tunai
• Biaya akomodasi • Kartu kredit
• Biaya acara kegiatan/kontribusi • Cek bepergian/ traveler check
acara kegiatan • Letter of credit (L/C)
• Uang saku
• Uang lunsum (pajak langsung)
• Biaya lain-lain
 TATA CARA PERSIAPAN
PERJALANAN DINAS

In House Travelling Department

(Divisi Perjalanan)

Travel Bureau
(Biro Perjalanan)

Administrasi Kantor / Sekretaris

 PENYUSUNAN DAFTAR
PERJALANAN DINAS

Waktu Keberangkatan
Tempat Tujuan
Jangka Waktu Perjalanan
Jenis Transportasi : Darat, Laut, Udara
Tujuan Perjalanan Dinas
Kapan Selesai / Waktu Tiba Kembali
 PENYUSUNAN DAFTAR
PERJALANAN DINAS
DAFTAR PERJALANAN FUNGSI PERJALANAN
MANFAAT CARA PENYUSUNAN
DINAS DINAS
• Pekerjaan penting • Waktu Keberangkatan • Klasifikasi dan • Pedoman perjalanan
terselesaikan • Tempat Tujuan pencatatan segala • Sebagai petunjuk
• Menghemat tenaga dan • Jangka Waktu sesuai yang perlu pengganti pimpinan
waktu Perjalanan dikerjakan yang melakukan
• Memiliki data untuk • Jenis Transportasi : • Pencatatan hal-hal yang perjalanan
pertanggungjawaban Darat, Laut, Udara penting yang berkaitan • Sebagai pedomandalam
kerja dengan urusan menangani administrasi
• Tujuan Perjalanan Dinas
perjalanan dinas pimpinan
• Kapan Selesai / Waktu pimpinan
Tiba Kembali
• Pencatatan pekerjaan
mendesak, jangka
pendek, menengah dan
Panjang
• Menyelesaikan
pekerjaan berdasarkan
prioritas
TERIMA KASIH