KORESPONDENSI DALAM BISNIS

ISI MODUL 5

 A. Pengertian Korespondensi
 B. Bahasa Korespondensi Bisnis

 C. Komponen & Bentuk Surat Bisnis

 D. Daftar Kepustakaan

TUJUAN MODUL
Setelah mempelajari modul 5 mahasiswa diharapkan mampu

Menjelaskan
pengertian korespondensi

Mendiskusikan
bahasa korespondensi bisnis 

Mendiskusikan
komponen dan bentuk surat bisnis


MATA KULIAH: KOMUNIKASI BISNIS

PROGRAM KULIAH KARYAWAN (PKK)
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS MERCU BUANA
JAKARTA
2008
 KORESPONDENSI DALAM BISNIS

A. PENGERTIAN KORESPONDENSI
Korespondensi adalah istilah lain dari Surat-Menyurat. Surat diartikan sebagai salah
satu alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain. Pihak lain di
sini dapat diartikan individu ataupun organisasi.

Dalam organisasi bisnis, korespondensi dikelompokkan menjadi dua bagian, yaitu:

a. Korespondensi Ekstern, yakni korespondensi yang ditujukan kepada organisasi di luar
organisasi bisnis sendiri. Korespondensi Ekstern dapat diartikan sebagai duta dari
suatu organisasi (bisnis), maka dari itu perlu dikelola secara baik agar tidak
menimbulkan citra buruk bagi organisasi bisnis yang bersangkutan. Satu hal penting
adalah menentukan siapa yang menyusun dan menanda-tangani korespondensi
ekstern atas nama organisasi bisnis. Dengan kata lain, setiap organisasi bisnis perlu
mengembangkan suatu sistem korespondensi ekstern yang bersifat rutin, artinya
efisien, tidak menjemukan, dan efektif.
b. Korespondensi Intern, yakni korespondensi yang digunakan antar unit kerja dalam
suatu organisasi bisnis, termasuk antar Kantor Pusat dengan Cabang-cabangnya.
Tujuan korespondensi intern terutama meminta dan memberi informasi, serta
memberi perintah dan petunjuk. Korespondensi Intern yang banyak digunakan
dalam organisasi bisnis adalah dalam bentuk “Memo”, singkatan dari
“Memorandum”. Setiap organisasi perlu mengendalikan sistem korespondensi intern
yang dimiliki agar tidak memboroskan waktu, biaya, dan tenaga.

B. BAHASA KORESPONDENSI BISNIS

Korespondensi bisnis atau surat-menyurat bisnis memiliki bahasa tersendiri yaitu
bahasa korespondensi bisnis. Ciri-ciri bahasa korespondensi bisnis adalah jelas, lugas,
dan menarik & santun.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB T Tafiprios SE. MM

KOMUNIKASI BISNIS
 Jelas
Pengertian jelas di sini adalah mudah dimengerti dan bebas dari kemungkinan
salah tafsir. Dalam korespondensi bisnis, dituntut kecermatan dalam pilihan kata,
keutuhan kalimat, dan penggunaan tanda baca. Mari kita simak beberapa contoh
berikut:
a. Untuk pesanan yang sekurang-kurangnya 100 pasang akan kami berikan korting
sebesar 20%, dan pesanan di atas 100 pasang akan diberi korting 25%. Semua
pembayaran harus dilakukan secara tunai.
b. Dapat saya sebutkan di sini bahwa saya mampu mengetik dengan lancar,
menulis steno dengan lancar, menguasai korespondensi, dan mengetahui
pembukuan (akuntansi).
c. Menurut agenda sekretaris direktur personalia akan mewawancarai para
pelamar pada hari Sabtu pagi, jam 9.00.
Selanjutnya, mari kita cermati tiga contoh tersebut di atas.
a. Karena pengertian sekurang-kurangnya 100 pasang sama dengan di atas 100
pasang, maka kalimat (a) tidak menjelaskan dengan tegas berapa persen
potongan yang akan diterima jika pembeli, misalnya memesan 110 pasang.
Yang dipesan itu 100 pasang apa? Dalam kalimat Semua pembayaran harus
dilakukan secara tunai, penggunaan kata semua sebenarnya tidak perlu karena
kata itu secara tersirat sudah terkandung dalam kalimat itu. Juga kata harus,
tidak perlu dicantumkan, kata itu menunjukkan keadaan penulis yang emosional.
Jika diperbaiki, maka contoh (a) dapat lebih jelas misalnya menjadi “Pesanan 60
sampai 100 pasang sepatu mendapat korting 20% dan di atas itu 25%.
Pembayaran dilakukan secara tunai”.
b. Kata-kata dengan lancar dan dengan cepat pada kalimat (b) tidak
menggambarkan secara cermat tingkat kelancaran dan kecepatan penulis surat
itu dalam bidang tersebut, karena apa yang menurut seseorang lancar, bagi
orang lain belum tentu demikian. Juga akuntansi dan pembukuan merupakan
dua bidang keterampilan yang berbeda. Jadi kalimat (b) tidak menunjukkan
secara tegas bidang yang dikuasai penulis itu pembukuan ataukah akuntansi.
Jika diperbaiki, maka contoh (b) dapat lebih jelas misalnya menjadi ”Setelah
mengikuti pendidikan kesekretarisan di Politeknik UI, saya dapat mengetik 200
hentakan per menit, menulis steno 60 kata per menit, dan menguasai

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB T Tafiprios SE. MM

KOMUNIKASI BISNIS
 korespondensi serta akuntansi”.
c. Pada kalimat (c) terdapat ketidak-jelasan mengenai siapakah yang akan
mewawancarai para pelamar, direktur atau sekretarisnya? Jika diperbaiki, maka
contoh (c) dapat lebih jelas misalnya menjadi “Menurut agenda sekretaris,
Direktur Personalia akan mewawancarai para pelamar pada hari Sabtu, pukul
9.00”.

 Lugas
Yang dimaksud dengan lugas di sini adalah ‘hemat’. ‘Hemat’ berarti ekonomis
dalam menggunakan kata, tetapi dengan cakupan makna yang lengkap. Mari kita simak
sebuah contoh berikut:
 Dengan ini perkenankanlah kami memperkenalkan salah satu model terbaru dari
produksi perusahaan kami, yaitu monitor anti radiasi yang bermerk LG tipe
Studiworks 561N.
Jika diperbaiki, maka contoh di atas menjadi lugas misalnya menjadi “Kami
perkenalkan salah satu produk terbaru kami, yaitu monitor LG tipe Studiworks 561N
antiradiasi”.
Bandingkan dua kelompok kata dalam contoh berikut:
Berlebihan Lugas
- demi untuk - demi
- untuk
- adalah merupakan - adalah
- merupakan
- sejak dari - sejak
- dari
- agar supaya - agar
- supaya

Berlebihan Lugas
- disebabkan karena - disebabkan oleh
- keputusan daripada rapat - keputusan rapat
- seperti misalnya - seperti
- misalnya
 Menarik dan Santun

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB T Tafiprios SE. MM

KOMUNIKASI BISNIS
 Bahasa yang menarik tidak harus indah seperti bahasa yang dipergunakan dalam
syair. Bahasa yang menarik di sini ialah bahasa yang hidup, menghindari pengulangan
kata yang menjemukan dan mampu membangkitkan minat pembaca.
Bandingkan kalimat (1) dan (2) dengan kalimat (3) dan (4).
(1) Kami sudah menerima surat pesanan Saudara no.278/SP/IV/03 yang disertai
daftar harga dan buku spesifikasi teknis.
(2) Terima kasih saya ucapkan atas surat pesanan Saudara No.278/SP/IV/03 beserta
daftar harga dan buku spesifikasi teknis.
(3) Dalam kesempatan ini perkenankanlah kami memperkenalkan produk terbaru dari
perusahaan kami yang berupa mesin foto copy Canon i-320 yang memiliki kualitas
prima dan kami memberikan potongan harga istimewa.
(4) Kini Bapak dapat memperoleh produk terbaru kami, mesin foto copy Canon i-320
yang berkualitas prima dengan potongan harga yang menarik.
Jika dicermati, terasa kalimat (2) dan (4) lebih menarik dibandingkan dengan (1)
dan (3).
Contoh lain dapat disimak berikut ini:
(a) Membalas surat Saudara No.123/A/SE-IV/03, tertanggal 3 April 2003, mengenai
pesanan 500 Exp. Buku Seri Pengembangan Wiraswasta yang harus segera kami
kirimkan kepada Saudara maka dengan sangat menyesal terpaksa tidak dapat
kami penuhi mengingat kekosongan persediaan buku tersebut pada saat ini.

Isi surat yang bersifat negatif seperti pembatalan dan penolakan sebaiknya diawali
dengan pernyataan yang positif, misalnya ucapan terima kasih. Dari segi psikologis, hal
ini dianggap lebih baik karena pembaca akan dapat menerima pembatalan dan
penolakan itu secara baik. Dengan demikian, hubungan kedua perusahaan tetap
terpelihara. Tidak dapat kami penuhi pada kalimat (a) juga bernilai negatif karena
seolah-olah menutup kemungkinan bagi transaksi berikutnya. Jika diperbaiki maka
kalimat (a) dapat menjadi lebih menarik dan santun seperti yang nampak pada kalimat
(b) berikut ini.
(b) Kami ucapkan terima kasih atas surat Saudara No.123/A/SE-IV/03, tertanggal 3
April 2003, mengenai pesanan 500 eksemplar buku Pengembangan Wiraswasta.
Akan tetapi, karena persediaan buku habis, terpaksa pesanan tersebut belum
dapat kami penuhi.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB T Tafiprios SE. MM

KOMUNIKASI BISNIS
C. KOMPONEN DAN BENTUK SURAT BISNIS
1. Komponen Surat
Setiap surat, termasuk surat bisnis, memiliki beberapa komponen. Penempatan
komponen-komponen surat pada posisi tertentu akan membentuk model atau bentuk
(style) yang tertentu pula.
Komponen-komponen surat bisnis tersebut meliputi: (1) kepala surat, (2) tanggal
surat, (3) nomor, lampiran, dan perihal/hal, (4) alamat tujuan, (5) salam pembuka, (6) isi
surat, (7) salam penutup, (8) nama perusahaan, nama orang, dan nama jabatan, (9)
tembusan, (10) inisial.

(1) Kepala Surat

Surat bisnis (surat resmi) biasanya ditulis pada kertas yang meng-gunakan kepala
(kop) surat. Kop surat merupakan ciri khas atau identitas suatu organisasi termasuk
organisasi bisnis. Pada kop surat dicetak hal-hal yang menjadi identitas organisasi yang
bersangkutan, antara lain nama organisasi (bisnis), alamat organisasi (kantor maupun
situs dan e-mail di internet, jika ada), nomor telepon/faksimile, logo atau lambang
organisasi (bisnis) tersebut.
Dalam penggunaannya perlu dicermati bahwa kertas surat yang berkepala surat
hanyalah untuk keperluan organisasi (bisnis). Jika seseorang dalam keadaan tertentu
menggunakan kertas surat yang berkop surat, maka kop surat itu harus dicoret sebagai
pertanda bahwa surat itu tidak mewakili organisasi.

(2) Tanggal Surat

Penulisan tanggal untuk surat resmi (surat bisnis) yang memakai kop surat tidak
perlu diawali dengan nama kota asal surat, karena nama kota telah tercantum pada kop
surat (lihat Tampilan 1).
Bila tanggal ditempatkan di sebelah kanan bawah kertas surat (untuk surat yang
menggunakan judul), nama kota wajib ditulis sebelum rangkaian tanggal, bulan, dan
tahun (lihat Tampilan 2).
Di dalam surat bisnis yang resmi, penulisan tanggal, bulan, dan tahun harus
lengkap, tidak boleh disingkat atau divariasikan. Nama bulan tidak boleh diganti dengan
angka.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB T Tafiprios SE. MM

KOMUNIKASI BISNIS
 Tampilan 1
Contoh Penulisan Tanggal Surat Bisnis

PT. ANGIN SENJA

Jl. Gajah Putih No. 135
Jakarta Pusat

Nomor :........... 3 April 2003

Tampilan 2
Contoh Penulisan Tanggal Surat Bisnis

..................................................
Demikianlah untuk dipergunakan seperlunya.
Jakarta, 3 April 2003
Direktur,

(3) Nomor, Lampiran, dan Perihal/Hal

Nomor, lampiran dan perihal/hal ditulis dengan diawali huruf besar dan diikuti dengan
titik dua yang ditulis secara berurutan ke bawah.
Untuk surat bisnis biasanya terdapat nomor urut penulisan nomor surat sesuai
dengan sistem pengarsipan yang digunakan oleh organisasi bisnis yang bersangkutan
(lihat Tampilan 3).
Kemudian, sesuatu yang dilampirkan bersama surat, misalnya brosur, kuitansi,
faktur, atau dokumen lainnya, harus disebutkan di dalam isi surat di samping harus
dinyatakan pula di dalam notasi “lampiran”.
Dan akhirnya, perihal atau hal dalam surat bisnis berfungsi untuk memberi

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB T Tafiprios SE. MM

KOMUNIKASI BISNIS
petunjuk kepada pembaca tentang topik surat.

Tampilan 3
Contoh Penulisan Nomor, Lampiran, dan Perihal

Nomor : 135/TP/IV/2003
Lampiran : Satu eksemplar
Perihal : Tagihan Pembayaran

(4) Alamat Tujuan

Alamat tujuan yang dimaksud di sini adalah alamat tujuan pada kertas surat.
Penulisan alamat harus memperhatikan segi praktis dan kejelasan. Ada beberapa
catatan untuk penulisan alamat tujuan ini:
 Kata Kepada dan sejenisnya tidak wajib ditulis.
 Ungkapan yang terhormat (biasanya disingkat yth.) juga tidak selalu dipakai.
Ungkapan yth. dipakai :
1) jika menulis nama seseorang yang benar-benar dihormati, misalnya dari
bawahan kepada atasan, atau dari perusahaan kepada mitra/relasinya.
2) jika menulis jabatan seseorang dan diikuti dengan nama organisasi atau unit
organisasi.
Contoh:
- Yth. Bapak Saddam Husein
Direktur Rumah Sakit AMANAH.
Tetapi, jika yang dituliskan nama organisasi, maka yth. tidak dipakai.
Contoh:
Kepada Universitas Mercu Buana (UMB)
Jl. Meruya Selatan Raya, Kembangan
Jakarta
 Jika nama orang yang dituju mempunyai gelar akademik, seperti Dr., dr., maka kata
sapaan seperti Ibu, Bapak, dan Saudara, tidak dipergunakan lagi.

(5) Salam Pembuka

Salam pembuka biasanya dianalogkan dengan ucapan salam bila kita
bertamu atau ingin berbicara dengan orang lain, terlebih lagi bila orang itu belum

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB T Tafiprios SE. MM

KOMUNIKASI BISNIS
 kita kenal. Dalam surat bisnis, bentuk yang lazim digunakan adalah dengan
hormat. Tetapi salam pembuka sebenarnya dapat divariasikan asal bunyinya
masih wajar, misalnya:
- Bapak (Pak) . . . . . . . . . . . . . . . . . yang terhormat,
- Ibu (Bu) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . yang terhormat,
- Saudara/i . . . . . . . . . . . . . . . . . . . yang terhormat,
- Salam Sejahtera,
- Assalamu’alaikum w.w.,

(6) Isi Surat

Dilihat dari sisi komposisi, isi surat yang paling ideal terdiri atas tiga macam
paragraf, yaitu paragraf pembuka, paragraf transisi, dan paragraf.
a. Paragraf Pembuka
Paragraf pembuka pada sebuah surat berfungsi sebagai pengantar bagi
pembaca untuk segera mengetahui masalah pokok surat. Bunyi paragraf pembuka
berpengaruh besar terhadap keberhasilan isi surat secara keseluruhan karena
paragraf pembuka merupakan isi surat yang paling awal dibaca. Oleh sebab itu,
paragraf pembuka harus mampu memotivasi pembaca agar tetap bergairah
membaca seluruh isi surat.
Contoh-contoh paragraf pembuka:
1) Kami beritahukan bahwa . . .
2) Dengan ini kami informasikan bahwa . . .
3) Sebagai tindak lanjut dari pertemuan kita . . .
4) Bersama ini kami kirimkan daftar . . .
5) Sebagai lanjutan pembicaraan kita melalui telepon . . .
Jika menjawab atau membalas surat dan menunjuk surat/iklan tertentu, maka
awal paragraf pembuka dapat menggunakan bentuk-bentuk seperti:
1) Menjawab surat Saudara No. . . .
2) Sehubungan dengan surat Saudara No. . . .
3) Berdasarkan iklan Saudara dalam majalah . . .
b. Paragraf Transisi
Paragraf transisi adalah seluruh paragraf yang terdapat antara paragraf
pembuka dan paragraf penutup. Paragraf transisi berisi uraian dari masalah pokok
surat yang sudah disinggung dalam paragraf pembuka. Paragraf transisi disebut

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB T Tafiprios SE. MM

KOMUNIKASI BISNIS
 juga paragraf isi karena di dalamnya terdapat isi surat yang sesungguhnya dan
karena itu maka paragraf transisi ini menjadi sangat penting.
c. Paragraf Penutup
Fungsi paragraf ini adalah untuk menandai bahwa uraian masalah pokok
surat sudah selesai. Paragraf penutup tidak lagi berisi keterangan, melainkan lebih
merupakan kesimpulan.
Contoh-contoh paragraf penutup:
1) Atas bantuan dan perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
2) Kami menunggu kabar lebih lanjut, dan atas perhatian Saudara, kami
ucapkan terima kasih.
3) Harapan kami, semoga kerja sama yang telah kita bina dapat ditingkatkan
terus.

(7) Salam Penutup

Posisi salam penutup mirip dengan salam pembuka, tapi yang pasti dalam surat
bisnis salam penutup selalu ada. Bunyi salam penutup beragam, tergantung pada
pertimbangan bagaimana posisi hubungan antara pengirim dan penerima surat. Berikut
ini contoh-contoh salam penutup:
1) Hormat kami,
2) Wasalam,
3) Salam kami,
(8) Nama Perusahaan, Nama Orang, dan Nama Jabatan
Pencantuman nama perusahaan setelah salam penutup dalam surat bisnis
merupakan sesuatu yang perlu dilakukan.
Contoh:
Hormat kami,
PT. Angin Semilir

Awan Gunawan
Manajer Pemasaran
Dalam kaitannya dengan penulisan nama pengirim surat, maka ada beberapa hal
yang layak diperhatikan, yaitu:
a. Penulisan nama pengirim tidak perlu menggunakan huruf besar seluruhnya, tetapi
cukup pada huruf awal setiap kata.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB T Tafiprios SE. MM

KOMUNIKASI BISNIS
b. Nama tidak perlu ditulis di dalam kurung, tidak perlu bergaris bawah dan tidak
perlu diakhiri dengan tanda titik.
c. Nama jabatan dapat dicantumkan di bawah nama pengirim.

(9) Tembusan
Surat dengan menggunakan tembusan bila fotokopi surat diberikan kepada pihak
lain yang ada kaitannya dengan isi surat. Surat bisnis menggunakan istilah c.c.,
kependekan dari carbon copy. Contoh:
c.c. :
1. Unit Penjualan
2. Unit Gudang

(10) Inisial
Inisial merupakan komponen surat paling akhir, tidak boleh ada kalimat tambahan
lagi setelah inisial. Inisial berguna untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik
surat sehingga jika terjadi kesalahan dalam pengetikan surat tersebut, pengonsep dan
pengetik surat tersebut dapat dihubungi dengan mudah. Biasanya inisial pengonsep
ditulis dengan huruf besar sedangkan inisial pengetik ditulis dengan huruf kecil.
Contoh:
CC/dm
CC = Cecilia Carita = pengonsep surat
dm = Dulce Maria = pengetik surat

2. Bentuk Surat
Bentuk surat adalah tata-letak komponen-komponen surat. Pada prinsipnya, hanya
ada dua bentuk dasar surat. Bentuk-bentuk lainnya sekedar variasi hasil
modifikasi atas kedua bentuk dasar tersebut. Kedua bentuk dasar itu adalah bentuk
lurus atau bentuk balok (block style) yang dikenal juga sebagai model Amerika; dan
bentuk lekuk atau bentuk bergerigi (indented style) yang populer sebagai model Eropa
Lama.
Pada halaman berikut ditampilkan masing-masing bentuk surat block style dan
indented style

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB T Tafiprios SE. MM

KOMUNIKASI BISNIS
 Tampilan 4
Bentuk Surat Model Lurus (Block Style)

Kepala Surat

Nomor : Tanggal
Lampiran :
Perihal :

Yth. (Alamat tujuan)

Salam pembuka,

........................................................................................
........................................................................................
.........................................................(Paragraf pembuka)

........................................................................................
........................................................................................
........................................................................................
........................................................................................
........................................................(Paragraf transisi)

........................................................................................
........................................................................................
........................................................(Paragraf penutup)

Salam penutup,
Nama Perusahaan

Nama Orang
Nama Jabatan

c.c.: (Tembusan)

Inisial

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB T Tafiprios SE. MM

KOMUNIKASI BISNIS
 Tampilan 5
Bentuk Surat Model Lekuk (Indented Style)

Kepala Surat

Nomor : Tanggal
Lampiran :
Perihal :

Yth.....................(Alamat tujuan)
..................................
..........................

Salam pembuka,

............................................................................
........................................................................................
..............................................................(Paragraf pembuka)

............................................................................
........................................................................................
........................................................................................
........................................................................................
..............................................................(Paragraf transisi)

............................................................................
........................................................................................
.............................................................(Paragraf penutup)

Salam penutup,
Nama Perusahaan

Nama Orang
Nama Jabatan

c.c.: (Tembusan)

Inisial

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB T Tafiprios SE. MM

KOMUNIKASI BISNIS
D. DAFTAR KEPUSTAKAAN
Adler, Ronald B. and Jeanne M. Elmhorst. 1996. Communicating at Work: Principles
and Practices for Business and Professions. Fifth Edition. New York: McGrawH-
Hill.

Bratawidjaja, Thomas Wiyasa. 1992. Korespondensi Bisnis. Jakarta: PT. Pustaka

Binaman Pressindo.

Curtis, Dan B., James J. Floyd and Jerry L. Winsor. 1996. Business and Professional
Communication. (Terjemahan). Jakarta: PT. Rosda Jayaputra

Katz, Bernard. 1994. Turning Practical Communication into Business Power.

(Terjemahan). Jakarta: PT. Pustaka Binaman Pressindo.

Luthans, Fred. 1973. Organizational Behavior. New York: McGraw-Hill.

Pace, R. Wayne and Don F. Faules. 1998. Komunikasi Organisasi: Strategi

Meningkatkan Kinerja Perusahaan. (Terjemahan). Bandung: PT. Remaja
Rosdakarya.

Purwanto, Djoko. 2003. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Penerbit Erlangga.

Rakhmat, Jalaluddin. 1993. Psikologi Komunikasi. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya.

Robbins, Stephen P. 1996. Organizational Behavior: Concepts, Controversies,

Applications. (Terjemahan). Seventh edition. Jakarta: PT. Prenhallindo.

Tubbs, Stewart L. and Sylvia Moss. Human Communication. (Terjemahan). Bandung:

PT. Remaja Rosdakarya.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB T Tafiprios SE. MM

KOMUNIKASI BISNIS