TAMU KANTOR

Tamu kantor adalah seseorang atau kelompok orang yang ingin mengunjungi

perusahaan atau instansi tempat kita bekerja dengan kepentingan dinas maupun
pribadi.Tamu kantor adalah seseorang atau kelompok yang datang ke suatu perusahaan
untuk kepentingan tertentu. Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara
pimpinan dengan tamu-tamu yang akan bertemu dengan pimpinan, mulai dari membuat
janji, konfirmasi, sampai menerima kedatangan tamu di kantor. Dalam menerima tamu, ada
aturan dan etiket yang harus diketahui, untuk menciptakan suasana aman dan nyaman
kepada tamu dan menimbulkan kesan baik ketika melakukan kerja sama.

A. Jenis-jenis Tamu Kantor

1. Tamu Menurut Kepentingannya
a. Tamu yang datang untuk minta dana/sumbangan. Tamu yang datang untuk minta
dana atau sumbangan biasanya ingin bertemu langsung dengan pimpinan.berbagai
macam alasan dikemukakan bahwa sumbangan yang diminta itu untuk kegiatan
sosial, untuk HUT, untuk bantuan kamanusiaan dan lain sebagainya. Tamu tipe ini
biasanya tidak mau perduli apakah pimpinan punya waktu untuk menemuinya atau
tidak, pokoknya harus bertemu. Cara terbaik untuk menghadapi tamu bertipe
demikian, sekretaris melayani dengan sabar dan ramah, sambil menyodorkan
formulir isian yang harus diisi oleh tamu tersebut. Formulir itu memuat nama, alamat,
dari instansi mana, atau maksud sumbangan yang diminta, untuk kepentingan apa.
Beritahukan bahwa pengisian formulir bagi para tamu adalah merupakan peraturan.
Jadi sang tamu harus mengisinya. Apabila tamu memang minta sumbangan, maka
tamu tersebut di persilahkan untuk menghubungi bagian lain yang memang khusus
menangani dana (sumbangan). Jadi harus bertemu dengan pimpinan.
b. Tamu yang datang untuk menawarkan barang atau jasa. Pada umumnya tamu
semacam ini sangat sopan dan menyenangkan.Mereka telah mendapat pelatihan
keterampilan sebagai penjual barang atau jasa. Namun demikian tak jarang para
penjual(salesman dan salesgirl) ini meminta untuk bertemu muka dengan pimpinan.
Mereka ingin bicara langsung dengan orang yang mempunyai wewenang membuat
keputusan dalam tawar menawar.Seringkali mereka sendiri menawarkan"komisi
khusus" yang hanya pantas dibicarakan empat mata dengan pimpinan. Biasanya
dalam hal pembelian di suatu perusahaan ada unit khusus yang manangani,
sehingga tidak akan menemui kesulitan. Setelah mereka mengetahui mengenai hal
tersebut, mereka tidak akan mendesak untuk bertemu dengan pimpinan. Sebagai
sekretaris perlu mengatur taktik dan strategi dalam melayani tamu beraneka ragam
perilakunya.
c. Tamu yang ingin membeli barang. Tamu yang ingin membeli barang biasanya
banyak bertingkah.Mereka minta diperhatikan, diistimewakan, minta ingin
dipertemukan dangan pimpinan dan sebagainya.Umumnya pembelian barang di
tangani oleh bagian penjualan atau pemasaran.Untuk hal tersebut bawalah tamu
kebagian pembelian.Jangan lupa, sebagai sekretaris perlu menawarkan minuman
kepada tamu yang demikian.

2. Tamu Aparat Pemerintah

a. Yang Bersifat Kunjungan Rutin. Biasanya mereka tidak minta bertemu dengan
pimpinan, karena sifat bekerja rutin kepada siapa mereka menghubunginya untuk
mendapatkan informasi.Akan lebih baik bila sekretaris memberi laporan kepada
pimpinan, mungkin oimpinan ingin bertemu untuk menanyakan sesuatu hal yang
penting mengenai peraturan yang belum jelas.Mungkin sekedar bertemu dan
bersalaman sebentar agar pejabat yang berkunjung merasa senang karena di
perhatikan. Hal ini akan membawa dampak positif dikemudian hari, bila sewaktu-
waktu ada kepentingan perusahaan.
 b. Yang Bersifat Kunjungan Khusus. Biasanya pejabat atau aparat pemerintah yang
datang ini dalam bentuk rombongan dengan protokol.Sifat kunjungan tersebut,
mungkin berupa kunjungan resmi dalam rangka peninjauan.Bahkan kedatangan
rombongan mereka atas dasar undangan perusahaan.Dalam hal ini pimpinan
perusahaan mutlak harus menyambut sendiri.Bahkan harus sudah siap di pinti
masuk dalam pakaian lengkap artinya pakaian formal yaitu jas lengkap, sebelum
para tamu turun dari kendaraan.Sebagai sekretari wajib mengatur tata upacara
penyambutan tamu agar segala sesuatu berjalan dengan lancar.Hidangan makanan
kecil dan minuman bahkan kenang-kenangan atau cendera mata perlu dipersiapkan.
Kenang-kenangan di berikan bukan hanya bagi pejabat yang datang, tetapi semua
anggota rombongan perlu di beri .Selanjutnya bila tamu-tamu tersebut harus
menginap maka sekretaris harus secepatnya pesan(booking) hotel. Untuk tamu-tamu
khusus pesanlah hotel yang berbintang kelas satu supaya kalau sampai terjadi
sesuatu di luar dungaan maka perusahaan tidak dapat disalahkan.
c. Tamu-Tamu Teman Pimpinan. Bagaimanapun juga sekali-kali pimpinan akan
didatangi oleh temanya atau kanalan baik. Mungkin tamu tersebut teman bisnis,
relasi mungkin juga teman sekolah dulu.Dalam hal ini sekretaris harus cukup
menegenal tamu-tamu tersebut.Meskipun mereka sudah cukup kenal baik denghan
pimpinan tetapi sebagai sekretaris harus perlu bertanya dulu kepada pimpinan
apakah tamu tersebut boleh menemui sekarang. Mungkin pimpinan sedang sibuk,
sang tamu harus manunggu. Biasanya tamu yang demikian cukup baik dan sopan.
Yang perlu diperhatikan adalah perilakunya yaitu akan menghambat tugas-tugas
pimpinan ataukah sekedar kangen atau ada urusan bisnis penting. Sekretaris
merupakan penyaring para tamu yang akan bertemu dengan pimpinan. Bersikaplah
ramah kepada semua tamu yang datang.Tugas sekretaris adalah sebagai
penghubung para tamu yang datang.Tugas pelayanan penerima tamu bagi seorang
sekretaris adalah untuk membantu pimpinan dalam menggunakan waktu secara
efektif dan efisien.

B. Tata Cara Menerima Tamu Kantor

Ada etika dan aturan tersendiri dalam menerima tamu.Dalam menerima tamu ada etika-
etika yang harus kita ketahui, untuk menciptakan suasana yang menyenangkan
dilingkungan kerja tersebut agar tamu merasa nyaman dan mempunyai kesan baik ketika
melakukan kerjasama. Dalam dunia kerja, tentunya kita sering menerima tamu atau bertamu
ke kantor rekan karena adanya suatu urusan seperti rapat atau lainnya.Ketika kita bertamu
tentunya kita menginginkan perlakuan yang baik dari tuan rumah, begitu pula ketika rekan
kerja bertamu ke kantor kita, tentunya menginginkan perlakuan yang sopan dan beretika
baik.
Agar tamu terkesan dengan sambutan yang kita berikan, berikut adalah etika menerima
tamu dalam kantor.
1. Sambut Dengan Tulus
a. Sambutlah tambu dengan ramah, sopan dan bersemangat secara tulus, buang
semua kepura-puraan, karena umumnya tamu akan mengetahui jika kita hanya
berpura-pura tulus.           
b. Jika kita berada di ruang tertutup, beranjaklah untuk membukakan pintu untuk tamu.
c. Lakukan sesegera mungkin sebagai tanda penghormatan kita terhadap tamu yang
datang berkunjung.
d. Sebenarnya tak salah jika kita menerima tamu sambil duduk, tapi akan lebih sopan
jika kita menerima tamu sambil berdiri kemudian memberikan salam dan berjabat
tangan.
2. Cara Duduk
a. Jika di kantor tersedia ruangan khusus untuk menerima tamu, segera persilahkan
tamu untuk ke ruang tamu dan mempersilahkan duduk.
b. Jika kita menerima di kursi atau sofa panjang, tempatkan tamu di sebelah kanan kita,
barulah kemudian kita menanyakan identitas dan maksud tujuan tamu tersebut.
3. Janji Temu
a. Namun jika kita sudah mengetahui identitas tamu dan sudah memiliki janji temu,
maka tak perlu lagi menanyakan hal tersebut.
b. Sebaiknya kita langsung menunjukan bahwa kita sudah menunggu kehadirannya
dan langsung mempersilahkan masuk ke ruangan yang dituju.
c. Bila posisi kita adalah sekretaris atau asisten pimpinan, sebaiknya hubungin
pimpinan terlebih dahulu sebelum mempersilahkan tamu masuk untuk mengetahui
apakah pimpinan sudah siap untuk menerima tamu.
d. Jika tamu diharuskan menunggu sebentar dan kita memiliki beberapa pekerjaan
yang harus dikerjaan, ungkapan dengan baik dan sopan.
4. Perlakuan Baik
a. Perlakukan tamu dengan baik, bahkan jika tamu salah alamat sekalipun atau datang
hanya untuk mengajukan complaint  terhadap perusahaan kita.
b. Jika tamu diharuskan menunggu, bila kondisinya memungkinkab, berikan tamu
suguhan baik berupa majalah, secangkir kopi atau makanan ringan.
5. Mengantar Tamu
Selalu ucapakan terima kasih kepada tamu yang datang karena sudah berkunjung ke
kantor kita. Jika memungkinkan antarkan tamu hingga ke pintu keluar.

C. Tata Cara Menolak Tamu Kantor

Memang sulit menjadi orang sibuk. Tamu selalu saja datang silih berganti ke kantor.
Padahal, pekerjaan juga masih menumpuk disana sini. Yang menambah kesal,
terkadang orang -orang yang berkunjung ke kantor itu adalah orang yang tidak kita
harapkan atau tidak memiliki urusan yang penting.

1. Hal-hal yang bisa dilakukan ketika akan menolak tamu kantor :

a. Titip Pesan Pada Orang Lain. Sebaiknya titip pesan pada asisten, sekretaris atau
resepsionis bahwa Anda tidak pernah mau menerima tamu yang datang tanpa
perjanjian sebelumnya. Lalu pastikan juga pada mereka bahwa setiap tamu yang
datang harus didata dengan detail, misalnya siapa namanya, keperluannya apa, dan
sebagainya.
b. Selesaikan Via Telepon. Kalau memang suatu masalah bisa diselesaikan via
telepon.Ya, selesaikan saja lewat alat komunikasi yang satu ini. Dengan demikian ia
tidak perlu datang lagi ke kantor anda. Jadi waktu kerja pun tidak akan jadi terbuang.
c. Keluarkan Lewat Bahasa Tubuh. Bahasa tubuh amat membantu untuk
mengeluarkan pesan-pesan tertentu.Misalnya ketika Anda kedatangan tamu tak
diundang, Anda bisa menunjukan keengganan itu dengan tidak menawarkannya
duduk atau menawarkan segelas air minum.Melirik arloji atau mencoba menekan-
nekan nomor ponsel juga bisa dilakukan untuk menandakan kalau Anda sedang
dikejar waktu.
d. Berbohong Demi Kebaikan. Jika tamu tersebut benar-benar sudah 'keras kepala'
untuk tetap tinggal Katakan saja bahwa anda harus menghadiri suatu pertemuan dan
harus segera mempersiapkan bahan-bahannya.Apa boleh buat, toh Anda juga sudah
tidak merasa nyaman didekatnya bukan?
e. Jangan Ajak ke Ruangan. Jika Anda terlanjur bertemu dengan 'tamu tak diundang'
itu di di lobby atau ruang resepsionist, maka mau tidak mau anda harus
'meladeninya'. Nah, cara meladeninya juga harus dengan sikap yang tegas.
Sebaiknya lakukan percakapan di ruang resepsionist atau lobby dengan posisi
berdiri, jangan biarkan ia memasuki ruang kerja Anda. Memang dalam etika
menerima tamu melalukan hal ini tidak dibolehkan. Akan tetapi dalam hal lain cara
ataupun sikap ini sangat penting untuk menangani tamu yang memang sudah tidak
bisa ditolelir lagi dalam berkunjung atau bertamu ke kantor tersebut. menolak tamu
bisa menjadi alternatif yang efektif asalkan penggunaan dan cara penyampaianya
tidak melanggar etika kesopanan dan etika komunikasi.