0 penilaian0% menganggap dokumen ini bermanfaat (0 suara)
129 tayangan14 halaman
Front office dan receptionist bertugas sebagai perwakilan perusahaan yang menyambut tamu. Tugas utama receptionist adalah menjadi wajah perusahaan, menerima tamu, dan memberikan pelayanan seperti memberikan informasi. Receptionist perlu memiliki sikap positif dan kemampuan berkomunikasi.
Front office dan receptionist bertugas sebagai perwakilan perusahaan yang menyambut tamu. Tugas utama receptionist adalah menjadi wajah perusahaan, menerima tamu, dan memberikan pelayanan seperti memberikan informasi. Receptionist perlu memiliki sikap positif dan kemampuan berkomunikasi.
Front office dan receptionist bertugas sebagai perwakilan perusahaan yang menyambut tamu. Tugas utama receptionist adalah menjadi wajah perusahaan, menerima tamu, dan memberikan pelayanan seperti memberikan informasi. Receptionist perlu memiliki sikap positif dan kemampuan berkomunikasi.
Front office dapat diartikan sebagai seseorang yang bertugas
pada bagian depan suatu organisasi/instansi atau perusahaan sebagai ujung tombak karena dialah orang yang pertama kali dijumpai tamu perusahaan.
Seorang penerima tamu harus memenuhi syarat-syarat
sebagai berikut: 1. Berkepribadian tinggi
2. Sopan dan ramah
3. Cerdas 4. Bijaksana 5. Memiliki pengetahuan tentang struktur organisasi
Seorang yang bertugas di front office wajib untuk menanyakan
hal-hal berikut kepada tamunya: 1. Nama tamu 2. Nama perusahaan yang diwakilinya 3. Nama jabatan 4. Keperluan/tujuan 5. Nama pejabat yang ditemui 6. Tanggal kedatangan tamu perusahaan.
Ada beberapa hal yang harus diketahui saat melakukan
penerimaan tamu, yaitu: 1. Mengetahui maksud kedatangan para tamu 2. Memberikan pelayanan sebaik-baiknya kepada setiap tamu 3. Memberi kesan yang baik dan mendalam agar tercipta good will 4. Menjaga diri saat berbicara dengan tamu dan tahu apa yang boleh dibicarakan dan tidak boleh di bicarakan 5. Memberi penjelasan sebaik-baiknya jika pimpinan tidak bias menerima tamu sehingga tamu tidak tersinggung
6. 7. 8. 9.
10.
Mengusahakan tamu agar merasa nyaman apabila harus
menunggu Menyediakan bahan bacaan di ruang tamu Memberikan perhatian yang sebesar-besarnya kepada setiap tamu Berbicara dengan kata-kata yang baik, sopan, murah senyum sehingga terkesan ramah Mengambil keputusan dengan cepat dan tepat untuk menghubungkan tamu kepada wali pimpinan jika pimpinan tidak ada di tempat
Tamu dapat dibedakan menjadi:
1. Tamu dengan perjanjian 2. Tamu tanpa perjanjian 3. Tamu teman pimpinan 4. Tamu rutin atau relasi
1. Memberi ucapan salam kepada tamu
2. Mengisi daftar tamu 3. Mengantar tamu 4. Tamu dipersilahkan menunggu 5. Memberitahukan kepada pimpinan 6. Mengantar tamu kepada pimpinan 7. Mengantar tamu pulang
Receptionist adalah seseorang yang biasanya mengerjakan
pekerjaan dengan mesin operator. Sekretaris, supervisor, sales representative, manajer, marketing representative adalah orang-orang yang membuat first impression atau pandangan pertama pada suatu perusahaan. Namun, ujung tombak suatu perusahaan berawal dari pekerjaan yang dilakukan oleh seorang receptionist.
Tugas utama receptionist adalah sebagai berikut:
a. Sebagai image perusahaan b. Menerima dan membantu penelpon c. Memenuhi kebutuhan penelpon d. Memberikan pelayanan seperti booking dan memberikan arahan kepada staf dan pengunjung e. Bekerja sebagai pusat komunikasi dan membantu memberikan informasi baik ke dlam maupun keluar organisasi/perusahaan
f.
Berfikiran positif yang berkaitan dengan keadaan darurat
dan kecelakaan pada suatu perusahaan
g. Memberikan perhatian yang baik yang berkaitan dengan
kesulitan pada penelpon atau pengunjung atau tamu tanpa
perjanjian terlebih dahulu atau penelpon dengan permintaan khusus seperti penelpon yang tidak dapat menggunakan bahasa Inggris atau bahasa lain secara fasih
1.
Attentiveness : Perhatian terhadap tamu dan memiliki ketelitian
2.
Tack : Mengatakan serta melakukan segala sesuatu secara
benar saat melakukan pekerjaan
3.
Good Grooming : Berpenampilan yang rapi dan sopan
4.
Considerateness : Peka dan penuh pertimbangan
5.
Initiative : memiliki kepandaian dan inisiatif dalam melakukan pekerjaan
6.
Confidentiality : Mampu menjaga rahasia
7.
Loyalty : Loyalitas (kesetiaan)
8.
Dependability : Dapat dipercaya dan dapat diandalkan (bertanggung jawab)
9.
Positive Attitude : Memiliki sikap positif
Receptionist perlu memiliki kemampuan bisnis, khususnya
dalam bidang berikut: 1. Typing
2. Filing 3. Keeping Records 4. Handling Mail 5. Operating Business Machine