TATA CARA MENELEPON

1. Langkah-langkah dan teknik menerima telepon.

Segeralah angkat jika telepon berdering.
Ucapkanlah salam begitu anda mengangkat telepon.
Bila penelepon menanyakan orang lain, tanyakan nama dan identitas orang yang dicari. Bila
orang yang dituju tidak ada ditempat maka beritahukan dengan sopan dan tawarkan pada
penelepon untuk meninggalkan pesan.
Setelah menyelesaikan pembicaraan sebaiknya mengucapkan salam, dan jangan meletakkan
gagang telepon mendahului penelepon, tunggu sampai gagang telepon diletakkan atau
telepon ditutup selama dua atau tiga detik olah penelepon.

2. Langkah-langkah dan Teknik menelepon

Siapkan nomor telepon yang akan dihubungi
Tekan nomor telepon yang dituju dan bila sudah tersambung dan pihak yang dituju sudah
menggangkat, ucapkanlah salam.  Sebelum mengutarakan maksud dan tujuan pastikan
bahwa nomor yang dituju benar.
Sebutkan identitas diri anda dengan jelas lalu kemukakan keinginan anda untuk berbicara
dengan orang yang dituju.
Berikanlah selalu kesan ramah dan ucapkan salam penutup untuk mengakhiri pembicaraan.

TATA CARA PELAYANAN TAMU

 Apabila sudah ada janji, tepati waktu, apabila sedang ada tugas di luar kantor harus
memberitahukan dan minta maaf untuk datang terlambat (prioritas perlu dipertimbangkan).
 Apabila tamu masuk, hendaknya berdiri, tersenyum, dan bersalaman.
 Berikan sapaan ramah kepada tamu.
 Jangan membeda-bedakan tamu, dari jabatan atau penampilan. Misalnya melihat
penampilan fisik tamu dari atas sampai bawah.
 Ketika mengantar tamu tunjukan kearah yang dituju dan dengan telapak tangan kearah atas
dan jari rapat, menujuk arah dengan telujuk adalah sifat yang tidak sopan.
 Ketika mengantar tamu ketempat tujuan berjalan agak kedepan dengan posisi sedikit
miring sambil sesekali menengok kebelakang untuk memperhatikan jalan tamu.
 Tamu yang diterima biasanya dipersilahkan untuk masuk dan menunggu diruangan tamu
yang sudah disediakan oleh kantor.