Materi Humas 2

Tamu kantor adalah seseorang atau kelompok yang datang ke sebuah perusahaan untuk kepentingan tertentu.

satu tugas humas/sekretaris adalah mengatur pertemuan antara pimpinan dengan tamu-tamu yang akan bertemu dengan

pimpinan.

hal yang diharapkan oleh seorang tamu bila berkunjung di suatu kantor:

Bertemu langsung dengan orang yang dimaksud.

Bertemu dengan orang yang mengerti masalah dan bila perlu orang yang dapat mewakili menyelesaikan permasalahan yang
dibawanya.

Tidak perlu menunggu lama.

Bila seorang tamu harus menunggu lama, bisa merasa nyaman dengan pelayanan/perlakuan yang baik dan sopan dari penerima tamu.

Diberi kepastian mendapat keterangan yang dimaksud, bila harus kembali, kapan?

Mendapat sambutan yang ramah dan profesional walaupun hanya mengantar surat.

Tata cara mengantar dan melayani tamu, antara lain:

Jangan membeda-bedakan tamu, dari jabatan atau penampilan.

Bagian penerima tamu adalah wajah perusahaan, sambutlah tamu dengan senyum dan sikap yang ramah.

Apabila tamu datang segera sambut, jangan sekadar menengok ke samping atau bersikap acuh tak acuh, sambil melakukan pekerjaan.

Ketika mengantar tamu tunjukkan ke arah yang dituju dan dengan telapak tangan ke arah atas dan jari rapat, menunjuk arah dengan
telunjuk adalah sifat yang tidak sopan.

Ketika mengantar tamu ke tempat tujuan berjalan agak kedepan dengan posisi sedikit miring sambil sesekali menengok ke belakang
untuk memerhatikan jalan tamu.

Membukakan pintu untuk tamu kalau pintu bergerak ke arah dalam, Anda masuk dulu, dorong (buka pintunya) dan persilakan tamu
untuk masuk, dan bila daun pintu bergerak ke luar buka pintu lebar-lebar dan persilakan tamu untuk masuk terlebih dahulu.

Tamu yang diterima biasanya dipersilakan untuk masuk dan menunggu di ruangan tamu yang sudah disediakan oleh kantor.

Hal-hal yang sebaiknya dilakukan oleh sekretaris dalam menerima tamu pimpinan di kantor:

Menyambut, menerima, dan mempersilakan tamu duduk.

Basa-basi dengan tamu boleh saja tapi jangan biarkan tamu berbicara melantur.

Bila tamu ingin bertemu dengan pimpinan tetapi pimpinan tidak ada di tempat, sebaiknya tamu dipersilakan mengisi buku tamu dan
menuliskan pesan yang ingin disampaikan pada pimpinan.

Bila pimpinan ada di tempat, tamu dipersilakan duduk dan mengisi buku tamu.

Saat Anda meninggalkan tamu, tamu dipersilakan menunggu di ruang tamu.

Etika dalam menolak tamu, antara lain sebagai berikut.

a. Titip pesan pada orang lain d. Berbohong demi

kebaikan

b. Selesaikan via telepon e. Jangan

ajak ke ruangan

c. Keluarkan lewat bahasa tubuh