Nama SOP : Penerimaan Telpon dari Luar oleh Resepsionis

Tujuan  Prosedur ini bertujuan agar proses penerimaan telepon

dari pihak eksternal dilakukan oleh resepsionis secara
ramah, profesional, dan responsif.

Panduan Kebijakan  Proses penerimaan telepon dari luar dilakukan secara

cepat, responsif, dan ramah; sehingga mampu
memberikan kesan yang baik bagi penelepon.

Prosedur 1. Staf resepsionis menerima telepon dari luar dengan

responsif (upayakan agara telepon diangkat maksimal
pada dering ketiga).

2. Staf resepsionis kemudian menyapa dengan kalimat,

“Selamat pagi/siang/sore, dengan Rina dari PT. XYZ,
apakah ada yang bisa kami bantu, Pak/Ibu?”

3. Selanjutnya, resepsionis menanyakan nama penelepon

dan tujuannya menelepon.

4. Jika penelepon hanya ingin mengetahui informasi

umum tentang perusahaan atau produk perusahaan,
maka resepsionis langsung memberikan jawaban yang
informatif dan lengkap.

 Resepsioinis sebaiknya juga dibekali dengan

training atau informasi lengkap mengenai
profil perusahaan serta produk/layanan yang
diberikan; sehingga bisa memberikan
jawaban yang informatif jika ada penelepon
yang ingin mengetahuinya.

5. Jika penelepon ingin menanyakan info produk secara

lebih detail, maka resepsionis menyambungkan ke
bagian Sales atau Marketing.

6. Jika penelepon ingin berbicara dengan salah satu

karyawan perusahaan, maka resepsionis menanyakan
 apa keperluannya dan kemudian memintanya
menunggu. Resepsionis segera mengontak karyawan
yang bersangkutan dan apakah bersedia menerima
telpon tersebut. Jika bersedia, telepon segera dialihkan
kepada karyawan yang bersangkutan.

7. Jika karyawan tidak bersedia menerimanya, maka

resepsionis kembali ke penelepon dan memberikan
jawaban bahwa karyawan yang bersangkutan tidak
bersedia menerima telepon dikarenakan sedang sibuk
bekerja.
 Alur Kerja (Flowchart) Dokumen yang
Dibutuhkan

Mulai

Staf resepsionis menerima telepon dengan

responsif, ramah, dan profesional.

Staf resepsionis menanyakan apa yang bisa

dibantu dan apa kebutuhannya?

Jika kebutuhan ingin informasi yang bersifat

umum, staf resepsionis memberikan jawaban
secara informatif.

Jika kebutuhan untuk menelepon karyawan,

maka resepsoinis menyambungkan ke karyawan
ybs. untuk menerimanya. Jika tidak mau diterima,
maka resepsionis menyampaikan penelepon
bahwa karyawan sedang sibuk bekerja

Selesai