Standard Operating Procedure

Karyawan Outlet

Revisi - Juli 2019

VISI DAN MISI

VISI
Menjadi perusahaan barbershop dengan asas profesional yang solutif, terbaik dan
terbesar di Indonesia.

MISI
 Mengedepankan asas profesionalitas.
 Menjadi solusi terbaik bagi masyarakat dalam kebutuhan pokok mencukur
rambut dengan kualitas pelayanan yang lebih baik dari penyedia jasa cukur
lainnya.
 Menciptakan lapangan pekerjaan yang layak dalam bidang mencukur rambut
bagi masyarakat luas.
 Menyejahterakan seluruh karyawan dengan penghasilan yang baik.
 Mencetak tenaga kerja yang jujur, santun, profesional, berintegritas,
berkualitas, memiliki mental sebagai pebisnis, memiliki kompetensi, tangguh,
dan berkelakuan baik.
DEFINISI & FUNGSI SOP

Definisi SOP:
Sebuah rangkaian peraturan yang menjadi pedoman dan landasan dalam
penyeragaman strategi pelayanan dan teknis berjalannya operasional yang
berkaitan dengan hak dan kewajban setiap karyawan outlet.

Fungsi SOP:
1. Mengetahui hak dan kewajiban setiap karyawan.
2. Mengatur karyawan dengan pemahaman kerja yang sebaik-baiknya.
3. Menjadi quality control dalam berjalannya strategi pelayanan dan
operasional
4. Penyeragaman strategi pelayanan dan teknis operasional.
5. Bahan evaluasi kinerja karyawan: sebagai penentu sanksi dan
penghargaan terhadap kinerja karyawan.
6. Pedoman untuk karyawan mengejar karier.
PERATURAN UMUM

 Seluruh karyawan berkewajiban menjaga nama baik PT ODSYEN MITRA

GMEMILANG.
 Seluruh karyawan berkewajiban menjaga nama baik atasan secara hierarkis.
 Seluruh karyawan berkewajiban menjalani dengan sungguh-sungguh seluruh
peraturan dan ketentuan yang tercantum dalam SOP ini dengan tanpa diskusi
dan bantahan.
 Seluruh karyawan berkewajiban mengikuti peraturan, ketentuan dan arahan,
baik secara tertulis maupun lisan dari atasan secara hierarkis.
 Seluruh karyawan wajib menjaga dan merasa memiliki atas seluruh aset dan
jalannya bisnis PT ODYSEN MITRA GEMILANG.
 Seluruh karyawan wajib menciptakan iklim kerja yang sehat berasaskan
profesionalitas
 Seluruh karyawan wajib berkata-kata santun dan tidak menyinggung SARA
(Suku, Agama, Ras, dan Adat Istiadat) kepada rekan kerja lainnya dan terlebih
lagi kepada pelanggan.
 Seluruh karyawan wajib bekerja dengan jujur, profesional, berintegritas,
berkualitas, memiliki mental sebagai pebisnis, memiliki kompetensi, tangguh,
dan berkelakuan baik.
Kewajiban 1:
KETEPATAN WAKTU & KEDISIPLINAN

 Absensi Karyawan di Aplikasi NADI POS:

1. Senin – Kamis: karyawan outlet wajib standby pukul 12.00
2. Sabtu, Minggu dan tanggal merah karyawan outlet wajib standby pukul 09.30
3. Setiap hari Jumat, karyawan wajib standby pukul 10.00 untuk melakukan general
cleaning (kerja bakti) untuk menjaga kebersihan dan keawetan inventaris outlet.
 Seluruh karyawan wajib hadir tepat waktu pada waktu yang ditentukan
jika diminta managemen untuk meeting, koordinasi, penataran
pengembangan diri, training, hairbattle, selasharing, dsb.
 Jika karyawan meninggalkan outlet untuk kepentingan operasional pada
jam kerja, maka wajib melakukan check out/in dan memberikan informasi
mengenai kepentingannya dengan sepengetahuan dan persetujuan
Manager Regional.
Kewajiban 2:
KEWAJIBAN DASAR
 Setiap karyawan wajib menggunakan seragam kerja yang bersih pada hari yang ditentukan:
1. Seragam 1: Jumat, Sabtu
2. Seragam 2: Senin, Selasa.
3. Seragam 3: Rabu, Kamis, Minggu.
4. Senior wajib menggunakan apron pada saat melayani customer.
5. Wajib menggunakan seragam pada acara resmi dari managemen sesuai jadwal di atas.
 Setiap karyawan wajib mandi sebelum mulai bekerja.
 Setiap karyawan wajib bersih, wangi, dan fashionable ketika bekerja.
 Setiap karyawan wajib berpotongan rambut yang rapi dan menarik.
 Setiap karyawan wajib setiap hari Jumat pada saat General Cleaning mencukur rambut, blackmask, dan
hairmask.
 Setiap karyawan wajib memfoto bukti promo dan seluruh pengeluaran dari pettycash outlet kemudian
mengirimkannya ke grup cabang pada saat jam operasional.
 Setiap karyawan wajib menggunakan sepatu (sepatu sandal tidak diperkenankan) dan kaos kaki yang bersih.
 Setiap karyawan wajib memelihara kebersihan outlet.
 Setiap karyawan wajib sopan, santun, dan beretika ketika berhadapan dengan customer (wajib menggunakan
panggilan Bapak/Ibu, Om/Tante, adik, kakak, bro, dilarang menggunakan kata “boss”)
 Setiap karyawan wajib sopan, santun, dan beretika ketika berhadapan dengan direksi, managemen, investor
dan MF (wajib menggunakan panggilan Bapak/Ibu, dilarang menggunakan kata “boss”)
 Setiap karyawan wajib menawarkan menu terbaik (cukur, tambahan, produk) dengan strategi memberikan
RESEP atau masukan untuk customer.
 Disarankan memberikan informasi mengenai adanya peluang investasi.
 Setiap karyawan wajib memiliki akun IG: @nama.odysen.
 Setiap karyawan wajib like sebagai bentuk apresiasi setiap update social media milik perusahaan.
 Seluruh karyawan wajib memiliki handphone berkamera dan dapat menggunakan aplikasi Whatsapp.
Kewajiban 3:
PENJADWALAN KERJA
 JADWAL HARIAN diberikan oleh Manager Regional melalui grup cabang antara pukul 20.00 –
22.00 dan karyawan wajib menaatinya (harus sesuai dengan jadwal yang diberikan)
 Dilarang mengambil libur pada hari Sabtu, Minggu dan tanggal merah.
 Jika tidak dapat melanjutkan kerja karena izin / sakit sebelum waktu closing, maka dianggap
tidak masuk (tidak mendapatkan hak / gaji harian) dan sebelum meninggalkan outlet wajib izin
kepada Manager Regional.
 Jika karyawan outlet tidak masuk karena sakit lebih dari 1 hari, wajib menyampaikan surat
keterangan sakit dari dokter yang dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya.
 Jika karyawan tidak masuk kerja dan tidak memberikan keterangan sampai batas waktu jam
operasional dimulai, maka dianggap ALPA.
Skenario Operasional 1:
ALUR PERSIAPAN KERJA
1. Mempersiapkan diri: mandi dan bersiap.
2. Absensi di aplikasi Nadi POS dan menulis saldo buka hari tersebut.
3. Menyapu, mengepel dan membersihkan outlet.
4. Mempersiapkan segala macam handuk dan keep.
5. Mempersiapkan dan membersihkan peralatan kerja meja masing-masing.
6. Membuka laci kasir dan menghitung uang laci dengan disaksikan semua
karyawan outlet
7. Memastikan seluruh perlengkapan outlet berfungsi dengan baik (mengisi form
checklist):
 Lampu
 AC
 Peralatan cukur
 Tablet dan printer
 Air
 Listrik (cek pulsa)
 Persediaan logistik
Jika ada yang rusak atau kekurangan, wajib melaporkan kepada Manager
Regional pada saat itu juga.
8. Pembukaan outlet dengan meninfokan dengan cara memfoto diri,
menyebutkan nama dan mengirimkan ke grup cabang.
Skenario Operasional 2:
ALUR CLOSING KERJA

 Pukul 21.45 adalah batas waktu penerimaan customer terakhir.

 Pada saat closing, wajib memfoto print out arus kas dan data omset ke
grup cabang.
 Hitung kembali sisa pettycash yang ada di laci, kemudian menuliskannya
di Aplikasi Nadi POS.
 Memfoto seluruh UANG FISIK saldo terakhir ke grup cabang dengan tidak
ditumpuk.
 Kuncilah laci setelah closing.
Skenario Operasional 3:
ALUR PENYAMBUTAN
 Penyambutan dilakukan oleh karyawan selain yang akan melayani secara
bergantian (jika tidak sedang melayani customer lain)
 Membukakan pintu customer dengan menyapa secara hangat dan
bersahabat
 Mempersilakan customer untuk mengisi buku tamu di meja kasir dan
pastikan customer menulis nomor teleponnya dan IG Instagram
 Menanyakan kepada customer keinginan untuk dicukur oleh siapa. Jika
tidak ada permintaan untuk dilayani oleh siapa, maka customer akan
dilayani oleh barberman yang sedang dalam pergiliran.
 Menanyakan apakah pernah datang ke Odysen (memiliki voucher
member)
 Menanyakan apakah memiliki VIP card / Loyalty Card (LC)
 Mengambil voucher dan atau VIP card / LC milik customer jika ada.
 Mempersilakan duduk di bangku tunggu jika ingin melihat daftar harga
 Mempersilakan duduk di bangku cukur.
Skenario Operasional 4:
ALUR PELAYANAN
 Jika ada customer datang, barberman mempersiapkan diri dan mensterilkan peralatan cukur
 Menyambut customer dengan berjabat tangan
 Memperkenalkan diri dengan menyebut nama
 Menanyakan nama customer
 Memijat bahu customer sambil menanyakan akan dicukur seperti apa.
 Jika belum ada gambaran tentang permintaan customer, minta contoh gambar dari customer
atau tawarkan katalog gaya rambut yang disediakan.
 Memberikan tanggapan atau saran gaya rambut yang cocok dan terbaik bagi customer
 Pastikan sudah sepakat dengan permintaan customer untuk menghindari kesalahpahaman
dalam model gaya rambut yang diinginkan
 Menawarkan servis tambahan dan menawarkan untuk upgrade paket cukur dengan
mensugesti kebutuhan customer.
 Memulai proses cukur dengan yakin dan cermat
 Mulai mengajak berbincang dengan menanyakan hal-hal yang ringan, seperti tinggal di mana,
dan sebagainya.
 Selama proses cukur, barberman disarankan atraktif, ramah, asik, lucu, sopan, sering memuji,
tidak gugup, percaya diri, simpatik, dan selalu tersenyum.
 Biasakan menggunakan kata “maaf” jika hendak memegang kepala customer.
 Jika akan selesai, barberman harus meyakinkan customer dengan menjelaskan bahwa hasilnya
sesuai dengan yang telah disepakati di awal.
 Perlihatkan seluruh hasil cukur belakang dan samping kanan kiri dengan menggunakan kaca
bantuan.
 Menanyakan kembali apakah paket cukur mau di-upgrade ke paket cukur yang lebih baik.
 Menyarankan servis tambahan yang lain untuk kebutuhan penampilan customer.
 Jika sudah selesai, barberman mempersilakan customer untuk membayar di meja kasir.
Skenario Operasional 5 :
ALUR PEMBAYARAN
 Memperkenalkan ulang nama supaya diingat oleh customer.
 Menawarkan produk-produk seperti Pomade, VIP card, LC, merchandise
dsb sesuai kebutuhan dan karakter customer.
 Menyebutkan nominal harga yang harus dibayarkan.
 Memberikan voucher member atau mencap sebagai bukti transaksi
 Menjelaskan booking system untuk kedatangan berikutnya dan meminta
customer untuk menyimpan nomor cabang.
 Menfoto dan mengirimkannya ke grup cabang segala bentuk bukti
potongan harga, jika customer menggunakan program promo seperti
potongan harga, VIP, LC, dll.
 Jika sudah selesai, bukakan pintu kembali sebagai tanda penghormatan
terakhir terhadap customer sambil mengucapkan terima kasih dan
berjabat tangan
PELANGGARAN MENENGAH

 Dilarang mengambil libur atau cuti pada hari Sabtu – Minggu dan tanggal Merah
 Dilarang merokok pada saat jam operasional dan non operasional di dalam outlet.
 Dilarang tidur, tidur-tiduran, menyandar di kursi cukur (dengan posisi kursi menyandar)
selama jam operasional.
 Dilarang melakukan kegiatan cukur di luar jam operasional (selain customer berbayar)
kecuali atas seizin Manager Regional.
 Dilarang menggunakan AC di luar jam operasional (AC wajib menyala pada jam
operasional).
 Selain karyawan dan mangemen dilarang menginap di outlet: batas menerima tamu
pribadi pukul 00.00.
 Dilarang menggunakan seragam kerja di luar jam operasional pada saat tidur, main, dan
apapun di luar kegiatan kerja dan kegiatan resmi dari managemen.
 Setelah closing, semua alat listrik dan lampu dilarang digunakan, kecuali 2 buah lampu di
dalam, semua lampu di depan, barberpole dan neonbox.
 Tidak mengikuti kerja bakti setiap hari Jumat.
 Salah dalam menentukan promosi yang berlaku, karyawan wajib mengganti dengan
harga normal.
 Tidak datang pada pertemuan yang diminta managemen tanpa kabar yang jelas.
 Main games pada saat jam operasional.

Sanksi Pelanggaran: Teguran

PELANGGARAN BERAT

 Dilarang melakukan kekerasan fisik.

 Dilarang menggunakan kata-kata makian yang tidak pantas.
 Dilarang minum-minuman keras, mengkonsumsi narkoba, membawa senjata
tajam selama jam operasional dan non operasional di dalam outlet.
 Dilarang menghasut dan mempengaruhi karyawan lain tentang segala hal
yang negatif.
 Dilarang menyindir bahkan menghina atasan dan atau perusahaan secara
langsung maupun tidak langsung / sosial media dll
 Dilarang menggunakan atau meminjam pettycash untuk kepentingan pribadi.
 Dilarang memanipulasi segala bentuk laporan.
 Dilarang membuat keterangan palsu.
 Dilarang memfitnah.
 Dilarang dengan sengaja merusak segala inventaris outlet.
 Dilarang membuat grup chatting antar karyawan tanpa seizin Manager
Regional.
 Dilarang mensabotase CCTV (mematikan dengan sengaja/menutupi) tanpa
alasan apapun.

Sanksi Pelanggaran: SP 1, SP 2, atau

Diberhentikan
MEKANISME SANKSI
1. DENDA KETERLAMBATAN KERJA
 Keterlambatan absensi kerja akan dikenakan denda sebesar Rp 10.000,- per 10 menit dengan
maksimal Rp 50.000,- per hari.
 Toleransi keterlambatan hanya 10 menit pertama, menit ke-11 sudah mulai terhitung sanksi.

2. DENDA ALPA
 Jika karyawan tidak masuk tanpa keterangan (alpa), maka akan dikenakan denda sebesar Rp
100.000,-

3. DENDA SP
 Pelanggaran terhadap peraturan yang dilakukan dalam 3 kali dalam 1 Minggu yang sama akan
dikenakan sanksi Surat Peringatan (SP 1) dengan denda Rp 100.000,-.
 Jika karyawan sudah kena SP 1, lalu melakukan pelanggaran apapun sebanyak 3 kali dalam 1
Minggu yang sama, maka akan ditingkatkan menjadi SP 2 dengan denda Rp 200.000,-.
 Jika karyawan sudah kena SP 2, karyawan akan di-review oleh Manager Regional. Jika
melakukan pelanggaran apapun sebanyak 2 kali dalam 1 Minggu yang sama, maka karyawan
tersebut DIBERHENTIKAN SECARA TIDAK TERHORMAT dan tetap wajib membayar penalty NBC (jika
ikut program karier NBC).
 Jika karyawan yang terkena SP berkelakuan baik dan tidak melakukan pelanggaran apapun
selama 1 bulan ke depan, maka status SP akan diputihkan.

4. DENDA KECURANGAN
 Jika karyawan melakukan kecurangan, maka wajib mengganti 5x lipat dari omset yang diambil
PENGUNDURAN DIRI
KARYAWAN
Syarat:
1. 30 hari sebelum tanggal pengunduran diri resmi.
2. Pengajuan pengunduran diri disampaikan melalui Manager Regional dengan
Surat Resmi (form resign yang disediakan).
3. Jika tidak melalui prosedur poin 1 & 2, maka gaji tidak dapat diambil.
4. Sebelum pengunduran diri, karyawan wajib terbebas dari segala macam
beban administrasi ke kantor (seperti administrasi NBC, utang kepada
perusahaan, dsb) dan utang piutang dengan karyawan lain dan atau
managemen (jika ada). Managemen tidak bertanggungjawab atas adanya
utang piutang antar karyawan.
5. Mengembalikan seragam pada hari kerja terakhir kepada Manager Regional.
Jika tidak mengembalikan seragam maka akan dikenakan biaya sebesar Rp
200.000,- per seragam.
HAK – HAK KARYAWAN

HAK WAKTU KERJA

 Karyawan berhak untuk libur 1 x dalam 1 Minggu pada: Senin, Selasa, Rabu
dan Kamis secara bergantian dengan berkoordinasi dengan Manager
Regional.
 Karyawan dapat memohon penggantian jadwal sebelum jadwal dikirimkan
oleh Manager Regional karena adanya alasan izin atau sakit dengan disertai
bukti.
 Dapat mengambil cuti untuk pulang kampung/refreshing maksimal 5 hari kerja
pada hari Senin – Jumat yang disampaikan kepada Manger Regional minimal 2
Minggu sebelumnya, Hak untuk memberikan persetujuan atas pengajuan cuti
tersebut berada pada masing masing Manager Regional
 Karyawan memiliki hak untuk istirahat maksimal 30 menit secara bergantian
dengan cara melaporkan “Nama check out istirahat” dan “Nama check in
dari istirahat” di grup cabang masing-masing.
HAK PENGHASILAN
Semua Level (Junior dan Senior)

 Uang Makan (bagian komisi yang  Tambahan:

diambil harian )
Sejumlah Rp 30.000,- per hari (diambil 1. Garis: Rp 2.000,-
dari uang pettycash) 2. Spesial Haircut: Rp 5.000,-
3. Semir: Rp 20.000,-
 Komisi Cukur:
1. Paket Keren: Rp 10.000,- 4. Jenggot: Rp 5.000,-
2. Paket Ganteng: Rp 15.000,- 5. Blackmask: Rp 5.000,-
3. Paket Elegan: Rp 20.000,- 6. Hairmask: Rp 10.000,-
4. Combo Tampan: Rp 35.000,-
5. Paket Anak: Rp 10.000,-
6. Paket Ayah & Anak: masing-masing  Penjualan Produk
Rp 12.000,- 1. Hairtonic: Rp 10.000,-
7. Claim Free (cukur): Rp 10.000,-
8. Claim Garansi: Rp 5.000,- (diberikan 2. Pomade: Rp 10.000,-
jika dilayani oleh karyawan yang 3. Penjualan VIP Card 50k,100k,
berbeda) 150k: Rp 20.000,-
HAK PROTEKSI PENGHASILAN
BULANAN

 Proteksi Penghasilan Bulanan adalah jumlah penghasilan minimum dari

setiap karyawan outlet berdasarkan jumlah dari seluruh komponen
penghasilan (uang makan, komisi cukur, komisi penjualan produk) dengan
syarat bekerja selama 25 hari dalam 1 bulan. Jika karyawan tidak
mencapai angka minimum tersebut, maka akan digenapi sejumlah nilai
proteksi tersebut. Contoh: Rudi (level senior) mendapatkan total
penghasilan Rp 2.500.000,-, maka ditambahkan Rp 200.000,-.
1. Level Senior mendapatkan proteksi penghasilan Rp 2.700.000,-
2. Level Junior mendapatkan proteksi penghasilan Rp 1.800.000,-
MEKANISME LEVEL SENIOR
Persyaratan Level Senior:
1. Seleksi dilakukan pada tanggal 15 –
21 setiap bulannya.
2. Minimal 6 bulan bekerja
3. Kehadiran tanpa alfa selama
periode seleksi.
4. Tidak terlambat datang selama
periode seleksi.
5. Minimal melayani Combo Tampan
sebanyak 10 paket selama periode
seleksi.
6. Foto 5 jenis gaya rambut yang
berbeda selama periode seleksi.
7. Attitude yang akan dinilai oleh
masing-masing Manager Regional
Hak Level Senior
1. Prokeksi bulanan Rp 2.700.000,-
2. Mendapatkan sertifikat senior barber.
3. Mendapatkan kartu nama.
4. Mendapatkan apron.
5. Mendapatkan fasilitas kesehatan
maks Rp 150.000 per bulan
(reimburse).
6. Mendapat fasilitas kredit alat cukur
dari kantor.
7. Mendapatkan kesempatan jenjang
karier sebagai managemen (SPV,
Manager Regional atau Trainer NBC).
8. Mendapatkan fasilitas mencicil
kendaraan melalui perusahaan.
9. Mendapatkan kesempatan mewakili
Odysen Barber Shop dalam acara
eksternal seperti lomba, seminar dsb.
BONUS KARYAWAN
(semua level)
1. Bonus Target
Bonus karyawan diberikan berdasarkan penjualan Combo Tampan:
 50 Combo Tampan dalam 1 bulan mendapatkan bonus Rp 200.000,-
 100 Combo Tampan dalam 1 bulan mendapatkan bonus Rp 1.000.000,-
2. Bonus Pemenang Hair Battle (lomba cukur Odysen Barber Shop seluruh cabang):
Hair Battle akan dilakukan 3 tahap:
1. Bulan pertama (Per Regional): 10 terbaik dari seluruh regional mendapatkan Rp 150.000 per orang.
2. Bulan Kedua (Semi Final): 3 terbaik mendapatkan Rp 250.000,- per orang dan mendapatkan
sertifikat.
3. Bulan Tiga (Final): yang terbaik mendapatkan Rp 2.000.000,-, dan mendapatkan tropi bergilir dan
sertifikat.
3. Bonus Entertaiment
Setiap bulan karyawan berhak mendapatkan fasilitas entertainment per Regional
4. Bonus Loyalitas
Bonus ini akan diberikan untuk karyawan yang telah mencapai 1 tahun sejak ditetapkan sebagai
senior barberman dan akan diberikan per tahun. Besaran bonus adalah Rp 3.000.000,- per tahun
yang diberikan oleh Managemen Pusat.
KEABSAHAN PERATURAN

Peraturan sebelumnya dinyatakan sudah tidak berlaku. Peraturan yang telah

direvisi dan disempurnakan ini berlaku sejak 1 Juli 2019 sampai dengan
adanya revisi dan penyempurnaan peraturan berikutnya.

Hormat Kami,

Hendi Yusup
Direktur Utama PT Odyen Mitra Gemilang

Dokumen ini bersifat CONFIDENTIAL (RAHASIA) hanya untuk kalangan internal PT Odysen Mitra Gemilang