MENANGANI TELEPON KANTOR (MENERIMA TELP MASUK)

Telepon barangkali adalah hal biasa bagi kita, setiap hari kita juga melakukan panggilan atau
menerima telepon. Namun bagi sebuah kantor atau perusahaan, menerima telepon ada
standar operasi dan prosedurnya. Mengapa mengangkat telepon harus diatur ? karena
segala hal itu ada sebab akibatnya dan sewaktu mengangkat telepon kadang kita tidak tahu
siapa yang menelpon. Oleh karena itu untuk menghormati penelpon dan menunjukkan bahwa
kantor kita adalah kantor yang “bonafit” maka perlu ada tata cara menerima telepon di
kantor :

Adapun tata cara menerima telepon adalah sebagai berikut :

1. Pada saat telepon berbunyi, sebaiknya mengangkat gagang telepon sesegera

mungkin, jangan biarkan penelepon menunggu lama.

2. Jangan mengangkat telepon yang sedang berdering dengan kasar, karena hal itu
menunjukkan ketidaksenangan dan ketidaksopanan terhadap orang yang ada di
sekitar Anda. Juga jika ada mengangkat telepon secara kasar akan terdengar oleh
penelepon. Oleh karena itu angkatlah gagang telp secara pelan dan lembut.

3. Menyebutkan nama kantor, perusahaan, atau divisi dan memberi salam kepada
penelepon, dan sampaikan salam dengan suara jelas dan tidak terburu-buru. 
Misal: “PT. Sabar Jaya, selamat pagi, dengan Niken Arum Sari, ada yang bisa kami
bantu ?”

4. Tanyakan dengan sopan siapa lawan bicara Anda tanpa terkesan menginterogasi,
Misal: mohon maaf, boleh tahu dengan Bapak/Ibu siapa saya bicara? (Jika
penelepon tidak menyebutkan identitas)

5. Catat identitas penelepon sejelas mungkin (pembicaraan menyesuaikan dengan situasi

pada saat penelepon menyampaikan maksudnya)

6. Dengarkan baik-baik permintaan penelepon, jangan memotong pembicaraan. (tunggu

saat jeda/sela)

LPP QUANTUM – ROY M PANJAITAN, S.Pd.,MM

 7. Jika penelepon berkepentingan dengan orang lain, maka sambungkan segera kepada
orang yang dituju, jelaskan siapa dan dari instansi mana si penelepon tersebut kepada
orang yang dituju. (Jika orang yang dituju berada di tempat)

8. Apabila orang yang dituju tidak ada di tempat, maka penerima telepon harus bisa
menerima pesan yang ingin disampaikan penelepon, catat dengan lengkap dan jelas
pada LPT (Lembar Pesan Telepon), tanyakan dan catat kapan dan di nomor berapa
penelepon bisa dihubungi. Pastikan pesan tersebut sampai kepada orang yang
dimaksud.

9. Ucapkan terima kasih pada setiap akhir pembicaraan (jika perlu ucapkan “ada lagi
yang bisa dibantu”) dan ucapkan terimakasih telah menghubungi PT. Sabar Jaya
dilanjutkan salam selamat pagi/siang /sore.

10. Beri kesempatan kepada penelepon untuk menutup telepon terlebih dahulu. Tutup
telepon dengan perlahan.

11. Bersikaplah tersenyum dan duduklah dengan sopan pada waktu berbicara melalui
telepon karena sikap yang kurang ramah dan posisi duduk yang kurang sopan dapat
dirasakan oleh lawan bicara.

Hal-hal yang perlu diperhatikan:

1. Sikap mau membantu.

2. Jaga intonasi suara, jangan terlalu lemah tetapi juga jangan terlalu keras seperti orang
sedang marah.
3. Pilih kata-kata yang sopan, ramah, dan mudah dimengerti.
4. Jangan mengangkat telepon jika Anda masih berbicara dengan orang lain.
5. Jangan makan/minum selama berbicara di telepon.
6. Jangan menguap.
7. Jangan memotong pembicaraan.
8. Jangan berbicara dengan orang ketiga di sekitar Anda pada saat Anda sedang berbicara
di telepon.
9. Gunakan sapaan atau kalimat yang berbeda-beda sehingga tidak terkesan kaku.
10. Hindari menelepon pada kondisi ribut di sekitar Anda.

Demikian tata cara menerima telepon di kantor, semoga bermanfaat.

LPP QUANTUM – ROY M PANJAITAN, S.Pd.,MM